Lathund för medlemsregistret Det första ni skall göra Det första ni ska göra i systemet är att kontrollera att er sektions uppgifter är korrekta. Ni registrerar en huvudadress som all post skickas till. Denna adress skriver ni in på klubbens organisationskort. Övriga adresser till de som har uppdrag i styrelsen samt andra funktionärer hanteras nedan. När du Loggar in kommer din sektions organisationskort att visas. Från organisationskortet hanterar du allt som rör just din sektion. Hitta tillbaka till sektion Ändra Din sektion Kontrollera så uppgifter stämmer med er organisation Om du vill hitta tillbaka till din sektion klicka på fliken i huvudmenyn som heter organisation. Organisationskortet På organisationskortet kan du ta hand om alla de ärenden du har i din sektion. Du kan Söka upp medlemmar, lägga till nya medlem, tilldela uppdrag (funktionär), se medlemsstatistik samt sköta eventuella manuella bokningar till vinprovningar och vinutbildningar.
Statistik medlemmar Rapporter Snabbsök medlem Manuella bokningssystemet Se medlemslista samt lägg till ny medlem Lägg upp uppdrag Lägga till ny medlem/ sök fram medlemslista För att lägga till ny medlem går du till sektionens organisationskort, sedan väljer du fliken medlemskap i aktivitetsfältet. Väl sedan ny medlem för att skapa en ny medlem. En medlemsavi kommer automatisk att skickas till medlem. När du vill söka fram samtliga medlemmar för ett vist medlemsår väljer du först vilket medlemsår du vill söka fram och sen trycker du på sök då får du fram en lista men det årets betalda medlemmar för er sektion. Medlemskap Aktivitetsfält Om du vill söka fram ett annat års medlemslista Sök fram årets medlemslista Lägg till ny medlem Medlemkort Varje medlem får sitt eget medlemskort. Det är utifrån detta medlemskort som du hanterar alla ärenden som rör just denna medlemen. Här kan du bland annat finna samt ändra uppgifter som medlemmen, se medlemshistorik, se vilka uppdrag personen har, se vilka provs om personen tagit samt se boknings betalningar obetalda som betalda.
Ändra uppgifter Medlemmens uppgifter Obetalda/betalda fakturor Medlemskaps statistik Se medlemmens uppdrag Prov Medlemsstatus Medlemmar kan vara aktiva vilket visas med ett A före medlemsnumret. P visas för passiva (obetalda) och N för ny medlem. Medlemmen är ny tills den betalas och blir då status aktiv istället. Aktiv = Betald
Manuell betalning. När ni hanterar era möten, och de betalningar som kommer med detta, finns det 3 sätt att bemöta själva hanteringen av inbetalningarna. 1. Kortbetalning. Era medlemmar betalar i samband med att de bokar ett möte. (Ingen manuell hantering av betalningarna) 2. OCR-faktura. Era medlemmar får i samband med bokning en faktura som har en OCR kod. När de betalat denna räkning får ni en fil som ni läser in i systemet och alla som betalat registreras som betalda. (näst intill ingen manuell hantering. Ni läser endast en inläsning av fil från er bank) 3. Manuell betalning. Era medlemmar får i samband med bokning en faktura som ni uppmanar att de betalar in på ert Bank Giro eller så tar ni betalt i dörren. Dessa betalningar måste registreras i systemet för att era medlemmar skall kunna se att de betalt på mina sidor. (endast manuell hantering) För att få tillgång till kortbetalning krävs det att ni pratar med Riks. För att få tillgång till OCRhantering prata med Riks. Samtliga sektioner som inte har kortbetalning eller OCR-hantering kommer hantera betalningarna manuellt och det görs på följande vis. Gå till ekonomi i huvudmenyfältet. Fyll i medlemsnummer, Vilket gironummer(bg eller handkassa) vilket belopp samt vilken bokning det gäller. Klicka på betala och ni har registrerat betalningen. Manuell betalning Föra att komma till manuell betalning Fyll i det belopp medlemmen betalt även om det är fel Fyll i rätt inbetalnings datum Välj rätt bokning
