Examensarbete i veterinärmedicin A2E Anvisningar för den skriftliga presentationen

V Fakulteten för veterinärmedicin och husdjursvetenskap Version 3: Oktober 2014 Examensarbete i veterinärmedicin A2E Anvisningar för den skriftliga presentationen DETTA SKA FINNAS MED I DEN SKRIFTLIGA PRESENTATIONEN AV EXAMENSARBETET Efter framsida och titelsida ska följa SAMMANFATTNING (svenska) och SUMMARY (engelska). I de fall presentationen skrivs på engelska ska SUMMARY ligga före SAMMANFATTNING. Därefter följer innehållsförteckningen, dvs INNEHÅLL. Om man använder många förkortningar i texten kan det vara bra med en lista över förkortningarna och den listan placeras lämpligen efter innehållsförteckningen. Därefter kommer rapportdelen. Blanksidor ska finnas mellan framsida och titelsida samt efter titelsidan för att vissa sidor ska bli högersidor vid dubbelsidig utskrift. Om SAMMANFATTNING och SUMMARY behöver en sida vardera kan de följa efter varandra och därmed hamna som fram- och baksida på samma blad vid dubbelsidig utskrift. Om de får plats på samma sida ska de följas av blanksida så att INNEHÅLL alltid hamnar på en högersida. OBS att rubriker som inte ska finnas med i INNEHÅLL, dvs de som kommer före innehållsförteckningen, inte ska definieras som rubrik om man använder formatmall (se instruktioner nedan). Följande rubriker ska finnas i arbetet: SAMMANFATTNING, SUMMARY, INNEHÅLL, INLEDNING (där syfte och frågeställningar ska ingå), LITTERATURÖVERSIKT, MATERIAL OCH METODER, RESULTAT, DISKUSSION och REFERENSER. Ibland förekommer ett avsnitt KONKLUSION efter diskussionen. Om arbetet skrivs på engelska blir rubrikerna SUMMARY, SAMMANFATTNING, CONTENT, INTRODUCTION, LITERATURE REVIEW, MATERIAL AND METHODS, RESULTS, DISCUSSION, ev CONCLUSIONS och REFERENCES. UTFORMNING Nedan beskrivs det format som ska användas för t ex brödtext, rubriker av olika valörer, tabellrubriker, tabelltext, figurunderskrifter och litteraturförteckning. Observera att anvisningar ges inte bara för typsnitt/storlek och fet/kursiv, utan även för avstånd före och efter olika typer av rubriker. Anvisningar ges även för att skriva en tabell. Eftersom datorsalarna på SLU har engelsk version av MS Word ges här engelska ord för menyer etc. I vissa fall ges inom klammer [ ] även motsvarande term i svensk version av MS Word. 1

De inställningar som anges nedan för rubriker, text, punktlistor, tabeller, litteraturförteckning, m.m. kan du göra på två olika sätt: Alt 1. Göra en Formatmall Formatmall innebär att du en gång för alla definierar vilka inställningar som ska gälla för ditt dokument. Efter att ha gjort detta behöver du bara välja aktuell rubrikvalör etc. i rutan Style [Formatmall] i MS Word. Om du gjort ett fel i någon inställning är det bara att ändra i mallen. Du får också enkelt fram en innehållsförteckning i Wordfilen, och kan även få klickbara Bookmarks i PDF-filen. Alt 2. Göra inställningar varje gång du skriver en rubrik, punktlista, normaltext, tabell, etc., men det kan vara svårt hålla reda på vilka inställningar som ska göras. Innehållsförteckningen för ditt dokument måste du göra manuellt om formatmall ej använts. Du måste också, för att innehållsförteckningen ska bli korrekt, noga hålla reda på om någon rubriktext ändras i ett sent skede, eller om någon rubrik hamnar på en annan sida. Titelsida Använd mallen Mall för fram- och titelsida för examensarbete i veterinärmedicin. OBS att det finns en svensk (länk) och en engelsk (länk) att använda beroende på språket i arbetet. Om du använder formatmall så ska uppsatsens titel inte definieras som rubrik i denna. Titeln ska ju inte ingå i innehållsförteckningen. Marginaler Page Setup [Utskriftsformat]: Top: 2.5, Bottom: 2.0 samt Left & Right: 2.5. Sidnumrering Sidnummer placeras i nederkanten av varje sida i läge center, d.v.s. centrerat. Normalt ska inte titelsidan, sammanfattningarna och sidan med innehållsförteckningen ha något sidnummer. Om du ska få sidnumrering att börja först på sidan efter innehållsförteckningen måste du sektionera dokumentet (information om hur man gör det finns i Writing a Scientific Text in Microsoft Word av B. Malmfors, 2007 som användes i EX0700 Självständigt arbete i veterinärmedicin). Innehåll Examensarbetet ska ha en innehållsförteckning som bygger på rubriker i det skrivna dokumentet med sidangivelser. Om rubrikerna skrivits med användning av Formatmall får du fram innehållsförteckningen automatiskt via menyn Insert [Infoga]. Ange i Formatmallen hur många rubrikvalörer som ska visas i innehållsförteckningen. Det bör vara tillräckligt många för att återspegla innehållet i uppsatsen, men inte så många att överblicken går förlorad. 2

