Diariehantering och arkivvård

Revisionsrapport Diariehantering och arkivvård Region Halland Fredrik Ottosson och Lisa Åberg

Innehållsförteckning 1.1. Kontrollfrågor... 1 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Avgränsning... 5 2.4. Metod... 5 3.1. Arkivlagen... 7 4.1. Regionövergripande arbete... 9 4.2. Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen... 10 4.2.1. Bedömning... 12 4.3. Regionservice... 12 4.3.1. Bedömning... 14 4.4. Katrinebergs folkhögskola... 14 4.4.1. Bedömning... 15 4.5. Driftnämnd Halmstad... 16 4.5.1. Bedömning... 17 4.6. Regionens centrala arkivvård... 18 4.6.1. Ansvar och organisation... 18 4.6.2. Regionarkivet... 18 4.6.3. Överlämning av arkivmaterial till regionarkivet... 18 4.6.4. Myndigheternas arkivdokumentation... 19 4.6.5. Myndigheternas arkivorganisationer... 19 4.6.6. Tillsyn av myndigheternas arkiv... 19 4.6.7. Bedömning... 20 Region Halland

1. Sammanfattande revisionell bedömning Regionens revisorer har gett Kommunal Sektor inom uppdraget att granska diariehantering och arkivvård. Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentanalys och stickprover. Fem diarier valdes ut för djupgranskning: Regionstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, Driftnämnd Regionservice, Katrinebergs folkhögskola och Driftnämnd Halmstad. Vi bedömer att det finns brister i Regionstyrelsens och Hälso- och sjukvårdsstyrelsens samt de granskade underställda nämndernas (Driftnämnd Regionservice och Driftnämnd Halmstad) hantering av allmänna handlingar. Detta grundar vi på att registrering och diarieföring inte fullt ut fungerar tillfredställande. Regionstyrelsen bedriver inte ett utåtriktat arbete för att stödja och samordna hanteringen av allmänna handlingar i regionen. Regionen har fastställt vissa förvaltningsövergripande riktlinjer och rutiner för hanteringen av allmänna handlingar, kännedomen om dessa dokument ute organisationen är dock låg. Regionen saknar ett effektivt nätverk för registratorer. Dagens nätverk fokuserar endast på praktiska systemfrågor. Registratorer som inte använder diariesystemet ingår inte i nätverket. Vidare används inte diariesystemet optimalt. Vi anser att det är positivt att ett koncernövergripande projekt initierats för systemutveckling. Vi bedömer att Regionstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet i huvudsak bedriver en ändamålsenlig arkivvård. Bedömningen utvecklas vidare genom besvarandet av våra kontrollfrågor. 1.1. Kontrollfrågor Hanteras handlingar enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och offentlighetsoch sekretesslagen? Vi bedömer att samtliga granskade nämnder förutom Driftnämnd Regionservice hanterar sina handlingar enligt de grunder som gäller för allmänna handlingar. På Driftnämnd Regionservice förvaras inte handlingar så att de lätt går att återsöka och återfinna. Finns övergripande riktlinjer och policys för hantering av allmänna handlingar? Inom ramen för regionens ledningssystem finns riktlinjer för sociala medier och förvaltningsövergripande rutiner för hanteringen av e-post och fax samt dokumentet Offentlighetsprincipen introduktion på regionens intranät. Dokumentet om offentlighetsprincipen är mer att betrakta som en genomgång av offentlighetslagstiftningen och vad den innebär för myndigheter, än som övergripande riktlinjer för Region Halland. Kännedomen om styrdokumenten ute i Region Halland 1 av 20

organisationen är dock låg. Vi bedömer att granskade nämnder behöver se till att dokumenten blir allmänt kända i organisationen och att tillgängligheten till dem förbättras. Har granskade nämnder upprättat ändamålsenliga rutiner för att hantera allmänna handlingar? Huvudregistratorn har upprättat en skriftlig rutin för Regionstyrelsen. Rutinen har däremot inte fastställts av ledningen och är inte publicerad på intranätet. Övriga nämnder saknar skriftliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar. Fungerar registrering och diarieföring tillfredsställande? Vi bedömer att registrering och diarieföring inte fullt ut fungerar tillfredställande. Detta då ett antal brister och förbättringsområden har konstaterats hos samtliga granskade nämnder. Vi föreslår att förvaltningsövergripande rutiner upprättas. Rutinerna bör sedan publiceras på intranätet. Vi anser att hanteringen kan effektiviseras genom användningen av ett modernt ärendehanteringssystem. Vi anser att det är positivt att ett koncernövergripande projekt initierats för systemutveckling. Är hanteringen av sekretesskyddade uppgifter ändamålsenlig? Vi bedömer att hanteringen av sekretesskyddade uppgifter är ändamålsenlig. De verksamheter som vi har granskat förvarar sekretesskyddade handlingar inlåst. I diariesystemet finns möjlighet att införa en sekretessmarkering. Fungerar tillämpningen av bestämmelserna kring utlämnande av allmän handling? Vi bedömer att bestämmelserna kring utlämnande av allmän handling fungerar. Samtliga granskade nämnder har delegerat beslutsfattanderätt i frågan. Det finns dock behov av att ta fram rutiner för utlämningsförfarandet. Är arkivreglementet aktuellt och ändamålsenligt? Vi anser att arkivreglementet är aktuellt och ändamålsenligt. Reglementet antogs av fullmäktige år 2010 och reglerar arkivmyndigheten och övriga nämnders ansvar för arkivvården. Vidare framgår riktlinjer för viktigare moment såsom, gallring, förvaring och utlåning. Uppfyller arkivmyndigheten och övriga myndigheter (nämndernas) sina åtaganden enligt gällande arkivreglemente? Vi bedömer att Regionstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, uppfyller de i reglementet antagna åtagandena. Det är viktigt att tillsyn över de andra nämndernas arkiv sker kontinuerligt. Det är positivt att fokus mer och mer riktas på utåtriktat arbete. Region Halland 2 av 20

