Hur kan vi få med leverantörer till e-handel? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Upphandlingsdagarna januari 2019

Relevanta dokument
Handledning om krav på e-handel

Krav på e-handel i samband med upphandling

Nedan visas en översiktbild över meddelande (obs webbshop är inget meddelande) och inom vilken variant av affärsprocess som de förekommer.

Grundkurs elektronisk handel

Ny lag om e-fakturering till följd av offentlig upphandling. Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Anderz Petersson, DIGG Martin Forsberg, SFTI Tekniska kansli

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt?

Rätt patient får rätt produkt vid rätt tillfälle; kopplingen till beställningsprocessen. Kerstin Wiss Holmdahl 22 oktober 2015

Grundkurs elektronisk handel

Krav på elektronisk handel i samband med upphandling av varor och tjänster

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén

E-HANDEL. It-stöd för e-handel

Grundkurs elektronisk handel

Det finns mycket att vinna på e-handel. Kommek 2018

E-fakturering och e-handel

Val av affärsprocess - vägledning

Krav på e-handel i samband med upphandling av varor och tjänster

Lag om e-fakturering vid offentlig upphandling från 1 april 2019

E-handel och e-fakturering ENKÄTUNDERSÖKNING I KOMMUNER OCH REGIONER 2018/19. E-handel och e-fakturering 1

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Grundkurs elektronisk handel

E-HANDEL. Processer för e-handel

Elektronisk offentlig upphandling

E-HANDEL. Uppföljning och analys

J E KON OM ISTVR N INGSVE R K FT

E-handel och e-fakturering i kommuner, landsting och regioner

Kaffe serveras från kl Mötets agenda framgår nedan.

Aktuellt om e-handel inom SFTI (Single Face To Industry) Kerstin Wiss Holmdahl, SKL, NEA:s julkarameller den 8 december 2010

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

Göteborgs stads krav för elektronisk handel

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

Grundkurs elektronisk handel

Tisdagen den 20 februari 2018 kl ca

Samverkansdag 27 sep. Låt dig inspireras till att öka e-handeln Siw Rehn Försäkringskassan Åsa Sjödin Statens servicecenter

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008

Elektronisk fakturering i offentlig sektor. Kerstin Wiss Holmdahl Sören Lennartsson

E-handelsdagar - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

E-handel nyttan med en digital inköpsprocess. Offentlig Chef 17 januari 2018

Grundkurs elektronisk handel

Handledning PEPPOL Punch Out

E-handelsdagar - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

Införande av e-handel och e-fakturering i kommuner och landsting ENKÄTUNDERSÖKNING 2013

E-handelsdagar - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

Projektledarträff - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

E-HANDEL. Organisation för e-handel

Tid: Onsdagen den 24 oktober 2018 kl. 09:30-15:00 ca. Därefter en workshop till kl 16.

Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005

Koncerninköp Västra Götalandsregionen Elektronisk handel

E-HANDEL. Strategi och styrning för e-handel

E-handel i offentlig sektor i Sverige

Handledning PEPPOL Punch Out

E-handelsdagar - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

Elektronisk handel och e- fakturering; Aktuellt inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl

Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport :5

3. Fas hos kund i Visma Proceedo. Integrationsavrop

HISTORIEN. Femklövern. Tre klövern

Offentlig e-upphandling; dags att förbereda sig

Elektronisk faktureringbehov och möjligheter

Vilka krav bör ställas på system för e-upphandling? Rekommendationer från Kommissionens expertgrupp för e-upphandling ( e-teg)

Aktuellt inom SFTI; Svefakturan för e-fakturering som komplement till EDIfakturor

Cirkulärnr: 1998:215 Diarienr: 1998/3212. Mottagare: Kommunstyrelsen IT-frågor Inköp Kommunala bolag Det fortsatta arbetet med elektronisk handel

E-handelsdagarna 2019 Effektiva inköp med e-handel och e-fakturering i stat, kommun och region

SFTI Standarder och versioner uppdaterad den Svefaktura. Sveorder 1/7

Aktuellt om e-handel och e-fakturering; Fokus på praktiskt

Agresso AB Tillämpning SFTI

E-faktura till offentlig sektor Anderz Petersson Martin Forsberg

Dynamiska inköpssystem

1C:Från inköp till betalning - hela processen

Avropsvägledning. Vägledning Vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet 2017

redovisning, intern kontroll, arkivering av räkenskapsinformation

Hygienartiklar och städmaterial Avropsvägledning. Hygienartiklar och städmaterial Sida 1 av 10

redovisning, intern kontroll, arkivering av räkenskapsinformation

Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport 2017 ESV 2018:27

Nationell modell för sysselsättningskrav i offentlig upphandling

NES, Northern European Subset och kopplingen till standardiseringarbetet i offentlig sektor i Sverige

Periodisk fakturering i Malmö stad

E-handelsdagar - Elektronisk handel och e-fakturering i stat, kommun och landsting

Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte

Elektroniska affärer i staten

Offentlig upphandling. Stockholm Digital Care 10 mars 2017 Therese Hellman

Hygienartiklar och städmaterial Avropsvägledning. Hygienartiklar och städmaterial Sida 1 av 10

Vägledning för upphandling av välfärdsteknik

ENKLARE E-HANDEL. symbrio.com

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform

Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem

VA-material Avropsstöd. Vägledning VA-material

Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte

e-handel i praktiken Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket.