Om formatmall inte använts får du själv skriva innehållsförteckningen och sidangivelserna (görs när ditt dokument är klart i övrigt). Skriv ordet INNEHÅLL ovanför listningen av innehållet. Skriv ordet med följande inställningar: Font [typsnitt]: Arial 12 (all in CAPITALS); Bold [Fet]; Space: before 6 pt, after 6pt. OBS! Definiera inte rubriken INNEHÅLL som rubrik i formatmallen. Detta för att undvika att ordet listas i innehållsförteckningen. Uppdatera! Vare sig du gör innehållsförteckningen manuellt eller automatiskt - kom ihåg att uppdatera denna som det sista du gör i uppsatsen! Uppdatera då inte bara sidnummer utan även texten i innehållsförteckningen. När formatmall använts: högerklicka på innehållsförteckningen, välj update field [uppdatera fält] update entire table. Textformat för uppsatsen Brödtext Normal text (brödtext) skrivs med: Font [typsnitt]: Times New Roman 12; Justified, (dvs rak textkant både mot vänster och höger marginal); Line spacing Multiple 1,15 Normal text ser då ut så här: Fisudåo aoisudoiaf usdoiuadåsoi dufoaisudfoiau sfausdoi foisudoiau siodufo asiudfoi ausd oifuasoiduf asoiduf iosudiokkkk. Af ujlkjjölasoufoais udoifu aoiuiudfo oia sbb khu. Kuebueq u eureriu ueiuurn uriu uiuriu kdwqe ueiquhfqyx heiq q hhiwq. Lägg in en blankrad mellan stycken. Görs antingen genom att trycka Enter ( ), eller genom att i formatmallen ställa in att det i Normal ska vara 12 punkter efter stycken (Paragraph Spacing Space: after 12 pt). Rubriker När du ska skriva en rubrik som kommer efter en textparagraf: tryck på Enter-knappen ( ) efter sista meningen i paragrafen. Tryck sedan Enter igen. OBS! Detta andra Enter ska dock ej göras om du i formatmallen ställt in att det ska vara 12 pt efter varje paragraf. För rubrik som kommer direkt efter en överliggande rubrik: tryck Enter efter den överliggande rubriken och skriv sedan den aktuella rubriken. Nedan visas de rubrikvalörer du kan använda: RUBRIK VALÖR 1 Font: Arial 12 (all in CAPITALS); Bold [Fet]; Align Left: Space: before 6 pt, after 6pt 3