Enligt vår bedömning uppfyller nämnderna inte fullt ut sina åtaganden. Flertalet saknar arkivbeskrivningar och arkivförteckningar. I flera fall är också dokumenthanteringsplanerna inaktuella. Driftnämnd Halmstad bör undersöka lämpligare placering av sitt arkiv. Region Halland 3 av 20

2. Inledning 2.1. Bakgrund Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för alla svenska medborgare att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 är handlingsoffentligheten avsedd att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen. 2.2. Revisionsfråga Bedriver Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar samt en ändamålsenlig arkivvård? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Kontrollmål/granskningsmål Hanteras handlingar enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen? Finns övergripande riktlinjer och policys för hantering av allmänna handlingar? Har Regionstyrelsen, respektive Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, upprättat ändamålsenliga rutiner för att hantera allmänna handlingar? Fungerar registrering och diarieföring tillfredsställande? Är hanteringen av sekretesskyddade uppgifter ändamålsenlig? Fungerar tillämpningen av bestämmelserna kring utlämnande av allmän handling? Är arkivreglementet aktuellt och ändamålsenligt? Uppfyller arkivmyndigheten och övriga myndigheter (nämndernas) sina åtaganden enligt gällande arkivreglemente? Region Halland 4 av 20

2.3. Avgränsning Granskningen avser Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Hanteringen av allmänna handlingar som återfinns i patientjournaler har inte granskats. 2.4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentanalys och stickprover. Fem diarium valdes ut för djupgranskning: Regionstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, Driftnämnd Regionservice, Katrinebergs folkhögskola och Driftnämnd Halmstad. Intervjuer har genomförts med registratorer/motsvarande, arkivansvariga och arkivredogörare för respektive diarium. Vi har även intervjuat nuvarande och före detta kanslichefen samt regionens arkivarier. Stickprov genomfördes i de fem utvalda diarierna. Bland annat för att kontrollera efterlevnaden av lagens krav avseende en registrerad handling. Region Halland 5 av 20

3. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar Det grundläggande regelverket för hanteringen av allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig. En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses regionstyrelsen och övriga nämnder, regionfullmäktiges revisorer och andra regionala organ med självständig ställning t.ex. helägda bolag. Begreppet förvarad hos myndigheten innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder. Med begreppet inkommen menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan eller lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler. När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s. expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i Region Halland 6 av 20

praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska följande uppgifter framgå av registret för en diarieförd handling: datum då handlingen kom in eller upprättades en unik beteckning i form av diarienummer eller annan beteckning avsändare eller till vem den har skickats i korthet vad handlingen rör. Utöver bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer i en verksamhet är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar arkivreglementet att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. 3.1. Arkivlagen Arkivlagen (1990:782) utgår från bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och från offentlighetsprincipen. I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, tillgodoser behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. Arkivvården i regionen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen. Ansvaret är fördelat mellan fullmäktige, regionens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Fullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16. I regionens arkivreglemente har regionfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och regionens olika nämnder Region Halland 7 av 20

och bolag. Regionstyrelsen fungerar som arkivmyndighet om inte fullmäktige har beslutat annat. Regionstyrelsen ska i egenskap av arkivmyndighet ansvara för tillsynen av respektive nämnds arkivvårdande insatser. Enligt arkivlagen innebär tillsynsskyldigheten att regionstyrelsen ska bevaka att regionens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i regionens arkivreglemente. Enligt arkivförordningen ska regionstyrelsen också regelbundet inspektera de olika nämndernas och de regionala bolagens arkiv. Ett sätt att leva upp till tillsynsskyldigheten kan vara att vid besök hos nämnden/bolaget kontrollera, utifrån en i förväg uppgjord checklista, hur arkivlag och arkivreglemente efterlevs. I arkivlagens 4-6 preciseras nämndernas och styrelsernas ansvar för arkivvården. Enligt lagen åligger det nämnderna och styrelserna att vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Vidare ska myndigheten organisera sitt arkiv på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dessutom åligger det varje myndighet att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. Det är även myndighetens uppgift att se till att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar samt verkställa föreskriven gallring i arkivet. För att varje nämnd och styrelse ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, kan lagen tolkas så att det hos varje nämnd bör finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Region Halland 8 av 20

