GRANSKNING AV ELEKTRONISK INFORMATIONSÖVERFÖRING I PROCESSEN SAMORDNAD VÅRD- OCH OMSORGSPLANERING HÖSTEN 2015 Godkänd av/datum: Referensrådet 2015-12-01 Diarienr: 00056-2015 Reviderad av/datum: Handläggare: Nina Brandström Framtaget av/datum: DRAG SVPL Södra Älvsborg Dokumenttyp: Rapport Sakkod:1 Antal bilagor: 0 Granskning av elektronisk informationsöverföring i processen samordnad vård- och omsorgsplanering Hösten 2015
Sammanfattning Här presenteras resultatet av den sjätte egengranskningen av den elektroniska informationsöverföringen i vårdprocessen samordnad vård- och omsorgsplanering i Södra Älvsborg. Egengranskning innebär att vardera organisationen själva bedömer den egna följsamheten till de regionala riktlinjerna och hur bra kvaliteten är i de elektroniska meddelandena i vårdprocessen samordnad vård- och omsorgsplanering, utifrån ett fastställt målvärde. Huvudsyftet med egengranskning är att öka medvetenheten om den egna organisationens informationsöverföring i vårdens övergångar. Resultatet kan sedan användas som grund för förbättringsarbete. Följsamhet till de regionala riktlinjerna Kontaktuppgifter har ökat hos de flesta vårdgivarna. Hos några varierar resultatet vilket talar för att förbättringsåtgärderna inte är ordentligt förankrade hos användarna. Vårdbegäran har i stort sett förbättrats vilket talar för god effekt av förbättringsåtgärderna. För Meddelande till vård och omsorg har följsamheten förbättrats hos det ena sjukhuset men är oförändrat hos det andra. För Kallelse och underlag till vårdplanering är följsamheten fortsatt låg. För upprättade av Samordnad plan vid utskrivning ligger resultatet konstant strax under målgränsen. För Information vid utskrivning varierar resultatet vilket talar för att förbättringsåtgärderna inte är förankrat hos användarna. Kvalitet i meddelanden När det gäller kvalitet i meddelanden har också här en ökning skett hos flera vårdgivare. Generellt sett verkar det vara svårare att uppnå ett hållbart resultat. Framgångsfaktorer för informationsöverföring i vårdens övergångar Struktur för ledning och styrning av processen i den egna organisationen. Utsedda grupper med särskilt ansvar för processen. Kunskap om hur processen hanteras i den egna organisationen. Strukturer och plan för förbättringsarbete. Utbildningsstruktur. Handledning. Avvikelsehantering. Stödet från ledningen i förbättringsarbetet är essentiellt. Resultatet kan aldrig bli bättre än kvaliteten på de resurser som ledningen tillför arbetet med förbättring av processen. Faktorer som försämrar informationsöverföring i vårdens övergångar är: Omorganisation. Bristande intresse från ledning, avsaknad av styrning. Kunskapsbrist. Avsaknad av rutiner, bristande rutiner. Bristande intresse eller låg motovation hos användaren. "Fel" personalkategori som har ansvar för informationsöverföring. I slutet av dokumentet sammanfattar varje vårdorganisation sitt resultat för höstens granskning. 1 (27)
Granskning av elektronisk informationsöverföring i processen samordnad vård- och omsorgsplanering hösten 2015 Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Metod... 3 Kvalitetsindikatorer... 4 Resultat... 5 Kontaktuppgifter... 5 Vårdbegäran... 6 Meddelande till vård och omsorg... 8 Kallelse och underlag till vårdplanering... 9 Samordnad plan vid utskrivning... 12 Information vid utskrivning... 14 Faktorer som påverkar följsamhet och kvalitet... 16 Kompletterande uppgifter... 17 Alingsås kommun... 17 Alingsås lasarett saknas... 17 Bollebygds kommun... 18 Borås stad... 19 Herrljunga kommun... 20 Lerums kommun... 21 Marks kommun... 22 Närhälsan Södra Älvsborg... 23 Svenljunga kommun... 24 Södra Älvsborgs Sjukhus... 25 Tranemo kommun... 26 Ulricehamns kommun saknas... 26 Vårgårda kommun - saknas... 26 Bild på elektroniska meddelanden med koppling till styrande dokument... 27 2 (27)
Granskning av elektronisk informationsöverföring i processen samordnad vård- och omsorgsplanering Våren 2015 Inledning Syftet med detta dokument är att presentera resultatet av den sjätte egengranskningen av elektronisk informationsöverföring i vårdprocessen samordnad vård- och omsorgsplanering i Södra Älvsborg. Egengranskningen är utförd av deltagarna i Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg (DRAG). Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering syftar till bästa möjliga vård och omsorg för den enskilda patienten. Processen utgår från lagar och förordningar 1. Västra Götaland införde 2009 en regional rutin 2 och ett gemensamt IT-stöd (se Figur 3 sist i dokumentet) vilket förväntades resultera i en effektiv och säker informationsöverföring i vårdens övergångar. Ett första steg för att uppnå detta är dock att den regiongemensamma rutinen följs och att IT-stödet används. Samordnad vård- och omsorgsplanering spänner över huvudmannagränser och brister i informationsöverföringen hos en huvudman innebär bristande underlag för beslut hos nästa huvudman, vilket då kommer att påverka vården av den enskilda patienten. För att ta reda på hur Södra Älvsborg efterlever den regiongemensamma rutinen har DRAG tagit fram kvalitetsindikatorer och genom egengranskning mätt utfallet i indikatorerna med utgångspunkt i metoder för förbättringsarbete. Kvalitetsindikatorerna är indelade i två huvudgrupper: 1) att de elektroniska meddelandena har skickats som rutinen föreskriver, rubricerat nedan som Grad av följsamhet till regiongemensam rutin och 2) att innehållet i det elektroniska meddelandet är av värde för mottagaren, rubricerat nedan som Kvalitet i meddelanden. Metod Modell för lärande och processförbättring enligt Institute for Healthcare Improvement ligger som grund för inhämtande av data och för hur resultatet presenteras. Modellen förespråkar inhämtande av den typ av data som kan visa på effekten av ett förändringsarbete. Genom upprepad egengranskning, där resultaten presenteras som en grafisk kurva, synliggörs effekten av ett förbättringsarbete. Resultatet blir också ett indirekt värde på kvaliteten på vården för den enskilda patienten. Data har också hämtats ur IT-stödet för samordnad vård- och omsorgsplanering. Kvalitet i meddelande har bedömts utifrån ett granskningsverktyg 3, framtaget av DRAG. 1 SOSFS 2005:27 Samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård. Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. 2 Samordnad vårdplanering SVPL - Gemensam rutin Västra Götaland. 3 Granskningsverktyget utgår från regional mall för de elektroniska meddelandenas informationsinnehåll. Mallen ger hjälp att värdera kvaliteten i informationsinnehållet. 3 (27)
Kvalitetsindikatorer Den elektroniska informationsöverföringen granskas utifrån perspektiven: 1) Grad av följsamhet till regiongemensam rutin som innebär en bedömning av hur väl den elektronisk informationsöverföring utförs i enlighet med regionala riktlinjer och överenskommelser. 2) Kvalitet i meddelanden som innebär en bedömning av hur väl innehållet i de elektroniska meddelandena i överensstämmer med Mallar för dokumentation för IT-stödet KLARA SVPL. Kvalitetsindikatorerna är: Elektroniska meddelanden Vårdbegäran Meddelande till Vård och omsorg Kallelse och underlag till vårdplanering Vårdplan Information vid utskrivning Kontaktuppgifter 1) Följsamhet till rutin 2) Kvalitet i meddelanden Vårdbegäran skickas till sjukhus på patienter inskrivna i kommunal hälsooch sjukvård som gör ett oplanerat, men av kommunen känt, besök på sjukhusets akutmottagning. (värderas Ja/Nej). Mål 100 %. Meddelande till vård- och omsorg är skickad till kommun och primärvård på patienter med Vårdbegäran som gör ett besök på akut-/öppenvårdsmottagning och som inte skrivs in i slutenvård utan skickas hem (värderas Ja/Nej). Mål 100 %. Kallelser och underlag till vårdplanering relaterat till Inskrivningsmeddelanden. Uppgifter hämtas från IT-stödets Rapporter. Mål 75 %. Antal upprättade vårdplaner relaterat till skickade Kallelser. Uppgift hämtas från IT-stödets Rapporter. Mål 80 %. Information vid utskrivning är skickad till kommun och primärvård samma dag som patienten skrivs ut från slutenvård (värderas Ja/Nej). Mål 100 %. Informationskvaliteten bedöms utifrån en regionalt fastställd mall för vad meddelandet ska innehålla, Värderas 1-10. Mål 10. Granskas inte i nuläget. Informationskvaliteten bedöms utifrån en regionalt fastställd mall för vad meddelandet ska innehålla, Värderas 1-10. Mål 10. Informationskvaliteten bedöms utifrån en regionalt fastställd mall för vad meddelandet ska innehålla. Värderas 1-10. Mål 10. Informationskvaliteten bedöms utifrån en regionalt fastställd mall för vad meddelandet ska innehålla, Värderas 1-2. Mål 2. Kontaktuppgifter innehåller alla/relevanta Kontaktuppgifter finns (värderas Ja/Nej). Mål 100 % Resultatet visualiseras med en kurva Kurva som strävar uppåt innebär att förbättringsåtgärderna är effektiva. Kurva utan tydlig riktning eller som pekar nedåt innebär att förbättringsåtgärderna haft ringa eller ingen effekt. Byte av förbättringsstrategi rekommenderas då. Kurva som pekar uppåt Kurva utan tydlig riktning Kurva som pekar nedåt 4 (27)
