Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/ (14) Nr Ärende Diarienr Föredragande 1. Ekonomi ON2016/6 Förvaltningsekonom

Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 1 (14) Tid Onsdag 2016-03-30 kl 13:15 Plats Hamngatan 12, Långön vån 1 Tid för justering Föredragningslista Nr Ärende Diarienr Föredragande 1. Ekonomi ON2016/6 Förvaltningsekonom 2. Ändring av beslut (2016-02-23 9) ON2016/6 Förvaltningsekonom gällande fördelning avseende investeringsmedel 2016 3. Underlag till Kommunplan 2017 2019 ON2016/25 Förvaltningschef/eko nom, admin chef 4. Nämndens interna kontroll 2016 ON2016/41 Maria Thuman 5. Svar till revisionen avseende systematiskt ON2016/48 Förvaltningschef kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten 6. Komplettering av beslut (2016-02-23 8) ON2016/39 Förvaltningschef gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015 7. Redovisning av integrationsprojekt ON2016/58 Mats Åkerblom 8. Utse utskott Robert Sten 9. Utse kontaktpolitiker Robert Sten 10. Delegationsbeslut 11. Information och rapporter Robert Sten Ordförande Maria Thuman Sekreterare

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 2 (14) Justerare I tur att justera är; Stefan Wigö Marie Frestadius Veronica Wernersson Hossam Aburweileh

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 3 (14) ON2016/6 1. Ekonomi Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner den ekonomiska rapporten jan-feb 2016 Sammanfattning av ärendet Omsorgsnämnden Intern rapportering, belopp i tkr jan-feb 2016 Års-budget Periodiserat Prognos Kommun- Övriga Kostnader Resultat Denna Föreg bidrag intäkter månad månad Ankomstregistrerade poster Nämnden Administration och ledning Ordinärt boende ÄO Vård- och omsorgsboende ÄO Dagl o öppen verksamhet ÄO Hemsjukvård Ordinärt boende HO Vård- och omsorgsboende HO Dagl öppen verksamhet HO Personlig assistans Övriga insatser enl LSS 0 0 0 973-973 54 80 465 610-81 075 1 861 4 000 128 474 28 595-157 069-1 070 214 795 41 065-255 860-761 8 073 2 143-10 216-165 19 738 792-20 530-74 10 016 781-10 797 286 75 896 7 514-83 410-606 14 385 395-14 780 118 38 350 40 493-78 843 699 15 161 115-15 276 339 S:a Omsorgsnämnden 606 326 122 503-728 829 681 4 000 0 Kommentarer till resultat och prognos: Januari är en kostsam månad eftersom jul- och nyårshelgernas höga kostnader för OB-ersättning och vikarier belastar resultatet. Inget beslut är taget om hur bufferten med 4 mkr enligt BS ska användas. Vad gäller övriga verksamhetsområden kan inte några större budgetavvikelser ses nu. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning tom feb 2016 Dnr: ON2016/6

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 4 (14) ON2016/6 2. Ändring av beslut (2016-02-23 9) gällande fördelning avseende investeringsmedel 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden förslås besluta att godkänna följande ändring av beslut 9 2016-02-23 gällande Läkarstigen 1 avseende investeringsmedel till omsorgens verksamhet 2016. Sammanfattning av ärendet Läkarstigen 1 har ändrats till ansvar 310000 och verksamhet 50011. Verksamhet Inv.objekt Kronor Ansvar Vht Projnr Vallbacksgården Lekstuga 20 000 310300 51395 8705 Hedgrind Möbler 35 000 320300 51310 8706 Karl-Johan demens Möbler 65 000 326100 51051 8707 Karl-Johan rehab Möbler 30 000 333000 51030 8708 Rosengården Möbler 80 000 333100 51030 8709 Rehab Möbler och 70 000 336000 51030 hjälpmedel 8710 Hemsjukvården Möbler 60 000 336100 50013 8711 Läkarstigen 1 Möbler 50 000 310000 50011 8712 Summa 410 000

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 5 (14) ON2016/25 3. Underlag till Kommunplan 2017 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att anta upprättat Underlag till Kommunplan för 2017-2019 Sammanfattning av ärendet För nämndens arbete med Underlag till Kommunplan har en nämndspecifik mall tagits fram. I mallen har text under vissa rubriker som förslag hämtats från budget 2016. För varje perspektiv anges nämndens framgångsfaktorer, mål och mått 2016. Följande rubriker ska ingå; Målgrupp och verksamhetsuppdrag, Verksamhetsbeskrivning, Volymer/verksamhetsmått, mål, Verksamhetsförändringar, Verksamhetsförändringar på lång sikt, Investeringar, Ekonomiska resurser Beslutsunderlag Underlag till Kommunplan 2017-2019 UTK 2017, Bil 1, Ekonomiska konsekvenser UTK 2017, Bil 2, Investeringar Dnr; ON2016/25

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 6 (14) ON2016/41 4. Nämndens interna kontroll 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att anta upprättat förslag till nämndens interna kontroll 2016 Sammanfattning av ärendet Detta ärende beskriver kontrollpunkter som föreslås genomföras för intern kontroll under 2016. Kontrollområden (se även bilaga 1) Omsorgsnämndens kontrollområden Kontroll av att beslutade insatser enligt SoL utförs Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kontroll av hantering av privata medel Kommunstyrelsen (KS2016/53) beslutar att uppdra åt respektive nämnd att genomföra intern kontroll avseende: Direktupphandling Genomförande av uppdrag från nämnd/styrelse Genomförande av föreslagna åtgärder från intern kontroll 2015 Beslutsunderlag Reglementet för intern kontroll (KS 2007/561 162) Tjänsteskrivelse dnr; KS2016/53 Tjänsteskrivelse dnr; ON2016/41

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 7 (14) ON2016/48 5. Svar till revisionen avseende systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att lämna förvaltningens svar som sitt svar till revisionen om hur förbättringsområden/brister som påpekats i rapporten kommer att åtgärdas. Sammanfattning av ärendet PwC har på Kommunrevisionen uppdrag genomfört en övergripande granskning avseende det systematiska kvalitetsarbetet inom omsorgsverksamheten. Rapporten har överlämnats med önskemål om skriftligt svar från omsorgsnämnden avseende hur de avser att åtgärda de förbättringsområden/brister som påtalats i revisionsrapportern. PwC rekommenderar omsorgsnämnden: att verka för ett skyndsamt införande av ett IT-baserat ledningssystem för det fortsatta kvalitetsarbetet, och att fortsätta med aktiviteter som säkerställer att alla medarbetare, oavsett anställningsform, som på ett eller annat sätt fullgör uppgifter inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade dels ges möjlighet att delta och dels motiveras att delta i verksamhetens kvalitetsarbete. Som svar till revisionen avser nämnden att, genom ett aktivt deltagande med bl a kravställande, i det kommunövergripande arbetet med att upphandla ett gemensamt IT-system för kvalitetsarbete, verka för att snarast möjligt införa ett kvalitetsledningssystem som motsvarar dagens krav. Nämnden avser även att fortsätta det påbörjade arbetet med att tydliggöra strukturen för arbetet i linjeorganisationen och därigenom även tydliggöra och öka alla medarbetares möjlighet till delaktighet i förbättrings- och kvalitetsarbete. Genom detta arbetssätt kommer även förändringar att förankras på ett enklare sätt hos medarbetarna. Beslutsunderlag Bilaga, revisionsrapporten Systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten Dnr; ON2016/48

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 8 (14) ON2016/39 6. Komplettering av beslut (2016-02-23 8) gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015 Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås godkänna följande komplettering av beslut (2016-02-23 8) gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015. Sammanfattning av ärendet Dokumentet för balanserad styrning om omsorgsnämndens måluppfyllelse 2015 kompletteras med nedanstående sammanfattande analys och måluppfyllelse. Medborgare Arbetet för att öka inflytande och delaktighet har gett positivt resultat. Inom samtliga områden redovisas ett i jämförelse gott resultat. Inom området information finns sannolikt mer att göra för att ytterligare utveckla och anpassa den till samtliga målgrupper. Tydlighet i informationen är en av flera viktiga förutsättningar som möjliggör inflytande och delaktighet. Medarbetare Inom förvaltningen sker omfattande förändringsarbeten och strukturändringar, dessa påverkar medarbetarna direkt och/eller indirekt. Trots detta så upplevs medarbetarna engagerade och kreativa. Satsningar på kompetensutveckling samt samverkansarbete upplevs som satsningar som stärker medarbetarna. Tyvärr kan några resultat inte redovisas på årets enkät, på grund av för låg svarsfrekvens. Hållbar samhällsutveckling Bemötandefrågor, kunskaper i rehabiliterande förhållningssätt samt kvalitetssäkrad vård och omsorg generellt, är utvecklingsområden som är i ständigt fokus. Detta arbete bidrar sannolikt till att de områden som mäts i stort sett behålls på tidigare nivåer och för vissa områden ökar. Ekonomi Arbetet inom enheterna har i stor utsträckning bidragit till de positiva resultat som redovisas. Omvärld Förvaltningen har genomfört, och fortsätter satsa på, satsningar för att öka kunskaper kring olika kulturer. Det finns en ambition att försöka utveckla utbytet med omvärlden.

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 9 (14) Beslutsunderlag Bilaga; ON BS mål 2015, Dnr; ON2016/39

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 10 (14) ON2016/58 7. Redovisning av integrationsprojekt Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att 1. godkänna omsorgsförvaltningens redovisning av integrationsprojektet 2. paragrafen omedelbart justeras Sammanfattning av ärendet Omsorgsförvaltningen erhöll projektmedel från arbetslivsförvaltningen på 1 000 000 kr, för att arbeta särskilt med integration angående språkpraktik och handledning. Projektet pågår från den 1 september 2015 31 augusti 2016. Inför projektåret planerades för att ta emot 30 språkpraktikanter i perioder om tre. Det genomfördes genom att 25 befintliga handledare fick vidareutbildning i språkpraktik. Utifrån projektmedel har ersättning getts till handledare för att kunna lägga mer tid på språkpraktikanten som handletts. Verksamheten har därmed kunnat anställa vikarier för språkhandledare vid handledning som varit schemalagd, samt vid olika aktiviteter som skett via omsorgsförvaltningen, som exempelvis studiecirklar i bemötande som anordnats för språkpraktikanter, där handledaren varit viktig i kontakten med praktikanten. Till den 31/1 2016 har 267 500 kr nyttjats av erhållna medel om 1 000 000 kr (se bifogat kalkylblad). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse samt ekonomisk kalkyl, Dnr; ON2016/58

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 11 (14) 8. Utse utskott Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att utse Lars-Olof Lindgren (M) till omsorgsnämndens utskott. Sammanfattning av ärendet Vissa ärenden inom omsorgsnämndens ansvarsområde får delegeras till ett utskott, nämnden måste fatta beslut om att utse ledamöter som ska ingå i utskottet.

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 12 (14) 9. Utse kontaktpolitiker Förslag till beslut Sammanfattning av ärendet Vid nämndens sammanträden utses kontaktpolitiker för valda enheter. I rollen som kontaktpolitiker företräder ledamoten hela omsorgsnämnden, inte det parti politikern tillhör. I uppdraget som kontaktpolitiker ingår att informera sig om verksamheten vid enheterna. Vid nästkommande nämndssammanträde förväntas kontaktpolitikerna återrapportera från uppdraget. Uppdraget som kontaktpolitiker innebär att; - vara ambassadör för nämndens verksamhet samt företräda nämnden - vara brobyggare mellan brukare, verksamhet och politisk organisation få bättre förutsättningar att fatta beslut genom en egen bild av verksamheten ge nämnden information och kunskap genom återrapportering från uppdraget Uppdraget som kontaktpolitiker innebär inte att - agera i frågor kring utförandet vid enheterna - agera i personalpolitiska frågor

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 13 (14) 10. Delegationsbeslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att lägga delegationsbesluten till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Delegationsbeslut som inkommit till omsorgsnämnden sedan föregående sammanträde avseende biståndsbeslut, avslutade förhandlingar enligt MBL och nya tillsvidareanställningar finns i en pärm som cirkulerar bland ledamöterna under sammanträdet.

Sandvikens kommun Kallelse Omsorgsnämnd Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida ON2016/15 2016-03-30 14 (14) 11. Information och rapporter Förslag till beslut Omsorgsnämnden har tagit del av informationen. Sammanfattning av ärendet - SVG-protokoll - Aktuell kö djupare rapport - Domar - Kostnadsanalys/plan statliga medel (utbildning baspersonal, psykiatri och våld i nära relation) - Lex Sarah - Kompetensplan - Etableringsmedel från Arbetslivsnämnden - Revisionsrapport Granskning av personal- och kompetensförsörjning - Trainee - Nattbemanning - Presentation av ny MAS - Årsredovisning 2015 Folkhälsa - Rådet för Folkhälsa och Trygghet - Övrigt

Omsorgsnämnden Underlag till kommunplan 2017 2019 Målgrupp och verksamhetsuppdrag Omsorgsnämnden ansvarar för vård- och omsorg enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL, lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL. Utöver detta ansvarar nämnden för utförandet av insatser beslutade enligt socialförsäkringsbalken (2010:110), SFB. Målgruppen är äldre personer, personer med omfattande och varaktig funktionsnedsättning och personer med psykisk funktionsnedsättning samt personer över 18 år med behov av hälso- och sjukvård i hemmet. Insatserna ska utgå från den enskildes individuella behov. Kommunfullmäktige ansvarar för Kommunala pensionärsrådet och Kommunala handikapprådet vilka administreras av omsorgsförvaltningen. Nämnden har formulerat en värdegrund för allt arbete inom organisationen. Nämnden formulerar mål som styr den operativa verksamheten. Nämnden har arbetsgivaransvar för förvaltningens personal med undantag för förvaltningschefen. Nämnden ansvarar för att verksamheten inom nämndens verksamhetsområde bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen (1977:1160), AmL. Nämndens arbetsmiljöansvar omfattar även förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde. Verksamhetsbeskrivning Personer som kommer i kontakt med verksamheten ska kunna vara trygg i att de får ett gott bemötande samt god vård och omsorg när de behöver samhällets stöd. Inflytande från brukare/omsorgstagare, till exempel delaktighet och självbestämmande, bidrar till en god vård och omsorg. Engagerad personal, närvarande och stödjande chefer, kompetensutveckling, effektiv organisation, tydliga rutiner, mål samt lagstiftning och tillsyn är andra viktiga delar. Nämndens verksamhet består av handläggning enligt SoL och LSS, där behov av insatser utreds, beslutas och följs upp. Verkställighet sker inom förvaltningens enheter, förutom till exempel delar av personlig assistans som utförs av privata assistansanordnare. Insatser som erbjuds enligt SoL är till exempel hjälp i hemmet i form av personlig omvårdnad, social samvaro och/eller serviceinsatser, ledsagning, boendestöd, deltagande i dagverksamhet, korttidsvistelse, vård- och omsorgsboende samt stöd till den som vårdar närstående i hemmet. Med stöd av LSS erbjuds insatser i form av personlig assistans, ledsagarservice, kontaktperson, avlösarservice, korttidsvistelse, korttidstillsyn, bostad med särskild service för barn och unga respektive vuxna samt daglig verksamhet. Vård och omsorg inkluderar hälso- och sjukvård upp till och med sjuksköterske-, arbetsterapeut- och sjukgymnastnivå, för personer 18 år och äldre som tillhör hemsjukvården samt för personer inom särskilda boendeformer, dagverksamhet och daglig verksamhet. Förebyggande öppna verksamheter erbjuds i form av träffpunkter. Anhörigstöd ges i form av avlösning i hemmet, korttidsvistelse, dagverksamhet, anhörigcirklar och uppsökande verksamhet. Förvaltningen arbetar med att utveckla förhållningssätt för att skapa förtroende och arbeta stödjande i samverkan med anhörig. Inom förvaltningen ställs krav på ett situationsanpassat ledarskap. Dialog och samarbete skapar en effektiv organisation där medarbetarna får ta ansvar och växa. Uppdraget är att stödja och uppmuntra det gemensamma arbetet så att verksamheten i sin helhet når de uppsatta målen. Förvaltningschefen har i uppdrag av omsorgsnämnden att ansvara för förvaltningen och dess verksamhet. Verksamheten är organiserad i tre områden för vilka Verksamhetschefer ansvarar. Övergripande finns funktionen medicinskt ansvarig sjuksköterska samt funktioner för personal, ekonomi och administration som stöd till alla enheter.