4. Iakttagelser Region Halland har ett stort antal nämnder. Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är två centrala nämnder som har underställda nämnder. Hälsooch sjukvårdsstyrelsen har elva underställda nämnder medan regionstyrelsen endast har en. Den politiska organisationen Källa: Region Halland 4.1. Regionövergripande arbete Förutom för arkivfrågor, bedriver inte regionstyrelsen utåtriktat arbete för att stödja eller samordna hanteringen av allmänna handlingar i regionen. Regionen har inom ramen för sitt ledningssystem upprättat riktlinjer för användning av sociala medier, inom systemet finns också dokumentet Offentlighetsprincipen introduktion. Dokumentet är mer att betrakta som en genomgång av offentlighetslagstiftningen och vad den innebär för myndigheter, än som övergripande riktlinjer för Region Halland. Dokumentet fastställdes av stabschefen i maj 2012. Inom ledningssystemet finns också förvaltningsövergripande rutiner för hanteringen av för e-post och för telefax. Våra intervjuer visar dock att kännedomen om ovan nämnda riktlinjer och rutiner är mycket låg och att det svårt att hitta dokumentationen på intranätet där den finns publicerad. Inom regionen används två diariesystem Platina och Pact. Systemen används inte som ärendehanteringssystem, utan endast till att diarieföra handlingar. Intervjuade upplever vissa brister med Platina, t.ex. saknas funktion för att bevaka ärenden. En sådan funktion är enligt intervjuade beställd och ska installeras. Regionens ITavdelning, som organisatoriskt sorterar under Regionservice, är systemansvarig och än så länge har systemet inte uppgraderats. Det finns en Platina-grupp som leds av IT-enheten och som träffas cirka en gång i månaden. Gruppen diskuterar främst systemet och är inte forum för att allmänt diskutera hanteringen av allmänna handlingar. Samtliga användare har fått utbildning i systemet. Region Halland 9 av 20

I december år 2012 startar Regionstyrelsen ett koncernövergripande projekt för systemutveckling mot en mer digital ärendehantering vid regionens myndigheter. Kanslichefen kommer att vara projektledare och en projektgrupp har satts samman med olika kompetenser. 4.2. Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Regionkontorets kansliavdelning svarar för Regionstyrelsens och Hälso- och sjukvårdsstyrelsens diarier. Sedan år 2011 leds avdelningen av en kanslichef. På avdelningen arbetar två registratorer med postöppning och registrering. En skriftlig rutin har tagits fram av huvudregistratorn. Posthantering All papperspost till Region Halland grovsorteras på kansliavdelningen och skickas sedan vidare ut till regionens olika myndigheter. Inkommande post till Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen anländer till regionkansliet ca 08.30 varje morgon. Kansliets båda registratorer deltar i postöppningen. Posten sorteras och öppnas. Även personadresserad post öppnas då fullmaktssystem finns för att öppna personadresserad papperspost. Inkommande post till de förtroendevalda öppnas också, men inte post till fackliga företrädare. En del av posten ska endast skickas vidare ut i organisationen medan den som rör Regionstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och Hjälpmedelsnämnden stannar och tas om hand för registrering på regionkansliet. Posten till skolorna och regionservice går inte via kansliets postöppning utan skickas direkt till respektive ställe. Skolorna och alla driftnämnder har egna utdelningsadresser. Varje dags inkommande handlingar till Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen registreras på en postlista för respektive myndighet som förmedlas till tjänstemän och lokala medier. På torsdagar sammanställs listorna i en veckolista som skickas till en bredare grupp av medier. Registratorerna hanterar också inkommande e-post till Regionstyrelsens respektive Hälso- och sjukvårdsstyrelsens elektroniska myndighetsbrevlådor Även kanslichefen och före detta kanslichefen har tillgång till de två myndighetsbrevlådorna. Det finns ingen rutin för att skicka en mottagningsbekräftelse till den person som kontaktar Regionstyrelsen eller Hälsooch sjukvårdsstyrelsen via e-post. Av intervjuerna framkommer att det är sällan som tjänstemännen vidarebefordrar e-post till myndighetsbrevlådorna för att få den registrerad. Synpunkt framförs ändå på att tjänstemännen har blivit bättre än tidigare. Huvudregistratorn har informerat samtliga chefer om att nyanställda ska komma till kansliet och få information om hantering av allmänna handlingar. Det finns inga fastställda rutiner för hur tjänstemännen ska hantera inkommande e-post vid frånvaro. På kansliet Region Halland 10 av 20

