SIGNERAD Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (2) Datum 2015-01-09 Vår referens Robert Johansson Arbetsmiljöspecialist robert.d.johansson@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och handlingsplan 2015 SN-2014-1897 Sammanfattning Serviceförvaltningens centrala sgrupp redovisar resultatet från den årliga uppföljningen av det systematiskta arbetsmiljöarbetet samt förslag på handlingsplan för 2015. Förvaltningen redovisar även svar på frågor från HR-strategiska avdelningen samt den partsammansatta gruppen på stadskontoret om system för SAM och om. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna serviceförvaltningens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015, samt, att att lägga förvaltningens resultat av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2014 till handlingarna, samt, lägga förvaltningens svar till HR-strategiska avdelningen och den partsammansatta gruppen till handlingarna. Beslutsunderlag Sammanställning Årlig uppföljning SAM SEF 141117 Fortsatt utveckling av 2014 Redovisningsblankett årlig uppföljning av SAM 2014 Tjänsteskrivelse Serviceförvaltningen Årlig uppföljning av SAM Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Beslutsplanering Presidieutskottet 2015-01-23 Servicenämnden 2015-01-27 Ärendet Serviceförvaltningens har följt Malmö stads arbetsmiljöprocess för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt styrdokumentet Servicenämndens kontroll och uppföljning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete ska resultatet av den årliga uppföljningen samt förslag på handlingsplan rapporteras i nämnden. Beslutsunderlag innehåller en sammanställning av resultatet för den årliga uppföljningen av SAM samt den handlingsplan som Serviceförvaltningen tagit fram.
2 (2) Enligt instruktionerna för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet från HR-strategiska avdelningen, ska förvaltningen besvara frågor i blankett Redovisning av årligt uppföljning av system för SAM samt frågor om från partsammansatta gruppen stadskontoret. Svaret ska rapporteras som ett ärende i nämnden, se beslutsunderlag. Ansvariga Glenn Willman, HR-chef Carina Tempel, servicedirektör
1 (4)
Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per affärsområde Uppföljning Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning Arbetsmiljökultur Ett övergripande mål att skapa en arbetsmiljökultur som präglas av ansvar samt ökad delaktighet och engagemang. Ett antal aktiviteter enligt nedan där medarbetare ska vara delaktiga. Tex. tillbudsrapportering och utredningar. Riskhantering. Skyddsronder. Utveckla Antal rapporterade tillbud (med hjälp av statistik) Upplevd delaktighet i årlig uppföljning av SAM Se delmål nedan. Se delmål nedan. Direktör 2015-01-01 2015-12-31 2015-06-31 resp. 2015-12-31 Systematiskt arbetsmiljöarbete Verksamheten ska utveckla en kvalitetssäkrad process för planering, genomförande och uppföljning av arbetsmiljöarbetet i syfte att öka trivsel och minska olyckor och ohälsa Varje affärsområde gör en plan för hur delarna i Malmö stads "Checklista för SAM" ska gås igenom och på vilken nivå. Planering genomförd och plan följs upp Alla kostnadsställen ska använda checklistan senast vid utgången av 2016. Lokal plan Plan har gjorts redovisas på central. Alla chefer 2015-01-01 2016-12-31 2015-04-24 Säkerhetskultur Verksamheten ska präglas av ett högt säkerhetsmedvetande, där rutiner följs för att säkerställa en god arbetsmiljö. Tydligt budskap att säkerhet har högsta prioritet genom kommunikation från chefer. Chefer föregår med gott exempel. Avsteg från säkerhetsrutiner ska få omedelbara konsekvenser. Informationskampanj om att agera säkert och följa regler tas fram med hjälp av kommunikationsavdelningen. Använda KOMIN, affischer och personaltidningen Esset. Genomföra Arbetsmiljöverkets enkät om arbetsmiljökultur (chefer, skyddsombud). Utfall på Arbetsmiljöverkets enkät rörande säkerhetskultur. I början av året för att fastslå utgångsläget samt i slutet av 2015 för att följa eventuell förändring. Genomförd enkät. Alla tillbud och arbetsskador ska vara analyserade och åtgärder gjorda. Förbättring enligt enkät Resultaten från enkät redovisas i central Robert, Ann- Caroline, chefer och skyddsom bud. 2015-01-01 Första mätning 2015-03- 31, andra mätning 2015-11-30 2015-04-30 resp. 2015-12-31 2 (4)