Med sikte på bättre offentliga affärer. 19 oktober 2016 Inger Ek, generaldirektör

Inköp IT Näringsliv Kommunala bolag Ekonomi Landstingskanslier LfU Aktuellt om elektronisk handel; ny SFTI standard, informationsdagar/ goda

Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport :66

Som statligt anställd måste du följa vissa regler när du handlar! LOU och Attest före köp tex!

Framgångsexempel inom ehandel NEA Staffan Olsson

Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem

Uppdatering av SFTI standarder och versioner i statliga ramavtal för e-handelstjänst

Tisdagen den 24 november 2015 kl ca

Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte

Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte

E-handelsdagarna 2019 Effektiva inköp med e-handel och e-fakturering i stat, kommun och region

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen

Transkript:

Hur kan vi få med leverantörer till e-handel? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Upphandlingsdagarna 15-16 januari 2019

Leverantörer och e-handel Enligt aktuell undersökning* är det ca 75 % av de små företagen som inte skickar e-fakturor. Från den 1 april i år måste de kunna det enligt nya lagkravet. E-fakturering innebär ändå en ganska liten tröskel för leverantörerna; det finns enkla lösningar och kostnadseffektivt Hur kan vi då ansluta leverantörer till mer integrerad e-handel? Men, först lite om vad vi menar med e-handel. Se www.digg.se

E-handel; vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? E-handel är ett sätt att - styra inköpsprocessen mot ökad ramavtalstrohet och kvalitetssäkra den, - handla på etiskt och miljömässigt korrekta grunder - effektivisera verksamheten och att - skapa förutsättningar för uppföljning och styrning av inköpsprocessen. allt för att möjliggöra ökade resurser till kärnverksamheten. 3

Mål och syfte med e-handel: Fördelarna med e-handel är inte enbart för köparsidan. Även leverantörer av varor och tjänster får fördelar: - effektiv beställningsprocesss gentemot egna orderlagersystem(olf-system) - få snabbare betalt - skapa möjligheter att få beställningarna enligt ingångna avtal när dessa synliggörs bättre för beställarna m.m.

Inköpsprocessen; olika processer som sedan återkopplas tillbaka till början Behovsanalys och inköps planering Strategisk inköpsplanering och styrning Upphandling Avrop/beställningar Avtalsuppföljning Spridning/ tillgänglig-görande och vård av avtal Ekonomisk redovisning Faktura och betalning

E-handelsprocess med katalog (prislista) order och faktura Prislista /katalog attest Avrop/beställning Köpare Avropeserkännande Avropsbekräftelse Leverantör Leveransavisering attest Faktura 6

E-handel med Punch Out PunchOut från webbshop Order Köpare Ordererkännande Orderbekräftelse Leverantör Leveransavisering Faktura 7

Hur kan vi då ansluta leverantörer till e-handel? E-handel kan lätt leda fel; vi menar en inköpsprocess med IT stöd. Det finns,precis som vid e-fakturering, enklare lösningar via e- handelsportaler där det krävs enbart Internetuppkoppling; hantering på webbplats och att mottaga ordrar via mail. Och en ökad digital mognad finns hos leverantörerna. Nu ska även anbuden ges in elektroniskt.

Hur kan vi nå leverantörerna på bästa sätt? Ändå är det en pedagogisk utmaning att nå vissa leverantörer för anslutning till e-handel. Hur kan vi underlätta denna utmaning? - både till stöd för upphandlande myndigheter och - för att leverantörer/anbudsgivare ska veta vad e-handel i offentlig sektor innebär?

Hur kan vi ansluta leverantörer på bästa sätt? Idag ansluts ofta leverantörer successivt till e-handel; offentlig myndighet överenskommer med leverantör att starta med e-handel. Men redan i samband med upphandlingen kan ju rav på e-handel ställas. Men hur ställer man dessa krav/efterfrågar e-handel?