Resultat Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter - följsamhet och kvalitet. Korrekta och kompletta kontaktuppgifter är viktiga för att säkerställa att rätt information når rätt mottagare i rätt tid. Målet är korrekta kontaktuppgifter (kvalitet) på rätt plats i IT-stödet (följsamhet). Mål 100 %. Kurvan för Kontaktuppgifterna varierar men är hos de flesta vårdgivare uppåtgående. Instabilitet i en, för övrigt uppåtgående, kurva kan bero på att åtgärderna inte är ordentligt förankrade hos användarna. På grund av IT-stödets begränsningar har Sjukhusen i Södra Älvsborg utarbetat en praxis som innebär att kontaktuppgifter noteras inuti det elektroniska meddelandet i stället för på avsedd plats i ITstödet. Delregionala arbetsgruppen (DRAG) har enats om att det är en fördel om alla Kontaktuppgifter noteras på för detta avsedd plats i IT-stödet. 5 (27)
Vårdbegäran 1) Vårdbegäran - följsamhet. Vårdbegäran är en begäran om hälso- och sjukvård. Södra Älvsborg använder Vårdbegäran för informationsöverföring från kommun till sjukhusets akutmottagning. Målet är att Vårdbegäran ska skickas på alla patienter inskrivna i kommunal hälso- och sjukvård som gör ett oplanerat besök på sjukhusets akutmottagning. (Mål 100 %.) Resultatet visar att förbättringsåtgärderna har haft effekt. 6 (27)
2) Vårdbegäran - kvalitet. Vårdbegäran innehåller information om patientens generella hälso- och sociala status och aktuellt problem. (Mål 10.) Resultatet sammanfattas med att kvaliteten på Vårdbegäran i princip är oförändrat. Kurvorna bör tolkas som att det är svårt för kommunerna att hitta effektiva förbättringmetoder och hållbara rutiner som kan leda till ökad informationskvalitet. 7 (27)
Meddelande till vård och omsorg 1) Meddelande till vård och omsorg - följsamhet. Meddelande till vård och omsorg skickas från sjukhus till kommun och primärvård när patienten skickas hem efter besök på sjukhusets akutmottagning. (Om patienten i stället skrivs in i slutenvård används Inskrivningsmeddelande.) Meddelande till vård och omsorg innehåller en vårdsammanfattning, information behov av fortsatt vård, vem som ansvarar för vad samt läkemedelsförändringar. Målet är att Meddelande till vård och omsorg alltid skickas till kommun och primärvård som respons på en Vårdbegäran. (Mål 100 %.) Den stigande kurvan för SÄS visar att förbättringsarbete har haft effekt. Alingsås lasarett granskade Meddelande till vård och omsorg senast hösten 2014. Den oförändrade kurvan talar för behov av förbättringsarbete. 2) Meddelande till vård och omsorg - kvalitet. Kvaliteten har inte granskats. 8 (27)
Kallelse och underlag till vårdplanering 1) Kallelse - följsamhet. Syftet med Kallelse och underlag till vårdplanering är ge underlag för förberedelser inför utskrivning samt ge berörda vårdgivare möjlighet att utse deltagare till vårdplaneringsmötet med rätt kompetens. Kallelse och underlag till vårdplanering innehåller förslag på datum för möte, information om åtgärder som genomförts eller initierats under vårdtiden, patientens aktuella hälsostatus och förhållanden i patientens vardag. För att en Samordnad plan vid utskrivning ska kunna upprättas behöver en Kallelse och underlag till vårdplanering först ha skickats. En fjärdedel av de patienter som har ett Inskrivningsmeddelande 4 bedöms inte behöva vårdplaneras. Orsaken kan vara att patienten avböjer vårdplanering, att patienten påtagligt förbättrats och därför inte behöver stöd och hjälp efter utskrivning eller att patienten har avlidit. Det innebär att andelen Kallelse och underlag till vårdplanering uppskattningsvis bör vara ca 75 % av antalet Inskrivningsmeddelanden. Uppgifter om andelen Kallelse och underlag till vårdplanering hämtas ur IT-stödet för samordnad vård- och omsorgsplanering. Resultatet visar att andelen Kallelser är lägre än väntat (Figur 1). Figur 1 Andelen Kallelser i relation till Inskrivningsmeddelanden Hösten 2013 gjordes ett försök att öka Kallelserna med syfte att förbättra informationsöverföringen i vårdens övergångar. Detta misslyckades då vårdverksamheterna i Södra Älvsborg visade sig sakna resurser för att kunna skicka, ta emot och hantera en ökning av antalet Kallelse och underlag till vårdplanering. 4 Inskrivningsmeddelande skickas från sjukhus till kommun och primärvård när patienten blir inskriven i slutenvård. Meddelandet innehåller datum för inskrivning och kontaktuppgifter till sjukhuset. 9 (27)
En jämförelse med övriga delregioner visar att andelen skickade Kallelser i Södra Älvsborg är betydligt lägre än övriga delregioner av motsvarande storlek (Figur 2 Figur 1). Mönstret är oförändrat över tid. Södra Älvsborgs sätt att arbeta med Kallelse och underlag till vårdplanering innebär en avvikelse från de regionala riktlinjerna. Figur 2 Skickade elektroniska meddelanden i vårdprocessen samordnad vård- och omsorgsplanering 10 (27)
2) Kallelse - kvalitet Kurvornas flacka utveckling bör tolkas som att sjukhusen har svårt att hitta effektiva förbättringmetoder för att öka kvaliteten i Kallelse och underlag till vårdplanering. 11 (27)
