Risk- och sårbarhetsanalys Region Östergötland 2015-2018

BESLUTSUNDERLAG 1/2 Miljö- och säkerhetsenheten Sabina Nideborn 2015-04-27 Dnr: RS 2015-401 Regionstyrelsen Risk- och sårbarhetsanalys Region Östergötland 2015-2018 Bakgrund Region Östergötland har inom arbetet med regionens Risk- och sårbarhetsanalys för perioden 2015-2018 genomfört en regionövergripande kartläggning i syfte att identifiera regionens samhällsviktiga verksamheter, deras kritiska beroenden samt säkerställa att samtliga verksamheter inom regionen arbetar med kontinuitetshantering. Samhällsviktiga verksamheter inom Region Östergötland definieras som verksamheter som inte kan avbrytas under mer än tre timmar utan att det riskerar liv eller att allvarligt skada individers hälsa, eller verksamheter som har en avgörande roll i att hantera en inträffad kris i samhället. Kartläggningen visar att knappt hälften av regionens verksamheter klassas som samhällsviktiga verksamheter. Bland dessa återfinns akut- och specialistvård, men även vårdcentraler med ett geografiskt utsatt läge och ett antal enheter inom regionens stödcentrum. Analys och handlingsplan Region Östergötlands Risk- och sårbarhetsanalys för perioden 2015-2018 ska, enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrift (MSBFS 2015:4), skriftligen redovisas till Socialstyrelsen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och till Länsstyrelsen senast den 31 oktober 2015. Region Östergötland har ett ansvar att säkerställa att organisationens samhällsviktiga verksamheter fungerar under alla omständigheter. Den viktigaste åtgärden efter den nu genomförda analysen är att genom utarbetande av en handlingsplan se till att alla identifierade samhällsviktiga verksamheter genomför sin kontinuitetshantering och färdigställer och förankrar sina kontinuitetsplaner. Det är även viktigt att de verksamheter som ännu inte tagit fram reservrutiner för sina identifierade kritiska beroenden, tar fram dessa så snart som möjligt. På längre sikt handlar åtgärderna bland annat om att integrera kontinuitetshanteringen i organisationsövergripande styrdokument och att säkra kvaliteten genom uppföljningar på centrumnivå. En annan viktig fråga att arbeta vidare med är ansvarsfördelningen och kommunikationen mellan vårdverksamheterna och regionens stödcentrum.

BESLUTSUNDERLAG 2/2 Miljö- och säkerhetsenheten Sabina Nideborn 2015-04-27 Dnr: RS 2015-401 Regionstyrelsen föreslås BESLUTA a t t fastställa den bilagda Risk- och sårbarhetsanalysen avseende perioden 2015-2018, samt a t t en handlingsplan ska arbetas fram utifrån de risker och sårbarheter som identifierats Barbro Naroskyin Regiondirektör Mikael Borin Biträdande regiondirektör/ ekonomidirektör

Risk- och sårbarhetsanalys Region Östergötland 2015-2018 Handläggare: Sabina Nideborn Verksamhet: Miljö- och säkerhetsenheten Datum: 2015-05-13 Diarienummer: RS 2015-401 www.regionostergotland.se

Sammanfattning Region Östergötland har inom arbetet med regionens Risk- och sårbarhetsanalys för mandatperioden 2015-2018 genomfört en stor regionsövergripande kartläggning i syfte att identifiera Region Östergötlands samhällsviktiga verksamheter, deras kritiska beroenden samt säkerställa att samtliga verksamheter inom regionen arbetar med kontinuitetshantering. Samhällsviktiga verksamheter inom Region Östergötland är verksamheter som inte kan avbrytas under mer än tre timmar utan att det riskerar liv eller riskerar att allvarligt skada individers hälsa, eller verksamheter som har en avgörande roll i att hantera en inträffad kris i samhället. Kartläggningen visar att nästan hälften av Region Östergötlands verksamheter klassas som samhällsviktiga verksamheter. Bland de samhällsviktiga verksamheterna återfinns akut- och specialistvård, men även vårdcentraler med ett geografiskt utsatt läge och ett antal enheter inom regionens stödcentrum. Verksamheterna anger tydligt att deras mest kritiska beroenden är beroenden av el, fungerande IT-system, telefoni, medicinska gaser och tillgång till rent vatten. Vi kan även se viktiga beroenden till läkemedelsförsörjning, tillgång till personal och fungerande transporter inom sjukhuset. Region Östergötland har ett ansvar att säkerställa att regionens samhällsviktiga verksamheter fungerar under alla omständigheter och därmed säkerställa patienternas säkerhet. Den viktigaste åtgärden efter denna kartläggning är att se till att alla identifierade samhällsviktiga verksamheter genomför sitt uppdrag med kontinuitetshanteringen och färdigställer och förankrar sina kontinuitetsplaner. Det är även viktigt att de verksamheter som ännu inte tagit fram reservrutiner för sina identifierade kritiska beroenden, tar fram dessa så snart som möjligt. På längre sikt handlar åtgärderna bland annat om att integrera kontinuitetshantering i organisationsövergripande styrdokument och att säkra kvalitet genom uppföljningar på centrumnivå. En annan viktig fråga att arbeta vidare med är ansvarsfördelningen och kommunikationen mellan vårdverksamheterna och regionens stödcentrum. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att Region Östergötland har kommit långt med det systematiska säkerhetsarbetet. Inom regionen arbetar verksamheterna kontinuerligt med risk- och sårbarhetsanalyser, händelseanalyser och senast 2012 genomfördes en förmågeanalys av regionens katastrofmedicinska beredskap. Egenkontroller, avvikelserapportering och incidentrapportering är en naturlig del i verksamheternas arbete. Kontinuitetshanteringsarbetet inom regionen har kommit långt. Dock finns det ett antal samhällsviktiga verksamheter som ännu inte är klara. Målsättningen är att dessa verksamheter ska ha genomfört sin kontinuitetshantering innan årsskiftet 2015. www.regionostergotland.se

Innehållsförteckning 1 Inledning... 5 2 Region Östergötland... 5 2.1 Östergötlands län... 5 2.2 Region Östergötlands roll och ansvarsområde... 6 2.3 Organisationen i Region Östergötland... 6 3 Kontinuitetshantering inom Region Östergötland... 7 3.1 Metod för kontinuitetshantering... 7 4 Arbetsprocess och metod... 8 4.1 Arbetsprocess RSA... 8 4.2 Metod... 9 4.2.1 Enkätdesign... 9 4.2.2 Datainsamling... 9 4.2.3 Analys av resultat... 9 4.3 Deltagare... 10 4.4 Underlag... 10 4.5 Avgränsningar... 10 4.5.1 Speciella verksamheter... 10 4.5.2 Kulturverksamheter... 11 4.5.3 Privata vårdgivare... 11 4.5.4 Kvalitet... 11 5 Samhällsviktig verksamhet inom Region Östergötland... 11 5.1 Kriterier för Samhällsviktig verksamhet... 11 5.2 Identifierade samhällsviktiga verksamheter... 12 6 Kritiska beroenden inom Region Östergötland... 12 7 Riskbedömning Region Östergötland... 14 7.1 Riskidentifiering... 14 7.2 Riskanalys... 16 7.2.1 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen... 16 7.2.2 Genomförda risk- och händelseanalyser... 16 8 Bedömning av Region Östergötlands generella krisberedskap.. 17 9 Identifierade sårbarheter och brister i krisberedskap inom Region Östergötland... 18 9.1 Identifierade sårbarheter och brister... 18 9.1.1 Kontinuitetshantering och samhällsviktiga verksamheter... 18 9.1.2 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen... 19 9.1.3 Risk- och händelseanalyser... 19 10 Identifierade åtgärder... 20 10.1 Kontinuitetshantering och samhällsviktiga verksamheter... 20 10.1.1 Åtgärder på kort sikt... 20 3

