Rekrytera rätt - några säkerhetsaspekter Christina Wainikka November 2004 Att rekrytera rätt personer är mycket viktigt, både för den rekryterade och för företaget. Det finns forskare som menar att en rekrytering kostar ungefär 40 % av en årslön, under förutsättning att inget går fel. En rekrytering som misslyckas kostar givetvis ännu mer. Med denna skrift vill vi ge tips och råd inför rekrytering, särskilt utifrån ett säkerhetsperspektiv.
Medarbetarna är företagets viktigaste tillgångar För alla företag med anställda är inte uttrycket att medarbetarna är företagets viktigaste tillgångar en floskel. Det är en sanning. Utan medarbetare är det omöjligt att bedriva verksamheten. Det är som värdefull tillgång som medarbetarna skall betraktas. Samtidigt är det också så att rätt person på rätt plats är en förutsättning för framgång. Rätt person på fel plats gör ingen lycklig, vare sig företaget eller medarbetaren. Att få rätt person på rätt plats är alltså en viktig utgångspunkt för att medarbetaren skall kunna vara företagets viktigaste tillgång. Att rekrytera rätt personer är mycket viktigt, både för den rekryterade och för företaget. Det finns forskare som menar att en rekrytering kostar ungefär 40 % av en årslön, under förutsättning att inget går fel. En rekrytering som misslyckas kostar givetvis ännu mer. Med denna skrift vill vi ge tips och råd inför rekrytering, särskilt utifrån ett säkerhetsperspektiv. Christina Wainikka Svenskt Näringsliv 1
Innehållsförteckning 1. Varför är rekrytering en säkerhetsfråga?... 3 2. Hur bör man resonera?... 4 3. Ömsesidigt förtroende... 5 4. Konkreta tips för rekryteringssituationen... 5 5. Vad säger reglerna?... 9 6. Något att tänka på när anställningen påbörjats... 16 7. När någon slutar... 17 Länklista... 18 2
1. Varför är rekrytering en säkerhetsfråga? Rekrytering är en säkerhetsfråga av flera skäl. Många av de säkerhetsrisker som finns i företag hänger samman med de personer som är verksamma där. Det kan handla om allt från s k insiderbrott till olycksfall. En del av dessa problem kan undvikas vid en noggrannare rekrytering. För att ge en bild av vilka problem som kan uppkomma vid dåligt genomförd rekrytering ges här några exempel. Olycksfall Arbetsgivaren har givetvis ansvar för arbetsmiljön och för det förebyggande skyddsarbetet. Det finns dock tyvärr många exempel på när medarbetare, av skilda skäl, kringgår säkerhetsanordningar eller liknande och därmed bidrar till att orsaka skador. Medarbetare kan t ex ignorera säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda mot brand. Brand är för många företag en mycket allvarlig händelse. Det finns undersökningar som visar att företag som drabbats av brand ofta går i konkurs inom ett par år. Under tiden som verksamheten ligger nere efter branden hinner kunderna helt enkelt hitta andra leverantörer. I rekryteringsfasen kan det därför vara av betydelse att kontrollera om de sökande är uppdaterade på skilda former av regler. Ingår t ex säkerhet i den utbildning som krävs för anställningen är det viktigt att kontrollera att personen i fråga verkligen har genomgått dessa delar. Är så inte fallet måste åtgärder annars vidtas, t ex i form av internutbildning. Svinn och liknande Många företag drabbas av att anställda tar med sig varor och annat hem. I vissa företag utvecklas t o m en kultur där detta betraktas som accepterat, som något som inte ens behöver döljas inför kollegor. För företagen är detta givetvis ett stort problem. Ett företag som köper in varor måste självt kunna få avgöra hur de skall användas. Vid rekrytering kan det vara viktigt att även ta sådana här frågor i beaktande. Företagsspioneri och andra informationsläckage Medarbetarna, i olika omfattning, måste få del av företagets företagshemligheter och annan viktig information. En säljare som inte får del av den kundlista hans arbete skall baseras på kan ju inte sköta sitt jobb. De allra flesta medarbetare följer de instruktioner de får beträffande informationshantering, men det finns tyvärr fall där företagshemligheter hanteras på fel sätt. Sabotage I sällsynta fall finns anställda som saboterar företagets verksamhet. När detta händer finns det nästan alltid en konflikt i botten. Det kan t ex 3