E-handel i samband med upphandling Handledning finns på www.sfti.se, den är uppdaterad version utifrån nya lagkrav och standarder Bakom handledningen står SFTI (SKL,DIGG och Upphandlingsmyndigheten). SKL Kommentus och Kammarkollegiet har även deltagit, vilket uppskattats. 11

Analysera förutsättningarna för e-handel 12

Kartlägga e-handelsmöjligheter, vad bör UM tänka på? Kan vi erbjuda en leverantörsportal till våra leverantörer? * Vilka standardiserade meddelandeformat kan läsas in i vår organisations systemlösning och vilka meddelanden kan skickas till leverantören? * Har vi stöd för att skicka och ta emot e-handelsmeddelanden via PEPPOL-nätverket? * Har vi möjlighet att arbeta med affärsprocessen beställning via webbshop (punch-out)? * Har vi en mall, i cellstrukturerat format (till exempel Excel), som kan användas för att läsa in produktkataloger i e handelssystemet? *krav finns på myndigheter 13

Olika e-handelsmognad hos potentiella leverantörer Kraven bör utgå från potentiella leverantörers e- handelsmognad Flexibla lösningar för e-handel Mindre tekniskt avancerade lösningar Möjlighet att kräva viss definierad affärsprocess med rekommenderad standard där det är motiverat 14

E-handelsinformation på upphandlande organisations webbplats Uppgifter om leverantörsportal Vilka meddelandeformat som används Beskrivning av hur meddelanden skickas och tas emot Vem man kontaktar vid frågor 15

Välj lämplig form av e-handel/affärsprocess utifrån upphandlingsföremålet 16

Val av lämplig affärsprocess Vilken affärsprocess vill vi ha för denna upphandling? Är det frekventa varor? Är det stora artikelsortiment? Vad kan leverantörerna i den aktuella branschen? mm

SFTI:s rekommenderade affärsprocesser för e-handel 18

E-handel i upphandlingsdokument 19

Utforma upphandlingsdokument Olika sätt att formulera krav viktigt att beakta: Alla leverantörer är inte mogna för e-handel Leverantörer ska behandlas på likvärdigt och ickediskriminerande sätt Proportionalitetsprincipen (inte högre krav än nödvändigt) Flexibilitet - viktigt att ge leverantören olika möjligheter 20

Hur ställa kraven/efterfråga e- handelsprocess? I handledningen föreslås i första hand särskilda kontraktsvillkor Underlättar för anbudsgivare att inte behöva ha allt på plats vid ingivande av anbud Men förslag till krav i form av tilldelningskriterier finns även i handledningen

Närmare om avtalsvillkor som är viktiga vid e-handel 23

Beställning från produktkatalog - avtalsvillkor Produktkataloger och prislistor ska visa de avtalade nettopriserna Produktkataloger ska innehålla det sortiment som är upphandlat Avropsdagens pris ska faktureras Det måste framgå tydligt vilket avtal produktkatalogen och prislistan är kopplade till, så att de automatiskt kan kopplas samman till rätt avtal i e-handelssystemet Alla fakturor ska märkas med ordernummer Övriga krav på innehåll i katalog, exempelvis märkningar och information 25

Beställning med punch-out, avtalsvillkor Den avgränsade webbshopen ska innehålla det sortiment som är upphandlat och visa de avtalade nettopriserna Det måste framgå tydligt vilket avtal varukorgsmeddelandet är kopplat till, så att det automatiskt kan kopplas samman till rätt avtal i e-handelssystemet Avropsdagens pris ska faktureras Alla fakturor ska märkas med ordernummer 26

Elektronisk faktura - avtalsvillkor Alla fakturor ska märkas med ordernummer eller beställarreferens 27

Bilagor Till denna vägledning har vi tagit fram bilagor som innehåller exempel på särskilda villkor för fullgörande av kontrakt och e-handelskrav för SFTI:s affärsprocesser. Som bilaga finns även exempel på tilldelningskriterier. Exempel 1: Exempel 2: Exempel 3: Exempel 4: Exempel 5: Exempel 6: Exempel 7: Beställning från produktkatalog Beställning från produktkatalog och via webbshop Beställning via webbshop (punch-out) Orderöverenskommelse Beställning av tjänsteuppdrag Beställning med rekvisition Periodisk fakturering för abonnemang mm Exempel 8 a: Fristående fakturering före 20190401 Exempel 8 b: Fristående fakturering efter 20190401 Exempel 9: Exempel på tilldelningskriterier. 28

Ta del av handledningen på www.sfti.se Välkomna med frågor och synpunkter! Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges Kommuner och Landsting Kerstin.wiss.holmdahl@skl.se 08-452 79 87, 070-548 96 86 SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se www.sfti.se SFTI-Samverkan DIGG, SKL och Upphandlingsmyndigheten 29