HELSINGFORS UNIVERSITETS PERSONALPOLITISKA RIKTLINJER

Bilaga till rektors beslut 97/2013 22.5.2013 HELSINGFORS UNIVERSITETS PERSONALPOLITISKA RIKTLINJER Personalpolitikens utgångspunkt och mål Helsingfors universitets personalpolitik utgår från att universitetet är en arbetsgivare och att personalen är arbetsgivarens viktigaste resurs. Universitetets mål är att vara en inspirerande och välmående arbetsplats och stärka sin synlighet och sin profil som en attraktiv och bra arbetsgivare och som en arbetsgivare som rekryterar aktivt både nationellt och internationellt. Lika behandling av de anställda förutsätter att alla enheter vid universitetet iakttar en gemensam personalpolitik och lönepolitik och att alla personalfrågor sköts enligt gemensamma regler. Till universitetssamfundet hör utöver studenterna och de anställda också stipendieforskare och finländska och internationella gästforskare. I fråga om forskarna tillämpas separat fastställda gemensamma principer. Personalplanering Alla fakulteter, institutioner och andra enheter gör upp en personaplan för ett antal år framåt, och granskar årligen hur planen har genomförts. Avsikten är man i att personalplanen beaktar verkningarna av pensioneringar, och när anställningar blir lediga noga planerar eventuella ändringar av området för anställningarna eller överväger möjligheten att lämna dem obesatta. Personalplanen utgör grunden för rekrytering av ny personal och den ska beakta undervisningens behov och forskningens fokusområden. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Personalplanering Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Personalplanering» Toivo ett verktyg för personalplanering

2(10) Rekrytering Rekryteringarna är avgörande för vilken personal universitetet har i framtiden. Endast med en kunnig och kompetent personal kan universitetet nå sitt strategiska mål att bli ett av världens 50 främsta universitet. Universitetet har en aktiv och effektiv rekryteringspolitik, som når de bästa förmågorna och experterna. Med hjälp av en omsorgsfullt planerad rekryteringsprocess säkerställer man att slutresultatet överensstämmer med de mål som uppställts för rekryteringen. Alla befattningar som blir lediga besätts inte. I synnerhet i fråga om lediga platser som inte hör till undervisnings- eller forskningspersonalen, undersöker man först möjligheterna att omorganisera arbetet och göra interna omflyttningar eller att samarbeta med andra enheter. Förutom inbesparingar i personalkostnader är syftet med dessa arrangemang också att erbjuda universitetets personal möjligheter till arbetsrotation. Om arrangemangen inte ger resultat, kan man ansöka om tillstånd att besätta den lediga platsen. Det primära alternativet är att man använder intern rekrytering, som är ett sätt för universitetet att erbjuda sina anställda en möjlighet till avancemang. När de gäller undervisnings- och forskningspersonal använder man i regel alltid internationell rekrytering med målet att rekrytera skickliga internationella forskare både för fast anställning och visstidsanställning och att med deras hjälp utvidga och utveckla samarbetet med de bästa utländska universiteten. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Rekrytering Arbetsavtal och lön Chefen ingår ett skriftligt arbetsavtal med varje person som rekryteras och anställs i god tid innan anställningsförhållandet börjar. Enligt universitetens lönesystem grundar sig lönen på hur krävande uppgiften är och på den anställdas individuella arbetsprestation. I arbetsavtalet anges anställningens preliminära kravnivå och en uppskattning av den anställdas prestationsnivå som baserar sig på bakgrund och erfarenhet. Det är viktigt att enheten ser till att chefen och den nya arbetstagaren tillsammans skriver en befattningsbeskrivning för den nya anställningen. Bedömningsgruppen tar ställning till anställningens kravnivå och arbetsgivaren godkänner slutligen nivån utgående från befattningsbeskrivningen. Chefen ansvarar också för att den individuella arbetsprestationen bedöms enligt lönesystemet ett halvt år efter anställningsförhållandets början. När en ny arbetstagare anställs vid universitetet tillämpas vanligen en 4 månader lång prövotid i enlighet med arbetsavtalslagen. Både för chefen och för arbetstagaren är det viktigt att man försäkrar sig om att man har anställt rätt person på rätt plats, och prövotiden är avsedd för detta.