3 (4) Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per affärsområde Uppföljning Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning Samverkan Strukturera arbetet i skyddskommittén, skyddskommitténs uppdrag ska vara känt av hela organisationen. Utveckla lokal och APT, innehåll, struktur och dialog. Ta fram ett förslag på agenda för skyddskommitté. Fastställ en rutin för hur ska struktureras. Säkerställ att det är känt av alla anställda. Ta fram agendor för lokal och APT. Ta fram utbildning i hur dialog på ska ske. Resultat från uppföljning av enligt enkät från HRstrategiska Rutiner och detaljerade agendor på plats. Utbildning genomförd På Central HR-chef 2015-01-01 2015-12-31 2015-04-30 resp. 2015-12-31 Sjukfrånvarostati stik ur genusperspektiv. Minskad sjukfrånvaro Varje affärsområde ska analysera orsaker ur genusperspektiv och ta fram konkreta åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Statistik sjukfrånvaro. Förbättring i %. Varje ledningsgrupp per affärsområde sätter mål. Statistik följs upp via KOLL per affärsområde och ska ses som en trend. Åtgärdplan redovisas på central april 2015. Åtgärder och statistik följs upp kvartalsvis Affärsområdeschef Q1 2015 2015-12-31 Kvartalsvis på Central Företagshälsovår den Utveckla en process för skyddskommitténs utvärdering av företagshälsovårdens tjänster. Regelbunden avstämning med företagshälsovården Ta fram ett verktyg för kvalitetsutvärdering av företagshälsovård. Påbörja upphandling av företagshälsovård. Varje affärsområde ska ha 2 avstämningsmöte med företagshälsan per år för att diskutera läge och företagshälsovårdens förslag på åtgärder. Representant från företagshälsan ska var med på skyddskommitté i Q4 för att diskutera resultat analys och åtgärder. Genomförda möten. Kvalitetsuppfyllelse enligt utvärdering 2 möten per år och affärsområden. Metod för utvärdering på plats och utvärdering gjord 2 möten med FHV per år På Central Affärsområdeschefer HRavdelning Q2 2015 2015-12-31 2015-06-31 resp. 2015-12-31
4 (4) Områden att utveckla Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per affärsområde Uppföljning Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning Riskhantering Alla verksamheter ska ha en fungerande process för riskhantering. Medarbetarna ska vara delaktiga i riskbedömningsarbetet. Alla affärsområden ska ha en plan för införande av övergripande riskbedömning Implementera och utbilda i hur riskbedömningen ska gå till och hur verktyget används. Varje affärsområde tar fram sin egen plan för införande av övergripande riskbedömning innehållande tidsplan och omfattning. Arbetsmiljöspecialist hjälper till. Urval av frågor i checklistan SAM. Antal avdelningar med riskbedömning på plats matchas mot fastställd plan. Alla avdelningar enheter sektioner ska ha gjort övergripande riskbedömning. Framtagen plan och riskbedömning enligt plan. Redovisas på central Robert Ann- Caroline Alla Chefer Q2 2015 2015-12-31 Fortlöpande på Central Tillbud och arbetsskador Kunskap Alla tillbud, olyckor och fall av arbetsrelaterad ohälsa ska anmälas, rapporteras och utredas. Medarbetare ska vara engagerade i att rapportera tillbud och arbetsskador. Chefen ska ha tillräcklig kompetens för att kunna utföra de arbetsmiljöuppgifter som tilldelats. Alla förvaltningens övergripande arbetsmiljörutiner ska vara kända av alla chefer löpande. Även skyddsombud