Samordnad plan vid utskrivning 1) Vårdplan följsamhet. I Samordnad plan vid utskrivning ska varje huvudman bidra med relevant information. I Samordnad plan vid utskrivning beskrivs målet för patientens fortsatta vård och omsorg tiden närmast efter utskrivning. I meddelandet formuleras gjorda överenskommelser om vem som ansvarar för vad och när. En samordnad plan vid utskrivning föregås av en Kallelse och underlag till vårdplanering. Vårdplaneringsmötet kan utformas på olika sätt. Det finns möjlighet att vårdplanera via fysiskt möte, via telefon eller via video. För att Samordnad plan vid utskrivning ska kunna bli upprättad (godkänd) krävs alla huvudmäns aktiva deltagande (justering). DRAG har enats om att ett rimligt mål för andelen upprättade vårdplaner relaterat till skickade Kallelser är 80 procent (Mål 80 %). Uppgifter om andelen upprättade Vårdplaner hämtas ur IT-stödet. Målet är inte uppnått. Andelen Upprättade vårdplaner är i princip oförändrat sen 2013. 12 (27)
2) Vårdplan kvalitet: De spretiga kurvorna tyder på varierande framgång hos de olika organisationerna vad gäller att förbättra kvaliteten i Samordnad plan vid utskrivning. Flertalet organisationer har använt framgångsrika förbättringmetoder, andra har fortfarande svårt att hitta metoder för att uppnå god kvalitet i meddelandet. Nedgången våren 2015 är orsakad av justering av mätmetod och beror inte på att kvaliteten hade försämrats. 13 (27)
Information vid utskrivning 1) Information vid utskrivning följsamhet. Information vid utskrivning 5 skickas samma dag patienten lämnar sjukhuset. Målet är att meddelandet skickas samma dag patienten går hem. (Mål 100 %.) Meddelandet är en signal till kommunerna att ärendet kan avslutas. Det är endast kommunerna som kan avsluta ett ärende. Information vid utskrivning innehåller en sammanfattning om vårdtillfället samt fortsatt planering. I detta meddelande skrivs om något tillkommit efter vårdplaneringsmötet. Kurvorna bör tolkas som att förbättringsåtgärderna inte är ordentligt förankrade hos användarna. 5 Information vid utskrivning ska inte förväxlas med Utskrivningsmeddelande som är ett meddelande med datum för när patienten är utskrivningsklar. 14 (27)
2) Information vid utskrivning kvalitet Då större delen av den avslutande informationen inte kommuniceras via det elektroniska meddelandet utan via fax beslutade DRAG våren 2015 att ändra målvärdet från 10 till 2. Att skicka information via fax i stället för via det elektroniska meddelandet är ett avsteg från de regionala riktlinjerna men orsakas av meddelandets utformning som skulle innebära dubbeldokumentation, ett arbetssätt som inte rekommenderas. Kvaliteten i den faxade informationen är inte granskad. 15 (27)
Faktorer som påverkar följsamhet och kvalitet Positiva påverkansfaktorer är: Grupper med särskilt ansvar: Utformande av grupper med särskilt ansvar för samordnad vård- och omsorgsplanering. Kontinuerliga träffar i vårdplaneringsteamet. Samtalsgrupp med berörda yrkesgrupper. Resurskartläggning/inventering: Kartläggning av resurser och kompetens. Processkartläggning. Arbetssätt: Strukturerat arbetssätt med områden i behov av förbättring. PDSA teknik. Berörd ssk får resultat av egengranskning med uppmaning att återkoppla med förslag på åtgärder. Det är sjuksköterskor som arbetar med informationsöverföring. Utformning, revidering och uppdatering av lokala rutiner, gärna i samråd med berörda yrkeskategorier. Struktur och plan för återkommande möten och informationsspridning. Kommunikation/information: Kommunicera ut till berörda i organisationen. Dialog på APT. Information på sjuksköterskemöten/apt. Dialog med berörda yrkesgrupper. Dialog med vårdgrannar. Stående punk på morgonrapport. God kommunikation mellan berörda. Kontinuerlig information till ssk via e-post. Kontakt med samarbetande kommuner. Utbildning: Handledning och diskussion med berörda yrkeskategorier på diskussionsforum. Utbildning. Utbildningsdag för genomgång av lokal rutin. Kontinuerlig utbildning. Extra utbildning v.b. Motivationsarbete. Personligt besök för lokal utbildning. Workshop med berörd personal. Avvikelsehantering: Avvikelserapportering och avvikelsehantering. Ledning styrning: Identifierat ledningsfrågor och fört dessa vidare upp i organisationen. Redovisning egengranskning i stort och i detalj till ledning, enheter och berörda personer. Negativa påverkansfaktorer är: Omorganisation. Organisationsförändringar. Orutin/ny på jobbet. Bristande intresse från ledningen. Bristande rutiner, avsaknad av rutiner. Bristande intresse. Bristande motivation att använda systemet. Respektive vårdavdelning skriver själva kallelse. Läkare och sekreterare ansvarar för hanteringen av elektroniska meddelanden. 16 (27)
