MILJÖ & HÄLSOSKYDD. Årsredovisning

MILJÖ & HÄLSOSKYDD Årsredovisning

Innehållsförteckning 1 Året som gått... 3 1.1 Sammanfattning av året... 3 1.2 Viktiga händelser... 3 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under... 8 3 Så här styrs kommunen... 9 4 Uppföljning mål... 11 4.1 Ökat inflytande... 11 4.2 Bemötande och tillgänglighet... 12 4.3 Hälsosamt liv... 12 4.4 Trygg kommun... 13 4.5 Företagsvänlig kommun... 13 4.6 Minskad energianvändning... 14 4.7 Minskade koldioxidutsläpp... 14 4.8 Attraktiv arbetsplats... 14 5 Uppföljning direktiv... 16 5.1 Direktiv invånardialog... 16 5.2 Direktiv praktikplatser... 16 5.3 Direktiv e-förvaltning... 17 6 Uppföljning inriktningar... 18 6.1 Värdegrund... 18 6.2 Valfrihet... 19 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer... 20 7.1 Synpunktshantering... 20 7.2 Kvalitetsdeklarationer... 20 8 Personalmått... 22 8.1 Analys personalmått... 22 8.2 Resursmått... 22 8.3 Effektmått... 23 9 Ekonomi med kommentarer... 24 9.1 Uppföljning driftbudget... 24 9.2 Uppföljning investeringsbudget... 24 10 Intern kontroll... 26 10.1 Intern kontroll under året... 26 10.2 Resultat av genomförda internkontroller... 28 10.3 Nämndens förbättringsåtgärder... 29 10.4 Intern kontroll av externa utförare... 30 11 Analys... 31 11.1 Sammanfattande analys... 31 11.2 Förändringsområden... 31 Nämndens årsredovisning 2

1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor 2012 2013 Intäkter 6,0 8,9 10,6 Kostnader -14,7-16,4-19,9 Netto -8,7-7,5-9,3 Budget, netto -9,2-8,5-8,7 Avvikelse 0,5 1,0-0,6 Kommentarer till verksamhet och utfall I jämförelse med tidigare år syns det tydligt att förvaltningen växt kraftigt. Jämfört med 2013 har intäkterna ökat med 1,7 mnkr och kostnaderna med 3,5 mnkr. Intäktsökningen beror på att taxemodellen som infördes 2013 nu fått full effekt. Kostnadsökningen förklaras av att 2013 års rekryteringar nu får helårseffekt, samt av nyrekryteringarna. Förvaltningen bedömer att personalstyrkan från och med 2015 äntligen är i balans med behovet. Intäkterna är lägre än budget (-332 tkr) pga minskade rörliga intäkter. Detta beror på att Kungsbacka 2020 även i år tagit mycket tid samt att bemanningen först i slutet på året varit komplett. Kostnaderna är högre än budget (-290 tkr). Detta förklaras främst av högre kostnader för rekrytering, administrativa tjänster samt kundförluster än budgeterat. Eftersom det fattades personal i början på året har en tillsynsskuld uppstått även. Trots att vi redovisar ett underskott vill förvaltningen föra över medel till resultatfonden för att kunna beta av skulden under kommande år. Investeringar Nämndens årsredovisning 3 Budget Avvikelse Inkomster 0 0 0 Utgifter 0-0,08 0,08 Netto 0-0,08 0,08 Kommentar till investeringar Nämnden för Miljö & hälsoskydd har en mycket liten investeringsbudget eftersom det saknas fasta tillgångar såsom fastigheter mm. Inga investeringar har genomförts under. 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Behovsutredningen som färdigställdes vid årsskiftet 2013/14 visade att personalstyrkan behövde öka avsevärt. I början på gjordes också en utredning av precis vad tiden går år till, baserat på bl a taxan (riskklassningen ger ett antal tillsynstimmar som resultat) och tidsskrivningen. Resultatet

visade tydligt att det behövdes en högre skattefinansiering om inte verksamheten skulle behöva ändras på ett sätt som, förutom att det var föga realistiskt, inte var förenligt med en företagsvänlig kommun eller BITT. Detta presenterades för KSAU i februari. Detta resulterade i en ökad ram för 2015 och därmed kunde ägnas åt att bygga upp resurser för att utföra de arbetsuppgifter som åligger nämnden. De årliga avgifter som tagits in utan att motsvaras av genomförd tillsyn kunde också sparas i resultatfonden, vilket leder till att denna tillsyn kan utföras vid ett senare tillfälle och alla verksamheter får valuta för sina avgifter, ett mycket betydelsefullt beslut. Införandet av en ledningsgrupp med gruppledarna, utvecklingsledaren, en ekonom och en HRkonsult som skedde i maj, men tog fart i oktober då alla var på plats, har varit betydelsefullt. Effektivitet, struktur och utveckling, såväl som den dagliga arbetsledningen, är lättare att åstadkomma i och med ledningsgruppens bildande. Kungsbacka 2020 har inneburit flera förändringar. Införandet av Kungsbacka direkt i juni tog mycket kraft under våren, men har under senare delen av året börjat märkas genom minskad mängd telefonsamtal. Informatonsflödet har ändrat sig och kortade ledtider införts i och med funktionsbrevlådorna och gruppledarna. Många processer har kartlagts och de första e-tjänsterna infördes i december. Viktiga händelser inom personalområdet Behovsutredningen som färdigställdes vid årsskiftet 2013/14 visade att personalstyrkan behövde öka avsevärt. Detta i kombination med många föräldralediga har gjort att vi rekryterat mycket ny personal under. I maj påbörjade vi införandet av gruppledare och skapade en ledningsgrupp bestående av förvaltningschef, gruppledare, utvecklingsledare, ekonom och HR-konsult. Från oktober är ledningsgruppen fulltalig. Den har gjort att effektivitet, struktur och utveckling, såväl som den dagliga arbetsledningen, är lättare att åstadkomma. Från och med sommaren har vi, på prov, tagit över miljöstrategens uppgifter som tidigare låg på kommunstyrelsens förvaltning. Detta kommer att utvärderas under våren 2015. 1.2.1 Fördjupning till nämnden Hälsoskyddsavdelningen Hälsoskyddets tillsynsområden har de senaste åren ökat kraftigt. Detta har inneburit att fler miljöoch hälsoskyddsinspektörer har anställts. Antalet anställda inom hälsoskydd uppgår vid årets slut till 14 personer. Hälsoskyddsavdelningen har därför av praktiska skäl delats i två avdelningar. Hälsoskydd inne (HS-I) och Hälsoskydd ute (HS-U) Hälsoskydd ute Under året har vi inventerat enskilda avlopp på 464 fastigheter varav 251 fått besök. Förbud har meddelats för 249 avloppsanläggningar. Vi har också deltagit i flertalet projekt och lagt ned drygt 1000 timmar. Projekten är finansierade fullt ut vilket innebär att vi fakturerat varje nedlagd handläggningstimme. Vakuumteknik i befintlig byggnad Utvärdering Enskilda avlopp Minireningsverk Uppdrag HAV. Nämndens årsredovisning 4