10.1.2 Åtgärder på lång sikt... 20 10.2 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen... 21 10.3 Risk- och händelseanalyser... 21 Figurförteckning Figur 1: Organisation Region Östergötland... 6 Figur 2: Kartläggningen utgör underlag till tre olika uppdrag inom säkerhetsområdet... 8 Figur 3: Ordmoln över verksamheternas kritiska beroenden... 13 Figur 4: Andel av verksamheterna som tagit fram reservrutiner, bedömer att de behöver rutiner eller som inte ser dem som relevanta... 13 Figur 5: Ordmoln över verksamheternas kritiska leveranser... 14 4

1 Inledning Region Östergötlands Risk- och sårbarhetsanalys för mandatperioden 2015-2018 ska, enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrift om landstings risk- och sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:4), skriftligen redovisas till Socialstyrelsen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Länsstyrelsen senast den 31 oktober 2015. År 2013 fick MSB ett regeringsuppdrag att utifrån den strategi som myndigheten redovisade 2011, ta fram en handlingsplan för skydd av samhällsviktig verksamhet [1]. Myndighetens målsättning är att alla samhällsviktiga verksamheter på lokal, regional och nationell nivå ska ha integrerat ett systematiskt säkerhetsarbete senast år 2020. Syftet är att skapa ett resilient samhälle med en förbättrad förmåga i samhällsviktig verksamhet att motstå och återhämta sig från allvarliga störningar. En stor del av Region Östergötland verksamheter är samhällsviktiga verksamheter. Ett systematiskt säkerhetsarbete är en kontinuerlig process och ett grundläggande skydd av samhällsviktig verksamhet. Det systemetiska säkerhetsarbetet innehåller i huvudsak tre olika delar: Riskhantering - Att bearbeta, värdera, hantera och kontrollera risker inom Region Östergötlands verksamheter. Kontinuitetshantering - Planering för att kunna upprätthålla Region Östergötlands verksamheter och processer för att skapa nödvändig förmåga oavsett händelse. Hantering av inträffade händelser - Exempelvis incidenthantering, uppföljning av allvarlig händelse, händelseanalyser och avvikelserapportering. Då kontinuitetshantering och skydd av samhällsviktig verksamhet är viktiga områden inom det systematiska säkerhetsarbetet och utifrån de nya kraven från MSB, har Region Östergötland fokuserat särskilt på dessa områden i Risk- och sårbarhetsanalysen för mandatperioden 2015-2018. 2 Region Östergötland I kommande avsnitt ges en kort beskrivning av Östergötlands län och Region Östergötlands roll, ansvarsområde och organisation. 2.1 Östergötlands län Östergötland är Sveriges fjärde största län med tretton kommuner och cirka 442 000 invånare. Östergötland omfattar till ytan drygt 10 000 km². Här finns landsbygd och storstad, skärgård och skogsbygd samt ett variationsrikt kultur- och näringsliv. Mer än hälften av östgötarna bor i Linköping och Norrköping, som ligger ungefär fyra mil från varandra. I Östergötland finns flera stora vägar och järnvägsnät med omfattande person- och godstrafik inklusive transporter med farliga ämnen. Väg och järnvägsnätet löper på flera ställen genom eller nära tättbebyggda områden. Det finns tre flygplatser, varav två med internationell trafik. Norrköpings hamn är en av landets till ytan största hamnar. Där sker det bland annat transporter av farliga ämnen. Ett flertal produktionsanläggningar inom länet omfattas av lagstiftning angående hantering och transporter av farliga ämnen [2]. Under året genomförs flera stora evenemang som samlar en större mängd människor, bland annat sommaroch musikfestivaler samt olika sportevenemang. 5

2.2 Region Östergötlands roll och ansvarsområde Region Östergötlands uppdrag är att erbjuda invånarna i Östergötland en bra hälso- och sjukvård, där även tandvård ingår, samt att leda den regionala utvecklingen. Hälso- och sjukvården i länet består av närsjukvård och specialistsjukvård. Inom närsjukvården finns cirka 40 vårdcentraler som antingen är regiondrivna eller privata, och som drivs på uppdrag av Region Östergötland. Specialistsjukvården finns på Region Östergötlands tre sjukhus; Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och Lasarettet i Motala. Inom den högspecialiserade vården har Region Östergötland ett region- och riksansvar. Det innebär att Region Östergötland tar emot patienter från sydöstra sjukvårdsregionen och från hela landet för den vården. Regionen leder utvecklingsarbetet för en långsiktig och hållbar utveckling i regionen genom sitt ansvar för regionala uppgifter och uppdraget att genomföra åtgärder inom områden som samhällsbyggnad, kompetensförsörjning, företagande, besöksnäring, kultur, folkbildning och folkhälsa. Regionen är huvudman för all kollektivtrafik i länet och har rollen att som regional kollektivtrafikmyndighet ansvara för att utveckla en attraktiv och effektiv kollektivtrafik i länet. Regionens uppdrag regleras av kommunallagen, hälso- och sjukvårdslagen, tandvårdslagen, patientlagen, lagen om kollektivtrafik, lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län samt annan lagstiftning som är relevant för verksamheten. 2.3 Organisationen i Region Östergötland Figur 1: Organisation Region Östergötland Region Östergötlands verksamheter är organiserade i ett 15-tal olika produktionsenheter. Fyra av enheterna ansvarar för närsjukvården med cirka 40 vårdcentraler runt om i länet, samt ett närsjukvårdscentrum i 6