Volymer/Verksamhetsmått Prognos Insatser och beslut 2014 2015 2016 2017-2019 Hemtjänst - Omfattning av insatser (schablontimmar per 19 905 20 294 20 700 ökning månad) - Omfattning, antal omsorgstagare 1 140 1 163 1 185 ökning Personlig assistans - SFB, antal brukare 57 57 57 +/-0 - varav med privat utförare 33 35 35 +/-0 - LSS, antal brukare 24 20 20 +/-0 - varav med privat utförare 13 10 10 +/-0 Socialpsykiatri (boendestöd) - Omfattning, antal brukare 121 122 123 ökning Hemsjukvård (antal inskrivna ärenden) 265 272 284 ökning Lägenheter i vård- och omsorgsboende - Äldreboende 277 256 256 +/-0 - Demensboende 139 139 139 +/-0 - Servicebostad 42 42 42 ökning - Gruppbostad 35 35 35 +/-0 - Boende för socialpsykiatri 16 16 16 +/-0 - Boende för neuropsykiatri 24 24 24 +/-0 - Korttidsvistelse (SoL) 56 51+5 51+5 +/-0 - Korttidsvistelse (LSS) 6 6 6 +/-0 - Antal dagar med betalningsansvar, under året 0 35 70 ökning Antal årsarbetare 1 130 1 104 1 104 ökning

MEDBORGARE Framgångsfaktorer Delaktighet, Tillgänglighet, Dialog Mål 2017 Omsorgstagarna, anhöriga och medborgarna är nöjda med omsorgsförvaltningens service och bemötande. Målnivå: Ökat värde jmf föregående resultat Mått Mätmetod: För omsorgstagare äldre resultat av öppna jämförelser. För omsorgstagare funktionsnedsättning egen mätning. Medborgarna Resultat av nöjd medborgarindex (endast äldreomsorg), kompletterat med egen mätning (funktionsnedsättning) Värde 2015: Ordinärt boende äldre 90 % Boende äldre 81 % Omsorgstagare LSS 71 % För medborgarna, äldre NMI 50 För området funktionsnedsättning - 71 % uppgav ett positivt svar Omsorgstagarna upplever inflytande och delaktighet över sin dagliga situation. Målnivå: Ökat värde i öppna jämförelser, jmf föregående resultat Genomförandeplaner finns upprättade inom 3 veckor. 4 minimässor per år alt 1 stor mässa genomförs. Omsorgsnämnden genomför dialoger med intresseorganisationer och i fokusgrupper. Mätmetod: Resultat enligt öppna jämförelser Intern statistik Värde 2015: Ordinärt boende - påverkar tider 57 % - hänsyn till åsikter och önskemål 83 % Boende - påverkar tider 54 % - hänsyn till åsikter och önskemål 78 % Funktionsnedsatt - påverkar tider 55 % - hänsyn till åsikter och önskemål 80 % Angående genomförandeplaner finns inget värde för 2015 En mässa genomfördes i Göransson arena Under 2015 genomfördes dialoger via KPR och KHR samt det så kallade LSS-rådet Omsorgsförvaltningens information ska vara god och innehållsmässigt väl anpassad till den informationssökande. Den fysiska tillgängligheten till och i lokaler som används inom ansvarsområdet, är god. Målnivå: För information via hemsidan: För äldreomsorg, bibehålla nivån. För område funktionsnedsättning, ökat värde jmf föregående resultat. Information via andra kanaler, 75 % ska ange ett positivt svar på frågan Har du fått den information du behövde? Mätmetod: Nationell mätning avseende hemsidan för gruppen äldre. Egen mätning för området funktionsnedsättning. Egen undersökning. Värde 2015: 91 % uppgav ett positivt svar inom området äldre 69 % uppgav ett positivt svar för området funktionsnedsättning Parkeringstillstånd och färdtjänst räknas in här och påverkar resultatet. För de två senare målnivåerna saknas värde för 2015. Samtliga enheter inom nämndens ansvarsområde är tillgänglighetsinventerade.

MEDARBETARE Framgångsfaktorer Kompetens, Engagemang, Gott ledarskap Mål 2017 Medarbetarna upplever ledarskapet som utvecklingsinriktat och tillgängligt för medarbetaren i den utsträckning som medarbetaren behöver Målnivå: Ökat värde jmf föregående resultat Enkäten ska ha en svarsfrekvens på minst 70 % Medarbetarna upplever att de har inflytande och är motiverade i sitt arbete. Medarbetarna får den utbildning och den kompetensutveckling medarbetaren behöver för sitt arbete Målnivå: Ökat värde jmf föregående år Medarbetarna ges kunskap i ansvarsfördelning och beslutsvägar. Enkäten ska ha en svarsfrekvens på minst 70 % Vision 2025 och nämndens mål är levande och styrande i verksamheten. Målnivå: Enheterna ska ha formulerat aktiviteter till samtliga mål som är tillämpliga för enheten Mått Mätmetod: Medarbetarenkät Värde 2015: Pga av för låg svarsfrekvens (ca 25 %) redovisas inget resultat för 2015. Resultatet för 2014 redovisas i stället. Ledarskapet; - är bra på att organisera och utveckla vår verksamhet 75 % - är tillgänglig för mig i den utsträckning jag behöver 82 % Mätmetod: Medarbetarenkät Värde 2015: Pga av för låg svarsfrekvens (ca 25 %) redovisas inget resultat för 2015. Resultatet för 2014 redovisas i stället. Inflytande: - Jag kan påverka min arbetssituation, 77 % - Jag sätter mål för mitt arbete tillsammans med min närmaste chef vid utvecklingssamtal, 86 % Jag får den utbildning/kompetensutveckling jag behöver, 80 % Information delgavs under satsningen på gemensamma utbildningstillfällen för enhetschefer och arbetsplatsombud. Mätmetod: Granskning Värde 2015: Samtliga enheter har formulerat aktiviteter som är tillämpliga för enheten.

HÅLLBAR SAMHÄLLSUTVECKLING Framgångsfaktorer Kompetens, Långsiktighet, Tillgänglighet Mål 2017 Omsorgstagarna ska uppleva att det känns tryggt att bo hemma med stöd från förvaltningens medarbetare. Omsorgstagarna ska uppleva det tryggt och attraktivt att bo i förvaltningens vård- och omsorgsboenden. Omsorgstagare ska uppleva att förvaltningens medarbetare bemöter dem på ett bra sätt. Målnivå: För personer 65 år och äldre, bibehålla nivån. För personer under 65 år, ökat värde jmf föregående resultat. Förvaltningen ska arbeta för god och jämlik hälsa. Målnivå: Aktivt bidra till att minska ungdomsarbetslösheten. Medarbetarna ska ges kunskaper för att arbeta med ett habiliterande/rehabiliterande arbetssätt. Medarbetarna ska ges kunskaper om Våld i nära relation. Andelen brukare med behov av enskild praktik eller arbete ska erbjudas sådan. Medarbetarna ska ges kunskaper om drogförebyggande arbetet. Alla patienter som erbjuds kommunal hälso- och sjukvård, får erbjudande om riskbedömning. Alla risker som upptäcks ska åtgärdas. Förvaltningen ska erbjuda en kvalitetssäkrad vård i livets slut. Antal oönskade händelser inom hälso- och sjukvård ska minska jmf med föregående år. Minska negativ påverkan på miljö och klimat. Målnivå: Öka andel samanvändning av tjänstebilar, i balans med effektivt nyttjande av arbetstiden. Antalet mil/bil ska öka utan att totala milantalet ökar. Drivmedelsåtgången av fossila bränslen ska minskas. Mått Mätmetod: Resultat av öppna jämförelser Egen undersökning Värde 2015: 87 % av omsorgstagarna i ordinärt boende uppger att de är mycket/ganska trygga 88 % av omsorgstagarna i boenden uppger att de är mycket/ganska trygga 84 % av omsorgstagarna inom LSS uppger att de alltid/oftast upplever sig trygga 98 % av omsorgstagarna i ordinärt boende uppger att de alltid/oftast bemöts bra 95 % av omsorgstagarna i särskilt boenden uppger att de alltid/oftast bemöts bra 90 % av omsorgstagarna inom LSS uppger att de alltid/oftast bemöts bra Mätmetod: Intern statistik Senior Alert, Palliativa registret Värde 2015: Inget värde för 2015 finns att redovisa. Fortbildning genomfördes under 2015. Ingen insats under 2015 Samtliga som hade önskemål om enskild praktik fick det. Ingen insats under 2015. Det har skett 1047 riskbedömningar. - Risk för fall hade 52 %. Av dessa åtgärdades 87 %. - Risk för undernäring hade 60 %. Av dessa åtgärdades 88 %. - Risk för trycksår hade 23 %. Av dessa åtgärdades 85 %. Smärtskattningar fanns i 50 % av de registrerade dödsfallen. Av inkomna avvikelser var det 464 gånger som patienten inte fått det ordinerade läkemedlet. Mätmetod: Intern statistik Redovisning av vidtagna åtgärder. Värde 2015: Drivmedelsåtgången minskar generellt på alla bilar tack vare nyare mindre bilar med bättre teknik. Minskningen var 5 % 2015. Förvaltningen förbrukade ca 54 000 liter på drygt 60 bilar som i snitt går 1500 mil per år. Förbrukning per mil i genomsnitt är 0,6 liter. 47 bilar är miljöbilar. Under 2016 konverteras samtliga till miljöbilar (exkl bussarna).

EKONOMI Framgångsfaktorer Delaktighet/inflytande, Ansvarstagande, Uppföljning, Långsiktighet Mål 2017 Omsorgsförvaltningen genererar ett årligt positiv resultat. Målnivå: Omsorgsförvaltningen strävar efter ett årligt positivt resultat. En buffert avsätts inom budgetramen för oförutsedda händelser. Målnivå: En buffert motsvarande 1 % av kommunbidraget är avsatt. Förvaltningen effektiviseras kontinuerligt. Målnivå: Minst 1 % av kommunbidraget per år, på befintlig verksamhet. Mått Mätmetod: Intern statistik Värde 2015: Resultatet för 2015 uppgick till + 7,3 miljoner. Mätmetod: Intern statistik Värde 2015: För 2015 fanns en buffert på 2 miljoner avsatt. Mätmetod: Intern statistik Intern redovisning Värde 2015: Värde för 2015 saknas

OMVÄRLD Framgångsfaktorer Omvärldsintresse, Lyhördhet, Nyfikenhet, Omvärldskunskap, Språkkompetens Mål 2017 Kunskaper om olika kulturer ska erbjudas förvaltningens medarbetare Målnivå: En föreläsningsdag om kulturer ska genomföras och ett arbete har genomförts på respektive enhet som bidrar till kunskap och insikter. Förvaltningen arbetar aktivt med ökade möjligheter för integrering Målnivå: De som har behov av att kommunicera på annat språk än det talade svenska språket ska så långt som möjligt erbjudas personal som kommunicerar på/med aktuellt språk. Förvaltningen medverkar i och driver olika projekt för ökad integrering Antalet språkkompetenser bland medarbetarna ska öka. Andelen medarbetare med tillsvidareanställning ska öka i förhållande till visstidsanställningar. Förvaltningens träffpunkter ska utvecklas till integrerande mötesplatser. Förvaltningens arbetsplatser ska utvecklas till integrerande mötesplatser Målnivå: Förvaltningen ska utveckla träffpunkterna i riktning mot målet. Mått Mätmetod: Intern statistik Värde 2015: Utbildning om olika kulturer erbjöds genom en föreläsning i november/december 2015. Mätmetod: Intern statistik Värde 2014: Av 33 svarande enhetschefer uppger 11 att de sammantaget har 38 brukare/omsorgstagare med sådant behov. En enhet med 5 sådana brukare/omsorgstagare uppger att de inte fått sådant erbjudande. Övriga brukare/omsorgstagare har fått erbjudande. Antal registrerade språkkompetenser uppgick till 17, utöver engelska och svenska. Mätmetod: Intern statistik/dokumentation Värde 2015: Under 2015 skedde ingen särskilt riktad aktivitet för att utveckla träffpunkterna till integrerade mötesplatser. Varje enhet har ett systematiskt arbete för att möjliggöra integration

Verksamhetsförändringar 2017 Utökningar Löneökning + övrig kostnadsökning utöver preliminär ram enl PKV Kommunals yrkande om särskild satsning på undersköterskor Ökade hyreskostnader (Ängsbackens mittendel samt Smassen 47) Volymökning, fler personer 80 år och äldre (hemtjänst och hemsjukvård) Utökning äldre-/demensboende Minskning av delade turer Verksamhetsresor Team förstärkt boendestöd IT-kostnader, Office365 Reduceringar Effektivisering Verksamhetsförändringar på lång sikt Framtidsbild Utveckling och effektivisering inom förvaltningen sker kontinuerligt. I samverkan med Tekniska kontoret har en utredning gjorts av tillgänglighet till bostäder i Sandviken. Den utmynnar i slutsatser om i vilka bostadsområden tillgängligheten behöver höjas samt förslag till enkla åtgärder som kan undanröja tillgänglighetshinder. Utredningens helhetsanalys av bostadsbehovet för äldre ger underlag till förslag för framtida inriktning och olika boendeformer. Här behöver även hänsyn tas till behovet av boende för personer med särskilda behov, som av olika skäl mår bäst av att bo enskilt. Behovet av resurser i hemsjukvård och hemtjänst har ökat, varför det är viktigt att följa utvecklingen inom dessa verksamheter. Arbete med att införa återrapportering i hemtjänsten via digital teknik pågår. Den tekniska utvecklingen är positiv och medför att ytterligare förändringar kan och bör ske av verksamheten, till exempel avseende e-hälsa, e-tjänster, hantering av lås utan nycklar, teknik som komplement till exempel tillsyn, med mera. Möjligheten att bo kvar hemma så länge som möjligt med rätt insatser framförs av enskilda och intresseorganisationer som en viktig fråga. En sådan satsning är även samhällsekonomiskt riktig. Personer med demenssjukdom och personer med någon form av funktionsnedsättning förväntas öka. Nya grupper brukare/omsorgstagare tillkommer med andra krav på verksamheten och nya former av insatser utvecklas. Antalet personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar ökar. Vi ser även en ökning av ansökningar från personer med dubbeldiagnoser i form av psykiatri och missbruk. Sammantaget förutsätter detta välutbildade och engagerade medarbetare som kan ge insatser som den enskilde behöver och som skapar trygghet. Dialog inom kommunen, främst individ- och familjeomsorgen har lett till utvecklade samverkansformer och överenskommelser. Dialogen med landstinget pågår för att tydliggöra ansvarsfördelningen. Inom områdena stöd till personer med funktionsnedsättning respektive psykisk ohälsa sker ett länsgemensamt arbete med stöd från Sveriges kommuner och landsting (SKL). Arbetet med att utveckla daglig verksamhet, dagverksamhet och anhörigstöd är områden som nämnden funnit viktiga att prioritera under kommande period. Ett ökat brukarfokus och brukarinflytande i frågor som rör den enskilde själv, samverkan, stöd och behandling är aktuellt på alla nivåer. Detta tydliggörs också alltmer i lagstiftning och nationella riktlinjer. Brukarorganisationer och närstående ska ha möjlighet att medverka i och bidra till verksamhetens utveckling. Det ger förutsättningar för kontinuerlig förbättring och utveckling. Omsorgsförvaltningen arbetar systematiskt med uppföljning och förbättring. Som underlag för detta arbete används enkätunderökningar, granskningar, intern kontroll, öppna jämförelser, synpunktshantering och avvikelsehantering. Ytterligare underlag är uppgifter i kvalitetsregister som t ex Senior alert, palliativa registret och BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens). Det är av vikt att dessa underlag analyseras

för att ge underlag till förbättringar i ett helhetsperspektiv. Utveckling ska ske av Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Mellankommunala och regionala nätverket för samverkan skapar den gemensamma struktur som efterfrågas. I den upprättade handlingsplanen beskrivs bland annat förbättringsområdena styrning, ledning och implementering av styrdokument för vårdkedjan mellan myndigheter. Socialstyrelsen har i de allmänna råden om grundläggande kunskaper hos personal som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre (SOSFS 2011:12) gett rekommendationer till stöd för tillämpningen av bestämmelsen i 3 kap. 3 andra stycket SoL om lämplig utbildning och erfarenhet för den personal som i sin yrkesutövning ger äldre personer stöd och hjälp efter beslut enligt 4 kap. 1 och 2 SoL. Nämnden avser att förhålla sig till de allmänna råden i framtida rekrytering. Mer komplicerade målgrupper kräver ny kunskap och handledning. En viktig faktor för kompetensutveckling är en god samverkan med gymnasieskolan, högskolor och andra myndigheter. De förväntade pensionsavgångarna inom förvaltningen i kombination med befolkningsutvecklingen medför att Sandvikens kommun står inför en utmaning de närmaste tio åren när det kommer till att rekrytera utbildade medarbetare motsvarande antalet anställda som går i pension samt för att möta det ökande antalet äldre äldre. Det behövs fler än de som väntas gå ut från gymnasieskolans och vuxenutbildningens omvårdnadsprogram för att täcka behovet av bl a omsorgspersonal och sjuksköterskor i kommunen. Det finns behov av en ökad andel medarbetare som har annan språklig eller kulturell bakgrund. Långsiktiga utökningar Arbete för att skapa fler tillgängliga bostäder som möjliggör kvarboende samt alternativa boendeformer som till exempel trygghetsboenden bör ske. Med anledning av de förändringar som skett, och kan antas fortsätta ske, kommer en utökning av antalet bostäder med särskild service enligt LSS att behövas. Vid ett kommande behov av utökning av vård- och omsorgsboenden finns även behov av att inrätta nya tjänster. Långsiktiga reduceringar Ökad trygghet genom bra bostäder, bra hemtjänst samt ökad kunskap hos personalen minskar också behovet av att utöka vård- och omsorgsboende. Satsning på teknisk utveckling är nödvändig. Ett ökat antal trygghetsboenden minskar behov av vård- och omsorgsboenden. Ett optimalt antal boende- och korttidsplatser minskar mera kostsamma insatser i hemmet. Investeringar, Mkr Ekonomiska resurser, Mkr Bilagor Bilaga 1, Ekonomiska konsekvenser Bilaga 2, Investeringar

