Provköp hos ombud/affärspartners

Transkript

1 Provköp hos ombud/affärspartners Info Version 1 Url Tender type Tender Publish date 9/23/2011 9:33 AM Bid due date 11/3/2011 4:00 PM Change date 9/22/2011 1:54 PM Opening date 11/4/2011 8:00 AM Buyer Company AB Svenska Spel Address Sturegatan 11 Zip/city Stockholm Sweden Description I syfte att löpande tillse att den uppställda åldersgränsen efterföljs har Svenska Spel under senare år genom samarbetspartner genomfört anonyma provköp* på spelplatser i restaurang-, bingohalls- och butiksmiljö. För Svenska Spel-koncernen är det av yttersta vikt att dessa kontroller utförs väl, och vi söker därför samarbete med en leverantör som har stor förståelse, gedigen erfarenhet, kunskap samt en dokumenterad kapacitet för uppdraget. Svenska Spel-koncernen avser att upphandla ett (1) ramavtal som även fortsättningsvis kan hjälpa oss att säkerställa ett effektivt och professionellt genomförande av anonyma provköp. *Provköp = Köp av spel/lotter hos ombud och spel på Vegas värdeautomater. Genomförs på plats hos ombud/affärspartners i syfte att säkerställa att kravet på exempelvis legitimationskontroll efterlevs. CPV codes Code Description Hotel, restaurant and retail trade services Social research services Recruitment services Supply services of personnel including temporary staff Personnel-training services Miscellaneous services. Announcements Date Name Description Page 1 of 8

2 10/26/2011 2:50 PM Frågor och svar Observera att för fråga 7 så varierar svaret mellan AO Vegas och AO Ombud. Fråga 1: I bilaga 3, process Vegas, nämns att provköparna ska ringa upp de affärspartners som ska besökas och fråga om öppettider. Är det leverantörens fulla ansvar att se till att besöka en partner under öppethållande tid? T.ex om angiven öppettid ej stämmer eller har ändrats. Måste ett nytt besök då bokas utan extra kostnad? Om affärspartnern ej har öppet trots info om detta givits så äger leverantören rätt att debitera Svenska Spel för besöket. Fråga 2. Vad händer om spelmaskinerna är upptagna vid kontrolltillfället och 20 min har passerat? Svenska Spel debiteras för besöket men det rapporteras in som kö Fråga 3: Vad händer om partnern har öppet, men maskinerna är avstängda av någon anledning alternativt t.ex ej används "på lunchen", så att ett korrekt provköp ej kan genomföras vid besöket? Svenska Spel debiteras för besöket men det rapporteras in som Övrigt eller Annat med förklaring om att automaterna var stängda. Fråga 4: a) I bilaga 3, process Vegas, nämns att leverantören lägger upp rapporter dagligen på Sharepoint. Är detta (Sharepoint) något som tillhandahålls av SvS? Vem tillhandahåller systemstöd/ärendehanteringssystem? Svenska Spel eller leverantören? b) I bilaga 3 till förfrågningsunderlaget i kapitlet Processer Vegas står det Leverantören granskar rapporterna, uppmärksammar eventuella avvikande mönster och agerar, lägger upp rapporter dagligen på Sharepoint. O m leverantören tillhandahåller ett systemstöd/ärendehanteringssystem och Svenska Spel har tillgång till detta och rapporterna läggs upp dagligen där är det då ett krav om ytterligare dagliga rapporter som skall läggas upp på ert Sharepoint-system? a) Leverantören tillhandahåller systemstöd/ärendehanteringssystem och Svenska Spel ska ha tillgång till detta för uppdatering. Se punkt b) Svenska Spel har inget Sharepoint system för detta ändamål. Rapporteringen sker endast i ett system, Sharepoint är förslag på sådant system. Det viktiga är att systemet fungerar för både leverantören och Svenska Spel att arbeta i. Fråga 5: I bilaga 3, process Vegas/Ombud nämns att det genomförs 9 respektive 4 provköpsomgångar/år. Vidare i punkt och nämns en geografisk fördelning i %. Kan man anta att denna fördelningen ungefär kommer att tillämpas vid varje provköpsomgång? Ja Fråga 6: I bilaga 3, process Ombud nämns att första provköpet i en Page 2 of 8