använder man sig av ett frånvaromeddelande vid planerad frånvaro, men man vet inte hur övriga tjänstemän vid Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen hanterar e-post vid frånvaro. Posthanteringen upplevs inte som sårbar då de båda registratorerna täcker upp för varandra vid planerad och oplanerad frånvaro. Registrering/diarieföring Sedan år 2006 diarieför Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen i diariesystemet Platina. Alla tidigare ärenden från Regionförbundet Halland och som startades innan 2011 och som avslutades före 2011-10-31 är dock diarieförda i systemet Pact. I Pact finns samtliga EU-projekt diarieförda, vilket gör att systemet fortfarande är i bruk, även om inga nya ärenden läggs upp. För år 2011 hade Regionstyrelsen 522 diarieförda ärenden i Platina och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen hade 121 ärenden. Vid regionkansliet är det de båda registratorerna som kan diarieföra i systemen. Driftnämnd Regionservice, som organisatoriskt sorterar under Regionstyrelsen, har ett eget diarium och svarar själva för diarieföringen. För de lokala nämnderna under Hälso- och sjukvårdsstyrelsen finns egna nummerserier och diarieföringen i dessa sköts av huvudregistratorn vid regionkansliet. De lokala nämnderna har i genomsnitt ca tio registrerade ärenden per nämnd och år. Driftnämnderna har däremot egna diarier, liksom regionens bolag. Det finns ingen rutin för att skanna in diarieförda handlingar i systemet. De diarieförda handlingarna förvaras i akter i hängmappar i arkivskåp i anslutning till diariet. Vid diarieföring av handlingar som omfattas av sekretess görs en sekretessmarkering i systemet och de sekretesskyddade handlingarna förvaras för sig i ett låst arkiv. Beslut om att inte lämna ut allmän handling har delegerats till regiondirektören som i sin tur har rätt att vidaredelegera till regionjuristen. Hur handlingar diarieförs inom regionstyrelsen har även undersökts genom en stickprovskontroll av åtta utvalda akter. Samtliga åtta granskade akter uppfyllde offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieföring. Samtliga diarieförda handlingar återfanns i pappersakten. Inkommande handlingar var ankomststämplade. Det rådde god ordning i pappersakten. För fyra av åtta granskade akter är ärendemeningen allför vid och allmänt hållen för att kunna medge god sökbarhet på sikt. Här avses RS 120214 KASAM Känslan av sammanhang, självkänsla, målbild, motivation! som avser en ansökan om projektmedel i rubricerat projekt från Sannarpsgymnasiet, RS 120166 Lära med radio som också avser ansökan om projektmedel, RS 120050 Medlemskap 2012 och RS 120025 Mjellby konstmuseum 2012 som avser ett utvecklingsavtal med Halmstad kommun för Mjellby konstmuseum. Hur handlingar diarieförs inom Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har även undersökts genom en stickprovskontroll av åtta utvalda akter. Samtliga åtta granskade akter Region Halland 11 av 20

uppfyllde offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieföring. Samtliga diarieförda handlingar återfanns i pappersakten. Inkommande handlingar var ankomststämplade. Det rådde god ordning i pappersakten. Tre av akterna var så kallade samlingsakter, dvs. akter som samlar handlingar som inte ingår i ett särskilt ärende. I den ena akten samlades diverse inkommande synpunkter från personalen. Här återfanns även två felaktigt diarieförda beslut om subventionering av hälso- och sjukvårdsdirektören. I tre fall ledde synpunkterna från personalen till svar från Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. I ett av fallen diariefördes sammanlagt fem handlingar tillhörande ett särskilt ärenden i samlingsakten. I en samlingsakt diariefördes beslut, inbjudningar och cirkulär från Sveriges kommuner och landsting. Sammanlagt 25 sådana handlingar hade hittills diarieförts under året. I en annan samlingsakt diariefördes regeringsbeslut som hade skickats till samtliga landsting i Sverige. I en akt hade en tjänsteskrivelse diarieförts över fyra månader efter det att den hade upprättats. Arkivhantering Det är inte tydligt uttalat vem eller vilka som fungerar som arkivansvarig respektive som arkivredogörare för Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Av intervjuerna framkommer dock att huvudregistrator i praktiken fungerar som arkivredogörare för de båda myndigheterna. Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen saknar en aktuell och ändamålsenlig dokumenthanteringsplan. Vid arkivhanteringen följer registratorn en gammal arkivplan från landstingstiden. Registratorn hanterar främst de diarieförda handlingarna som ska bevaras, dessa rensas och läggs i arkivboxar. 4.2.1. Bedömning Vi bedömer att hanteringen av allmänna handlingar inom Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen uppfyller gällande lagkrav. Däremot bedöms inte de båda styrelserna ha tillräckligt ändamålsenliga rutiner. Detta då diariesystemet inte används optimalt, dokumenthanteringsplanerna är inaktuella samt att ansvar och uppgifter för arkivvården inte är tydligt fördelat. Vi anser att ärendemeningarna för de diarieförda ärendena behöver bli mer distinkta. Vidare anser vi att samlingsakter bör användas mer restriktivt. Handlingar av mindre vikt för verksamheten, exempelvis cirkulär från SKL och regeringsbeslut som vänder sig till alla landsting, bör inte diarieföras utan registreras genom systematisk förvaring. Enligt gällande dokumenthanteringsplan ska alla diarieförda handlingar bevaras. Genom diarieföringen av cirkulär och regeringsbeslut tas dyrbar arkivplats i anspråk i onödan. 4.3. Regionservice Posthantering Regionservice är regionens interna serviceorganisation och lyder under en egen driftnämnd. Post till regionservice inkommer via postsorteringen på Regionens hus. Regionservice har ingen central postöppning utan registrator för nämnden får Region Halland 12 av 20