Finspång. Fem av enheterna ansvarar för den specialiserade vården, som är länsövergripande. Den specialiserade vården ges vid regionens tre sjukhus. Folktandvården har ett 40-tal kliniker för allmäntandvård, specialisttandvård och sjukhustandvård i Östergötland. Utöver de verksamheter som arbetar med vård finns fem stöd- och serviceenheter, som ger stöd åt och utvecklar regionens samlade verksamhet. Region Östergötland deltar också i ett antal samverkansorganisationer och är huvudman för Lunnevads folkhögskola och Naturbruksgymnasiet med utbildningsverksamhet i Norrköping och Linköping. Flera privata vårdgivare bedriver hälso- och sjukvård på uppdrag av Region Östergötland, till exempel Falck Ambulans AB och Ambulanssjukvården i Östergötland AB som driver ambulanssjukvården. Aleris är en annan privat vårdgivare som bland annat bedriver specialistvård vid Lasarettet i Motala. 3 Kontinuitetshantering inom Region Östergötland Kontinuitetshantering är ett förebyggande arbete som samtliga verksamheter inom Region Östergötland har i uppdrag att genomföra för att säkerställa patientsäkerheten. Målet är att skapa robusthet så att kritiska aktiviteter fungerar på en acceptabel nivå trots vardagliga, planerade och oplanerade störningar och avbrott som kan påverka vården. Utgångspunkten är att under alla omständigheter säkerställa patientsäkerheten i vården. Kontinuitetshanteringen är en av grundpelarna i regionens systematiska säkerhetsarbete och ska genomföras i alla verksamheter. Kontinuitetshanteringen ska vara en integrerad del i verksamheternas arbete med säkerhets- och patientsäkerhetfrågor och resultatet ska bilda en helhet som leder till en säker och robust sjukvård. 3.1 Metod för kontinuitetshantering Region Östergötland har anpassat en kontinuitetshanteringsmetod till den egna organisationen. Projektet startade 2011 på uppdrag av den dåvarande landstingsledningen. Varje centrum utsåg ett antal kontinuitetslotsar som utbildades i metoden och som ska utgöra stöd till de egna verksamheterna i metod och i genomförande av kontinuitetsplanerna. Metoden har arbetats fram successivt och kompletterats med mallar, checklistor och tips i en lotshandbok som nu är grunden till de lotsutbildningar som hållits årligen sedan 2012. Konsekvensanalysen ingår som en viktig del i kontinuitetshanteringen. I konsekvensanalysen identifieras verksamheternas kritiska aktiviteter, vilka delaktiviteter som stödjer dessa och vilka kritiska beroende som finns av infrastruktur och leverantörer. Utifrån konsekvensanalysen går verksamheten systematiskt igenom de områden som behöver ses över eller stärkas på olika sätt. Kontinuitetshanteringsarbetet kan mynna ut i olika typer av åtgärder, till exempel att utarbeta eller komplettera reservrutiner, säkerställa att medarbetare har relevant utbildning eller att se över ett avtal med en leverantör. Tillsammans utgör reservrutiner, avtal och annat som bedöms nödvändigt, stommen i verksamhetens kontinuitetsplan. Verksamhetschefen ansvarar för att kontinuitetsplanen är känd hos alla medarbetare, att den revideras vid behov och att den följs upp årligen via regionens verktyg för egenkontroll, riskhanteringscheck (RH-check). 7

4 Arbetsprocess och metod I kommande avsnitt beskrivs den arbetsprocess och metod som använts i arbetet med Region Östergötlands Risk- och sårbarhetsanalys för 2015-2018. 4.1 Arbetsprocess RSA Region Östergötland har inom ramen för Region Östergötlands Risk- och sårbarhetsanalys 2015-2018 genomfört en heltäckande kartläggning för att identifiera regionens samtliga samhällsviktiga verksamheter och för att säkerställa att samtliga verksamheter arbetar med sin kontinuitetshantering på ett systematiskt sätt. Figur 2: Kartläggningen utgör underlag till tre olika uppdrag inom säkerhetsområdet Kartläggningen utgör underlag för tre olika uppdrag som samordnades genom en datainsamling i syfte att minska störningarna för verksamheterna i så stor utsträckning som möjligt. Kartläggningen gjordes genom en enkätundersökning som skickades ut till samtliga enheter inom regionen, inklusive stödcentrum och regionens skolor. Kollektivtrafikutövaren Östgötatrafiken inkluderades i undersökningen genom ett separat dialogmöte där enkätens frågor diskuterades muntligt. Enkäten syftade också till att identifiera kritiska beroenden för regionens samhällsviktiga verksamheter och till att kartlägga förekomsten och kännedomen om katastrofplaner i verksamheterna. För att säkerställa att enkäten gav svar på rätt frågor involverades en expert på enkätdesign och en statistiker i formuleringen av frågorna. 8

Arbetet har bedrivits i en arbetsgrupp enligt följande process: 1. Studier av lagar, föreskrifter och riktlinjer 2. Studier av Risk- och sårbarhetsanalyser inom andra landsting och regioner 3. Studier av tidigare genomförda Risk- och sårbarhetsanalyser inom Landstinget i Östergötland 4. Formulering av enkätfrågor 5. Programmering och utskick av enkät 6. Analys av enkätsvar 7. Genomgång och kvalitetssäkring av resultat med respektive produktionsenhetschef 8. Analys av kvalitetssäkrade data 9. Identifiering av risker och sårbarheter 10. Formulering av slutsatser och framgångsfaktorer 11. Förmågebedömning 12. Formulering av åtgärder genom workshops i arbetsgruppen och i lotsnätverket, samt i Region Östergötlands Säkerhetsgrupp och Säkerhetsråd. 13. Återkoppling och intern information till chefer och medarbetare. 4.2 Metod Följande avsnitt beskriver den metod som användes för att genomföra den regionsövergripande kartläggningen. 4.2.1 Enkätdesign En digital enkät togs fram i enkätverktyget Webropol. Enkäten bestod av 13 frågor om kontinuitetshantering, katastrofplaner och frågor som syftar till att identifiera samhällsviktiga verksamheter. Samtliga frågor krävde svar och kompletterades med ett fritextfält för möjligheten att kommentera frågorna. Ett NEJ-svar på några av frågorna gjorde att ett antal följdfrågor inte var relevanta och därför inte behövde besvaras. Frågor och svarsalternativ togs fram i samarbete med en expert på enkätdesign och en statistiker inom Enheten för hälsoanalys. Enkäten i sin helhet återfinns i bilaga 1. 4.2.2 Datainsamling I slutet av oktober 2014 mailades enkäten ut till samtliga vårdenhetschefer eller personer med motsvarande position inom hela Region Östergötland (dåvarande Landstinget i Östergötland), drygt 300 personer. Produktionsenhetschefer och verksamhetschefer fick detaljerad information om kartläggningen via mail innan enkäten skickades ut till vårdenhetscheferna. Verksamhetscheferna ansvarade för att enkäten besvarades av deras enhetschefer senast den 17 november 2014. Efter sista svarsdatum ringde personer från arbetsgruppen upp de respondenter som ännu inte hade svarat, cirka 90 personer, med målsättningen att få in svar från samtliga respondenter. I den här processen ströks respondenter från listan som exempelvis samarbetat med närliggande enheter och därför svarat gemensamt med någon eller flera andra respondenter. På kliniker där vårdenheterna har kontinuitetshanterat tillsammans kan det alltså ha inkommit ett gemensamt svar för hela kliniken, och i andra fall, flera nästan identiska svar från samtliga enheter inom en klinik. Målsättningen har varit att få in åtminstone ett svar per klinik. Efter dessa justeringar kom svarsfrekvensen upp till 92 procent för hela Region Östergötland. 4.2.3 Analys av resultat Rådata från enkätundersökningen sammanställdes och analyserades med hjälp av statistikprogrammet SPSS. Efter den första sammanställningen av resultatet genomfördes under januari månad dialogmöten med alla produktionsenhetschefer, det vill säga cheferna för respektive centrumenhet inom Region Östergötland, och stabsmedarbetare med delegerat uppdrag från produktionsenehetschefen. Syftet med dessa dialoger var att informera centrumledningen om resultatet för det egna centrumet, stämma av statusen för kontinuitetshanteringen inom centrumet, samt att stämma av centrumets samhällsviktiga verksamheter som identifierats utifrån svaren i enkäten. Dialogerna gav möjligheten att kvalitetssäkra resultatet och få centrumledningens bedömning och klassificering av de enheter (8 procent) som saknade svar från datainsamlingen. Tveksamma enkätsvar 9

