Sammanträdesdatum Plats och tid Campus, sal Örnen kl. 08:30-12:15 Ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Daniel Arthursson (S) Anita Jansson (S) Cristina Kvist (V) Heléne Creton (L) (2:e vice ordförande) Anna Lidholm (M) Britt-Marie Gustafsson (C) Karl Sandgren (S) ersätter Madelen Bergstrand (S) Inger Svensson (L) ersätter Karl Englund (SD) Karl Opdal (M) Tomas Lidberg (S) (ordförande) Sofia Hellberg (S) (vice ordförande) Johan Lindén (M) Louise Carlsson (M) Elisabeth Jansson (Förvaltningschef) Magnus Thilén (Gymnasiechef) 52-56 Ove Brodin (Vuxenutbildningschef) 52 Anna Teodorsson (Ekonom) 51-62 Susanna Ward Jonsson (Kvalitetskoordinator) 65 Maria Gidrup (Personalkonsult) 58-62 Anette Martinsson (Nämndsekreterare) Ulf Landgren 50 Hans Axelsson (Revisonen) 51 Ewa Reinhold (Revisionen) 51 Lars-Eric Backman (Revisionen) 51 Roy Karlsson (Lärarförbundet) 50-64 Karl Opdal Justeringens plats och tid Utbildning, 2016-05-11 16:00 Protokollet omfattar 50-65 Underskrifter Sekreterare... Anette Martinsson Ordförande.... Tomas Lidberg Justerande.... Karl Opdal Page 1 of 25
Blad 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2016-05-10 Datum för anslags uppsättande 2016-05-12 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Utbildning protokollet Underskrift... Anette Martinsson 2016-06-02 Page 2 of 25
ÄRENDELISTA 50 Information om Meetings 51 Information och dialog med kommunens revisorer 52 Information från Utbildning 53 Information från budgetberedningen 54 Information från gemensamt presidiemöte med barn- och skolnämnden 55 Programorganisation De la Gardiegymnasiet läsåret 2016/2017 56 Programorganisation De la Gardiegymnasiet 2017/2018 57 Delårsrapport 1 2016 utbildningsnämnd 58 Redovisning av intern kontroll 2014, Upphandling/avtalstrohet 59 Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (övertid) 60 Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (bisyssla) 61 Redovisning av intern kontroll 2015, Upphandling/avtalstrohet 62 Redovisning av intern kontroll 2016, Personal (frånvarorapportering) 63 Redovisning av anmälningar april 2016 64 Redovisning av deltagande i förrättningar och godkännande av förrättningslistan 65 Information om skollagen Page 3 of 25
50 Information om Meetings Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet. Under våren 2016 byter kommunen system för distribution av nämndshandlingar. Det nya systemet Meetings har en bättre koppling till Platina och gör publiceringsprocessen mer lätthanterlig. Nytt är också hantering av sekretess/pul-klassade handlingar. Meetings klarar av att uppfylla sekretessbestämmelserna utifrån offentlighets- och sekretesslagen. Datainspektionens checklista har legat till grund för utformningen av Meetings. Under introduktionen av Meetings kommer också GoodReader att användas. Från och med hösten 2016 övergår Lidköpings kommun till att enbart använda Meetings. Page 4 of 25
51 Information och dialog med kommunens revisorer Utbildningsnämnden tackar revisionen för informationen och beslutar att underlaget ska bearbeas vidare i utbildningsnämnden. Under hösten 2015 genomförde revisionen en webbenkät till samliga förtroendevalda och chefer i kommunen som en granskning av nämndernas interna styrning och kontroll. Kommunens revisorer närvarar vid dagens sammanträde och presenterar modellen för granskningen samt redovisar analyser, kontrollaktiviteter, krav och mål som omfattas av intern kontroll. Page 5 of 25