Kompletterande uppgifter Alingsås kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-07-28--2015-09-23 och är granskade 2015-10-08. URVAL I denna granskning har de 10 första ärendena för perioden valts ut. Av dessa är alla kompletta 6. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att delta i sjuksköterskemöten/apt för att informera om nya funktioner och förbättringsområden som kommit fram vid granskning. Resultatet visar att i de granskade ärendena finns kontakter till hemsjukvård i samtliga men till hemtjänsten saknas fortfarande kontakterna i flertalet ärenden. Arbete pågår för att fastställa en rutin för hur man ska säkerställa att dessa ska finnas tillgängliga i samtliga ärenden. Kvalitén har förbättrats i vårdbegäran och i vårdplan men förbättringsarbetet fortsätter. Vårdplanerna kan fortfarande bli bättre med mer välbeskrivna mål för fortsatt vård. KLARA ligger nu som en del i en dokumentationsgrupp där det finns deltagare från berörda yrkeskategorier i Alingsås kommun. Här sker information och diskussion om aktuella frågor och de förs sedan vidare till användare genom representanter i gruppen. Frågor som berör chefer tas i möten som hålls med dem ca 2ggr/ halvår samt när behov uppkommer. ÅTGÄRDER Åtgärderna har visat sig vara bra men fortsätter för även framöver förbättra kvalitén. RAPPORTÖR Granskningen har utförts och rapporterats av Kerstin Thomsen, vårdplaneringssjuksköterska och lokal förvaltare för KLARA-SVPL i Alingsås kommun. Alingsås lasarett saknas 6 Med kompletta ärenden menas att man använt alla relevanta meddelanden för processen, d.v.s. har ett Inskrivningsmeddelande skickats ska ärendet, förutom att det har avslutats av kommen, sluta med Information vid utskrivning, har Vårdbegäran skickats ska ärendet sluta med Meddelande till vård och omsorg eller Information vid utskrivning. 17 (27)
Bollebygds kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-31-2015-09-30, och är granskade 2015-10-26-2015-10-30. URVAL I denna granskning har 10 ärenden för perioden valts i försök att se hela processen och finna kompletta ärenden. Endast ett ärende av dessa är komplett. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att efter resultat av egengranskning arbeta med PDSA- hjulet för att finna förbättringar och följa upp kvalitetsarbetet. Resultatet visar att 9 av 10 ärenden innehåller vårdbegäran med mycket god kvalitet. Av de 10 ärendena har samma patient deltagit två gånger och då i behov av palliativ vård. Första tillfället hemskickad med administrativt meddelande och andra tillfället avbruten process pga. avliden. Ett ärende med öppen retur. Ett LSS- ärende med administrativt meddelande och ett ärende med meddelande till vård och omsorg. Ärendet som saknar vårdbegäran är pga. att patienten inte är inskriven i hemsjukvården och återgick hem efter telefonvårdplanering. 9 av 10 kommer från ordinärt boende varav en gick till korttiden. 5 ärenden saknar vårdplanering varav 4 av dessa bor i ordinärt boende och en i särskilt boende. Det ser ut som att vårdplanering uteblir och att patienterna ofta skickas hem, de övriga 5 innehållande vårdplanering ser bra ut. Vi har rutin om dokumentation i vårt journalsystem Procapita, där vårdplaneringssjuksköterska och Rehabenhet formulerar hälsoplan och mål efter sjukhusvistelse, och som är mer detaljerad än den vårdplan som finns i KLARA. Vi kommer att fokusera på att föra dialog om kvalitet och kvalitetsuppföljning av PDSA och visa på goda exempel, samt att tillse att större andel ärenden genererar en vårdplanering på något sätt, antigen via telefon eller video. Stöd från ledning sker kontinuerligt via MAS/ Verksamhetschef Hälsooch sjukvård. ÅTGÄRDER Åtgärderna har visat sig vara tillräckliga. Organisationen planerar fortsättningsvis att ha uppföljning genom workshop för samtliga professioner som berörs av SVPL- processen. RAPPORTÖR Granskningen har utförts av Ingela Sunneskär, Verksamhetschef Hälso- och sjukvård och Medicinskt ansvarig sjuksköterska. 18 (27)
Borås stad TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-09-01--2015-09-30 och är granskade 201-10-16. URVAL I denna granskning har de ärenden för perioden valts ut som bäst kan visa på hur SVPL-processen hanteras i den egna organisationen. 10 ärenden har granskats. Av dessa är 10/10 kompletta. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt genom en central arbetsgrupp i Borås Stad för SVPL. Avsikten med denna grupp är att lyfta och arbeta strukturerat med förbättringsområden inom den samordnade vård- och omsorgsprocessen. Denna periods granskning visar att: I samtliga granskade ärenden finns kontaktuppgifter ifyllda I samtliga granskade ärenden finns vårdbegäran skickad Kvalitet i vårdbegäran är densamma som vid föregående granskning. Förbättringspotential finns. kvalitet i vårdplan ÅTGÄRDER Se ovan utifrån att förbättringsarbetet nyligen påbörjats i den här nya organisationsformen. RAPPORTÖR Granskningen har utförts/rapporterats av Christina Sabel, verksamhetsutvecklare, och Marie Elm, MAS, Borås Stad. 19 (27)