3(10) Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Nyanställning Anställning på viss tid Det krävs alltid en godtagbar motivering till användningen av tidsbegränsade anställningsförhållanden. Målet är att minska andelen visstidsanställningar bland det totala antalet anställda, och att visstidsanställningarna ska vara så långa som möjligt per anställning. Visstidsanställningar kortare än ett år ska inte användas, om inte tidsbegränsningen är motiverad t.ex. av att anställningen gäller ett kort vikariat. I fråga om projekt ingås avtal med personer som sköter forskningsuppgifter för hela den tid som projektet pågår, eller för den tid som krävs för att utföra ett arbetsuppdrag som hör till projektet. I fråga om personal som assisterar vid forskning som utförs i projekt är målet att åstadkomma sådana befattningsbeskrivningar att de anställda kan ha ett fast anställningsförhållande och flytta från ett projekt till ett annat utan ändring eller avbrott i anställningsförhållandet. Doktoranders och forskardoktorers undervisnings- och forskningsanställningar på viss tid grundar sig på att deras anställningar utgör en etapp i karriären och de är inte avsedda att vara fasta anställningar. Arbetstid och forskningsperioder för undervisnings- och forskningspersonal Undervisnings- och forskningspersonalens totala arbetstid är enligt kollektivavtalet 1 600 timmar. Också undervisnings- och forskningspersonalen måste i tillräcklig omfattning vara tillgänglig både för studenterna och sina medarbetare i synnerhet under terminerna. Chefen och arbetstagaren gör tillsammans årligen upp en arbetsplan för den totala arbetstiden. Arbetsplanerna görs upp i samband med förberedelserna för undervisningsplanerna och i samband med utvecklingssamtalen. Samtidigt kontrollerar man att undervisningsuppgifterna och de administrativa uppgifterna fördelas jämnt bland de anställda. Den totala arbetstiden och den periodiserade undervisningen utnyttjas så att var och en som hör till den fast anställda undervisnings- och forskningspersonalen turvis får möjlighet till en 6 månader lång forskningsperiod som är fri från undervisning minst vart femte år på det sätt som förutsätts i universitetets strategi. För universitetets akademiska ledare (rektorn, prorektorerna, dekanerna och prefekterna) reserveras i arbetsplanen en mellan ett halvt år lång till ett år lång sabbatsledighet som infaller efter att uppdraget har avslutats. Denna tid är avsedd för forskningsarbete och

4(10) förberedelser för undervisning. När man överväger längden på denna tid beaktar man ledningsuppdragets längd och arbetsmängd. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Principer som gäller undervisnings- och forskningspersonal Arbetstiden för övrig personal Övrig personal har fast arbetstid med möjlighet till flextid allt efter arbetstagarnas individuella behov med hjälp av stämpelklocka och tidrapportering. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Arbetstid Undervisnings- och forskningspersonalens karriärmöjligheter Helsingfors universitet tillämpar en karriärmodell i fyra steg för undervisnings- och forskningspersonal: 1) doktorander, 2) disputerade forskardoktorer, 3) universitetsforskare och universitetslektorer med längre erfarenhet av forskning och undervisning samt kliniska lärare och 4) professorer och forskningsledare. Utgångspunkten är att forskningen och undervisningen är nära kopplade till varandra. Av detta följer principen att alla som hör till undervisnings- och forskningspersonalen forskar och undervisar, och att doktorsexamen är ett behörighetsvillkor för anställningarna. När man rekryterar doktorander beaktas både hur många doktorander det behövs och kvalitativa kriterier. Lämpligheten och motivationen för forskarsstudier utreds när någon överväger att inleda arbetet med en doktorsavhandling. Samtidigt är det lämpligt att informera om karriärmöjligheter efter doktorsexamen med beaktande av att endast en liten del av de som har disputerat kan fortsätta på den akademiska banan. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Principer som gäller undervisnings- och forskningspersonal Tenure track Tenure track eller karriärvägen är ett sätt att rekrytera professorer vid sidan om utlysning och kallelse. Den som anställs i en tenure track-anställning anställs som biträdande professor på viss tid. Under anställningen följer man den biträdande professorns arbete och det utvärderas enligt vissa kriterier som har fastställts när anställningen började. En positiv utvärdering leder till en ny visstidsanställning med en ordinarie anställning som professor som mål.