EKONOMISKA KONSEKVENSER, Budget 2017-2019 Nämnd: Omsorgsnämnden Bilaga 1 Belopp i mkr med en decimal. I de fall utökningen/reduceringen innebär en ekonomisk konsekvens för mer än ett kalenderår ska den del som belöper på år två (helårseffekt) anges i nästkommande års kolumn. Prioritering sker med gradering 1 som viktigast, 2 som näst viktigast och så vidare. Utökning Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Prioritet Belopp Prioritet Belopp Prioritet Belopp Löneökning + övrig kostnadsökning utöver preliminär ram enl PKV 1,5 0 0 Kommunals yrkande om särskild satsning på undersköterskor (600 kr/mån) 6,0 0 0 Hyresökning (Ängsbacken mittendel/etapp 2) samt hyresökning (Smassen 47) 1 3,0-4,0 6,0 0 Volymökning, fler personer 80 år och äldre (hemtjänst och hemsjukvård) 2 3,0-4,0 3,0-4,0 3,0-4,0 Utökning äldre-/demensboende 3??? Minskning av delade turer 4 0,5 0 0 Verksamhetsresor 5 0,3 0 0 Team förstärkt boendestöd (TFB) 6 0,5 0 0 Office365 7 0,5 0 0 Utökning, ny servicebostad 0 5,0 0 Utökning gruppbostad, LSS 0 0? Trygg och säker hemgång 0 3,0-4,0 0 Utbildning 0?? Ökad bemanning (statliga medel) (8,9) (8,9) (8,9) Delsumma: 0 0 0 UTK 2017, Bil 1, Ekonomiska konsekvenser 160317

Reducering Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Prioritet Belopp Prioritet Belopp Prioritet Belopp Effektivisering, matsvinn, licenser e-post, inköpstrohet m m 2,0 0 0 Hyran Tallen 0 5,0 0 Delsumma: 0 0 0 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Nettoförändring 0 0 0 UTK 2017, Bil 1, Ekonomiska konsekvenser 160317

INVESTERINGAR, Budget 2017-2019 Nämnd: Omsorgsnämnden Bilaga 2 Förändring av investeringsplan 2016-2018 Behovet av att förändra nu gällande budget och flerårsplan för åren 2016-2018 redovisas nedan. Investeringsobjekt Beskrivning av förändringsbehov Belopp Mkr/ Investeringsår Nyckelfria lås Flytt från 2016 till 2017 1,5/2017 Ny servicebostad Inventarier. Flytt från 2017 till 2018. 0,2/2018 / Kopplat till mål (X) Prioritet Kopplat till fastigh inv (X) Färdigställd (ÅÅÅÅ- MM) Nya investeringar 2017-2019 De av nämnden planerade och prioriterade förändringarna av verksamheten på lång och kort sikt som medför nya investeringar i inventarier och maskiner anges nedan. Investeringsobjekt Beskrivning/Syfte Belopp Mkr/ Investeringsår Ängsbacken etapp 2 Inventarier 0,6/2018 / / Kopplat till mål (X) Prioritet Investeringsobjekt: Vilket objekt avser investeringen, till exempel möbler till ny förskola. Beskrivning/Syfte: Kortfattad beskrivning av och syftet med den planerade investeringen. Kopplat till mål: Markeras om investeringen är kopplat till ett specifikt mål. Kopplat till fastighetsinvestering: Markeras om investeringen har ett direkt samband med en fastighetsinvestering, att tekniska kontoret är informerad och att hänsyn har tagits till tekniska kontorets synpunkter på planerad investering. Färdigställd: När planeras investeringen tas i drift. Kopplat till fastigh inv (X) Färdigställd (ÅÅÅÅ- MM) UTK 2017, Bil 2, Investeringar 160317

Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Maria Thuman ON2016/41 2016-03-08 1 (5) Omsorgsnämnden Nämnden interna kontroll 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att anta upprättat förslag till nämndens interna kontroll Sammanfattning av ärendet Detta ärende beskriver kontrollpunkter som föreslås genomföras för intern kontroll under 2016. Ärendet Denna handling beskriver arbetet med intern kontroll och följer det förtydligande (Dnr KS2011/431) som upprättats av kommunkansliet utifrån de anvisningar som finns i reglementet för intern kontroll (KS2007/561 162). Kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll syftar till att säkerställa att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Detta innebär att det med rimlig grad av säkerhet ska säkerställas att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Intern kontroll är reglerat i kommunallagen. Det är viktigt att händelser som inträffat föregående år och som medfört risker för kommunen hanteras. Det är ofta inte den ekonomiska skadan utan förtroendeförlusten för kommunen som är den största risken. Arbetet inleds med att riskinventering sker för respektive nämnd. Detta arbete utförs inom nämnden med hjälp av förvaltningen. Riskinventering sker så att hela nämndens verksamhets genomlyses. De identifierade riskerna prioriteras. Bedömning av riskerna sker utifrån vilken konsekvens som uppstår för verksamheten om riskerna inträffar samt vilken sannolikhet det är att så ska ske. Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer Sandvikens kommun 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346 811 80 Sandviken

Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Maria Thuman ON2016/41 2016-03-08 2 (5) Nämnd ska varje år, senast i december rapportera resultatet från den interna kontrollen till Kommunstyrelsen samt revisorerna. Om kontrollmoment är inarbetade i annat styrdokument, t ex aktivitet inom balanserad styrning, ska nämnden redovisa det i kontrollplanen. Tagit hänsyn till Ja Inte aktuellt Juridik x Ekonomi x Diskrimineringslagstiftning x Barnkonventionen x Miljö x För samtliga kontrollpunkter gäller att: allvarliga avvikelser rapporteras regelbundet alternativt omgående till omsorgsnämnden eller dess ordförande. om kontrollmoment är inarbetade i annat styrdokument, t ex aktivitet inom balanserad styrning, ska nämnden redovisa det i kontrollplanen. Egenkontroll Utöver dessa kontrollpunkter i den interna kontrollen genomförs årligen egenkontroll. Egenkontrollen omfattar fyra block; enhetens egen kontroll och uppföljning, kollegial granskning, intern tillsyn (bl a MAS s tillsyn av hälso- och sjukvård samt tillsyn av livsmedelshantering) samt kontroll på förvaltningsnivå. Syftet med egenkontrollen är: att tydliggöra/påminna enheterna om deras ansvar för efterlevande av rutiner, riktlinjer, lagar mm uppmana ansvariga chefer för enheterna att rapportera åtgärder som inte kan vidtas av enheten själv Kontrollområden (se även bilaga 1) Omsorgsnämndens kontrollområden Kontroll av att beslutade insatser enligt SoL utförs Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kontroll av hantering av privata medel Kommunstyrelsen (KS2016/53) beslutar att uppdra åt respektive nämnd att genomföra intern kontroll avseende: Direktupphandling Genomförande av uppdrag från nämnd/styrelse Genomförande av föreslagna åtgärder från intern kontroll 2015 Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer Sandvikens kommun 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346 811 80 Sandviken

Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Maria Thuman ON2016/41 2016-03-08 3 (5) Beslutsunderlag Reglementet för intern kontroll (KS 2007/561 162) Tjänsteskrivelse dnr; KS2016/53 Tjänsteskrivelse dnr; ON2016/41 Protokollsutdrag skickas till Diariet Kommunstyrelsen Underskrifter Förvaltningschef Karin Jonsson Nämndsekr/utredare Maria Thuman Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer Sandvikens kommun 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346 811 80 Sandviken

Bilaga 1 Kontrollplan Intern kontroll 2016 Rutin/process Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Riskfaktor 1 Direktupphandling Genomförande av uppdrag från nämnd Kontroll av att beslutade insatser enligt SoL utförs Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kontroll av hantering av privata medel Genomförande av föreslagna åtgärder från intern kontroll 2015 1. Kontroll av rimlig lön 2. Kontroll av ej utförd insats 3. Synpunktshantering 4. Mål i styrdokument Att inköp följer regelverket för direktupphandling. Att uppdrag från nämnd/styrelse genomförs inom angiven tid. Följa antalet avvikelser vid enheterna som rapporterats gällande brister i eller utebliven insats Kontroll av efterlevande av rutinen Kontroll av efterlevande av rutinen Att föreslagna åtgärder från intern kontroll 2015 har genomförts. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef MAS Verksamhetschefer Förvaltningschef/ Verksamhetschefer Stickprovskontroll. Upplägg för stickproven bestäms i samarbete med inköpskontoret. Genomgång och uppföljning av 2015 års nämndsprotokoll (styrelseprotokoll). Lista uppdrag, datum för återrapportering samt kommentera om uppdraget är genomfört. Statistik Samtliga enheter kontrolleras vid MAS s årliga tillsyn att rutinen efterlevs vid samtliga tillfällen som är angivna i rutinen. Kontroll av att årlig kollegial granskning är genomförd på samtliga enheter. Lista föreslagna åtgärder samt kommentera om dessa är genomförda. 1. Stickprov på rimlig lön/chef, kommer att utföras under 2016 2. Alla enhetschefer följer rutinen för rapportering av ej verkställd insats, reviderad rutin under 2016 3. Registrera svarsbrev omgående i W3D3, klart 4. Inga Konsekvens * sannolikhet = riskfaktor 3*5=15 4*3=12 4*2=8 4*3=12 4*2=8 Kommentar Denna punkt ska vara stående i nämndernas/bolagens återrapportering till kommunstyrelsen 1 5-gradig skala, Konsekvens * sannolikhet = riskfaktor

Bilaga 2 Tidplan Ärendet ska följa nedanstående tidplan. Steg 1 och 2 Riskinventering för respektive nämnd i februari-mars 2016: Arbetet inleds med att riskinventering sker för respektive nämnd. Detta arbete utförs inom nämnden med hjälp av förvaltningen. Riskinventering sker så att hela nämndens verksamhets genomlyses. De identifierade riskerna prioriteras. Bedömning av riskerna sker utifrån vilken konsekvens som uppstår för verksamheten om riskerna inträffar samt vilken sannolikhet det är att så ska ske. Mall enligt bilaga 1 används. Om risken har hög konsekvens och hög sannolikhet måste risken åtgärdas. Steg 3: Ansvarig tjänsteman rapporterar till nämnd i februari-mars 2016 Utsedd tjänsteman sammanställer genomförda riskinventeringar samt rapporterar resultatet till nämnd. Förslag till kontrollplan bifogas. Se bilaga 1 Steg 4: Nämnd fastställer kontrollområden och utser kontrollansvariga i februari-mars 2016 Nämnden fastställer kontrollplan. Max 5-6 kontrollområden bör anges för respektive nämnd. Ansvarig tjänsteman utses för respektive kontrollmoment. Blankett enligt bilaga 1 används. Steg 5: Rapportering till KS och revisorer i december 2016 Nämnd ska varje år senast i december rapportera resultatet till Kommunstyrelsen från den interna kontrollen. Rapportering ska även av nämnden lämnas till kommunens revisorer. Det är inte kontrollplanen som ska redovisas utan resultatet av den utförda kontrollen. Rapporten, som får vara maximalt en (1) A4:a-sida för respektive kontrollmoment, skickas till kommunstyrelsen för sammanställning. Blankett utsändes av Kommunledningskontoret. Steg 6: KS behandlar inkomna rapporter senast i januari 2017 KS behandlar inkomna rapporter. KS kan begära föredragning av kontrollansvarig.

www.pwc.se Revisionsrapport Margaretha K. Larsson Niklas Eriksson Januari 2016 Systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten Sandvikens kommun

Systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.3. Revisionskriterier... 2 2.4. Kontrollfrågor... 3 2.5. Metod... 3 2.6. Avgränsning... 3 3. Nyckeltal... 4 3.1. Befolkningsutveckling, äldre... 4 3.2. LSS verksamhetens utveckling... 5 3.3. Processkvalitetsindikatorer... 5 3.3.1. Äldreomsorg... 5 3.3.1. LSS-verksamhet... 6 3.4. Öppna jämförelser... 7 3.4.1. Hemtjänst... 8 3.4.2. Särskilt boende... 9 3.4.1. Funktionshinderomsorgen... 10 4. Granskningsresultat... 12 4.1. Ansvar för och användning av ledningssystem... 12 4.1.1. Ledningssystemets uppbyggnad... 12 4.1.2. Kommentar... 13 4.1.3. Systematiskt förbättringsarbete... 13 4.1.4. Kommentar... 14 4.1.5. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 14 4.1.6. Kommentar... 15 4.1.7. Dokumentation av kvalitetsarbete.... 15 4.1.8. Kommentar... 15 5. Bedömningar... 16 5.1. Bedömningar mot kontrollfrågor... 16 5.2. Revisionell bedömning... 17 5.3. Rekommendationer... 17 6. Bilaga... 19 Januari 2016 Sandvikens kommun PwC

1. Sammanfattning Enligt Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbetet ska ansvarig nämnd identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utifrån de förtroendevalda revisorernas genomförda risk- och väsentlighetsanalys har PwC fått i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av omsorgsnämndens systematiska kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten. Revisionell bedömning Vi bedömer utifrån genomförd granskning att omsorgsnämnden i allt väsentligt har säkerställt ett ändamålsenligt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Bedömningen grundar sig på att vi noterar: att förvaltningen har ett ledningssystem som dessutom är känt i verksamheten, att förvaltningen aktivt arbetar för att samtliga medarbetare ska delges möjlighet att delta i kvalitetsarbetet, att förvaltningens systematiska kvalitetsarbete i allt väsentligt följer gällande regelverk, att förvaltningens systematiska kvalitetsarbete följs upp på alla nivåer, att nämnden tar del av en tillfredställande rapportering av det systematiska kvalitetsarbetet, att Sandvikens kommun har förbättrat sitt resultat mellan åren 2012-2014 i den nationella brukarundersökningen för hemtjänst, att Sandvikens kommun har förbättrat sitt resultat mellan åren 2012-2013 i den nationella brukarundersökningen för särskilt boende och behållit samma resultat mellan åren 2013-2014, och att förvaltningen arbetar ändamålsenligt med utveckling av verksamheten och kopplar an verksamhetens resultat till kommande mål- och planeringsarbete. Vi rekommenderar omsorgsnämnden: att verka för ett skyndsamt införande av ett IT-baserat ledningssystem för det fortsatta kvalitetsarbetet, och att fortsätta med aktiviteter som säkerställer att alla medarbetare, oavsett anställningsform, som på ett eller annat sätt fullgör uppgifter inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade dels ges möjlighet att delta och dels motiveras att delta i verksamhetens kvalitetsarbete. Januari 2016 Sandvikens kommun 1 av 24 PwC

2. Inledning 2.1. Bakgrund Vård och omsorg har sedan 90-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket har ställt krav på ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. Inom verksamheterna förutsätts ett inre kvalitetsarbete så att resurser nyttjas så effektivt och flexibelt att brukare får sina rättmätiga krav tillgodosedda avseende kvaliteten i insatserna, t ex rätt till påverkan, delaktighet och att bli respektfullt bemött. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari 2012. Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Ledningssystemet ska användas för att: systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet, och planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten Enligt Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbetet ska ansvarig nämnd identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. I varje process ska de aktiviteter som ingår identifieras och beskrivas. Aktiviteternas inbördes ordning ska fastslås. Utifrån de förtroendevalda revisorernas genomförda risk- och väsentlighetsanalys har PwC fått i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av omsorgsnämndens systematiska kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten. 2.2. Revisionsfråga Har omsorgsnämnden säkerställt ett ändamålsenligt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete? 2.3. Revisionskriterier Socialtjänstlagen Hälso- och sjukvårdslagen Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Omsorgsnämndens mål och kvalitetsdokument Januari 2016 Sandvikens kommun 2 av 24 PwC

2.4. Kontrollfrågor Har ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete implementerats på ett tillfredsställande sätt inom omsorgens verksamheter? Sker en tillfredsställande uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet? På vilka nivåer sker uppföljning? Sker en tillfredsställande rapportering av det systematiska kvalitetsarbetet, både på enhets-, förvaltnings- och nämndsnivå? Har positiva kvalitetseffekter kunna påvisats utifrån det systematiska kvalitetsarbetet? Rapporteras kvalitetseffekter/kvalitetsmål till nämnden och används rapporterna till utveckling av verksamheten? 2.5. Metod Den övergripande granskningen har genomförts genom intervjuer med nämndens ordförande, förvaltningschef, verksamhetschefer, kvalitetsutvecklare/samordnare samt ett urval av enhetschefer för särskilda boenden, ÄO (äldreomsorg), boenden med särskild service, HO (handikappomsorg), representanter från hemtjänstgrupper. Totalt har 12 personer intervjuats. Enkät har gått ut till samtliga enhetschefer inom ÄO och HO. 33 enkäter skickades ut och 27 har besvarats vilket ger en svarsfrekvens motsvarande 82 procent. Studier och analys av nationella och kommun interna styrdokument samt statistik från officiella databaser, t ex Kolada. 2.6. Avgränsning Den övergripande granskningen avser systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsnämndens verksamhetsområde. Januari 2016 Sandvikens kommun 3 av 24 PwC

3. Nyckeltal 3.1. Befolkningsutveckling, äldre Befolkningsprognosen för Sandvikens kommun visar på en svag minskning av antalet 65-74-åringar. Medan de som är äldre än 80 år kommer att öka efter 2020. Befolkningsprognos för Sandvikens kommun fördelat efter femåriga åldersgrupper för 65+. Källa: Tillväxtanalys Den generella trenden visar på svaga minskningar i de nedre åldersgrupperna men kraftiga ökningar inom de högre. De kraftigaste procentuella ökningarna återfinns i gruppen med de allra äldsta som också är de som konsumerar mest vård och omsorg. Detta medför stora utmaningar för Sandvikens kommun vad gäller att möta de behov som uppstår efter 2020. Indexerad befolkningsprognos (index 2011 = 100) för Sandvikens kommun fördelat efter femåriga åldersgrupper för 65+. Källa: Tillväxtanalys Januari 2016 Sandvikens kommun 4 av 24 PwC