52 Information från Utbildning (UTN 2016/10) Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet. Förvaltningschef Elisabeth Jansson informerar om uppföljning av införandet av Kontaktcenter rekrytering av ny ekonom skolledarkonferens, Utbildning Skaraborg, fokus på pedagogiskt ledarskap, trygghet, studier och mobbning ledardag 13 maj för kommunens chefer, temat är Organisatorisk och Social arbetsmiljö Uppföljningsbeslut från Skolinspektionen, särskild utbildning för vuxna. Skolinpektionen anser att huvudmannen har vidtagit nödvändiga åtgärder och avslutar ärendet. organisationsutredning De la Gardiegymnasiet Vuxenutbildningschef Ove Brodin informerar om kommande kurser/program - studiehandledare modersmål, CNC-operatör, vårdutbildning i Grästorps kommun, restaurang- och storhushåll i Vara kommun, lärlingsutbildning för vuxna, SUV, feriepraktikplatser, bedömningen är att alla som sökt kommer att få feriepraktik under sommaren 2016, ombyggnation av befintliga lokaler för att möta ökat antal studerande, Internationella Campus-dagen, 13 maj. Gymnasiechef Magnus Thilén informerar om elevrådets initiativ till information och debatt mellan samtliga ungdomsförbund för de partier som finns representerade i kommunfullmäktige. lokaler för DLG Norra Page 6 of 25
Page 7 of 25
53 Information från budgetberedningen Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet. Förvaltningschef Elisabeth Jansson återkopplar från möte med budgetberedningen, där uppdrag, utmaningar och verksamhetsförändringar för utbildningsnämnden diskuterades. Page 8 of 25
54 Information från gemensamt presidiemöte med barn- och skolnämnden Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet. Förvaltningschef Elisabeth Jansson informerar från presidiemöte med barn- och skolnämnden. På mötet fördes dialog om utveckling av systematiska kvalitetsarbetet, ökat behov av IM-platser, kunskapsresultat samt inom SKA-området KUL (kunskap, utveckling och lärande). Page 9 of 25
55 Programorganisation De la Gardiegymnasiet läsåret 2016/2017 (UTN 2016/48) Utbildningsnämnden beslutar att delegera till arbetsutskottet att fatta beslut om justering av antalet platser den 19 maj, kl 13.00 är det extra sammanträde för arbetsutskottet Programorganisationen för De la Gardiegymnasiet 2016/2017 är fastställd av nämnden. Under maj månad kan nämnden, vid behov, justera antalet platser. Ordförande Tomas Lidberg (S) föreslår att nämnden delegerar till arbetsutskott att fatta beslut om justering av antalet platser. sunderlag 34 UTN Programorganisation De la Gardiegymnasiet läsåret 2016/17 Page 10 of 25
56 Programorganisation De la Gardiegymnasiet 2017/2018 (UTN 2016/134) Utbildningsnämnden beslutar att ge Utbildning i uppdrag att påbörja planering och se över programorganisationen för De la Gardiegymnasiet 2017-2018. Gymnasiechef Magnus Thilén informerar om tidsplaneringen för programorganisation De la Gardiegymnasiet 2017/2018. Page 11 of 25
57 Delårsrapport 1 2016 utbildningsnämnd (UTN 2016/120) Utbildningsnämnd beslutar att godkänna Delårsrapport 1, för översändande till kommunstyrelsen. I delårsrapport 1 redovisas kommentarer till budget 2016 och prognos för utfallet 2016. Verksamhet Bokförd nettokostnad till och med april 2015 Bokförd nettokostnad till och med april 2016 Prognos nettokostnad helår 2016 Budget nettokostnad helår 2016 Gymnasium 53 897 42 790 131 744 131 465-279 Gymnasiesärskola 4 693 4 927 11 600 10 750-850 Komvux 4 702 2 863 23 190 23 190 0 Studie- och Yrkesvägledning 1 581 1 630 6 432 6 432 0 Högre studier 617 951 3 437 3 437 0 Ledning och administration Kommunalt aktivitetsansvar 1 870 2 452 6 868 6 868 0 417 695 1 726 1 726 0 Avvikelse mellan budget 2016 och prognos 2016 Summa 67 777 56 308 184 997 183 868-1 129 823 Resultatöverförda medel underskott - överskott + Kommentarer till avvikelser mellan budget 2016 och prognos för utfallet 2016 Den preliminära antagningen till gymnasiet höstterminen 2016 ser ut att falla bättre ut jämfört med budget, men antagningen är inte avslutad ännu. Osäkerhet råder även kring antalet elever som kommer till introduktionsprogrammen under hösten. Gymnasiesärskolan prognostiserar att inte få så många elever från andra kommuner jämfört med de antaganden som gjordes i budget. Avvikelsen från budget härleder från det ökade elevantalet på introduktionsprogrammen. Page 12 of 25
