UTKAST 4.6.2015 RIKTLINJER FÖR SUNDARE EKONOMI OCH BÄTTRE PRODUKTIVITET

UTKAST 4.6.2015 RIKTLINJER FÖR SUNDARE EKONOMI OCH BÄTTRE PRODUKTIVITET

BAKGRUND FÖR BEREDNING AV RIKTLINJERNA Stadsstyrelsen tillsatte i december 2014 en arbetsgrupp för att bereda riktlinjer Matti Nuutti (ordförande) Sari Glad Jarmo Grönman Berndt Långvik Mikaela Nylander Jari Oksanen Perttu Tuomaala Tuula Virkki Fortsätter verkställigheten av stadsstrategins mål. Anger det ekonomiska nuläget och utvecklingsutsikter av Borgå stads ekonomi. Presenterar åtgärdsförslag som strävar efter att balansera stadens ekonomi samt förbättra kostnadseffektiviteten och produktiviteten. Den riksomfattande lösningen av vårdreformen kommer att ha en betydande påverkan också i Borgå. Beredningen är ännu inte färdig och kunde inte beaktas i dessa riktlinjer. 2

BAKGRUND FÖR BEREDNING AV RIKTLINJERNA Riktlinjerna kommer att beaktas i budgetramen för 2016. Åtgärder som förbättrar resultatet borde om möjligt ingå i budgeten för 2016. Många strukturella ändringar ger ekonomisk nytta först efter flera år och besparingarna konkretiseras inte i följande budgeten. En ändring av strukturerna förutsätter ofta också ytterligare ekonomiska satsningar. Alla tjänster och dimensionering av dem måste utvärderas kritiskt. Om man ändå beslutar att höja tjänstenivån för några delar borde det bygga på en sammantagen utvärdering där man beaktar invånarnas behov och hela stadens tjänstehelhet. Åtgärdsförslagen innehåller omfattande fortsatta utredningar för vilka man ska reservera tillräckliga resurser. 3

EKONOMISKA KONJUNKTURUTSIKTER Finlands bruttonationalprodukt minskade förra året tredje året i rad. Strukturomvandlingen inom industrin och ekonomin har också påverkat ekonomiska tillväxtutsikter på längre sikt. En snabb vändning till betydligt bättre är inte att vänta. Ekonomin förutses ändå växa i år en aning. En förändring av befolkningens åldersstruktur ökar åldersbundna offentliga utgifter snabbt. Den offentliga ekonomins finansieringsläge blir svagare. I den offentliga ekonomin finns ett stort hållbarhetsunderskott. Den offentliga ekonomins inkomster räcker inte ens med en normal ekonomi- och sysselsättningsutveckling att finansiera offentliga utgifter som bestäms enligt nuvarande grunder. 4

NEDSKÄRNINGAR I KOMMUNERNAS STATSANDELAR Nedskärningarna av statsandelar som Borgå får stiger på basis av beslut som man hittills har fattat sammanlagt till 65,8 miljoner euro. Detta betyder i genomsnitt 11 miljoner euro per år under 2012 2017. Nivån i nedskärningar av statsandelar har höjts årligen. År 2016 är nedskärningen redan 14,3 miljoner euro. Nedskärningen motsvarar kommunalskatt på cirka 1,5 procent. När statsandelar skärs ned borde också kommunernas uppgifter minskas. Kommunerna kommer inte att ha andra möjligheter än att ta mer lån och höja skatter, om alla nuvarande uppgifter och normer fortsätter att gälla. Att befolkningen åldras ökar också behovet av tjänster. Än så länge har man inte lyckats med att minska kommunernas skyldigheter och uppgifter. 5