Herrljunga kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-21 till 2015-10-05 och är granskade 2015-10-05 URVAL I denna granskning har 10 ärenden för perioden valts, de tio senaste i tiden med en vårdbegäran skriven. Av dessa är 9 stycken kompletta. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att ha dialog på APT samt belysa den rutin som handlar om vår interna informationsöverföring vid samordnad vård- och omsorgsplanering. Resultatet visar att kommunen fortfarande inte har hundraprocentig följsamhet till att fylla i kontaktuppgifter. Ej heller fyller man vid varje tillfälle i samtliga fält i vårdbegäran. Kommunen har reviderat den egna rutinen informationsöverföring vid samordnad vård- och omsorgsplanering men den har fortfarande vissa svagheter som under hösten 2015 ska korrigeras i ett samarbete mellan bistånd, enhetschefer och legitimerad personal samt MAS, MAR/Kvalitetssamordnare. ÅTGÄRDER Åtgärderna har visat sig vara otillräckliga. Organisationen planerar fortsättningsvis att Excelfilen med våra resultat ska skickas ut till varje sjuksköterska i kommunen med uppgiften att återkoppla till undertecknad om vad just hon/han kan göra för att vårdbegäran samt kontaktfält ska bli riktigt ifyllda RAPPORTÖR Granskningen har utförts/rapporterats av Karin Paust MAS, MAR/Kvalitetssamordnare Herrljunga kommun. 20 (27)
Lerums kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-05 2015-09-30 och är granskade2015-10-05-2015-10-09. URVAL I denna granskning har 10 ärenden för perioden valts utifrån fullständig process med vårdbegäran. Av dessa är alla kompletta. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att regelbundet ta upp för diskussion på APT och skapa rutiner för att förbättra. Resultatet visar att vi lyckats förbättra inom alla områden men svårt att jämföra kvalitén i vårdplan då vi haft olika bedömningsmallar vid olika granskningstillfällen ÅTGÄRDER Åtgärderna har visat sig vara tillräckliga men kommer fortsatt att arbeta för att förbättra. Organisationen planerar fortsättningsvis att använda nuvarande rutiner med fokus på att förbättra främst kvalitén i vårdplanerna. RAPPORTÖR Granskningen har utförts av Lerum kommuns vårdplaneringsteam och rapporterad av Kerstin Fredriksson, kommunens samordnare för samordnad vård- och omsorgsplanering. 21 (27)
Marks kommun TIDSPERIOD 2015-03-01 2015-09-30 (mars, augusti och september) URVAL I denna granskning har 12 ärenden för perioden valts ut på måfå. 8 av dessa ärenden var kompletta. RESULTAT Organisationen har försökt arbeta kontinuerligt med att öka följsamheten och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom diskussionsforum och avvikelsehantering. Granskningen av kontaktuppgifter, kvaliteten i vårdbegäran och vårdplanen är oförändrat sedan tidigare granskning. Skickad vårdbegäran har klart förbättrats. Marks kommun har fått information från SÄS/Borås att vi vårdplanerar ofta sent (4-6 dagen), efter kallelsen kommit. Därför har vi gjort en egen granskning av samtliga vårdplaneringar under perioden 2015-04-01-2015-06-30, sammanlagt 133 kallelser. Denna granskning visar att Marks kommun i genomsnitt vårdplanerar på 3,28 dagen och då räknas dagen då kallelsen skickats från SÄS före kl.16.00, som dag 1. (obs ej karensdagen) Olika anledningar till avbrott i process: 39 st = 29,32%. ÅTGÄRDER Åtgärderna har inte visat sig vara tillräckliga, förbättringar kan göras. Vi har kontinuerliga träffar i vårdplaneringsteamet där vi diskuterar vårdplaneringsprocessen. Från mitten av september träffas teamet varannan vecka för diskussion om förbättringar. På grund av chefsbyte under året i sjuksköterskeorganisationen och stor omflyttning av dsk/ssk har inte utbildning och handledning varit tillfredsställande samt inte varit prioriterat. Vi har nu planerat handledning och diskussionsforum på medicinska forum i Kommunen. Sjuksköterskorna får även information fortlöpande via mail. Intresset och stödet från ledningen är fortfarande inte optimal. Alla yrkesgrupper i vpl-teamet har fått nya chefer vid årsskiftet. Vi fortsätter att skriva avvikelse och uppmana till att inte glömma detta. Fortsätter diskussionen med rehabenheten om möjligheten till uppdatering av funktionstillståndet i vårdbegäran. RAPPORTÖR Raija Karlsson, vpl-ssk och Britt-Marie Claesson, biståndshandläggare i Marks kommun 22 (27)