Expedieras till T f ekonomichef Jörgen Hansson Kommunstyrelsen sunderlag Tjänsteskrivelse Delårsrapport 1 2016 utbildning Utbildningsnämnden delårsrapport 1 2016 49 UTNAU Delårsrapport 1 (2016) Utbildningsnämnden Page 13 of 25
58 Redovisning av intern kontroll 2014, Upphandling/avtalstrohet (UTN 2015/47) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av området Upphandling/avtalstrohet. Utbildningsnämnden beslutar att ge Utbildning i uppdrag att fortsätta med informations- och utbildningsinsatser för de som har behörighet att göra inköp utifrån att brister har upptäckts i hanteringen. Granskad rutin är att avtal följs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Resultatet av granskningen är att det finns förbättringsmöjligheter. Utbildningsinsatserna ska fortsätta eftersom det fortfarande finns brister och att personal slutar och nya kommer till. Syftet med att upphandla tjänster eller varor är att få uppdraget eller tjänsten utfört på bästa sätt till önskad kvalitet och till lägsta möjliga kostnad. Om de avtal, som kommunen har med sina leverantörer, inte följs kan leverantören kräva skadestånd. Verifikationer bokförda under januari-december 2014 är granskade inom följande områden: Resor (konto 705X) Läromedel (konto 643X) Förbrukningsinventarier (konto 641X) Arbetskläder (konto 648X) Livsmedel (konto 644X) Transaktioner över 100 tkr För bokning av resor, läromedel (främst böcker), datatillbehör, skyddskläder och livsmedel har kommunen avtal som ska följas. Granskning har skett utifrån om de avtal kommunen har följts. För de större posterna ska en förfrågan till minst tre leverantörer ha gjorts, detta ska dokumenteras. Denna dokumentation har begärts in för dessa poster. Resultat av granskningen: Page 14 of 25
Gransknings- Totalt Granskat Total kostnad Urval andel Anmärkn område antal poster antal poster granskade fakt Resor (kto 705X) 790 st 386 st 2 797 950 kr 87 % 28 st Läromedel (konto 643X) 1953 st 541 st 3 456 242 kr 70 % 14 st Förbrukningsinventarier 677 st 263 st 2 027 297 kr 69 % 4 st (konto 641XX) Arbetskläder (konto 648X) 132 st 132 st 363 542 kr 100 % 4 st Livsmedel (konto 644X) 741 st 243 st 650 733 kr 61 % * Transaktioner över 100 000 kr 123 st 123 st 33 650 410 kr 100 % 1 st *Inköp görs på de lokala mataffärerna för ca 288 000 kr/år tex till hemkunskapsundervisning mm. Kommunen har inte avtal med dessa företag. Anmärkningarna består av att inköp har gjort av varor/tjänster hos en leverantör som kommunen inte har avtal med. Varje år görs en mätning på central nivå hur avtalstrogna kommunens olika förvaltningar är. Här ligger Utbildningsförvaltningen på 87,2% för 2014 och det är en höjning från 2013 med 9%. Avtalen följs bra dock sker även här likt andra förvaltningar mycket köp påstan där livsmedel är en stor post. För att förvaltningen ska bli ännu bättre på att följa avtal ämnas utbildningsinsatserna fortsätta och vara behjälplig med att förbättra inköpsrutinerna. Bland annat undersöks just nu centralt i kommunen möjligheterna att köpa in en beställningsportal. Målet med införandet av ett sådant system är att i stort sett alla köp sak göras via detta system. Person som gör inköpet kommer då per automatik styras till den leverantör som kommunen har avtal med, detta kommer att öka avtalstroheten. Expedieras till Ekonom Anna Teodorsson sunderlag Tjänsteskrivelse Redovisning av intern kontroll 2014, Upphandling/avtalstrohet Page 15 of 25
