Tidsstudie Version 0.2

Tidsstudie Version 0.2 Norrbottens Läns Landsting - NLL Tidsstudie för Vårdnära service Rapport 2014-04-17 Veronica Andersson Veronica Flymalm

Innehåll 1. BAKGRUND... 2 1.1. ORGANISATION... 2 2. MÅLBILD... 2 3. GENOMFÖRANDE... 2 3.1. OMFATTNING... 2 3.2. METOD FÖR TIDSSTUDIEN... 2 4. RESULTAT... 3 4.1. SUNDERBY SJUKHUS... 4 4.1.1. Avdelning 53... 4 4.1.2. Avdelning 33... 5 4.2. KALIX SJUKHUS... 6 4.2.1. Avdelning 2... 6 4.2.2. Avdelning 3... 7 4.2.3. IVAK... 8 4.2.4. REHAB... 9 5. REFLEKTIONER... 10 Bilagor Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie AVA33 person 1 Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie AVA33 person 2 Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie Avd 53 person 1 Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie Avd 53 person 2 Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie Avd 2 Kalix Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie Avd 3 Kalix Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie IVAK Kalix Bilaga 1. Protokoll NLL tidsstudie Rehab Kalix Bilaga 1. Sammanställning NLL tidsstudie Bilaga 1. Personalprotokoll NLL tidsstudie 1

1. Bakgrund Norrbottens läns Landsting (NLL) Division Service har under början av året startat ett projekt vid namnet Vårdnära service. Projektet skall aktivt och tillsammans med vården, söka innovativa lösningar på hur uppgifter som idag utförs av kärnverksamheten istället kan flyttas över till servicenära tjänster. För att få en uppfattning av omfattningen av hur stor del av undersköterskornas arbete som består av servicenära tjänster har projektet beställt en tidsstudie av dessa arbetsuppgifter. Agio System och Kompetens tilldelades uppdraget att genomföra denna tidsstudie. 1.1. Organisation Projektsponsor Kundens projektledare Uppdragsledare Agio Arbetsgrupp Stefan von Below, NLL Lisette Sällström, NLL Veronica Andersson, Agio Conny Eriksson, Agio Veronica Andersson, Agio Veronica Flymalm, Agio Tommy Nilsson, Agio 2. Målbild Målet är att få fram underlag som kan användas för en gemensam uppdelning av servicetjänsterna/stödverksamheterna som inte behöver utföras av vården. Underlaget skall senare användas för att uppnå en organisation som bygger på FM (Facility Management). 3. Genomförande 3.1. Omfattning Tidsstudier genomfördes vid utvalda avdelningar vid Sunderbyn och Kalix sjukhus. Mätningar genomfördes under både för- och eftermiddagen, vilket innebar mätningar mellan 07.00-20.30. I Sunderbyn genomfördes två mätningar av två personer vid avdelning 33 respektive 53. I Kalix genomfördes fyra mätningar av fyra personer på avdelning 2, 3, REHAB och IVAK. Tidsstudien har genomförts under mars-april månad 2014. 3.2. Metod för tidsstudien För genomförande av tidsstudien togs ett mätprotokoll fram som användes för samtliga mätningar. Mätprotokollet testades i Sunderbyn på avdelning 33 innan tidsstudien startades. 2