Det i tid dominerande projektet är Uppdrag HAV där vi skall ta fram en nationell handbok för hur man kan inventera enskilda avloppsanläggningar. Uppdragen kommer att avslutas under våren 2015. Hälsoskydd - inne Under året har antalet handläggare ökat från två i början av året till fyra från mitten av sommaren. Detta har inneburit att tillsynen inledningsvis under året främst fick innefatta löpande ärenden, så kallad händelsestyrd tillsyn. I dessa uppgifter ingår exempelvis remissvar, anmälan om och riskklassning av nya verksamheter, men även olika typer av klagomålsärenden om fukt och mögel, bristande ventilation etcetera i hyresbostäder och/eller andra offentliga lokaler. Buller från krogverksamheter, rök från vedeldade pizzerior och otjänliga badvattenprover är andra exempel på ärenden som har hanterats under året, och som även har varit mycket uppmärksammade av allmänheten. Efter semesterperioden kunde vi börja fokusera på den planerade tillsynen, tillsyn vi själva styr över, som ungefär 475 stycken av våra tillsynsobjekt sedan 2013 betalar en årlig avgift för. Den nya taxan gör det möjligt för oss att arbeta mer proaktivt med vår tillsyn. Under hösten har vi inlett tillsyn på de fastighetsägare med hyresbostäder och bostadsrättsföreningar som finns i kommunen (187 stycken varav 86 betalar en årlig avgift). Fastighetsägarna har blivit erbjudna ett seminarium med fokus på miljöbalken, egenkontroll och mätning av radon. Därefter har de fått beslut om att under 2015 redovisa sina radonmätningar till oss. Syftet är att våra fastighetsägare ska hinna utreda, och vid behov åtgärda, så att kommunen kan nå det nationella miljömålet om att radonhalten i flerbostadshus ska vara lägre än 200 Bq/m3 år 2020. I vår kommun finns många små företag med olika typer av hygienisk verksamhet. Till exempel har vi drygt 100 företag med frisörverksamhet, varav hälften fick besök av oss under. Vid besöket genomfördes stickprovsgranskning av märkning och innehåll i de kosmetiska produkter de använder och säljer. Från och med den 1 september förenades överträdelse av dessa regler med en miljösanktionsavgift. Med anledning av detta anslöt vi till Läkemedelsverkets nationella tillsynsprojekt Hårfärgskoll. I de drygt 30 salonger vi besökte efter den 1 september noterade vi ett antal misstänkta märkningsbrister eller förbjudna ämnen i produkterna, som vi just nu utreder närmare. När vår utredning av varje enskilt ärende och verksamhet är klar kan vi vara tvungna att besluta om miljösanktionsavgift och/eller meddela misstanke om brott. Vi har tillsammans med förvaltningens miljöskyddavdelning även deltagit i Kemikalieinspektionens (KemI) nationella tillsynsprojekt SMID om smycken i detaljhandeln. Inom projektet har 110 olika verksamheter i kommunen fått information om regelverket kring metaller i smycken och bijouterier, varav drygt tio har fått tillsynsbesök. Vid besöken togs varuprover som skickades för analys avseende nickel, bly och kadmium. En av våra verksamheter hade ett smycke som avgav för höga halter nickel och fick därmed inte fortsätta säljas. Eftersom butiken hade sålt det var vi tvungna att göra en åtalsanmälan mot butiken och KemI gjorde en åtalsanmälan på leverantören av smycket. Under har elva verksamheter som erbjuder solarium fått tillsyn, så att de uppfyller Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter och att alla erbjuds att sola säkert. Vi har även utfört tillsyn och badvattenprovtagning på 13 strandbad under året, varav åtta är så kallade EU-bad med mer än 200 badande per dag i snitt. Under sommaren har vi räknat antalet badande på ytterligare några populära strandbad, vilket resulterade i att kommunen inför nästa säsong har totalt minst tolv EU-bad. En svårighet i den planerade tillsynen är att göra prognoser på hur mycket tid det uppföljande Nämndens årsredovisning 5