3 omgång, dvs ca 300 st tar ca 7-8 dagar. Är detta ett krav att en provköpsomgångs alla 1:a provköp ska vara producerade inom 7-8 dagar från omgångsstart? Ja Fråga 7: I förfrågningsunderlaget Planering nämns att leverantören ska kunna ta emot sena förändringar upp till 1 vecka före omgångsstart. Hur lång tid innan omgångens startdatum får leverantören ta del av den första preliminära besökslistan för att börja planera? Svar från Vegas: Det kan variera men ca 4 veckor. Svar från Ombud: Besökslistan presenteras på årsbasis och uppdateras veckovis. Fråga 8: Det nämns att en person inte får förekomma fler än en gång hos ett ombud eller en affärspartner. Vår erfarenhet säger att den vanligaste orsaken till att en provköpare blir igenkänd är för att personen är uppväxt/boende i eller i närheten av ombudet/affärspartnern. Finns det inget krav på provköparens "koppling" till orten/geografiska området där provköp ska utföras? Det är att föredra men på vissa orter försvårar det rekryteringen. Dock måste provköparna före omgångsstart meddela om de vet att de är igenkända på något ställe på deras distrikt. Fråga 9: I förfrågningsunderlag Kravprofil provköpare nämns att provköparen ska bära ungdomlig klädsel. Finns det mer konkreta kriterier/krav för vad ungdomlig klädsel innebär? De ska vara klädda i sina vanliga kläder, d.v.s. inte klä upp sig på något extraordinärt sätt för uppdragets utförande. Fråga 10: I bilaga 3 till förfrågningsunderlaget i kapitlet Processer Vegas står det: Leverantören sorterar och registrerar samtliga spelkvitton. Efter avslutad provköpsomgång överlämnas samtliga spelkvitton till Svenska Spel. Är det ett krav att Svenska Spel får dessa kvitton i fysisk form eller kan elektroniska överföringar accepteras? Det är ett krav att dessa skickas in till Svenska Spel i fysisk form. Page 3 of 8

4 10/25/ :27 AM Frågor och svar Fråga: Vi antar att vissa av Svenska Spels affärspartners är restauranger eller nöjesställen som har åldersgränser som innebär att 18-åringar inte blir insläppta, alltså att man skall vara t ex 20 år för att få komma in. Avser ni kontrollera dessa affärspartners? I så fall, hur föreslår ni att kontrollerna skall gå till? Uppdraget går ut på att säkerställa att våra affärspartners kontrollerar legitimation utifrån de riktlinjer vi har kring ålderskontroll. Våra provköpare besöker samtliga affärspartners enligt en fastslagen plan oavsett åldersgräns på stället. Blir de stoppade i dörren av vakter för att de är för unga så räknas det som ett godkänt provköp. Fråga: Vi har lite funderingar kring det övergripande upplägget kring uppdraget. Har ni en konkret bild av hur ni vill att det skall gå till - eller är det fritt att tolka? Vi har en idé om att vi skulle vilja plocka ut en mindre stab som utför samtliga provköp runt om i landet för att säkra kvaliteten istället för att sprida ut det på fler antal personer i landet. Är detta ett alternativ? Har ni en bestämd tidsram för när samtliga provköp skall vara genomförda? Svar på ovanstående återfinns i bilaga 3 Provköpsprocessen. Besöksperioderna är tidsbegränsade, perioderna fastställs av Svenska Spel Svenska Spel fastställer även vilka ombud/affärspartners som ska besökas varje besöksperiod, och det handlar då om ombud/affärspartners som är utspridda över hela landet. Page 4 of 8

5 10/19/ :39 AM Frågor och svar Observera att svaren avseende frågorna 2, 8 samt 10 skiljer sig mellan provköp för affärsområde Spel & Lotterier samt provköp för affärsområde Vegas. Fråga 1 I förfrågningsunderlaget i kap 2.9 står det: Upphandlingskontrakt tecknas med en leverantör per kategori. Vad är en kategori? Detta är en felskrivning i underlaget. Anbud kan enbart lämnas för hela uppdraget, och kontrakt tecknas med en leverantör. Fråga 2 De provköp som görs för Vegas kan inte återköpas. Är det rätt att anta att leverantören skall stå för spelinsatsen? I så fall, hur mycket är minsta/lämplig spelinsats? Provköp/Spel & Lotterier: Leverantören står för spelinsatsen (och är därmed ägare till eventuell vinst) i de få fall som spel/lott inte återköpes av ombudet. Spelinsats kronor/provköp. Provköp/Vegas: Leverantören/provköparna lägger ut för spel f n 20:-/ provköp. Svenska Spel ersätter leverantören för utläggen i efterhand. Fråga 3 I kapitel står det: Resultatet rapporteras sedan till Svenska Spel via ett systemstöd/ärendehanteringssystem. Vem tillhandahåller systemstöd/ärendehanteringssystem? Svenska Spel eller leverantören? Provköp/Spel & Lotterier och Vegas: Leverantören tillhandahåller systemstöd/ärendehanteringssystem och Svenska Spel ska ha tillgång till detta, för uppdatering m.m. Se punkten Fråga 4 I kapitel och beskrivs regioner och antal provköp. Av Svenska Spels ombud är det bara hos ombud som vi kommer genomföra ett förstaköp varje år. Är det rätt att anta att alla ombud skall besökas lika ofta sett över en flerårsperiod? Provköp/Spel & Lotterier och Vegas: Ja Page 5 of 8