5(10) Till tenure track-anställningarna kan man utse personer som avlagt doktorsexamen högst 10 år tidigare och som sedan dess har förvärvat lovande vetenskapliga och andra meriter. Utöver erfarenhet av forskning och undervisning är arbete utomlands och annan internationell erfarenhet viktiga meriter. Av betydelse är också att de sökande kan visa prov på anskaffning av extern forskningsfinansiering. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Principer som gäller undervisnings- och forskningspersonal Befrielse från arbete samt deltidsarbete Mobilitet är typiskt för universitetsanställda och befrielse från anställning (tjänsteledighet) för arbete utomlands rekommenderas eftersom det är en möjlighet att skapa internationella kontakter. Det är viktigt särskilt för unga forskare, som också måste ha möjlighet att återvända till universitetet efter att de ha skaffat sig internationell erfarenhet. Befrielse från arbete av andra skäl än de som nämns i kollektivavtalet förutsätter alltid motiverade beslut. När man överväger möjligheten att bevilja befrielse från arbete måste man beakta vilka verkningarna är på arbetsplatsen och medarbetarnas arbetsmängd. Detta gäller också situationer där en person söker delvis befrielse för deltidspension. Befrielse kan beviljas för högst två år, om det inte finns särskilda skäl för att bevilja en längre period. Det rekommenderas att doktorander som står i anställningsförhållande till universitetet på viss tid får sina anställningsförhållanden förlängda i motsvarande omfattning som de har varit frånvarande på grund av moderskaps-, faderskaps- och/eller föräldraledighet (närmare anvisningar är under arbete). Distansarbete Distansarbete är arbete som den anställda utför utanför den egentliga arbetsplatsen, i regel i sitt hem. Arbetstagare som inte hör till forsknings- och undervisningspersonalen kan under vissa förutsättningar distansarbeta. Distansarbete är vanligen möjligt 1 2 dagar i veckan. Arbetstagaren måste kunna nås av sin chef och andra på arbetsplatsen och utanför universitetet också under distansdagar. Vid behov kan arbetstagaren kallas till arbetsplatsen, om det inte orsakar orimligt besvär. Regelbundet distansarbete kräver att man ingår ett skriftligt avtal med chefen för enheten. Avtalet ingås på viss tid, i regel för ett år i sänder. Avtalet kan alltid sägas upp. Ett

6(10) distansavtal ändrar inte villkoren för anställningsförhållandet till andra delar än den plats där arbetet utförs. Om man överväger att införa distansarbete vid en enhet, rekommenderas det att chefen diskuterar med personalen om vilka uppgifter som överhuvudtaget lämpar sig för distansarbete och enligt vilka principer distansarbetet ska ordnas. Man måste godkänna att alla uppgifter inte lämpar sig för distansarbete. Arbetstagare som har uppgifter som lämpar sig för distansarbete måste behandlas lika när man ingår avtalen om distansarbete. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Arbetstid Arbetslokaler Principen är att de anställda och studenterna ska ha sunda och säkra arbetsförhållanden. Det är nödvändigt att spara på lokalkostnader och därför använder universitetet i allt större omfattning arbetsrum som är gemensamma för flera personer. Om arbetstagare som distansarbetar är på plats olika dagar, kan de också använda ett arbetsrum turvis. Det krävs att alla aktivt tar hänsyn till varandra så att man kan arbeta ostört i delade arbetsrum. Därför är det viktigt att man kommer överens om gemensamma spelregler. När ett anställningsförhållande upphör Enheterna bör förbereda sig för anställningsförhållanden som avslutas både i personalplanen och när man planerar de praktiska arbetsarrangemangen. Det är önskvärt att arbetstagarna så tidigt som möjligt meddelar om de planerar att gå i pension eller byta arbetsplats, så att man kan beakta förändringen i god tid. Ett anställningsförhållande kan också sägas upp på grund av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker eller t.o.m. av någon orsak som beror på arbetstagaren. I sådana situationer måste man beakta de skyldigheter som det föreskrivs om i lag och de regler som gäller samarbetsförfarande. För att förfarandena ska vara korrekta genomförs alla uppsägningar i samarbete med experterna vid sektorn för personal- och juridiska ärenden. Det rekommenderas att enhetens chef har ett samtal med alla arbetstagare som lämnar universitetet för en annan arbetsplats där man om möjligt utreder orsaken till bytet av arbetsplats och utreder eventuella behov av att utveckla arbetet och arbetsenheten. Enheten ansvarar för att de rättigheter (bl.a. e-postadress) som hörde till anställningsförhållandet upphör samt att nycklar och utrustning som hörde till arbetet återlämnas. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» När anställningen upphör

