UMEÅ UNIVERSITET Lokalförsörjningsenheten Verksamhetsplan 2009 2009-02-13 LOKALFÖRSÖRJNINGSENHETEN - VERKSAMHETSPLAN 2009 1. Inledning Verksamhetsplanen omfattar dels enhetens arbete inom kärnverksamheterna lokalförsörjning och fysisk planering, miljö, fysisk arbetsmiljö, säkerhet samt teleservice. Dels aktiviteter inom planområden som arbetsmiljö, kompetensförsörjning/utveckling etc. Aktivitets- eller projektplanen för kärnverksamheterna gäller 2009 då projektfinansiering i allmänhet medges ett år i taget i samband med att hyresoch investeringsbudget fastställes. Aktiviteterna inom övriga planområden är på längre sikt och kan sägas omfatta perioden 2009-2011. Vad som inledningsvis sägs om enhetens uppdrag och mål gäller generellt. Ekonomi/finansiering berörs kortfattat under rubriken Lokalförsörjningsenheten - en beskrivning. I huvudsak redovisas den dock i budgetbilagor. 2. Uppdrag och mål Lokalförsörjningsenheten ingår i ett större sammanhang. Den finns till för universitetets kärnverksamheter, forskning och utbildning. Som en del av universitetsförvaltningen, arbetar enheten enligt förvaltningens vision och verksamhetsidé, och omfattas av dess uppdrag: Universitetsförvaltningens vision, verksamhetsidé och uppdrag Vi är efterfrågade, uppskattade och en förebild för andra genom att vi arbetar professionellt och effektivt känner stolthet, lust och glädje och har en levande dialog med våra uppdragsgivare. Vi skapar de bästa förutsättningarna för universitetets utbildning, forskning och samverkan med omvärlden. Med helhetssyn och nytänkande initierar och stödjer vi verksamheten, samt utvecklar och förvaltar universitetets resurser på ett effektivt sätt. Vi arbetar i nära samverkan med studenter, personal och beslutsfattare Initiera och utveckla Universitetsförvaltningen initierar och stödjer förnyelse och långsiktig utveckling av utbildning, forskning, samverkan och universitetets stödprocesser. På styrelsens och ledningens uppdrag handlägger universitetsförvaltningen ärenden och bereder riktlinjer och uppdrag till fakulteter och institutioner. Stödja och ge service Universitetsförvaltningen tillhandahåller och underhåller infrastruktur i form av lokaler, informationsteknik samt administrativa system. Universitetsförvaltningen erbjuder service och expertstöd till anställda och studenter. 1
Förvalta och administrera Universitetsförvaltningen ansvarar för att effektivt förvalta stödprocesserna. Universitetsförvaltningen ansvarar för att säkerställa att universitetet tar till vara sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter. Universitetsförvaltningen följer upp verksamhet och beslut. Till detta kommer ett mer specificerat och tydligt uppdrag för Lokalförsörjningsenheten: Lokalförsörjningsenhetens uppdrag Lokalförsörjningsenheten arbetar med lokalförsörjning, miljö, fysisk arbetsmiljö och säkerhet samt teleservice. Till enheten uppdras att bereda och verkställa beslut om universitetets fysiska planering och lokalförsörjning, svara för hyresförhandlingar och inhyrning av lokaler liksom lokaladministration och internhyressystem. att utreda/planera ny- resp. ombyggnadsbehov inkl inredning och fastighetsanknuten utrustning samt svara för projektledning. att utifrån gällande lagstiftning, avtal och policydokument utveckla och driva universitetets arbete med säkerhet, miljö och fysisk arbetsmiljö liksom ledningssystem för dessa områden. Till arbetsområdet hör tekniska säkerhetssystem, bevakning, brandskydd, försäkringsfrågor, kemikaliehantering, strålskydd, bioteknik m.m. att förmedla telekommunikation och kabel-tv internt och externt samt svara för receptionsservice i Samverkanshuset. I uppdraget ingår utveckling och drift av universitetets telefoni- och kabelsystem, upphandling och utvärdering av teleoperatörer och teletjänster samt ansvaret för universitetets telenät. Under 2006 arbetade Lokalförsörjningsenheten för att ta fram mål som alla anställda kände sig delaktiga i och som var väl förankrade hos alla. Gemensamma mål för Lokalförsörjningsenhetens olika verksamhetsområden är: Vi skall utveckla enhetens kvalitetsarbete genom dialog med kärnverksamheten samt inom enheten. Vi skall genom nytänkande ytterligare effektivisera vårt arbete. 