FINANSMINISTERIETS MÅL OCH REGERINGSPROGRAMMET FÖR VALPERIODEN 2015 2019 Finansministeriet strävar efter anpassningsåtgärder på cirka 6 miljarder euro (3 %/BNP) fram till år 2019. I regeringsprogrammet söker man besparingar på 4 miljarder euro av vilket en miljard gäller kommunekonomin. Besparingen kan uppnås genom att minska lagstadgade uppgifter samt skyldigheter och normer som styr verkställigheten av dem. Borgå kommer att beröras av anpassningsåtgärder på cirka 10 miljoner euro. Ifall besluten om att minska uppgifterna inte förverkligas, kan anpassningen ske bara i sådana utgifter och inkomster som staden kan påverka. I praktiken betyder detta personal- och lokalitetsresurser för de delar de inte är normerade med personal- eller lokalitetsdimensioneringar. Om anpassningen riktas enbart t.ex. till personalutgifter, innebär det cirka 200 250 årsverken mindre än i dag. 6

UTFALLET AV BORGÅS BUDGET 30.4.2015 (ÅRETS FYRA FÖRSTA MÅNADER) Driftsinkomsterna 29 miljoner euro, dvs. 32,2 procent av budgeten. Utfallet borde vara en knapp procentenhet högre för att budgeten ska uppnås. Driftsutgifterna 111 miljoner euro, dvs. 32,1 procent av budgeten. Överstiger utfallet under tidigare år en aning. Utfallet för löneutgifterna 31,3 procent. Förutser en överskridning på cirka en miljon euro. Jämfört med det föregående året har skatter och statsandelar ökat med bara 0,6 miljoner euro. Kommunalskatteinkomster har ökat med 1,7 milj. euro, dvs. 2,6 procent från fjolåret. Effekten av höjningen av kommunalskattesatsen har varit mindre än förväntat. Stadens fördelningsandel i samfundsskatten förbättrade med 2 procent men redovisningar av samfundsskatten till Borgå har minskat med 6 procent. dvs. cirka 0,3 miljoner euro. Statsandelarna var en miljon euro mindre än i fjol. Årsbidraget 8 miljoner euro, avskrivningar 7 miljoner euro och verksamhetsresultatet en miljon euro. Årsbidraget cirka 1,5 miljoner euro svagare än i fjol. 7

EKONOMIPLAN 2015 2017 OCH INVESTERINGSPLAN 2015 2019 Skatteintäkter Kommunalskatte-% Skatteintäkter, statsandelar, årsbidrag och lånestock Miljoner 250 200 150 162 178 187 184 189 195 194 210 210 221 20,00 19,75 19,50 19,25 19,00 Miljoner 250 200 150 18,75 100 100 18,50 18,25 50 50 18,00 17,75 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TA2015 17,50 Skatteintäkter Statsandelar Årsbidrag Lånestock Enligt uppgifter som stod till förfogande hösten 2014 har man uppskattat tillväxten av skatteinkomster vara för hög. Efter detta har det till offentligheten kommit uppgifter om en kommande nedgång i samfundsbeskattningen i Borgå, vilket syns i skatteredovisningarna först åren 2016 och 2017. Detta innebär att en minskning på cirka 5 miljoner euro i samfundsskatteinkomsterna kommer att uppstå åren 2016 och 2017. 8

EKONOMIPLAN 2015 2017 OCH INVESTERINGSPLAN 2015 2019 Miljoner 40 35 30 25 20 15 Årsbidrag, investeringar och avskrivningar 31 29 27 25 25 18 12 11 16 Euro 3500 3000 2500 2000 1500 2410 2699 Lånen per invånare 3125 3077 2756 2664 2395 2328 10 5 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Årsbidrag Investeringsutgifter Avskrivningar 1000 500 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Borgå Hela Landet Årsbidraget är för lågt och räcker inte till att täcka avskrivningar. Årsbidraget borde vara lika stort som nettoutgifterna i investeringar för att staden inte skulle hamna i en skuldspiral. Investeringsplanens totalvärde under fem följande år är 204 miljoner euro. Med hänsyn till stadens resurser är totalbeloppet alltför stort. Projekten måste omvärderas och tidpunkten för dem förläggas längre in i framtiden. Finansieringen av investeringsplanen innebär att skuldbeloppet ökar drastiskt. Stadens skuldbelopp ökar redan under det pågående året med cirka 11 miljoner euro. År 2016 skulle låneupptagningen vara cirka 18 miljoner euro och år 2017 cirka 17 miljoner euro. 9

