TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) 2014-09-09 Diarienummer Redovisning projektresultat - stimulansmedel för verksamhetsutveckling Driftnämnden Hallands sjukhus ansökte i början på 2013 hos hälso- och sjukvårdsstyrelsen om stimulansmedel för projekt som ska underlätta heltidsanställning. I ansökan beskrevs, att för ett optimalt utnyttjande av de ökade personalresurserna utifrån heltidserbjudandet, behövs ett mer strukturerat arbetssätt och planering införas vid Hallands sjukhus Halmstad för en ökad kvalitet och kostnadseffektivitet. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen beviljade driftnämnden 1 530 000 kr och gav samtidigt i uppdrag till nämnden att inkomma med en redovisning av projektresultatet. Projektresultatet redovisas i bilagd projektrapport från projektledaren. Projektresultatet visar att projektets syfte delvis uppnåtts, men att det fortfarande finns en del att åtgärda. Det administrativa ansvaret för timanställda allmänsjuksköterskor och undersköterskor är planerat att överlämnas till bemanningsenheten från avdelningscheferna på HSH och utvecklingen av inskolning och hospitering behöver slutföras. Under 2014 har en översyn av den administrativa verksamheten inom Hallands sjukhus som inte omfattas av gemensamt administrativt stöd (GAS) genomförts, i form av en förstudie. Denna förstudie har kartlagt behovet och möjligheter för att skapa ett chefsstöd som ger goda och likvärdiga förutsättningar för chefer att klara sina uppdrag. Arbetet fortsätter under hösten 2014 i projektform med utvalda delprojekt. De erfarenheter som framkommit i bilagd projektrapport kommer att tas tillvara inom ramen för det delprojekt som omfattar bemanningsenhetens uppdrag och ansvar, där framtida struktur och arbetssätt kommer att ingå. Hallands sjukhus Lena Johansson Sjukhuschef
01054 1(7) Planerat startdatum: 130201 framflyttat till 130812 Planerat slutdatum: 140201 justerat till 140831 Beställare: Lena Johansson, sjukhuschef Hallands sjukhus Projektledare: Bengt Ingesson, projektledare Bemanningsenheten HSH Enhet för bemanning Hallands sjukhus Halmstad och effektivt Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 2 2. Syfte... 2 3. Genomförande projekt... 2 4. Ekonomi... 4 5. Resultat... 5 Bilaga: Sammanställning och jämförelse, inventering av heltidserbjudandet HSH.
01054 2(7) 1. Bakgrund Driftnämnden Hallands sjukhus ansökte i början av 2013 hos Hälso- och sjukvårdsstyrelsen om stimulansmedel för projekt för ett optimalt utnyttjande av de ökade personalresurserna utifrån heltidserbjudandet. I ansökan beskrevs att ett mer strukturerat arbetssätt och planering behöver införas vid Hallands sjukhus Halmstad för en ökad kvalitet och kostnadseffektivitet. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen beviljade i mars 2013 Driftnämnden Hallands sjukhus 1 530 000 kronor i stimulansmedel för verksamhetsutveckling enligt förslag med bemanningsenhet vid Hallands sjukhus Halmstad, och underströk vikten av att nämnden nyttjar redan anställd personal så långt som möjligt. Hälso- och sjukvårdstyrelsen uppdrog också i beslutet åt Driftnämnden Hallands sjukhus att senast 2014-03-31 inkomma med en redovisning av projektresultatet. Driftnämnden Hallands sjukhus begärde i april 2014 framflyttning av datumet för redovisning till 1 oktober 2014, med anledning av att projektet påbörjades ett halvår senare än vad som först var planerat och att det därmed var för tidigt att redogöra för projektresultatet. 2. Syfte Syftet med projektet Effektivt är att skapa ett mer strukturerat arbetssätt och planering för att utnyttja de ökade personalresurserna som heltidserbjudandet innebär och därmed optimera resursanvändningen. 3. Genomförande projekt Genomförandet av projektet bygger på den inventering avseende hur många medarbetare som begärt heltid och vad detta motsvarar i antalet tjänster som gjordes i augusti/september 2013. I denna inventering framgår tydligt att en större förändring skett sedan inventeringen 2011. Under våren 2014 har antalet medarbetare i heltidserbjudandet varierat marginellt, några har tillkommit men även några har försvunnit. I genomsnitt har antalet varit cirka 25 medarbetare som motsvarat cirka 5,5 tjänster. Se bilaga.
