Miljö- och byggnadsnämndens risk- och sårbarhetsanalys 2014

Transkript

1 Miljö- och byggnadsnämndens risk- och sårbarhetsanalys 2014

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund och lagkrav... 3 Syfte och mål... 3 Metod... 3 Nämndens prioriterade åtaganden... 4 Nämndens kritiska beroenden... 4 Riskanalys... 6 Riskmatris Åtgärder för riskerna Sårbarhetsanalys genom förmågebedömning Åtgärder för sårbarheterna Resultat och slutsatser Sid 2 av 15

3 Inledning Detta dokument utgör ett arbetsmaterial för nämnder i Sollentuna kommun att ta fram nämndspecifika risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) Bakgrund och lagkrav Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser (2010:6) ska alla kommuner identifiera och analysera de risker som finns inom kommunen och som kan leda till en extraordinär händelse. En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun. Denna rapport kommer att utgöra underlag för kommunens aggregerade RSA som ska rapporteras till länsstyrelsen under mandatperiodens första år, d.v.s. den 30 september För övriga år ska kommunen rapportera uppföljningar av sin RSA till länsstyrelsen senast den 15 september. Miljö- och byggnadsnämnden utövar tillsyn inom miljö- och hälsoskyddsområdet enligt miljöbalken och ett antal speciallagar inom området. Det övergripande målet är att medverka till ett samhälle med en god fysisk miljö för nuvarande och kommande generationer. Nämnden ansvarar också för bygglovsverksamheten samt den mät-och karttekniska verksamheten i kommunen. Nämndens tidigare RSA-arbete har bland annat behandlat brandövningar och brandskyddsfrågor, krisövningar, processkartläggningar samt risk- och sårbarhetsanalys för Syfte och mål Syftet med RSA är att öka riskmedvetenheten och minska sårbarheter inom Sollentuna kommuns verksamheter och inom kommunens interna och externa kritiska beroenden, samt öka förmågan att klara sina prioriterade åtaganden. Målet med genomförd RSA är att Sollentuna kommun ska få utökad kunskap om de risker och sårbarheter som är aktuella inom kommunen och på så sätt kunna skapa system som är robusta. RSA ska även ligga till grund för den plan som ska finnas för att hantera extraordinära händelser. Metod För att svara mot syftet med denna analys har arbetet genomförts i följande steg. Sid 3 av 15

4 Källa: Vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser (MSB 2011) Figur: 1 RSA består av, som benämningen antyder, en riskanalys och en sårbarhetsanalys. Nämnderna i Sollentuna kommun ska i detta arbete genomföra två workshopar: en riskanalysworkshop och en sårbarhetsanalysworkshop. Efter riskanalysworkshopen kan ett eller flera scenarion tas fram som ska förmågebedömas under sårbarhetsanalysworkshopen. Från miljö- och byggnadsnämnden har följande personer deltagit i analysarbetet (namn, funktion): Elisabeth Thelin, förvaltningschef Filip Olofsson, bygglovschef Christian Haglund, miljö- och hälsoskyddschef Patrik Öhrström, mät- och kartchef Maria Pålsson, kommunikatör/utredare Nämndens prioriterade åtaganden För att kunna analysera vilken påverkan olika händelser har på nämndens förmåga att utföra sitt uppdrag ska nämndens prioriterade åtaganden skrivas in i rutan nedan. Ett prioriterat åtagande är uppgifter som nämnden måste utföra även under påfrestning för att undvika oacceptabla konsekvenser. Tillsyn av livsmedelshygien/hantering Tillsyn sanitära frågor Kartläggning av smitta Kontroll av vattenkvalitet Nämndens kritiska beroenden Kritiska beroenden är resurser som nämnden är beroende av för att kunna uppfylla sina prioriterade åtaganden. Ett beroende definieras som kritiskt om det är svårt att ersätta den aktuella resursen med en annan. Kritiska beroenden kan vara interna eller externa. Sid 4 av 15

5 Interna It-stöd (it, handläggningssystem telefoner, mejl, fax) Kritiska beroenden Externa Elförsörjning Kollektivtrafik Transporter och analyser av vattenprover Tabell 1 Sid 5 av 15