och arbetsförmän ska utbildas. Utreda möjligheten till IT-stöd genom att följa arbetet i Malmö stad och delta i eventuellt pilotförsök. Utbildning i tillbuds- och arbetsskaderapporteringsproces sen och implementering både för ledningsgruppen och anställda. Varje avdelning ska rapportera ett minsta antal enligt fördelningsnyckel, se konkreta mål. HR ska i samråd med ledningsgruppen för varje affärsområde ta fram en övergripande utbildningsplan baserat på dokumentet för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Antalet rapporter per avdelning enligt fördelningsnyckel. Urval av frågor i årlig uppföljning SAM. Antal chefer som har fått utbildning enligt fastställd plan. Utvärdering av utbildning. Uppföljning grad av upplevd kompetens (via enkät eller medarbetarsamtal) 930 rapporterade tillbud för hela förvaltningen 2015 Centrala funktioner. 12 Kommunteknik 600 Kommuntjänster 108 Stadsfastigheter 30 Skolrestauranger 180 Plan och utbildning enligt plan genomförd för varje affärsområde. Antal rapporterade tillbud enligt fördelningsnyckel. Lokal plan Redovisas fortlöpande på central Utbildning enligt plan. Robert Ann- Carolin Alla Chefer Affärsområdeschefer HRavdelning 2015-01-01 2015-12-31 Fortlöpnade på Central Utbildnings -plan 2015-01- 01 Utbildnings -plan klar 2015-03- 31 Fortlöpnade på Central
Frågor 4 SAMVERKAN 5 Arbetsmiljöpoli cy Reslutat årlig uppföljning av SAM Serviceförvaltningen 2014-11-27 Bedömning skala 1-5, 2014 2013 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här) SR KT KTJ SF Medel SEF 2,2 3,0 3,6 3,0 3,0 2,3 Det fattas skyddsombud. Svårt att komma loss. Man känner att man lämnar kollegorna i sticket. Åtgärd: information om skyddsombudets uppdrag. HSO går ut och informerar på APT tilsammans med chefer. Medel Skolrestauranger Kommuntjänster Stadsfastigheter SEF Vi behöver fler skyddsombud. Delaktigheten bland arbetstagarna är mer utvecklad än för skyddsombud. 2,0 2,1 2,9 3,0 2,5 2,8 Policy ska diskuteras på APT. Vad innebär den för oss. Göra årlig uppföljning på APT. Testa på en avdelning. Svårt att uppskatta. 5 Rutiner 4,1 3,0 4,0 2,8 3,5 2,5 I rutinen för lokal bör det styras upp att man undersöker orsaker till sjukfrånvaro och olyckor på enhetsnivå. Malin kollar om man kan få ut statistik. 6 Uppgiftsfördel ning 6 Uppgiftsfördel ning och kunskaper 7 Arbetstagarnas kunskaper 7 Arbetstagarnas kunskaper - introduktion och kännedom 3,1 4,0 3,5 3,9 3,6 3,2 Vi behöver mer tid till dialog och handlingsplaner. Stressigt på APT. Åtgärd: Diskussion kring APT pågår, när var hur. Tydligare prioritering. 1,6 1,9 4,0 3,2 2,7 1,9 Mer utbildning i regler förhållanden risker. Kopplat till verksamheten. Utbildning under loven, specifik riktad mot personalen. Planera utbildning till Sprorlovet och Det finns men vi har valt att tolka frågan som om den är känd. Svår att hitta. Heter Personalpolicy. Checklistan SAM är bra. Medarbetarens ansvar inte alltid klart. Skylldig att agera och inte skylla på någon annan. påsklov. 3,0 2,9 2,4 3,9 3,1 2,0 Bra kunskaper om ergonomi. Alla riskanalyser inte gjorda. allt är inte dokumenterat. 2,7 2,1 2,6 4,1 2,9 1,5 Checklistor finns och följs, kopplat till verksamheten. Men koppling till SAM kan förbättras.uppdatera lokal checklista stor skillnad mellan chefer och medarbetare. chefer bra, medarbetare sämre. Skillnad mellan verksamheter, Vi kan bli bättre. Fysiskt fungerar br. Psykosocialt kan vi bli bättre. Personalpolicyn är kommunicerad när den kom ut. Men vi saknar systematiken. Saknar verktyg. Alla är inte bekanta med rutinerna. Det framgår av fördelningen. Utbildning behövs oftare. Bra att utbilda hela ledningsgrupper. Mer anpassad utbildning. Nyanställda finns process och rutiner. Men vi glömmer de som varit borta länge. Byggprocess färdig. Ska implementeras. Tillgängligheten ett problem. Spårbarhet. Arbete på väg med struktur.
