Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar 2009-06-04. Ref Roger Wallin



Relevanta dokument
Registrering och hantering av allmänna handlingar

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle Huvudregistrator Jenny Åtegård

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd

Hur gör jag med dokumenten?

Revisionsrapport. Internkontroll - Finspångs kommun år Ref R Wallin

Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

Hem för vård eller boende för barn och unga

Upprätta en telefonpolicy i kommunen och underlätta för medborgarna att nå förtroendevalda och tjänstemän.

Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av riktlinjer och rutiner för hantering av akuta omvärldssituationer

Utbildning ST del 2. Maria Funk. Landstinget i Östergötland. Landstingsjurist. tel: epost: maria.funk@lio.se

Stöd på BVC vid misstanke att barn far illa

BILAGA KARTLÄGGNING SOCIALSEKRETERARE STOCKHOLM (MELLAN)

Kommunrevisionen. Granskning av Klagomålshantering Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Mäta effekten av genomförandeplanen

Granskning av bisysslor. 25 september 2013

Tjörns kommun Förstudie av kommunens fördelning av ansvar och beslutanderätt

Öppen data och vad vi kan vinna på att offentliggöra uppgifter! Formatdag i västerås Björn Hagström bjorn.

Ansökan nr 2 om statsbidrag för Komvux, bidragsåret 2016.

Riktlinjer för klagomål & synpunkter

FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR. Denna upphandling omfattar två stycken delområden: Delområde 1 Tolktjänster för utländska språk Delområde 2 - Teckentolkar

Manual för version V2

Brukarundersökning 2010 Särvux

KURSER HÖSTEN 2016 KVALITET MILJÖ HÅLLBARHET ARBETSMILJÖ

Granskning uppföljning av långtidssjukfrånvaro

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Kvalitetsregister & legala förutsättningar. Moa Malviker Wellermark, Jurist SKL, Landstingsjurist LiÖ

LITEN HANDLEDNING TILL E-TJÄNSTER I BJUVS KOMMUN. Så här ser inloggningssidan ut. Börja med att skriva ditt användarnamn och lösenord i rutorna.

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

ATTITYDER TILL ENTREPRENÖRSKAP PÅ HÄLSOUNIVERSITETET

Genomförda granskningsprojekt under tiden

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

VAD TYCKER DE ÄLDRE OM ÄLDREOMSORGEN? - SÄRSKILT BOENDE I HÖGANÄS KOMMUN 2013

1(7) Regler för e-post och telefon. Styrdokument

Vår resepolicy i praktiken

ENHETSRAPPORT - SOLHEMS GRUPPBOSTÄDER I O II

DIARIEFÖRINGSHANDBOK Version 0.2

Tandhälsorapport. Uppföljning av tandvårdskontakter för äldre tonåringar i Östergötland. Enheten för hälsoanalys Linköping maj 2014

Verksamhetens tertialrapport 2015

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Linköpings kommun linkoping.se. Rutin för synpunkter och klagomål

Lika eller olika? Hur företagare och unga ser på löner och anställning ELIN BENGTSSON DECEMBER, 2009

En annan mycket roligare del i arbetet var att jag ofta fick följa med min handledare ut på

Beslut och verksamhetsrapport

Ärenden Sida 2 (30) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum

Verksamhetsuppföljning Korttidsvistelse, korttidstillsyn Januari 2015

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna januari Vellinge kommun. Fastighetsunderhåll

Yttrande till förvaltningsrätten i Stockholm angående utdömande av vite

Ny verksamhet Befintlig verksamhet Avslutande av verksamhet Annat. Bygg- och miljökontoret Miljö- och hälsoskydd

Läs igenom det här häftet innan du skickar in din ansökan om att bli bloggare.

Komma igång med Eventor

Klagomålshantering. Karlskrona kommun

Med grund i det jag anfört ovan ställer jag mig starkt kritisk till förslaget att heltidsarvodera förbundsordförande.