Oavsätt vilken typ av hanteing ni valt att använda er av så kommer betlaningarna att registreras på medlemmens medlemskort samt på mina sidor. Betalningarna kommer också att redovisas i en bokföringorder så det blir enkelt att bokföra era aktiviteter. Det innebär också att när en bokning EJ är betald finner ni den i en kundfodran(alla obetlada fakturor). När en bokning är betlad försvinner den från kundfodran och hamnar i en reskontra(alla betalda fakturor). Dessa finner ni i vänstermeny under manuell inbetalning under Ekonomi fliken. Ta bort medlemmar Att förändra statusen på en medlem från aktiv till passiv går inte att göra under löpande år. Har en person betalat så förblir den aktiv tills nästa årsperiod börjar. Alla medlemmar som inte registreras som betalda står kvar som passiva medlemmar och dessa medlemmar är inte en del av föreningen och får inte längre de förmåner som en betald medlem har. Dessa medlemar finns dock kvar i systemet om de vill återuppta sitt medlemskap. Olika uppdrag i sektionen Under fliken uppdrag på organisationskortet finns de uppdrag som en medlem kan ha i föreningen. Under denna knapp kan ni lägga in bland annat styrelser, utbildningsansvariga mm. Ett nytt uppdrag börjar som förvalt från dagens datum och pågår tillsvidare. Det går också att begränsa ett genom att starta ett visst datum och stoppa ett uppdrag ett visst datum. Befintliga uppdrag kan alltid avslutas via knappen avsluta uppdrag. Bocka för de uppdrag som ska avslutas och tryck på knappen. Då slutar det att gälla och finns bara sparat som ett historiskt uppdrag. Lägg till nya uppdrag genom att klicka på nytt uppdrag. Sök sedan fram personen som skall tilldelas uppdraget via namn. När sökningen är klar välj att spara resultatet. Sedan väljs en av de förvalda grupperna t.ex. styrelse och vilket uppdrag i styrelsen som personen skall ha t ex. kassör Lätt till uppdrag När man är färdig trycker man på knappen spara uppdraget. När ni är klara har ni en komplett lista på alla uppdrag under fliken uppdrag. Dessa personer kan ni sedan söka fram via kommunikationsfliken för att t.ex. skicka mejl till samtliga inom ett uppdrag.
Ta fram listor, etiketter, mejla via kommunikationsfliken Via kommunikationsfliken i huvudmenyn kan du ta fram t.ex. adresslistor, etiketter eller skicka mejl direkt från systemet. Här kan ni välja om ni vill se alla, obetalda eller betalda medlemmar, ni kan söka på olika postnummer osv. Klicka på kommunikation Sök för att hitta rätt målgrupp För att söka fram alla era medlemmar passiva som aktiva, kvinnor som män, väljer ni alla i fältet status och klickar på sök. Vill ni bara ha fram obetalda eller betalda medlemmar så väljer ni det. Ni får fram ett resultat med de medlemmar som passar in på ert sökkriterium. Välj spara och ni kan ta ut listan på Excel eller mejla om det var det ni hade tänkt. Ni kan också söka efter de som har olika uppdrag som lagt in, t.ex. styrelsen etc. Då klickar ni på sök uppdrag istället för sök person.
Tryck på spara för att fortsätta Denna sida öppnas i ett nytt fönster när ni tryck på sök person eller uppdrag E-post Väljer ni att skicka e-post så känner registret av vilka personer som har e-post, och till de som inte har en mejladress skapas det etiketter i pdf format (OBS se till att ni har den senaste versionen av Adobe Acrobat reader installerad). Om man valt e-post skriver man ned vilken text som skall skickas i brevet och skickar iväg det direkt från registrets mejlfunktion. Observera att ni måste skriva under brevet med ert namn och er egen e-postadress om någon vill svara på mejlet. Excellista Vill ni inte använda e-post så väljer ni samma träfflista ni fick fram i första steget men ändrar i rullisten som heter Kommunikationssätt till Excelfil. Då kommer innehållet att exporteras till Excel, förutsatt att er dator har Excel installerat givetvis Ni har två listval att välja på: Exportera adresser ger en ren adresslista inklusive e-post, medlemsnummer och medlemmens status som aktiv eller passiv dvs. betald eller obetald. En enkel matrikel blir resultatet. Exp. m-skap/uppdrag en lista som inkluderar de personnummer som finns, ev. uppdrag och mer data om medlemmarna. Resultatet blir en större fil med fler kolumner data som kan behövas i olika sammanhang.
Etiketter En färdig etikettfunktion finns där etikettformen är 3X8 etiketter per sida (7 cm lång, 3,7 cm hög etikett) Denna funktion förutsätter att ni har en uppdaterad Acrobat reader. Ladda ner en sådan på http://get.adobe.com/se/reader. Funktionen exporterar de data ni sökt fram till ett pdf dokument och det är bara att skriva ut.