diskuterades gemensamt och vissa klassificeringar justerades under mötet. Produktionsenhetschefen fick efter dialogmötet signera och godkänna resultatet för sin produktionsenhet. Genom dessa dialoger blev kartläggningen av regionens samhällsviktiga verksamheter och statusen för verksamheternas kontinuitetshantering heltäckande för hela Region Östergötland. Efter genomförda dialoger utfördes nya analyser på det uppdaterade dataunderlaget och de slutliga resultaten publicerades internt på intranätet, samt återfördes till chefslinjen och presenterades i berörda forum. 4.3 Deltagare I arbetsgruppen för Region Östergötlands Risk- och sårbarhetsanalys har följande roller ingått: Beredskapssamordnare Miljö- och säkerhetschef Säkerhetsstrateg Verksamhetsutvecklare säkerhet Säkerhets- och miljöcontroller Kartläggningen har skickats ut till samtliga vårdenhetschefer eller personer med motsvarande roll inom Region Östergötland, både i vårdande verksamheter och i stöd- och serviceverksamheter, samt till regionens skolor. Resultatet har därefter stämts av med regionens produktionsenhetschefer och stabsmedarbetare med delegerat uppdrag från produktionsenehetschefen. Östgötatrafiken, som driver kollektivtrafiken inom Region Östergötland har deltagit i kartläggningen genom att vi har intervjuat den trafikoperativa chefen inom Östgötatrafiken vid ett separat dialogmöte. 4.4 Underlag Som underlag till denna rapport har följande dokument använts: Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om landstings risk- och sårbarhetsanalyser, MSBFS 2015:4. Kris och katastrofmedicinsk beredskapsplan för Landsinget i Östergötland (Dnr: LiÖ 2014-682) Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen inom Landstinget i Östergötland 2012. Katastrofmedicinskt centrum, E. Kristdal, E. Bengtsson, A. Bergström (Dnr: LiÖ 2013-858). Riskbild Östergötland 2006. Länsstyrelsen, J. Knuthammar, R. Wenemark. Riskbild Östergötland. Skydd, undsättning och vård, 2006. K. Palmblad, R. Wenemark. Sammanställning av kvarstående åtgärder från övergripande Risk- och sårbarhetsanalyser, Händelseanalyser och Förmågeanalyser utförda i Landstinget i Östergötland under 2007-2013. Rådata från kartläggning RSA, november 2014. 4.5 Avgränsningar Följande avsnitt beskriver och motiverar de avgränsningar som gjorts inom ramen för denna Risk- och sårbarhetsanalys. 4.5.1 Speciella verksamheter Risk- och sårbarhetsanalysen startades upp under hösten 2014 och kartläggningen täcker in samtliga verksamheter inom Region Östergötland. Det finns en viss problematik kring att utforma frågorna i en enkät så att de passar alla olika typer av verksamheter som bedrivs inom regionen. Därför genomfördes exempelvis en intervju med kollektivtrafikutövaren Östgötatrafikens trafikoperativa chef, istället för att han fick besvara enkäten. Inom Östgötatrafiken används andra begrepp för krishantering och reservrutiner och därför valdes intervju för att på ett bättre sätt kunna förklara och jämföra begrepp och på så sätt undvika missförstånd. 10

4.5.2 Kulturverksamheter Region Östergötland bedriver även kulturell verksamhet och är tillsammans med Linköpings kommun huvudman för stiftelsen Östergötlands Länsteater. Då kartläggningen syftade till att kartlägga regionens samhällsviktiga verksamheter enligt två uppsatta kriterier (se avsnitt 5.1) gjorde arbetsgruppen på förhand en bedömning att Länsteatern i Östergötland inte är samhällsviktig inom ramen för något av de två kriterierna. Av denna anledning valdes att inte inkludera Östergötlands Länsteater i enkätundersökningen. Diskussioner har ändå förts kring verksamheten ur ett risk- och sårbarhetsperspektiv. 4.5.3 Privata vårdgivare Eftersom de privata vårdgivare som Region Östergötland samarbetar med idag inte har krav på sig om kontinuitetshantering i aktuella avtal, har vi valt att inte ta med dem i kartläggningen som specifikt ställer frågor om genomförandet av kontinuitetshanteringsmetoden. Privata vårdverksamheter i Region Östergötland ingår inte i den genomförda kartläggningen. Detta trots att delar av verksamheterna är samhällsviktiga. Kartläggningen har i första hand fokuserat på de verksamheter som drivs direkt av Region Östergötland. 4.5.4 Kvalitet Kartläggningen ställer inga frågor kring kontinuitetsplanernas innehåll och kvalitet. Svaren speglar endast enhetschefernas subjektiva bedömningar av nuläget, vilket ger en första indikation av hur långt verksamheterna kommit med sin kontinuitetshantering. I kontinuitetshanteringsarbetet har verksamheterna följt den framtagna metoden och fått stöd av kontinuitetslotsar, vilket ger en viss kvalitetssäkring av kontinuitetsplanerna. 5 Samhällsviktig verksamhet inom Region Östergötland Som en del av arbetet med Risk- och sårbarhetsanalysen ingår att identifiera Region Östergötlands samhällsviktiga verksamheter. 5.1 Kriterier för Samhällsviktig verksamhet Myndigheten för samhällsskydd och beredskap definierar samhällsviktig verksamhet utifrån följande två kriterier (MSBFS 20015:4): En samhällsviktig verksamhet är en verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor: - Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. - Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. Villkoren är mycket övergripande och svåra att applicera direkt på den verksamhet som bedrivs inom Region Östergötland. Därför kompletterades, i samråd med MSB, dessa villkor med två kriterier som är mer konkretiserade och bättre anpassade till regionens vårdande verksamheter. Resultatet blev två påståenden som har använts för att identifiera samhällsviktiga verksamheter inom regionen. Samhällsviktiga verksamheter inom Region Östergötland är: 1. Verksamheter som inte kan avbrytas under tre timmar utan att det riskerar liv eller riskerar att allvarligt skada individers hälsa. 2. Verksamheter som har en avgörande roll i hantering av en redan uppkommen kris i samhället. 11

