ANBUDSSPECIFIKATIONER OJ/2006/02/24- PROC/2006/001 Interimstjänster Sidan 1
AVSNITT A INLEDNING 3 1. VAD ÄR ECDC? 3 2. VAD ÄR ETT ANBUD? 3 3. VEM KAN DELTA I DENNA ANBUDSINFORDRAN? 3 AVSNITT B ANVISNINGAR OCH ALLMÄN INFORMATION RÖRANDE ANBUDET 4 1. VAD SKALL INGÅ I MITT ANBUD? 4 A. TEKNISKT FÖRSLAG 4 B. FINANSIERINGSFÖRSLAG 4 C. INTYG 4 2. KONTAKTER MELLAN ECDC OCH ANBUDSGIVAREN 4 2.1 SKRIFTLIGT FÖRTYDLIGANDE FÖRE SISTA DAGEN FÖR INLÄMNING AV ANBUD 4 2.2 MUNTLIGT FÖRTYDLIGANDE FÖRE SISTA DAGEN FÖR INLÄMNING AV ANBUD 5 2.3 KONTAKTER MELLAN ECDC OCH ANBUDSGIVARE EFTER SISTA DAGEN FÖR INLÄMNING AV ANBUD 5 3. KAN JAG ERBJUDA NÅGOT SOM AVVIKER FRÅN DET SOM EFTERFRÅGAS I RIKTLINJERNA? 5 4. KAN ETT KONSORTIUM AV FÖRETAG LÄMNA ETT ANBUD? 5 5. UPPFYLLER JAG ALLA FORMELLA KRAV FÖR ATT VARA BEHÖRIG ATT LÄMNA ANBUD? 5 5.1 UTESLUTNINGSKRITERIER 5 5.2 VILSELEDANDE FRAMSTÄLLNING OCH FÖRVANSKNINGAR 6 6. SEKRETESS OCH ALLMÄNHETENS TILLGÅNG TILL DOKUMENT 6 7. VAR HITTAR JAG DE STANDARDBESTÄMMELSER SOM ECDC TILLÄMPAR I SINA KONTRAKT? 6 8. KAN ECDC KRÄVA EN EKONOMISK SÄKERHET FRÅN UPPDRAGSTAGAREN? 7 9. HUR SKALL JAG RAPPORTERA OM HUR MITT UPPDRAG FORTLÖPER? 7 10. HUR OCH NÄR SKALL JAG LÄGGA FRAM MITT ANBUD? 7 10.1 SPRÅK 7 10.2 DATUM OCH POSTADRESS 7 10.3 SYSTEM MED DUBBLA KUVERT 7 10.4 BEKRÄFTELSE AV INLÄMNING AV ANBUD 8 11. HUR KOMMER MITT ANBUD ATT UTVÄRDERAS? 8 11.1 MÖTET FÖR ÖPPNANDE AV ANBUDEN 8 11.2 MÖTET FÖR UTVÄRDERING AV ANBUDEN 8 11.3 INTERVJUER 8 12. ANNAN INFORMATION 9 AVSNITT C SÄRSKILD INFORMATION RÖRANDE DETTA ANBUD 10 1. TIDSPLAN 10 2. RIKTLINJER 11 2.1 UPPDRAGSGIVNINGENS SYFTE 11 INNEHÅLLET I DET TEKNISKA FÖRSLAGET 15 3. INNEHÅLLET I FINANSIERINGSFÖRSLAGET 15 4. URVALSKRITERIER 15 4.1 EKONOMISK OCH FINANSIELL KAPACITET 15 4.2 TEKNISK KAPACITET 16 4.3 YRKESMÄSSIG KAPACITET 16 5. TILLDELNINGSKRITERIER 16 6. UTLÄGGNING PÅ UNDERLEVERANTÖR 17 7. DELPOSTER 17 AVSNITT D STANDARDBLANKETTER 18 1. ANBUDSGIVARES ADMINISTRATIVA UPPGIFTER 18 1.1 ADRESS OCH KONTAKTUPPGIFTER 18 1.2 BLANKETT FÖR TREDJE MAN 19 2. FINANSIERINGSFÖRSLAG 20 3. CHECKLISTA 21 4. BEKRÄFTELSE AV INLÄMNING AV ANBUD 22 AVSNITT E KONTRAKTSUTKAST 23 Sidan 2
Avsnitt A Inledning 1. Vad är ECDC? Europeiskt centrum för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC) upprättades (genom Europaparlamentets och rådet förordning 851/2004 av den 21 april 2004) och trädde i funktion den 20 maj 2005. Centrumets uppdrag är att hjälpa till att förstärka Europas skydd mot infektionssjukdomar, t.ex. influensa, SARS och HIV/AIDS. ECDC kommer att ha ett vidsträckt nätverk av partners bland EU:s och EEA/EFTA:s medlemsstater. Centrumet kommer att arbeta i partnerskap med nationella hälsoskyddsorgan för att förstärka och utveckla systemen för sjukdomsövervakning och tidig varning över hela kontinenten. Genom att arbeta med experter som är placerade i dessa nationella organ kommer centrumet att samla Europas hälsokunskaper för att utveckla tongivande vetenskapliga ståndpunkter om de risker som utgörs av nya och framväxande infektionssjukdomar. Mer information om ECDC och dess aktiviteter finns på webbplatsen: http://www.ecdc.eu.int 2. Vad är ett anbud? ECDC är genom sin organisation och funktion i ständigt behov av varor och tjänster. Anbudsinfordran är det ordnade sättet att vända sig till marknaden för att köpa dessa varor och tjänster. Syftet med att konkurrensutsätta anbuden för tilldelning av kontrakt är dubbelt: Att säkerställa öppenhet av transaktionerna. Att erhålla den önskade kvaliteten på tjänster, varor och arbeten till bästa möjliga pris. Genom de tillämpliga förordningarna, dvs. direktiv 92/50/EEG, 93/36/EEG och 93/37/EEG, är ECDC förpliktat att garantera bredast möjliga deltagande, på lika villkor i anbudsförfaranden och kontrakt. 3. Vem kan delta i denna anbudsinfordran? Detta upphandlingsförfarande är öppet för alla fysiska och juridiska personer som vill lämna anbud för tilldelningen av kontrakt och som är etablerade i EU, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, och ECDC:s partnerland eller något annat land som täcks av WTO:s avtal om offentlig upphandling ( 1 ). ( 1 ) Mer information finns under nedanstående länk: http://www.wto.org/english/docs_e/legal_e/legal_e.htm#procurement Avsnitt A Sidan 3