3.2. LSS verksamhetens utveckling Mellan 2012-2014 har andelen av befolkningen som har en LSS-insats minskat med 0,06 procent. Under motsvarande period har andelen av länets befolkning varit oförändrad samtidigt som andelen av befolkningen i riket och i liknande kommuner har ökat. Andel av befolkningen 0-64 år som har en LSS-insats. Källa: Kolada.se 3.3. Processkvalitetsindikatorer Enligt Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbetet ska vårdgivaren, i detta fall omsorgsnämnden, identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vidare skall rutiner upprättas i varje process för att säkerställa en likriktning i verksamheten vad gäller arbetssätt. I nationella kvalitetsuppföljningar följs processkvalitetsindikatorer i kommunerna. Dessa visar bland annat vilka arbetsrutiner och överenskommelser som finns i respektive kommun och som rapporterats in till de nationella registren. 3.3.1. Äldreomsorg I denna statistik har vi jämfört Sandvikens kommun med samtliga kommuner i riket, kommunerna i Gävleborgs län och en grupp likande kommuner 1. Indikatorer 2014 Riket Gävleborgs län Aktuella rutiner för handläggare inom äldreomsorgen när den äldre har utsatts för våld/övergrepp av en anhörig Aktuella rutiner för handläggare inom äldreomsorgen när den äldre missbrukar alkohol/andra droger Liknande kommuner Sandviken 36 % 30 % 29 % Finns* 12 % 0 % 14 % Finns* 1 Falkenberg, Vänersborg, Mark, Nässjö, Katrineholm, Oskarshamn och Lidköping. Fördelningsnycklar: invånarantal 10 %, huvudmannaskap i hemsjukvården 60 %, strukturårsjusterad standardkostnad för äldreomsorgen, kr/inv. 30 %. Källa: Kolada.se Januari 2016 Sandvikens kommun 5 av 24 PwC

Aktuella rutiner för handläggare inom 11 % 0 % 14 % Finns* äldreomsorgen när den äldre är beroende av/missbrukar förskrivna läkemedel Aktuella rutiner för samordning mellan 34 % 50 % 29 % Finns äldreomsorgen och funktionsnedsättning Aktuella rutiner för samordning mellan 59 % 70 % 57 % Finns äldreomsorgen och HSL i ordinärt boende Aktuella rutiner för samordning mellan 28 % 30 % 29 % Finns äldreomsorgen och missbruk Aktuella rutiner för samordning mellan 36 % 60 % 57 % Finns äldreomsorgen och socialpsykiatri Aktuella överenskommelser för samverkan i 84 % 80 % 86 % Finns enskilda ärenden mellan äldreomsorgen och landstingets HSL Samlad plan för kompetensutveckling för handläggare som ansvarar för ärenden enl SoL för personer 65+ 44 % 50 % 43 % Finns Processkvalitetsindikatorer för äldreomsorgen. Visar vilka arbetsrutiner och överenskommelser som fanns inrapporterade 2014 i Sandviken respektive hur stor andel av liknande kommuner, kommunerna i Gävleborg och Riket som har motsvarande arbetsrutiner och överenskommelser. *Motsvarande rutiner antogs i november 2015 och ska implementeras januari/februari 2016. Källa: Kolada.se, Sandvikens kommun 3.3.2. LSS-verksamhet Sandvikens kommun har jämförts med samtliga kommuner i riket, kommunerna i Gävleborgs län och en grupp likande kommuner 2. Indikatorer 2014 Riket Gävleborgs Liknande Sandviken län kommuner Aktuell rutin för samordning med 45 % 44 % 33 % Finns verksamheten LSS/barn inom sociala barnoch ungdomsvården Aktuell rutin för samordning med 36 % 44 % 0 % Finns verksamheten LSS/vuxna inom sociala barnoch ungdomsvården Aktuell rutin vid indikation på att en vuxen 27 % 20 % 50 % Finns* utsatts för våld inom LSS-verksamheten Kommunen har rutiner för barn & unga (IFO) 50 % 60 % 67 % Finns som följts upp inom LSS Kommunen har rutiner för socialpsykiatri 64 % 90 % 100 % Finns inom LSS Kommunen har rutiner för äldreomsorg inom 50 % 60 % 50 % Finns LSS Rutin för samordning med LSS inom 60 % 80 % 86 % Finns socialpsykiatri Överenskommelse om samverkan med 19 % 10 % 17 % Finns ej arbetsförmedlingen och LSS har följts upp Överenskommelse om samverkan med 18 % 10 % 17 % Finns ej försäkringskassan och LSS har följts upp Överenskommelse om samverkan med 33 % 90 % 50 % Finns landstingets vuxenhabilitering och LSS har följts upp Överenskommelse om samverkan med landstingets barnhabilitering och LSS har 40 % 90 % 67 % Finns 2 Tyresö, Partille, Karlskoga, Oskarshamn, Ronneby, Ludvika och Trelleborg. Fördelningsnycklar: invånarantal 30%, standardkostnad i utjämningssystemet för LSS, kr/inv. 70%. Januari 2016 Sandvikens kommun 6 av 24 PwC

följts upp Överenskommelse om samverkan med 54 % 90 % 83 % Finns landstingets barnpsykiatri och LSS har följts upp Överenskommelse om samverkan med landstingets vuxenpsykiatri och LSS har följts upp 56 % 100 % 83 % Finns Processkvalitetsindikatorer för LSS-reglerad verksamhet. Visar vilka arbetsrutiner och överenskommelser som fanns inrapporterade 2014 i Sandviken respektive hur stor andel av liknande kommuner, kommunerna i Gävleborg och Riket som har motsvarande arbetsrutiner och överenskommelser. *Motsvarande rutiner antogs i november 2015 och ska implementeras januari/februari 2016. Källa: Kolada.se, Sandvikens kommun 3.4. Öppna jämförelser SKL har publicerat Öppna jämförelser sedan 2006. Områden som jämförs är bland annat hälso- och sjukvården, socialtjänsten, äldreomsorgen, LSS verksamhet, grund- och gymnasieskolan samt trygghet och säkerhet. Underlaget till Öppna jämförelser inom äldreomsorgen hämtas från: Nationella enkätundersökningar Socialstyrelsens rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och äldreboenden 2014: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Socialstyrelsens kommun- och enhetsundersökning 2014: riktad till verksamheter inom hemtjänst, särskilda boenden samt kommuner och stadsdelar. Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada), Officiell statistik Registret över socialtjänstinsatser till äldre och personer med funktionsnedsättning, Socialstyrelsen. Patientregistret, Socialstyrelsen. Läkemedelsregistret, Socialstyrelsen. Nationella kvalitetsregister Senior Alert. BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens). Svenska Palliativregistret. Riks-Stroke. När det gäller området funktionshindrade baseras resultatet i öppna jämförelser på följande datakällor: En elektronisk enkät till samtliga kommuner och till stadsdelar/stadsområden i Stockholm, Göteborg och Malmö, riktad till verksamheter med ansvar för myndighetsutövning inom området som regleras av LSS. En elektronisk enkät till samtliga kommuner och till stadsdelar/stadsområden i Stockholm, Göteborg och Malmö, riktad till verksamheter med ansvar för Januari 2016 Sandvikens kommun 7 av 24 PwC

myndighetsutövning inom området stöd till personer med psykisk funktionsnedsättning (socialpsykiatri) framförallt utifrån SoL. Målet är att stimulera jämförelser och att bidra till en större öppenhet när det gäller resultat och kostnader för den verksamhet som kommuner och landsting bedriver. Varje kommun och landsting rangordnas, från bästa värde (rangnummer 1) till sämsta värde (rangnummer 290/21). För pedagogiskt syfte är tabeller färgade med grönt, gult och rött. Grönt: 25 % (1-73) Gult: 50 % (74-217) Rött: 25 % (218-290) De grå rutorna i den yttre cirkeln motsvarar 5 % och syftar till att underlätta för läsaren att se vart inom gruppen grönt, gult och rött kommunen befinner sig. I sammanhanget bör nämnas att cirkeldiagrammen enbart visar kommunens nationella placering relativt andra kommuner. För att få en indikation om en förändring i placering beror på att kommunens resultat har förbättrats eller om det beror på att andra kommuner generellt har blivit sämre (eller vise versa) bör cirkeldiagrammen läsas parallellt med nyckeltalsvärdesdiagrammen. 3.4.1. Hemtjänst Att det har skett en resultatförbättring i brukarundersökningarna avseende hemtjänsten i Sandviken, samtidigt som riket inte har en fortsatt förbättring, syns även i den nationella rangordningen där Sandvikens kommun har klättrat några placeringar. Sandviken var 2012 nära den sämsta kvartilen i riket men har varje år rört sig mot mitten. Sämsta 25% 25% Bästa H12 H13 H14 50% Mittersta Hemtjänstens resultat i jämförelse med riket där resultaten från samtliga kommuner har rangordnats. Rangordningen är indelad i percentiler om de 25 bästa %en, de 50 mittersta %en och de 25 sämsta %en. Hemtjänsten (H) i Sandvikens resultat redovisas från år 2012 till år 2014 som H12, H13 och H14. Källa: Kolada.se Januari 2016 Sandvikens kommun 8 av 24 PwC

De framgår att helhetsbedömningen av hemtjänsten i Sandviken varje år har förbättrat sitt resultat jämfört med föregående år. Detta kan jämföras med länet och riket som båda toppade 2013. Trots förbättringar får Sandviken ett sämre resultat än läns- och riksmedlen samt medel för liknande kommuner. Resultat utifrån helhetsbedömning för hemtjänsten i Sandvikens kommun, liknande kommuner, Gävleborgs län och riket. Källa: Kolada.se 3.4.2. Särskilt boende Avseende resultatet för särskilt boende befinner sig Sandvikens kommun i den 3:e kvartilen. 2013 tappade Sandviken några placeringar till den 70:e percentilen för att 2014 åter vara inom den 65:e percentilen. Sämsta 25% 25% Bästa B12 B13 50% B14 Mittersta Bild 3.2.2: Resultat för särskilt boende i jämförelse med riket där resultaten från samtliga kommuner har rangordnats. Rangordningen är indelad i percentiler om de 25 bästa %en, de 50 mittersta %en och de 25 sämsta %en. Resultat för särskilt boende (B) i Sandviken redovisas från år 2012 till år 2014 som B12,BH13 och B14. Källa: Kolada.se Januari 2016 Sandvikens kommun 9 av 24 PwC

Sett till resultatet utifrån helhetsbedömningen för särskilt boende i Sandviken har det inte skett någon förbättring av resultatet från 2013-2014. Detsamma gäller mer eller mindre för riket. Resultatet utifrån helhetsbedömningen av särskilt boende har i länet och i liknande kommuner ökat varje år. Bild 3.2.1: Resultat utifrån helhetsbedömning för särskilt boende i Sandvikens kommun, Gävleborgs län och riket. Källa: Kolada.se 3.4.1. Funktionshinderomsorgen När det gäller omsorgen om funktionshindrade följs verksamheten inte upp på samma sätt som äldreomsorgen. Öppna jämförelser av stöd till personer med funktionsnedsättning har tagits fram av Socialstyrelsen tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Som tidigare beskrivits bygger resultatet som redovisas i öppna jämförelser på svaren från två enkätundersökningar som Socialstyrelsen gjorde i kommunerna i november år 2014. Några viktiga iakttagelser som socialstyrelsen sammanställt från resultat i 2015 års jämförelse är: 34 % av besluten om bostad med särskild service följdes upp av socialtjänsten inom ett år. Det är fler än tidigare år. Sandviken har följt upp 32 % av besluten vilket är något lägre andel än riket som helhet. Även när det gäller att följa upp beslut om ledsagarservice har Socialtjänsten också blivit snabbare. Det finns stora variationer över landet. Störst skillnader finns i storstadsregionerna. Där varierade andelen beslut som följdes upp inom ett år mellan 0 och 100 %. Januari 2016 Sandvikens kommun 10 av 24 PwC

Fler kommuner än tidigare samarbetar med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Det gör att fler personer med funktionsnedsättningar får hjälp att få ett arbete. Fler kommuner än tidigare arbetar med att hitta de personer med psykisk funktionsnedsättning som inte har något stöd från kommunen. Fler kommuner än tidigare har olika insatser för att personer med psykisk funktionsnedsättning ska få en meningsfull sysselsättning. Färre kommuner än tidigare gör så kallade brukarundersökningar för att utveckla sin verksamhet. Men andra sätt att ta hänsyn till vad brukarna tycker har blivit vanligare. Till exempel har fler kommuner skaffat särskilda samordnare som arbetar för att förbättra brukarnas inflytande. Fler kommuner gör också brukar-revisioner. I en brukarrevision intervjuar en brukare en annan brukare för att ta reda på hur kommunen kan förbättra verksamheten. Andel beslut om bostad med särskild service som följs upp inom ett år Andel beslut om daglig verksamhet som följs upp inom ett år Andel beslut om ledsagarservice som följs upp inom ett år För kommuner och stadsdelar som har färre än 20 beslut presenteras andelarna som alla, delvis och inget. För kommuner och stadsdelar som har 20 beslut eller fler presenteras andelar i %. Riket 34 % 37 % 57 % Länet 36 % 35 % 51 % Sandviken 32 % 24 % 55 % Januari 2016 Sandvikens kommun 11 av 24 PwC

4. Granskningsresultat 4.1. Ansvar för och användning av ledningssystem Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet (SOSFS 2011:3). I omsorgsnämndens verksamhets- och kvalitetsplan som vi har delgivits noterar vi att det finns instruktioner för vilka typer av uppföljningar som ska göras samt hur ansvaret är fördelat (antingen uttryckt i texten eller genom hänvisning till andra styrdokument) på de olika organisationsnivåerna. Vi noterar att enheter och förvaltning årligen ska återrapportera till nämnden med verksamhets-/kvalitetsoch patientsäkerhetsberättelse. Från nämndsprotokollen noterar vi att nämnde har tagit del av såväl patientsäkerhetsberättelse som verksamhets- och kvalitetsberättelse. Från verksamhetsberättelsen för 2014 kan vi konstatera att verksamheten mäter måluppfyllelse samt genomför systematiska uppföljningar av bl.a. verkningsgrad, personaltimmar och avvikelserapporteringar. I Sandviken kommuns fall är omsorgsnämnden huvudman. Vi har i granskningen tagit del av styrdokument, rutiner och riktlinjer som i allt väsentligt uppfyller verksamhetens behov. Vidare finns verksamheternas processer beskrivna i förvaltningens ledningssystem. I enkätsvaren från verksamhetens enhetschefer bekräftas dessa uppgifter då vi noterar att de enhetschefer som har besvarat enkäten till större del instämmer helt eller i huvudsak att det finns rutiner och/eller processbeskrivningar för hur verksamheten ska planeras, ledas, kontrolleras, förbättras och följas upp. 4.1.1. Ledningssystemets uppbyggnad Från intervju framkommer att Ledningssystemet (som idag finns på förvaltningens intranät) är uppdaterat med gällande styr och stöddokumentation. Dock påtalar de intervjuade att ledningssystemet är uppbyggt enligt en logik anpassad för den gamla lagstiftningen. Detta uppges idag göra ledningssystemet svårnavigerat. Att det IT-baserade ledningssystemet inte har anpassats och omstrukturerats till nu gällande regelverk beror på att det i Sandvikens kommun planeras för ett kommunövergripande och gemensamt verksamhetssystem. 3 De intervjuade påtalar att ett nytt ledningssystem med fördel bör vara kompatibelt med ett (eventuellt) kommungemensamt verksamhetssystem. 3 Det gemensamma verksamhetssystemet ska underlätta och förtydliga målstyringen och uppföljningen mellan fullmäktige, styrelse/nämnder, förvaltningar, verksamheter, osv. Januari 2016 Sandvikens kommun 12 av 24 PwC