Arbetsgruppen valde att i samråd med MSB sätta gränsen för ett avbrott i verksamheten till tre timmar för att göra en avgränsning. I det längre perspektivet (3 dygn, 1 vecka) kan fler verksamheter anses vara samhällsviktiga. Tretimmarsperspektivet passar också bra, eftersom regionens metod för kontinuitetshantering i första hand har fokuserat på avbrott runt 2-3 timmar. För att identifiera regionens samhällsviktiga verksamheter fick vårdenhetschefen svara på följande två frågor i enkäten: 1. Hur länge bedömer du att din verksamhet helt kan avbrytas utan att det riskerar liv eller att det allvarligt skadar individers hälsa? (Här menas ett totalt avbrott av verksamhetens drift - både avseende maskinell utrustning och personalens arbete). Mindre än 3 minuter Mindre än 3 timmar 3 dygn 1 vecka eller mer 2. Anser du att din verksamhet har en avgörande roll i hanteringen av en inträffad kris i samhället? Ja Nej Vet ej Identifierade samhällsviktiga verksamheter är alltså de verksamheter som inte kan avbryta sin verksamhet i mer än tre timmar och/eller har en avgörande roll i hanteringen av en inträffad kris. I första frågan får vi dessutom möjlighet att identifiera de mest kritiska verksamheterna, det vill säga de verksamheter som inte klarar ett avbrott av verksamheten i tre minuter. Samtidigt ger det en acceptabel avbrottstid på de verksamheter som inte är samhällsviktiga inom tretimmarsperspektivet. 5.2 Identifierade samhällsviktiga verksamheter Kartläggningen har gett en heltäckande bild över Region Östergötlands samhällsviktiga verksamheter och visar att 48 procent av regionens verksamheter är samhällsviktiga enligt något eller båda av de två uppsatta kriterierna i avsnitt 5.1. Tolv procent av regionens verksamheter utgör samhällsviktiga verksamheter som inte klarar ett avbrott på tre minuter, vilka vi kallar treminutersverksamheter, eller 24/7-verksamheter och akutverksamheter. Bland de samhällsviktiga verksamheterna återfinns akut- och specialistvård, men även vårdcentraler med ett utsatt läge, ofta vårdcentraler som ligger långt från närmaste sjukhus. Dessutom har ett antal enheter inom stödcentrumen klassats som samhällsviktiga, samt två funktioner inom kollektivtrafiken. Samtliga samhällsviktiga verksamheter och detaljerade data finns dokumenterade i ett separat dokument. 6 Kritiska beroenden inom Region Östergötland Enligt MSB är kritiska beroenden sådana beroenden som är avgörande för att samhällsviktiga verksamheter ska kunna fungera [1]. De karakteriseras av att ett bortfall eller en störning i leveransen relativt omgående leder till funktionsnedsättningar i verksamheten som kan få allvarliga konsekvenser. Den samhällsviktiga verksamheten inom Region Östergötland har ett antal kritiska beroenden, det vill säga leveranser eller funktioner som måste fungera för att verksamheten ska kunna genomföra sitt uppdrag. I kartläggningen har varje verksamhet fått redogöra för sina kritiska beroenden. Dels genom att i fritextsvar lista sina kritiska beroenden och dels genom att ange för vilka områden verksamheterna har tagit fram reservrutiner. Resultatet av fritextsvaren illustereras här med hjälp av ett ordmoln där de mest frekvent förekommande orden från samtliga fritextsvar genererar störst text: 12

Figur 3: Ordmoln över verksamheternas kritiska beroenden Här ser vi tydligt att IT, el, medicinska gaser, vatten, telefoni, läkemedel, personal, transporter och logistik är områden där stora delar av verksamheten har identifierat sina kritiska beroenden. Resultatet visar att ett tydligt samband mellan identifierade kritiska beroenden och de områden inom vilka verksamheterna har tagit fram reservrutiner i sin kontinuitetshantering. Diagrammet nedan redovisar svar från enheter inom regionen som påbörjat eller som är klara med sin kontinuitetshantering. De gröna staplarna visar andel verksamheter som har tagit fram reservrutiner inom varje område. De röda staplarna är kritiska, då de visar hur stor del av verksamheterna som inte har, men som identifierat att de faktiskt bör ha reservrutiner inom området. De grå staplarna visar andel av verksamheterna som anser att reservrutiner inom det aktuella området inte är relevanta för verksamheten. Här har ingen kvalitetssäkring gjorts vilket betyder att det ändå kan finnas rutiner som är viktiga att ta fram trots att den initiala bedömningen visar att det inte är relevant. Figur 4: Andel av verksamheterna som tagit fram reservrutiner, bedömer att de behöver rutiner eller som inte ser dem som relevanta I enkäten ställdes frågan om enheten levererar någon tjänst eller produkt som andra verksamheter är kritiskt beroende av. De flesta samhällsviktiga verksamheter är samhällsviktiga för att de levererar en tjänst eller en funktion som andra verksamheter eller samhället är kritiskt beroende av. Det gäller exempelvis akutverksamheter, röntgen och laboratorier. Även här får ett ordmoln illustrera fritextsvaren: 13

Figur 5: Ordmoln över verksamheternas kritiska leveranser Här framträder leveranser som röntgenundersökningar, operationer, dialysbehandlingar, specialistkompetens och undersökningar tydligt, men även leveranser från regionens stödcentrum som exempelvis el, webb och IT-system. Alla samhällsviktig verksamheter identifierar sina egna kritiska beroenden och kritiska leveranser i sitt kontinuitetshanteringsarbete. 7 Riskbedömning Region Östergötland Det finns en rad områden i regionen som kan har stort inflytande på hälso- och sjukvårdens funktion, kapacitet och förmåga. Vi har i denna rapport baserat vår riskbedömning på arbetet i ett gediget samverkansprojekt mellan länets stora samhällsaktörer - dåvarande Landstinget i Östergötland, Länsstyrelsen, kommuner, myndigheter, näringslivet och andra organisationer - projekt Riskbild Östergötland. 7.1 Riskidentifiering Under perioden 2004-2006 arbetade man i projekt Riskbild Östergötland med att identifiera hot och risker i Östergötlands län. Arbetet inleddes på uppdrag av det Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor (tidigare Regionalt Krishanteringsråd). År 2006 utkom slutrapporten för detta arbete [5]. De hot och risker som identifierades för Östergötland i delprojekt Skydd, undsättning och vård [6] är fortfarande aktuella och tänkbara risker för Region Östergötland under perioden 2015-2018. I tillägg till identifierade risker i Riskbild Östergötland har regionen de senaste åren identifierat nya risker kring social oro, kopplat till utsatta bostadsområden med utanförskap och gängkriminalitet. Den sociala oron skapar nya utmaningar och risker för regionens verksamheter som ska möta och vårda patienter från dessa utsatta grupper. Inom Region Östergötland arbetar man både långsiktigt och kortsiktigt med dessa frågor. 14