tillsynsarbetet kommer att ta. Detta kan få konsekvenser i framtiden om vi inte har tillräckliga resurser för det uppföljningsarbete som tillsynen naturligt genererar. Behovet är sannolikt störst för vår avdelning när vi nu genomför planerad tillsyn för första gången hos många av våra verksamheter. Miljöskydd I början av året saknades personal för ca 900 timmar i tillsynsplanen. Detta, samt det faktum att det varit en relativt stor personalomsättning på avdelningen (främst föräldraledigheter) har inneburit att vi fått fokusera på den planerade tillsynen för att inte skapa en tillsynsskuld. Två projekt har dock gemomförts under året, SMID (smycken i detaljhandeln) samt Massprojektet (hantering av schaktmassor). Vi har deltagit i en inventering av tysta områden i kommunen som initiert av GR (Göteborgsregionens kommunalförbund) samt fått en mer heltäckande tillsyn av egenkontrollen på våra verksamheter, allt från små hästgårdar till större B-objekt. De nya vattenskyddsföreskrifterna för Lygnern har inneburit många ärenden och frågor. En hel del tid har gått åt till att introducera ny personal i Kungsbacka direkt i vårt arbete samt att starta upp den första riktiga E-tjänsten i Lex (anmälan om värmepump). Utöver detta har vi börjat med med erfarenhetsbedömning och premiering efter tillsyn enligt den nya riskbaserade taxan. Några objekt kommer få en lägre årsavgift 2015 med anledning av detta. Förvaltningen övertog temporärt det miljöstrategiska arbetet i juni, vilket har påverkat avdelningen. Dels övertogs arbetet med strandskydd, för att avlasta kommunekologerna, dels har projektet Giftfri kommun drivits av avdelningen. Detta har gjort att en del tillsyn fått skjutas fram, bl a tillsyn på småbåtshamnar. Eftersom denna tillsyn är timtaxefinansierad uppstår dock inte någon ekonomisk tillsynsskuld. Livsmedelsavdelningen Under året har det varierat lite när det gäller personal. En tjänstledighet som skulle vara hela avbröts tidigare än beräknat vilket resulterade i lite mera resurser än beräknat. Vi gjorde 665 livsmedelskontroller och 21 stycken extra offentlig kontroll. Liksom 2013 hjälpte vi även denna sommar Falkenberg under två veckor med kontroll av säsongsverksamheter. Vi har deltagit i länsprojekt Kosttillskott som avslutades under våren. Vi har också deltagit i de riktade och korta projekt som SLV (Livsmedelsverket) har initierat. Kontrollen har då varit inriktad på fusk inom livsmedelsföretagen. Kontrollen har under hela året varit inriktad på spårbarhet, redlighet och information på samtliga verksamheter. Naturvård Under så har avdelningen inte haft några förändringar när det kommer till personalen. Den stora förändringen från tidigare år är att förvaltningen, från och med juli, tillfälligt övertog det miljöstrategiska uppdraget från KSF. Detta uppdrag har till stora delar hamnat på kommunekologerna. I uppdraget så ingår bland annat uppföljning av de kommunala miljömålen, arbete med kommunens energi- och klimatplan och arbete med Energimyndighetens energieffektivitetsstöd. Övrigt som ingår i uppdraget är att avdelningen har blivit "kontaktperson" för diverse nätverk så som Sveriges Ekokommuner. För att avlasta avdelningen så har miljöskyddsavdelningen hjälpt till med strandskyddstillsynen och hälsoskydd ute har hjälpt till med recipientprovtagningen. Under den ordinarie verksamheten så kan vi se att planarbetet i kommunen går på högvarv. Plan & Bygg har anställt fler planarkitekter och kommunekologernas medverkan i planarbetet efterfrågas mer och mer. Nämndens årsredovisning 6

Övriga projekt som tillkommit under året är arbetet med kommunens Friluftsplan och uppstarten av kustvattenrådet. Nämndens årsredovisning 7

2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Under har inga dramatiska händelser i omvärlden inträffat som påverkar nämndens arbete, medan några händelser internt i kommunen kan nämnas. Arbetet med Kungsbacka 2020 tuffar på och påverkar nämndens verksamhet i mycket hög grad. Dels tar det tid, dels påverkar arbetsformerna och informationsflödena. En viktig händelse är att nämnden i juni övertog det miljöstrategiska arbetet från KSF, i och med att miljöstrategen slutade. Ansvaret lades främst på kommunekologerna, som i sin tur fick avlastas andra arbetsuppgifter. Bland annat har måluppfyllelsen av miljömålen analyserats och en hel del tänkande har gjorts om framtagande, förankring och uppföljning av de nya miljömål som skal tas fram under 2015. Det börjar märkas att Havs och Vattenmyndigheten, HaV, kommit igång med sin verksamhet. Under fick nämnden ett prestigefullt uppdrag från Hav som går ut på att skriva en nationell handledning för tillsyn av enskilda avlopp. Dessutom drivs ett par projekt på HaV-medel som rör enskilda avlopp, ett om vacuumtoaletter ur ett kundperspektiv och ett om minireningsverk. Nämndens årsredovisning 8

3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 9

Nämndens årsredovisning 10

4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Inflytande är en svår fråga. Förvaltningen arbetar ständigt med bemötande och tillgänglighet för att den enskilde medborgaren skall uppleva att han/hon får komma till tals och bli lyssnad på. Medborgarens inflytande i det enskilda ärendet skall dock vara begränsat, dels eftersom verksamheten i hög grad styrs av lagar, dels för att många ärenden berör parter med motstående intressen där nämndens roll, likt en domstols, är att göra avvägningar mellan dessa intressen. Det gör att det är svårt att hitta någon större fråga där det är lämpligt att hålla invånardialog, liksom att hitta kvalitetsdeklarationer som tillför något väsentligt. Utmaningen ligger i att få alla att känna sig väl behandlade, även i de fall där besluten går den enskilde emot. Nämndens årsredovisning 11