Från intervju noterar vi att det finns process-/flödesbeskrivningar, vem gör vad och hur. Exempel som vi tagit del av är rutinbeskrivning för avvikelsehantering för Lex Maria och Lex Sara, samt att det finns omfattande styr- och stöddokumentation avseende informationsöverföring. Vi noterar att stöddokumentationen för Lex Sarah är omfattande medan stöddokumentationen för Lex Maria är mindre omfattande. Från det statistiska underlaget (se föregående kapitel) noterar vi att Sandvikens kommun till en övervägande del har rutiner och överenskommelser, såväl inom kommunen som mellan kommunen och Region Gävleborg, för samverkan och samordning av omsorgsärenden. Från enkätundersökningen noterar vi att majoriteten av enhetscheferna instämmer helt eller i huvudsak i påståendena om att de i god tid får kännedom om förändringar i och konsekvenser av lagar, regler och annan praxis. Dock påtalar en respondent att det inte är tydligt vem som ansvarar för att informera enhetscheferna om förändringar när ny information blir känd. Vad gäller enhetschefernas kännedom om förändringar i och konsekvenser av omvärldsförändringar är resultatet mindre positivt. Runt en tredjedel instämmer endast delvis eller inte alls i påståendet om att de i god tid får kännedom om förändringar. Av kommentarerna att döma önskar flera enhetschefer mer omvärldsinformation. 4.1.2. Kommentar Ledningssystemets uppbyggnad är föråldrad och bör bytas ut. Vi noterar att nämnden och förvaltningen är medveten om detta och att planer finns på att uppdatera detta efter att kommunledningen har lämnat besked om ett eventuellt kommungemensamt verksamhetssystem. Vi ser därför inget behov av att kommentera detta ytterligare i denna granskning. Att drygt 30 procent av de enhetschefer som har svarat på enkäten menar att de inte i god tid får kännedom om omvärldsförändringar och vilka konsekvenser dessa har för deras verksamhet bör ses över. Som del i planeringsarbetet bör det finnas en risk och väsentlighetsanalys som bl.a. tar hänsyn till vilka konsekvenser omvärldshändelser kommer att ha för verksamheterna och som verksamheterna får ta del av. Med tanke på att ett av de av kommunfullmäktige antagna perspektiven i den balanserade styrmodellen är Omvärld och verksamheten redan har en modell för omvärldsspaning och analys, finns det skäl att se över de förvaltningsinterna rutinerna för hur information om förändringar kommuniceras liksom hur förvaltningen ska kommunicera att det inte finns någon relevant information att informera om. 4.1.3. Systematiskt förbättringsarbete Förvaltningen arbetar systematiskt med avvikelsehantering. I ledningssystemet finns processen tydligt beskriven. Vidare används avvikelserna på ett systematiskt sätt i förvaltningens förbättrings- och utvecklingsarbete. Vi noterar från både Januari 2016 Sandvikens kommun 13 av 24 PwC

intervjuer och i enkätsvaren att detta har hög prioritet. Det finns dock mörkertal då det inte klart går att säga att alla avvikelser dokumenteras enligt fastställda rutiner. Det finns enligt de intervjuade, liksom från vad som framkommer i enkätsvaren, ett behov av att förtydliga för medarbetarna och enhetscheferna varför de ska skriva avvikelserapporter samt att återkopplingen från ett avvikelseärende kan bli bättre. Förvaltningens och verksamheternas planerings- och uppföljningsarbete har tidigare inte strukturerat följt årshjulet varför tidsplanen för detta från och med hösten 2015 har ändrats. Detta innebär att förvaltningen avser färdigställa verksamhetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse innan verksamhetsårets slut. Detta för att tidigare års lärdomar (såväl lyckanden som misslyckanden) på ett tydligare sätt ska utgöra underlag för nästkommande års verksamhetsplan. För detta arbete finns en standardiserad mall för verksamhetsberättelsen (som tillika är kvalitetsberättelsen) som alla verksamheter ska rapportera enligt. 4.1.4. Kommentar Sandvikens kommun arbetar enligt vår uppfattning på ett ändamålsenligt sätt när det gäller utveckling och förbättring. Vidare ser vi positivt på deras sätt att anpassa verksamhetens årshjul för att detta ska vara mer pedagogiskt anpassad till verksamhetens praktiska arbete. 4.1.5. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet De som bedriver verksamhet måste skapa förutsättningar för medarbetare att delta i det systematiska förbättringsarbetet. 4 Medarbetarnas erfarenheter avseende verksamhetens kvalitet kan ge värdefull information i arbetet med att säkra kvaliteten och vidareutveckla vården och omsorgen. På så sätt blir verksamheten en lärande organisation. Enligt enhetschefernas uppfattning finns i organisationen en utmaning i detta ur flera perspektiv. Dels ser de svårigheter när det gäller att dokumentera på ett systematiskt sätt i hela organisationen, dvs. svårighet att skapa förståelse för vikten av detta i personalgrupperna. Ett annat problem är att säkerställa samtliga medarbetares möjlighet i att delta i olika aktiviteter. Vikarie faller ofta mellan stolarna vilket förvaltningen verkar för att undvika. Det har genomförts och planeras olika satsningar så som exempelvis föreläsningstillfällen för just denna personalgrupp. Vidare ser de intervjuade vikten av att snabbt inkludera vikarierna i den kollegiala kulturen. En annan utmaning som nämns är vikariernas språkkunskaper i svenska. Bristande språkkunskaper kan innebära svårigheter i möten mellan medarbetare och vårdtagare. För detta har en språklärare anställts som jobbar med språkutbildning. De intervjuade menar att ett bra mottagande av vikarier i verksamhetens alla moment är ett viktigt steg för att integrera vikarier i verksamheten och att påskynda språkträningen. 4 Jfr 5 kap. 3 2 p. SOSFS 2011:9 samt 14 kap. 3 SoL, 24 b LSS och 6 kap. 4 PSL Januari 2016 Sandvikens kommun 14 av 24 PwC

4.1.6. Kommentar Vi erfar att det finns en stor medvetenhet i förvaltningen när det gäller personalens medverkan i kvalitetsarbetet. Även om enhetscheferna ibland upplever det svårt att få med all personal i arbetet, såväl tillsvidareanställda som vikarier, erfar vi att man aktivt verkar för detta. 4.1.7. Dokumentation av kvalitetsarbete. Vi noterar från delgivet underlag att det finns dokumenterad kvalitetsredovisning avseende patientsäkerhet (för år 2014) i vilket det framgår: 1. den organisatoriska ansvarsfördelningen för patientsäkerhetsarbete, 2. hur uppföljning och utvärdering genom egenkontroll har varit fördelad och har genomförts, 3. att det finns samverkan med andra vårdgivare, däribland Region Gävleborg, 4. hur risker för vårdskador ska hanteras 5. hur sjukvårdspersonal ska rapportera identifierade avvikelser 6. hur klagomål och synpunkter ska hanteras 4.1.8. Kommentar Inom förvaltningen finns en kultur kring systematiskt kvalitetsarbete som enligt vår bedömning i allt väsentligt följer gällande regelverk. Arbetet dokumenteras väl i bl.a. förvaltningens årliga kvalitetsredovisning och verksamhetsberättelse. Dokumentationen är en del i förvaltningens ledningssystem. Januari 2016 Sandvikens kommun 15 av 24 PwC

5. Bedömningar Nedan redogörs för de bedömningar som har gjorts i relation till kontrollfrågorna och revisionskriterierna. 5.1. Bedömningar mot kontrollfrågor Bedömningar till kontrollfrågorna görs utifrån en tregradig skala: uppfyllt, delvis uppfyllt eller inte uppfyllt. Kontrollfråga Har ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete implementerats på ett tillfredsställande sätt inom omsorgens verksamheter? Sker en tillfredsställande uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet? På vilka nivåer sker uppföljning? Sker en tillfredsställande rapportering av det systematiska kvalitetsarbetet, både på enhets-, förvaltnings- och nämndsnivå? Kommentar Vi bedömer att nämnden har uppfyllt sitt ansvar att säkerställa en tillfredställande implementering av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgens verksamheter. Vi gör denna bedömning då vi noterar att förvaltningens ledningssystem är känt i verksamheten men som dock uppfattas svårnavigerat och därmed utgör en onödig risk vad gäller nyanställdas och vikariers möjlighet att tillgodogöra sig bl.a. gällande rutiner och processbeskrivningar. Vidare ser vi att förvaltningen aktivt arbetar för att samtliga medarbetare ska ges möjlighet att delta i kvalitetsarbetet. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Denna bedömning grundar vi på de iakttagelser vi gjort avseende förvaltningens kultur kring systematiskt kvalitetsarbete som enligt vår bedömning i allt väsentligt följer gällande regelverk. Arbetet dokumenteras väl i bl.a. förvaltningens årliga kvalitetsredovisning och verksamhetsberättelse. Dokumentationen är en del i förvaltningens ledningssystem. Uppföljning sker på alla nivåer i organisationen och sammanställs bl.a. i den årliga kvalitetsredovisningen. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi gör denna bedömning utifrån de underlag som vi har tagit del av, i vilka enheter och förvaltning har redogjort för sina verksamheter, och de protokoll i vilka det framgår att nämnden har tagit del av nyss Januari 2016 Sandvikens kommun 16 av 24 PwC

nämnda dokument. Har positiva kvalitetseffekter kunna påvisats utifrån det systematiska kvalitetsarbetet? Rapporteras kvalitetseffekter/kvalitetsmål till nämnden och används rapporterna till utveckling av verksamheten? Som kontrollmål ser vi detta som uppfyllt. De framgår att helhetsbedömningen av hemtjänsten i Sandviken varje år har förbättrat sitt resultat sedan 2012. När det gäller särskilt boende i Sandviken har det inte skett någon förbättring av resultatet mellan 2013-2014 däremot kan en förbättring ses jämfört med 2012. Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Vår grund till denna bedömning är att Sandvikens kommun enligt vår uppfattning arbetar på ett ändamålsenligt sätt när det gäller utveckling och förbättring. Vidare arbetar förvaltningen för att tydligare koppla resultaten som rapporteras i exempelvis kvalitetsredovisningar och verksamhetsberättelse till kommande mål- och planeringsarbete. Från 2016 avses förvaltningens års-hjul vara mer pedagogiskt anpassad till verksamhetens praktiska arbete. 5.2. Revisionell bedömning Vi bedömer utifrån genomförd granskning att omsorgsnämnden i allt väsentligt har säkerställt ett ändamålsenligt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 5.3. Rekommendationer Vi rekommenderar omsorgsnämnden att verka för ett skyndsamt införande av ett IT-baserat ledningssystem för det fortsatta kvalitetsarbetet. Vi rekommenderar omsorgsnämnden att fortsätta med aktiviteter som säkerställer att alla medarbetare, oavsett anställningsform, som på ett eller annat sätt fullgör uppgifter inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade dels ges möjlighet att delta och dels motiveras att delta i verksamhetens kvalitetsarbete. Januari 2016 Sandvikens kommun 17 av 24 PwC

2016-01-21 Margaretha Larsson Projektledare Louise Cedemar Uppdragsledare Januari 2016 Sandvikens kommun 18 av 24 PwC

6. Bilaga Enkätsvar Mål och krav Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Rutiner och processbeskrivningar Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Januari 2016 Sandvikens kommun 19 av 24 PwC

Tydlighet och stöd i arbete Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Systematik i förbättringsarbete och i riskanalys Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Tydlighet i avvikelsehanteringen för den enskilde Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Januari 2016 Sandvikens kommun 20 av 24 PwC

Tydlighet i avvikelsehanteringen för de andra Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Medarbetarnas deltagande Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Januari 2016 Sandvikens kommun 21 av 24 PwC

Kännedom om bestämmelser Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Kännedom om förändringar i bestämmelser Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Januari 2016 Sandvikens kommun 22 av 24 PwC

Kännedom om omvärldsförändringar Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Intern informationsförmedling avs. förändringar Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Intern kommunikation avs. värderingar och kvalitet Vet ej Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer i huvudsak Instämmer helt Januari 2016 Sandvikens kommun 23 av 24 PwC

Egna undersökningar Januari 2016 Sandvikens kommun 24 av 24 PwC

OMSORGSNÄMND 2015 Balanserad styrning - måluppfyllelse För att mäta om de uppställda målen nås finns för varje mål ett eller flera mått angivna i budget 2015. Graden av uppfyllelse grundar sig på de mätningar som har kunnat ske för perioden januari till december 2015. Mätningens resultat åskådliggörs med följande färgmarkering: Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt Perspektiv MEDBORGARE Övergripande målsättning: Medborgarna ska vara nöjda med de kommunala tjänsterna och få ett respektfullt bemötande. Medborgarna ska ges möjlighet att vara delaktiga och få inflytande i kommunens utveckling. Mål U Mått Analys Omsorgstagarna, anhöriga och medborgarna är nöjda med omsorgsförvaltningens service som helhet. Målnivå: Ökat värda jämfört föregående resultat Omsorgstagarna upplever inflytande och delaktighet över sin dagliga situation. Målnivå: Ökat värde jämfört föregående resultat Omsorgsnämnd och förvaltning genomför minimässor och dialoger med intresseorganisationer. Målnivå: Fyra minimässor per år Mätmetod: Nationell mätning, öppna jämförelser Egen undersökning, enkät. Värde 2013: Ordinärt boende, personer 65 år och äldre, 89 % Boende, personer 65 år och äldre, 81 % Ordinärt boende, personer under 65 år, värde saknas Boende, personer under 65 år, värde saknas Mätmetod: Nationell mätning, öppna jämförelser Egen undersökning, enkät Värde 2013: Ordinärt boende, personer 65 år och äldre - påverka tider 53 % - hänsyn till åsikter och önskemål 81 % Boende, personer 65 år och äldre - påverka tider 51 % - hänsyn till åsikter och önskemål 74 % Ordinärt boende, personer under 65 år, värde saknas. Boende, personer under 65 år, värde saknas. För målgruppen funktionsnedsatta totalt - påverka tider 48 % - hänsyn till åsikter och önskemål 70 % Mätmetod: Intern statistik Värde 2013: Tre minimässor genomfördes Arbete sker på flera områden för att öka värdet, bl a genom utvecklat kontaktansvar, teamarbete och förbättrade genomförande-planeringar. Resultatet för 2015: Ordinärt boende äldre 90% Boende äldre 81% Omsorgstagare LSS 71 % Arbete sker på flera områden för att öka värdet, bl a genom utvecklat kontaktansvar, teamarbete och förbättrade genomförandeplaneringar. Resultatet för 2015: Ordinärt boende - påverkar tider 57 % - hänsyn till åsikter och önskemål 83 % Boende - påverkar tider 54 % - hänsyn till åsikter och önskemål 78 % Funktionsnedsatt - påverkar tider 55 % - hänsyn till åsikter och önskemål 80 % De planerade minimässorna har ersatts av en mässa genomförd i Göransson arenan. 1 (7)

Omsorgens webbinformation är god och innehållsmässigt väl anpassad till den informationssökande. Målnivå: För äldreomsorg, bibehålla nivån. För handikappomsorg, ökat värde jämfört föregående resultat. Mätmetod: Nationell mätning, SKL Information till alla. Värde 2013: Äldreomsorg 93 % Handikappomsorg 69 % Det har inte skett någon noterbar förändring för äldreomsorg eller handikappomsorg. Parkeringstillstånd och färdtjänst räknas in här och påverkar resultatet. Sammanfattande analys av måluppfyllelse Arbetet för att öka inflytande och delaktighet har gett positivt resultat. Inom samtliga områden redovisas ett i jämförelse gott resultat. Inom området information finns sannolikt mer att göra för att ytterligare utveckla och anpassa den till samtliga målgrupper. Tydlighet i informationen är en av flera viktiga förutsättningar som möjliggör inflytande och delaktighet. 2 (7)

Perspektiv MEDARBETARE Övergripande målsättning: Sandvikens kommun har nöjda medarbetare. Sandvikens kommun är en attraktiv arbetsgivare som utvecklar medarbetarnas kompetens och kreativitet samt arbetar för ökad jämställdhet och mångfald. Mål U Mått Analys Ledarskapet skall upplevas inkluderande, dagligt och väl synligt. Målnivå: Ökat värde jämfört föregående resultat. Medarbetarnas arbetsuppgifter är i överrensstämmelse med deras formella kompetens. Målnivå: Ökat värde jämfört föregående år. Vision 2025 och målen är levande och styrande i verksamheterna. Målnivå: Enheterna ska ha formulerat aktiviteter till samtliga mål som är tillämpliga för enheten. Mätmetod: Medarbetarenkät, med frågor motsvarande fråga 28, 35, 39 i den kommungemensamma mätning som sker vart annat år. Värde 2013: Min närmaste chef; är bra på att organisera och utveckla vår verksamhet, 76 % är tillgänglig för mig i den utsträckning jag behöver, 83 % stödjer och stimulerar medarbetare som vill förbättra verksamheten, 77 %. Mätmetod: Medarbetarenkät, med frågor motsvarande fråga 26 i den kommungemensamma mätning som sker vart annat år. Värde 2013: Min erfarenhet tas tillvara för att utveckla verksamheten, 81 %. Mätmetod: Granskning av enheternas arbetsplaner. Värde 2013: Saknas Resultaten av enkätsvaren kan inte användas för någon analys. Detta pga av låg svarsfrekvens, ca 25 %. Resultaten av enkätsvaren kan inte användas för någon analys. Detta pga av låg svarsfrekvens, ca 25 %. Verksamhetschef erna har granskat arbetsplanerna och samtliga enheter har formulerat aktiviteter som är tillämpliga för enheten. Sammanfattande analys av måluppfyllelse Inom förvaltningen sker omfattande förändringsarbeten och strukturändringar, dessa påverkar medarbetarna direkt och/eller indirekt. Trots detta så upplevs medarbetarna engagerade och kreativa. Satsningar på kompetensutveckling samt samverkansarbete upplevs som satsningar som stärker medarbetarna. Tyvärr kan några resultat inte redovisas på årets enkät, på grund av för låg svarsfrekvens. 3 (7)