7(10) Ledarskap och arbetsenhetens verksamhet Ledarskap och chefsarbete är av central betydelse för en framgångsrik verksamhet och de anställdas trivsel och arbetshälsa. Chefen ansvarar för enhetens ekonomi och för att personalpolitiken sköts enligt universitetets gemensamma personalpolitik samt för att enheten informerar personalen på ett effektivt sätt om det samarbete som förutsätts i samarbetsavtalet och om andra gemensamma frågor. Interaktivt ledarskap inkluderar de anställda i genomförandet av universitetets strategi. En av de akademiska chefernas viktigaste utmaningar är att skapa en engagerande miljö som uppmuntrar till forskning och undervisning av hög kvalitet. Detta förutsätter att chefen har erfarenhet och idéer om hur enheten ska styras i rätt riktning. En bra akademisk chef är framgångsrik inom sitt eget område, och har dessutom intresse och förmåga att leda verksamheten. I fråga om ledningen av administrativa tjänster och stödtjänster är utmaningen att å ena sidan se till att rutinerna är enhetliga och av jämn kvalitet och å andra sidan att utveckla flexibla tjänster för lokala behov. Chefen bör också beakta internationella anställdas specialbehov i sitt chefsarbete och ledningen av enheten. Av chefer på alla nivåer förutsätts deltagande i utbildning som utvecklar ledarskapskompetensen. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Kompetensutveckling och utbildning» Ledarskap kompetens Flamma: Register och tjänster» Till stöd för arbetet» Ledning och verksamhetsstyrning Introduktion För varje ny arbetstagare ordnas introduktion i arbetet vid den egna enheten. När man reserverar tillräckligt med tid för introduktionen inlemmas den nya arbetstagaren på ett naturligt sätt i arbetsgemenskapen och man säkerställer att resultatet av rekryteringen är så bra som möjligt för bägge parter. Introduktionen av nyanställda är mycket viktig, både introduktionen i arbetsuppgifterna och den egna enheten och i universitetssamfundet, och den bidrar också till samhörigheten. Varje anställd ska genast få information om sina rättigheter och skyldigheter vid arbetsenheten och universitet, och om de principer och förfaranden som man måste följa i arbetet vid universitetet. Nya arbetstagare bör också informeras om universitetets strategi och värden.

8(10) Till introduktionsprocessen hör chefens och introduktörens förberedelser för introduktionen innan anställningsförhållandet börjar och den egentliga introduktionen som genomförs enligt en på förhand uppgjord plan. I planen ingår en tidtabell och uppgifter om vem som ansvarar för de olika delarna av introduktionen. En viktig del av introduktionen är de uppföljande och avslutande introduktionssamtalen. När man anställer internationell personal finns det många praktiska frågor utöver introduktionen i arbetet och arbetsenheten som måste ordnas redan innan den nyanställda kommer till Finland. Att flytta till och att finna sig till rätta i ett nytt land kräver inte bara att det praktiska ordnas utan också att man satsar särkskilt på introduktionen. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Kompetensutveckling och utbildning» Introduktion Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Internationella personaltjänster Kompetensutveckling Universitetet är en lärande expertorganisation och en kreativ arbetsplats, där fördjupning och stärkande av kompetensen är av central betydelse. Universitetet erbjuder många alternativa möjligheter till komptensutveckling. Bland alternativen finns livslångt lärande och inlärning i arbetet, nätverkande och fortbildning. Också mentorskap och arbetshandledning är metoder som används vid universitetet. Universitetet har ett mångsidigt utbud av personalutbildning. Deltagande i personalutbildning är en rättighet, och ibland också en skyldighet om arbetsuppgifterna kräver att arbetstagaren vidareutbildar sig. På vilket sätt man vill stärka kompetensen kommer man överens med chefen, exempelvis i utvecklingssamtalet. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Kompetensutveckling och utbildning Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal ska hållas årligen med varje arbetstagare. Samtalet fokuserar på planering av nästa års arbete. Utvecklingssamtalet är ett förtroendefullt samtal mellan arbetstagaren och chefen, som båda parterna bör förbereda sig för. Vid utvecklingssamtalet går man igenom universitetets och enhetens målsättningar i förhållande till arbetstagarens uppgifter. Under samtalet granskar man hur arbetstagaren med sin kompetens och sina kunskaper och färdigheter arbetar i riktning mot de uppställda målen. Det som man kommer överens om i samtalet ska uttrycka bägge parters vilja. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Kompetensutveckling och utbildning» Information om utvecklingssamtal