3. Lokalförsörjningsenheten en beskrivning De verksamhetsområden inom vilka Lokalförsörjningsenheten arbetar har angivits i uppdragstexten. Antalet anställda är 20, motsvarande 18,5 heltidsekvivalenter. Halva personalstyrkan, eller 10 personer (9 heltidsekvivalenter) arbetar inom teleservice. Andra halvan arbetar följaktligen med lokalplanering samt miljö, fysisk arbetsmiljö, säkerhet. 13 anställda är kvinnor, 7 är män. Teleservice är klart kvinnodominerat, medan könsfördelningen inom lokalplanering, miljö och säkerhet är helt jämn. Medelåldern sett till samtliga anställda är 50 år, något lägre inom teleservice. Under 2008 har enheten anställt en ny säkerhetssamordnare och en ny inredare. Enheten har haft och står inför flera pensionsavgångar. Under våren kommer ytterligare en lokalplanerare att anställas. 2
Enheten har centrala anslagsmedel för löner, drift och anskaffningar inom lokalplanering samt miljö och säkerhet. Den löpande verksamheten och de olika projekten inom nämnda verksamhetsområden finansieras dels via styrelsens investeringsram, dels via internhyran. Vilket innebär att Lokalförsörjningsenheten ansvarar för en hyres- och investeringsbudget som omsluter drygt 360 mnkr. Teleservice är i sin helhet avgiftsfinansierat. 4. Projekt/aktivitetsplan Som framgår av verksamhetsuppdraget har Lokalförsörjningsenheten följande kärnverksamheter: lokalplanering, miljö, fysisk arbetsmiljö, säkerhet samt teleservice. Nedan redovisas en verksamhetsplan avseende dessa kärnverksamheter (2009) och sedan en aktivitetsplan avseende olika planområden (2009-2011) 4.1. Projekt inom verksamhetsområdena 4.1.1. Lokalplanering Inom lokalplaneringsområdet drivs ett antal större projekt. Utredningar, mindre ombyggnader och anpassningar sker löpande utan att omnämnas här, men även det handlar om en betydande och tidskrävande verksamhet. På lokalplaneringssidan har enheten arbetat med flera stora projekt under 2008, bl.a. omstruktureringen av Samhällsvetarhuset, Konstnärligt campus, Speciallabbet, centrala parkrummet och renoveringen av Fysikhuset. Konstnärligt campus innebär att Umeå universitet expanderar i Umeå centrum. De flesta projekten som var planerade för 2008 har löpt på som planerat. BTK-labbet och tillbyggnaden av Lars Färgares gård har blivit försenade. Projektet att anpassa lokaler i Universum till Betula ställdes in. Lokaler i KBC kommer att byggas om under 2009 för att inrymma ett vetenskapligt centrum för kemi och biologi. De nya lokalerna kommer delvis att fyllas med universitetets egen verksamhet och därutöver kommer labblokaler att hyras ut till verksamhet i SLU:s regi. I Kemihuset färdigställs under året även ett elektromikroskopilabb. Där byggs också ett labb för SLU. Renovering av Fysikhuset planeras och för att klara evakueringen samt för att möjliggöra en framtida expansion av Fysikinstitutionen kommer en ombyggnad av Naturvetarhuset att påbörjas under 2009. Ombyggnationen berör plan 1,2 och 3 i NA-flygeln. I detta projekt ingår iordningställande av uppehållsytor för studenter. I NA-flygeln iordningsställs på plan 3 ett s.k. modelleringscenter. Det är en öppen och flexibel arbetsmiljö med 15 fasta och 10 temporära arbetsplatser. Modelleringscentret planeras att kunna tas i bruk hösten 2009. Det planeras även för en korridorbro mellan Fysikhuset och Naturvetarhuset, vilket kan bli aktuellt under 2010. Receptarieutbildningen flyttar under sommaren 2009 från lokaler i NA-flygeln till anpassade lokaler i Kemihuset plan 2 Projektering av Arkitekthögskolan pågår och under 2009 kommer byggandet av Arkitekthögskolan att påbörjas. Utbildningen kommer det första året tillfälligt att inrymmas i Tullkammaren. Nästa projekt på Konstnärligt Campus är en ny Konsthögskola, ett nytt Bildmuseum och lokaler för Humlab. Planeringsarbetet kring detta har börjat och projektering ska starta under hösten 2009. En upprustning och verksamhetsanpassning av lokaler ska göras för Medicinsk Kemi i Fysiologihuset plan 6. I MIT-huset ska en ljusgård byggas om och färdigställas för Interactive Institute. Det är ett samarbetsprojekt mellan några institutioner på Umeå Universitet och externa företag. I MIT-huset planeras även en utvecklingsmiljö med datorarbetsplatser som går under benämningen UMIT. Tre institutioner skall arbeta tillsammans i en öppen och utåtriktad miljö. Vilka lokaler som skall anpassas för denna verksamhet är ännu inte fastställt. Mest sannolikt blir det två av nuvarande lektionssalar på plan 2. 3