Perspektiv HÅLLBAR SAMHÄLLSUTVECKLING Övergripande målsättning: Sandvikens kommun erbjuder en trygg och attraktiv livsmiljö där många vill bo och leva. Sandvikens kommun verkar för en hållbar utveckling. Mål U Mått Analys Omsorgstagarna ska uppleva att det känns tryggt att bo hemma med stöd från förvaltningens medarbetare. Omsorgstagarna ska uppleva det tryggt att bo i förvaltningens vårdoch omsorgsboenden. Omsorgstagare ska uppleva att förvaltningens medarbetare bemöter dem på ett bra sätt. Målnivå: För personer 65 år och äldre, bibehålla nivån. För personer under 65 år, ökat värde jämfört föregående resultat. Medarbetarna ges fortbildning i habiliterande rehabiliterande förhållningssätt, med syftet att verka för en god hälsa för enskild. Målnivå: Minst en fortbildningsinsats ska erbjudas till minst två medarbetare vid respektive enhet. Hälso- och sjukvårdsinsatser som erbjuds av förvaltningen ska hålla en hög kvalitet och säkerhet. Mätmetod: Nationell enkät, öppna jämförelser Egen undersökning, enkät. Värde 2013: Trygghet: Ordinärt boende, personer 65 år och äldre, 91 % Ordinärt boende, personer under 65 år, värde saknas Boende, personer 65 år och äldre, 88 % Boende, personer under 65 år, värde saknas För målgruppen funktionsnedsatta totalt, 80 % Bemötande: Ordinärt boende, personer 65 år och äldre, 98 % Ordinärt boende, personer under 65 år, värde saknas Boende, personer 65 år och äldre, 96 % Boende, personer under 65 år, värde saknas. För målgruppen funktionsnedsatta totalt, 86 % Mätmetod: Intern statistik Värde 2013: Minst två insatser erbjöds under 2013, ovisst hur många per enhet som bjöds in. Mätmetod: Statistik (intern, Senior Alert, palliativa registret avvikelser, deltagare vid utbildningstillfällen). Arbete sker på flera områden för att öka värdet, bl a genom utvecklat kontaktansvar och teamarbete. Resultatet för 2015: 87 % av omsorgstagarna i ordinärt boende uppger att de är mycket/ganska trygga 88 % av omsorgstagarna i boenden uppger att de är mycket/ganska trygga 84 % av omsorgstagarna inom LSS uppger att de alltid/oftast upplever sig trygga 98 % av omsorgstagarna i ordinärt boende uppger att de alltid/oftast bemöts bra 95 % av omsorgstagarna i särskilt boenden uppger att de alltid/oftast bemöts bra 90 % av omsorgstagarna inom LSS uppger att de alltid/oftast bemöts bra Utbildning är genomförd av omsorgsförvaltningens medarbetare vid rehabenheten. Målet är nått. Läkemedel har ej distribuerats vid 464 tillfällen (157 år 2014). Målnivå: - Antalet gånger som ordinerade läkemedel ej distribuerats till patient ska minska jämfört med föregående år. - Andel funna risker i Senior Alert där även åtgärder satts in ska öka jämfört med föregående år. - Antal utförda, validerade smärtskattningar hos individer vid livets slut ska öka jämfört med Värde 2013: - Läkemedel har ej distribuerats vid 173 tillfällen - Andel av identifierade risker där åtgärder satts in var; fall 82 %, trycksår 83 %, undernäring 82 % - Antal utförda validerade smärtskattningar var 40 % - Antal medarbetare av antal möjliga som deltagit i utbildning inom lyftteknik och belastningsergonomi. Saknas. - Antal skador på grund av att bristande lyftteknik Andel av identifierade risker där åtgärder satts in var resultat för 2015 inom parentes; - fall 88 % (92 %) - trycksår 87 % (92 %) - undernäring 89 % (92 %) - munhälsa 83 % (88 %) Antal utförda validerade smärtskattningar var 50% jämfört med 49 % år 2014 4 (7)

föregående år. - Minska skador i förflyttnings situationer genom att erbjuda all ordinarie omsorgspersonal utbildning vart tredje år. Motorvärmare/dieselvärmare ska användas. Samordning av verksamhetsresor och resor till daglig verksamhet och boende ska ske. Målnivå: Öka över perioden Arbeta aktivt med att skapa möjligheter för brukare att arbeta och genomföra praktik i näringslivet. Målnivå: Större andel ska vara på enskild praktikplats eller i arbete. använts. Saknas. Mätmetod: Enkät Värde 2013: Saknas Mätmetod: Intern statistik Värde 2013: Två brukare Ca 25 % av medarbetarna har deltagit i utbildning inom lyftteknik och belastningsergonomi. För perioden har 7 medarbetare skadats pga av bristande arbetsteknik. Av de 33 enhetschefer som svarat på frågan, använder 13 tjänstebil/ar. Två av dessa uppger att motorvärmare/ dieselvärmare inte används. Av de 33 enhetschefer som svarat genomför 8 verksamhetsresor. Av dessa anser 6 enhetschefer att dessa resor är samordnade i den utsträckning som är möjligt. 73 brukare har sådan praktikplats eller är i arbete. Antalet för 2014 uppgick till 69. Sammanfattande analys av måluppfyllelse Bemötandefrågor, kunskaper i rehabiliterande förhållningssätt samt kvalitetssäkrad vård och omsorg generellt, är utvecklingsområden som är i ständigt fokus. Detta arbete bidrar sannolikt till att de områden som mäts i stort sett behålls på tidigare nivåer och för vissa områden ökar. 5 (7)

Perspektiv EKONOMI Övergripande målsättning: Sandvikens kommun präglas av god ekonomisk hushållning med ett effektivt resursutnyttjande. Mål U Mått Analys Budgetramarna ska hållas av alla verksamhetsområden Målnivå: De tre verksamhetsområdena ska redovisa ett noll- eller plusresultat. Hitta samverkan med skilda verksamheter/användningar inom och mellan förvaltningar. Målnivå: Andelen externa nyttjare av omsorgsförvaltningens lokaler ska öka. En buffert avsätts inom budgetramen för oförutsedda händelser Målnivå: En buffert är avsatt. Mätmetod: Intern statistik Värde 2013: Ett av tre verksamhetsområden redovisade ett plusresultat, de övriga två ett minusresultat. Mätmetod: Kontroll av årsredovisning Värde 2013: Saknas Mätmetod: Kontroll av budgethandling Värde 2013: 2 miljoner avsatt Två av tre verksamhetsområden visar ett plusresultat. Vid bl a hälsofrämjande åtgärder för medarbetarna samt vid samverkan med CVL nyttjas förvaltningens lokaler. Av de 33 enhetschefer som svarat uppger 19 att enheten har lokaler/konferensrum som kan nyttjas. 5 av dessa anger att de nyttjas av extern. 2 miljoner är avsatt i buffert. Sammanfattande analys av måluppfyllelse Arbetet inom enheterna har i stor utsträckning bidragit till de positiva resultat som redovisas. 6 (7)

Perspektiv OMVÄRLD Övergripande målsättning: Sandvikens kommun arbetar för regional, nationell och internationell samverkan som skapar mervärde för medborgare och företag. Sandvikens kommun lär av många kulturer och utvecklar verksamheter och personal. Mål U Mått Analys Kunskaper skall erbjudas den egna förvaltningen. Målnivå: En kulturdag ska genomföras. Personer med insatser från nämnden ska ges möjlighet att använda sitt språk/kommunikationssätt i kontakter med förvaltningens medarbetare. Målnivå: 100 % av de som har behov av att kommunicera på sitt språk/kommunikationssätt ska ha erbjudits personal som kommunicerar på/med aktuellt språk. Inleda arbete så att utbyte med omvärlden i form av kontakter blir en naturlig del av förvaltningens arbete. Målnivå: Att följa och utvärderar den utomregionala samverkan. Mätmetod: Intern uppföljning Värde 2013: Ingen sådan insats genomfördes. Mätmetod: Enkät; Andel personer som har erbjudits möjlighet att använda sitt språk/ kommunikationssätt i kontakter med förvaltningens medarbetare, i förhållande till det antal som har behov av detta. Värde 2013: Sex enheter har rapporterat att totalt 12 brukare/omsorgstagare har behov och önskemål att kommunicera på annat sätt än det talade svenska språket. 9 av dess har erbjudits sådan möjlighet. Mätmetod: Intern uppföljning och utvärdering. Värde 2013: Språkcaféer startades. En kulturdag är erbjuden till samtliga anställda. Av 33 svarande enhetschefer uppger 11 att de sammantaget har 38 brukare/omsorgstagare med sådant behov. En enhet med 5 sådana brukare/omsorgstagare uppger att de inte fått sådant erbjudande. Övriga brukare/omsorgstagare har fått erbjudande. Samverkan sker, framförallt på regional nivå. Sammanfattande analys av måluppfyllelse Förvaltningen har genomfört, och fortsätter satsa på, satsningar för att öka kunskaper kring olika kulturer. Det finns en ambition att försöka utveckla utbytet med omvärlden. 7 (7)

Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Mats Åkerblom ON2016/58 2016-03-18 1 (2) Omsorgsnämnden Redovisning av integrationsprojektet Förslag till beslut Omsorgsnämnden föreslås besluta att 1. godkänna redovisningen av integrationsprojektet 2. paragrafen omedelbart justeras Sammanfattning av ärendet Omsorgsförvaltningen erhöll projektmedel från arbetslivsförvaltningen på 1 000 000 kr, för att arbeta särskilt med integration angående språkpraktik och handledning. Projektet pågår från den 1 september 2015 31 augusti 2016. Inför projektåret planerades för att ta emot 30 språkpraktikanter i perioder om tre. Det genomfördes genom att 25 befintliga handledare fick vidareutbildning i språkpraktik. Utifrån projektmedel har ersättning getts till handledare för att kunna lägga mer tid på språkpraktikanten som handletts. Verksamheten har därmed kunnat anställa vikarier för språkhandledare vid handledning som varit schemalagd, samt vid olika aktiviteter som skett via omsorgsförvaltningen, som exempelvis studiecirklar i bemötande som anordnats för språkpraktikanter, där handledaren varit viktig i kontakten med praktikanten. Till den 31/1 2016 har 267 500 kr nyttjats av erhållna medel om 1 000 000 kr (se bifogat kalkylblad). Ärendet Omsorgsförvaltningen erhöll projektmedel från arbetslivsförvaltningen på 1 000 000 kr, för att arbeta särskilt med integration angående språkpraktik och handledning. Projektet pågår från den 1 september 2015 31 augusti 2016. Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer Sandvikens kommun 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346 811 80 Sandviken

Sandvikens kommun Tjänsteskrivelse Datum Klicka här för att ange text. Sida 2 (2) Projektet syftar till att öka rekryteringen av fler utrikes födda till Omsorgsförvaltningens verksamheter, genom förstärkning av handledarresurserna som kan öka möjligheterna till praktik inom Omsorgen. Omsorgsförvaltningen har under den första delen av projekttiden utbildat 25 språkhandledare, samtidigt som ytterligare 25 handledare utbildats via gymnasieskolan. Under hösten anordnades också i egen regi en särskild dag för alla handledare med inriktning integration. Inför projektåret planerades för att ta emot 30 språkpraktikanter i perioder om tre. Det genomfördes genom att 25 befintliga handledare fick vidareutbildning i språkpraktik. Utifrån projektmedel har ersättning getts till handledare för att kunna lägga mer tid på språkpraktikanten som handletts. Verksamheten har därmed kunnat anställa vikarier för språkhandledare vid handledning som varit schemalagd, samt vid olika aktiviteter som skett via omsorgsförvaltningen, som exempelvis studiecirklar i bemötande som anordnats för språkpraktikanter, där handledaren varit viktig i kontakten med praktikanten. Under våren 2016 finns planering gjord för fler utbildningar, där inkludering och integration är viktiga ledord. Vikariekostnad för handledare kommer att öka under senare delen av projektet då två perioder med språkpraktikanter återfinns i den senare delen av projektet. Viss del av medlen nyttjas till administration och planering, en mindre del det första halvåret vilket kommer att öka sista delen av projektet då fler större aktiviteter kommer att ske under april maj 2016. Till den 31/1 2016 har 267 500 kr nyttjats av erhållna medel om 1 000 000 kr (se bifogat kalkylblad). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse samt ekonomisk kalkyl dnr: ON2016/58 Protokollsutdrag skickas till Arbetslivsnämnden/förvaltningen senast 2016-03-31 Underskrifter Förvaltningschef Karin Jonsson HR-samordnare Mats Åkerblom

Projekt Integration start 1/9 2015-2373 Vikariekostnad adm 50 %, personalkostnad 49500 Handledarutbildning 21000 Språhandledarutbildning 29000 Konferens integration, språk handledare 15000 Vikariekostnad, Bemötande cirklar personalkostnad 6000 Mat och fika vid bemötande cirklar. 10000 Vikariekostnad handledare, personalkostnadnad 112000 Språkahandledarutbildning 25000 Totalt till den 31/1-16 267500

Protokollsutdrag Arbetslivsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida AN2016/12 2016-02-23 1 (2) AN2016/19 20 Etableringsmedel 2016:1 Beslut Arbetslivsnämndens ledamöter beslutar att: 1. bevilja ansökta etableringsmedel till Kultur- och fritidsnämnden om 850 000 kronor för fyra olika projekt 2. bevilja ansökta etableringsmedel till Omsorgsnämnden för ett projekt om 1 000 000 kronor 3. bevilja ansökta medel om 166 750 kronor för tre projekt inom Kunskapsnämnden 4. bevilja ansökta medel från Kommunstyrelsen om 30 000 kronor för ett projekt Sammanfattning av ärendet Efter genomförd utredning och förslag har Kommunfullmäktige 2015-02- 16 beslutat att 5 % av statsbidraget enligt förordning SFS (2010:1122) ska avsättas till insatser för att underlätta etablering i samhället. Arbetslivsnämnden utlyser i april och september möjligheter för andra nämnder och förvaltningar att ansöka om medel från statsbidraget för etableringsinsatser. Arbetslivsnämnden och Kunskapsnämnden erhåller per automatik, utifrån fastställda procentsatser, medel från detta statsbidrag. Därför är Arbetslivsnämndens verksamheter undantagna från möjligheten att söka från denna utlysning, och Kunskapsnämndens verksamheter kan enbart erhålla stöd för aktiviteter som ligger utanför Kunskapsnämndens ordinarie verksamhet och det som annars ska finansieras i den ordinarie automatiska tilldelningen. Beslutsunderlag Ansökningar Etableringsmedel feb 2016 - sammanfogade 9 st.pdf, dnr: AN2016/19 Tjänsteskrivelse ansökningar Etableringsmedel Febr 2016.pdf, dnr: AN2016/19 Justerarnas signaturer Utdragsbestyrkande

Sandvikens kommun Protokollsutdrag Arbetslivsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida AN2016/12 2016-02-23 2 (2) Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelseförvaltningen, Personalkontoret Omsorgsförvaltningen Kunskapsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Sandvikens IF Sandvikens AIK Bandy Storviks IF Storviks SK Justerarnas signaturer Utdragsbestyrkande

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av personaloch kompetensförsörjning Sandvikens kommun Micaela Hedin Niklas Eriksson Januari 2016