6 Riskanalys Identifiera de risker som kan inträffa i organisationen och som kan medföra konsekvenser för människors hälsa, miljö, egendom eller nämndens prioriterade åtaganden. Riskidentifieringen genomförs förslagsvis genom en workshop där alla enskilt, eller gruppvis, noterar risker på post-itlappar. Post-itlapparna med respektive risk värderas därefter utifrån sannolikhet och konsekvens, enligt bedömningsgrunderna nedan, och placeras sedan i en riskmatris (sid 8) som projiceras på en projektorduk. Efter vidare analys i tabell 2 ska sedan de tio högsta riskerna placeras i riskmatrisen (sid 8) i denna mall. Bedömningsgrunder för sannolikhet och konsekvens. Sannolikhet 1 Mycket låg 2 Låg 3 Medelhög 4 Hög 5 Mycket hög Inträffar var 30:e år Inträffar var 10:e år Inträffar 1 gång/år Inträffar 6 gånger/år Inträffar varje vecka Konsekvens 1 Mycket begränsade 2 Begränsade 3 Allvarliga 4 Mycket allvarliga 5 Katastrofala Små direkta hälsoeffekter, mycket begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot enskild samhällsinstitution, mycket begränsade skador på egendom och miljö Måttliga direkta hälsoeffekter, begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot flera samhällsinstitutioner, begränsade skador på egendom och miljö Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner eller förändrat beteende, allvarliga skador på egendom och miljö Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner och förändrat beteende, mycket allvarliga skador på egendom och miljö Katastrofala direkta eller mycket stora indirekta hälsoeffekter och/eller flera döda, extrema störningar i samhällets funktionalitet, grundmurad misstro mot samhällsinstitutioner och allmän instabilitet, katastrofala skador på egendom och miljö Figur 2 Sid 6 av 15 Sollentuna kommun utan skriftligt medgivande från BRM Europe AB.

7 Välj ut de tio högst värderade riskerna från övningen innan, skriv in dessa i tabellen nedan (R1-R10) och analysera dessa närmare enligt kolumnerna nedan. Identifierad risk/händelse Möjliga orsaker till risken/händelsen Konsekvenser (för hälsa, miljö, egendom och prioriterade åtaganden) Kommentarer Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) Riskvärde (Sannolikhet* konsekvens) Kan risken accepteras? (Ja/Nej) R1 Brand levande ljus handsprit elektronik byggfel renoveringar R2 Olyckor halka krockar ouppmärksamhet stress trötthet slumpen dålig bil R3 It-avbrott /störningar (e-post, telefoni, back-up, handläggningssystem) strömavbrott serverhaveri personskador egendomsskador informations- och kompetensbortfall arbetsavbrott personskador informations- och kompetensbortfall arbetsavbrott sabotage förtal attentat misstro Brand uppstår ofta av slarv eller olyckshändelser. Det finns dock en medvetenhet hos medarbetarna och därför anses inte sannolikheten vara särskilt hög. Olyckor är svåra att förutsäga och kan ibland uppstå slumpmässigt. En ökad medvetenhet och kunskap kan dock minska risken för olyckor. Kortvarig störning kan hanteras. Vissa konsekvenser kan inte förebyggas, och de tas därför inte med i beräkningen om vilka följder den identifierade risken kan få Nej Nej Ja Sid 7 av 15 Sollentuna kommun utan skriftligt medgivande från BRM Europe AB.

8 Identifierad risk/händelse Möjliga orsaker till risken/händelsen Konsekvenser (för hälsa, miljö, egendom och prioriterade åtaganden) R4 Elavbrott störningar i elnät arbetsavbrott inbrott sanitära problem trasiga hissar misstro säkerhetssystem ur funktion R5 R6 Smitta på arbetsplatsen Våld/hot mot tjänstepersoner matförgiftning influensor vattenburen smitta attentat tillsyn och/eller beslut som går någon emot personskador informations- och kompetensbortfall personskador kompetensbortfall misstro mot myndigheten förtal Kommentarer Konsekvenserna bedöms som måttliga och därför får risken lov att accepteras. Rutiner för förebyggande arbete om arbetsmiljön finns, t.ex. vaccin och rutiner vid sjukdom. Sannolikheten för större utbrott av smitta på MBK bedöms som låg. Eftersom många medarbetare i MBN:s verksamheter utövar myndighetsutövning genom tillsyn och beslut, finns en reell risk för hot och våld. Myndighetsutövning är viktig för rättssäkerheten och våld och hot får stor påverkan på myndigheten. Därför bedöms konsekvenserna som höga. Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) Riskvärde (Sannolikhet* konsekvens) Kan risken accepteras? (Ja/Nej) Ja Ja Nej Sid 8 av 15 Sollentuna kommun utan skriftligt medgivande från BRM Europe AB.