Underlagsdokument till jävsregler

Riktlinje för synpunkts- och klagomålshantering VON 2013/ Riktlinjerna är antagna av vård- och omsorgsnämnden den 13 maj 2003.

Enkelt och effektivt kompetensverktyg

Rapport från kvalitetsuppföljning av Nytidas dagliga verksamhet Ullared

SÄKERHETSHANDBOK EN HANDBOK OM SÄKERHET PÅ HYRESBOSTÄDER I NORRKÖPING

Revisionen har via KPMG genomfört en granskning inom ovanstående område.

Introduktionsmöte/registrering vid institutionen

Lena Persson mail: Rutiner för hantering av skyddad identitet inom förskola och grundskola i Ängelholms kommun

Dokumenttyp. Namn på uppdraget. Integrering mellan larmhanteringssystem och vård- och omsorgssystem

Villkor för att bedriva fristående förskola i Enköpings kommun

Inspektion av Socialkontor ekonomi vid Individ- och familjenämnden i Västerås kommun den 21 oktober 2015

Gunnesboskolan, miljövänlig? Energi och Miljö tema VT-10

Revisionsrapport. Skyddad identitet Hallandsgemensam granskning. Halland, sammanfattning

Verksamhetsplan och budget 2010

Regler för behandling av personuppgifter vid Högskolan Dalarna

Revisionsrapport 2011 Genomförd på uppdrag av Karlskrona Kommuns förtroendevalda revisorer. Karlskrona kommun. Granskning av Överförmyndarnämnden

VASS HBI Användarmanual

Informationssäkerhet i regional samverkan! Nr 11 & 12, 2015 Månadsbrev november & december 2015

Instruktion för e-post E-postinstruktion Beslutad

Godkännande av avtal för mottagande av ensamkommande barn, samt delegering av beslut om framtida avtal

Åtgärdsprogram och lärares synsätt

Claudia Mallea Lira och Isabell Darkman

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Intern åtkomst till personuppgifter hos Migrationsverket

Lagring i molnet. Dokumenthantering i högskolans Office365 ur ett offentlighetsperspektiv

Överförmyndarens uppdragsplan/ verksamhetsplan Uppdragsplanen/verksamhetsplanen fastställdes av överförmyndaren den 14 februari 2013.

Uppföljning av Värdighetsgarantier inom äldreomsorgen 2015

Granskning av avtal vid kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska servicenämnden

Användarmanual Jobb i Stan. CV-Handboken. Registrering, jobbsökning mm. Copyright Aditro. All rights reserved.

Samhälle, samverkan & övergång

Granskning av IT-system Procapita vård och omsorg ur ett effektivitetsperspektiv

Manual Jourläkarschema Närhälsan V7 - Version 1.0

Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Hälsouppgift för elev

Elevhälsans uppdrag, organisation och arbete

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Registrering av huvudanvändare i Prinfo DesignStore

Kapa Lagen! Om varför jämförligt avfall bör lyftas bort från Miljöbalken. Bild: Kristina Roupé

Rutiner för registerutdrag vid anställning inom förskola och grundskola. Mjölby kommun

E-post för nybörjare

DEN NYA ADMINISTRATÖREN Ett ESF-finansierat kompetensutvecklingsprojekt mellan Tranemo kommun och Orust kommun

Finspångs kommun Revisorerna. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över nämnder och kommunala företag

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Gallring av digitala handlingar

Bilaga 1 Checklista för förberedelser

Föredragande borgarrådet Anna König Jerlmyr anför följande.