Närhälsan Södra Älvsborg TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-31 2015-09-06 och är granskade 2015-09-21 2015-09-25. URVAL I denna granskning har samtliga kompletta ärenden för perioden valts ut (162 stycken). I vissa fall var antalet under mätperioden få och då förlängdes mätperioden bakåt till som längst 2015-07-20 för att få minst fem kompletta ärenden per vårdcentral att granska. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att undertecknad ger återkoppling till respektive enhet samt redovisar resultatet på ledningsmöte för vårdcentralchefer där även PV-chef medverkar. Resultatet skickas även till respektive enhet (chef och kontaktperson) med enhetens specifika resultat. Resultatet visar att kvaliteten är ojämn och att man har organiserat sitt arbete olika inom Södra Älvsborg. Vissa saker har varit lätt att få till en förbättring i medan andra moment varit svårare att åtgärda. Det har också varit mycket olika i vilken utsträckning man varit intresserad av att ta tillvara support och hjälp. De flesta enheter har höjt sitt resultat efter att ha fått återkoppling och även tagit tillvara möjligheten till besök medinternutbildning på sin arbetsplats av förvaltaren/processledaren. Resultatet är bättre i område V7 (Sjuhäradsområdet) jämfört med V6 (Mittenälvsborg). I område V7 är det företrädesvis sjuksköterskor som arbetar i IT-tjänsten medan det i område V6 till största delen är sekreterare och läkare. ÅTGÄRDER Personligt besök för lokal utbildning har genomförts och då märks en förbättring av resultat. Utbildning planeras och hålls kontinuerligt där efterfrågan finns. Åtgärderna har i vissa fall visat sig vara delvis otillräckliga. RAPPORTÖR Granskningen har utförts/rapporterats av Ingela Thorell, förvaltare/support KLARA SVPL, Närhälsan Södra Älvsborg. 23 (27)
Svenljunga kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-31-01-2015-09-30 och är granskade 2015-10-06, i samråd med Tranemos lokala KLARA-förvaltare. URVAL I denna granskning har de 10 första vårdbegäran och de 10 samordnade vårdplaner som skett under september månad granskats. För att uppnå stipulerad 10 vårdplaner så fick granskningsperioden, normalt från 1/9 utökas att omfatta även vårdplaner skrivna även 31/8. Av dessa utvalda ärenden är alla kompletta. RESULTAT Organisationen arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom att utbilda nyanställd personal och vid behov även uppdatera kunskap hos personal som tjänstgjort en längre tid. Perioden innan detta mättillfälle har anställts fler nya sjuksköterskor än tidigare, liksom även ytterligare ny omsorgsutredare. Trots förvaltningens ambition om erforderlig introduktion och utbildning i olika arbetsuppgifter så märks vid denna mätning att det varit ett ökat antal nyare anställda som arbetat i systemet. Bl.a. märks det på att det varit ett ökat antal felaktiga kontaktuppgifter till kommunen, där man angett mobilnummer som varit personbundna till olika områdessjuksköterskor, istället för att man angett telefonnummer till sjuksköterskeexpeditionerna, vilket är enligt förvaltningens rutin. Detta enligt arbetssätt man har tagit med sig från tidigare arbetsplatser, vilket inte är anpassat till våra rutiner och kontaktvägar. Dock har man ändå i varje fall angett ett korrekt kontaktnummer till kommunen som fungerar dygnet runt, vilket ändå har gjort att man kunnat nå ansvariga inom kommunen via detta nummer. Vi ser det dock som en kvalitetsbrist i vårt inre arbete. Ökat antal orutinerade användare visar sig även i att det finns en del vårdbegäran som inte håller måttet fullt ut. Resultatet visar att kommunen inte lyckats bibehålla den kvalitet i sitt arbete som man strävar efter. Nämnas bör även att under våren har förvaltningen infört ett nytt verksamhetssystem för sin journalföring, vilket nog har tagit mycket fokus och energi från alla berörda så att andra system nog inte fått samma uppmärksamhet som tidigare under implementeringsfasen. Det är ändå upplevelsen att förvaltningsledningen har en ambition om att medarbetarna skall arbeta med hög kvalitét i alla system som de möter i arbetet och vill stödja de insatser som behövs för detta arbete. ÅTGÄRDER Åtgärder har satts in direkt efter att mätningen visade på brister. Nyanställda har erbjudits kompletterande utbildning om arbete i KLARA. Den lokala rutinen för KLARA-arbete har gåtts igenom under en utbildningsdag för sjuksköterskor där särskilt fokus lags på de punkter där brister förekommit. Det är rapportörens upplevelse att dessa åtgärder kommer att vara tillräckliga för fortsatt kvalitetsutveckling. Organisationen planerar inga andra insatser i nuläget. RAPPORTÖR Granskningen har utförts/rapporterats av Carina Rödebäk, Vårdplaneringssjuksköterska Svenljunga Hemsjukvård samt Lokal KLARA-förvaltare. 24 (27)