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 6 2.1. Bakgrund... 6 2.2. Revisionsfråga... 6 2.3. Revisionskriterier... 6 2.4. Kontrollfrågor... 7 2.5. Avgränsning... 7 2.6. Metod... 7 3. Förutsättningar för Sandvikens kommuns arbete med personal- och kompetensförsörjningen... 8 3.1. Styrdokument... 8 3.1.1. Kommunstyrelsens reglemente... 8 3.1.2. Personalpolitiskt program... 9 3.1.3. Mål i budget 2015... 10 4. Revisionella iakttagelser och bedömningar... 11 4.1. Kontrollfråga 1: Finns en av kommunstyrelsens eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunstyrelsens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen?... 11 4.1.1. Iakttagelser... 11 4.1.2. Bedömning... 11 4.2. Kontrollfråga 2: På vilket sätt säkerställs nyckelkompetenser och finns det tillfredsställande riktlinjer och rutiner vid chefsrekryteringar?... 11 4.2.1. Iakttagelser... 11 4.2.2. Bedömning... 13 4.3. Kontrollfråga 3: Arbetar Sandvikens kommun strategiskt med sitt arbetsgivarvarumärke samt hur närmar man sig intressanta kandidater för chefstjänster?... 13 4.3.1. Iakttagelser... 13 4.3.2. Bedömning... 14 4.4. Kontrollfråga 4: Finns en strategisk plan för hur kommunen arbetar med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen som redan finns internt i organisationen och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen?... 15 4.4.1. Iakttagelser... 15 4.4.2. Bedömning... 15 4.5. Kontrollfråga 5: Finns det inom kommunen en fastslagen strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska planeras och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen?... 16 4.5.1. Iakttagelser... 16 4.5.2. Bedömning... 16 4.6. Kontrollfråga 6: Är kommunfullmäktiges mål för medarbetare i Balanserad styrning 2015 uppfyllda?... 17 Januari 2016 1 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 4.6.1. Iakttagelser... 17 4.6.2. Bedömning... 18 Januari 2016 2 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 1. Sammanfattning Att Sandvikens kommun arbetar strategiskt för att vara en attraktiv arbetsgivare blir allt mer viktigt i den ökade konkurrens som råder om kompetent arbetskraft. För att bli framgångsrika i denna fråga behöver kommunens samtliga förvaltningar skapa förutsättningar som ger ansvarskännande, kunniga och engagerade medarbetare. Utifrån detta arbete är det av stor vikt att kommunen har en strategisk plan för hur de identifierar, utvecklar och behåller interna ledarskapsämnen för att kunna möta behovet av att rekrytera framtida nyckelpersoner. Detta arbete kräver en samlad kompetensförsörjningsanalys och samlad planering för att klara verksamheterna. Information och analys av nuläge och framtid är ett första steg i ett strukturerat personalstrategiskt arbete. Utmaningar för Sandvikens kommun är att de har stora pensionsavgångar de närmaste åren och de har svårigheter att rekrytera vissa yrkesgrupper som t ex socionomer, lärare, sjuksköterskor och ingenjörer. Personalkontoret arbetar som intern konsult med råd och stöd till all kommunal verksamhet och har ett övergripande ansvar för bl a upprättande, revidering och uppföljning av policydokument inom personaladministrativa området. Mot bakgrund av revisorernas risk- och väsentlighetanalys angående risk för personaloch kompetensbrist i delar av verksamheterna, har revisorerna beslutat att ge i uppdrag åt PwC, att genomföra en granskning av ansvarsfördelning och samlat strategiskt arbete inom området personal- och kompetensförsörjning inom Sandvikens kommun. Vår revisionsfråga var om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig process/arbete avseende personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering? Utifrån vår granskning kan vi konstatera hur väsentligt det är att Sandviken rekryterar och behåller kompetent personal i framtiden. Det blir avgörande för att upprätthålla tillräcklig kompetens och kvalitet i verksamheten. Det pågår ett antal aktiviteter i verksamheten inom det personalstrategiska arbetet för att möta de stora framtida utmaningarna inom personalområdet, bl a gällande rekrytering av framtida nyckelkompetenser. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig process/arbete avseende kommunens personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering. Vår bedömning bygger på nedanstående kontrollfrågor. Kontrollmål Kontrollfråga 1. Finns en av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tilllämpad i organisationen? Kommentar Uppfyllt Vi konstaterar att kommunfullmäktige 2012-05-01 har fastställt ett personalpolitiskt program och som knyter an till Vision 2025. Vi bedömer att programmet är känt på en övergripande nivå. Januari 2016 3 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Kontrollfråga 2. På vilket sätt säkerställs nyckelkompetenser och finns tillfredsställande riktlinjer och rutiner vid chefsrekryteringar? Kontrollfråga 3. Arbetar Sandvikens kommun strategiskt med sitt arbetsgivarvarumärke samt hur närmar man sig intressanta kandidater för chefstjänster? Delvis uppfyllt Vi bedömer att kommunen arbetar strategiskt med olika aktiviteter för att kunna möta behovet av rekrytering av framtida nyckelpersoner. Vi bedömer att det är av stor vikt att alla nämnder regelbundet fortsatt följer upp förvaltningens arbete gällande bemanningen av nyckelkompetenser inom sina respektive verksamhet. Dock är vår uppfattning att detta är särskilt viktigt gällande Kunskapsnämnden, Omsorgsnämnden och Individ- och familjeomsorgsnämnden då bemanningsproblemen inom dessa verksamheter ökar risken att kommunen inte kan säkerställa en rättssäker handläggning och efterlevnaden av lagar. Gällande chefsrekryteringar av ledande chefer bedömer vi att det finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsprocessen. Vi bedömer vidare att det är väsentligt att chefsrekryteringar för, t ex första linjens chefer, dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Delvis uppfyllt Vi bedömer att kommunstyrelsen under 2015 har beslutat om att fortsätta att aktivt marknadsföra sig som arbetsgivare och att vidareutveckla marknadsföringen. Personalkontoret har utarbetat ett förslag hur kommunen ska på ett framtida strategiskt sätt arbeta både internt och externt med detta. Vår bedömning är att det väsentligt att kommunstyrelsen fastställer hur arbetet ska genomföras framåt. Januari 2016 4 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Kontrollfråga 4. Finns en strategisk plan för hur kommunen arbetar med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen som redan finns internt i organisationen och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Kontrollfråga 5. Finns det inom kommunen en fastslagen strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska planeras och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Kontrollfråga 6. Är kommunfullmäktige beslutade mål för medarbete i Balanserade styrning 2015 uppfyllda? Uppfyllt Vi bedömer att kommunen har en planering och arbetar tillfredsställande med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen. Uppfyllt Vi bedömer att det genomförs tillfredsställande analyser av nuläge och planering av framtida successioner i förvaltningarna. Vi konstaterar att kommunstyrelsen i samband med årsredovisningen redogör för statistik gällande den framtida successionen i avsnittet kring personalredovisningen vilket vi bedömer som positivt. Vi bedömer att det finns en strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska hanteras. Uppfyllt Utifrån svaren från den förenklade medarbetar- och ledarenkäten, bedömer vi, att alla kommunfullmäktiges mål gällande medarbete har uppfyllts. Vi konstaterar dock att det är 34 % av medarbetarna som inte besvarat enkäten. Vi rekommenderar att: kommunstyrelsen fortsätter att följa upp att kommunens personalpolitik utvecklas tillfredsställande, för att erbjuda en fortsatt bra och utvecklande arbetsmiljö för de anställda. kommunstyrelsen fortsätter att skapa förutsättningar för en god kompetensförsörjning. Att kommunen har medarbetare med rätt kompetens är avgörande för att nå beslutade och framtida mål. kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen, inför medarbetarundersökningen 2016, tar ansvar för att alla medarbetare informeras om vikten av att besvara enkäten. En hög svarsfrekvens gällande medarbetarna ger goda förutsättningar för analys och beslut avseende arbetet med framtida mål och mått för perspektivet medarbetare. Januari 2016 5 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 2. Inledning 2.1. Bakgrund Stora pensionsavgångar och ökad efterfrågan på välfärdstjänster gör att kommuner behöver rekrytera många nya medarbetare de kommande åren. Att kommunen har medarbetare med rätt kompetens är också avgörande för hur väl kommunen fungerar och når sina mål. Kompetensförsörjning är därmed en strategiskt viktig fråga för kommunen. Strategisk kompetensförsörjning handlar om att systematiskt analysera vilken kompetens kommunen behöver på kort och lång sikt för att klara sina nuvarande och framtida uppgifter och mål. Strategiska insatser för att locka ny kompetent personal och för att bibehålla de man redan har, är av yttersta vikt för att kommunen ska klara av att möta både kommande pensionsavgångar och framtida nyckelrekryteringar. I kommunens samtliga verksamheter är det av stor vikt att säkerställa nyckelkompetens och god beredskap för pensionsavgångar och verksamhetsförändringar. Av särskild betydelse i sammanhanget är rekryteringen av ledare på olika nivåer i organisationen. Att Sandvikens kommun arbetar strategiskt för att vara en attraktiv arbetsgivare blir allt mer viktigt i den ökade konkurrens som råder om kompetent arbetskraft. För att bli framgångsrika i denna fråga behöver kommunens samtliga förvaltningar skapa förutsättningar som ger ansvarskännande, kunniga och engagerade medarbetare. Utifrån detta arbete är det av stor vikt att kommunen har en strategisk plan för hur de identifierar, utvecklar och behåller interna ledarskapsämnen för att kunna möta behovet av att rekrytera framtida nyckelpersoner. Allt detta kräver en samlad kompetensförsörjningsanalys och samlad planering för att klara verksamheterna. Information och analys av nuläge och framtid är ett första steg i ett strukturerat personalstrategiskt arbete. I Sandvikens kommun arbetar personalkontoret som intern konsult med råd och stöd till all kommunal verksamhet och har ett övergripande ansvar för bl a upprättande, revidering och uppföljning av policydokument inom personaladministrativa området. Mot bakgrund av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys angående risk för personaloch kompetensbrist i delar av verksamheterna, har revisorerna beslutat att ge i uppdrag åt PwC, att genomföra en granskning av ansvarsfördelning och samlat strategiskt arbete inom området personal- och kompetensförsörjning inom Sandvikens kommun. 2.2. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig process/arbete avseende personaloch kompetensförsörjning samt rekrytering? 2.3. Revisionskriterier Lagstiftning, mål enligt balanserad styrning, strategier och riktlinjer avseende personaloch kompetensförsörjning. Januari 2016 6 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 2.4. Kontrollfrågor Kontrollfråga 1. Finns en av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Kontrollfråga 2. På vilket sätt säkerställs nyckelkompetenser och finns tillfredsställande riktlinjer och rutiner vid chefsrekryteringar? Kontrollfråga 3. Arbetar Sandvikens kommun strategiskt med sitt arbetsgivarvarumärke samt hur närmar man sig intressanta kandidater för chefstjänster? Kontrollfråga 4. Finns en strategisk plan för hur kommunen arbetar med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen som redan finns internt i organisationen och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Kontrollfråga 5. Finns det inom kommunen en fastslagen strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska planeras är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Kontrollfråga 6. Är kommunfullmäktige beslutade mål för medarbete i Balanserade styrning 2015 uppfyllda? 2.5. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsens ansvarsområde. 2.6. Metod Granskningen ska baserats på intervjuer och avstämningar med kommunchef och förvaltningschefer, ordförande i serviceutskottet, personalchef samt HR-strateger med ansvar för ledarutveckling/utbildning på personalkontoret. Genomgång av: - strategiska, styrande och stödjande dokument inom granskningsområdet som kommunstyrelsens reglemente och personalpolitiskt program. Protokoll för serviceutskottet 2015. - andra adekvata dokument som årsredovisning för 2014, budget 2015, delårsbokslutet 2015, budget 2016 och kommunstyrelsens verksamhetsberättelse i delårsbokslutet 2015. - tjänsteskrivelse till kommunstyrelsens serviceutskott, KS2015/530. - enkät med frågor inför uppföljning av kommunfullmäktiges mål inom Balanserad styrning 2015, område medarbetare. Januari 2016 7 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 3. Förutsättningar för Sandvikens kommuns arbete med personal- och kompetensförsörjningen Enligt budgeten 2015 är Sandvikens kommun en stor arbetsgivare med ca 3 000 personer anställda med mycket skiftande yrkesroller och arbetsuppgifter. Kommunen står inför flera stora utmaningar på personalområdet som till exempel att nya generationer av brukare ställer andra krav på de tjänster som kommunen erbjuder. Införandet av ny teknik förändrar dessutom arbetsvillkor och arbetsuppgifter. Medelåldern bland de kommunalt anställda är hög och det innebär att många kommer att gå i pension inom en femårsperiod. Enligt budget 2016 fortsätter Sandvikens kommun att öka sin befolkning vilket ökar efterfrågan på kommunens välfärdstjänster. Flyktinginströmningen till kommunen skapar både utmaningar för skola och andra verksamheter men ökar även möjligheterna till nya anställningar. 3.1. Styrdokument 3.1.1. Kommunstyrelsens reglemente Enligt kommunstyrelsens reglemente (senast uppdaterat 2014-12-15), framgår att: 2 Kommunstyrelsens ledningsfunktion. I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna arbetet med att uppnå kommunens vision. Utifrån perspektiven i kommunens styrmodell, betyder detta att leda och samordna bl a det personalpolitiska arbetet. 3 Kommunstyrelsens uppgifter och ansvarsområden. Kommunstyrelsen ansvarar bl a för råd och stöd till all kommunal verksamhet i personalfrågor och organisationsutveckling. 6 Personalansvar. Kommunstyrelsen har arbetsgivaransvar och arbetsmiljöansvar för kommunstyrelseförvaltningens personal samt förvaltningscheferna på övriga förvaltningar. Kommunstyrelsen ska inom sin verksamhet ha hand om frågor rörande förhållandet mellan kommunstyrelsen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Fr o m 2015-01-01 finns serviceutskottet som ansvarar för att bereda och besluta om bl a personalfrågor inför kommunstyrelsens sammanträden. 3.1.1.1. Personalkontoret Personalkontoret arbetar som intern konsult med råd och stöd till all kommunal verksamhet och har ett övergripande ansvar för: upprättande, revidering och uppföljning av policydokument inom personaladministrativa området lagar, avtal och förhandlingsverksamhet personalplanering - rekrytering, rehabilitering och avveckling arbetsmiljöfrågor löne- och skattehantering statistik Januari 2016 8 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning försäkringar och pensioner kompetensutveckling jämställdhetssamordning organisationsutveckling och omvärldsbevakning personal- och fritidsföreningen Pulsen Enligt kommunens hemsida bedriver personalkontoret ett målmedvetet utvecklingsarbete av den egna organisationen för att möta dagens och morgondagens snabba behov, krav och förändringar i verksamheterna. 3.1.2. Personalpolitiskt program Den 26 mars 2012, 31, reviderade kommunfullmäktige det Personalpolitiska programmet för Sandvikens kommun och de kommunala bolagen. Programmet är ett strategiskt övergripande politiskt måldokument där det framgår vad Sandvikens kommun som arbetsgivare vill åstadkomma inom ett antal områden på det personalpolitiska området. Programmet ska fungera som ett stöd för förtroendevalda, chefer och ledare samt övriga medarbetare. Följande perspektiv speglas: Medarbetarskap Du som medarbetare är en viktig tillgång i organisationen. Du trivs på arbetet och känner arbetsglädje. Du är nöjd med din arbetsinsats som är värdefull för samhället och dess utveckling. Du utvecklas, både personligt och professionellt. Arbetsmiljön präglas av öppenhet, delaktighet och respekt. Ledarskap Ledarna är öppna och prestigefria inför mötet med människor. Ledarskapet präglas av mod, tydlighet och nyfikenhet. Ledarna arbetar för ökad jämställdhet och mångfald. Ledarna förstår sambandet mellan arbete och hälsa och arbetar aktivt med friskfaktorer som bibehåller och utvecklar hälsa. Rekrytering och kompetensutveckling Sandvikens kommun och de kommunala bolagen är attraktiva arbetsgivare som ger möjlighet till professionell och personlig utveckling. Det är viktigt att rekrytera rätt person till rätt plats och att kompetensutveckla befintliga medarbetare. Sandvikens kommun ser det livslånga lärandet och möjlighet till utbildning och utveckling som avgörande framgångsfaktorer för medarbetarna och verksamheten. Lön Lönepolitik är ett styrmedel för att nå målen för verksamheten och se till att personalförsörjningen tryggas. Med lönepolitiken uppmuntrar kommunen och dess bolag också medarbetarna att uppnå ett gott arbetsresultat. Lönen ska stimulera medarbetarna till förbättringar av verksamheternas effektivitet, produktivitet och kvalitet. Lönestorleken ska spegla arbetets innehåll och svårighetsgrad samt ansvar och befogenheter. Januari 2016 9 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Arbetsmiljö och hälsa Vår arbetsmiljö är vårt gemensamma ansvar. Tillsammans arbetar vi för ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Vi mår bra till kropp och själ. Vi upplever god livskvalitet och hälsa. Mångfald Mångfald skapar ett öppet och demokratiskt samhälle. Olikheter berikar kommunens arbetsplatser och vi respekterar varandras olikheter och vågar använda dem. Kommunens arbetsplatser är attraktiva för medarbetare i alla livsfaser och är tillgängliga för alla. Sandvikens kommun arbetar för att utjämna könsfördelningen och öka mångfalden på arbetsplatserna. 3.1.3. Mål i budget 2015 Kommunfullmäktige har beslutat om mål för medarbete i Balanserade styrning: MEDARBETARE Framgångsfaktorer: o Ledarskap - Tydliga uppdrag och mål o Medarbetarskap - Tydliga uppdrag och mål o Gemensam värdegrund Mål Mått 2015 Ledarskapet upplevs tydligt och Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, utvecklingsinriktat. Målnivå: Lägst nivå 3,5. skala 1-5. Medarbetarna upplever att de har inflytande och är motiverade i sitt arbete. Målnivå: Lägst 3,5. Medarbetarna är väl förtrogna med Vision 2025 och målen i Balanserad styrning och ser sitt ansvar för helheten. Målnivå: Lägst nivå 3. Värde 2014: Saknas Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, skala 1-5. Värde 2014: Saknas Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, skala 1-5. Värde 2014: Saknas Januari 2016 10 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 4. Revisionella iakttagelser och bedömningar 4.1. Kontrollfråga 1: Finns en av kommunstyrelsens eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunstyrelsens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? 