Avsnitt B Anvisningar och allmän information rörande anbudet 1. Vad skall ingå i mitt anbud? Anbudsgivare måste lämna ett anbud som består av följande 3 beståndsdelar: A. Tekniskt förslag Det tekniska förslaget skall överensstämma med riktlinjerna och innehålla all information som begärs i avsnitt C.3. Vid utarbetandet av det tekniska förslaget skall de tilldelningskriterier det kommer att utvärderas mot beaktas, se avsnitt C.6. B. Finansieringsförslag Finansieringsförslaget skall innehålla en detaljerad finansiell översikt baserad på formatet i avsnitt D.2. Priser skall anges i EURO med hjälp av de omräkningskurser som angavs i C-serien av Europeiska gemenskapernas officiella tidning den dag då anbudsinfordran publicerades. Denna information finns också på Europeiska centralbankens webbplats på följande URL-adress: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/. Priser skall anges utan tull- och skatteavgifter och befriat från andra avgifter (inklusive moms), då ECDC är undantaget från sådana avgifter enligt paragraf 3 och 4 i Protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna. C. Intyg Intygen är en viktig del av ditt anbud och måste vara fullständiga för att ditt tekniska förslag garanterat skall komma att utvärderas. Intygen måste innehålla följande 4 beståndsdelar: Behörighetsdokument Dokument skall tillhandahållas som bevisar att anbudsgivaren är behörig att lämna in ett anbud för detta kontrakt. Information om dessa dokument finns under 5.1 här nedan. Urvalskriteriehandlingar Alla handlingar som begärs i avsnitt C.5. Anbudsgivarens administrativa uppgifter Denna information behövs för att ECDC skall kunna upprätta kontraktshandlingarna om du skulle tilldelas kontraktet. Informationen är särskilt viktig för betalningar, eftersom betalningar görs genom banköverföring till det konto som anbudsgivaren angivit i standardblanketterna. De standardblanketter som skall användas finns i avsnitt D.1. Checklista Checklistan som finns i avsnitt D.4 skall ingå som omslagssida till ditt tekniska förslag. 2. Kontakter mellan ECDC och anbudsgivaren 2.1 Skriftligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Begäran om förtydligande avseende detta upphandlingsförfarande eller avseende typen av kontrakt kan skickas per post, fax eller e-post till: Avsnitt B Sidan 4
ECDC Att. Procurement 171 83 STOCKHOLM SVERIGE Fax (46-8) 30 00 57 E-post: interimservices.tender@ecdc.eu.int Tidsfristen för begäran om förtydliganden finns angiven i tidsplanen i avsnitt C.1. I varje begäran om förtydligande som skickas till ECDC skall PROC-referensnumret och titeln på anbudet ingå. ECDC tillhandahåller extra information som svar på begäran om förtydligande på följande sätt: Om du har beställt anbudshandlingarna per e-post, fax eller post, kommer du att få skriftliga förtydliganden per e-post eller fax. Om du har laddat ner anbudshandlingarna från ECDC:s webbplats, bör du regelbundet kontrollera följande URL-adress där de skriftliga förtydligandena finns tillgängliga för nedladdning: http://www.ecdc.eu.int, klicka på competitions och sedan call for tenders. Om ECDC upptäcker ett fel, en brist på exakthet, ett utelämnande eller någon annan typ av skrivfel i texten till meddelandet om upphandling eller i anbudsspecifikationerna så kommer ECDC att på egen begäran informera anbudsgivarna. 2.2 Muntligt förtydligande före sista dagen för inlämning av anbud Om det anses nödvändigt med ett besök i ECDC:s lokaler eller ett möte före sista dagen för inlämning av anbud för att tydliggöra vissa aspekter av anbudet, kommer ECDC att göra de nödvändiga förberedelserna och informera eller bjuda in anbudsgivare. Kostnaderna i samband med deltagandet skall anbudsgivaren stå för. ECDC kan dock besluta att frågan ska hanteras mer effektivt genom ett skriftligt förtydligande. Om ett möte eller besök skulle vara inplanerat så finns datumen angivna i tidsplanen i avsnitt C.1 2.3 Kontakter mellan ECDC och anbudsgivare efter sista dagen för inlämning av anbud Om det i samband med ett anbudsförfarande skulle krävas ett förtydligande efter det att anbuden öppnats, eller om uppenbara skrivfel måste rättas till i det inlämnade anbudet, kan ECDC komma att kontakta anbudsgivaren, även om en sådan kontakt inte behöver leda till någon ändring av villkoren i det inlämnade anbudet. 3. Kan jag erbjuda något som avviker från det som efterfrågas i riktlinjerna? Utan en sådan indikation i anbudsspecifikationerna skall inte ditt anbud avvika från de begärda tjänsterna. 4. Kan ett konsortium av företag lämna ett anbud? Gemensamma anbud från konsortier av tjänsteleverantörer tillåts förutsatt att villkoren för tillräcklig konkurrens är uppfyllda. Konsortiet måste tydligt ange vilken tjänsteleverantör som kommer att utföra vilka uppgifter liksom vem som har utsetts av de övriga som den ledande partnern. 5. Uppfyller jag alla formella krav för att vara behörig att lämna anbud? 5.1 Uteslutningskriterier Anbudsgivare utesluts från detta anbudsförfarande i följande fall: Avsnitt B Sidan 5
