FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av dödsboanmälningar

Individ- och familjeförvaltningen 1(11) Datum 2012-11-20 Handläggare Vår Referens Magnus Hillborg 2012/00119 080 710 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av dödsboanmälningar Förfrågningsunderlaget är indelat i 7 avsnitt: 1. Allmän information 2. Upphandlingsföreskrifter 3. Krav på anbudsgivaren 4. Krav på tjänsten 5. Pris 6. Utvärdering 7. Kommersiella villkor Bilagor 1. Avtalsmall 2. Mall dödsboanmälan Landskrona stad Stadshuset 261 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn 0418-47 37 17 Fax 0418-47 36 36 IoF@landskrona.se www.landskrona.se Bankgiro 868-6123 Postgiro 12345-5 Org.nr 212000-1140

2(11) 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 Upphandlande myndighet och beställande enhet Upphandlande myndighet är Landskrona stad, organisationsnummer 212000-1140. Beställande enhet är Sektionen för Ekonomiskt bistånd, Individ- och familjeförvaltningen, Landskrona stad. För mer information om Landskrona stad, se www.landskrona.se. 1.2 Upphandlingsföremål, omfattning och avtalstid Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande dödsboanmälningar till Individ- och familjeförvaltningen, Landskrona stad. Upphandlingen avser Landskrona stads behov av tjänsten dödsboanmälningar. Baserat på tidigare år så uppskattar Individ- och familjeförvaltningen att det handlar om cirka fyrtio (40) dödsboanmälningar. Då den exakta volymen är svår att förutse, kan ingen volym garanteras. Leverantören skall leverera det faktiska behovet av tjänsten. Beräknad avtalstid är 2013-01-07 till 2015-01-06, med möjlighet för Landskrona stad att förlänga avtalet i ytterligare två (2) år, d.v.s. längst t.o.m. 2017-01-06. 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER OCH KRAV PÅ ANBUDET 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Förhandling är ej tillåten. För att Landskrona stad skall ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. 2.2 Upplysningar och frågor/svar under anbudstiden Frågor angående upphandlingen tas endast emot per e-post av Karin Petersson, karin.petersson2@landskrona.se. Sista dag för mottagande av frågor är 2012-12-03. Frågor efter detta datum kommer inte att besvaras. Inkomna frågor besvaras senast 2012-12-05. Alla frågor och svar redovisas och besvaras löpande på Landskrona stads hemsida www.landskrona.se/upphandling, under fliken pågående upphandlingar. Observera att de redovisade frågorna och svaren utgör en integrerad del av detta förfrågningsunderlag och det åligger potentiella anbudsgivare att bevaka dessa.

3(11) 2.3 Eventuella kompletteringar och/eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget Eventuella kompletteringar och/eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer enbart att redovisas på Landskrona stads hemsida www.landskrona.se/upphandling, under fliken pågående upphandlingar. Det åligger potentiella anbudsgivare att under anbudstiden bevaka informationen på hemsidan. 2.4 Vad skall medfölja anbudet? Utskrivet, ifyllt och undertecknat förfrågningsunderlag, samt de ytterligare bilagor och uppgifter som efterfrågas i materialet. 2.5 Formkrav Anbudet skall: Lämnas in i original. Vara skriftligt (pappersform). Vara avfattat på svenska. Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar (se nedan). Vara undertecknat av behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person (fullmakt skall i det senare fallet bifogas anbudet). 2.6 Adressering Anbud skickas/lämnas in i neutralt kuvert, märkt Anbud dödsboanmälningar till: Landskrona stad att: Magnus Hillborg Individ- och familjeförvaltningen stadshuset 261 80 Landskrona Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess ej kan hållas. 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara bindande till och med 2013-07-31. 2.8 Sista anbudsdag Anbud skall vara Landskrona stad tillhanda senast 2012-12-12. 2.9 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget. 2.10. Alternativa anbud Alternativa anbud kommer inte att accepteras. 2.11 En eller flera leverantörer Landskrona stad avser att teckna avtal med en (1) entreprenör.