Vid mättillfällena har två personer följt med en undersköterska under ett arbetspass och mätt samtliga arbetsuppgifter som funnits i mätprotokollet. Eftersom undersköterskorna har haft sina ordinarie arbetsuppgifter samtidigt som mätningarna har utförts, har vissa mätningar gjorts av annan personal för att kunna få ihop ett tillräckligt underlag. Då kvantiteten av vissa moment är svåra att bedöma vid mätning under endast en dag har en ytterligare mätning gjorts som personalen själva har fyllt i under en period av två veckor. Resultatet av dessa mätningar finns dokumenterade i Personalprotokoll NLL tidsstudie. De snittantal på kvantitet per dag som räknas ut per avdelning förs över i sammanställningen och multipliceras med snittiderna som respektive moment tar. Resultatet av tidsstudierna har dokumenterats i ett flertal excelfiler, en för respektive avdelning/person samt en sammanställning som innehåller alla avdelningar, en per flik i excelarket. De detaljerade protokollen visar alla mätvärden vi fått fram genom tidsstudier på respektive avdelning. Här räknas snittider fram för de moment som är mätta flera gånger, man ser hur många undersköterskor som utförde momentet. För kostdelen ser man hur många matbrickor som delades ut samt mellan vilka tider som momentet ägde rum. Kommentarer och iakttagelser finns dokumenterade i kommentarsfältet. Kolumnen snittid per moment är sedan överflyttat till det dokument som heter Sammanställning NLL tidsstudie där man ser en summering av alla moment till antal minuter per dag. Varje block (kost, städ, förråd och transport) summeras ihop till en totaltid per dag. Dessa totaltider per block presenterar sedan i de pajdiagram som visas under kapitel 4.1. 4. Resultat En samlad och detaljerad beskrivning av resultatet efter genomförande av tidsstudien finns i bilagorna. För att få en samlad aggregerad bild av hur mycket tid som ägnas åt de olika delarna i den vårdnära servicen, har dessa delats upp i fyra olika grupper Kost, Transport, Städ/Rengöring samt Förråd. Den samlade bilden är att det skiljer sig mellan sjukhusen och avdelningarna hur mycket tid som ägnas åt de olika delarna. Flera av arbetsmomenten skiljer sig åt mellan olika mätningar, det kan röra sig om att samma arbetsuppgift kan ta 30 sekunder vid en mätning och 4 minuter vid ett annat. Vid uträkning av snittet har de mätningar som sticker ut inte exkluderats detta då det inte skiljde nämnvärt vid sammanställningen om dessa togs bort eller inte. Samt att det är faktiska mätvärden och därmed relevant för det totala snittet. Vid utdelning av brickor är det aggregerade resultatet räknat på totalt antal utdelade brickor, och inte patienter. Detta då det inte är alla patienter som fått mat då de inte får äta. Antal bäddade sängar är uträknat med hjälp av antal inlagda patienter, ett underlag som tillhandahållits av Lisette Sällström. Värt att notera är att när arbetsgruppen bad vårdpersonalen att göra en egen uppskattning av dessa för Synderbyn, så trodde de att antalet patienter var ungefär hälften. Nedan en sammanställning av det aggregerade resultatet och en kort kommentar. 3

4.1. Sunderby sjukhus 4.1.1. Avdelning 53 Område Minuter Timmar KOST 459 7,7 STÄD 493 3,0 FÖRRÅD 56 0,9 TRANSPORT 219 3,7 Total VNS 1227 15,2 På avdelning 53 består den totala andelen av vårdnära service drygt 15 timmar enligt den uppskattning som gjorts efter den genomförda tidsstudien. 4

4.1.2. Avdelning 33 Område Minuter Timmar KOST 443 7,4 STÄD 498 5,1 FÖRRÅD 43 0,7 TRANSPORT 511 8,5 Total VNS 1495 21,8 På avdelning 33 är det Transport som är den procentuellt största delen av de totalt ca 22 timmarna av den vårdnära servicen, närmare bestämt 39%. 5

4.2. Kalix sjukhus 4.2.1. Avdelning 2 Område Minuter Timmar KOST 614 10,2 STÄD 190 3,2 FÖRRÅD 40 0,7 TRANSPORT 120 2,0 Total VNS 964 16,1 I Kalix är generellt sett kosthanteringen en stor del av tiden som läggs för vårdnära service. Detta dels på grund av att maten serveras ur kantiner, vilket gör att mer tid behöver läggas på att hantera och servera maten, men även pga. att all disk sköts av avdelningarna själva, istället för som i Sunderbyn där lunch- och middagsdisken är betydligt mindre pga. brickserveringen. 6

4.2.2. Avdelning 3 Område Minuter Timmar KOST 573 9,6 STÄD 118 2,0 FÖRRÅD 56 0,9 TRANSPORT 148 2,5 Total VNS 895 14,9 På avdelning 3 är kosten ännu större andel än vad det var på avd 2, kosthanteringen är 64% av den totala tiden av vårdnära servicen. 7

4.2.3. IVAK Område Minuter Timmar KOST 173 2,9 STÄD 107 1,8 FÖRRÅD 79 1,3 TRANSPORT 146 2,4 Total VNS 505 8,4 På avdelning IVAK är kosthanteringen avsevärt mycket mindre än för övriga avdelningar i Kalix, endast 34% av tiden för vårdnära service står kosthanteringen för. IVAK är en mindre avdelning som endast har plats för 5 patienter. Följaktligen blir de andra delarna större andel där. 8

