Inledning Titel: Revisionsfirman BM Det här caset är författat av Gunilla Andersson, Pia Ericsson, Catrine Edwardsson och Conny Melberg. Caset är skrivet som en del av kursen Organisationsteori B 5 poäng som ger av Institutionen för Ekonomi vid Högskolan i Gävle. Handledare för caset är Jaana Kurvinen och Pär Vilhelmsson. Sammanfattning av caset: Fallet handlar om Lena som arbetar på redovisningsfirman BM. Lena har ett hektiskt schema och då hon har svårt att säga nej får hon ofta hjälpa de andra anställda på företaget. Lena har ständigt ont i huvudet och är ofta trött. Hennes chef vill tilldela henne mer arbete och ansvar. Lenas kollega Håkan tar ofta hjälp av Lena och får ofta äran för arbeten de utfört tillsammans. På Lenas ansvar ligger också nyanställda Marie. Teorier/nyckelord: Kommunikation Konflikthantering Ledarroll Organisationskultur
Revisionsfirman BM Lena Stark springer sista biten till stationen och hinner precis med 7.30 tåget. När hon hittat en plats och sjunkit ner inser hon med fasa att hon kommer att komma försent till det viktiga morgonmötet med Redovisningsfirman BM s kanske viktigaste kund. Hon försöker ringa till kunden för att meddela att hon blir cirka 20 minuter sen, men hon har glömt att ladda mobilen igen. Lena funderar lite och förvånas över att det är andra gången på två veckor som hon försovit sig. Hon som alltid varit så morgonpigg och strukturerad. När Lena, med andan i halsen, anländer till Rosendals förvaltnings AB kommenterar ekonomichefen hennes sena ankomst. Lena ber om ursäkt och förklarar att den löpande kontrollen av företagets bokföring kommer att gå snabbt. Ekonomichefen blir fundersam. Enligt det samtal han hade med Lenas chef, Börje Mild, förra veckan skulle Lena hjälpa företaget att upprätta ett periodbokslut. Bokslutet skall presenteras för banken redan nästa dag. Det här hade Lena inte någon aning om men hon håller masken och lovar att allt skall vara klart till mötet med banken följande dag. Väl tillbaks på byrån där hon arbetat i tolv år sätter sig Lena för att gå igenom dagens arbete. Trots den stressiga morgonen känner hon sig nöjd med kundmötet eftersom hon lyckades reda ut situationen. Samtidigt inser hon att det kommer att bli en lång dag. När hon går igenom sin mejl upptäcker hon att Börje Mild, byråns chef, har tilldelat henne en ny kund. Lena förstår att detta kommer att påverka hennes arbetsbörda väsentligt. Det rör sig om ett omfattande uppdrag som kräver engagemang och mycket tid. Lena tycker att Håkan borde ha större möjlighet att ta den nya kunden. Håkan är Lenas kollega sedan ett par år. Han är ung, ambitiös och energisk. Det faktum att han dessutom är singel borde innebära att han har större möjlighet att ta den övertid som det nya uppdraget kommer att kräva. Det knackar på dörren och in kommer Marie Stridh. Marie är nyanställd revisor och behöver ofta stöd och hjälp med sina uppdrag. - Har du tid en stund? - Visst, svarar Lena, tar ett djupt andetag och lägger sitt arbete åt sidan. Diskussionen drar ut på tiden och Lena tänker att firman egentligen skulle behöva anställa ytterligare en revisor på Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 2
grund av den hårda arbetsbelastningen. Det borde underlätta för Lena men eftersom alla ber henne om hjälp skulle det snarare innebära en ökad arbetsbelastning. När Marie går från Lenas kontor tänker hon att det är tur att hon har Lena som alltid ställer upp. Hon vågar inte fråga Börje, han kan ju uppleva henne som okunnig och inte kan hon fråga Håkan heller, han har aldrig tid. I lunchrummet träffar Lena Håkan som undrar vad som hade hänt på morgonen eftersom ekonomichefen på Rosendal ringde och undrade var hon höll hus. Lena skruvar på sig och känner sig tvungen att hitta en förklaring. Hon blir irriterad över att han lägger sig i hennes arbete. Ju mer Lena tänker på duktiga Håkan desto argare blir hon. Han håller sig alltid framme och får uppmärksamhet för de arbeten som han och Lena gemensamt har åstadkommit. Hennes ständiga huvudvärk gör sig påmind och hon återgår till sitt belamrade skrivbord. Telefonen ringer och det är Lennart, Lenas man. De har ringt från skolan och