59 Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (övertid) (UTN 2015/200) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av intern kontroll, Personal (övertid). Totalt har antalet timmar och därmed även kostnaden minskat för övertid under 2015 i jämförelse med 2014. Ur arbetsmiljöhänseende ligger övertidsuttaget på en rimlig nivå på förvaltningen. Beskrivning Kontrollera att övertiden inte överstiger en nivå som är ohållbar ur arbetsmiljösynpunkt. Enligt Arbetstidslagen får en medarbetare arbeta maximalt 200 timmar övertid per år. Riskbedömning Risk för att ohälsan ökar bland medarbeterna om de arbetar för mycket övertid. Metod Avstämning i personalsystemet Hypergene för övertid och fyllnadstid. Fyllnadstid gäller anställda som arbetar deltid. Kontroll med lönekontor/enhetschef vid behov. Resultat I tabellen nedan finns en jämförelse med föregående år: Timmar Kostnad kr 2014 Fyllnadstid 757 140 622 Övertid 695 132 108 2015 Fyllnadstid 940 175 066 Övertid 419 74 793 Totalt har antalet timmar och därmed även kostnaden minskat för övertid/fyllnadstid under 2015 i jämförelse med 2014. Övertid/fylllnadstid inom Utbildning bedöms ligga på en relativt låg nivå. Det totala antalet arbetade timmar under 2015 inom Utbildning var 755 073 timmar fördelat på 354 heltidsarbetare. Som jämförelse låg sjukfrånvaron på ca 29 100 timmar, föräldraledighet 2 200 timmar, vård av barn 3 800 timmar under 2015. Page 16 of 25
Uppföljning Ansvarig chef ska aktivt arbeta för att övertidsuttaget hålls på en acceptabel nivå och det är viktigt att årligen följa upp övertiden. Vid denna internkontroll bedöms det ej föreligga någon brist/risk. sunderlag 45 UTNAU Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (övertid) Page 17 of 25
60 Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (bisyssla) (UTN 2015/200) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av intern kontroll 2015, Personal (bisyssla). Sammanställning av bissysslor för Utbildning 2015 visar 49 kända och godkända bisysslor. Exempel på bisysslor som är vanligt förekommande är styrelseledamot, kassör, PT/instruktör, egen jordbruksverksamhet, personlig assistent, stödfamilj, god man m.m. Ingen redovisad ej godkänd bisyssla. Beskrivning Kontrollera att bisyssla anmäls till arbetsgivaren och dokumenteras. Medarbetare ska informeras om bisyssla vid nyanställning och därefter tillfrågas årligen vid medarbetarsamtal. Riskbedömning Arbetsgivarens rätt att meddela förbud mot bisyssla är i samtliga nämnder delegerad till förvaltningschef. om att förbjuda en anställds bisyssla anmäls till nämnd som delegationsbeslut. En gång per år informeras dessutom nämnden om vilka bisysslor förvaltningschefen fått kännedom om men inte fått anledning att förbjuda. Risken att en medarbetare har en otillåten bisyssla bedöms som 1 (ej sannolik) men om så är fallet kan konsekevens vara 4 (allvarlig). Metod Senast den 30 november innevarande år ska rektor/enhetschef redovisa en sammanställning över anmälda bisysslor till personalkonsult. Personalkonsult sammanställer hela förvaltningens bisysslor och redovisar till förvaltningschef. Förvaltningschef informerar därefter nämnden. Resultat Skriftliga rutiner för bisyssla finns framtagna och följs på förvaltningen och cheferna känner till och har godkänt de bisysslor som deras medarbetare har anmält. Sammanställningen av bisysslor för Utbildning under 2015 visar 49 kända och godkända bisysslor. sunderlag 46 UTNAU Redovisning av intern kontroll 2015, Personal (bisyssla) Page 18 of 25