endast inkommande post till staben som är geografiskt placerad på Fiskaregatan i Halmstad. Posten till övriga verksamheter inom nämndens ansvarsområde går direkt ut till respektive avdelning. Vid staben finns en personalutvecklare som har till uppgift att hantera post och diarieföra. Posten anländer ca 10.00 på morgonen. Posten öppnas och ankomststämplas och läggs sedan ut i berörd handläggares postfack. Fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post som även omfattar tjänstemännen ute på de olika verksamheterna. Av intervjuerna framkommer att det är upp till varje handläggare att återkomma till personalutvecklaren om någon handling behöver diarieföras. Enligt intervjuade är det i liten omfattning som den typen av handlingar förekommer. Ansökningshandlingar till lediga tjänster kommer in via Offentliga jobb. Vid planerad och oplanerad frånvaro finns det flera tjänstemän i staben som kan täcka upp och hantera posten. Alla inkommande handlingar i upphandlingsärenden går direkt till regionservices upphandlingsenhet som fysiskt är placerad på Regionens hus. Registrator för Regionstyrelsen diarieför handlingar i upphandlingsärendena. Ett särskilt system är upphandlat för upphandlingsärenden med påminnelsefunktioner men har inte ännu tagits i bruk. Personalutvecklaren och ytterligare ett par tjänstemän vid staben har åtkomst till regionservices elektroniska myndighetsbrevlåda. Enligt intervjuade är det få meddelanden som inkommer till den. När det gäller inkommande e-post till tjänstemännen vid frånvaro lämnas hänvisning till en kollega i tjänst. Regionservice har ett ledningssystem för kvalitet inom sina verksamheter. I systemet återfinns rutiner för verksamhetens olika processer. I ledningssystemet finns inga dokumenterade rutiner för posthanteringen, men för hantering av e-post. Registrering/diarieföring Regionservice använder Platina för sin diarieföring. Intervjuade anser att systemet inte är anpassat för verksamheten, då regionservice har så få diarieförda handlingar. Vid tidpunkten för granskningen hade regionservice fem diarieförda ärenden för år 2012. De handlingar som diarieförs är främst ärenden som ska behandlas på nämnden såsom ekonomiska rapporter och revisionsrapporter. Det är endast registratorn som kan diarieföra i systemet. Av intervjuerna framkommer att det inte finns någon rutin för att bygga ärenden, utan handlingar som hänger ihop med varandra diarieförs var för sig. De diarieförda handlingarna förvaras inte samlat. Det finns en särskild diariepärm men där finns inte handlingarna som tillhör ett ärende som ska behandlas av nämnden. Dessa förvaras i plastfickor tillsammans med kallelsen i en annan pärm. Handlingar kan också finnas på servern i de olika katalogerna som handläggarna har tillgång till. Det finns inte noterat i Platina var den fysiska handlingen bevaras. Region Halland 13 av 20

Hur handlingar diarieförs inom regionservice har även undersökts genom en stickprovskontroll av de samtliga fem diarieförda ärendena för år 2012. De diarieförda ärendena uppfyllde inte helt offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieföring. Två av handlingarna kunde hittas i pärmen med kallelser till nämnden, en hittades genom att personalutvecklaren fick söka i en katalog på servern, en fanns i diariepärmen och ytterligare en (ett yttrande över en revisionsrapport) skulle enligt rutinen funnits i kallelsepärmen men kunde inte hittas. Den senare hittades dock en timme efter att revisionen genomförts. Ledningssystemet för kvalitet innehåller inga dokumenterade rutiner för regionservices registrering/diarieföring utöver en dokumenthanteringsplan. Beslut om att inte lämna ut allmän handling har delegerats till förvaltningschefen med rätt till vidaredelegation till förvaltningens jurist. Arkivhantering Regionservices dokumenthanteringsplan uppdaterades i mars 2012. Den reviderade planen har inte fastställts av Driftsnämnd Regionservice. Personalutvecklaren har inte några uttalade arkivuppgifter. Enligt intervjuade följer arkivhanteringen dokumenthanteringsplanen och att det är upp till varje handläggare att sköta den egna arkivhanteringen. Staben har tillgång till ett närarkiv i källaren, vilken tillgång övriga verksamheter har till närarkiv hade inte intervjuade någon vetskap om. 4.3.1. Bedömning Vi bedömer att hanteringen av allmänna handlingar inte är ändamålsenlig då så få handlingar diarieförs och då återsökbarheten av handlingar visar på brister i hanteringen. Enligt vår bedömning borde det finnas betydligt fler handlingar som behöver diarieföras hos nämnden. Vi anser att samtliga diarieförda handlingar bör förvaras samlat för att underlätta återsökbarheten. Enligt vår bedömning bör också de diarieförda handlingarna skannas in i diariet för att ytterligare effektivisera hanteringen. Vi rekommenderar nämnden att, inom ramen för sitt internkontrollarbete, genomföra uppföljningar av hur hanteringen av allmänna handlingar tillämpas ute på regionservices olika enheter. 4.4. Katrinebergs folkhögskola Katrinebergs folkhögskola ingår i Regionstyrelsens ansvarsområde. Rektor och administrativ personal är placerade i Vessigebro där även huvuddelen av verksamheten bedrivs. En av tjänstemännen i Vessigebro har som en del av sin tjänst ansvar för hanteringen av allmänna handlingar (registrator). Medarbetarna på rektorsexpeditionen går in för registratorn vid semester och annan frånvaro. Posthantering Det finns en utförlig skriftlig rutin för posthanteringen. Bland annat framgår hur vanligt förekommande sorters post ska hanteras. Av rutinen framgår att registratorn öppnar och datumstämplar alla verksamheters post. Privatadresserad Region Halland 14 av 20