EKONOMISK ANALYS GJORD AV PERLACON OY Förvaltningsdoktor Eero Laesterä samt specialsakkunnig Tuomas Hanhela vid Perlacon Oy har analyserat Borgå stads ekonomiska utveckling och kostnaderna för servicestrukturen. Borgå stad reagerade snabbt när recessionen började år 2008 och inledde en anpassning av sin ekonomi i rask takt. Under åren 2008 2013 var den ekonomiska anpassningen cirka 43 miljoner euro, vilket motsvarar ungefär en procentenhet i skattesatsen per år. I Borgå har verksamhetsbidraget ökat betydligt mindre än i kommunerna i genomsnitt. Servicestrukturen i Borgå är inte tung men staden bör ändå fortsätta att anpassa sin verksamhet. Med gällande lagstiftning kan Borgå stads möjligheter till ytterligare anpassning beräknas vara endast vara av storleksordningen miljoner euro, inte tiotals miljoner. 10

EKONOMISK ANALYS GJORD AV PERLACON OY I Borgå finns de största anpassningsmöjligheterna inom bildningssektorn. Serviceproduktionen inom social- och hälsovårdssektorn och den allmänna förvaltningen är tämligen förmånlig jämfört med andra kommuner. Kostnaderna för tjänsteproduktionen överskrider medeltalet bl.a. inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen, barndagvården och äldreomsorgen. Utredningens resultat stöder även riktlinjerna i stadens strategi. De största utvecklingsmöjligheterna står att finna i lösningarna för servicenätverket inom bildningssektorn, dvs. skolor, daghem, kultur och fritidstjänster. En förtätning och modernisering av skulle ge möjlighet att utveckla serviceproduktionens funktionalitet och effektivitet. 11

FORTSATTA ÅTGÄRDER INOM BILDNINGSSEKTORN 1. Skolnätet görs tätare Stadsstyrelsen har godkänt en plan över skolnätet, enligt vilken Tuorilan koulu föreslås bli nedlagd. stadsfullmäktige har dessutom godkänt en plan över skolnätet, enligt vilken Saxby skola, Kråkö skola och Gammelbacka skola läggs ned. Verkställigheten av besluten om nedläggning av svenskspråkiga skolor fortsätts när nya lokaler har blivit färdiga. I fråga om Tuorilan koulu har beredningen av nedläggningen fördröjt eftersom fullmäktige har återsänt ärendet för ny beredning. Nedläggningen av Tuorilan koulu behandlas på nytt i stadsstyrelsen och fullmäktige med utgångspunkt i skolnätsutredningen från år 2014. I fråga om övriga skolor (båda språkgrupper) görs en ny utredning så, att utgångspunkten är en optimering av lokaler och klasstorlekar. I utredningen ges också en bedömning av hur modellen med ett bildningscenter fungerar i de nuvarande enheterna, och även kostnaderna per elev under skolans hela livscykel tas i beaktande. Enligt utredningen som Perlacon Oy har gjort är skolfastigheternas underhålls- och kapitalutgifter i Borgå större än i andra jämförelsestäder. 12