Tabellen nedan visar det resultat som redovisades i delprojekt Skydd, undsättning och vård. De fem extraordinära händelserna som bedöms som mest allvarliga inom respektive samverkansområde är markerade med fet stil. De mest sannolika är markerade med kursiv stil och de som är både allvarliga och sannolika är därav markerade med fet och kursiv stil. I tabellen har vi färgmarkerat de händelser analyserats djupare i riskanalysen i avsnitt 7.2.1. Skydd, undsättning och vård Nr (från rapport) Händelse 22. Stora bränder (stor påverkan på samhället, miljö, hälsa och egendom) 23. Kärnkraftolycka 24. Publika evenemang (spårar ur, häftigt tryck) 25. Demonstration (stor, häftig) 26. Oväder (Lång tid/stor omfattning) 27. Jordskred (Stor omfattning) 29. Utslagen vattenförsörjning 30. Tankbåtshaveri (olja, skärgården) 31. Bombattentat (terror, sabotage) 32. Elbortfall (mer än 6 timmar eller/och hela länet) 33. Kemikalieolycka (stor, industri) 34. Farligt gods, transportolycka 35. Helt oväntad/osannolik händelse/olycka 36. Rykten som leder till panik 37. Olycka utomlands (med inblandade östgötar) 38. Flera samtidiga mindre händelser 39. Pandemi 40. Stora transportolyckor 41. Stor flyktingström Tabell 1: Händelser som identifierats och analyserats i Riskbild Östergötland. 15

7.2 Riskanalys Utifrån de identifierade riskerna som redovisas i avsnitt 7.1 har tre scenarion analyserats vidare i regionens förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen. Arbetet beskrivs i kommande avsnitt. 7.2.1 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen I den förmågebedömning som ska göras inom ramen för Risk- och sårbarhetsanalysen i enlighet med MSBFS 2015:4, genomför Region Östergötland sedan 2008 scenariobaserade förmågeanalyser med stöd av Emergo Train System (ETS ). Bakgrunden till analysen är att man vill ha en tydlig bild av den katastrofmedicinska förmågan i Region Östergötland. Den första förmågebedömningen gjordes 2008 och i Kris och katastrofmedicinska beredskapsplanen [7] står att förmågeanalysen ska genomföras vart fjärde-femte år. Förmågeanalysen ger en bild av hur många drabbade sjukvårdsorganisationen i Region Östergötland kan omhänderta vid en allvarlig händelse och tydliggör regionens gränssättande resurser. Syftet med analysen är också att påvisa eventuella brister i larm och/eller vårdkedja vid allvarlig händelse och ge förslag på förbättringar för den katastrofmedicinska beredskapen. Förmågeanalysen av den katastrofmedicinska beredskapen i Region Östergötland genomförs som en del av regionsen risk- och sårbarhetsanalys på uppdrag av Region Östergötlands Kris och Katastrofmedicinska Beredskapskommitté (Region Östergötlands KKB). Det är kommittén som följer upp och ansvarar för att de brister som identifieras i analysen blir åtgärdade. Resultatet från förmågeanalyserna utgör även underlag till Region Östergötlands Kris och katastrofmedicinska beredskapsplan [7]. År 2012 genomfördes den senaste förmågeanalysen av den katastrofmedicinska beredskapen inom Region Östergötland [4]. Analysen genomfördes som scenariobaserade simuleringsövningar utifrån tre olika typhändelser i regionens upptagningsområden. Händelserna är identifierade som potentiella risker i tabellen i avsnitt 7.1 ovan. Ett rasat mixertorn under musikfestival på Bråvalla i Norrköping lördag den 7/7 kl. 18:00. Simuleringen omfattade totalt etthundrasjuttio stycken drabbade, varav etthundratjugofyra blev patienter inom hälso- och sjukvården. Av dessa patienter var det tio stycken som var svårt skadade, tjugo stycken med lättare skador och nittiofyra stycken till synes utan skador. Skottlossning på Katedralsskolan i Linköping måndag den 28/5 kl. 14:00. Simuleringen omfattade totalt femtiosex patienter varav sexton svårt skadade patienter och fyrtio till synes oskadade. Brand på Regionpsykiatriska kliniken i Vadstena lördag den 4/6 kl. 18:00. Simuleringen omfattade total femton patienter varav fem svårt skadade och tio till synes oskadade. Detaljerad information om simuleringarna finns att läsa i rapporten som sammanställdes 2013 [4]. 7.2.2 Genomförda risk- och händelseanalyser Riskanalyser utgör en viktig del av regionens systematiska säkerhetsarbete. Regionen arbetar kontinuerligt med att försöka identifiera eventuella risker och sårbarheter i verksamheter och med att genomföra åtgärder för att hantera, förebygga och kontrollera dessa risker. Händelseanalyserna ger oss möjlighet att lära av redan inträffade händelser och lindra konsekvenserna ifall de skulle inträffa igen eller om möjligt helt förebygga att de inträffar igen. 16

Inom Region Östergötland har det under 2007-2015 genomförts ett antal regionsövergripande risk- och sårbarhetsanalyser samt händelseanalyser. Riskanalys Landstingets organisation och högsta ledning 2007 Riskanalys Elförsörjning till landstingets anläggningar och verksamheter 2007 Riskanalys Vattenförsörjning till landstingets anläggningar och verksamheter 2008 Riskanalys Medicinsk gasförsörjning 2009 Riskanalys Katastrofmedicinsk beredskap 2009 Riskanalys Yttre miljöskydd 2009 Riskanalys Informationssäkerhet 2008-2010 Riskanalys Tele/IT 2010 Riskanalys Oväntad bygghändelse som kan störa verksamhet på US 2012 Riskanalys Allvarliga hot och hot om våld, Vrinnevisjukhuset 2013 Riskanalys Riskanalys vatten, med avseende på smittat vatten 2014 Händelseanalys Elavbrott US 2008-12-25 Händelseanalys Elavbrott US 2013-01-11 Händelseanalys Larmrutiner i samband med brand på psykiatrisk vårdavdelning 2011 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen 2008 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen 2012 Dessutom pågår nu (mars 2015) de avslutande analyserna i en händelseanalys från det IT-avbrott som inträffade i november 2014. I tillägg till ovanstående regionsövergripande riskanalyser genomförs det inom Region Östergötland varje år ett stort anal mindre riskanalyser inom verksamheterna. Region Östergötland har även varit med och tagit fram en nationell handbok för Risk- och händelseanalyser, Riskanalys & Händelseanalys: Handbok för patientsäkerhetsarbete [8]. 8 Bedömning av Region Östergötlands generella krisberedskap Enligt de indikatorer som besvarats från bilaga i MSBFS 2015:4 och som redovisas i bilaga 2, görs bedömningen att Region Östergötlands generella krisberedskap är god. 17