post öppnas inte, då fullmakter saknas. Handlingar i elevärenden skickas till skolexpeditionen. Folkhögskolan har en gemensam e-postbrevlåda som hanteras av registratorn och en kollega. Registrering/diarieföring På Katrineberg finns ett lokalt diarium. Regionens diariesystem används inte, utan inkommande och utgående handlingar skrivs in i dagböcker. Inkommande handlingar ges ett nummer. Rektorsexpeditionen och skolexpeditionen har vardera två böcker, en för inkommande handlingar och en för utgående handlingar. Däremot använder de båda expeditionerna samma nummerserie. Handlingarna knyts inte till ärenden utan registreras var för sig. Efter diarieföringen sätts handlingarna in i pärmar utifrån avsändare/mottagare. I vilken pärm en handling förvaras framgår inte av i diarieböckerna. Det är emellanåt svårt för en utomstående att hitta en handling. I vår stickprovskontroll undersöktes fem handlingar. Samtliga fem diarieförda handlingar återfanns i en pärm i närarkivet. Vidare konstaterades att diarieföringen levde upp till kraven i offentlighets- och sekretesslagen. Diarieföring används i mycket stor utsträckning. Endast ett fåtal handlingstyper registreras genom systematiskt förvaring. Exempelvis diarieförs det regelbundna överlämnandet av statistik till SCB. Protokoll är ett exempel på handlingar som inte diarieförs utan läggs löpande in i en pärm (systematisk förvaring). Arkivhantering Verksamheten saknar aktuell dokumenthanteringsplan. Registratorn har påbörjat ett arbeta att ta fram ett utkast till dokumenthanteringsplan. Vidare saknas arkivbeskrivning och en uppdaterad arkivförteckning. Pärmarna med diarieförda handlingar förvaras i ett arkivskåp på rektorsexpeditionen. Handlingar i elevärenden förvaras på skolexpeditionen i en arkivlokal. I biblioteket finns en arkivlokal som utgör skolans slutarkiv. 4.4.1. Bedömning Vi bedömer att det finns ett antal förbättringsområden gällande hanteringen av allmänna handlingar. Det är viktigt att all post som kan innehålla allmänna handlingar öppnas. Vi rekommenderar därför att skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post upprättas och att därefter även sådan post öppnas av registrator. Vi anser att många handlingar diarieförs i onödan, vilket innebär en onödig byråkratisering. Handlingar som skulle kunna registreras på enklare sätt, främst genom systematisk förvaring, diarieförs i stället. Vi föreslår att en arbetsgrupp, bestående av representanter från skolans olika verksamheter och ledd av registratorn, bildas med uppgiften att ta fram ett förslag på reviderad dokumenthanteringsplan. Inför upprättandet av förslaget bör det kartläggas vilka olika sorters handlingar som hanteras inom skolan och på vilket sätt de lämpligen Region Halland 15 av 20

bör registreras och förvaras. Dokumenthanteringsplanen bör sedan fastställas av Regionstyrelsen för att dess gallringsföreskrifter ska bli gällande. Diarieföring i manuella i böcker är i enlighet med lagen men inte ändamålsenlig. De handlingar som även i framtiden kommer att diarieföras bör göras det i regionens diariesystem. Detta för att underlätta sökbarheten, möjliggöra diarieföringen i samma nummerserie av flera registratorer och öka allmänhetens insyn. 4.5. Driftnämnd Halmstad Den största mängden allmänna handlingar inom nämnden rör vården om en enskild patient och tillhör en patientjournal. Dessa handlingar skickas direkt till respektive klinik. Den andra gruppen av viktigare allmänna handlingar, administrativa handlingar, hanteras centralt av ledningskansliet. En av tjänstemännen på ledningskansliet har ansvar för postöppning och diarieföring (registrator) som en del av sin tjänst. Tjänstemannen sköter även övriga administrativa göromål åt nämnd och förvaltningsledning. Hanteringen av allmänna handlingar bedöms utgöra en mindre del av tjänsten. Registratorn har en kollega som känner till rutinerna för postöppning och diarieföring. Kollegan går in för registratorn vid semester och annan frånvaro. Det saknas skriftliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar. Posthantering All post som är adresserad till Driftsnämnd Halmstad, ledningskansliet och förvaltningscheferna öppnas av registratorn. Även privatadresserad post öppnas, trots att skriftliga fullmakter saknas. Nämnden har en gemensam e-brevlåda som töms av registratorn. Vid postöppning bedömer registratorn om handlingen behöver diarieföras. Övrig post skickas oöppnad till respektive verksamhet för fortsatt hantering. Inom dessa verksamheter är det är upp till respektive tjänsteman att skicka handlingar som ska diarieföras till registratorn. I vilken omfattning handlingar som behöver diarieföras överlämnas till registrator följs inte upp. Ledningskansliets personal känner inte till övriga verksamheternas rutiner för posthantering. På ledningskansliet öppnas vanligtvis posten på förmiddagen men då registratorn har flera andra arbetsuppgifter kan uppgiften ibland få vänta till eftermiddagen. All post som öppnas datumstämplas. Det finns en funktion i diariesystemet som möjliggör att inkommande handlingar kan skannas och sparas i systemet. Funktionen används inte idag inom driftsnämnden, planer på det finns för år 2013. Registrering/diarieföring Det finns endast ett diarium inom driftnämnden. All diarieföring sker centralt på ledningskansliet i diariesystemet Platina. Tjänstemän och förtroendevalda som upprättar eller tar emot handlingar som ska diarieföras ska överlämna dessa till registratorn. Region Halland 16 av 20