6 Fråga 5 I kapitel står det: Leverantören ansvarar för distrikts- och omgångsindelning utifrån vissa geografiska kriterier. Kan ni beskriva mer om dessa geografiska kriterier? Provköp/Spel & Lotterier samt Vegas: Det ska vara en jämn fördelning över landet i varje provköpsomgång. Det innebär att provköpen i en specifik omgång inte kan begränsas till ett mindre geografiskt område. Fråga 6 I kapitel står det: Provköpare ska vid förfrågan, efter genomfört provköp, visa ID. Vem utfärdar dessa ID-kort? Om det är Svenska Spel som gör ID-korten, hur distribueras dessa till provköparna? Provköp/Spel & Lotterier samt Vegas; Provköparen ska vara beredd att uppvisa sin personliga ID-handling. Utöver det tar Svenska Spel fram en typ av ID-kort (utan foto och namn på provköparen) som styrker att teamet genomför provköp för SvS. Detta kort levereras till leverantören, vilken i sin tur distribuerar dem ut till provköpsteamet. Fråga 7 I kapitel står det En av de båda [observatörerna] ska inneha körkort och bil. Likaså i Bilaga 3 Rutin provköp framgår att man skall färdas i bil och utföra vissa sysslor i bilen. Är verkligen bil ett krav? På många ställen är det förstås praktiskt att åka bil till de olika provköpsställena, men t ex i centrala Stockholm är det mera lämpligt att observatörerna promenerar och åker tunnelbana istället. Är bilen och bilåkningen ett skallkrav eller ett förslag? Provköp/Spel & Lotterier samt Vegas: Tillgång till bil är ett skall-krav. Fråga 8 I Bilaga 3 Rutin provköp beskrivs hur observatörsteamet skall överlämna ett resultatbrev till ombudet. Vem tar fram resultatbrevet? Om det är Svenska Spel som gör resultatbreven, hur distribueras dessa till observatörerna? Provköp/Spel & Lotterier: SvS tar fram resultatbrevet (block om 50st) som levereras till leverantören, vilken i sin tur distribuerar dem ut till provköpsteamet. Page 6 of 8

7 Provköp/Vegas: SvS tar fram provköpsvykort för resultat som levereras till leverantören som i sin tur distribuerar dem till provköpsteamet. Fråga 9 I Bilaga 3 Rutin provköp beskrivs hur ansvarig projektledare från Svenska Spel skall delta i utbildningen för provköparna för Vegas. Innebär detta deltagande att det är ett krav på att utbildningen är ett fysiskt möte, eller kan projektledaren delta i andra typer av utbildningar? Provköp/Spel & Lotterier och Vegas: Inget krav på fysiskt möte. Fråga 10 I kapitel framgår att provköparen skall vara år och att den andra personen i teamet inte skall ha någon specifik ålder. I Bilaga 3 Rutin provköp beskrivs i kapitlet Process Vegas att två personer skall arbeta i team och att båda skall vara år. Vilket gäller? Provköp/Spel & Lotterier: De provköpare som passerat åldergränsen 19 år kan användas som chaufför. Provköp/Vegas: Båda personerna går in och genomför provköpen, därför ska båda vara år Page 7 of 8

8 10/17/2011 4:04 PM Frågor och svar Fråga: Jag är inte helt på det klara vilken målgrupp som avses med denna upphandling? Målgruppen för uppdraget är företag som själva genomför provköp eller liknande uppdrag av "Mystery Shopper"-karaktär. Rekrytering av ungdomar (provköpare) ska göras av företaget ifråga men är bara en del i det totala uppdraget. Page 8 of 8