Frågor 7 Arbetstagarnas kunskaper - instruktioner 8 Undersökning och riskbedömning 9 Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud 10 Åtgärder och handlingsplan 10 Uppföljning av åtgärder 11 Uppföljning av SAM-arbetet Bedömning skala 1-5, 2014 2013 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här) Medel Medel Skolrestauranger Kommuntjänster Stadsfastigheter SR KT KTJ SF SEF SEF 2,0 2,0 2,0 3,3 2,3 2,1 Instruktioner finns för varje maskin. Det finns mycket kvar att riskbedömma, även maskiner. Arbetet påbörjat men går sakta. Hjälp behövs. 1,8 2,0 2,6 4,4 2,7 2,1 Se även föregående punkt. Skyddsronder Alla avdelningarna inte börjat fungerar inte som det är tänkt. Blir ofta en med grovriskanalys. underhållsrapport. Åtgärd: Utbilda chefer, Skyddsronder görs. skyddsombud och arbetstagare i hur skyddsronder ska göras. Lägs i handlingsplan till våren. 2,2 3,9 2,6 3,2 3,0 2,0 Stort mörkertal fortfarande.åtgärd: Viktigt att även återrapportera åtgärder efter tillbudsrapporter på APT. Påminna på APT 2,9 3,0 2,6 3,8 3,1 1,7 Viktigt att lärdommar överförs mellan olika enheter. Åtgärd: påminnelse in i processen. Det finns ett mörkertal. allt rapporteras inte. Vi är dåliga på att anmäla. Vi är duktiga på allvarliga händelser, men inte tillbud. "oj". Tillbud och olyckor följs inte upp. Medarbetarundersökning och skyddsronder följs upp. 1,9 1,9 3,4 3,0 2,6 1,4 Inte alltid. Kan bli bättre. Dåliga på att följa upp ergonomiska undersökningar och förbättringar. 4,4 4,1 3,5 3,7 3,9 4,3 Varje enhet ska göra Årlig uppföjning av SAM. 2 timmar ska avsättas. Handlingsplan kommer tas fram. Utkast precenterad första 2015 Vi bör bli bättre på att anmäla tillbud. Vi bör prata med våra medarbetare om vad tillbud är. Bättre på att sätta tider på åtgärder efter skyddsronder. Behövs mer systematik. Vi kan bli bättre. Återrapporterar på APT. Årshjulet behövs. 12 Extern sakkunning hjälp 3,9 4,1 4,3 4,1 4,1 4,4 Vi har varit duktiga på att anlita experter. Ta hjälp av Manpower ör att utreda sjukfrånvaro på gruppnivå. Medel 2,7 2,9 3,1 3,5 3,1 2,4
Malmö stad Stadskontoret Fortsatt utveckling av Partsammansatta gruppen har uppdraget att följa upp och utvärdera, ge råd och stöd för att underlätta sarbetet samt planera information och utbildning kring avtalet. I syfte att stödja fortsatt utveckling av har parterna kommit överens om att inhämta förvaltningarnas erfarenheter av och synpunkter på implementeringen av det nya savtalet och hur fungerar. Partsammansatta gruppen ber därför förvaltningarnas respektive skyddskommitté att reflektera och föra dialog kring nedanstående frågor i samband med den årliga systemuppföljningen av SAM. Resultatet av dialogen i respektive fråga dokumenteras och redovisas gemensamt med den årliga systemuppföljningen. (Serviceförvaltningens svar finns på sida 2.) 1. Varje förvaltning ska ha tydliggjort i en partsgemensam skriftlig överenskommelse representation och ssystem i förvaltningen. Samverkansgrupp ska knytas till beslutsnivåerna i verksamheten och ansluta till linjeorganisation och delegationsordning. a) Finns det samstämmighet mellan beslutsnivåer och ssystem? b) Om inte, vilka hinder har ni identifierat och hur hanterar ni dessa? 2. Bilden mindre av/mer av visar den förflyttning som Malmö stad vill åstadkomma när det gäller. a) Hur långt har ni kommit i denna förflyttning? b) Vilka möjligheter och utmaningar ser ni i detta arbete? c) Hur ser ni på förutsättningarna för fackliga förtroendevalda att aktivt delta i? 3. Samråd i den förvaltningsövergripande sgruppen utgör behandling i skyddskommitté enligt AML 6 kap 9. a) Hur arbetar ni med skyddskommitténs uppdrag? b) Bedömer ni att uppdraget är känt i organisationen? 4. Samverkanssystemet måste ständigt omprövas, förbättras och anpassas till den praktiska verkligheten. a) Vilket stöd behöver ni för att fortsätta utveckla? Partsammansatta gruppen 2014-09-30