(a) Om de är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra förordningar. (b) Om de har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom. (c) Om de i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen. (d) Om de inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där kontraktet skall genomföras. Anbudsgivare kommer också att uteslutas om de har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, förutsatt att detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten. Behörighetsdokument 1 ECDC skall som tillräckligt bevis på att anbudsgivaren inte är i någon av de situationer som beskrivs i punkt (a), (b) eller (c) här ovan godta ett aktuellt utdrag ur kriminalregistret eller, om sådant intyg inte kan uppvisas, en aktuell motsvarande handling utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller i det land den sökande kommer från som visar att dessa krav är uppfyllda. Behörighetsdokument 2 ECDC skall som tillräckligt bevis på att anbudsgivaren inte är i den situation som beskrivs i punkt (d) här ovan godta ett aktuellt intyg utfärdat av de behöriga myndigheterna i staten i fråga. Om landet i fråga inte utfärdar sådana intyg får det ersättas med en försäkran av anbudsgivaren inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land den sökande kommer från. 5.2 Vilseledande framställning och förvanskningar Kontrakt kommer inte att delas ut till anbudsgivare som under upphandlingsförfarandet befinner sig i en jävsituation, har gjort sig skyldiga till att lämna felaktiga uppgifter i den information som krävs av ECDC för att få delta i tilldelningen av kontraktet eller som har underlåtit att lämna sådan information. Den anbudsgivare som försöker skaffa sig konfidentiell information, ingår otillåtna överenskommelser med sina konkurrenter eller försöker påverka utvärderingskommittén eller ECDC vid förfarandet med granskning, förklaring, utvärdering och jämförelse av anbud skall uteslutas och kan bli föremål för administrativa påföljder. 6. Sekretess och allmänhetens tillgång till dokument I sin verksamhet i allmänhet och vid anbudsförfaranden i synnerhet följer ECDC följande EU-förordningar: Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter. Europaparlamentets och rådets förordning nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar. 7. Var hittar jag de standardbestämmelser som ECDC tillämpar i sina kontrakt? Vid utarbetandet av ett anbud skall bestämmelserna i kontraktsutkastet beaktas (se avsnitt E). Kontraktsutkastet anger i synnerhet metoden och villkoren för betalningar till uppdragstagaren. Bestämmelser som ingår i kontraktsutkastet kan komma att ändras. Avsnitt B Sidan 6
8. Kan ECDC kräva en ekonomisk säkerhet från uppdragstagaren? ECDC kan kräva en förskottsgaranti eller en åtagandegaranti av den uppdragstagare som väljs genom detta anbudsförfarande. Vid begäran av en sådan säkerhet inkluderas de särskilda villkor som rör ställande av säkerhet i kontraktsutkastet (avsnitt E). Kostnaderna för säkerheten skall uppdragstagaren stå för. 9. Hur skall jag rapportera om hur mitt uppdrag fortlöper? För att säkerställa att offentliga medel används på rätt sätt kan uppdragstagaren som väljs genom detta anbudsförfarande avkrävas rapporter om hur uppdraget fortlöper. I tillämpliga fall finns typen och frekvensen av dessa rapporter beskrivna i riktlinjerna (se avsnitt C.2). 10. Hur och när skall jag lägga fram mitt anbud? 10.1 Språk Anbud måste lämnas på ett av Europeiska unionens officiella språk. Både det tekniska förslaget och finansieringsförslaget skall ha undertecknats och vara fullt läsliga för att utesluta eventuella oklarheter. 10.2 Datum och postadress Anbudet skall vara poststämplat senast det datum som anges i tidsplanen i avsnitt C.1 eller lämnas in för hand senast kl. 16.00 det datum som anges i avsnitt C.1. Anbudet skall lämnas till följande adress: ECDC Att. Procurement 171 83 STOCKHOLM SVERIGE Besöksadress: Tomtebodavägen 11A Solna 10.3 System med dubbla kuvert Anbud måste lämnas i enlighet med systemet med dubbla kuvert. Det yttre kuvertet eller emballaget skall vara förseglat med självhäftande tejp och undertecknat tvärs över förseglingen samt bära följande information: Anbudsinfordrans referensnummer (OJ/2005/-02-24 PROC /2005/001). Projekttiteln ( Interimstjänster ). Anbudsgivarens namn. Märkningen Offer - Not to be opened by the internal mail service. Adressen för inlämning av anbud (se ovan). Poststämpeln (om tillämpligt) skall vara läslig på ytterkuvertet. De tre inre kuverten är följande: Kuvert A, som skall innehålla ett original (oinbundet, undertecknat och tydligt märkt Original ) av det tekniska förslaget och fyra kopior (inbundna och var och en märkt Kopia ). Kuvert B, som skall innehålla ett signerat original och fyra kopior av finansieringsförslaget. Kuvert C, ett originalexemplar av intygen. Avsnitt B Sidan 7