01054 3(7) Inom ramen för projektet har försök till samordning av timanställda och administrationen kring heltidserbjudandet skett via en s.k. vakansexpedition, en struktur som sedan tidigare finns på Hallands sjukhus Varberg (HSV). Definitionen av vilka medarbetare som ingår i samordningen av resurser är allmänsjuksköterskor och undersköterskor som efter inskolning kan arbeta på mer än en arbetsplats. Samordning av heltidserbjudna vid Hallands sjukhus Halmstad (HSH) har omfattat område 1, där den absoluta majoriteten finns, område 3 och tillämpliga avdelningar inom område 2. Utgångspunkten har varit att berörda chefer, utifrån sina respektive uppdrag och förutsättningar, bedömmer om de som begärt heltid ryms inom budget eller ska administreras via vakansexpeditionen. Arbetssätt heltidserbjudandet Initialt tillfrågades samtliga avdelningschefer inom område 1,2,3 och 4 om vilka medarbetare som omfattas av heltiddserbjudandet och deras tjänstgöring. Därefter har berörd avdelningschef meddelat om någon tillkommer eller ska tas bort ifrån handläggningen. Berörda medarbetare har fått skriftlig information samt bjudits in till ett informationsmöte. En av medarbetarna på vakansexpeditionen i Varberg, med detaljkunskap om Time- Care, har varit behjälplig med att ta fram ett schema för fördelning av arbetspass. Det samlade schemat har sedan våren 2014 publicerats på intranätet, så att berörda medarbetare kan se vart de ska arbeta på sina bokningsabara/disponibla arbetspass. Bokning av arbetspassen sker via vakansexpeditionen HSH. Vid behov av hospitering har detta planerats in, men har inte alltid kunnat genomföras enligt plan på grund av det allmänt beskymmersamma läget gällande rekrytering. Detta har gjort att berörd medarbetare ibland fått lösa en annan arbetsuppgift som t.ex. att sitta vak. Arbetssätt timanställda Intentionen var att berörda timanställda enligt definitionen skulle adminstreras via vakansexpeditionen HSH. I praktiken skulle detta innebära visst rekryteringsarbete i samråd med berörda chefer, anställningsförfarande, planering av inskolning och därefter fortsatta kontakter.
01054 4(7) Syftet med detta var att: - Avlasta avdelningscheferna - Vid behov, och efter samråd med berörd/berörda avdelningschef, avsluta icke fungerande timanställningar - Skapa en helhetssyn för att möjliggöra prioritering om flera enheter har akuta bemanningsproblem samtidigt. För denna dela av uppdraget har möten genomförts med chefer och informationsmaterial tagits fram. 4. Ekonomi Den ekonomiska grunden för projektet omfattar två olika beviljade projektmedel som budgettekniskt har slagits samman till en totalsumma som motsvarar 2 730 tkr fördelat på Vårdplaneringsfunktion 1,2 mnkr och Effektivt 1,53 mnkr. Projektmedel - utfall och prognos för ovan beskrivna totalsumma: - 2013 användes 411 tkr - Från och med 140101 t.o.m. 140731 har 1025 tkr använts - Prognosen för kvarvarande tid under 2014 är att 1078 tkr kommer att användas. Ovanstående ger sammantaget ett prognostiserat ekonomiskt projektbokslut för 2014 som ger ekonomiska förutsättningar för att bedriva projektet året ut. Att projektmedlen inte använts i den utsträckning som planerats beror på att: - Behovet av assistent visade sig inte vara fullt så stort som beräknat. - Sedan några dagar in på 2014 har halva projektledarlönen belastat Bemanningsenheten HSV i form av lön som tillförordnad avdelningschef när ordinarie avdelningschef varit avdelningschef på avdelning 3B på HSV. - De öronmärkta medlen för hospitering inte har nyttjats som beräknat.