Mätning 2012 2013 Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII 48 45 45 50 4.2 Bemötande och tillgänglighet Beslutats av KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Förvaltningen arbetar ständigt på bemötandefrågan. Ett samarbetsavtal har tecknats mellan Miljösamverkan Halland och Miljösamverkan Västra Götaland för att hålla liv i TUV - tillsynsutveckling i väst - bl a för att värna kursen i kommunikation och bemötande. Detta har lett till att kursen givits två gånger i år. Under 2015 borde alla som inte gått kursen ha fått chansen. Vi har också lagt ner mycket kraft på att få Kungsbacka direkt att fungera genom checklistor, utbildning och dialog, med lyckat resultat. Bl a kommer hälsoskyddstelefonen successivt att avvecklas, KUngsbacka direkt tar över. Vårt eget bemötande av Kungsbacka direkt är mycket viktigt, eftersom de möter kunderna åt oss och därför behöver känna både faktamässigt och moraliskt stöd ifrån oss för att kunna göra ett bra arbete. Samtliga inspektörer har mobiltelefoner med email och vi använder Outlook för alla möten, varvid telefonen automatiskt hänvisas. I och med att nämnden haft en synskadad ledamot och förvaltningen fått en döv medarbetare så faller det sig naturligt att överallt där det är aktuellt driva frågor om tillgänglighet för alla grupper. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet SKLs Nöjd-Kund-Undersökning Insikten, kvalitetsfaktor Bemötande SKLs Nöjd-Kund-Undersökning Insikten, kvalitetsfaktor Tillgänglighet 2012 2013 Målvärd e 60 60 57 62 69 71 70 69 4.3 Hälsosamt liv Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Nämndens hela verksamhet går ut på att skapa en hälsosam miljö för människor och andra organismer, nu och i framtiden. Livsmedelskontrollen är till för att säkerställa att livsmedlen inte innebär risker för smitta eller överkänslighet. Den stora satsningen på enskilda avlopp förväntas förbättra den hygieniska situationen i kommunens vattendrag. Detsamma gäller tillsynen av lantbruk. Vid all tillsyn på verksamheter förekommer tillsyn på kemikalier och avfall som långsiktigt påverkar hälsan. Förvaltningen arbetar även med inomhusmiljö, såsom fukt, mögel och radon, samt med bullerfrågor, och resurserna för dessa frågor har ökat markant i och med att den Nämndens årsredovisning 12

nya taxan medgett rekrytering. Naturvårdsenhetens arbete befrämjar goda naturupplevelser. På grund av resursbrist har inte all tillsyn som borde ske hunnits med, men nyrekryteringarna och de bättre ekonomin för 2015 gör att denna brist försvunnit. Framför allt hälsoskyddet kommer att förbättras kraftigt. Mätning SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga: Föreställ dig den ideala hälsosamma kommunen. Hur nära en sådan idealt hälsosam kommun kommer Kungsbacka? SCB:s medborgarundersökning, tilläggsfråga: Vad tycker du om förutsättningarna att leva ett hälsosamt liv i Kungsbacka? 2012 2013 Målvärd e 6,6 7,2 7,2 6,9 8,1 8,1 6,8 4.4 Trygg kommun Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Nämnden arbetar för tryggare livsmedelsverksamheter, vilket är viktigt för t ex allergiker och andra känsliga grupper. Förvaltningen medverkar även i planarbetet och behandlar klagomål om t ex buller och nedskräpning, vilket påverkar medborgarens upplevelse av trygghet. På lång sikt är naturligtvis en hälsosam miljö med bättre omhändertagande av kemikalier och avfall, ett hållbart utnyttjande av naturresurser och ett aktivt arbete för ett bättre klimat i hög grad trygghetsskapande. De större tillsynsprojekten redovisas i broschyren "Koll på Kungsbacka" som finns på kommunens hemsida. Mätning 2012 2013 Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet 65 66 67 67 4.5 Företagsvänlig kommun Beslutats av KF:s formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Nämnden strävar efter ett gott bemötande, se denna fråga. Arbetet inom Kungsbacka 2020 handlar mycket om att underlätta för företagen. Detta sker dels via en enkel kontaktyta mot våra kunder, dels genom en effektiv intern process som snabbar upp ärendehanteringen med bibehållen rättssäkerhet. Nämnden har också deltagit aktivt i Företagslotsens arbete. Genom den nya taxan har en rad verksamheter spårats upp och riskklassats. Taxan har också möjliggjort förstärkningar av personalen. Detta ger en bättre, mer likvärdig tillsyn och befrämjar alltså en sund konkurrens.processkartläggningar och införande av elektroniska tjänster har påbörjats och nämnden arbetar aktivt för att försöka integrera processer som berör flera nämnder för att förverkliga "en väg in" i möjligaste mån. Nämndens årsredovisning 13

Mätning 2012 2013 Målvärd e Insikt, SKL Nöjd Kund undersökning 63 70 4.6 Minskad energianvändning Beslutats av KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Vi nyttjar strömbrytare med grenurtag för stand-by-funktionen på datautrustning och släcker belysningen i tomma rum. Mätning 2012 2013 Målvärd e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad 176 171 168 160 4.7 Minskade koldioxidutsläpp Beslutats av KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Det som framför allt påverkar detta mål är vårt resande. Förvaltningen använder så gott som alltid bilpoolens bilar vid kommuninterna transporter, utom i centrum där vi går eller cyklar. Resorna planeras också i möjligaste mån så att flera tillsynsbesök kan göras i samma del av kommunen för att minska totalsträckan. Vid så gott som alla resor till Göteborg eller inom Halland åker vi tåg. Förvaltningen har flera resekort som man betalar resorna med på Öresundstrafiken respektive Västtrafik. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar 2012 2013 Målvärd e -0,47% -6,5% -2,5% 4.8 Attraktiv arbetsplats Beslutats av KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna Det systematiskta arbetet för att öka medarbetarnas inflytande har fortsatt. Omfattande rekrytering har gjorts för att minska arbetsbelastningen. Detta leder till rimlig arbetsbörda, men också en större förvaltning. Under året har mer arbete skjutits ut i de olika grupperna, hälsoskyddsgruppen har Nämndens årsredovisning 14

delats i två och gruppledare har införts i de fyra stora grupperna. Detta är också ett sätt att skapa interna karriärvägar. Vi har för andra gången haft ett tvådagars planeringsmöte med både effektivt arbete och trevlig samvaro. Under året har flera sociala aktiviteter traditionsenligt gått av stapeln. Viktigarst är dock det allmänna förhållningssättet hos medarbetare och chef. Arbetsklimatet präglas av öppenhet, trygghet, prestigelöshet och omtanke om varandra, vilket gör att problem kan åtgärdas tidigt. Kungsbacka 2020-arbetet och expansionen ger hög förändringstakt, men tas emot som möjlighet. Såväl personalomsättning som ohälsotal är låga och närvaron på frivilliga sociala aktiviteter är hög. Trots den mycket höga arbetsbelastningen får förvaltningen högst betyg på den totala trivseln i medarbetarenkäten, vilket är oerhört glädjande. Mätning 2012 2013 Målvärd e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer 7,5-7,6 8,5 Jämix, ökning av antal punkter per år 91 83 91 Nämndens årsredovisning 15