berättat att Felix, deras yngste son, är sjuk. Lennart har absolut ingen möjlighet att åka och hämta honom, vilket innebär att Lena får ta med sig eftermiddagens arbete hem. På vägen ut meddelar hon Börje och kollegorna att hon åker hem. Håkan tänker att det här med barn verkar ta mycket tid från arbetet. Lena är en bra rådgivare som behövs på kontoret. För sent inser han att han glömt fråga Lena om hur det var med den nya reglerna rörande bokslutsföretag. Han får ringa hem till henne under kvällen i stället. Klockan är halv två på natten när Lena skickar i väg sitt sista mejl, periodbokslutet till Rosendals förvaltnings AB. Det blev mycket mer arbete än hon hade tänkt sig i och med att Håkan ringde angående bokslutsföretagen. Trots den sena timmen kan hon inte sova, huvudet är fullt av tankar. Nästa vecka fyller Lennart 40 år och hon har inte hunnit förbereda någonting. Hur många gäster blir det? Vad ska de bjuda på? Hur ska hon hinna köpa present? Nästa morgon är Felix fortfarande sjuk men Lennart har denna dag möjlighet att stanna hemma. Det är tur att Lennart tar så stort ansvar för familjen och hemmet, tänker Lena. Hon åker till kontoret tidigt för att gå igenom sin mejl och hinna jobba undan lite innan de andra kollegorna kommer. När Börje dyker upp stannar han till hos Lena och frågar om hon har kontaktat den nya kunden än. Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 3
- Nej, jag har inte hunnit än svarar hon och blir irriterad. Hur skulle jag kunnat hinna med det? Jag har suttit uppe hela natten med Rosendals periodbokslut! Jag trodde bara att det var den löpande kontrollen som jag skulle göra hos dem igår. - Sa jag inte det till dig förra veckan? Jag har för mig det, säger Börje och skyndar vidare. När Börje gått inser Lena att hennes arbetssituation blivit allt mer ohållbar. Hon bestämmer sig för att så fort som möjligt ta en ordentlig diskussion med Börje. På sitt kontor går Börje igenom månadens tidrapporter. Han ser att Håkan har debiterat betydligt mer tid än Lena. Hon har just inte debiterat mer tid än den nyanställda Marie. Det är viktigt för firman att så mycket som möjligt av revisiorernas tid debiteras på kunderna, det är Börje noga med att poängtera för de anställda. Lena som är erfaren borde ju kunna ta fler uppdrag. Hon verkar ju ha tid över tänker Börje. I eftermiddag skall Börje träffa två nya tänkbara kunder. Kanske kunde han ta med Lena så att de får en personlig kontakt med henne direkt? Lena har ett vinnande sätt som gör henne omtyckt av kunderna. Börje bestämmer sig för att fråga henne. Det knackar på dörren och Lena kliver in. Att diskutera: Definiera situationen på revisionsfirman BM. Definiera problemen. Ge förslag på åtgärdsprogram Relatera till organisationsteoretiska fenomen Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 4
Lärarhandledning Syfte Syftet med detta case är att belysa de problem som kan ligga till grund för bland annat stress, vantrivsel och slutligen utbrändhet på arbetsplatser. Vi har valt en bransch där vi har personliga erfarenheter av de problem som skildras. Historien är fiktiv men grundar sig på våra personliga erfarenheter. Förslag på diskussionsfrågor De anställdas olika roller. Vilka problem finns på arbetsplatsen. Orsaker till problemen. Ledarskap och ledarroller. Beslutsfattande Konflikthantering Hur sker kommunikationen på företaget? Organisationskultur (normer & värderingar) och struktur (formell/informell, hierarki). Hur kan problemen lösas? Varför har det blivit vanligare med utbrändhet? Egna erfarenheter och reflektioner kring begreppet. De anställdas olika roller: Huvudpersonen Lena är ambitiös, noggrann och hjälpsam. Som veteran på företaget är hon den som övriga medarbetare gärna går till för att få hjälp. Lena har mycket svårt att säga nej, hon vill så gärna hjälpa till och försöker räcka till både på jobbet och hemma. Det är Lena som tar det största ansvaret för familjen och hemmet. Hennes man Lennart hjälper gärna till men får inte alltid chansen då Lena tror att hon kan den biten bättre. Marie är nyanställd revision på revisionsfirman BM. Som nyanställd behöver Marie mycket hjälp och det är ofta Lena hon vänder sig till med sina frågor. Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 5