handla om uppsagd personal som raderar hårddiskar. Denna typ av agerande kan sällan hindras vid rekryteringen, men kan förebyggas vid en rimlig och genomtänkt hantering av den personal som sägs upp. Inkompetens Det finns fall där arbetsgivaren drabbas av skador och förluster på grund av en medarbetares inkompetens. Dessa skador beror i princip uteslutande på att arbetsgivaren slarvat i rekryteringsfasen! Hit hör t ex de landsting som anställer falska läkare och företag som anställer personer utan att de har erforderlig kompetens, t ex därför att de köpt ett examensbevis från en icke existerande högskola. Sköts rekryteringen ordentligt kan dessa skador undvikas. Som synes handlar det här om problem av väldigt olika karaktär. Gemensamt är att det är personer inne i företaget som orsakar skador. Det handlar om personer på alla nivåer, alla med det gemensamt att de egentligen borde agera med företagets bästa för ögonen, men inte gör det. På många områden börjar det man kallar för insiderproblematik uppmärksammas alltmer. Med bra rutiner för rekrytering kan en hel del av de risker som beskrivs ovan undvikas. De bör dock också kompletteras med bra rutiner för dialog med medarbetarna om säkerhetsfrågor mm under pågående anställning. 2. Hur bör man resonera? Varje rekrytering bör ses som en enskild process, men bör samtidigt följa vissa rutiner. Detta kan låta som en motsägelse, men så är inte fallet. Rutiner är viktiga för att inget viktigt moment skall missas, för att vara säker på att alla som behöver få viss information verkligen får det. Att se varje rekrytering som en enskild process är viktigt för att kunna göra rätt avvägningar beträffande hur rekryteringen skall gå till. Det finns många avvägningar som behöver göras, och som bör påverka rekryteringsprocessen. Det är några som är helt självklara, såsom att det är viktigt att vara noggrann i rekryteringsprocessen när det är en VD. VD är ju på många sätt ett ansikte utåt och en felrekryterad VD skadar inte bara bolaget direkt, utan även indirekt genom att företagets goodwill skadas. Många medarbetare har också en väldigt hög självständighet. Det kan handla om städpersonal som har tillgång till lokalerna när inga andra är där, det kan handla om chaufförer som självständigt sköter leveranser och annan liknande personal. Genom att de har så hög självständighet är det även här viktigt att vara noggrann i rekryteringen. En felrekrytering kan bli väldigt dyr. 4
3. Ömsesidigt förtroende I denna skrift fokuseras på vad som konkret kan göras för att göra rekryteringsprocessen så bra som möjligt från säkerhetsperspektiv. Det finns dock några saker som är viktiga att tänka på, oavsett från vilket perspektiv man betraktar rekryteringsprocessen. Tänk på att alla du möter i rekryteringsfasen är människor som skall behandlas med respekt. Rekryteringsförfarandet kan ses som en del av företagets marknadsföring. Alla sökanden bör få ett gott intryck av företaget och dess verksamhet. Det handlar om att alla sökanden skall få ett trevligt bemötande. Företagets rykte och anseende kan skadas om de sökande känner sig kränkta. Detta gäller kanske särskilt de personer som företaget väljer att inte anställa! En viktig aspekt av att skapa goda relationer och ömsesidigt förtroende redan under rekryteringsfasen är att det kan få avgörande betydelse för den fortsatta relationen. Har relationen börjat med att de känner sig illa behandlade eller oskyldigt misstänkliggjorda under rekryteringen är det svårt, för att inte säga omöjligt, att skapa ett ömsesidigt förtroende. 4. Konkreta tips för rekryteringssituationen Här är ett par konkreta tips som åtminstone bör övervägas i samband med en rekryteringsprocess för att den inte skall innebära en säkerhetsrisk. Som framgår är det inte fråga om några konstigheter, men det är ändå bra att bli påmind om vad som bör och kan göras. 1. Gör en noggrann arbets- och kravanalys För att kunna genomföra rekryteringen på bästa sätt måste en analys göras av både arbetet och de krav som behöver ställas på den som skall rekryteras. Görs inte dessa analyser är det stor risk att rekryteringen inte blir så lyckad som den annars kunnat bli. Detta är ett viktigt och nödvändigt förarbete! 2. Begär skriftliga handlingar Är det så att det för en viss anställning är viktigt att den person som anställs har en viss yrkeserfarenhet eller en viss utbildning så bör skriftliga, gärna bevittnade, kopior av intyg och betyg krävas. Det finns dock ingen som helst anledning att begära skriftliga kopior av alla betyg och intyg som de sökande kan ha, begär bara för det som är av betydelse. 5