5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv invånardialog Beslutats av KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Nämnden för miljö och hälsoskydd har inte haft någon invånardialog under. Förvaltningen har deltagit i workshops på temat Invånardialog, men inte hittat någon större fråga där det är lämpligt att ge invånare i största allmänhet inflytande. Detta beror på verksamhetens karaktär. Medborgarens inflytande i det enskilda ärendet skall ofta vara begränsat, dels eftersom verksamheten i hög grad styrs av lagar, dels för att många ärenden berör parter med motstående intressen där nämndens roll, likt en domstols, är att göra avvägningar mellan dessa intressen. Inom naturvårdsområdet kan man tänka sig invånardialoger, men det förutsätter lämpliga projekt där finansieringen inte är så hårt styrande att en invånardialog blir meningslös. Det miljöstrategiska uppdraget kan innehålla flera lämpliga ämnen att ha invånardialog om, så i den mån nämnden fortsättningsvis skall ansvara för detta finns det större möjligheter till invånardialog. Mätning Status direktiv 5.2 Direktiv praktikplatser Beslutats av KF:s formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Förvaltningen har en positiv inställning till praktikanter och har utsett en särskild samordnare för detta. Utbildningen till miljö- och hälsoskyddsinspektör innehåller fyra praktikveckor i maj varje år, och förvaltningen tar regelmässigt emot 1-2 praktikanter varje år. Vi välkomnar också andra sorters praktikanter, som t ex behöver arbetsträna eller förbättra språket. Under har en praktikant handletts som kom i augusti 2013 och var hos oss i 6 månader för att lära sig svenska och den svenska tillsynstraditionen. En praktikant som började 2012 har under hela haft ett s k Nystartsjobb och en annan person anställdes på Nystartsjobb under 2013 och hade denna åtgärd fram t o m augusti, varefter en vanlig anställning tog vid. En funktionshindrad person praktiserade i drygt två månader augusti-oktober och fick sedan anställning med lönebidrag. För Nämndens årsredovisning 16

närvarande finns också en praktikant från en miljöutbildning på en drygt två månader lång praktik som sträcker sig över årsskiftet. Planen är att ta emot åtminstone två praktikanter från miljö- och hälsoskyddsinspektörsutbildningen varje vår och därutöver försöka att bedöma varje förfrågan så positivt som möjligt. Mätning Status direktiv 5.3 Direktiv e-förvaltning Beslutats av KF:s formulering ska ha en modern e-förvaltning. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera projektet Kungsbacka 2020 vars mål är att vi genom digitaliseringens möjligheter ska erbjuda en: - Enkel vardag för privatpersoner och företag - Öppen förvaltning som stödjer insyn, delaktighet, inflytande och innovation - Effektiv förvaltning där vi jobbar smart och kan leverera en hög kvalitet i verksamheten Vi deltager mycket aktivt i projektet Kungsbacka 2020. Planen är att vid årsskiftet 2015 skall vi ha gått över till LEX ärende och dokumenthanteringssystem. Vi arbetar nu med förberedelse för denna övergång. E-tjänster utvecklas varav 4 sjösattes i december. Vi har också börjat hantera några ärendetyper i LEX för att kunna testa systemet. Målsättningen med detta arbete är att gör det enklare för medborgaren att ansöka och följa sina ärenden samtidigt som det interna arbetet effektiviseras och görs med högre kvalitet. Mätning Status direktiv Delvis uppnått Nämndens årsredovisning 17

6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Förvaltningen arbetar ständigt med bemötande och tillgänglighet för att den enskilde medborgaren skall uppleva att han/hon får komma till tals och bli lyssnad på. Utmaningen ligger i att få alla att känna sig väl behandlade, även i de fall där besluten går den enskilde emot. TUV - tillsynsutveckling i väst - ett projekt som erbjuder kurser i bland annat bemötande, kommunikation och konflikthantering - har avslutats, men ett samarbete har startats mellan deltagarna för att fortsätta arbeta med frågorna i samma anda. En praktikant har intervjuat 23 livsmedelsverksaheter om hur de upplever bemötandet och fått mycket fina resultat. Hälsoskyddstelefonen infördes strax före årsskiftet 2012/13, men har kunnat i stort sett helt avvecklas p g a Kungsbacka direkt. Alla har fått mobiltelefoner under året med möjlighet att läsa mail, vilket också ökat tillgängligheten. I och med att Outlook har införts så kan också vem som helst se när en specifik person är tillgänglig och ge besked. Hela förvaltningen använder aktivt Outlook för att t ex boka möten och markera när man är upptagen. 6.1.1 Bitt-resultat kundenkäter Bitt-resultat kundenkäter Andel nöjda brukare 2012 2013 Bemötande - 74 - Inflytande - - - Tillgänglighet - 71 - Trygghet - 66 - Nämndens årsredovisning 18

Nämnden har under varit delaktig i brukarundersökningen Insikt. Den har för första året skett löpande under året och något resultat finns tyvärr inte tillgängligt. Ingen undersökning gjordes under 2012 och resultaten för 2013 är angivna som index. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Nämndens årsredovisning 19