Under våren 2009 påbörjas en utredning omkring Restauranghögskolans lokaler i Lärarutbildningshuset. Byggprogrammet för Speciallabbet är klart och projektering kommer att starta under våren 2009, förutsatt att nödvändiga beslut fattas av den medicinska fakulteten. En MR-kamera med tillhörande utrymmen placeras i anslutning till Speciallabbet. Inom campusutvecklingsprojektet kommer området runt dammen, närmast Samhällsvetarhuset och Lindellhallen, att iordningställas under sommaren 2009. Förslag håller på att arbetas fram för nya Service Center i Universum och KBC och dessa kommer att iordningställas under innevarande år. Lars Färgares gård kommer under året att utökas med ytterligare 24 gästforskarbostäder till de befintliga 14 genom en nybyggnad. Nybyggnationen är beräknad att påbörjas hösten 2009. De befintliga 14 lägenheterna beräknas vara i stort sett fullbelagda under 2009. Lidmangården i Missenträsk beräknas vara uthyrd 1/3 av året. Flyttverksamheten kommer under året att till stor del styras av renoveringen av Naturvetarhusets flygel NA. Bland annat ska Bologihusets plan A2 och A4 tömmas för att Fysikinstitutionen ska kunna evakueras till de lediga lokalerna under ombyggnadstiden. Även MaTNv på plan 4 och 5 i NA-flygeln flyttas ut med anledning av ombyggnationen. Lediga lokaler i Kemihuset töms för ombyggnation samt inflyttning av receptarieutbildningen under våren. Möbelförrådet på Västerslätt är uppsagt och ska vara tömt innan slutet av augusti. Möblerna flyttas till förråd i KBC och de lokaler som Kontorsbutiken lämnar. Kontorsbutiken flyttas till det nya Servicecentret i Universum. Inom KBC-komplexet kommer både större och mindre omflyttningar att ske under året. Bemanningen inom flyttverksamheten beräknas under våren vara 6-7 personer och under hösten 4 personer. Utöver att enheten köper in inredning i ovan beskrivan projekt, köper enheten också in inredning på uppdrag av våra institutioner. Inredarens tid används till 70% till enhetens pågående och planerade projekt enligt ovan, och till 30% till konsultuppdrag från institutionerna. Ramavtalen för utredningsuppdrag inom arkitektur samt konsulttjänster inom inredning löper ut vid halvårsskiftet. Nya avtal ska arbetas fram. 4.1.2. Miljö, fysisk arbetsmiljö, säkerhet Statliga myndigheter, som Umeå universitet, har regeringsuppdrag att följa upp myndighetens miljöpåverkan, vilket innebär att mål sätts upp för miljöarbetet, att det organiseras och att miljöhänsynen integreras i den ordinarie verksamheten. Uppföljningen av miljöeffekterna av tjänsteresor, energiförbrukning och miljökrav i upphandling kommer att ingå som en del i den årliga redovisningen till regeringen. Ett av Umeå universitets viktiga miljömål är att anställda och studenter beaktar miljö- och naturresursaspekter vid aktiviteter med betydande miljöpåverkan. Under 2008 kom nya direktiv för miljöledningsmålen. De var dock så försenade (december 2008) att arbetet med att upprätta nya miljömål blivit framflyttat till 2009. För år 2009-2013 kommer nya miljömål att tas fram. Fokusområdena är tjänsteresor, energiförbrukning och miljökrav i anskaffningar. Rutiner för att följa upp fokusområdena kommer att tas fram under året. Året 2009 kommer att utgöra basåret för Umeå universitets nya miljömål för åren 2009-2013. Kemikaliesystemet Chemkeeper har under 2008 i stort sett implementerats. 4
