Prioritering och effektivisering genom strategisk indelning av inköp

Prioritering och effektivisering genom strategisk indelning av inköp Pia-Britt Hildebrand, enhetschef Torgil Lindgren, upphandlingskonsult Åsa Dahlström, avtalscontroller

Landstinget i Värmland 7 000 anställda 3 sjukhus, ett 30-tal vårdcentraler och ca 40 tandvårdskliniker Omsättning ca 7 miljarder per år Inköp ca 4 miljarder Enheten för Upphandling och avtal 13 personer Ca 150 upphandlingar per år (exkl. fastigheter)

Vårt arbetssätt Vi är en strategisk enhet Vi vill effektivisera upphandlingsprocessen och avtalsuppföljningen Vi vill tydliggöra våra processer

Vår metod Kraljics matris introducerades 1983 av Peter Kraljic och bygger på portföljteori. Matrisen är ett analysverktyg och en modell som används för att kategorisera produktgrupper utifrån två huvudfaktorer: Inköpens inverkan på ekonomiskt resultat Leveransrisk

Vår metod: Kraljics matris Inköpens inverkan på ekonomiskt resultat (finansiell risk) Hög Strategiska produkter Rutinprodukter Hävstångsprodukter Flaskhalsprodukter Hög Låg Leveransrisk

Upphandling Metoden ger stöd för Struktur och indelning Förutse effekter och konsekvenser Att styra och prioritera resurser Vägledning vid ex val av angreppsätt och upphandlingsförfarande

Upphandling - indelning Inköpens inverkan på ekonomiskt resultat (finansiell risk) Hög Läkemedel Medicinteknisk utrustning Datorer med tillbehör Helikopter Ortopedteknisk verksamhet Textil- och tvättservice Defibrillatorer Hänvisningsskyltar Saneringstjänster Vissa läkemedel Teckentolk Hög Låg Leveransrisk

Indelning - köpvolym Inköpens inverkan på ekonomiskt resultat (finansiell risk) Hög Köpvolym Köpvolym Köpvolym Köpvolym Hög Låg Leveransrisk

Upphandling - resursfördelning Inköpens inverkan på ekonomiskt resultat (finansiell risk) Öppen upphandling Selektiv upphandling Hög Standardisering/ utveckling, Erfarenhet/komp etens, Innovativa metoder Erfarenhet/komp etens Fler resurser Förhandlad upphandling Konkurrenspräglad dialog Förenklad upphandling Direktupphandling Standardisering Få resurser Innovativa metoder Erfarenhet Förenklad upphandling Direktupphandling Hög Låg Leveransrisk

Avtalsöverlämning Säkra avtalsförståelse Avtalscontroller och upphandlingskonsult kommer överens om vem som följer upp vad Vad vill man uppnå under avtalsperioden Struktur och planering

Implementering Metoden ger stöd för Struktur och indelning Att prioritera resurser Att besluta kommunikationskanaler

Implementera avtal - indelning Stora arbetsinsatser Stor insats av avtalscontroller tillsammans med upphandlingskonsult och verksamhet Utvalda kanaler för kommunikation, instruktioner Komplexa avtal (stora förändringar) men få som ska använda dem IT-system Materielförsörjning Textil- och tvättavtal Bemanningsavtal Stor insats av avtalscontroller tillsammans med upphandlingskonsult och verksamhet Samtliga kanaler för kommunikation, instruktioner Mycket liten insats av avtalscontroller eller upphandlingskonsult. Verksamheten sköter implementering själv Mailmeddelande om att avtalet finns tillgängligt Fotograf Journalist Helikopter Enkla avtal (enkla rutiner) men många som ska använda dem Fruktkorg Medelstor insats av avtalscontroller tillsammans med upphandlingskonsult och/eller verksamhet Samtliga kanaler för kommunikation Många berörda av avtalet

Avtalsuppföljning Metoden ger stöd för Struktur och indelning Att prioritera resurser Att besluta på vilket sätt avtalet ska följas upp

Uppföljning - indelning Stor volym Medelstor arbetsinsats, beror på volymen Hög grad av uppföljning= stickprovskontroll, avstämningsmöten med leverantör Avtal med stor volym men mindre risk Radiologiskt material Avtal med stor volym och hög risk Varuförsörjning Bemanningsavtal Textil-och tvätt avtal Stor arbetsinsats, volym + risk Kräver mycket hög grad av uppföljning= uppföljning av kvalitetsledningssystem Liten arbetsinsats Kräver minst grad av uppföljning= leverantörskontroll, fakturakontroll, avvikelsehantering Avtal med låg volym och låg risk Fotograf Journalist Helikopter Avtal med lägre volym men större risk Tolkförmedling Medelstor arbetsinsats, beror på risken Hög grad av uppföljning= leverantörens egen uppföljning Risk; säkerhet och kvalité, avtalstrohet

Arbetsprocess Direktiv eller uppdrag inkommer Kategorisering Upphandling Avtalsöverlämning Implementering Uppföljning Analys och rapport Helikopter DAA 2-3 resurser AA A A Bemanningsföretag BDD 1 resurs DD D D

Effekter Alla delaktiga Ökad medvetenhet om konsekvenser och effekter av våra val Möjlighet att prioritera och planera Ökad produktivitet och kvalitét Högre avtalstrohet Sänkta totalkostnader för landstinget Ökad kunskap om vårt arbetssätt i övriga organisationen

Nästa steg Analysera och utvärdera Marknadsföring i organisationen Utveckla arbetsmetoden och hitta ytterligare användningsområden

Tack! Pia-Britt Hildebrand, pia-britt.hildebrand@liv.se Torgil Lindgren, torgil.lindgren@liv.se Åsa Dahlström, asa.dahlstrom@liv.se Landstinget i Värmland

Mätetal Våra nyckeltal Uppdrag per år, totalt belopp volym Antal annonserade upphandlingar per år effektivitet Resultat av varje upphandling ekonomi Volym och prisförändringar i förhållande till tidigare år ekonomi Faktiskt fakturerat per prioriterad leverantör - ekonomi Kvalitet (rätt tid, rätt mottagare, rätt produkt) kvalitet Gjorda inköp som täcks av upphandlade avtal - avtalstrohet Rapporterade problem i avtal avvikelser Miljökrav, sociala krav och etiska krav i antal upphandlingar vi följer uppförandekoden och kvalitén på våra leverantörer