7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering 7.1.1 Kommentaren Kommentaren är den kommungemensamma process vi har för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter -01-01---12-31 Klagomål 1 Beröm 0 Förslag till förbättring 3 Totalt antal inkomna synpunkter 4 Varav anonyma 2 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Flest kommentarer får vi om De fyra olika kommentarerna har berört olika områden. Det är svårt att dra någon slutsats eller se någon trend, utom att Kommentaren minskar i betydelse och nu är en mycket marginell källa till information för oss. 7.1.2 Övrig synpunktshantering Förvaltning och nämnd har en ständig dialog med kommuninvånarna, vi har många samtal och möten under en dag vilket ger en rik tillgång på synpunkter och idéer. Såväl förslag på förbättringar, klagomål och ibland även lite beröm. Förvaltningen tar även aktivt in synpunkter via brukarundersökningar. Den regionala brukarundersökningen visar regelmässigt goda betyg och en undersökning där ett tjugotal livsmedelsföretagare intervjuades visade också på en hög kundnöjdhet. Vi deltar också i Löpande insikt, ett försök att förbättra SKL:s undersökning Insikt. Flest synpunkter får vi om enskilda ärenden, mycket sällan på vårt arbete som sådant vilket gör det svårt förändra och förbättra verksamheten genom detta. 7.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Nämndens årsredovisning 20

Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg för verksamheten. Område Status Beskrivning Senaste kommentar Miljö- och hälsoskyddsärenden Delvis uppnått Du ska senast 15 arbetsdagar efter en inspektion få en skriftlig rapport över vad som framkom vid tillsynsbesöket. Inspektionsrapport skrivs inte i samband med alla inspektioner längre. Livsmedeslinspektioner resulterar i ett kontrollkort som kunden i de flesta fall får på plats. I vissa fall är det mer lämpligt att göra färdigt många inspektioner och på så sätt göra en övergripande bedömning inom tillsynsområdet innan rapporter skickas till kunden. Detta innebär att en del får vänta mer än 15 arbetsdagar på sin rapport. Uppnåt t Du ska kunna nå någon av oss på Miljö- & Hälsoskydd alla helgfria vardagar mellan klockan 8-18 på måndagar, 8-17 på tisdagar till torsdagar och 5-15 på fredagar. Uppnåt t Du som kommer i kontakt med oss på Miljö & Hälsoskydd ska bemötas på ett professionellt och respektfullt sätt. Avlopp & Värmepump Delvis uppnått Du som sänder in en komplett* ansökan om tillstånd eller anmälan för enskild avloppsanläggning ska få ett beslut inom 20 arbetsdagar. * Vad som är en komplett ansökan eller anmälan framgår av ansökningsblanketten/formuläret. Uppnås i de flesta fall. Dock händer att en fastighetsägare skickar in en ansökan i god tid men säger att huset håller på att byggas så det är ingen brådska. I dessa fall är ärendena öppna längre än 20 arbetsdagar. I vissa fall uppnås inte deklarationen på grund av hög arbetsbelastning. Uppnåt t Du som sänder in en komplett* anmälan om installation av värmepump för berg-, jord-, grundvatten- eller ytvattenvärme ska få ett beslut inom 10 arbetsdagar*. * Vad som är en komplett ansökan eller anmälan framgår i ansökningsblanketten/formuläret. Nämndens årsredovisning 21

8 Personalmått 8.1 Analys personalmått Förvaltning har ökat antalet anställda markant de senaste åren. Bakgrunden till denna ökning är bland annat att den nya taxan synliggjort tillsynsbehovet samt att ökad finansiering erhålilits via större ram och höjd taxa. Miljö & Hälsoskydd har betydligt fler kvinnliga medarbetare än manliga. Denna könsfördelning avspeglar väl fördelningen mellan kvinnor och män i de högskoleprogram som utexaminerar miljö och hälsoskyddsinspektörer. Vid nyrekryteringar arbetar förvaltningen aktivt med att anställa fler manliga medarbetare genom att ta fler manliga sökande på intervju. Män har inte företräde till anställning, men har större chans att få komma på intervju. Inom förvaltningen arbetar alla medarbetare heltid och beviljas tjänstledigt när så önskas. Sedan våren finns en ledningsgrupp på Miljö & Hälsoskydd. Man införde gruppledare för de fyra större grupperna. Ledningsgruppen består av förvaltningschef, gruppledare, utvecklingsledare, ekonom och HR-konsult. Gruppledarna har inte något chefsansvar men leder och fördelar arbetet i gruppen, vilket är en avlastning för förvaltningschefen. De är också med i planeringen av det övergripande arbetet. Ledningsgruppens organisation och rollen som gruppledare kommer att utvärderas under våren 2015. Enligt medarbetarenkäten är Miljö & Hälsoskydd en förvaltning med mycket motiverade och engagerade medarbetare som är nöjda med ledarskapet inom förvaltningen. Dock upplevdes arbetsbelastningen som hög. Detta har delvis åtgärdats genom att anställa fler inspektörer. Förvaltningen har sänkt sin sjukfrånvaro från 5 procent till 2,9 procent på två år. Då det framkom i medarbetarenkäten att medarbetarna upplever en hög arbetsbelastning är det dock viktigt att arbeta förebyggande för att motverka ohälsa på arbetsplatsen. Under har man bland annat anlitat en hälsopedagog och har utsett två idrottsansvariga som uppmuntrar till motion och friskvård. 8.2 Resursmått Nyckeltal 2012 2013 Totalt antal anställda 26 33 38 Andel anställda kvinnor 73% 79% 71% Andel anställda män 27% 21% 29% Totalt antal årsarbetare 26 33 38 Andel heltid 96% 100% 100% Senaste kommentar Inom förvaltningen arbetar alla medarbetare heltid. Då flera medarbetare är föräldralediga kan sysselsättningsgraderna temporärt vara lägre på grund av lagstadgad rätt för medarbetare att gå ner i sysselsättningsgrad. Andel kvinnor som har heltid 94% 100% 100% Andel män som har heltid 100% 100% 100% Andel deltid 4% 0% 0% Andel kvinnor som har deltid 4% 0% 0% Nämndens årsredovisning 22