Alla huvudrubriker, t ex INNEHÅLL, skrivs i valör 1. Rubrik valör 2 Font: Arial 12; Bold, Align Left; Space: before 0 pt, after 6pt Rubrik valör 3 Font: Arial 11; Bold Italic; Align Left; Space: before 0 pt, after 6pt Rubrik valör 4 Font: Arial 11; Italic [Kursiv]; Align Left; Space: before 0 pt, after 4pt Punktlista Välj önskad typ av punkt (bullet) eller numrering. Text i punklista skrivs med: Font: Times New Roman 12; Align Left (dvs vänsterjustera, för att undvika stora mellanrum mellan orden); Line spacing 1.15, Space: after 6 pt Om det är flera rader text i flertalet punkter i en lista kan det ev. passa bättre med följande inställningar: Font: Times New Roman 12; Align Justified (rak vänster & högermarginal); Line spacing 1.15, Space: after 12 pt Tabeller Tabeller läggs in i den löpande texten (således ej som bilaga). Observera att det i brödtexten ska finnas en hänvisning till varje tabell. Enheten för siffror som ges i tabellen måste framgå tydligt. Tabeller ska endast ha horisontella linjer. Tabeller görs vanligen med användning av tabellfunktion. Inställningar för tabeller: Tabellrubrik Ordet Tabell X Font: Times New Roman 11, dvs ej kursiverad (se exempel nedan). Tabellrubriktexten: Font: Times New Roman 11; Italic; Align Left; Line spacing 1, Space: before 0, after 6 Obs! Tabellrubrik skrivs utan slutpunkt. Obs, om du lägger in detta som New Style så välj Style based on Normal och Following paragraph based on Normal. Varje tabell ska ha ett nummer. Tabelltext Font: Times New Roman 11; Space: before 2, after 2. Dessutom, ange i Table Properties hur du vill att texten ska ligga på höjden i tabellcellerna (dvs Center, Bottom eller Top). 4

Centrera, vänsterjustera eller högerjustera text och siffror i tabellkolumnerna på sätt som gör tabellen tydlig. Tänk på att tabellhuvudet byggs nerifrån, samt att tabell ej ska gå utanför sidmarginalerna. Nedan ett exempel på tabell skriven enligt ovanstående anvisningar: Tabell 1. Effekt av behandlingsmetod på frekvens mastit hos mjölkkor av olika ras Ras SRB SLB Behandlingsmetod Axxxxx Byyyyy Kontroll Antal djur 198 201 200 Procent mastit 10,6 8,4 15,3 Antal djur 175 193 182 Procent mastit 15,7 12,8 25,1 Figurer Figurer lättar upp texten och gör denna attraktiv. Figurer läggs in i den löpande texten (således EJ som bilagor). Figurer kan t ex vara olika typer av diagram (t ex linje-, stapel- eller cirkeldiagram), flödesdiagram, teckningar, clip art, fotografier, mm. Observera att man aldrig ska använda figurer från en tryckt källa om man inte fått skriftligt tillstånd av förlaget (och eventuellt även av författaren). Om man gör en egen figur baserat på litteraturuppgifter så ska källan/källorna anges. Diagram görs vanligen i MS Excel och förs därefter in i Word-filen. Vissa figurer kan göras i MS Power Point och sedan kopieras in i Word. Alternativt kan de sparas i JPEG-format för att sedan kopieras in i Word. Observera att fotografier ska läggs in via menyn Insert [Infoga] Picture [Bild] From file. Om de kopieras och klistras in kan de bli mycket utrymmeskrävande (kb). Förklaringstext till linjer i linjediagram och till tårtbitar i cirkeldiagram bör om möjligt skrivas i direkt anknytning till aktuell linje, tårtbit etc. Detta underlättar för läsaren. Alla figurer ska ha en figurunderskrift (inkl. figurnummer), och det ska finnas en referens i den löpande texten till varje figur. Observera att figurunderskriften ska avslutas med en punkt. I övrigt skrivs den med samma inställningar som tabellrubrik men Space: before 6 (istället för Space: after 6). 5