61 Redovisning av intern kontroll 2015, Upphandling/avtalstrohet (UTN 2015/200) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av området Upphandling/avtalstrohet. att ge Utbildning i uppdrag att fortsätta med informations- och utbildningsinsatser för de som har behörighet att göra inköp utifrån att brister har upptäckts i hanteringen. Granskad rutin är att avtal följs enligt LOU, lagen om offentlig upphandling. Resultatet av granskningen är att det finns förbättringsmöjligheter. Utbildningsinsatserna ska fortsätta eftersom det fortfarande finns brister och att personal slutar och nya kommer till. Syftet med att upphandla tjänster eller varor är att få uppdraget eller tjänsten utfört på bästa sätt till önskad kvalitet och till lägsta möjliga kostnad. Om de avtal, som kommunen har med sina leverantörer, inte följs kan leverantören kräva skadestånd. Verifikationer bokförda under januari-december 2015 är granskade inom följande områden: Resor (konto 705X) Läromedel (konto 643X) Förbrukningsinventarier (konto 641X) Arbetskläder (konto 648X) Livsmedel (konto 644X) Transaktioner över 100 tkr För bokning av resor, inköp av läromedel (främst böcker), datatillbehör, skyddskläder och livsmedel har kommunen avtal som ska följas. Granskning har skett utifrån om de avtal kommunen har, har följts. För de större posterna ska en förfrågan till minst tre leverantörer ha gjorts detta ska dokumenteras. Denna dokumentation har begärts in för dessa poster. Page 19 of 25
Resultat av granskningen: Gransknings- Totalt Granskat antal Total kostnad Urval andel Anmärkn område antal poster antal poster granskade fakt antal Resor (kto 705X) 599 st 390 st 1 453 927 kr 65% 14 st Läromedel (konto 643X) 1767 st 457 st 2 918 129 kr 64% 5 st Förbrukningsinventarier 781 st 455 st 2 227 610 kr 87% 1 st (konto 641XX) Arbetskläder (konto 648X) 152 st 132 st 444 935 kr 92% 2 st Livsmedel (konto 644X) 592 st 215 st 481 975 kr 68% * Transaktioner över 77 st 77 st 32 088 614 kr 100% 0 st 100 000 kr *Inköp görs på de lokala mataffärerna för ca 337 000 kr/år tex till hemkunskapsundervisning mm. Kommunen har inte avtal med dessa företag. Anmärkningarna består av att inköp har gjort av varor/tjänster hos en leverantör som kommunen inte har avtal med. För att förvaltningen ska bli ännu bättre på att följa avtal ämnas utbildningsinsatserna fortsätta och vara behjälplig med att förbättra inköpsrutinerna. Bland annat undersöks just nu centralt i kommunen möjligheterna att köpa in en beställningsportal. Målet med införandet av ett sådant system är att i stort sett alla inköp ska göras via detta system. Personen som gör inköpet kommer då per automatik styras till den leverantör som kommunen har avtal med, detta kommer att öka avtalstroheten. Expedieras till Ekonom Anna Teodorsson sunderlag 47 UTNAU Redovisning av intern kontroll 2015, Upphandling/avtalstrohet Page 20 of 25
62 Redovisning av intern kontroll 2016, Personal (frånvarorapportering) (UTN 2015/227) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av intern kontroll, Personal (frånvarorapportering). Granskning har skett av rutiner kring medarbetares frånvarorapportering av sjukdom och vård av barn (VAB) inom Utbildning. Samtliga enheter har skriftliga rutiner för hur frånvaro ska rapporteras och registreras. Stickprovskontrollerna visade att några enheter behöver förbättra sin registrering och avstämning av frånvarorapporteringen för att rätt lön ska utbetalas. Ny risk- och väsentlighetsbedömning av punkten kommer att göras inför framtagande av 2017 års internkontrollplan. Beskrivning Kontrollera att rätt frånvaro registreras i personalsystemet. Enhetschef/rektor ansvarar för att ta emot frånvaroanmälan och dokumentera denna. Medarbetaren registrerar sin frånvaro i självservice i personalsystemet när han/hon är tillbaka i