Detta låter som ett oerhört självklart moment i en rekrytering, men det är ofta här det missas. De falska läkare som gång på gång blir anställda av landsting runt om i Sverige skulle aldrig få anställning om landstingen verkligen krävde in kopior av betyg och legitimation. Det finns till och med fall där en person anställs som VD, med angivande av att han haft sådana poster tidigare och med hänvisning till en examen från Handelshögskolan. I själva verket hade han varken nödvändig utbildning eller yrkeserfarenhet. Om den sökande inte själv vill ta fram handlingarna så kan det vara läge att fundera över varför. Det behöver dock naturligtvis inte betyda att personen utger sig för att vara någon han inte är. Det kan i vissa fall också vara lätt att få fram en sökandes handlingar. Handlar det om svenska skolor så faller dessa i de flesta fall in under den svenska tryckfrihetsförordningen. Det innebär att betyg är offentliga handlingar som vem som helst kan begära att få tillgång till. Utnyttja den möjligheten om det är en utbildning som är en förutsättning för tjänsten! Det talas idag också allt oftare om att personer köper examensbevis från högskolor och universitet som inte existerar. I dessa fall hänvisar den sökande till en examen som i själva verket inte finns. Om sökanden har betyg och intyg från utländska skolor bör dessa kontrolleras på något sätt. Ett första steg kan vara att kontrollera om skolan existerar på Internet. Via hemsidorna brukar snabbt framkomma om det är en riktig skola eller inte. Marknadsförs på hemsidan möjligheter att köpa examensbevis bör man bli ytterst misstänksam. Ett annat steg kan vara att kontakta ambassaden för det land skolan uppges finnas i. Då finns också möjligheten att diskutera utbildningens kvalitet. Gör man sig inte detta besvär riskerar man att gå miste om bra personer. Det finns ju ingen som helst anledning att tacka nej till att anställa en person bara för att man som arbetsgivare själv inte känner till den aktuella skolan. 3. Be om referenser Gör det gärna till en rutin att be om referenser, gärna flera. Det är ofta möjligt att redan utifrån vilka personer som anges som referenser dra vissa slutsatser om den som söker en anställning. Det kan också i samband med en intervju diskuteras vilka som är referenser och varför. Många undviker att ange referenser på nuvarande arbetsplats eftersom de inte vill tala om att de söker efter en ny anställning. Det kan dock vara läge att be om fler referenser om alla är av samma typ. 6
4. Kontakta referenserna I en rekryteringssituation väljer många att inte ringa till referenserna utan nöjer sig med att diskutera listan. I ett fall beträffande en person som utgett sig för att ha en viss bakgrund och kompetens hade det anställande företaget inte ringt tidigare arbetsgivare. Hade de gjort det hade de fått besked om att personen i fråga hade blivit uppsagd på grund av oegentligheter. Försök därför att kontakta referenspersonerna. Kontakta gärna inte bara en av dem utan gärna flera. Fråga också särskilt om hur länge de haft kontakt med den sökande och i vilka typer av situationer. Genom att ställa sådana frågor kan det framkomma t ex viktiga personliga egenskaper som kan vara av betydelse att känna till. 5. Hur passar personen in i organisationen? Det finns ofta anledning att fundera över hur personen som skall rekryteras passar in i den existerande organisationen. Det kan vara läge att fundera över om den sökande redan har existerande relationer till andra medarbetare eller hur han eller hon av andra skäl kan passa in i organisationen. Det handlar om allt från att personkemin i gruppen skall fungera till att det kan bli destruktiva grupperingar. Att personkemin mellan kollegor blir bra är viktigt, men är svårt att garantera i förväg. Ett sätt att hantera det är att göra även de blivande arbetskamraterna delaktiga i rekryteringsfasens slutskede. Destruktiva grupperingar kan uppstå när grupper inom organisationen har eller får starkare lojalitet mot gruppen än mot organisationen. Detta kan hända på alla nivåer i en organisation, från styrelserum till verkstadsgolv. Sådana grupperingar kan uppstå på skilda sätt. Det kan handla om personliga förhållanden, kompisband eller t o m medlemskap i samma religiösa samfund. Detta är ett ytterligare skäl att försöka få en så bra mix av människor som möjligt i organisationen, såväl vad gäller etnisk bakgrund, kön, religiös tillhörighet som fritidsintressen. Många företag som aktivt arbetar med att få medarbetare med olika bakgrund vittnar om att det inte bara förbättrat relationerna på arbetsplatsen utan att det också kan vara en fördel i kontakter med kunder och leverantörer. (Se vidare i avsnittet om diskrimineringslagstiftningen.) 7