REFERENSER OCH CITERING I BRÖDTEXTEN Vilka referenser ska vara med? I både litteraturöversikten och diskussionen ska källor anges för de fakta som tas upp. Undantag är det som kan kallas common knowledge och det kan anses vara innehåll i de läroböcker och föreläsningar som ingår inom veterinärprogrammet. Om fakta från en lärobok inte överensstämmer med vad som förmedlas i en vetenskaplig artikel, och det diskuteras i examensarbetet, ska dock även läroboken anges som referens. Källorna ska huvudsakligen vara s.k. primärkällor, dvs de fakta som man hänvisar till har undersökts i just den studie som anges som referens. Därmed blir det huvudsakligen vetenskapliga artiklar som är referenser men det kan även vara avhandlingar (om inte själva artikeln är publicerad än), examensarbeten, organisationers hemsidor, referenspersoner mm. Se nedan och i bilagor om hur olika källor ska anges och citeras. Eftersom ämnet ska introduceras i litteraturöversikten i examensarbetet och i diskussionen jämföras med de egna resultaten, är det oundvikligt med en del upprepningar men det är viktigt att så stringent som möjligt plocka ut det centrala i både olika referenser och i de egna resultaten. Så här gör du i referenslistan Font: Times New Roman 11 (en storlek mindre än brödtexten). Align Left (vänsterjusterad för att undvika långa mellanrum mellan orden, vilket det annars lätt blir i just litteraturförteckningen). Hanging 0.6. Space: before 6, after 0. Det finns många olika sätt att göra en litteraturförteckning och vetenskapliga tidskrifter har ofta långa och komplicerade instruktioner för hur den ska skrivas i just deras tidskrift. I självständiga arbeten inom veterinärprogrammet ska du använda Harvard-systemet. Här nedan finns en sammanfattning och i Bilaga 1 finns exempel på de vanligaste typerna av referenser som du kan behöva. Mer information finns även på SLU-bibliotekets hemsida (http://www.slu.se/sv/bibliotek/soka/sok-och-skrivguide/). OBS! Värt att notera att biblioteket har något annorlunda instruktioner i vissa fall. För självständiga arbeten inom veterinärprogrammet ska du referera enligt nedanstående exempel. Om du är tveksam till hur du ska göra med andra källor än de som ingår i nedanstående exempel så fråga din handledare eller SLU-biblioteket! Referenserna anges i alfabetisk ordning baserat på den förste/första författarens efternamn. Om det finns flera artiklar med samma förste/första författare så placeras de i bokstavsordning efter den andre författarens efternamn, vid behov därefter tredje författaren osv. Observera att artiklar med förste/förstaförfattaren ensam alltid placeras före dem med en eller flera medförfattare. Källorna anges i alfabetisk ordning i referenslistan baserat på den första/förste författarens efternamn oavsett om det är en tidskriftsartikel, bokkapitel eller annan källa. Se konkreta exempel i Bilaga 1. Om precis samma författare (ensam eller fler) har mer än en artikel så placeras referenserna i listan efter publiceringsår (den äldsta referensen först). Om de är 6

publicerade samma år så anges de med bokstav efter publiceringsår i den ordning de citeras i brödtexten. (1999a), (1999b) etc. (Glöm inte att skriva ut bokstäverna a, b osv i brödtextens referenser också). Skriv alltid ut alla författares efternamn och förnamnsinitial/er. Tidskrifters namn ska inte förkortas i det självständiga arbetets referenslista. Tidskriftens namn ska ha versaler på alla ord utom mellanord. Om man citerar en organisation (och ingen ansvarig person finns namngiven) så sorterar du in den i listan i alfabetisk ordning utifrån organisationens namn. Se exempel på referenser i Bilaga 1. Citering i brödtexten Ange källan inom parentes i slutet av den första mening (eller inne i meningen om det behövs för att undvika missförstånd) som källan gäller. Om källan gäller för direkt efterföljande meningar behöver den oftast inte upprepas igen. Att återge annan författares slutsatser med egna ord Återger du en annan författares slutsatser och resultat med egna ord refererar du på följande sätt: En undersökning visade (McLauglin, 1978). Två författare Båda namnen ska tas med i hänvisningen och &-tecknet ska användas mellan namnen: En undersökning visade (Andersson & Hanson, 2009). Fler än två författare Om den källa du hänvisar till har fler än två författare skriver du inte ut alla namnen utan använder förkortningen "et al.": (Jansson et al., 2010) som står för et alia, et alii eller et aliae. Observera att orden et al. ska skrivas med kursivstil och följs av punkt samt komma före årtal. Att referera i text till författare som publicerat flera arbeten samma år Om samma författare publicerat flera arbeten samma år kan dessa särskiljas genom att du efter årtalet anger a, b, c med a för den i texten först förekommande referensen: Nilsson och Carlsson (1998a)... I Nilsson och Carlsson (1998b) däremot... Om man vill citera flera artiklar som är publicerade olika år av samma författare Tidigare undersökningar har visat att (Andersson & Hansson, 2007; 2009). Citering av två referenser I motsats till en tidigare undersökning (Andersson et al., 2001) visade en nyligen publicerad studie (Andersson & Hanson, 2009) att.. Alternativt: Tidigare undersökningar 7