Hur handlingar diarieförs inom driftnämnden har även undersökts genom en stickprovskontroll av fem utvalda ärenden. Samtliga fem diarieförda ärenden uppfyllde offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieföring. Beslut i anledning av begäran om utelämnande av allmän handling har delegerats av nämnden till förvaltningschefen. Arkivhantering Förvaltningschefen har utsett vilka tjänstemän inom nämnden som är arkivansvariga genom ett särskilt beslut. Däremot har inte arkivredogörare utsetts. Inom driftnämnden används tre olika dokumenthanteringsplaner, en för administrativa handlingar, en för medicinsk dokumentation inom hälso- och sjukvård och en för medicinsk dokumentation inom tandvård. Däremot saknar nämnden en arkivbeskrivning. På ledningskansliet utgörs närarkivet av dokumentskåp som förvaras i ett låst rum. I dokumentskåpen förvaras diarieförda handlingar och protokoll. I källaren i ett skyddsrum finns ett större arkiv, dit handlingar flyttas efterhand. Det framgår inte av dokumenthanteringsplanen när handlingar ska flyttas till arkivet i källaren. Handlingarna i arkivet förtecknas inte. Endast registratorn på ledningskansliet har tillgång till arkivlokalen. 4.5.1. Bedömning Vi anser att registratorn bör öppna all post som ställs till den centrala administrationen vid Hallands sjukhus Halmstad, inte bara den till ledningskansliet och förvaltningscheferna. Detta för att direkt fånga in viktigare inkommande handlingar som ska diarieföras. Samtidigt säkerställs att all post verkligen öppnas och inte blir liggande oöppnad i postfacket då en tjänsteman är frånvarande en längre tid. Driftnämnden har inte tillräcklig kontroll över i vilken mån verksamheter utanför ledningskansliet överlämnar de handlingar som behöver diarieföras. Det är en brist att post öppnas utan att det finns tydliga fullmakter från respektive tjänsteman. Vi rekommenderar att skriftliga fullmakter upprättas utifrån regionstyrelsens mall. Vi anser att nämnden inte har en ändamålsenlig arkivorganisation. Detta då den saknar både arkivbeskrivning och arkivförteckning. Dessutom har inte arkivredogörare utsetts inom nämndens olika verksamheter. Enligt arkivreglementet att bör skyddsrum i möjligaste mån undvikas som arkivlokal. Vi anser därför att nämnden bör utreda alternativa arkivlokaler eller att anhålla om att få överlämna handlingar till arkivmyndigheten. Region Halland 17 av 20

4.6. Regionens centrala arkivvård 4.6.1. Ansvar och organisation Regionens arkivvård regleras i arkivreglementet som fastställdes av regionfullmäktige i mars 2010 och gäller fr.o.m. den 1 januari 2011. Regionstyrelsen är enligt regionens arkivreglemente tillika arkivmyndighet. Arkivmyndigheten har sedan första januari 2012 två arkivarier som organisatoriskt tillhör regionkansliet. En av arkivarierna är något mer inriktad mot digitalt bevarande, annars finns ingen uppdelning dem emellan. 4.6.2. Regionarkivet Arkivarierna ansvarar för regionarkivet som består av två depåer. En finns i källaren på Regionens hus och den andra, som är den största, finns på Hallands sjukhus. Arkivlokalen på Hallands sjukhus är en godkänd arkivlokal enligt kraven i lagstiftningen. Av intervjuerna framkommer att arkivmyndigheten aktivt har fått fasa ut verksamheter från arkivlokalerna som lånat delar av regionarkivet till närarkiv. Fortfarande finns vissa verksamheter som nyttjar hyllmeter hos regionarkivet. De äldsta arkivhandlingarna från mitten av 1800-talet förvaras i arkivet på Regionens hus. Regionarkivet har inga bestämda öppettider och informationen om arkivet på regionens hemsida är enligt intervjuade inte särskilt utvecklad. I praktiken har arkivet samma öppettider som övriga regionkontoret. Av intervjuerna framkommer att det inom regionen har pågått ett förändringsarbete med hemsidan och intranätet. Enligt intervjuade finns det många utomstående personer som vill ta del av arkivmaterialet, exempelvis äldre journaler. Vid förfrågningar om att ta del av arkivhandlingar bestämmer arkivarierna en tid och förbereder och plockar fram önskade handlingar. Det förekommer att arkivarierna får göra efterforskningar för att hitta önskade handlingar. Tillgång till forskarplatser i anslutning till arkivet finns både på Regionens hus och på depån på Hallands sjukhus. Endast arkivarierna har tillgång till nycklar till arkiven. Lokalerna är larmade och låsta och varken anställda eller besökare får vistas fritt i arkivlokalerna. Alla förfrågningar om att ta del av arkivmaterialet går via arkivarierna. De äldre handlingarna från tidigare Landstinget Halland är förtecknade, liksom det mesta av gamla Region Hallands handlingar. Regionarkivet har tillgång till förteckningssystemet Visual arkiv. Arkivhandlingar förtecknas enligt allmänna arkivschemat. Region Halland har inte gått in i något e-arkivsprojekt, men enligt intervjuade ska R7-modellen diskuteras. Kanslichefen är projektansvarig för ett eventuellt införande av e-arkiv. Den ena arkivarien har varit på utbildning om e-arkiv. 4.6.3. Överlämning av arkivmaterial till regionarkivet Region Halland har många decentraliserade arkiv, exempelvis inom sjukvården. Enligt arkivreglementet kan en myndighet överlämna sitt arkiv eller delar av det till arkivmyndigheten för fortsatt vård. Vidare kan en myndighet vid organisations- Region Halland 18 av 20

