Innehållsförteckning 1 20 Bokslutsinformation Delår/År 2 20.1 Delårsrapport (delårsbokslut) per den 30 juni 2016.. 2 20.1.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.1.2 Periodiseringar 2 - Förutbetalda kostnader.. 2 - Upplupna (förväntade) kostnader.. 3 - Upplupna/ oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt. 4 - Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt 4 20.1.3 Ändrad status på externfinansierade projekt. 4 20.1.4 Hålltider.. 5 20.1.5 Rapporter... 7 1
20 Bokslutsinformation Delår/År 20.1 Delårsrapport (delårsbokslut) per den 30 juni 2016 Det är nu åter dags att upprätta delårsbokslut och lämna delårsrapport till regeringen. Grundförutsättningen för att rapporten ska ge en rättvisande bild av universitetets intäkter, kostnader och ekonomiska ställning är att alla institutioner/enheter har kontrollerat och stämt av sin bokföring samt gjort nödvändiga rättelser. För institutioner/enheter ger delårsbokslutet ett tillfälle att följa upp verksamhetens intäkter och kostnader. 20.1.1 Intäkter/kostnader i rätt period Den grundläggande principen för delårsbokslutet är att alla ekonomiska händelser som hänför sig till tiden t.o.m. den 30 juni och enbart dessa ska finnas bokförda t.o.m. period 06. Avgörande för om intäkter eller kostnader hör till perioden är om varan har levererats/mottagits eller om tjänsten har utförts före den 1 juli. I Raindance väljs period genom att registrera ett verifikationsdatum som ligger inom perioden, d.v.s. verifikationsdatum t.o.m. 2016-06-30 ger en intäkt/kostnad i period 06 och verifikationsdatum fr.o.m. 2016-07-01 ger en intäkt/ kostnad i period 07. 20.1.2 Periodiseringar Förutbetalda kostnader Förutbetalda kostnader som har bokförts under året (t.o.m. period 06) men som avser andra halvåret 2016 (fr.o.m. period 07) periodiseras av institutionen. Samtliga fakturor med verifikationsdatum (= fakturadatum) i juni som inkommer t o m 4 juli ska konteras med det ordinarie kostnadskontot och betalattesteras/signeras i juni (period 06). I de fall fakturan avser andra halvåret 2016 ska kostnaden periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i juli. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d v s belopp exklusive moms. Motpart ska vara samma som leverantörens motpartskod och konto enligt nedan. Periodisering sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan. Balanskontot debiteras och resultatkontot krediteras i period 06, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2016-06-30. Balanskontot krediteras och resultatkontot debiteras i period 07, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2016-07-01. Förutbetalda lokalkostnader, statliga Balans- konto 1611 Periodiserade hyreskostnader o lokalkostnader, statliga Periodisering student- o gästforskar bostäder, statliga Periodisering lokalk exkl hyra o rep, statliga Periodisering reparationer, statliga Resultat- Konto 5018 5028 5058 5088 Förutbetalda lokalkostnader, 1612 Periodiserade hyreskostnader, Periodisering student- o gästforskar bostäder, 5019 5029 Periodiseringskonto lokalkostnader exkl hyra o rep, Periodisering lokaltillbehör, Periodisering städning, 5059 5067 5079 Periodiseringskonto reparationer, 5089 Övriga förutbetalda kostnader, 1618 Periodiserade kostnader varor, statliga 5628 statliga Periodiserade kostnader främmande tjänster, statliga 5798 Periodiserade kostnader resor/hotell, statliga 5529 Periodiserade kostnader representation, statliga 5549 Periodiserade kostnader annonsering och reklam, statliga Periodiserade riskkostnader, statliga 5569 5468 2
Övriga förutbetalda kostnader, Balanskonto Resultat- Konto 1619 Periodiserade kostnader hyror/leasing anläggningstillgångar, 5769 Periodiserade kostnader varor, 5629 Periodiserade kostnader korttidsinventarier, 5619 Periodiserade kostnader rep o underhåll, 5239 Periodiserade kostnader främmande tjänster, 5799 Periodiserade kostnader telefon- o datakommunikation, 5759 Periodiseringskonto frakter, 5779 Periodiserade kostnader resor, 5519 Periodiserade kostnader annonsering, reklam, 5559 Periodiserade kostnader representation, 5539 Periodiserade riskkostnader, 5469 Periodiserade diverse kostnader, 5499 Periodiserade kostnader för studerande mm, 5479 Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner. Upplupna (förväntade) kostnader Upplupna (förväntade) kostnader, som avser bokföringsåret (t.o.m. period 06), men där leverantörsfakturan har ett verifikationsdatum (= fakturadatum) i juli bokförs av institution/enhet på period 07 och periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i juni. I de fall fakturan ännu inte har hunnit komma kan bokföring ske med ledning av leveranssedel eller motsvarande. Om en leverantörsfaktura, daterad på juni, inkommer efter den 4 juli bokförs fakturan i period 07. Om fakturabeloppet är högt ska kontakt tas med som beslutar om eventuell åtgärd. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Observera att leverantörsfakturan ska bokföras med det ordinarie kostnadskontot och med verifikationsdatum samma som fakturadatum (om perioden är öppen). Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d v s belopp exklusive moms. Motpart ska vara samma som leverantörens motpartskod. Själva periodiseringen sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan. Balanskontot krediteras och resultatkontot debiteras i period 06, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2016-06-30. Balanskontot debiteras och resultatkontot krediteras i period 07, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2016-07-01. Övr upplupna kostnader, statliga Övr upplupna kostnader, ej statliga Balans- konto 2718 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell ovan 2719 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell ovan Resultat- Konto Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner. Upplupna kostnader för arvoden som avser arbete utfört 1 januari 2016 t.o.m. 30 juni 2016, men som utbetalas i juli via lön, bokförs vid för universitetet totalt. Upplupna semesterlöner för outtagen semester per den 30 juni bokförs vid totalt per fakultet och verksamhet. 3
Upplupna/oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt Vid varje periodskifte bokför ekonomienheten en intäktsavräkning för pågående projekt inom bidragsfinansierad verksamhet (12 eller 22). Det innebär att ett överskottssaldo (erhållna bidrag har ej använts) periodiseras som skuld och ett underskottssaldo (kostnaderna överstiger erhållna bidrag) som fordran på finansiären. (Se också Ekonomihandboken kap 4). En förutsättning för att det ska ske är att projektets status är P (=pågående). Underskottsaldon som periodiseras som fordringar måste kunna styrkas genom ett giltigt kontrakt/avtal eller motsvarande, som avser 2016. Det ska finnas beviljade medel för perioden som inte har bokförts, annars finns ingen fordran. Dispositionstiden får inte ha gått ut. Om giltigt kontrakt/avtal saknas för ett projekt med underskottssaldo ska saldot täckas in senast den 30 juni. Om projektet inte är pågående ska det ha status R (=resultat). Ett projekt som en gång bokförts som R kan därefter inte få status P. Status R används när hela det beviljade beloppet har kommit och dispositionstiden är slut. Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt bokför även en intäktsavräkning för ett fåtal pågående projekt i uppdragsfinansierad verksamhet (13,14 eller 23). Det gäller enbart de uppdrag som är märkta med status P (=pågående). Det innebär att ett överskottssaldo (erhållna uppdragsmedel som inte använts) periodiseras som skuld och ett underskottssaldo (kostnaderna överstiger erhållna medel) som fordran på finansiären. (Se också Ekonomihandboken kap 4). Majoriteten av universitetets uppdragsprojekt har status R och uppvisar ett resultat. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor i kundfakturaportalen utan attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser första halvåret 2016 måste därför slutattesteras senast 2016-06-30. Kundfakturor som skapas i försystem berörs dock inte av detta. Kundfakturor som avser tjänster som utförts t o m den 30 juni ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i juni. Om någon kundfaktura med belopp på 50 000kr eller mer, hamnar på fel halvår, bör en periodisering göras. Periodisering av intäkter utförs av ekonomienheten. Kontakta därför ekonomienheten snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2016-07-05. 20.1.3 Ändrad status på externfinansierade projekt I Raindance projektmodul går det att meddela ekonomienheten om ändrad status på bidragsprojekt från Pågående till Resultat. Det gör man via visningsbild R28. Statusändring kan med fördel göras löpande under året. Inför bokslutet rekommenderas dock registrering i R28 senast den 15 juni 2016. 4