4(11) 2.12 Avbrytande av upphandling Landskrona stad förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om det föreligger något sakligt skäl för avbrytande av upphandlingen i enlighet med svensk eller EG-rättslig praxis. 2.13 Anbudsprövning och utvärdering Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som inkommit i rätt tid. Anbudsgivare som uppfyller samtliga ställda krav och som inkommit med samtliga efterfrågade uppgifter, går vidare till utvärderingsfasen. Bland de anbud som kvarstår, kommer Landskrona stad att anta det anbud som har lägst pris. 2.14 Underrättelse om tilldelningsbesked och avtalstecknande Tilldelningsbesked kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post så fort upphandlingen är klar. E-postadress skall därför anges på raden nedan. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet. Observera att meddelandet skall nå behörig och i ärendet väl insatt person (således bör ingen allmän adress/växel/reception anges som mottagare). E-postadress: (var god texta) Ett civilrättsligt bindande avtal upprättas mellan Landskrona stad och den entreprenör som vunnit upphandlingen, tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked. 2.15 Ersättning till anbudsgivare Landskrona stad medger inte ersättning för upprättande av anbud. 2.16 Offentlighet/sekretess När upphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört, skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att Landskrona stad i sin sekretessprövning skall kunna beakta begäran. Landskrona stad kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut. Sekretess begärs: Om JA, ange i vilken till anbudet bifogad bilaga som skälen för sekretessbegäran återfinns:

5(11) 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1 Besvarat och underskrivet förfrågningsunderlag Anbudsgivaren skall fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud. 3.2 Juridisk och ekonomisk ställning Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1 och 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet på förfrågningsunderlagets sista sida intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 10 kap 1 och/eller 2 LOU inte föreligger. 3.3 Registrering Anbudsgivare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, kommer Landskrona stad att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas intyg: bilaga: 3.4 Skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För kontroll av att anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter, kommer Landskrona stad att av Skatteverket begära in SKV 4820 (Begäran/Svar offentliga uppgifter). Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen skall framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas dokumentation motsvarande SKV 4820 (originalhandling) från etableringslandet enligt ovan: bilaga:

6(11) 3.5 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren skall ha en god och stabil ekonomi. Syftet med den ekonomiska granskningen är att se till att de inkomna anbudsföretagen bedöms kunna fullfölja de tänkta uppdragen under avtalstiden och garantitider. Som bevis för att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt, skall anbudsgivaren uppfylla minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning (normal risk vad gäller kreditvärdighet). Om anbudsgivare inte omfattas av UC AB:s bedömning skall anbudsgivaren till anbudet bifoga motsvarande bevis som visar att företagets kreditvärdighet motsvarar UC riskklass 3. Motsvarande bevis kan till exempel utgöras av revisorsintyg eller bankintyg. Det finns inget hinder mot att flera olika bevis används för att visa att kravet är uppfyllt. Landskrona stad kommer att göra en kreditupplysning på de företag som är aktuella för tilldelning av avtal. Anbudsgivaren saknar bedömning från UC AB: Om JA, skall dokumentation (originalhandling) bifogas som visar att kraven på ekonomisk stabilitet enligt ovan uppfylls Dokumentation bifogas: bilaga: 3.6 Ansvarsförsäkring Vinnande anbudsgivare skall vid tidpunkt för avtalstecknande samt löpande under avtalstiden inneha en företagsförsäkring med adekvat ansvarsförsäkring. Denna försäkring skall på begäran av Landskrona stad kunna uppvisas vid avtalstecknandet. 3.7 Utredarens erfarenhet samt kontaktperson(er) för verifiering Den person som utför utredning av dödsboets ekonomiska förhållanden skall ha två (2) års dokumenterad erfarenhet av bouppteckning och/eller dödsboanmälan. Bilaga som intygar denna erfarenhet (kan exempelvis visas med CV, arbetsbeskrivning, intyg från arbetsgivare eller uppdragsgivare) skall bifogas anbudet. Bilagan skall även innehålla upplysningar om minst en (1) kontaktperson som kan verifiera de lämnade uppgifterna vad avser den tvååriga erfarenheten. Följande information om kontaktpersonen skall lämnas: Fullständigt namn, telefonnummer, organisation, titel samt vilken arbetsrelation man haft. Styrks med bilaga: Den person som utför utredning av dödsboets ekonomiska förhållanden skall ha utfört tjugo (20) stycken bouppteckningar och/eller dödsboanmälningar under de senaste tolv (12) månaderna, räknat från sista dag att lämna anbud i