Miljöcertifiering av Universitetsservice är ett pågående projekt vilket fortlöper. Upphandlingsenheten ingår i Universitetsservice organisation och i samband med certifieringsarbetet införs rutiner som ger tydligare måluppfyllelse med avseende på miljökrav i anskaffningar. Samarbetet med studenterna i miljöfrågorna är en viktig och naturlig del i miljöledningssystemet. Miljövecka på campus är ett återkommande årligt samarbetsprojekt. Rådgivning och stöd till institutioner/enheter vid anmälningar/ansökningar ska prioriteras gällande miljöskydd. Miljösamordnaren kommer under året att vara projektledare för "Underlättande av anmälningar/tillstånd angående GMM/GMO verksamhet" (dnr 102-4402-08). Biosäkerhetsansvarig blir Mikael Wikström vid Molekylärbiologi. Samarbete med SAKAB och säkerhetsrådgivaren angående miljöfarligt avfall är ett löpande projekt under året. Arbetet med att utveckla och implementera ett enhetligt arbetsmiljöledningssystem i samarbete med Personalenheten fortsätter. Deltagande i projektgrupper kring byggande av Konstnärligt campus och Speciallabbet prioriteras. Fortsatt deltagande i arbetsmiljöutbildningar för arbetsmiljöombud, studerandearbetsmiljöombud och UCL. Arbete påbörjas med att uppdatera informationen om gällande lagstiftning och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet. Enheten arbetar också vidare med målsättningen att all personal skall genomgå brandskyddsutbildning liksom att alla institutioner ska ha en säker hantering av brandfarliga varor. Arbetet påbörjas för att skapa en webbaserad interaktiv brandskyddsutbildning. En inventering av våra strålkällor kommer att ske under det första halvåret. Det inför 2008 planerade arbetet med att skapa ett datorbaserat verktyg för inventering av strålkällor är ännu inte genomfört och kommer att prioriteras under året. Inom säkerhetsområdet prioriteras implementeringen av krisledningssystemet på institutioner och enheter samt att genomföra en övning. Fortsatt arbete med riskanalysen som genomförts, bl.a. åtgärdsplan samt uppföljning. Projekt för att integrera passagesystem med koncernkatalog kommer att utvärderas och beslut om produktion skall fattas. Projekt med multifunktionskort kommer att initieras av universitetsservice och säkerhetsansvarige kommer att medverka. Seminarier om hot och våld och hur vi bemöter detta var planerade att anordnas i samarbete med Personalenheten under 2008. Detta har skjutits upp och kommer att genomföras under 2009. Ett datorbaserat verktyg för incidentrapportering bör utvärderas i samarbete med andra enheter/intresseområden. 4.1.3. Teleservice Under 2008 har Teleservice etablerat och anpassat receptionsfunktionen i Samverkanshuset. Receptionsverksamheten har även utvärderats med gott resultat. En benchmarkingstudie genomfördes som visar att vi har lägsta priset per anknytning i jämförelse med våra motsvarigheter. Den årliga mätningen av kvalitetsindex genomfördes. Under föregående år har SIP telefoni införts för att bl.a. ersätta olika inhyrda telefonilösningar för orterna Örnsköldsvik, Jörn och Skellefteå. Genom att använda befintligt datanät kan vi nu samla i princip alla anställda under samma växel. Dessutom till en lägre totalkostnad för Umeå universitet. Under 2009 avser även Haparanda att migrera över till SIP-telefoni. Uppdatering av telefoniväxeln kommer att ske. Pilottest av Unified Communication ska genomföras vilket innebär att man på samma tekniska plattform kan förmedla video, tala i telefon, chatta och dela dokument. Under året planeras för ett djupare samarbete med SLU för att bl.a. jämföra och inspireras av deras kvalitetssatsning. Vidare kommer utbildning, dokumentation av rutiner samt certifiering av telefonister att genomföras. Fokus under det kommande året ligger på verksamhetsutveckling. 5