9 Identifierade sårbarheter och brister i krisberedskap inom Region Östergötland Region Östergötlands har ett ansvar att säkerställa att regionens samhällsviktiga verksamheter fungerar under alla omständigheter. I kartläggningen har regionens samhällsviktiga verksamheter och dess kritiska beroenden identifierats. Kontinuitetshanteringen skapar förutsättningar för att de samhällsviktiga verksamheterna ska kunna fullfölja sina uppdrag på en acceptabel nivå trots avbrott och störningar. Den skapar också förutsättningar för att verksamheterna ska vara väl rustade och kunna minimera konsekvenserna och återgå till normal drift så snart som möjligt när ett avbrott, en störning eller en allvarlig/ extraordinär händelse väl inträffar. Därför är den viktigaste åtgärden efter denna kartläggning att se till att alla identifierade samhällsviktiga verksamheter genomför sin kontinuitetshantering och färdigställer och förankrar sina kontinuitetsplaner under 2015. 9.1 Identifierade sårbarheter och brister De sårbarheter och brister som upptäckts i regionens arbete med kontinuitetshantering, förmågeanalysen och i regionens genomförda risk- och händelseanalyser redovisas i avsnitt 9.1.1-9.1.3. 9.1.1 Kontinuitetshantering och samhällsviktiga verksamheter Kartläggningen över Region Östergötlands samhällsviktiga verksamheter och kontinuitetshantering visar att: Det finns samhällsviktiga verksamheter (29 procent) som ännu inte påbörjat sin kontinuitetshantering. Kommentar: Alla verksamheter inom Region Östergötland ska kontinuitetshantera enligt den metod som är framtagen inom regionen och det är extra viktigt att verksamheter som klassas som samhällsviktiga inom tretimmarsperspektivet kommer igång med arbetet så snart som möjligt. Privata vårdgivare inom Region Östergötland omfattas idag inte av kravet på kontinuitetshantering. Kommentar: Flera av de verksamheter som drivs av privata vårdgivare är samhällsviktiga verksamheter som bör omfattas av kravet på kontinuitetshantering. Ledningens och chefernas ansvarstagande och engagemang på alla nivåer i regionen är avgörande för genomförandet av kontinuitetshanteringen. Parallella trender kan ses i andra verktyg t.ex. i verksamheternas egenkontroll (RH-check och avvikelsehantering). Detta kan tyda på att statusen för kontinuitetshanteringen speglar verksamhetens lokala säkerhetskultur. Kommentar: På centrum där centrumledningen tydligt visar att kontinuitetshantering ska prioriteras och signalerar till chefer att de här frågorna är viktiga, är det en mycket högre genomförandegrad. Verksamheter som inte påbörjat sin kontinuitetshantering genomför i mindre utsträckning även sin egenkontroll inom området. Landstingsledningens budskap har delvis varit otydligt. Fastställda riktlinjer finns, men har inte kommunicerats tydligt och det saknas reella incitament och påföljder på organisationsnivå för att genomföra metoden inom given tidsram. Kommentar: Klara direktiv från ledningsnivå och mätbara mål är en förutsättning för att lyckas med implementeringen av metoden. En mängd verksamheter saknar reservrutiner inom flera huvudområden, samtidigt som de själva gör bedömningen att de bör ha reservrutiner inom dessa områden. Det gäller bland annat områden som personal, nyckelkompetenser, tvätteri, vatten, läkemedel m.fl. 18

Kommentar: Att verksamheterna själva identifierar ett behov av att ta fram reservrutiner som idag inte finns framme ska tas på allvar. Det är exempelvis ur patientsäkerhetssynpunkt mycket viktigt att säkerställa att verksamheterna har tillgång till utbildad personal under alla delar av året, liksom det är viktigt att säkerställa tillgången till läkemedel. Det är verksamhetschefens ansvar att saknade rutiner arbetas fram så snart som möjligt. Centrum som har kommit långt i sin kontinuitetshantering saknar ofta strategi och ansvarsfördelning för förvaltningsfasen av arbetet med metoden. Det saknas rutiner för förankring av resultat, löpande uppföljning, och återkommande revidering av kontinuitetsplanen. Kommentar: Kontinuitetshanteringen är inget avgränsat arbete utan ska ses som en fortlöpande process. En identifierad risk för hela Region Östergötland är att det inom många försörjningsområden saknas reservrutiner och kontinuitetsplaner hos stödcentrumen. Detta gör att vårdverksamheternas reservrutiner inte är robusta i praktiken. Kommentar: Ett tydligt exempel är reservrutiner för vatten, där 60 procent av verksamheterna anger att de har reservrutiner för avbrott i vattenförsörjningen eller för kontaminerat vatten. Det finns dock ännu ingen fastlagd plan hos den ansvariga stödenheten hur de ska förse verksamheterna med dricksvatten om vattnet är kontaminerat. I själva verket är alltså delar av verksamheternas reservrutiner för vatten ofärdig och oanvändbara, eftersom verksamheterna väntar på besked om hur vattendistribueringen ska gå till. Det finns ett tydligt glapp i kommunikation och ansvarstagande mellan vårdverksamheter och stödverksamheter. Kommentar: Vårdverksamheterna måste bli bättre på att ställa krav mot stödverksamheterna på samma sätt som stödverksamheterna måste bli bättre på att göra analyser kring vårdverksamheternas behov och också på att kommunicera vad vårdverksamheterna egentligen kan förvänta sig och därmed måste anpassa sig efter när de tar fram sina reservrutiner. 9.1.2 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen Förmågeanalysen identifierade att antal brister utifrån de tre scenarion som simulerades (se avsnitt 7.2.1) i analysen. Bland annat identifierades behov ett av en regionsövergripande anhörigupplysning. Det visade sig också att vårdpersonalen hade bristfällig information om själva händelsen under alla tre simuleringarna. Utbildningsbehov och brister i rutiner på några områden är ytterligare exempel på identifierade brister i regionens förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen. Resultatet redovisas i sin helhet analysrapporten [4]. Resultaten används som en grund i planeringen och i förbättringsarbetet av den katastrofmedicinska verksamheten inom regionen. 9.1.3 Risk- och händelseanalyser Identifierade sårbarheter och brister utifrån de regionsövergripande risk- och händelsesanalyser som genomförts inom Region Östergötland (dåvarande Landstinget i Östergötland) under år 2007-2014 har sammanställts i ett separat dokument. 19