7(11) denna upphandling. Bilaga som redovisar uppdragen (exempelvis genom ett intyg från uppdragsgivaren eller som en förteckning över antalet uppdrag per uppdragsgivare) skall bifogas anbudet. Bilagan skall även innehålla upplysningar om minst en (1) kontaktperson som kan verifiera de lämnade uppgifterna vad avser antalet uppdrag. Följande information om kontaktpersonen skall lämnas: Fullständigt namn, telefonnummer, organisation, titel samt vilken arbetsrelation man haft. Styrks med bilaga: Det är tillåtet att använda samma kontaktperson i båda bilagorna, förutsatt att kontaktpersonen kan styrka det som efterfrågas. Landskrona stad kan komma att ta kontakt med kontaktpersonen/kontaktpersonerna för att verifiera att de lämnade uppgifterna stämmer. 3.8 Verksamhet, kapacitet och kvalitetsarbete Anbudsgivaren skall inkomma med en beskrivning av dennes verksamhet, kapacitet och kvalitetsarbete. Bilagan skall framförallt innehålla följande uppgifter: Kort företagspresentation. Ledning och ansvarsfördelning. Beskrivning av hur man säkerställer efterfrågad kapacitet under hela avtalsperioden (exempelvis förmågan att hantera mängden uppdrag, upprätthålla personalstyrka etc). Geografisk placering. Beskrivning av hur man arbetar med att upprätthålla juridisk kompetens/relevant kompetens vad avser lagstiftning och lagtillämpning på området. Styrks med bilaga: 4. KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 Dödsboanmälningar Anbudsgivaren skall sköta dödsboanmälningar åt den beställande enheten i enlighet med de krav som uppställs i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor, samt enligt de krav som uppställs i lag.

8(11) 4.2 Utförandet av tjänsten Anbudsgivaren skall: Utföra tjänsten fackmässigt och med omsorg samt i övrigt utföra tjänsten på ett sådant sätt att beställarens intressen tas tillvara på bästa sätt. Anhöriga/dödsbodelägare skall alltid bemötas på ett respektfullt sätt. Inhämta allt underlag som behövs för att en dödsboanmälan skall kunna utföras. Iaktta samt ha det fulla ansvaret för att hålla sig uppdaterad om innehåll i för uppdraget relevant lagstiftning och motsvarande föreskrifter. Uppdragstagaren ansvarar för att upprättandet följer gällande lagstiftning. 4.3 Dokumentation - Utredning av ekonomiska och sociala förhållanden Utredning av ekonomiska och sociala förhållanden skall, för varje dödsboanmälan, dokumenteras enligt bifogad mall (se bilaga 2). Denna utredning skall behandlas i datoriserat Excelprogram. Följande dokument skall bifogas för godkännande av dödsboanmälan: Fullmakter från samtliga dödsbodelägare att ta fram underlag för eventuell dödsboanmälan. Ekonomisk översikt från bank/finansiellt institut som visar vilka tillgångar och/eller skulder den avlidne hade i banken/det finansiella institutet på dödsdagen. Kontroll av förekomst av testamente, äktenskapsförord och bodelningshandlingar (kan påverka förutsättning för dödsboanmälan). Kontroll av om den avlidne givit bort tillgångar strax före dödsfallet. Utdrag från vägtrafikregister som visar om den avlidne stod som ägare till fordon/släp/etc. Utdrag från fastighetsregister som visar om den avlidne stod som ägare till fastighet på dödsdagen. Utdrag från koloniregister i folkbokföringskommunen som visar om den avlidne stod som ägare till kolonilott på dödsdagen. Utdrag från Skatteverket gällande den avlidnes närmsta anhöriga alternativt om det saknas registrerade relationer hos Skatteverket, en släktutredning avseende första (barn, barnbarn osv. samt maka/make/registrerad partner) och andra arvsklassen (föräldrar, syskon, syskonbarn osv. från Riksarkivet. För utlandsfödda som saknar svenskt medborgarskap skall även redovisas att gällande lagstiftning avseende arvsrätt i medborgarskapslandet tillämpats i utredningen. Eventuella fakturor för kostnad till begravning och/eller gravsten.