4.2. Övriga planområden Enheten har haft och står inför ett flertal pensionsavgångar. Vi har tidigare gjort en verksamhetsoch kompetensanalys. Arbetet går nu vidare med klara kompetensförsörjningen nu och i framtiden. En långsiktig målsättning är att utarbeta individuella utvecklingsplaner, då med siktet realistiskt inställt på 2010, eller en tidpunkt som kan komma att gälla för förvaltningen generellt. Hösten 2006 genomfördes en arbetsmiljöenkät för hela universitetet. Hösten 2008 genomfördes ytterligare en arbetsmiljöenkät som visade på ett höjt NMI för Lokalförsörjningsenheten. Att fortsätta arbetet för att ytterligare förbättra NMI är prioriterat även under perioden 2009-2011. Medarbetarsamtalet är här ett viktigt instrument. Fokus ska vara på gruppstärkande åtgärder. Då enheten arbetar med så olika verksamheter och består av så olika kompetenser är det även viktigt att fortlöpande arbeta med att öka insikt och förståelse mellan verksamhetsområdena. Enheten genomförde 2007 en avnämarundersökning avseende kvaliteten på vårt arbete med syftet är att få fram ett kundindex som regelbundet ska följas upp i framtiden. Kundindex låg på en hög nivå. Dock arbetar enheten vidare med de förbättringsområden vi kunde identifiera. De återfinns nedan under rubriken Kvalitetsarbete. Enheten har under 2008 slutfört några planerade aktiviteter inom planområdena. Ventilations- och klimatkontroll i växelrummet har gjorts. Säkerhetsrutiner för receptionen i Samverkanshuset har upprättats. En utredning av lönesituationen/befattningsvärdering ur ett jämställdhetsperspektiv har gjorts på förvaltningen. Inredare är rekryterad. En långsiktig lösning för ekonomiadministrativa tjänster är etablerad. Benchmarking avseende telefonikostnader är gjord. Följande är prioriterade aktiviteter inom planområdena under 2009-2011. Det är att märka att enheten fortfarande är hårt ansträngd inom sina kärnverksamheter, där det alltid finns mer arbete än tillgängliga resurser. Kraven på att enheten levererar har synbarligen också ökat från universitetsledning och omgivning. Område Aktivitet Ansvarig Arbetsmiljö Skapa en god ergonomi i receptionen. Telepersonalen Uppföljning av arbetsmiljöenkäten Prioritera gruppstärkande åtgärder Öka insikt och förståelse mellan verksamhetsområdena Medarbetarsamtal Organiserat fika tillsammans som ger möjlighet att sprida information och kunskap Utreda möjlighet till ett besöksrum som man kan boka Enhetschefen, Alla Enhetschefen, Alla Enhetschefen, Alla Enhetschefen, Växelförest, Alla Alla Enhetschefen 6
Åtgärda synhinder i receptionen Åtgärda att flera telefonister har besvär med röda ögon Arne Vedefors Arne Vedefors Miljö Miljöutbildning 3 * 30 min Åsa Bäckström T.ex. i samband med organiserat fika Utreda möjligheten att skapa miljömål relaterade till klimatfrågan Ökad användning av telefonkonferenser Alla Arne Vedefors, Alla Jämställdhet Deltagande i seminarier, konferenser Enhetschef, Jämställdhetsombud för återförande av kunskap till enheten Engagera enheten i de frågor som förvaltningens jämställdhetshandläggare lyfter fram Enhetschefen Kompetensförsörjn/ Arbeta för att minska arbetsbelastningen Enhetschefen, gruppledaren, utveckling inom miljö, fysisk arbetsmiljö, säkerhet personalen i MAS-gruppen genom att få tillstånd att rekrytera ytterligare en person på 50%, d.v.s. arbeta för en heltidstjänst för arbetet med fysisk arbetsmiljö. Rekrytera och skola in ny lokalplanerare Målsättning på längre sikt individuella kompetensutvecklingsplaner Fortsatt inskolning av ny säkerhetschef Fortbildning för telefonisterna Enhetschefen, gruppledaren, personalen i lokalplaneringsgruppen Enhetschefen Lennart Åström Enhetschefen, gruppledaren, personalen i televäxeln Kvalitetsutveckling Utifrån bl.a. genomförd kundenkät Enhetschefen med arbeta med enhetens marknadsföring arbetsgrupp Uppdatera och förbättra hemsidan Öka dialogen med avnämarna Alla Enhetschefen 7
Förbereda för kundundersökning Arbeta med råd/riktlinjer för koordination av lokalprojekt Enhetschefen, Arne Vedefors Samtliga handläggare 5. Nyckeltal Viktigaste nyckeltal för Lokalförsörjningsenhetens verksamhet är följande (nyckeltal för 2008 inom parentes) - Lokalkostnad per kvm (1170 kr) - Andelen lokalkostnad av total omslutning för Umeå universitet (8,7%) - Antal telefonsamtal per telefonist och år (30540 st) - Kostnad per telefonanknytning (2360 kr) - Graden av måluppfyllelse avseende universitetets miljömål (25% helt uppnådda, 50% genomförda, 25 % ej uppnådda. Dessa 5-åriga mål upphörde dock egentligen 2007, mål för 2008 saknas p.g.a. att miljödepartementets nya direktiv var försenade. Nya miljömål kommer 2009. ) 8