6. Hur ser livet ut för den sökande? Diskutera inte bara jobbet och jobbsituationen med den sökande. Det är viktigt att från början bygga en god relation och också att redan från början ha en god bild av personens hela livssituation. I diskussionerna kan det finnas en del som kommer fram som kan ses som varningssignaler. Det kan t ex handla om spelberoende eller missbruksproblem. Om sådana misstankar uppkommer under intervjuerna bör det diskuteras vidare med den sökande. Det kan ju vara helt ogrundade misstankar. Anställs personen trots misstankarna måste organisationen vara beredd att hantera de problem som kan uppkomma. 7. Gör en sökning på Internet När slutskedet närmar sig och det bara finns några få kandidater kvar kan det vara en god idé att göra en sökning på Internet. Det går att t ex söka på personens namn på www.google.com. Har personen ett vanligt namn kan det vara nödvändigt att lägga till ytterligare ett sökord, såsom bostadsort. Berätta gärna för den sökanden att ni gör en sådan sökning! Det gör att ni öppet kan diskutera resultatet. Skälet för att göra en sökning på Internet är att få ytterligare perspektiv på den sökande. Består alla träffar av resultat i golftävlingar och det visar sig att personen har ett mycket lågt handicap kan det ge en viss bild av vilka prioriteringar personen har. Består träffarna av sidor för militanta veganer eller knarkliberaler ges en helt annan bild. Den bild som kommer fram bör diskuteras med den sökande. Det kan vara fråga om något som är en enorm tillgång i arbetet likaväl som något som gör att en anställning kanske inte bör komma ifråga. Det finns inga som helst lagliga hinder för att göra sådana här sökningar i öppna källor på Internet. 8. Låt det få ta lite tid! Många av de misstag som begås i samband med rekrytering begås därför att förfarandet stressas igenom. Låt rekryteringen få ta lite tid! När någon väl blivit anställd är felaktig rekrytering svår att rätta till. Det går inte att som grund för uppsägning åberopa sådant som borde ha varit uppe till diskussion under rekryteringen. Låt det hellre bli rätt med en gång än att låta både den rekryterade personen och företaget lida för att det blivit fel! 8
5. Vad säger reglerna? Det finns en mängd rättsliga regler som kan påverka rekryteringsförfarandet. Några har nämnts ovan, i samband med de konkreta tipsen. Det finns dock flera regler som kan påverka rekryteringsprocessen. Utgångspunkten vid rekrytering är att företaget självt får bestämma om det vill anställa och i så fall vem det skall anställa. Det finns dock vissa regler som inskränker denna frihet. Det finns också lagregler som inverkar på möjligheten att göra vissa kontroller, som påverkar anställningsavtalets utformning samt regler som påverkar hur de uppgifter som kommer fram skall hanteras. Här ges några exempel, och genomgången är inte heltäckande. I en konkret situation är dock viktigt att ta reda på exakt vad som gäller! Kontakta därför gärna din arbetsgivarorganisation. Regler som påverkar rätten att välja Rätt till återanställning Inom arbetsrätten finns regler om återanställningsrätt som gör att när personer som sagts upp på grund av arbetsbrist kan ha rätt till återanställning inom en viss tidsperiod. Har företaget sagt upp personer på grund av arbetsbrist måste det kontrolleras om någon av dessa har rätt till återanställning. Diskrimineringslagstiftning Det finns flera lagar och regler som handlar om att hindra diskriminering i arbetslivet. Dessa lagar måste beaktas vid rekryteringsförfarandet. Lagarna är utformade så att de innebär ett förbud att diskriminera av vissa specifika skäl. Det finns alltså inte ett allmänt diskrimineringsförbud, utan förbud mot diskriminering på grund av t ex kön. För det fall att diskriminering sker kan skadeståndsskyldighet finnas gentemot den som blivit diskriminerad. Jämställdhetslagens förbud mot diskriminering är att de gäller när arbetsgivaren: 1. beslutar i en anställningsfråga, tar ut arbetssökande till intervju eller vidtar annan åtgärd under rekryteringen, 2. beslutar om befordran eller tar ut en arbetstagare till utbildning för befordran, 3. tillämpar löne- eller andra anställningsvillkor (för arbeten som är lika eller likvärdiga), 4. leder och fördelar arbetet, eller 5. säger upp, avskedar, permitterar eller vidtar annan ingripande åtgärd mot en medarbetare. 9