4.2.4. REHAB Område Minuter Timmar KOST 609 10,2 STÄD 217 3,6 FÖRRÅD 98 1,6 TRANSPORT 52 0,9 Total VNS 976 16,3 9

5. Reflektioner Under genomförande av tidsstudien har arbetsgruppen gjort en del reflektioner avseende hur arbetsuppgifter genomförs, hur det skiljer sig mellan olika avdelningar och även funderat över det kommande analysarbetet som tar vid efter tidsstudiens avslut. Under tidsstudierna gjordes en del iakttagelser som är bra att ha i åtanke när materialet analyseras, särskilt för att kunna ta till sig den stora mängden information som finns i bilagorna. Dessa reflektioner listas nedan. Hur ser de olika momentens fördelning ut över dygnet? I bilagorna finns angivet t ex mellan vilka klockslag frukosten serverades, exempelvis mellan 07.00-07.30. Vid serveringen är det ofta fler personal som hjälps åt, så den totala tiden kan vara mer än 30 minuter. Det innebär att frukostserveringen (så länge den utförs med samma metod som idag) inte kan genomföras av en person om inte serveringsfönstret utökas. Under en dag är det ofta många samtidiga arbetsuppgifter, t ex under förberedelse av lunchen genomförs både transporter och städning. En del av dessa arbetsuppgifter kan kanske senareläggas, men inte alla. En del av arbetsmomenten, t ex tömning av soppåse på patientsalarna, genomförs i samband med vårdrelaterade arbetsuppgifter, och kan därmed vara svåra att lägga över till någon annan. När man tittar på detaljerna kan man konstatera att det skiljer sig i olika rätt mycket i olika arbetsmoment, mycket beroende på vem mätningen gjorts på. Tydligast är sängbäddning som kan variera från ca 9 minuter till 20 minuter. Dels beror det på att personalen är olika snabb, men även att det kan vara olika beroende om det är en rengöring efter hemgång i en 1-sal eller i en sal mer fler personer. I 1-salen finns mer möbler per säng, och därmed större ytor att rengöra. Detta finns angivet som kommentar i bilagorna 1-8. Inför det kommande arbetet kan det därmed vara bra att ta fram en rutin/arbetsbeskrivning som detaljerat beskriver vad som ingår i momentet sängbäddning. På de avdelningar som transportörer finns betyder de väldigt mycket för avdelningen. Inte bara för att denna resurs fungerar som avlastning till personalen, utan innebär även att det blir färre konflikter på avdelningen. De behöver inte tänka att medarbetare x diskar aldrig undan, eller jag dukar alltid fram frukosten, samt att det sällan bygger upp till diskberg, som blir det ständiga dåliga samvetet för personalen. De kan helt enkelt fokusera på det de är där för att göra som primära arbetsuppgift ta hand om patienterna. Några av arbetsuppgifterna, t ex veckostädning av sköljen, utfördes väldigt sällan, inte ens en gång i månaden, detta för att det helt enkelt inte fanns tid för det. Torkning av tangentbord på expeditionen utfördes inte alls. Detta och fler exempel finns dokumenterat som en kommentar i bilagorna 1-8. Det varierar även hur mycket och vad städpersonalen gör. Vissa städare tar alltid papperskorgen på patientsalarna, oavsett vad de innehåller, medan andra städare bara tömde dessa om de inte innehöll blöjor. På någon avdelning samordnades labbtransporterna, dvs. det fanns ett ställe där proverna samlades för att minska antalet transporter till labb. 10

Det kan finnas samordningseffekter mellan avdelningarna, dvs. att det kan vara en idé att ha en rullande resurs som går mellan avdelningarna, samt att det kan vara en möjlighet att förskjuta tiderna för måltidsservering mellan de olika avdelningarna för att samnyttja resurserna bättre. Idag serveras alla måltider ungefär samtidigt vid alla avdelningar. På någon avdelning iordningsställdes frukosten (duka fram buffé) mellan 06.30-07.00, för att sedan serveras från kl. 07.45, detta för att hinna med rapportering och andra vårdrelaterade uppgifter på morgonen. Intresset för tidsstudien har varit stort ute på avdelningarna. Många har varit nyfikna på varför vi är där och kommer gärna med kommentarer och följdfrågor. Vi fick känslan av att det skapat positiva effekter av att de personer och avdelningar vi mätt blivit sedda och att de fått prata om den arbetssituation de befinner sig i. Vi tror därför att det finns stora möjligheter att lyckas med det fortsatta arbetet och få positiva effekter för personalen. 11