tjänst. Riskbedömning Sannolikheten att frånvarorapporteringen blir felaktig emellanåt bedöms som 3 (sannolik) och konsekvensen bedöms som 3 (kännbar). Risken består i att fel lön betalas ut. Metod Samtal/intervju med rektorer och rektorssekreterare kring hur rutinen fungerar på enheten samt stickprov från lönesystemet med inraporterad sjukfrånvaro och VAB under december månad 2015. Resultat Avstämning har skett med samtliga chefer och rektorssekreterare inom Utbildning via mejl och/eller telefonsamtal. Alla enheter har skriftliga rutiner för hur och till vem frånvarorapportering ska ske. Sticksprovskontroller har genomförts på hälften av Utbildnings enheter genom telefonsamtal med rektorssekreterare eller enhetschef som har fått redogöra för hur de noterar medarbetarnas frånvaro samt följer upp att rätt frånvaro har registrerats av medarbetaren i personalsystemet. Frånvarorutinen följs till största del och i de allra flesta fall stämde enheternas egna noteringar med den frånvaro som fanns registrerad i personalsystemet. Några brister/förbättringsområden har emellertid noterats vid stickprovskontrollerna: Page 21 of 25
Några enheter har inget systematiskt sätt att registrera frånvaroanmälan på. Ibland görs det en notering i kalendern, ibland på papper eller annat dokument. Några enhter noterar bara första frånvarodagen och inte hela perioden medarbetaren är borta. Det finns därmed en risk för att underlaget inte är fullständigt när avstämning ska genomföras. Vissa noterar inte frånvaroorsak, vilket kan innebära att fel löneavdrag görs och därmed fel lön betalas ut. Vid stickprovskontrollerna upptäcktes en frånvaropost som var noterad på enheten men inte fanns registrerad i personalsystemet. Detta kommer att följas upp på enheten eftersom fel lön har utbetalats. Lönen är preliminär i tre månader vilket innebär att det finns möjlighet att korrigera i efterhand. Uppföljning Enheterna har genom denna granskning sett över sina rutiner och uppföljningar. Ny risk- och väsentlighetsbedömning av punkten kommer att göras inför framtagande av 2017 års internkontrollplan. sunderlag 48 UTNAU Redovisning av intern kontroll 2016, Personal (frånvarorapportering) Page 22 of 25
63 Redovisning av anmälningar april 2016 (UTN 2016/4) Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av anmälningar april 2016. Protokoll/beslut/rapporter Kommunfullmäktige 32, Revisionsberättelse 2015 33, Årsredovisning 2015 Kommunstyrelsen 55, Information om befolkningsprognos 2016-2030 Skolverket - om beviljad ansökan om statsbidrag för undervisning under skollov år 2016 - om beviljad ansökan om statsbidrag för gymnasial lärlingsutbildning för våren 2016 sunderlag Tjänsteskrivelse Redovisning av anmälningar april 2016 Page 23 of 25
64 Redovisning av deltagande i förrättningar och godkännande av förrättningslistan Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet och godkänna redovisade förrättningar enligt den förrättningslista som cirkulerat vid dagens sammanträde. Information lämnades om Louise Carlsson (M) och Daniel Arthursson (S), som deltog vid konferens Religionsvetarna, 2 maj Anna Lidholm (M) och Sofie Hellberg (S), närvarade vid Folkhälsorådets möte Britt-Marie Gustafsson (C), återkopplar från programråd VVS Page 24 of 25
65 Information om skollagen Utbildningsnämnden beslutar att informationen läggs till protokollet. Kvalitetskoordinator Susanna Ward Jonsson informerar om skollagen och dess innehåll. Skollagen är ny 1 juli 2011. Mål och utgångspunkter för ny skollagstiftning Gemensamma regler för skolformer och huvudmän Ökad rättssäkerhet för eleverna: överklagningsbara beslut Tydligare ansvarsfördelning: rektors ansvar, legitimerad personal Om- och avreglering Page 25 of 25