10.4 Bekräftelse av inlämning av anbud För att det skall vara möjligt att följa inkommande anbud ombeds anbudsgivare som inte lämnar in sina anbud för hand att fylla i och skicka in blanketten i avsnitt D.5. 11. Hur kommer mitt anbud att utvärderas? Anbuden öppnas och utvärderas av en kommitté som har den tekniska och administrativa kapacitet som krävs för att avge ett välgrundat omdöme om anbuden. Kommittémedlemmarna utnämns personligen av ECDC med garanterad opartiskhet och sekretess. Var och en av dessa har lika rösträtt. 11.1 Mötet för öppnande av anbuden Det främsta syftet med mötet för öppnande av anbuden är att kontrollera om det mottagna anbudet uppfyller följande formella krav: Inte har lämnats in senare än tidsfristen för inlämning. Kuvertet som innehåller anbudet är förseglat. Avfattat på ett EU-språk. Undertecknat. Innehåller ett tekniskt förslag och ett finansieringsförslag samt intyg. Lämnats in med det antal kopior som krävs. Mötet för öppnande av anbuden kommer att ske den dag som anges i tidsplanen i avsnitt C.1 i ECDC:s lokaler. Anbudsgivare som vill närvara när anbuden öppnas skall skicka ett bekräftande fax till ECDC, fax (46-8) 30 00 57. Högst en representant per anbudsgivare får närvara när anbuden öppnas och de är då begränsade till att vara observatörer. 11.2 Mötet för utvärdering av anbuden Anbud som uppfyller de formella krav som kontrollerats vid mötet för öppnande av anbuden kommer att utvärderas i två steg: 1. Utvärderingskommittén diskuterar först anbudsgivarens behörighet och kapacitet att genomföra kontraktet mot bakgrund av de urvalskriterier som definieras i avsnitt C.5. Om ett av de relevanta kriterier som listas under urvalskriterierna inte är positivt kan utvärderingen av anbudet komma att avbrytas. 2. Varje kommittémedlem utvärderar det tekniska förslaget och tilldelar en poäng gentemot tilldelningskriterierna. Genom att avväga den tekniska kvaliteten mot priset fastställs det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Utvärderingen av anbud är sekretessbelagd. Utvärderingskommitténs övervägningar är inte offentliga och dess beslut fattas kollektivt. Utvärderingskommitténs medlemmar har tystnadsplikt. Utvärderingsrapporterna och de skriftliga underlagen är endast avsedda för användning i tjänsten och får inte vidareförmedlas till anbudsgivarna eller till någon annan part än ECDC, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning och Europeiska revisionsrätten. 11.3 Intervjuer Om intervjuer krävs för detta anbudsförfarande skall datumet vara angivet i avsnitt C.1. Om inget datum har angivits innebär detta att ingen intervju behövs. Kostnaderna för att deltaga i intervjun skall anbudsgivaren stå för. Avsnitt B Sidan 8
12. Annan information Inlämningen av ett anbud innebär att man godtar de villkor som anges i Allmänna kontraktsvillkor och alla villkor som fastläggs i anbudsspecifikationerna och bilagorna till dessa, anbudsinfordran och, i tillämpliga fall, ytterligare dokument. Det förväntas att anbudsgivare noga undersöker och följer alla anvisningar och standardformat som finns i dessa specifikationer och i anbudsinfordran. Ett anbud som inte innehåller all information och dokumentation som krävs kan komma att underkännas. Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud under 6 månader räknat från sista dagen för inlämning av anbud. Om en högsta budget nämns i riktlinjerna, kommer den anbudsgivare som lämnar ett finansieringsförslag som överskrider denna budget att underkännas. Alla dokument som läggs fram av anbudsgivaren kommer att tillhöra ECDC och är sekretessbelagda. ECDC ger ingen ersättning för kostnader i samband med utarbetning och inlämning av anbud. Genomförandet av ett tilldelnings- eller anbudsförfarande innebär inte någon skyldighet för ECDC att tilldela något företag ett kontrakt. ECDC är inte skyldigt att betala någon ersättning till anbudsgivare vars anbud inte valts ut. Samma sak gäller om ECDC beslutar att inte genomföra upphandlingen. Varje anbudsgivare kommer att få skriftlig information om resultatet av anbudsbegäran. Avsnitt B Sidan 9
Avsnitt C Särskild information rörande detta anbud 1. Tidsplan Tidsplanen för detta anbudsförfarande och resulterande kontrakt är som följer: OJ/2005/02-24- PROC/2006/001 Interimstjänster Sammanfattande tidsplan Kommentarer Datum för offentliggörande 24 februari 2006 Datum då publikationen skickas till Europeiska gemenskapernas officiella tidning Tidsfrist för begäran om förtydliganden från ECDC 7 mars 2006 Platsbesök eller möte för förtydligande (i tillämpliga fall) ---------- Ej tillämpligt för detta anbudsförfarande Sista dag för utgivning av förtydliganden från ECDC 7 april 2006 Tidsfrist för inlämning av anbud 24 april 2006 kl. 16.00 lokal tid Intervjuer (i tillämpliga fall) Ej planerat för detta anbudsförfarande Mötet för öppnande av anbud 2 maj 2006 kl. 10.00 lokal tid Datum för utvärdering av anbud 3 maj 2006 Beräknat Den utvalda anbudsgivaren underrättas om tilldelat kontrakt Kontraktsunderskrift Startdatum för arbetsuppgifterna Utvärderingsdatum plus 1 vecka Utvärderingsdatum plus 1-2 veckor Beräknat Beräknat Beräknat Slutdatum för arbetsuppgifterna Beräknat Avsnitt C Sidan 10