20.1.4 Hålltider Tid då aktivitet Aktivitet ska vara slutförd 10 juni Bidrag Bidrag som hör till första halvåret 2016 ska vara rekvirerade så att inbetalningen kan bokföras på period 06. Skriv gärna att inbetalning önskas senast 29/6. 15 juni Status Institution/enhet ska ha registrerat eventuella ändringar av status på bidrags- och uppdragsfinansierade projekt i Projektportalen. 17 juni Internfakturor (säljaren) Rekommenderat sista datum för att sända internfakturor. Vissa institutioner/enheter som använder externa försystem fakturerar senare. Rekvisitioner Inkomna rekvisitioner (leverantörsfakturor) gällande första halvåret 2016 ska vara betalattesterade/signerade. Förfallodatum senast 2016-06-30. 30 juni Kundfakturor Fakturor som avser varor som levererats och/eller tjänster som utförts t o m 30 juni ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i juni. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor utan att attesteringsdatum styr datum på fakturan. Konto 1597 ska vara noll vid bokslut och det innebär att alla utlägg som bokförts mot 1597 måste vara vidarefakturerade på juni. 4 juli Handkassor Inventeringsdokument för handkassor ska vara tillhanda. Ej bokförda redovisningar ska bokföras med verifikationsdatum i juni. Redovisningar som innehåller moms ska vara tillhanda senast den 1 juli för att de ska hinna registreras innan inventeringsdokumentet tas ut. Inventeringsdokumentet ska användas som specifikation i bokslutet. kl 12.00 Leverantörsfakturor Fakturor i fakturaportalen från svenska och utländska leverantörer med faktura- och verifikationsdatum i juni ska vara betalattesterade/signerade. Konto 5000, preliminära kostnader, har ett saldo om det finns fakturor som inte är klara. Om fakturor med stora belopp kommer in de närmaste dagarna efter den ska kontaktas. Leverantörsfakturor som inkommit till skanningsföretaget senast den 4 juli kommer att läsas in i Raindance på förmiddagen den. kl 12.00 Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier ska vara behandlade och definitivsatta med verifikationsdatum i juni. Konto 1200, preliminär anläggningstillgång, ska vara noll. 5
Tid då aktivitet Aktivitet ska vara slutförd Internfakturor kl 12.00 Internfakturor i fakturaportalen med verifikationsdatum i juni ska vara betalattesterade/signerade. Mottagna, ej betalda, internfakturor kommer att flyttas till juli månad. Flyttningen utförs vid. kl 14.00 Ombokningar Ombokningar i bokföringsportalen ska vara godkända och signerade i period 06. Ej godkända ombokningar flyttas till juli månad. Flyttningen utförs vid. Medfinansiering Eventuell medfinansiering ska vara bokförd. Periodisering av underprojekt Underprojekt inom vh 12 och 22, där det finns ett saldo på projektet, ska vara periodiserade mot sitt huvudprojekt. Underskottssaldon Underskottssaldon i externfinansierade projekt (v-het 12, 13, 14, 22 och 23) där giltigt kontrakt inte finns, ska täckas in (nollställas). 8 juli Rapporter Rapporter för delårsbokslutet kan tas ut under förutsättning att allt går enligt planerna. 6
20.1.5 Rapporter I Raindanceportalen (Budget & Prognos och/eller uppföljningsfliken) finns följande rapporter som kan vara lämpliga att ta fram i samband med arbetet med delårsbokslutet: V82 Nolla visar konton som ska vara noll vid bokslut, t ex konto 1200, 1597, 5000 och 5008. V58 Utfall 5 år med urval Visning 5 år 2012 2016 06 som visar utfall per 30 juni för 5 år samt för innevarande år V50 Utfall komplett med urval Rapp prognos 2016 Inst 1 som visar utfall föregående år, innevarande år, budget och prognos innevarande år samt prognos i procent av utfall. V30 alt. R30 Kassasaldo projekt visar reseförskott/handkassa, saldo föregående år, erhållna medel, utbetalda utgifter, oavskrivna anläggningstillgångar. Urval kan göras på projekt, projektledare, verksamhet och finansiär. R11 visar intäkter och kostnader per verksamhetsgren och verksamhet. I övrigt hänvisas till den handledning för uppföljningsansvariga som finns på webben: https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/ekonomisystemet-raindance/anvandarhandbocker/ Kom dock ihåg att rapporterna ovan inte är helt rättvisande förrän periodskiftesrutinerna körts i samband med att juni stängs. I dessa rutiner fördelas avskrivningar, räntor, universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader, nollställning av transfereringar och intäktsavräkning. Syftet med att ta ut rapporterna före bokslutet är att i tid upptäcka ev. felaktigheter som måste rättas innan perioden stänger. Syftet med att ta ut rapporterna efter periodskiftesfördelningarna gjorts är givetvis att visa det korrekta utfallet för året. 7