Håkan, är en ung streber som gärna tar åt sig äran, även för gemensamt utförda uppdrag. Han tänker mest på sig själv och är inte särskilt omtyckt bland sina kollegor. Börje är en chef med dåliga chefsegenskaper. Han har höga krav på de anställda. De anställdas debiterade tider hos kunder ser han som ett mått på deras arbetsprestation. Börje förankrar inte beslut hos de anställda och är inte lyhörd för deras behov eller önskemål. Problem på arbetsplatsen: Kommunikationen är dålig både mellan de anställa och mellan chefen och de anställda. Samarbetet de anställda emellan är fattigt eller enkelriktat. Tidspressen är stor. Chefen ser inte till helheten i det utförda arbetet. Att enbart titta på den debiterade tiden ger en sned bild. Inkomsterna är viktiga men de bör sättas i relation till det arbete den anställde utför. Konkurrensen mellan de anställda är negativ. Kommunikation och beslutsfattande: Då de anställda ofta befinner sig hos kunder sker mycket av kommunikationen via mejl. Det blir sällan någon riktig dialog personalen emellan. Tilldelning av kunder till de anställda sköts av Börje enskilt. Börje fattar själv alla beslut rörande företaget enligt The Incrementalist model, dvs beslut grundade på tradition det gick ju bra förra gången. Det är endast vid ett fåtal tillfällen som de anställda tillfrågas och får vara med och diskutera. Konflikthantering: På grund av den bristfälliga kommunikationen ges få tillfällen till att ventilera åsikter och problem som kan uppstå. Det finns en rädsla för konflikter som leder till att problemen inte kommer upp till ytan. T ex väntar Lena med att diskutera sin arbetssituation till dess den blivit ohållbar. Medarbetarna upplever en rädsla att ta upp diskussioner p g a att de inte känner förtroende för Börje. Ledarroll Som chef är Börje auktoritär och fattar besluten själv utan att ta hänsyn till övriga medarbetare. Ledarstilen är däremot mer låt gå mässig. Hans enda sätt att kontrollera tillståndet i företaget är genom den debiterade tiden hos de anställda. I övrigt ansvarar medarbetarna själva för sina arbetsuppgifter. Den nyanställda Marie blir inte introducerad i Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 6
arbetet utan lämnas att själv reda ut sina arbetsuppgifter. Till hjälp tar hon Lena som hjälper till trots att hon egentligen inte har tid till det då detta inkräktar på hennes egen timdebitering. Organisationskulturen i företaget De normer och värderingar som har byggts in i organisationskulturen bidrar enligt vår uppfattning till stress och inbördes konkurrens mellan medarbetarna. Börje har genom att poängtera timdebiteringen som oerhört viktigt, gett signaler till sina anställda att deras prestation så snart som möjligt måste omvandlas till pengar. Hur de anställda ska uppträda mot varandra och sina kunder finns inte preciserat i organisationskulturen, vilket leder till en otrygg arbetssituation. Kulturen gynnar en streber som Håkan. Det gäller att ta för sig och slå sig fram utan hänsyn till andra. Förslag till åtgärdsprogram: Företaget bör förbättra sina former för kommunikation för att minska antalet missförstånd. De kan införa vecko- eller månadsmöten för att få tillfälle att ventilera aktuella ärenden samt informera om kommande aktiviteter och nya kunder. Utvecklingssamtal för de anställda borde vara norm. Företaget bör anta en mer flexibel organisation. Teamarbete med gemensamma mål skulle kunna påverka de anställdas arbetsrelation och prestation positivt. Det skulle vara en utmärkt möjlighet att snabbare introducera Marie i arbetet. Konkurrenssituationen mellan de anställda skulle försvinna. Som chef måste Börje försöka bli mer lyhörd och se individen i ett vidare perspektiv. Vi skickar Börje på ledarskapsutbildning. Om åtgärdsprogrammet följs tror vi att de problem vi beskrivit kommer att kunna lösas och företagets resultat kommer att förbättras väsentligt. Litteratur: Organizational Theory, Jones Organisationsteori, struktur-kultur-processer, Bakka Personalgruppens psykologi, Granér Andersson, Ericsson, Edwardsson & Melberg 7