2. Riktlinjer Syftet med dessa riktlinjer är att ge anbudsgivarna instruktioner och vägledning om den typ av anbud de behöver lämna och att tjäna som uppdragstagarens fullmakt under projektgenomförandet. Riktlinjerna säkerställer att uppdragstagaren utför projektet på rätt sätt, att arbetet utförs inom tidsramarna och att inga resurser slösas. Riktlinjerna kommer att ingå i det kontrakt som kan tilldelas till följd av detta anbudsförfarande. Uppdragstagaren skall tillhandahålla tillfällig bemanning för följande delposter 1) Rekryteringsassistent/Personalassistent 2) Ekonomiassistent 3) Utläggsredovisningsassistent 4) Sekreterare 5) Layout/Desktop publishing 6) Logistikassistent/Teknisk assistent 7) Webbansvarig/Webbredaktör. Tjänsterna skall tillhandahållas i enlighet med anbudsspecifikationerna och rammodellen för tjänstekontrakt. Betalning skall ske en gång i månaden för varje uppdrag för sig och bara om uppdragstagaren har fullföljt alla sina avtalsmässiga förpliktelser till den dag då fakturan lämnas in till ECDC. Arbetstidsscheman och kvartalsstatistik över uppdrag skall lämnas in till ECDC. Betalningsperioden skall vara 30 kalenderdagar. Uppdragstagaren skall kunna ersätta en konsult inom 8 timmar på ECDC:s begäran. ECDC förbehåller sig rätten att avbeställa en order fram till klockan 14.00 dagen innan uppdraget startar. Kontrakt och pågående arbeten kan avbeställas med en dags varsel om så skulle behövas. 2.1 Uppdragsgivningens syfte ECDC önskar sluta ett eller fler ramkontrakt (högst fyra stycken) med anbudsgivare för assistans inom ett eller fler av de informationstekniska och kommunikationstekniska områden som listas här nedan. Detaljerad beskrivning: Delpost 1 Rekryteringsassistent/Personalassistent Arbetsuppgifter Den främsta uppgiften är att bistå vid rekryteringsförfarandet: Offentliggöra lediga tjänster på ECDC:s webbplats och på andra EU-webbplatser. Sköta rekryteringsbrevlådan, avfatta svar till sökande osv. Assistera vid den objektiva granskningen av sökande. Sköta administreringen av urvalsförfarandet (göra i ordning mappar med de sökandes handlingar, bjuda in sökande till intervjuer, upprätta tidsscheman osv.). Sköta utbetalningen av ersättning till sökande. Administrering efter urvalsförfarandet, tackbrev till sökande osv. Bistå personalenheten i de administrativa uppgifterna, som till exempel registrering, arkivering, kopiering av dokument osv. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Utbildning inom personalstyrning på universitetsnivå eller annan eftergymnasial utbildning inom personalstyrning, och relevant yrkeserfarenhet i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Goda kunskaper inom Microsoft Office, främst Word, Excel och Power Point. Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper En utåtriktad personlighet, lätt för att kommunicera i telefon och vid direktkontakt, med människor på alla nivåer. Serviceorienterad, utmärkta organisatoriska färdigheter och förmåga att prioritera. Erfarenhet av arbete och/eller förmåga att arbeta i en snabbväxande organisation. Hög nivå av diskretion och förtrolighet. Förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Avsnitt C Sidan 11
Fördelaktigt: erfarenhet från arbete som rekryteringsassistent, förtrogenhet med rekryteringsförfaranden. Delpost 2 Ekonomiassistent Arbetsuppgifter Förbereda och upprätta ekonomiska dokument såsom inköpsorder, leveransmeddelanden, betalningar, legitimationer och kontrakt åt tredje man. Utföra avstämningar av bokförings-/budgetrapporter eller framställningar. Mata in data om ekonomiska åtaganden och betalningar. Ge administrativt stöd åt ekonomiförvaltningen. Registrera kontrakt, åtaganden, betalningsorder och intyg. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Ekonomiutbildning på universitetsnivå eller annan eftergymnasial utbildning och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Mycket goda kunskaper i MS Office (Excel, Word och Outlook). Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet och kunskap inom de områden som nämns i ovanstående arbetsuppgifter. God kunskap och förståelse av ekonomiska processer och ekonomisystem. Skicklig och noggrann med siffror. Diskret i hanteringen av sekretessbelagd information. Goda administrativa färdigheter. Delpost 3 Utläggsredovisningsassistent Arbetsuppgifter Kontrollera inkommande ansökningar om ersättning (ifyllda och undertecknade handlingar rörande ersättning, bifogade boardingpass, andra bifogade biljetter/kvitton, avbockad närvarolista osv.). Kontrollera IBAN+SWIFT (webbverktyg) och de andra ekonomiska identifikationsuppgifterna och upprätta registret för ekonomisk identifiering för ekonomisystemet. Beräkna ersättningsbelopp och förbereda utbetalning. Fylla i Excel-blad för att hålla reda på utbetalningar. Aktivt söka upp mötesdeltagare som saknar eller som har delvis ifyllda ersättningsansökningar. Dokumentera och arkivera mappar. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Gymnasial utbildning, och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Mycket goda kunskaper i MS Office (Excel, Word och Outlook). Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet och kunskap inom de områden som nämns i ovanstående arbetsuppgifter. Skicklig och noggrann med siffror. Diskret i hanteringen av sekretessbelagd information. Goda administrativa färdigheter. Serviceorienterad, utmärkta organisatoriska färdigheter och förmåga att prioritera. Förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Avsnitt C Sidan 12
Delpost 4 Sekreterare Arbetsuppgifter Tillhandahålla allmänt stöd genom att ta emot inkommande samtal, post och dokumentation. Organisera och samordna avtalade möten, sammanträden, uppdragsresor. Svara på frågor och begära information och handlingar med takt, diskretion och upprätthållen sekretess. Föra protokoll, överföra, förbereda och slutföra brev, textredigera och kvalitetsgranska anteckningar och dokument. Hantera uppdrag, sammanträden och frånvaro. Sköta arkiveringssystemet. Hantering av elektroniska dokument och pappersdokument (skicka, skriva, fotokopiera, skanna, registrera och arkivera). Administrativa uppgifter som till exempel att föra dagbok och beställa kontorsmaterial. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Gymnasial utbildning, och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Mycket goda kunskaper i MS Office (Excel, Word och Outlook). Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet och kunskap inom områdena för ovanstående arbetsuppgifter. En utåtriktad personlighet, lätt för att kommunicera i telefon och vid direktkontakt, med människor på alla nivåer. Serviceorienterad, utmärkta organisatoriska färdigheter och förmåga att prioritera. Erfarenhet av arbete och/eller förmåga att arbeta i en snabbväxande organisation. Hög nivå av diskretion och förtrolighet. Förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Utmärkta administrativa färdigheter. Delpost 5 Webbansvarig/Webbredaktör Arbetsuppgifter Understödja den dagliga driften av ECDC:s webbplats. Offentliggöra nya dokument, länkar och annan information på webbplatsen. Innehållshantering, bl.a. inmatning av metadata. Grundläggande layoutarbete i HTML och CSS. Skapa PDF-filer från MS Office-dokument. Utveckla enkla skrifter med hjälp av PHP och JavaScript. Teknisk kvalitetskontroll av webbplatsen, bl.a. optimering, länkverifiering, optimering av sökmotorn osv. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Gymnasial utbildning, och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Mycket goda kunskaper i MS Office (Excel, Word och Outlook). Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet av och mycket goda färdigheter i HMTL och XHTML, och kunskap inom CSS. Bestyrkt erfarenhet av webbdesign. Bestyrkt erfarenhet av PHP-programmering och Javascript. Kunskaper i XML/XSL och särskilt RSS. Fördelaktigt: Kunskaper i MS IIS och apache, ASP, och CFML/Coldfusion. Fördelaktigt: Erfarenhet av Macromedia Dreamweaver, Macromedia Flash, Adobe Acrobat, Adobe Photoshop eller annan bildredigering. Avsnitt C Sidan 13
Fördelaktigt: Erfarenhet av webbplatser och webbutsändning på flera språk. Fördelaktigt: Erfarenhet av optimering av sökmotor. Serviceorienterad och förmåga att prioritera. Förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Delpost 6 Layout/Desktop publishing Arbetsuppgifter Layout och redigering av dokument/presentationer, Word, Excel, Power Point och avancerad grafik. Bildredigering, layoutarbete med diagram och kartor. Copywriting av textmaterial för t.ex. foldrar och broschyrer. Säkerställa att dokument-/produktionslayouten överensstämmer med centrumets visuella identitet. Vara en intern och extern samlingspunkt för produktioner, dvs. foldrar och broschyrer. Definiera standarder för utväxling och mallar. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Gymnasial utbildning, och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 4 år. Utmärkta kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Goda kunskaper i MS Office (Excel, Word, Power Point och Outlook). Mycket goda kunskaper i Photoshop och/eller Illustrator, Quark Xpress eller liknande program. Fördelaktigt: eftergymnasial utbildning inom kommunikation/design/layout. Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet av ovannämnda arbetsuppgifter. Goda kunskaper och förmågor inom design/layout. Stark uppmärksamhet på detaljer och en känsla av brådska. Förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Bra känsla för engelska språket. Serviceorienterad och förmåga att prioritera. Delpost 7 Logistikassistent/Teknisk assistent Arbetsuppgifter Assistera vid interna avflyttningar. Lager, kopiering och arkivering. Logistik under möten, dvs. assistera i tekniska frågor. Audiovisuellt stöd. Installation av teknisk utrustning. Utföra alla andra understödjande uppgifter som tilldelas av arbetsledaren. Formella krav Gymnasial utbildning, och yrkeserfarenhet kopplad till ovannämnda arbetsuppgifter i minst 3 år. Mycket goda kunskaper i engelska, både muntliga och skriftliga. Kunskaper i MS Office (Excel, Word och Outlook). Yrkeserfarenhet och personliga egenskaper Bestyrkt erfarenhet av ovannämnda arbetsuppgifter. Serviceorienterad och förmåga att arbeta under stress och med stark tidspress. Avsnitt C Sidan 14
Innehållet i det tekniska förslaget Som beskrivs här ovan i del II.1 skall anbudet bestå av tre delar. En av dessa är det tekniska förslaget, som skall innehålla följande information: - En beskrivning av hur tjänsten kommer att organiseras och omsättas i överensstämmelse med riktlinjerna (avsnitt B), högst 10 sidor. - Meritförteckningar över 3 konsulter per profil (högst 2 sidor) som krävs för var och en av den delpost/de delposter som anbudsgivaren ansöker för, där beskrivningen av delposterna beaktas liksom följande kriterier: 1) Medborgare i en av EU:s tjugofem medlemsstater eller Island, Liechtenstein eller Norge. - Information om den metod som tillämpas för att välja ut konsulter för uppdragen för ECDC och deras ersättning i enlighet med riktlinjerna i tillämpliga fall, högst 10 sidor. - Vilken del som helst av riktlinjerna som anbudsgivaren känner sig manad att kommentera, förklara eller utveckla, högst 10 sidor. 3. Innehållet i finansieringsförslaget Finansieringsförslaget måste bygga på formatet i avsnitt D.2. Som nämnts i avsnitt B.1 är ECDC undantaget från alla tullavgifter, skatter och andra avgifter, inklusive moms. Av detta skäl skall alla priser som anges i den finansiella översikten vara befriade från moms och andra skatter eller tullavgifter. 4. Urvalskriterier Anbudsgivaren måste lämna in bevis på sin kapacitet att genomföra kontraktet. Utvärderingskommittén kommer att undersöka anbuden för att säkerställa att de uppgifter som i efterfrågas i urvalskriterierna har tillhandahållits och att anbudsgivaren uppfyller samtliga dessa kriterier. Anbud där vissa av de begärda uppgifterna saknas kan komma att underkännas direkt. När ett konsortium lämnar in ett anbud måste varje medlem av konsortiet lägga fram de bevis som efterfrågas. Vad gäller teknisk kapacitet kommer de bevis som läggs fram av varje konsortiemedlem att kontrolleras på konsortienivå för att säkerställa att konsortiet uppfyller kriterierna. 4.1 Ekonomisk och finansiell kapacitet Anbudsgivaren måste besitta följande ekonomiska och finansiella kapacitet för att genomföra kontraktet. Anbudsgivaren måste kunna bevisa att han befinner sig i en stabil finansiell position. Bevis på denna kapacitet skall tillhandahållas genom: Uppgifter om verksamhetens allmänna omsättning och dess omsättning i fråga om de tjänster som kontraktet gäller för de 3 senaste räkenskapsåren. Bokslut, balansräkningar eller utdrag ur dessa i de fall då publicering av balansräkningen krävs enligt företagslagstiftningen i etableringslandet. Om tjänsteleverantören har ett godtagbart skäl för att inte förete de referenser som den upphandlande myndigheten begär, får han bevisa sin ekonomiska och finansiella ställning med varje annat dokument som den upphandlande myndigheten finner lämpligt. Avsnitt C Sidan 15
4.2 Teknisk kapacitet Anbudsgivaren måste besitta följande tekniska kapacitet för att genomföra kontraktet. Anbudsgivaren måste kunna bevisa att han befinner sig i en stabil finansiell position. Bevis på denna kapacitet skall tillhandahållas genom: En presentation av företaget och dess interna organisation på högst 10 sidor (antalet anställda, meritförteckningar över de arbetstagare (högst 2 sidor) som kan tilldelas uppdraget) och vilken metod som kommer att användas för att leverera tjänster åt ECDC. En presentation av anbudsgivarens viktigaste kontrakt (namn på klienter, kvantiteter, levererade tjänster och längd på kontrakt). 4.3 Yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren måste besitta följande yrkesmässiga kapacitet för att genomföra kontraktet. Anbudsgivaren måste vara registrerad i ett relevant företags- eller handelsregister. Bevis på denna kapacitet skall tillhandahållas genom följande: Anbudsgivaren måste visa upp bevis (försäkran eller intyg) för att han har skrivit in sig vid ett av de yrkesmässiga handelsregistren, i etableringslandet. Om anbudsgivaren inte behöver eller inte tillåts skriva in sig vid ett sådant register på grund av stadgor som gäller för honom eller på grund av hans juridiska ställning skall en förklaring tillhandahållas. 