Södra Älvsborgs Sjukhus TIDSPERIOD Granskningen baseras på ärenden som var aktuella under september 2015. URVAL Granskning av Kvalitet i kallelsen : I denna granskning har tio ärenden i perioden slumpmässigt valts ut där Vårdplaneringsenheten är mottagare och där det finns en Kallelse. Kallelserna är skrivna av resp. vårdavdelning. Granskning av Kvalitet i samordnad plan vid utskrivning : I denna granskning har elva ärenden i perioden slumpmässigt valts ut där Vårdplaneringsenheten är mottagare och där det finns en Samordnad plan vid utskrivning. Granskning av Ledtid Info. vid utskrivning : I denna granskning har tio ärenden i perioden slumpmässigt valts ut där Vårdplaneringsenheten är mottagare och där meddelandet Information vid utskrivning finns. Granskning av Meddelande till vård och omsorg : I denna granskning har vi tittat på samtliga 76 ärenden under september som har inkommit med vårdbegäran och inte skrivits in i slutenvård. RESULTAT SÄS arbetar kontinuerligt med att öka följsamhet och kvalitet i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom kontinuerlig utbildning för anställda i vårdplaneringsprocessen/-rutinen. ÅTGÄRDER På de enheter där vi har sett att det har brustit i följsamhet till rutinen har vi satt in extra utbildningar/informationstillfällen. RAPPORTÖRER Granskningen har utförts/rapporterats av: Annica Prissberg, vårdplaneringssjuksköterska, Vårdplaneringsenheten SÄS Katarina Kalju, systemförvaltare, Informationssystem IT SÄS 25 (27)
Tranemo kommun TIDSPERIOD Granskningen är gjord för ärenden under perioden 2015-08-26 2015-09-30, och är granskade 2015-10-06 tillsammans med Carina Rödebäk i Svenljunga kommun. Vid granskningen genomfördes gemensam diskussion och använde verktygsmallen som är framtagen av representanter från DRAG. URVAL I denna granskning har de 10 första kompletta ärendena för perioden valts ut för att granska kvalitén i vårdbegäran, vårdplaner samt kontaktuppgifter. Granskningen av antal vårdbegäran och antal justerade vårdplaner har gjorts av de 10 första ärendena under samma period. RESULTAT Resultatet visar på förbättringar avseende kontaktuppgifter, antal skickade vårdbegäran, kvalitet på vårdbegäran samt kvalitet på vårdplaner. Resultat är oförändrat avseende justerade vårdplaner. Trots förbättringarna behöver kommunen fortsatt jobba vidare med alla ovanstående punkter för att nå till högsta poäng. Specifikt i vårdbegäran saknas ibland kompletta uppgifter av funktionsstatus samt under sista delen av vårdbegäran innehållande hälso- och sjukvårdsinsatser och läkemedelshantering. Kommunen har haft ett vårdplaneringsteam i ca 1 år vilket har resulterat i bättre skrivna vårdplaner jämfört med föregående mättillfälle. Teamet har fått en bra rutin på hur de tillsammans ska jobba i KLARA SVPL. ÅTGÄRDER Organisationen arbetar med att öka följsamhet och kvalitén i den samordnade vård- och omsorgsprocessen genom nyuppstartade möten under hösten med undertecknad, HSL chef, funktionschef för vård och omsorg, MAS samt sektionschef ca 1 gång per månad/varannan månad. Tanken att vi ska jobba tillsammans för att stärka upp vårdplaneringsprocessen och hålla en bra kommunikation om vad som sker i verksamheten. Informationen om förbättringar förmedlas till sjuksköterskor och rehabpersonal under APT ca en gång/halvår. Rehabpersonal får t ex information om att gå in och uppdatera vårdbegäran snarast om den känns otillräcklig. Vårdplaneringsteamet informeras om att de behöver blir bättre på att justera vårdplaner samt att skriva mer under gemensam flik. Ytterligare ett projekt som planeras framöver är att ge den personal som känner sig osäker på KLARA SVPL eller behöver uppdatering om hur det fungerar, rutiner etc, ska få ytterligare utbildning med utbildningsansvarig (undertecknad). Detta anses som ett rimligt förslag att uppnå då Tranemo är en relativt liten kommun. Åtgärderna har visat sig vara tillräckliga för vår kommun, i förhållande till den tid som finns att lägga på förbättringsarbete. Organisationen planerar fortsättningsvis att jobba vidare enligt beskrivning ovan. RAPPORTÖR Granskningen har rapporterats av Cathrine Karlsson, sjukgymnast Tranemo kommun. Ulricehamns kommun saknas Vårgårda kommun - saknas 26 (27)
Bild på elektroniska meddelanden med koppling till styrande dokument Figur 3 Bild på elektroniska meddelandena med koppling till styrande dokument 27 (27)