Det är förbjudet med både direkt och indirekt diskriminering. Med direkt diskriminering avses att skälet för diskriminering beror på en viss grupptillhörighet. Man kan t ex tänka sig en arbetsgivare som bara anställer muslimska kvinnor från Iran. Den svenske man som söker anställning och inte får det, trots likvärdiga eller bättre meriter kan åberopa att han blivit diskriminerad. Med indirekt diskriminering avses t ex krav för anställning som bara kan uppfyllas av en viss kategori människor. En arbetsgivare som skulle kräva att det för anställning är nödvändigt att ta minst 100 kilo i bänkpress kan på det sättet effektivt utestänga de flesta kvinnor. Kravet kan ses som ett uttryck för indirekt diskriminering, om det inte är befogat med hänvisning till arbetets art. Jämställdhetslagen innebär ett förbud mot all diskriminering på grund av kön. Lagen gäller faktiskt diskriminering både av män och av kvinnor. Det lagen förbjuder är att hänsyn tas till kön i samband med t ex rekrytering. Det innebär att den arbetsgivare som direkt sorterar bort alla kvinnor, eller alla män, bara på grund av kön agerar i strid med lagens regler. Detta gäller oavsett om det finns ett syfte att diskriminera eller inte! Det är också viktigt att tänka på att jämställdhetslagen också gäller vid lönesättningen som normalt sker i samband med rekryteringen. Lönenivån skall vara motiverad med hänsyn till objektiva faktorer, såsom kompetens, och får inte bero på individens kön. Anställs samtidigt flera personer med likvärdiga meriter och löneskillnader finns mellan personerna är det viktigt att dessa inte beror på kön. Beror skillnaderna på individernas kön strider lönesättningen mot jämställdhetslagen. Det finns också en särskild lag mot att diskriminera någon på grund av hans eller hennes etniska tillhörighet. Med etnisk tillhörighet avses att någon tillhör en grupp av personer som alla har samma ras, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung. Lagen riktar alltså helt in sig på grupptillhörighet. Lagen gäller också om en arbetsgivare tror att en sökande är av visst etniskt ursprung. En arbetsgivare som nekar t ex en etnisk svensk anställning för att han tror att personen har ett annat ursprung kan alltså också ställas till ansvar enligt lagen. En fråga som ibland kommer upp i samband med diskussioner om etnisk diskriminering är hur utländska utbildningar och andra meriter skall värderas. Enligt lagen är det den arbetssökande som är ansvarig för att presentera uppgifterna på ett sådant sätt att arbetsgivaren kan förstå dem. Vid en rekrytering kan frågan uppkomma om meriterna är de som krävs. För att inte missa att rekrytera en kompetent person och för att inte behöva ställas till svars inför lagen kan det många gånger vara värt att lägga ner lite möda på att 10
utvärdera och diskutera de utländska meriterna. Beträffande utbildning i utlandet kan t ex det aktuella landets ambassad många gånger vara behjälplig. Vid en rekrytering kommer ofta frågor om de sökandes privatliv upp. En del av en persons privatliv utgörs av hans eller hennes sexuella läggning. Det finns en särskild lag om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av någons sexuella läggning. Sexuell läggning definieras i lagen som homosexuell, bisexuell och heterosexuell. Tanken är att alla människor skall vara täckta av denna beskrivning. Förbudet i lagen innebär att det är förbjudet att överhuvudtaget beakta de arbetssökandes sexuella läggning. Den sexuella läggningen är en privatsak som skall sakna betydelse i arbetslivet. Det är också förbjudet att diskriminera funktionshindrade. Det regleras i lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder. Med funktionshinder avses varaktiga fysiska, psykiska eller begåvningsmässiga begränsningar av en persons funktionsförmåga, som till följd av en skada eller en sjukdom fanns vid födseln, har uppstått senare eller kan förväntas uppstå. Värt att notera är att personer som kan betraktas som funktionshindrade av socialmedicinska skäl inte omfattas av lagens förbud. Hit hör t ex missbrukare, som ju i andra sammanhang räknas som arbetshandikappade. Förbudet mot diskriminering av funktionshindrade är lite speciellt i förhållande till de andra diskrimineringsförbuden. Ett funktionshinder