Nyckeltal 2012 2013 Andel män som har deltid 0% 0% 0% Andel kvinnliga chefer i relation till andel kvinnliga medarbetare 0% 1,26% 1,41% Andel manliga chefer i relation till andel manliga medarbetare 3,7% 0% 0% Antal medarbetare per chef 26 33 38 Arbetsmängden motsvarar inte fullt 38 heltider eftersom flera utnyttjar möjligheten att vara partiellt eller helt föräldralediga. Samtliga har dock heltidstjänster. 8.3 Effektmått Nyckeltal 2012 2013 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 5% 3,3% 2,9% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 1,9% 2,1% 2,4% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 12,5% 6,6% 4,6% Senaste kommentar Män har en högre sjukfrånvaro än kvinnor inom förvaltningen. Eftersom det är så få män anställda blir denna siffra felvisande då den främst beror på en långtidssjukfrånvaro. Arbetsmiljö 6,2-6,7 Ledarskap 5,5-8,4 Medarbetarskap 7,8-8,2 MMI, motiverad medarbetarindex 73-74 HME, hållbart medarbetar engagemang 73-80 Rekommendationsvilja 32-39 Framgångsfaktorer/lojalitet 7,5-7,6 Nämndens årsredovisning 23

9 Ekonomi med kommentarer 9.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut 2013 Budget Bokslut Avvikelse Nämnd -722-697 -615 82 Verksamhet -6 806-8 000-8 704-704 Summa -7 528-8 697-9 319-622 Kommentarer Intäkterna är lägre än budget (-331 tkr) pga minskade rörliga intäkter. Detta förklaras av att projektet Kungsbacka 2020 även i år tagit mycket tid samt att bemanningen först i slutet på året varit komplett. Det har därför inte funnit tillräckligt med personal på plats för att utföra den tillsyn som genererar rörliga intäkter i den utsträckning som budgeterats. Kostnaderna är högre än budget (-291 tkr). Detta förklaras främst av högre kostnader för rekrytering, administrativa tjänster samt kundförluster än budgeterat. Resultatet för är -622 tkr. Ett negativt resultat jämfört med budget var väntat under. Förvaltningen saknar budgetmedel för att genomföra de uppgifter vi är ålagda att göra som vi inte kan ta betalt för av våra kunder, tex klagomålshantering och remissvar. Prognosen i början på året visade på ett underskott på 2,0 mnkr. Att resultatet blivit bättre beror främst på att det fattades personal under början på året. Detta innebär lägre kostnader men också att vi inte kunnat utföra den tillsyn vi tagit betalt för att genomföra under. Därför har en tillsynsskuld genererats under året. TIllsynsskulden tillsammans med underskottet beräknades till ca 2 mnkr men stannade på 1,5 mnkr. Inbetald tillsyn behöver utföras inom en treårsperiod. Trots att vi redovisar ett underskott under vill förvaltningen föra över medel till resultatfonden för att kunna beta av tillsynsskulden under kommande år. I budget 2015 har förvaltningen fått ett tillskott i budget på 1,6 mnkr. Förvaltningens bedömning är därför att vi under 2015 kommer att ha en budget och bemanning i balans med de uppgifter vi är ålagda att utföra samt att ingen ny tillsynsskuld kommer att genereras under 2015. 9.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut 2012 Bokslut 2013 Nämndens årsredovisning 24 Årsbudget Bokslut Avvikelse Utgifter 0-56 -80 0 80 Övriga investeringar

Inkomster Utgifter Bokslut 2012 Bokslut 2013 Årsbudget Bokslut Avvikelse Netto 0-56 -80 0 80 Kommentarer Förvaltningen har inte gjort några investeringar under. Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläg e tom 2013 Årsbudget Bokslut Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Nämndens årsredovisning 25

10 Intern kontroll 10.1 Intern kontroll under året Intern kontroll verksamhetsområden Följande plan för intern kontroll för sjäva verksamheten antogs i budgeten: RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning Tillsynsplan Brister i gällande tillsynsplan för respektive avdelning. Konsekvensen är att verksamheter som inte finns med inte heller får tillsyn, eller att de inte får ett rimligt antal timmar jämfört med den årliga avgiften. Systematisk genomgång av verksamheter med hjälp av t ex företagsregister, sökning på internet mm. Noggrann uppföljning av tillsynsplanen varje månad Månatligen avdelningsvis Miljöreda Brister i uppföljningen av förbud och andra förvaltningsrättsliga åtgärder. Konsekvens: fördröjning av enskilda ärenden, minskad effektivitet eftersom an får börja om med ärenden som legat för länge, sämre service, lägre trovärdighet Systematisk genomgång av ärendena, ökad användning av bevakningar, försiktighet med att öppna nya ärenden på eget initiativ innan en rimlig mängd av de pågående ärendena avslutats. Månatligen avdelningsvis Budget Svårighet att ställa prognos på intäktssidan. Det nya taxesystemet minskar denna risk. Debitering tidigt på året. Månatligen avdelningsvis Budget, Miljöreda Säkerställa att debitering sker av nedlagd handläggningstid enligt gällande taxa. Konsekvens: bekymmer på intäktssidan om för många timmar av olika anledningar inte debiteras trots att de borde. Bättre tidsskrivning, inställningen att vi är professionella yrkesmänniskor som gör ett arbete som har ett värde. Månatligen avdelningsvis Förutom dessa kontrollpunkter så har revisionen inkommit med följande synpunkter: Nämnden bör utarbeta en handlingsplan för det strategiska utvecklingsarbetet. Detta har uppdragits åt ledningsgruppen och skall tas fram under 2015. Nämnden bör utarbeta en strategi för hur nyckeltalen skall användas mer målinriktat. Även Nämndens årsredovisning 26