FORTSATTA ÅTGÄRDER INOM BILDNINGSSEKTORN 2. Rumsprogrammen i de kommande skol- och daghemsprojekten minskas i genomsnitt med 10 procent. Placeringen av bildningssektorns verksamhetsställen utreds som helhet. Utgångspunkten är en samordning av servicenätet genom att förenhetliga skol-, daghems-, kultur- och fritidsnätet. 3. Antalet lärotimmar som står till förfogande minskas. År 2013 var den genomsnittliga storleken på en undervisningsgrupp cirka 15 elever. Den genomsnittliga storleken har stigit en aning från det. Genom att höja den genomsnittliga storleken på undervisningsgrupper sparar staden i personalkostnader. Borgå har fått statsfinansiering som årligen beviljas för att minska undervisningsgrupperna, varför det inte har varit ekonomiskt lönsamt göra undervisningsgrupperna större. Helheten utvärderas med utgångspunkt bl.a. i tryggad fortsättning av statlig finansiering samt optimering av personal- och lokalitetsresurser på en längre tidsaxel. 4. Undervisning och ledning skiljs från varandra. Införande av en modell med s.k. områdes-/uppgifts- /ansvarsområdesrektorer utreds. Genom större helheter kan man använda resurserna effektivare samt görs det möjligt att rektorerna i mindre enheter koncentrerar sig på att utveckla undervisnings- och fostringsarbetet i stället för administrativa uppgifter. 5. Daghemsnätet utvecklas genom nybyggande och uppkomsten av nya servicesedeldaghem möjliggörs beroende på efterfrågan. Inom tjänster för småbarnsfostran har målet redan länge varit att minska antalet verksamhetsenheter. Staden avstår från tillfälliga lokaler och lokaler med tidsbundna avtal i den takt som nya daghem blir färdiga. De nya daghemmen är större och möjliggör kostnadsbesparingar bl.a. genom att användningen av stödtjänster minskar. 13

ÅTGÄRDER INOM BILDNINGSSEKTORN 6. Möjligheten att öka klientavgiftsintäkterna inom dagvården utreds Enligt Perlacons utredning är intäkterna från klientavgifter inom barndagvården tämligen låga i Borgå. Det beror på anvisningarna för kundavgifter i Borgå. 7. En utredning görs om eventuella möjligheter att effektivera kultur- och fritidstjänster, lokaler, förvaltning och personalresurser. 8. En separat utredning görs om utvecklingsmöjligheterna för biblioteksnätet I utredningen beaktas möjligheterna med digitala verksamhetsformer, frågor om lokaler, i synnerhet livscykeln för filialbiblioteken, möjligheterna att rikta personalresurserna på ett nytt sätt, biblioteksbussens roll och dess livscykel i tjänsteproduktionen samt möjligheterna med självbetjäningsbibliotek. En bedömning i fråga om filialbiblioteken bör speciellt fokusera på deras roll som en del av de offentliga välfärdstjänsterna på området. 9. Ett beslut om fortsatta åtgärder fattas utgående från utredningen om idrottstjänsterna och rapporten om förvaltningen av idrottsplatser. 14

ÅTGÄRDER INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSSEKTORN 1. Verksamheten koncentreras till större helheter. Av funktionella skäl är det motiverat att samla verksamheten också fysiskt på samma ställe. Detta är ett naturligt sätt att effektivera verksamheten, personalen kan lättare flyttas och klienterna hittar lätt till servicestället. 2. Övergång till en modell med en enda hälsostation utreds. Östra hälsostation på Biskopsgatan är i tillfälliga lokaler. Det är oklart hur verksamheten och servicehelheterna i Borgå sjukhus ordnas i framtiden. En fysisk sammanslagning av hälsostationerna i samma enhet resulterar i smidigare och klientvänligare tjänster och klientprocesser. Genom effektivering av verksamheten kan arbetsfördelningen förnyas, och man klarar sig med de nuvarande resurserna en längre tid framåt.. Centraliseringen av brådskande vård på hälsostationer sparar resurser för annan mottagningsverksamhet. Ur klientens synvinkel är tjänsterna mer omfattande eftersom bl.a. laboratorie- och röntgentjänsterna finns i samband med akutmottagningen. En sammanslagning av hälsostationer förutsätter investeringar och kompletterande byggande på tomten för Näse hälsocentral. 15