10 Identifierade åtgärder De åtgärder som föreslås för regionens arbete med kontinuitetshantering, i förmågeanalysen och i regionens genomförda risk- och händelseanalyser redovisas i avsnitt 10.1-10.3. Utifrån identifierade risker och sårbarheter bör en handlingsplan med åtgärder, ansvariga funktioner och tidplan arbetas fram. 10.1 Kontinuitetshantering och samhällsviktiga verksamheter Resultaten från RSA-kartläggningen utgör ett gediget underlag med tydliga indikationer på vad som bidrar till en god patientsäkerhet och kontinuitet i verksamheten. Resultaten pekar även tydligt på vad som behöver åtgärdas för att skapa en mer robust hälso- och sjukvård i Östergötland. 10.1.1 Åtgärder på kort sikt Prioritera genomförande av kontinuitetshantering i samhällsviktiga verksamheter Regionen har ett antal verksamheter som klassats som samhällsviktiga, där arbete med kontinuitetshantering ännu inte är påbörjad. Inom dessa verksamheter ska implementering av kontinuitetshantering prioriteras. Ta fram reservrutiner för identifierade kritiska beroenden Verksamheter som angivit att de saknar reservrutiner för vissa områden, men själva anger att de bör ha det, ska snarast komplettera sina kontinuitetsplaner med rutiner inom dessa områden. Säkerställ robusthet i hela leveranskedjan Det ska snarast tas fram rutiner inom stora försörjningsområden där generella reservrutiner saknas. Stödcentrumen ska erbjuda generella mallar för reservrutiner inom områden som kan utgöra underlag för verksamheternas lokala reservrutiner för exempelvis telefoni, el, vatten etc. Ställ krav på revison i samband med flytt till nya lokaler Lägg in revision av enhetens kontinuitetsplan som en punkt i checklistan vid lokalflytt (de som används inom bland annat Framtidens US och Vision 2020). 10.1.2 Åtgärder på lång sikt Tydliggör ansvarsfördelning mellan vård och stödcentrum Fatta regionsövergripande beslut med tydlig gränsdragning för ansvaret mellan vårdverksamheter och stödcentrum. Tydliggör hur länge verksamheterna förväntas klara sig själva och inom vilket tidspann ordinarie infrastruktur kan förväntas vara tillbaka i drift. Sätt indikatorer för uppföljning av säkerhetsarbetet Fastställ indikatorer eller mätetal för uppföljning av kontinuitetshanteringen. Exempelvis att 100 procent av Region Östergötlands samhällsviktiga verksamheter ska ha en fastställd och internt kommunicerad kontinuitetsplan till 1 januari 2016. Integrering i existerande styrdokument Integrera kontinuitetshantering i organisationsövergripande styrdokument som rör patientsäkerhet, driftsäkerhet och arbetsmiljöfrågor. Anpassa riktlinjer för kontinuitetshanteringsmetoden till förvaltningsfas Formulera en organisatorisk modell för förvaltningsfas, kvalitetssäkring och uppföljning på varje centrumstab. Från centralt håll bör riktlinjer anpassas och i verksamheterna behöver rutiner etableras för löpande revidering och uppföljning. Säkerställ kompetens hos berörda ledningspersoner Integrera kontinuitetshantering i ledarskapsutbildningar och chefsmoduler inom hela Region Östergötland. Efterfråga kompetens på området vid rekryteringar och befordran. Krav på kontinuitetshantering för privata verksamheter Kommande upphandlingar ska innefatta krav på kontinuitetshantering även för privata verksamheter. Dessa verksamheter kommer då också att kunna inkluderas i kommande uppföljningar på området. 20

10.2 Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen Förmågeanalysen identifierade att antal brister utifrån de tre scenarion som simulerades i analysen (se avsnitt 7.2.1). Efter analysen har man systematiskt arbetat med att implementera och följa upp de åtgärdsförslag som arbetats fram. Bland annat pågår nu ett projekt för att skapa en regionsövergripande anhörigupplysning som ett direkt resultat av förmågeanalysen. På samma sätt pågår projektet Information vid allvarlig händelse för att snabbt nå ut med information om en händelse till verksamheter via regionens intranät. Åtgärderna hanteras och följs upp genom Region Östergötlands Kris och Katastrofmedicinska Beredskapskommitté. Pågående arbete och genomförda åtgärder redovisas och följs upp i ett separat dokument. 10.3 Risk- och händelseanalyser Region Östergötland arbetar systematiskt med att åtgärda och följa upp de brister som identifieras i genomförda analyser. Under 2014 gjordes en sammanställning och en uppföljning av alla identifierade sårbarheter och brister i de regionsövergripande risk- och händelsesanalyser som genomförts inom Region Östergötland under åren 2007-2014. Pågående arbete och genomförda åtgärder följs upp och redovisas i ett separat dokument. Under hösten 2015 kommer det att genomföras ytterligare en uppföljning av genomförda analyser för att säkerställa att samtliga brister är hanterade. Referenser 1. Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om landstings risk- och sårbarhetsanalyser, MSBFS 2015:4. 2. Handlingsplan för skydd av samhällsviktig verksamhet. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Avdelningen för risk- och sårbarhetsreducerande arbete. Enheten för skydd av samhällsviktig verksamhet. ISBN: 978-91-7383-373-8 3. Lagen om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga Kemikalieolyckor, SFS 1999:381. 4. Förmågeanalys av den katastrofmedicinska beredskapen inom Landstinget i Östergötland 2012. Katastrofmedicinskt centrum, E. Kristdal, E. Bengtsson, A. Bergström. Diarienummer: LiÖ 2013-858. 5. Riskbild Östergötland 2006. Länsstyrelsen i Östergötland, J. Knuthammar, R. Wenemark. 6. Riskbild Östergötland. Skydd, undsättning och vård, 2006. Länsstyrelsen i Östergötland, K. Palmblad, R. Wenemark. 7. Kris och katastrofmedicinsk beredskapsplan. Region Östergötland. Diarienummer: LiÖ 2014-682. 8. Riskanalys & Händelseanalys: Handbok för patientsäkerhetsarbete. Andra reviderade upplagan 2009. Socialstyrelsen. ISBN: 978-91-86301-28-6. Bilagor 1. Enkät - Kartläggning av landstingets kontinuitetshantering 2. Indikatorer för bedömning av regionens generella krisberedskap (från bilaga i MSBFS 2015:4) 21

Kartläggning av landstingets kontinuitetshantering Enkäten består av 13 övergripande frågor om din enhets kontinuitetsarbete, reservrutiner och katastrofberedskap. Den tar omkring 15-30 minuter att besvara och vi behöver ditt svar senast den 17 november 2014. Dina svar sparas om du tillfälligt avbryter eller tar en paus. Du kan när som helst återgå till enkäten via din länk. Centrum: * Välj: 6 Avdelning/Enhet: 5 6 I vilken yrkesroll besvarar du den här enkäten? * Välj den yrkestitel som du tycker passar bäst alternativt fyll i din titel i textfältet. nmlkj Verksamhetschef (eller motsvarande) nmlkj Vårdenhetschef (eller motsvarande) nmlkj Vårdcentralschef nmlkj Kontinuitetslots nmlkj Administratör nmlkj Verksamhetsutvecklare nmlkj Annan Kontinuitetshantering Nu följer ett par frågor om er enhets kontinuitetshantering.