Transkript:

Förstudie Diarieföring av allmänna handlingar Nerikes Brandkår 2009-06-04 Ref Roger Wallin

1. Uppdrag... 3 2. Offentlighetsprincipen... 3 2.1 Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner?... 4 2.1.1 Iakttagelse... 4 2.2 Hur hanteras ärenden som inkommer till medlemskommuner?... 5 2.2.1 Iakttagelse... 5 2.3 Kunskap om offentlighetsprincipen?... 5 2.3.1 Iakttagelse... 5 2.4 Slutsats... 6 2(6)

1. Uppdrag Revisionen i kommunalförbundet Nerikes Brandkår har uppdragit åt Ernst & Young att närmare granska hanteringen av inkommande handlingar och om diarieföring sker på lämpligt sätt. Den fråga som skall besvaras är: Hur ändamålsenlig är hanteringen av inkommande handlingar och hur diarieförs dessa? I granskningen skall följande frågor belysas: Hur diarieförs inkommande handlingar? Hur hanteras ärenden som lämnas till medlemskommuner men som avser Nerikes Brandkår? Finns rutiner för diarieföring och sker detta på ett likartat sätt? Finns kunskap om offentlighetsprincipens grunder? På vilket sätt följs detta upp av ledningen? 2. Offentlighetsprincipen I tryckfrihetsförordningen sägs att Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar, (2 kap 1 ). Tryckfrihetsförordningen går långt. Alla handlingar är allmänna om de inte är hemliga, vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av alla allmänna handlingar. En handling är inkommen om den anlänt till myndigheten eller någon befattningshavare. Den är upprättad om den har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts hos myndigheten. Alla sådana handlingar är allmänna eller offentliga. Av detta följer att även e-post till enskilda befattningshavare är att betrakta som allmänna, dvs. offentliga. Handlingar skall diarieföras om de förväntas ligga till grund för beslut i nämnd, styrelse eller motsvarande. De skall också diariföras om de bedöms ha rättslig betydelse eller att de i övrigt har betydelse för verksamheten. Vad skall då diarieföras? Inkommande och upprättade handlingar som initierar eller ingår i ett ärende Handlingar med viktigt innehåll för myndigheten Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess. 3(6)

2.1 Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner? All post till Nerikes Brandkår kommer alltid först till kontoret i Örebro, även det som t.ex. skall till stationen i Byrsta. På kontoret i Örebro öppnas, ankomststämplas, diarieförs och sorteras posten efter typ av ärende; skyddsärende, räddning eller administration. Nerikes Brandkår får ca 30 försändelser per dag. Ungefär 90 procent av alla ärenden är skyddsfrågor, resten är antingen räddning eller administration. Det finns en person som regelbundet sköter postöppning, diarieföring och sortering av ärenden bland kolleger på olika avdelningar. När administrationsärenden kommer till chefsfunktionen tas ställning till om ärendet är en allmän handling eller om det skall sekretessbeläggas. Beslut tas om sekretess. Det finns en speciell pärm för sekretessärenden. Skyddsfrågor diarieförs i ett it-baserat system som heter Core. Ärenden som rör administration diarieförs manuellt och det samma gäller räddning. I dessa fall har man stöd av systemet ACTA. 80 procent av inkommande post är inköpsfakturor. Nerikes Brandkår handlar för ca 8 miljoner kronor per år. Det är tre personer som arbetar med skyddsfrågor, de är kontaktpersoner till olika kommuner i frågor som rör skydd. De har en likartad hantering av ärenden. Den är med andra ord inte personberoende. Alla anställda har individuella e-postadresser. Det finns ingen rutin för registrering av inkommande e-post. Det saknas också en rutin för diarieföring av inkommande e-post. Det är den administrativa chefen som har ansvaret att följa upp inkommande e-post. Detta följs upp, men inte på ett systematiskt och strukturerat sätt. Det som görs är att det tas en automatisk back-up av allas datorer, inkl e-posten. Om personalen som arbetar med skyddsfrågor får ett ärende via e-post rörande skydd sparas det i it-systemet Core som en händelse. I Core sparar man på begreppen objektnummer och fastighetsbeteckning. Det finns ett grupptryck bland kolleger att arbeta på ett likartat sätt i Core. Alla förväntas kunna arbeta i Core. Som nyanställd får man internutbildning av kolleger hur Core fungerar och hur man arbetar i det. Det finns ingen särskild rutin som säkerställer att det fungerar. 2.1.1 Iakttagelse Handlingar diarieförs på olika sätt beroende på typ av ärende. Ärenden hanteras dock på ett likartat sätt inom samma ärendetyp. Det saknas en rutin för registrering och diarieföring av e-post. Strukturerad uppföljning sker inte. 4(6)