ÅTGÄRDER INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSSEKTORN 3. Munhälsovårdens servicenät och verksamhetsmodell bedöms. Det lönar sig att samla verksamheten för munhälsovården i större helheter. För tillfället finns fem verksamhetsställen: verksamhetsställe vid Näse hälsocentral och fyra mindre verksamhetsställen i samband med skolorna. Det är skäl att granska sammanslagningen av verksamheterna till samma helhet i samband med utbyggandet av Näse hälsostation. 4. Ändringen av servicestrukturen inom äldreomsorgen främjas. Cirka 10 procent av de som mest behöver social- och hälsovårdssektorns tjänster orsakar 78 procent av de totala kostnaderna. Äldreomsorgens andel av det här är betydande. Andelen över 75-åringar ökar i framtiden och gruppen använder i fortsättningen också mest social- och hälsotjänster. Den centraliserade servicehandledningen har en nyckelposition vid planeringen av tjänster för äldre. Servicestrukturen för äldreomsorgen var år 2013 var fortfarande institutionsbetonad i Borgå. I långvård fanns 4,8 procent av över 75 år fyllda personer. En lättare servicestruktur har inletts och år 2014 fanns bara 2,8 procent av den här åldersgruppen i långvård. Volymen för sluten vård på åldringshem har minskat med 70 platser, det effektiverade serviceboendet har ökat och hemvården har utvecklats. Platserna för sluten vård minskar ytterligare i början av år 2016. Majbergets servicehus blir färdigt och de boende i Ebbo åldringshem flyttar dit och blir klienter inom det effektiverade serviceboendet. Före år 2016 finns bara 1,5 procent av över 75-åringar i långvård och 6 procent av åldersklassen i effektiverat serviceboende. 5. Familjearbetets servicehelhet bedöms tillsammans med bildningssektorn. 6. Specialungdomsarbete koordineras tillsammans med bildningssektorn. 16

ÅTGÄRDER INOM STADSUTVECKLING OCH TILLSTÅNDSTJÄNSTER 1. Depåerna slås samman Enheten för kommunteknik upprätthåller för närvarande två depåer: Depån i Östermalm koordinerar gatuarbetet och depån vid Ånäshallen arbetet för grönområden. Strukturellt är det ändamålsenligt att sammanslå depåerna. När det finns bara en depå kan personalresurser och maskiner användas smidigare. Om depån vid Ånäshallen stängs ger det en möjlighet att utveckla området för annat ändamål. 2. Det mest kostnadseffektiva produktionssättet bör utnyttjas. Arbetshelheterna görs på basis av kostnadsanalysen, antingen som eget arbete eller av utomstående. Personalens kunskapsprofil bör utökas. I fortsättningen behövs allt bättre kompetens för kostnadsberäkning och upphandling. 3. Mätningsgrupper sammanslås. Både inom markpolitiken och enheten för kommunteknik finns mätningsgrupper som till största del fungerar på skilda håll. Mätningsgrupperna bör flyttas till samma lokaler för att möjliggöra en smidigare användning av personalresurser och maskiner. 4. Ökad marknadsföring av egnahemstomter till byggföretag. För att få fart på försäljningen av egnahemstomter erbjuds egnahemstomter också till byggföretag. 5. En smidig planläggning främjas. Stadsplaneringen prioriterar detaljplaner och planändringar för företagstomterna. Planläggningsprocessen ska göras ännu snabbare inom gränsen för markanvändnings- och bygglagen genom att slå ihop planläggningsprocessens utkast- och förslagsskeden. Också hörandet av grannar kan effektiveras. Då blir också risken för besvär mindre. 17

ÅTGÄRDER INOM KONCERNLEDNINGEN OCH STÖDTJÄNSTERNA 1. Centralköksprojektet genomförs Produktiviteten av kostservice kan förbättras genom att koncentrera måltidsproduktionen till det nya centralköket och Pääskytien keittiö som fungerar vid sidan av centralköket. Avsikten med reformen är att producera högklassig mat med vettiga kostnader. Enligt behovsutredningen ger reformen årliga besparingar på cirka 650 000 euro. Personalantalet minskar upp till 30 procent. 2. Sysselsättningen effektiveras. Beredningen av Borgå stads sysselsättningsprogram 2015 2017 är i slutskedet. I Borgå var kostnaderna för arbetslöshet och sysselsättande åtgärder 450 000 euro per månad år 2014. Summan består av sysselsättningstjänsternas verksamhetskostnader, kostnaderna för arbetsmarknadsstöd samt utkomststöd för arbetslösa. Antalet arbetslösa stiger till över 3000 år 2017, om staden inte gör betydande nya satsningar i sysselsättningsverksamheten eller om inte de ekonomiska konjunkturerna snabbt får en uppsving. Detta betyder att enbart kostnaderna för arbetsmarknadsstöd stiger med över hälften från nuvarande, till cirka 5 miljoner euro per år. 18