5. Tilldelningskriterier Efter att anbudsgivaren förevisat en lämplig kapacitet att genomföra kontraktet utifrån urvalskriterierna, kommer anbudet att bedömas på grundval av tilldelningskriterierna. Tilldelningskriterierna används för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Kvaliteten på varje anbud kommer att utvärderas i enlighet med tilldelningskriterierna och den förknippade viktningen. Inga andra tilldelningskriterier och underkriterier än de som beskrivs här nedan kommer att användas för att utvärdera anbudet. Tilldelningskriterierna för detta anbud är: 1. Erbjudna priser per dag för konsulter med de begärda färdigheterna och erfarenheterna. 2. Dokumenterade bevis på företagets expertis i att använda verktyg och tekniker som är specifika för expertisområdet. 3. Företagets erfarenheter av uppgifter liknande dem som skall utföras inom varje expertisområde. 50 % 35 % 15 % Summan av samtliga kriterier ger totalt 100 poäng. Viktningen mellan de respektive tilldelningskriterierna beror på typen av efterfrågade tjänster och är följaktligen nära förbunden med riktlinjerna. Tilldelningskriterierna är därför kvantifierade parametrar som anbudet bör rätta sig efter. Avsnitt C Sidan 16
6. Utläggning på underleverantör Arbetsuppgifterna som anges i riktlinjerna får inte läggas ut till andra tjänsteleverantörer. 7. Delposter Denna anbudsinfordran är indelad i följande delposter: Delpost 1 Rekryteringsassistent/Personalassistent Delpost 2 Ekonomiassistent Delpost 3 Utläggsredovisningsassistent Delpost 4 Sekreterare Delpost 5 Webbansvarig/Webbredaktör Delpost 6 Layout/Desktop publishing Delpost 7 Logistikassistent/Teknisk assistent Ett anbud skall lämnas för samtliga delposter. Ett tekniskt förslag och ett finansieringsförslag per delpost måste tillhandahållas. Avsnitt C Sidan 17
Avsnitt D Standardblanketter Standardblanketterna skall fyllas i och tillhandahållas som del av anbudet. 1. Anbudsgivares administrativa uppgifter 1.1 Adress och kontaktuppgifter Anbudsgivarens namn Adress Postnummer Tfn Fax E-post Webbplats (i tillämpliga fall) Juridisk ställning Kontaktperson för detta anbud Firmatecknare Avsnitt D Sidan 18
1.2 Blankett för tredje man Avsnitt D Sidan 19
2. Finansieringsförslag Profil A. Juniorkonsult (upp till 9 års yrkeserfarenhet) B. Seniorkonsult (mer än 9 års yrkeserfarenhet) 1. Rekryteringsassistent/ Personalassistent euro/timme euro/timme 2. Ekonomiassistent euro/timme euro/timme 3. Utläggsredovisningsassistent 4. Sekreterare euro/timme euro/timme euro/timme euro/timme 5. Webbansvarig/ Webbredaktör euro/timme euro/timme 6. Layout/Desktop publishing 7. Logistikassistent/ Teknisk assistent euro/timme euro/timme euro/timme euro/timme Avsnitt D Sidan 20
3. Checklista Checklistan skall användas för att säkerställa att alla handlingar har tillhandahållits för detta anbud och på rätt sätt. Denna checklista skall undertecknas och läggas in i kuvert A i anbudet. Anbudet skall lämnas i ett kuvert som innehåller 3 separata innerkuvert som är tydligt markerade kuvert A, B och C. Vänligen bocka av nedanstående rutor Kuvert A måste innehålla ett undertecknat original och 4 kopior av det tekniska förslaget. denna checklista, undertecknad och daterad. Kuvert B måste innehålla ett undertecknat original och 4 kopior av finansieringsförslaget baserat på formatet i avsnitt D.2. Kuvert C måste innehålla de 2 behörighetsdokumenten såsom beskrivs i avsnitt B.5. De bevishandlingar som har att göra med urvalskriterierna i avsnitt C.5. administrativa uppgifter i enlighet med formatet i avsnitt D.1. Se också till att anbudet har avfattats på ett av Europeiska unionens officiella språk, anbudets tekniska förslag och finansieringsförslag båda har undertecknats av anbudsgivaren eller hans vederbörligt auktoriserade ombud, anbudet är fullt läsligt för att utesluta eventuella oklarheter, anbudet lämnas i enlighet med systemet med dubbla kuvert som anges i avsnitt B.10, ytterkuvertet bär den information som anges i avsnitt B.10. Namn: Underteckning: Datum Avsnitt D Sidan 21
4. Bekräftelse av inlämning av anbud För att det skall vara möjligt att följa inkommande anbud ombeds anbudsgivare som inte lämnar in sina anbud för hand att fylla i och skicka in denna blankett per fax eller e-post. OJ/2006/02/24- PROC/2006/001 Interimstjänster Att: ECDC, ICT Fax (46-8) 30 00 57 E-post: interimservices.tenders@ecdc.eu.int Jag har lämnat ett anbud för denna anbudsinfordran den / /200 genom följande leveranstjänst: Normalpost Expressförsändelse Kurirtjänst Annat Anbudsgivarens namn: E-post: Telefonnummer: Avsnitt D Sidan 22
Avsnitt E Kontraktsutkast Kontraktsutkastet tillhandahålls bara som information. Lägg märke till att i det fall en anbudsgivares anbud antas kommer det resulterande kontraktet att baseras på detta kontraktsutkast. Avsnitt E Sidan 23