förändring, efter samråd med arkivmyndigheten överlämna sitt arkiv eller delar av det till en annan myndighet inom regionen. Av intervjuerna framkommer att myndigheterna/verksamheterna får göra en formell framställan till regionarkivet om att få överlämna arkivhandlingar. Enligt intervjuade har överlämnandet av handlingar tidigare varit kaotisk och klara regler har saknats. Arkivarierna har under innevarande år arbetat fram en leveransrutin, vilket innebär att det numera är etablerat och enkelt att för myndigheterna att överlämna sina arkivhandlingar. Av intervjuerna framkommer att överlämnande av arkivhandlingar alltid föregås av ett stickprov som arkivmyndigheten utför för kontroll av hur materialet är arkiverat. Den överlämnande myndigheten får stå för pack- och transportkostnader. 4.6.4. Myndigheternas arkivdokumentation Enligt arkivreglementet ska varje myndighet redovisa sitt arkiv i dels en arkivbeskrivning, dels en arkivförteckning samt upprätta en dokumenthanteringsplan. Tidigare Landstingsstyrelsen och Regionstyrelsen har fastställt ett antal regionövergripande dokumenthanteringsplaner, bl.a. för hälsooch sjukvårdshandlingar (den medicinska dokumentationen), tandvårdshandlingar, ekonomihandlingar, personalhandlingar och VAS-handlingar (vård av administrativa system). Regionstyrelsen saknar dokumenthanteringsplan. Av intervjuerna framkommer att arkivmyndighetens roll behöver förtydligas när det gäller upprättande och revidering av dokumenthanteringsplaner. 4.6.5. Myndigheternas arkivorganisationer Av intervjuerna framkommer att arkivmyndigheten har påbörjat ett arbete med att identifiera arkivansvariga och arkivredogörare hos regionens myndigheter. Enligt intervjuade har det funnits arkivfunktioner som har fallit i glömska. Arkivmyndigheten har under år 2012 anordnat en utbildning med en extern föreläsare som handlade om roller och ansvar utifrån arkivreglementet. Arkivmyndigheten har för avsikt att få till stånd ett permanent forum för arkivansvariga och arkivredogörare. 4.6.6. Tillsyn av myndigheternas arkiv Arkivreglementet liksom arkivlagen reglerar att arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över den arkivvård som regionens myndigheter bedriver. I tillsynen ingår inspektion av arkiven. Av reglementet framgår att regionens arkivarier biträder arkivmyndigheten i dess tillsynsverksamhet. Av intervjuerna framkommer att arkivmyndigheten är i sin linda när det gäller tillsynsverksamheten. Hittills har tillsynen koncentrerats till barnavårdscentraler, såväl offentliga som privata, då det fanns flera skäl till att börja där med anledning av storlek och omfattning av arkivmaterial. Vid tillsynen har arkivarierna utgått från en checklista med frågor och sedan dokumenterat resultatet av besöket i en rapport som myndigheten har fått ta del av och arkivmyndigheten begär in uppgifter om hur myndigheten tänker åtgärda de eventuella brister som framkommit. Region Halland 19 av 20

4.6.7. Bedömning Vi bedömer att regionens centrala arkivvård bedrivs enligt gällande lagar och i huvudsak ändamålsenligt. Regionen har ett aktuellt och ändamålsenligt arkivreglemente. Regionstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, uppfyller de i reglementet antagna åtagandena. Tillsyn över de andra nämndernas arkiv görs och dokumenteras. Enligt vår bedömning är det viktigt att tillsyn sker kontinuerligt. Det är positivt att fokus mer och mer riktas på utåtriktat arbete, t.ex. har utbildningar anordnats och rutiner tagits fram för överlämning av material till regionarkivet. Myndigheterna har ett stort behov av stöd inom arkivvården. För att förbättra arbetet ytterligare föreslås att öppettider för regionarkivet fastställs och att informationen på hemsidan utvecklas. 2012-12-17 Lisa Åberg Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 20 av 20