har visat motsägande resultat (Andersson et al., 2001; Andersson & Hansson, 2009). Observera att om båda källorna anges i slutet av meningen så ska de citeras i den ordning de har publicerats och med semikolon emellan. Om författarnamnet ingår i brödtexten Andersson och Hansson (2009) visade att Att hänvisa i andra hand Du ska i möjligaste mån använda dig av primärkällor (vanligen vetenskapliga artiklar) men det går också att hänvisa till någon som i sin tur har hänvisat till originalkällan om den är svår eller omöjlig att få tillgång till. Båda källorna ska då finnas med i hänvisningen. Originalkällan skrivs först och sedan den källa som du själv använt: (Doyle, 1994: se Rader, 1996 s. 72) Att referera i text till offentligt tryck Enklast att referera till lagar och förordningar är att använda ett SFS-nummer eller liknande: Enligt Djurtransportutredningen (SOU 2003:06) kan man... I den svenska upphovsrättslagen (SFS 1960:729) finns några undantag... Med hänvisning till Statens jordbruksverks föreskrifter om djurhållning inom lantbruket (SJVFS 1993:129) bör... Se även Bilaga 2 om svenska författningar, lagar, förordningar och föreskrifter samt EU:s/EG:s rättsakter och Europarådets konventioner. Om man vill citera en rapport från en organisation (publikation utan namngiven författare) En undersökning visade att (Committee on Stem Cell Research, 2002). Om man vill citera en anonym författare En undersökning visade att (Anon., 2009). Om man vill citera en person som man pratat med (opublicerade uppgifter) OBS! Glöm inte att fråga den du pratat med om tillstånd att ange den personen som källa! I texten anger du din kontakt och dess tillhörighet (i förekommande fall) inom parentes t.ex. Prevalensen i Sverige avseende sjukdomen xx anses vara mellan 3 och 5 % (Andersson, A., Statens jordbruksverk, pers. medd., 2010-03-11). Man kan välja att bara ange årtal. En sådan referens anger du aldrig i referens/litteraturlistan. Citat från annan författare Citat från annan författare måste vara exakt återgivet och hänvisningen ska även innehålla sidnummer. Kortare citat skrivs i den löpande texten, inom citationstecken: "When traits are determined by many genes, usually in concert with environmental factors, they are referred to 8

as quantitative traits" (Hartl, 1988). Längre citat skrivs som ett eget stycke med indrag i höger- och vänsterkant. Bilder Bilder eller fotografier har liksom figurer eventuell beskrivning av innehållet under den återgivna bilden. Källhänvisning med namn och årtal anges under bilden. Ibland finns det behov av att redovisa ett stort antal bilder eller fotografier i ett arbete med hänvisning till andra upphovsinnehavare. I dessa fall kan man skapa en bildförteckning i sin referenslista. Tänk på att bilder och fotografier som du själv inte skapat för ditt arbete eller inte omfattas av Creative Commons omfattas av upphovsrätten och kräver upphovsrättsinnehavarens tillstånd för publicering. Tabeller och figurer Tabeller förses med en kort förklarande rubrik och text ovanför tabellen. En figur har istället sin rubrik och text under figuren. Figurtexter brukar avslutas med punkt i motsats till tabellens text. Vanligtvis gör personen som skriver ett arbete också sin egen tabell eller figur, men hänvisar man till en annan författares tabell/ figur anges källan under respektive tabell/ figur. Tänk på att upphovsrätten också omfattar tabeller/figurer och kräver tillstånd från upphovsrättsinnehavaren för publicering. Se Bilaga 1 för vanliga exempel till referenslistan och Bilaga 2 om hur man refererar till lagtexter. 9