kan ju påverka förmågan att utföra ett visst arbete, vilket ju kön, etnisk tillhörighet eller sexuell läggning normalt sett inte gör. Det gör att man vid rekrytering först måste ställa sig frågan om funktionshindret påverkar möjligheterna att utföra arbetet. En person som är rullstolsburen kan mycket väl arbeta som revisor men inte som takläggare. Det är inte godtagbart att diskriminera en funktionshindrad för att vissa anpassningar måste göras. Det går inte att säga att någon i rullstol inte fick jobbet för att hiss saknas eller att alla trösklar i så fall måste tas bort. Anpassningarna skall dock vara skäliga. Det finns också möjlighet att få bidrag till arbetshjälpmedel och annat för anställda med funktionshinder. Diskrimineringslagstiftningen kan te sig som en snårig djungel. För en arbetsgivare som skall anställa är det viktigt att varje rekrytering grundas på sakliga skäl, såsom kompetens. Så länge det är så kan den inte heller kritiseras såsom diskriminerande. Tänk dock på att det inte går att hänvisa till våra kunder föredrar att bli expedierade av kvinnor eller en person i rullstol passar inte vår image. Den typen av kommentarer och argument för att inte anställa en viss person är diskriminerande! 11
Regler som berör möjligheterna att kontrollera uppgifter Offentlighet och sekretess Information hos myndigheter, offentliga skolor mm omfattas av offentlighetsprincipen. Det gör att det är möjligt att i stor utsträckning få fram information om den sökande när så bedöms som motiverat. Som nämndes tidigare är det möjligt att från en skola få fram de betyg som den sökande säger sig ha, men inte vill visa upp. Offentlighetsprincipen gäller dock inte utan inskränkningar. Sekretesslagen innebär att en del uppgifter om enskilda inte fritt lämnas ut. Bedömningen om uppgifter skall lämnas ut eller inte görs av den enskilde handläggaren som skall bedöma skaderisken när någon begär ett utlämnande. Registerutdrag Vid en rekrytering kommer i vissa sammanhang frågan om möjligheten att få utdrag ur belastningsregister eller från Försäkringskassan upp. Sekretesslagen uppställer hinder för att göra sådana utdrag hur som helst. För personal i förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg finns en särskild lag om registerutdrag ur belastningsregistret. Vid rekrytering till en del arbeten och till en del arbetsplatser kan det finnas önskemål om att få se om den sökande tidigare är straffad. Det kan till exempel vara arbeten där den anställda självständigt skall hantera en större mängd kontanter. Arbetsgivaren kan inte själv begära fram sådana uppgifter ur belastningsregistret, men det är möjligt att be den arbetssökande själv begära ett registerutdrag. Möjligheten att begära registerutdrag bör bara användas i situationer där det bedöms som väldigt viktigt från säkerhetssynpunkt. Företaget bör också ha en policy om när registerutdrag skall begäras och vilken inställning som finns till de uppgifter som kan komma fram. När företaget talar med den sökande om att ett registerutdrag ur straffregistret önskas bör också en diskussion föras om varför utdraget behövs. För den sökande kan frågan om utdrag ur belastningsregistret upplevas som mycket integritetskränkande, även om personen ifråga inte överhuvudtaget har något att dölja. När frågan om registerutdrag ur belastningsregistret diskuteras med den sökande skall denne också ges utrymme att berätta om eventuella tidigare domar. Det kan mycket väl vara så att en person som faktiskt har en tidigare dom inte alls automatiskt skall strykas som lämplig kandidat. Den som vid diskussionen är ärlig och berättar om en tidigare dom kan mycket väl ändå vara en lämplig kandidat. Den däremot som fått frågan om tidigare domar finns och nekar, men som ändå är straffad tidigare, har ju inte bara begått brott utan är också oärlig. 12