9 Identifierad risk/händelse Möjliga orsaker till risken/händelsen Konsekvenser (för hälsa, miljö, egendom och prioriterade åtaganden) Kommentarer Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) Riskvärde (Sannolikhet* konsekvens) Kan risken accepteras? (Ja/Nej) R7 Kompetensbortfal l många uppsägningar på en gång pensionsavgångar sjukdom dödsfall R8 Oväder storm stora snömängder kompetensbortfall dysfunktionalitet förändrad arbetsbörda utslagen kollektivtrafik kompetensbortfall arbetsavbrott Stort kompetensbortfall innebär stora konsekvenser för verksamheten. Vissa rutiner finns för att hantera tjänstgöring vid oväder Nej Ja Tabell 2 Tabell: 2 Sid 9 av 15 Sollentuna kommun utan skriftligt medgivande från BRM Europe AB.

10 Riskmatris Ange (R1-R10) i rätt ruta efter sannolikhet och konsekvens. Sannolikhet Mycket hög (5) Hög (4) Medelhög (3) R3 R4 R8 R2 R6 Låg (2) R1 R5 R7 Mycket låg (1) (1) Mycket begränsade (2) Begränsade (3) Allvarliga (4) Mycket allvarliga (5) Katastrofala Konsekvens Figur 3 Åtgärder för riskerna För risker som inte kan accepteras bör åtgärder vidtas. Åtgärderna kan antingen förbygga orsakerna till risken eller begränsa konsekvenserna om den skulle inträffa. I tabellen ska anges vilken risk åtgärden berör (R1-R10), beskrivning av risken, vilken åtgärd som ska vidtas, ansvarig för att åtgärden genomförs samt datum när åtgärden är genomförd. R1- Risk/Händelse Åtgärd Ansvarig Klar (datum) R10 R1 Brand Regelbundna brandövningar, uppdaterad Förvaltningschef och respektive Löpande 2014 brandskyddsgenomgång, regler för tända ljus, medvetandegörande om brandrisker, hantering av handsprit enhetschef R2 Olyckor Halkkörningsutbildning, förskrifter om hjälm vid cyklande i tjänst, anti-sladd på nya bilar Respektive enhetschef Löpande Sid 10 av 15

11 R6 Våld/hot mot tjänsteperson Utbildning, medvetenhet om hotfulla situationer, informationsfolder om agerande vid hot och våld R7 Kompetensbortfall Processkartläggning, god samverkan, planering för kompetensöverföring, back-upfunktioner Elisabeth Thelin Juni 2014 Respektive enhetschef Löpande Tabell 3 Sårbarhetsanalys genom förmågebedömning Sårbarhetsanalysen genomförs genom att bedöma nämndens förmåga att hantera ett specifikt scenario. Länsstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har bestämt att ett eller två scenario ska förmågebedömas. Beskrivning av scenario 1: Våld och hot mot tjänsteperson i samband med inspektion. Tjänsteperson från miljö- och hälsoskyddsenheten blir knivhuggen i magen när hen utför inspektion på en restaurang. Knivhugget delas ut efter att inspektören påpekat missförhållanden i restaurangköket. Konsekvenser: 1. Fara för tjänstepersonens liv. 2. Rädsla hos tjänstepersonen och övriga medarbetare. Risk finns för uppsägningar. 3. Risk finns för korruption och annan påverkan på myndighetsutövningen. Bedömd förmåga att hantera händelsen: 2 Förmågan är i huvudsak god men det saknas skriftliga dokument för hur den här typen av händelser ska hanteras. Det behövs även förnyad utbildning hos MBK:s medarbetare i att hantera hot och våld. För att ytterligare stärka nämndens krishanteringsförmåga kan ytterligare ett scenario utformas utifrån den/de högst värderade riskerna. Ett scenario konstrueras genom att skriva ner händelsen, helst vid en specifik tid, orsaker till händelsen, sammanhang och direkta konsekvenser. Utifrån respektive scenario, bedöm nämndens förmåga att hantera händelsen. Förmågebedömningen sker genom MSBFS (2010:6) om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser indikatorer för krishanteringsförmåga. Skriv in S1 för scenario 1 och S2 för scenario 2 i bedömd förmåga (1-4) och utveckla vad eventuella brister beror på, d.v.s. vilka sårbarheter som finns. Bedömningsnivåer Följande bedömningsnivåer används vid en samlad bedömning av nämnden förmåga att motstå allvarliga störningar. Sid 11 av 15