9(10) Att uppmärksamma medarbetarna Det rekommenderas att enheterna ordnar en gemensam tillställning med kaffe när en anställd vid enheten går i pension eller fyller 60 år. Om en person inte önskar bli uppvaktad, kan man ändå komma ihåg honom eller henne med en blomsterhälsning. Den närmaste chefen ansvarar för att alla medarbetare uppmärksammas lika mycket. Universitetet föreslår årligen statliga hederstecken för sina anställda och det rekommenderas att cheferna är aktiva och ger förslag. De vetenskapliga samfundens delegation och Finlands universitet UNIFI rf har tillsammans grundat ett tjänsteårstecken. Universitetet föreslår årligen också mottagare av detta tecken på basis av förslag från enheterna. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Personalplanering» Fira och avtacka en medarbetare Främjande av jämställdhet och likabehandling Helsingfors universitet förbinder sig att i all sin verksamhet främja jämställdhet och likabehandling och förebygga diskriminering. Universitetet vill vara en föregångare när det gäller jämställdhet och likabehandling och att skapa en miljö där mångfald respekteras. Universitetet identifierar och undanröjer rutiner och strukturer som ger upphov till eller upprätthåller bristande jämlikhet. Jämställdhet och likabehandling inklusive tillgänglighet är en del av det mångkulturella och flerspråkiga universitetssamfundets vardag. Universitetet har en jämställdhets- och likabehandlingsplan. Universitetets mål är att fortsätta utveckla sin verksamhet så att jämställdhetsfrågor beaktas som en genomgående princip i all verksamhet. Flamma: Register och tjänster» Fakta om universitetet» Likabehandling och tillgänglighet Välmående arbetsenheter En inspirerande och välmående arbetsplats är ett av utvecklingsobjekten i universitetets strategi. En god arbetshälsa bygger på själva arbetet. Grunden för en inspirerande och välmående arbetsplats är tydligt ledarskap, stödjande chefer, välorganiserade arbetsuppgifter, feedback och uppskattning, meningsfullt och givande arbete, förtroende och god kommunikation. Varje arbetstagare är med och bygger upp arbetsgemenskapen och därför förväntas alla anställda vid universitet ha goda medarbetarfärdigheter. En person med goda medarbetarfärdigheter är rejäl och kan samarbeta, uttrycker sina åsikter på ett konstruktivt

10(10) sätt, lyssnar aktivt på andra och bidrar själv till en positiv anda på arbetsplatsen. Ingen får utsättas för mobbning eller osakligt bemötande. Universitetet tillämpar en modell för tidigt ingripande och en ny modell för medling på arbetsplatsen. Båda modellerna syftar till att trygga både den enskilda arbetstagarens och hela arbetsgemenskapens välbefinnande. Universitet genomför regelbundet med två års mellanrum en enkät om arbetshälsan som riktar sig till alla vid universitetet. Resultaten gås igenom enhetsvis och nödvändiga åtgärder vidtas. Enhetens arbetshälsogrupp kan vara till chefens och arbetstagarnas hjälp också när dessa åtgärder genomförs. Universitetet främjar arbetstagarnas arbetshälsa och fysiska förmåga genom att erbjuda företaghälsovård och möjligheten att utnyttja UniSports aktiviteter. Helsingfors universitet består av ett stort antal olika arbetsplatser och enheter. Det är viktigt att de anställda upplever sin arbetsenhet som en fungerande helhet och en trivsam arbetsmiljö. Var och en som är anställd vid universitetet ska också kunna känna samhörighet och vara medvetna om att de arbetar vid en gemensam arbetsplats som är Helsingfors universitet. Samhörighet främjar arbetstagarnas arbetshälsa och universitetets framgång. Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Företagshälsovård, arbetarskydd och arbetsshälsa Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Företagshälsovård, arbetarskydd och arbetsshälsa» Arbetarskydd Flamma: Register och tjänster» Personalfrågor» Företagshälsovård, arbetarskydd och arbetsshälsa» Problem i arbetsgemenskapen» Osakligt bemötande och trakasserier