01054 5(7) 5. Resultat Före och delvis under pågående projekttid har antalet medarbetare som inte kan erbjudas heltid inom den egna avdelningens personalbudget minskat betydligt och därmed också den gemensamma totala resursen, samt den arbetsuppgift det innebär att handlägga denna gemensamma resurs. Personalansvaret för timanställda allmänsjuksköterskor och undersköterskor inom område 1 och 3 har till viss del tagits över av vakansexpeditionen. Vid HSH, till skillnad mot HSV, har flertalet avdelningschefer ett administrativt stöd som ofta har i uppgift att vara behjälpliga vid akutrekrytering såsom t.ex att ringa in timanställda. Denna utgångspunkt har gjort att övergången tagit tid och att ansvaret inte fullt ut lämnats över. Hur chefsstödet ska utvecklas framöver vid Hallands sjukhus genomförs inom ramen för den övergripande utredningen av administrativt chefsstöd som nu pågår. Antalet beställningar till vakansexpeditionerna på HSH och HSV (avseende vakanta arbetspass, förstärkning och vak) skiljer sig markant åt i antal. Detta kan förklaras av ett mindre behov på HSH alternativt att det befintliga adminstrativa stödet på HSH löser dessa uppgifter enligt tidigare rutin. Under perioden 130901-140531 var det i genomsnitt 20,5 beställningar/arbetsdag på HSH att jämföra med HSV där motsvarande siffra var 37,3. Förutsatt att den planerade grundbemanningen är oförändrad är bedömningen att erbjudandet om heltid inte har inneburit någon betydande merkostnad för verksamheterna. Samsyn kring vad som är tillräcklig inskolning/hospitering och erforderlig kompetens behöver ytterligare utvecklas utifrån aktuella behov och erfarenheter. Ett arbete där avdelningschefer och representanter från personalavdelningen är viktiga funktioner. Att skapa ett effektivt av medarbetare med renodlade nattjänster har visat sig vara en utmaning. Detta beror på att man helst ska arbeta sammanhängande, för att möjliggöra rätt viloperioder, samt att avdelningarna har såväl fasta nattschema som schema utifrån Time-care.
01054 6(7) Framtida arbetssätt Med nuvarande förutsättningar så är bedömningen att endast en mindre utökning av de administrativa personalresurserna på Bemanningsenheten Hallands sjukhus Halmstad är tillräcklig för att säkra ett effektivt utifrån heltiderbjudandet. När hela ansvaret kring administration av timanställda flyttats över beräknas behovet av stöd via vakansexpeditionen till 0,5 1,0 administrativ tjänst, förutsatt att övriga förutsättningar förblir oförändrade. Sannolikt finns det ytterligare samordningsvinster att utveckla framöver. Beställare Lena Johansson sjukhuschef Hallands sjukhus Projektledare Bengt Ingesson Projektledare HS/ AKK, Bemanningsenheten HSH
01054 7(7) Bilaga INVENTERING AV HELTIDSERBJUDANDET HSH Inventering 2011 Enligt sammanställning från 110901 så fanns det totalt inom område 1 till 4, exklusive personalassistenter, 160 medarbetare som begärt heltid vilket då motsvarade 38,87 tjänster. Av dessa 38,7 tjänster fanns det sammantaget motsvarande cirka 14 tjänster för vilka det fanns täckning inom ordinarie personalbudget. 38,7 14 = 24,7 tjänster för vilka det inte fanns någon lösning 110901. Dessa 24,7 tjänster var vid den tidpunkten fördelat på cirka 90 medarbetare. Inventering augusti/september 2013 Antal tjänster Antal medarbetare Kompetens 1 2,642 14 2 ssk, 12 usk 2 0,75 3 1 tandl.,2 usk 3 3,92 16 5 ssk, 11 usk 4 0 0 0 Summering 7,312 33 7 ssk, 25 usk, 1 tandl. Sammanfattning till och med våren 2014 20110901 2013 08/09 140101-140531 Antal medarbetare som inte ryms inom budget på del av sin anställning Vilket motsvarar följande antal tjänster 90 33 cirka 25 (varav 1 från område 2 och resterande från område 1 24,7 7,3 cirka 5,25