4.1.1. Iakttagelser Kommunens personalpolitiska program är ett strategiskt dokumenterat styrdokument som ger uttryck för att Sandvikens kommun och de kommunala bolagen ska vara attraktiva arbetsgivare och ge möjlighet till professionell och personlig utveckling. Vi konstaterar att kommunen bl a fastställt en ambition att försöka rekrytera rätt person till rätt plats och att kompetensutveckla befintliga medarbetare. I vår intervju med personalkontoret uppfattar vi att innan 2012 fanns flera olika politiska styrdokument, riktlinjer och policys inom personalområdet. I samband med fastställandet av det personalpolitiska programmet blev det ett samlat styrdokument med utgångpunkt i kommunens vision. I vår intervju med kommunens ledningsgrupp uppfattar vi att det personalpolitiska programmet är väl känt. Personalchefen informerar om personalområdet och uppföljning av personalaktiviteter vid varje sammanträde. Förvaltningscheferna återkopplar att vid behov av personalutveckling eller personalförsörjning finns en samsyn på hur de ska strategiskt hantera detta. 4.1.2. Bedömning Vi konstaterar att kommunfullmäktige 2012-05-01 har fastställt ett personalpolitiskt program och som knyter an till Vision 2025. Vi bedömer att programmet är känt på en övergripande nivå. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fortsätter att följa upp att kommunens personalpolitik utvecklas tillfredsställande för att erbjuda en fortsatt bra och utvecklande arbetsmiljö för de anställda. 4.2. Kontrollfråga 2: På vilket sätt säkerställs nyckelkompetenser och finns det tillfredsställande riktlinjer och rutiner vid chefsrekryteringar? 4.2.1. Iakttagelser I vår granskning framkommer att varje förvaltning ansvarar för sina egna rekryteringar, även chefer och andra nyckelkompetenser. Personalkontoret kan ge råd och stöd vid behov. För de större förvaltningarna finns HR-konsulter. I och med att det blir fler och fler sökande pågår ett arbete på personalkontoret med att ta fram rekryteringsverktyg, profilfrågor och rutiner för att stärka upp den interna kontrollen vid rekryteringar. Januari 2016 11 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Enligt personalkontoret är dokumentering av rekryteringsprocesser ett viktigt område att bl a fortsatt utveckla. Det blir vanligare och vanligare att de som inte blir anställda åberopar t ex diskriminering och då är det väsentligt att det finns tillfredsställande rutiner som säkerställer att rekryteringen genomförts korrekt. Vi konstaterar att det i nuläget pågår ett antal aktiviteter i kommunens verksamheter för att möta rekryteringsbehoven som t ex Arbetslivsförvaltningens samarbete med Omsorgsoch Kunskapsförvaltningen kring praktik och anställning, Arbetslivsförvaltningens samarbete med Arbetsförmedlingen, Kunskapsförvaltningens samarbete med Dalarnas högskola, Omsorgsförvaltningens informationsbesök inom grundskola och gymnasium, flera förvaltningars prao-platser samt personalkontorets samarbete med länets övriga nio kommuner. Vid vår intervju med ledningsgruppen framkommer att flera förvaltningar träffar representanter från Arbetsförmedlingen två gånger om året avseende svårrekryterade grupper, pensionsavgångar och utsikten att fylla pensionsvakanser. Rekrytering är speciellt svårt för specifika grupper/kompetenser som socialsekreterare, sjuksköterskor med vidareutbildning, lärare m m. Dock är detta specifika tjänster som det är brist på i hela landet. Vi fick även följande information från verksamheterna: För omsorgsverksamheten är det svårt att rekrytera chefer. Den faktiska situationen gällande rekryteringar för andra anställningar än chefer är att många LAS:as in i omsorgen. Konsekvenserna blir att det är svårt att rekrytera utifrån. Även om det är ett önskat läge. Konstateras att Gävleborgs län ligger relativt bra till vad gäller personal med rätt kompetens jämfört med storstadsregionerna. För kulturverksamheten är det också svårt att rekrytera chefer. Vi uppfattar att på det stora hela har kommunen ett gott läge i och med att man ligger nära Gävle kommun där det finns en stor arbetsmarknad. Inom skolan har flera rektorer sökt tjänster i Gävle kommun. Det har varit svårt att rekrytera rektorer och även vissa lärargrupper. Dock ses det största problemet vara att staten inte utbildar tillräckligt många lärare/år utifrån såväl pensionsavgångar som det ökande elevunderlaget. En annan utmaning är att hitta personal som kan arbeta i projekt. Kompetenskraven och ledarkraven har ökat. Inom individ- och familjeomsorgen är det brist på socialsekreterare inom myndighetsutövningen, både för barn- och vuxenverksamheten. En av de största utmaningarna inför framtiden är att minska personalomsättningen av socialsekreterare och därmed även behovet av nyrekryteringar. Det är problem att rekrytera personal med erfarenhet. Det finns sökande till lediga tjänster men få av de sökande har yrkeserfarenhet. Inom samhällsbyggnadsverksamheten har det varit svårt att rekrytera nyckelkompetenser och därför anställs unga och nyutbildade för att vidareutbilda/skola in dem. Det har varit ett stort generationsskifte inom verksamheten. Januari 2016 12 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning En stor utmaning är att arbetsmarknaden är väldigt bred för målgruppen och det finns både statliga och privata alternativa arbetsgivare. Det är därför svårt för kommunen att hävda sig lönemässigt. Inom arbetslivsförvaltningen är det störst svårigheter att rekrytera speciallärare, speciallärare med inriktning utvecklingsstörning och studievägledare. Det börjar även skönjas ökade svårigheter att rekrytera till det ökande behovet av lärare SVA, samt lärare i naturvetenskapliga och i olika yrkesämnen. Gällande rekryteringar av ledande chefer skiljer sig den från andra rekryteringar som t ex enhetschefer. Vanligtvis tar kommunen hjälp av ett bemanningsföretag, t ex Proffice. De som är intresserade av en chefstjänst kontaktar Sandvikens kommuns kontaktperson på Proffice och för en diskussion om den önskade profilen och vad de tror om chansen att kunna rekryteras. Om de blir aktuella uppmanas de att söka i vanlig ordning. En utmaning är att offentlighetsprincipen medger att sökande kan publiceras. 4.2.2. Bedömning Sandvikens kommun har stora eller mycket stora utmaningar att tillsätta nyckelkompetenser inom alla verksamheter i kommunen. Vi bedömer att det på ledningsnivå, gällande kommunens verksamheter, finns kunskap och god beredskap för tillsättning av nyckelpersoner, pensionsavgångar och verksamhetsförändringar. Vår bedömning är att kommunen arbetar strategiskt med olika aktiviteter för att kunna möta behovet av rekrytering av framtida nyckelpersoner. Vi bedömer att det är av stor vikt att alla nämnder regelbundet fortsatt följer upp förvaltningens arbete gällande bemanningen av nyckelkompetenser inom sina respektive verksamhet. Dock är vår uppfattning att detta är särskilt viktigt gällande Kunskapsnämnden, Omsorgsnämnden och Individ- och familjeomsorgsnämnden då bemanningsproblemen inom dessa verksamheter ökar risken att kommunen inte kan säkerställa en rättssäker handläggning och efterlevnaden av lagar. Vi bedömer vidare att kommunstyrelsen i sin uppsiktplikt behöver följa upp att nämnderna proaktivt leder, styr och följer upp risker gällande personalförsörjningen. Gällande chefsrekryteringar av ledande chefer bedömer vi att det finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsprocessen. Vi bedömer vidare att det är väsentligt att chefsrekryteringar för, t ex första linjens chefer, dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. 4.3. Kontrollfråga 3: Arbetar Sandvikens kommun strategiskt med sitt arbetsgivarvarumärke samt hur närmar man sig intressanta kandidater för chefstjänster? 4.3.1. Iakttagelser Enligt våra intervjuer sker arbetet med arbetsgivarmärket i flera dimensioner. Dels utåt mot medborgare, intressenter m m och dels inom kommunen där Vision 2025 är en ledstjärna. Vi uppfattar att Sandvikens kommun under flera år har samarbetat med andra kommuner för att hjälpa till med marknadsföring, t ex vid mässor. Om exempelvis Hudiksvalls kom- Januari 2016 13 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning mun deltar kan en gemensam aktivitet vara att marknadsföra flera tjänster för olika kommuner. Ett annat exempel är Gävleborgs viktigaste jobb. Gävle kommun har en kampanj Welcome to us där större företag marknadsför Gävleregionen. Sandvik AB är med i den kampanjen. Syftet är att locka akademiker till Gävleborg. Detta skapar även möjligheter att rekrytera chefer till Sandvikens kommun. Det sker olika aktiviteter med så kallat employee branding. Det finns ett internt arbete på intranätet under samlingsnamnet Vi gör varandra bättre som har syftet att stärka vikänslan och yrkesstoltheten inom koncernen och att sprida kunskap internt om kommunens olika verksamheter. Den bästa marknadsföringen även utåt är att medarbetare känner sig stolta och kan rekommendera Sandvikens kommuns som arbetsgivare. (Se exempel på annons bilaga 1) Sociala medier är även ett viktigt forum för att arbeta strategiskt med arbetsgivarvarumärket. Det sker ett aktivt arbete med annonsering på Facebook och planerat även på LinkedIn. Sandvikens kommun har också ett långsiktigt samarbete med tillsammans med de andra Gävleborgskommunerna. Ett exempel på samarbete är kampanjen Sveriges viktigaste jobb i Gävleborg där man hjälper varandra att synas. Kommunen arbetar även med aspirantutbildningar i ett länssamarbete. 4.3.1.1. Ett strategiskt arbete med att möta de framtida rekryteringsbehoven. I tjänsteskrivelsen KS2015/530 till kommunstyrelsens serviceutskott i december beskrivs bl a hur Sandvikens kommun ska möta de framtida rekryteringsbehoven. Arbetet föreslås bestå av två delar, internt och externt och innefatta både kort- och långsiktiga insatser. Internt innebär det bl a att fortsätta skapa engagemang, arbetsglädje och yrkesstolthet och externt att t ex bredda rekryteringen, marknadsföra arbeten m m. 4.3.2. Bedömning Vi bedömer att Sandvikens kommun under flera år på olika sätt har arbetat strategiskt med sitt varumärke. Detta bl a för att lyckas i konkurrensen om intressanta chefskandidater. Det personalpolitiska programmet är en grund för det strategiska arbetet för att stärka bilden av kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Vi konstaterar att kommunstyrelsen under 2015 har beslutat om att fortsätta att marknadsföra sig som arbetsgivare och att vidareutveckla marknadsföringen. Personalkontoret har utarbetat ett förslag hur kommunen på ett framtida strategiskt sätt ska arbeta både internt och externt med detta. Vår bedömning är att det väsentligt att kommunstyrelsen fastställer hur arbetet ska genomföras framåt. Januari 2016 14 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 4.4. Kontrollfråga 4: Finns en strategisk plan för hur kommunen arbetar med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen som redan finns internt i organisationen och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? 4.4.1. Iakttagelser Vid vår intervju med personalkontoret informerades vi om att kommunen sedan 2004 har arbetat med egna ledarprogram. Kommunstyrelsen har beslutat att det är obligatoriskt för alla ledare i hela kommunkoncernen att genomgå ledarprogrammen. Mellan 16-25 ledare utbildas varje år. Vid starten hade man sju dagars utbildning. Idag är programmen totalt 12 dagar. Rektorer kan få avvakta ett år om de går den statliga rektorsutbildningen. Ledarprogrammen utgår från det personalpolitiska programmet. Det ingår bl a: utbildning i det hälsofrämjande ledarskapet. presentation av verktyg till chefer, som t ex coachande frågor (en kortlek med frågor) som är kopplade till det personalpolitiska programmet. Verktygen kan cheferna använda i sitt arbete med medarbetarna. att alla ledare, sedan fem år tillbaka, får ta del av kommunikationsverktyget IPU profilanalys. I 12 år har kommunen haft ett mentorsprogram för alla ledare. För 2015 var det bara tre stycken som var intresserade att vara med på mentorprogrammet. Framåt behövs ett arbete med att få in fler erfarna chefer i mentorsprogrammet. Det finns nu ett beslut att programmet ska vila ett år. Tillsammans med kommunerna i länet drivs en aspirantutbildning "Framtida ledare". Dessutom genomförs aspirantutbildningar i egen regi med ojämna mellanrum. En fördel med de egna interna aspirantutbildningarna är att de kan verksamhetsanpassas. 4.4.2. Bedömning Sandvikens kommun har under lång tid investerat i ledarutvecklingsprogram för chefer och anställda på olika nivåer i koncernen. Vi bedömer att kommunen har en planering och arbetar tillfredsställande med att identifiera, utveckla och behålla interna ledarskapsämnen. Vi uppfattar att ambitionen är att framåt arbeta mer systematiskt och strategiskt med detta område. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fortsätter att skapa förutsättningar för en god kompetensförsörjning. Att kommunen har medarbetare med rätt kompetens är avgörande för att nå beslutade och framtida mål. Januari 2016 15 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 4.5. Kontrollfråga 5: Finns det inom kommunen en fastslagen strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska planeras och är den i så fall känd och tilllämpad i organisationen? 4.5.1. Iakttagelser Som tidigare nämnts står kommunen inför stora pensionsavgångar de närmaste åren. 892 personer fram till 2024 kommer att uppnå åldern 65 år, enligt årsredovisningen 2014. De utgör cirka en tredjedel av den nuvarande personalstyrkan. I årsredovisningen 2014 redovisades även att åldersgruppen 40 år och äldre uppgick till 80 procent. Medelåldern var 49 år, vilket var detsamma som året innan och 476 medarbetare av 2 811 var 60 år och äldre. Huvuddelen av medarbetarna finns inom Kunskaps- och Omsorgsnämndernas verksamheter. Det är svårt att prognostisera hur många medarbetare som avgår på grund av pensionering då det finns möjlighet att välja pensionstillfälle mellan åldern 61-67 år. Men 84 medarbetare gick i pension under 2014 och planerat för år 2015 skulle 81 medarbetare uppnå åldern 65 år. Sandvikens kommun skall i framtiden utbetala pension till medarbetare som pensionerats. För att möta dessa utbetalningar har placeringar gjorts. Kommunen har dubbla utmaningar gällande generationsskiftet. Dels att klara framtida pensionsutbetalningar och samtidigt succedera en stor andel medarbetare. I vår granskning har framkommit att förvaltningarna arbetar med att kartlägga och analysera personalförsörjningen inom sina respektive verksamheter (se 4.2.1). Enligt vår intervju med personalkontoret finns ingen dokumenterad plan utan en tjänst tillsätts inte av en likadan tjänst bara för att den är vakant. När personal slutar, oavsett om det är någon som har avslutat sin tjänst eller medarbetare gått i pension, tas ett strategiskt beslut om tjänsten ska ersättas eller inte. En genomgång sker om tjänsten ska ersättas och om så är fallet, om den då ska ersättas med samma kompetens alternativt en ny kompetens? Exempelvis när en allmänutredare slutade anställdes istället en statistiker då det fanns behov av en sådan tjänst. Även den tekniska utvecklingen påverkar beslut när personal slutat en tjänst. Vissa tjänster förändras som t ex när scanning av faktor infördes i kommunen. 4.5.2. Bedömning Vi bedömer att det genomförs tillfredsställande analyser av nuläge och planering av framtida successioner i förvaltningarna. Vi konstaterar att kommunstyrelsen i samband med årsredovisningen redogör för statistik gällande den framtida successionen i avsnittet kring personalredovisningen, vilket vi bedömer som positivt. Vi bedömer därmed att det finns en strategi för hur successionsplanering av kritiska tjänster ska hanteras. Januari 2016 16 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning 4.6. Kontrollfråga 6: Är kommunfullmäktiges mål för medarbetare i Balanserad styrning 2015 uppfyllda? 4.6.1. Iakttagelser Enligt budget 2016 genomfördes den kommunövergripande medarbetar- och ledarenkäten under åren 2012, 2013 och 2014. Utifrån resultatet har sedan samtliga förvaltningar tagit fram handlingsplaner för att genomföra förbättringar. I framtiden kommer enkäten att genomföras vartannat år. Nästa tillfälle blir innevarande år. För 2015 och 2017 sker medarbetarundersökningar i en förenklad form. Från och med år 2016 är ambitionen att även de kommunala bolagen ska ingå när medarbetar- och ledarenkäten genomförs. I årsredovisningen 2014 redovisades måluppfyllelse för perspektivet medarbetare. Den visade att tre av fyra chefer var nöjda med sin arbetssituation. Motiverad-medarbetarindex (MMI) för ledare blev 74, vilket var samma resultat som för 2013. MMI för medarbetarna blev 69, en minskning jämfört med föregående år. Dock angav 93 % att de trivdes med sina arbetsuppgifter. Den sammanfattande analysen för perspektivet medarbetare var att Sandvikens kommun har nöjda medarbetare och är en attraktiv arbetsgivare. 4.6.1.1. Enkät till medarbetare hösten 2015. Under november 2015 genomförde personalkontoret en förenklad medarbetar- och ledarenkät inför uppföljning av kommunfullmäktiges mål inom Balanserad styrning 2015, område medarbetare. Av 2 603 utskickade enkäter besvarade 64 % av medarbetarna den, d v s 1 660 stycken. Mål Mått 2015 Resultatet av enkätsvaren Ledarskapet upplevs tydligt och utvecklingsinriktat. Målnivå: Lägst nivå 3,5. Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, skala 1-5. Värde 2014: Saknas 3,85 Analys i sammanställningen: Majoriteten av Sandvikens kommuns medarbetare upplever att deras närmaste chef är tydlig samt arbetar med utveckling av verksamheten och Medarbetarna upplever att de har inflytande och är motiverade i sitt arbete. Målnivå: Lägst 3,5. Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, skala 1-5. Värde 2014: Saknas medarbetarna 4,2 Analys i sammanställningen: Majoriteten av medarbetarna i Sandvikens kommun känner att deras arbete är meningsfullt, åtta av tio känner delaktighet på sin arbetsplats. Medarbetarna är väl förtrogna med Vision 2025 och målen i Balanserad styrning och ser sitt ansvar för helheten. Målnivå: Lägst nivå 3. Mätmetod: Intern medarbetarundersökning via intranätet, skala 1-5. Värde 2014: Saknas 3,6 Analys i sammanställningen: Fler än sju av tio medarbetare tycker sig se sitt arbete som en del i förvaltningens helhet och mer än hälften av medarbetarna är väl förtrogna med Vision 2025, däremot är det endast 45 % som anser sig känna till kommunfullmäktiges mål i styrmodellen balanserad styrning. Januari 2016 17 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Sammanställning av resultatet av hela enkäten kommer att redovisas för kommunstyrelsen 2016-03-01. 4.6.2. Bedömning Utifrån enkätsvaren bedömer vi att alla kommunfullmäktiges mål gällande medarbete har uppfyllts. Det är positivt att resultatet bl a visar på att de svarande upplever att ledarskapet är tillfredsställande och att de upplever sitt arbete meningsfullt. Vi konstaterar dock att det är 34 % av medarbetarna som inte besvarat enkäten. En högre svarsfrekvens skapar bättre förutsättningar för analys och beslut gällande framtida mål och mått för perspektivet medarbete. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen, inför medarbetarundersökningen 2016, tar ansvar för att alla medarbetare informeras om vikten av att besvara enkäten. Januari 2016 18 av 19 Sandvikens kommun PwC

Granskning av personal- och kompetensförsörjning Bilaga 1. 2016-02-23 Micaela Hedin Projektledare Pär Månsson Uppdragsledare Januari 2016 19 av 19 Sandvikens kommun PwC