Drogtester För vissa typer av arbeten och vid vissa typer av arbetsplatser är det viktigt att alla är fullt ut nyktra och drogfria. Det kan till exempel vara fråga om arbete som pilot eller vid ett kärnkraftverk. Arbetsgivaren kan då ha önskemål att göra drogtester. Drogtester kan dock också ses som integritetskränkande och är inte alltid tillåtna. Alla krav på drogtester bör vara mycket väl motiverade från säkerhetssynpunkt. Går det inte att finna goda skäl för att göra drogtester skall de inte heller göras. Det är givetvis helt ok att göra en drogtest av en sökande om denne själv går med på det. Frågan om drogtester bör diskuteras ingående med den sökande och noggrant motiveras. Den sökande som förstår varför företaget anser det nödvändigt att göra en drogtest har också mycket lättare att acceptera att den görs. Företaget bör i förväg upprätta en policy för hur man skall agera om en sökande nekar till att göra en drogtest. I en del fall skall det kanske leda till att den sökande inte anses lämplig. I andra fall bör kanske sådana slutsatser inte dras, utan den sökandes ställningstagande kan tjäna som underlag för en diskussion om droger. Utfallet av diskussionen kan då vara det som är avgörande för om personen anses lämplig eller inte. Frågan om drogtester är även aktuell efter det att en anställning påbörjats. På en del arbetsplatser finns rätten att göra drogtester intaget i kollektivavtalet. Den arbetstagare som är bunden av kollektivavtalet kan då inte vägra. Är rätten att göra drogtester intaget i kollektivavtalet bör den arbetssökande upplysas om det när frågan om drogtest diskuteras vid rekryteringen. Det finns också möjligheter att reglera rätten att göra drogtester i det enskilda anställningsavtalet. Finns t ex säkerhetsskäl för att göra drogtester är det möjligt att göra dessa även utan stöd i kollektivavtal eller anställningsavtal. Regler som påverkar anställningsavtalet Provanställning Rätten till provanställning regleras i lagen om anställningsskydd. För de företag som är bundna av kollektivavtal är det dock inte lagen utan just istället kollektivavtalet som styr rätten till provanställning. Det är inte möjligt att använda provanställningar vid alla rekryteringar! Redan innan rekryteringen påbörjas bör alltså rätten till provanställning kontrolleras. Provanställning kan vara ett sätt att se om den sökande motsvarar de krav som ställs. Det kan t ex vara en möjlighet att pröva någon som kanske inte har de formella meriterna men som ändå verkar kunna utföra jobbet på ett bra sätt. För 13
både företagets och den sökandes skull bör dock provanställningen vara realistisk. Provanställ inte om det inte är tänkbart att tillsvidareanställa personen i fråga. Enligt lagen om anställningsskydd är provanställning tillåten under högst sex månader. Det går i princip inte att förlänga provanställningen. Under dessa sex månader har företaget möjlighet att se om medarbetaren har nödvändiga kvalifikationer, men även om han eller hon passar in i arbetsgemenskapen. En provanställning är möjlig att avbryta utan att ange skäl. I många kollektivavtal finns ytterligare begränsningar i rätten till provanställning, förutom tidsbegränsningen. Det kan t ex vara uttryckligt stadgat att provanställning bara får användas när det gäller personer utan tidigare erfarenhet i yrket. Om inte anställningen avbryts inom de sex månaderna övergår provanställningen i en fast anställning. Detta sker helt automatiskt, det vill säga är medarbetaren anställd i sex månader och plus en enda dag så har anställningen generellt sett övergått från provanställning till fast anställning. Regler som påverkar hantering av uppgifter Personuppgiftslagen Uppgifter om de som söker en anställning är så kallade personuppgifter och omfattas av personuppgiftslagen. Det gör att de sökandes personuppgifter, såsom namn och adress, inte får hanteras hur som helst. När det gäller personer som redan är anställda är det tillåtet att göra registreringar av namn, personnummer, adress och liknande för att företaget skall kunna betala ut lön, hålla ordning på semesterdagar mm. Det är helt enkelt tillåtet att göra sådana registreringar som krävs för att kunna fullgöra de skyldigheter som följer av anställningsavtalet. I rekryteringsfasen är situationen annorlunda. De personer som lämnar sina personuppgifter har ännu inte en sådan relation till företaget. Mycket av det som normalt sker vid rekryteringen är tillåtet. Men allt är inte tillåtet ens för att arbetsgivaren tycker att det underlättar arbetet. Det är alltså inte tillåtet att med hänvisning till rekryteringen upprätta allehanda former av register! Det är t ex inte tillåtet att upprätta ett register över sökande och skicka till andra företag som också rekryterar. 14
Tänk också på att behandling av känsliga personuppgifter ställer än högre krav. Det skulle inte vara tillåtet att lägga in uppgifter av typen X hade blödande magsår för tre år sedan så henne skall vi aldrig anställa i ett register för framtida behov. För mer information om lagen se www.datainspektionen.se. 15