12 Nivå Beskrivning av förmåga 1 Förmågan är god 2 Förmågan är i huvudsak god, men har vissa brister 3 Det finns en viss förmåga, men den är bristfällig 4 Det finns ingen eller mycket bristfällig förmåga Figur 4 Indikator Förmåga nivå 1-4 Sårbarhet (bristen i förmåga beror på att ) Ledning, samverkan och information Det finns en känd krisplan. Det finns en regelbundet utbildad och övad beredskaps- och ledningsorganisation. Beredskapsorganisationen disponerar nödvändiga resurser i form av lokaler samt tekniska system för bland annat kommunikation och lägesbild och den kan verka dygnet runt under minst en veckas tid. Det finns rutiner och tekniskt stöd för information till allmänheten och till media, samt för intern information. Det finns nätverk (t.ex. med andra myndigheter, nämnder, kommuner, landsting eller näringsliv) för samverkan och att samverkansövningar genomförs regelbundet. Behov av samverkan med andra aktörer är identifierade och tillgodosedda. Informationssäkerhet Det finns redundans och robusthet inom nämndens kommunikationssystem (IT, tele, radio). Det finns tillräcklig förmåga hos nämnden att upprätthålla informationstillgångarnas konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Larm Det finns övade larmrutiner. Omvärldsbevakning Avser samverkan och kriskommunikation med Norrvattenkommunerna och SEAB (behöver uppdateras). Avser samverkan och kriskommunikation med Norrvattenkommunerna och SEAB (behöver uppdateras). Sid 12 av 15

13 Indikator Förmåga nivå 1-4 Sårbarhet (bristen i förmåga beror på att ) Det finns en omvärldsbevakning som tidigt kan varna för allvarliga kriser som kan leda till extraordinära händelser. Det finns rutiner och tekniskt stöd för att snabbt sprida information till den egna organisationen och andra aktörer. Säkerhet och robusthet i verksamhetens infrastruktur Det finns redundans och robusthet i nämndens infrastruktur. Reservkraft Det finns testad reservkraft med en uthållighet om minst en vecka. Möjlighet att flytta verksamheten till annan plats Det finns genomförda förberedelser på den alternativa platsen. Flytt av verksamheten till alternativ plats är övad. Materiella resurser Det finns materiella resurser för att motstå allvarliga störningar, vilka kan tas i bruk med kort varsel och som har uthållighet om minst en vecka. Det finns förmåga att omfördela interna materiella resurser samt förmåga att ta emot förstärkningsresurser. Personella resurser Det finns regelbundet utbildad och övad personal som är tillgänglig med kort varsel och som kan verka under minst en vecka. Det finns möjlighet att omfördela personal inom nämnden och dess ansvarsområde samt att ta emot förstärkningsresurser. Samverkan Behov av samverkan med andra aktörer är identifierade och tillgodosedda. Praktisk erfarenhet Inträffad skarp händelse hade beröringspunkter med det ovan beskrivna scenariot. Genomförd övning hade beröringspunkter med det ovan beskrivna scenariot. Kommentar: Nej Kommentar: Ja Avser samverkan och kriskommunikation med Norrvattenkommunerna och SEAB (behöver uppdateras). Nämnden kan inte ta ställning till detta eftersom nämnden inte har den informationen. Sid 13 av 15 Avser samverkan och kriskommunikation med Norrvattenkommunerna och SEAB (behöver uppdateras).

14 Åtgärder för sårbarheterna För att minska ovan beskrivna sårbarheter behöver åtgärder vidtas. I tabellen ska anges vilken sårbarhet åtgärden avser, vilken åtgärd som ska vidtas, ansvarig för att åtgärden genomförs samt datum när åtgärden är genomförd. Sårbarhet Åtgärd Ansvarig Klar (datum) Tabell 4 Extern kriskommunikation Uppdatera och utveckla kriskommunikationsarbetet med Norrvattenkommunerna, Norrvatten och SEAB Christian Haglund 2014 Tabell 5 Resultat och slutsatser Förutom övriga planerade åtgärder är de stora fokusområdena våld och hot mot tjänsteperson samt kriskommunikation. Sid 14 av 15

15 Kontaktinformation Katarina Kämpe, kommundirektör Richard Buske, säkerhetschef Nicklas Fagerström, biträdande säkerhetschef Oscar Nyströmer, ordförande miljö- och byggnadsnämnden Elisabeth Thelin, förvaltningschef miljö- och byggnadskontoret Christian Haglund Filip Olofsson, bygglovschef Patrik Öhrström Maria Pålsson, kommunikatör miljö- och byggnadskontoret Sid 15 av 15