detta är en uppgift för ledningsgruppen, men skall ske i samarbete med Miljösamverkan Halland, eftersom samtliga Hallands-kommuner har kommit överens om samma nyckeltal. Kommer också att påbörjas 2015. Nämnden bör utarbeta rutiner för interndebitering, vilket uppdragits åt nämndens ekonom. Nämnden bör tillse att tillsynstaxan kommuniceras på ett enkelt och tydligt sätt. Detta har uppdragits åt taxegruppen och nämndens kommunikatör. Dessutom har en särskild revision gjorts av fyra nämnder, varav vår är en, med inriktning på förebyggande av oegentligheter såsom mutor och jäv. Slutrapporten väntas komma under 2015. För den ekonomiska internkontrollen antogs följande plan: RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning Granskning av leverantörsfakturor i ehandeln. Merparten av handel för kommunens verksamheter sker idag i e-handeln. Eftersom beställningar görs av ett stort antal användare finns en risk för att lagar och regler inte efterföljs. Orsaken kan bero på okunskap eller ett medvetet eller omedvetet slarv. Granskning av rutiner i e- handeln sker avseende- Rekvisitioner - Delegering - En person hanterar hela kedjan Strukturerade stickprovskontroller av e- handelns transaktioner. Transaktioner under två utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. Granskning av inköp - följsamhet mot kommunens ramavtal Ramavtal medför lägre kostnader för kommunens inköp av varor och tjänster. Handel utanför ramavtal medför avtalsbrott och leder till högre totalkostnader. En decentraliserad verksamhet med många beställare kan öka risken för avtalsbrott. Genom fortlöpande ekonomiutbildningar till beställare och budgetansvariga ökar kunskapen om gällande lagar och regler.granskning sker årligen angående ramavtaltroheten Strukturerade stickprovskontroller av ehandelns transaktioner. Transaktioner under två utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. Internkontroll - ekonomiområdet Kontroll av rutiner i e-handelssystemet rörande delegering, attestkedjan, underlag vid representation och ramavtalstrohet har utförts under året. En metod för kontroll av elektronika fakturor av tagits fram för kommunens förvaltningar. Granskningen genomfördes för två månader, mars och maj. Varannan faktura granskades, totalt 93 stycken. Nämndens årsredovisning 27

10.2 Resultat av genomförda internkontroller Internkontroll - verksamhetområden Uppföljning av tillsynsplanen - att den är komplett och efterlevs: Livsmedelsgruppen följer upp efterlevnaden av tillsynsplanen varje månad och säkerställer att inspektörerna är ikapp med sina tillsynsobjekt. Eftersom i princip alla livsmedelsverksamheter måste registreras sedan åratal tillbaka är det relativt lätt att hålla aktuella register över verksamheterna och föra in dem i planen allteftersom de startar. Om någon verksamhet missar att avregistrera sig när de upphör så brukar de höra av sig när den årliga avgiften skall betalas i början på året. Nämnden bedömer att så gott som 100 % av alla tillsynsobjekt återfinns i våra register. Efterlevnaden av tillsynsplanen är också 100 %, vilket innebär att alla förskottsbetalda tillsynstimmar genomförts samt att beräknad andel av timtaxeobjekten fått tillsyn. Miljöskyddsgruppen och Hälsoskydd Inne har något svårare att kontrollera att tillsynsplanen och objektsregistren är kompletta då det inte finns några lagkrav på att alla miljöfarliga verksamheter måste registreras eller liknande innan start. Uppdatering av register görs dock kontinuerligt under året då nya verksamheter hittas eller en verksamhet läggs ner. I och med införande av den nya taxemodellen 2013 inventrades samtliga branscher och våra register är väl uppdaterade. Miljöskyddsgruppen går igenom hur väl tillsynsplanen följs varje kvartal för att på så sätt tillse att all planerad tillsyn genomförs och att någon tillsynsskuld inte skapas. Gruppen för Hälsoskydd Inne bokför löpande den tillsyn som genomförs under året och skuldför vid årsslutet den tillsyn som inte varit möjlig att genomföra enligt behoven i tillsynsplanen, förrän tillräckliga personalresurser fanns på plats inom avdelningen. Hälsoskydd Inne har även ökat sina personalresurser med en tjänst från och med årsskiftet /15 i syfte att efter en femårsperiod ha nollställt den tillsynsskuld som uppkommit från det att taxan infördes. Hälsoskydd Ute har få fasta objekt. Tillsyn av enskilda avlopp sker kampanjvis där ett geografiskt område kartläggs i förväg och objekten förs in i registret efterhand. Bristande uppföljning i Miljöreda Diariesystemets bevakningsfunktion används flitigt för att säkerställa att inga ärenden hamnar mellan stolarna. Brister i uppföljning av förbud och andra förvaltningsrättsliga åtgärder uppkom främst i samband med tidigare avloppsinventeringar. Detta skedde till stor del med hjälp av projektanställd personal vilket gjorde det svårt att få någon kontinuitet i arbetet och att se till att samtliga ärenden kunde följas upp. Nu sker inventeringarna på ett mycket mer systematiskt sätt, med fastanställd personal och regelbunden uppföljning, vilket har inneburit att riskerna som identifierats inom kontrollområdet i princip är obefintliga. Svårigheter att ställa prognos på intäktssidan I och med att den nya taxan infördes år 2013 så betalar ett stort antal verksamheter årlig avgift vilken debiteras tidigt på året. Det betyder att denna post är klarlagd redan under första tertialen. TiIlsynsplanen innehåller också samtliga objekt som skall genomföras från och med och inte de som nämnden tror hinns med. Personalstyrkan har också ökat så att det är sannolikt att all tillsyn hinns med Det betyder att chansen att de rörliga intäkterna stämmer med budget ökar dramatiskt. Nämndens verksamhet är dock till sin natur händelsestyrd, och det kan alltid inträffa händelser som påverkar detta. Det kan vara sådant som en större olycka utan känd verksamhetsutövare, t ex ett oljeutsläpp. Sådana händelser kan ge upphov till större mängder odebiterbara timmar, vilket är något vi får räkna med kan inträffa. Nämndens årsredovisning 28