2.2 Hur hanteras ärenden som inkommer till medlemskommuner? Normalt får inte Nerikes Brandkår veta hur detta fungerar i praktiken, eftersom man inte kan kontrollera vilka ärenden som skickas vidare och vilka som inte gör det. Ett inslag i granskningen har därför varit att se hur medlemskommunerna hanterar post ställd till dem men där innehållet avser Nerikes Brandkår. Vi utarbetade en skrivelse som ställdes till alla medlemskommunerna. Innehållet rörde en allmän fråga kring sotning och vart jag skulle vända mig för att få svar. Av brevet framgick det att det var ifrån Ernst & Young och var ställt till respektive kommun. Det var undertecknat av Roger Wallin. Några kontaktuppgifter framgick inte eftersom vi ville undvika att de automatiskt skulle ringa till oss med svaret. Redan dagen efter att det skickades ut ringde två kommuner till mitt kontor och sökte mig sedan via mitt mobilnummer. Den ena hänvisade mig till en privat sotningsfirma i kommunen. Den andra hänvisade till att jag skulle ta kontakt med Nerikes Brandkår. Två andra kommuner hörde av sig veckan därpå och hänvisade i det ena fallet till hemsidan för Nerikes Brandkår och i det andra skickades en folder om sotning med referens till Nerikes Brandkår. Två kommuner har inte hört av sig, varken till mig eller till Nerikes Brandkår. 2.2.1 Iakttagelse I flertalet fall har medlemskommunerna hänvisat vidare till Nerikes Brandkår. Det skedde dessutom med stor grad av skyndsamhet i två av fallen. Det är lite förvånande att två kommuner varken hört av sig till mig eller skickat brevet vidare till Nerikes Brandkår. 2.3 Kunskap om offentlighetsprincipen? Det finns en viss osäkerhet kring offentlighetsprincipen bland den närmast berörda personalen, dvs. hos den som svarar för postöppning och diarieföring och hos den som har ansvaret för uppföljning av att rutiner fungerar. En har gått några kurser, men eftersom förbundet inte har så mycket ärenden och det sällan inträffar något som gör att man behöver konfronteras med lagstiftningen finns det en osäkerhet. Den personal som arbetar med hantering av skyddsärenden, vilket är den största mängden, har heller inte gått någon utbildning i offentlighetsprincipen. Generellt är man av uppfattningen att man tror sig kunna grunderna i offentlighetsprincipen. 2.3.1 Iakttagelse Med tanke på att den administrativa chefen i sin funktion har att följa upp ärendehantering och rutiner kring diarieföring, e-post etc. vore det angeläget att förbundet stärkte kompetensen inom detta område, särskilt mot bakgrund av de iakttagelser som gjorts beträffande uppföljningsarbetet. 5(6)

2.4 Slutsats I granskningen skulle vi bedöma hur ändamålsenlig hanteringen är av inkommande handlingar och hur dessa diarieförs. Allmänt konstateras att det finns en tillfredsställande ordning men att vissa förbättringar kan övervägas. Det saknas rutiner kring diarieföring av e-post. Det saknas rutiner för strukturerad uppföljning av ärendehantering. Det finns en viss osäkerhet bland den närmast berörda personalen som arbetar och ansvara för dessa frågor om vad den gällande lagstiftning säger. På dessa områden bör förbättringar genomföras. 6(6)