ÅTGÄRDER INOM KONCERNLEDNINGEN OCH STÖDTJÄNSTERNA 3. En logistikutredning görs. Logistikutredningen producerar en helhetssyn om stadens alla transporter och resurser som behövs. Det är meningen att utreda om det totalekonomiskt är lönsamt att koncentrera elevskjutsarna, andra person- och varutransporter, kollektivtrafik och ärenden som gäller servicetrafiken samt mattransporterna till samma enhet. 4. Portföljer skapas för fastigheter. Portföljer för fastigheter är ett verktyg för långsiktig fastighetsstyrning som är avsett som stöd i beslutsfattande. Med hjälp av portföljerna skapas en uppfattning om hela fastighetsbeståndet utgående från tydliga och enhetliga bedömningsgrunder och en uppfattning hur detta bäst stöder stadens tjänster och strategiska mål. Perspektivet är byggnadens hela livscykel och att stadens resurser riktas ändamålsenligt. 5. Lokalitetsledningens personalstruktur utvecklas. Lokalitetsledningens nuvarande personalresurser har visat sig var otillräckliga för att leda och sköta långsiktiga saneringsåtgärder för den befintliga fastighetsegendomen. Lokalitetsledningen ser över organisationens personalstruktur och flyttar resurser från planering till hantering av fastighetsegendomen. 6. Användningsgraden av stadens lokaler höjs. 7. För utveckling av verksamhetens kostnadseffektivitet utnyttjas informations- och kommunikationsteknologi (ICT). 19

ÅTGÄRDER INOM KONCERNLEDNINGEN OCH STÖDTJÄNSTERNA 8. Personalens produktivitet förbättras. Sjukskrivningarna minskas genom ett projekt som genomförs tillsammans med företagshälsovården. Genom projektet ska sjukskrivningarna minskas i de enheter där sjukfrånvaro bland personal är stor. Periodarbete ändras till allmän arbetstid. Allmän arbetstid är den rätta arbetsformen när arbetet inte görs regelbundet på nattetid eller veckoslut. Den allmänna arbetstiden ökar arbetsdagens längd med 30 minuter när måltiden sker på egen tid. 9. Ökningen av personalkostnader hålls i styr till exempel genom uppdatering av lokala avtal. Arbetskollektivavtal för timavlönade slopas. 10. Produktivitetsprojekt stöds genom resultatlön- och belöningssystem. När arbetsenheten utvecklar sitt resultat kan man komma överens om ett resultatbonussystem, enligt vilken personalen får en del av nyttan på grund av ett bättre resultat. 20

ÅTGÄRDER INOM KONCERNLEDNINGEN OCH STÖDTJÄNSTERNA 11. Koncernledningen stärks. Koncernledningen stärks genom att fastställa de ägarpolitiska riktlinjer som styr både stadens eget ägande och kapitalplaceringar i koncernbolag. Genom ägarpolitiken fastställs målen och principerna för skötsel av koncernens egendom. Samtidigt fastställs målen för ägandet som gäller intäkter och andra mål, användningen av kapital och principerna för upphandlingen av produktionsmedlen för serviceproduktionen, ansvar för användning av egendom samt uppföljning och rapport. De ägarpolitiska målen fastställs separat för varje koncernbolag och koncernsammanslutning. 12. Systemet för intern hyra utvecklas. Med tanke på stadens totala ekonomi är det inte möjligt att uppnå besparingar genom att ändra systemet för interna hyror, men man kan bedöma och reglera dess styrande verkan i den interna verksamheten. 13. Avskrivningssystemet analyseras och utvecklas. 14. Kunskapsledningen stärks. Förutsättningar för kunskapsledningen förbättras genom att starta ett program som strävar efter att utveckla hanteringen av kunskap och datasystem, förbättra analysen samt skärpa ledningen och chefsarbetet. 21