6. Något att tänka på när anställningen påbörjats Det är en del att tänka på även efter att anställningen påbörjats, när rekryteringsfasen är över. Några saker är särskilt viktiga att uppmärksamma. 1. Tänk på att försöka bygga upp och vårda goda relationer och ömsesidigt förtroende. Som påpekades bör detta prägla redan rekryteringen, men det är viktigt att detta synsätt präglar även det fortsatta förhållandet mellan företaget och medarbetaren. 2. För att undvika de problem som nämndes i början bör vettiga och bra rutiner finnas. Dessa bör omfatta introduktion av nya medarbetare och instruktioner för redan anställda. Alla medarbetare bör ha fått bra instruktioner beträffande sådant som är av betydelse för företagets verksamhet. Det kan handla om allt från säkerhetsrutiner till kommunikationsinsatser. Sådana instruktioner bör också följas upp med tydliga policies i för företaget viktiga frågor. 3. Tala tydligt om när det är något som inte fungerar som det skall. Den medarbetare som inte får reda på när arbetsgivaren är missnöjd har inte heller någon möjlighet att bättra sig. Ta upp sådana här frågor på ett tidigt stadium och ta initialt bara upp det direkt med den det berör. 16
7. När någon slutar När någon slutar bör goda rutiner finnas även för detta. Varje medarbetare som slutar bör ha ett gott sista intryck av företaget, så gott det är möjligt. Oavsett varför personen i fråga skall sluta så bör ett avslutningssamtal hållas. Vid detta samtal bör diskuteras vad som varit bra i anställningen och vad som har varit dåligt. Det som kan komma fram vid ett sådant samtal kan vara värdefullt för den fortsatta verksamheten i företaget. Det kan också vara viktigt att påminna den som slutar om vissa frågor, t ex den informationssäkerhetspolicy som gäller på företaget. Genom att påminna om den minskar risken för att känsliga uppgifter, såsom företagshemligheter, kommer på avvägar i samband med att någon slutar. 17
Länklista Här listas länkar till olika hemsidor som kan vara bra att använda vid rekrytering. Om diskriminering: Jämställdhetsombudsmannen: www.jamombud.se Sidan innehåller information om jämställdhet och då särskilt jämställdhet i arbetslivet. Förutom information om vad som gäller vid rekrytering finns information om jämställdhetsplaner mm. Diskrimineringsombudsmannen: www.do.se Sidan innehåller information om etnisk och religiös diskriminering. Det finns också information om t ex utbildningar, så att personer som arbetar med rekrytering kan utbildas i hur etnisk och religiös diskriminering kan undvikas. Ombudsmannen mot diskriminering p g a sexuell läggning: www.homo.se Sidan innehåller information om diskriminering på grund av sexuell läggning. Handikappombudsmannen: www.ho.se Sidan innehåller information om diskriminering på grund av funktionshinder. Det finns också information om möjligheter till anpassning av arbetsplatsen för funktionshindrade. Gemensam hemsida: www.antidiskriminering.se Sidan är gemensam för JämO, HomO, DO och HO. Här utannonseras bl a gemensamma utbildningar om diskrimineringslagstiftningen. Sökmotorer www.google.se www.altavista.se Båda sökmotorerna är användbara för att söka efter information om tidigare arbetsgivare, skolor eller liknande. www.sunet.se Under rubriken webbkatalogen kan länkar hittas till olika universitet och högskolor i Sverige. 18
Behandling av personuppgifter www.datainspektionen.se Sidan innehåller bland annat information om personuppgiftslagen och dess tillämpning. Datainspektionen anordnar också utbildningar om personuppgiftslagen och dessa utannonseras på hemsidan. Utlämnande av offentliga handlingar www.jo.se Om någon inte får ut offentliga handlingar, t ex betyg, finns möjligheter att göra en anmälan till Justitieombudsmannen. På hemsidan finns information om hur en anmälan går till. Information om utbildningar i utlandet www.regeringen.se På utrikesdepartementets hemsida finns information om skilda länders ambassader i Sverige. Dessa kan kontaktas om det är fråga om utländska meriter som behöver värderas. Information om registerutdrag ur belastningsregistret www.polisen.se Information finns om möjligheter att begära utdrag ur belastningsregistret, samt de blanketter som behövs. Det finns också där en särskild skrift om registerkontrollen för personal inom förskola, skola och skolbarnomsorg. Skriften är utgiven av Rikspolisstyrelsen, Skolverket och Svenska Kommunförbundet. 19