2 (2) Serviceförvaltningens svar vid central 2014-11-27 Punkt 1. Det finns en samstämmighet mellan beslutsnivåer och detta finns nedtecknat i en skriftlig överenskommelse. Punkt 2. Mötet konstaterade att sgrupperna fungerar bra men att APT kan förbättras. Kommunikationen mellan och APT utvecklas och det behöver ske ytterligare satsningar för att förbättra APT, både vad det gäller formalia så som kallelse och minnesanteckningar men också dialogen på träffarna. Ett steg i att förbättra APT blir utbildningssatsningar för förvaltningens chefer i kommunikativt ledarskap. Det behöver också tas fram verktyg för att utveckla dialogen. I dagsläget finns det vissa verktyg i form av förvaltningens sspel som togs fram under 2013. Punkt 3. a) Samtliga deltagare i skyddskommittén har fått separata utbildningar i vilket ansvar som åligger dem. Utöver de ordinarie centrala smötena har skyddskommittén två möten per år som är helt dedikerade till arbetsmiljöfrågor. För att utveckla uppdraget och kunna arbeta mer förebyggande upplever skyddskommittén att det behövs ett it-stöd för att kunna registrera, dokumentera och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. b) Uppdraget bedöms som relativt okänt i organisationen. Åtgärder för att motverka detta tas upp i handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete. Punkt 4. Se svar under punkt 3b. Åtgärder relaterade till brister i dokumenteras ner i handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete.
Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Serviceförvaltningen Tid för genomförande: 2014-12-19 Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av mindre justeringar eller åtgärder. Helt tillfredsställande Uppföljningen har inte visat på behov av åtgärder. Tillfredsställande Endast behov av mindre justeringar inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat på behov av åtgärder inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats ovan och gäller lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med anvisningar för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Om ni identifierat åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska dessa specificeras på sidan 2 i detta dokument. Forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 12 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se
2 (2) Ifyllt dokument skickas via mail till arzu.kamere@malmo.se på stadskontorets HR strategiska avdelning i enlighet med tidplanen för den årliga uppföljningen. Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn 34 10 12. Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Samverkan Klicka här för att ange text. Policy och rutiner Klicka här för att ange text. Uppgiftsfördelning och kunskaper Klicka här för att ange text. Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Vi behöver ett centralt IT-stöd Undersökning och riskbedömning Vi behöver ett centralt IT-stöd Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Vi behöver ett centralt IT-stöd Åtgärder, handlingsplan och kontroll Vi behöver ett centralt IT-stöd Uppföljning av SAM-arbetet Vi behöver ett centralt IT-stöd Extern sakkunnig hjälp Klicka här för att ange text.