9(11) De kontakter som tagits i samband med utredningen skall tydligt redovisas på separat dokument och bifogas upprättad dödsboanmälan. 4.4 Ytterligare tjänster inom ramen för utredning av dödsboanmälan Utredaren skall, vid behov, göra hembesök för värdering samt kontrollera tillgångar i land/länder som den avlidne haft anknytning till. 4.5 Undertecknande Underlag för godkännande av dödsboanmälan som lämnas över till beställaren skall undertecknas av den som färdigställt utredning samt dateras med datum då underlag översändes till beställaren. 4.6 Kontaktperson Anbudsgivaren skall, senast vid avtalstecknandet, tillhandahålla en uttalad kontaktperson vid företaget. 4.7 Träffar med beställaren Den som upprättar dödsboanmälan skall i samband med detta kunna träffa dödsbodelägare fysiskt i Landskrona eller inom närområdet. 4.8 Uppföljning Den som upprättar dödsboanmälan skall minst två gånger om året vara tillgänglig för uppföljning med beställaren i Landskrona. 4.9 Leveranstid Dödsboanmälan skall levereras till beställaren inom en månad från när ärendet beställts. Möjlighet till förlängd leveranstid sker i samråd med beställarens handläggare.

10(11) 4.9 Statistik Leverantören skall en gång per år vid årsskiftet kostnadsfritt och utan anmodan presentera statistik över dödsboanmälningar. Statistik skall tillhandahållas på datamedia (Excel). Statistiken skall innehålla följande parametrar: Antal. Datum då dödsboanmälan kom in. Datum då dödsboanmälan överlämnades till beställaren. Handläggningstid i timmar. 5. PRIS Anbudsgivaren skall lämna ett fast pris per dödsboanmälan. Priser anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Inga andra kostnader som ingår i utförandet av tjänsten, så som den beskrivits i förfrågningsunderlaget, får tillkomma, varken under avtalsperioden eller vid en eventuell förlängning. Reservationer kring prissättningen accepteras inte. Anbudsgivaren intygar att samtliga kostnader för uppdragets genomförande i enlighet med beskrivningen i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor ingår: JA: NEJ: Pris per dödsboanmälan: 6. UTVÄRDERING Anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i kvalificeringsfasen, går vidare till utvärderingsfasen. Utvärdering sker enligt principen om lägsta pris. Landskrona stad kommer efter utvärderingen att teckna avtal med den anbudsgivare som redovisar lägst pris per dödsboanmälan. För det fall att två anbudsgivare i utvärderingsfasen redovisar samma pris per dödsboanmälan, kommer lottning att vara utslagsgivande. 7. KOMMERSIELLA VILLKOR Se avtalsmall, bilaga 1, för de villkor som skall gälla under avtalsperioden. Genom att underteckna sanningsförsäkran på sista sidan i detta dokument, bekräftas särskilt att dessa villkor accepteras.

11(11) Härmed intygas att: upplysningar och övriga handlingar som lämnats in är korrekta villkoren i avtalsmallen accepteras anbudsgivaren lever upp till lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter omständigheter enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 10 kap 1 och 2 ej föreligger samtliga uppgifter i anbudet är sanningsenliga Ort, datum Anbudsgivarens underskrift + namnförtydligande (Behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person i det senare fallet skall fullmakt bifogas)