E-tjänst Särskilt boende Projektplan 2014-09-16 Version 1.0
Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av 2014-08-29 1.0 Godkänd Josephine Andersson Innehåll 1. Mål och ramar 3 1.1 Verksamhetsmål - effekter 3 1.2 Projektmål 4 1.3 Målgrupp och intressenter 4 1.4 Projektets leveranser 4 2. Förutsättningar 4 2.1 Omfattning och avgränsningar 4 2.2 Tidsram 4 2.3 Resurser 5 2.4 Kostnader 5 3. Relationer till andra projekt och aktiviteter 5 4. Genomförande 5 4.1 Övergripande tidplan 5 4.2 Resursplan 5 5. Projektorganisation 6 5.1 Roller 6 6. Projektprocesser 7 6.1 Rapportering inom projektet 7 6.1.1 Styrgruppsmöten 7 6.2 Projektmodell 7 7. Projektavslut och överlämningsprocedur 7 8. Bilagor och referenser 7 Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 2 (7)
1. Mål och ramar Projektplan 1.1 Verksamhetsmål - effekter Kommunfullmäktiges prioriterade mål för äldre göteborgare är att inflytandet över vardagen ska öka. Seniorers möten med stadens verksamheter ska enligt budgethandlingen präglas av respekt för medborgarens integritet och rättigheter. Vidare ska seniorer ha rätt att söka särskilt boende över hela staden. Projektet stöder denna övergripande målbild. Kommunstyrelsen har givit stadsledningskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för en gemensam boendesamordning inom äldreomsorgen. I tjänsteutlåtandet konstateras För att förbättra förutsättningarna för det fria valet av äldreboende i Göteborg och stärka likabehandling vid verkställighet av biståndsbeslut om äldreboende eller korttidsplats föreslås etablering av kommungemensam enhet för boendesamordning. Om KS antar förslaget om gemensam boendesamordning förstärks behovet av e-tjänst för särskilt boende ytterligare. En e-tjänst för ansökan om särskilt boende skulle, förutom ansökan med hjälp av e-legitimation, även kunna innebära ökad möjlighet att ta del av stadens utbud av äldreboenden och därmed öka den enskildes möjlighet till inflytande över vardagen och möjlighet att söka boende över hela staden. Som Vill jag För att Äldre medborgare känna mig trygg då jag lämnar ut sekretessuppgifter känna förtroende för äldreomsorgen få en enkel kontakt med myndigheten....komma i kontakt med rätt person snabbare. få överblick över stadens äldreboenden..för att kunna söka äldreboende över hela staden. ha möjlighet att ansöka dygnet runt när det passar mig inte behöva anpassa mig till kontorstider Biståndshandläggare Göteborgs Stad minska administrationen genom minskad hantering av pappersblanketter. underlätta för den enskilde att ta kontakt med myndigheten tillhandhålla fler alternativ för den enskilde att ansöka minska onödig effektivisera handläggningen öka servicen och tillängligheten för medborgarna. medborgarna ska kunna ansöka om insatser oberoende av myndighetens öppettider. Ansökan ska kunna lämnas dygnet runt. Ansökan är gratis för medborgaren (ej brevporto eller telefonsamtal, dock krävs internetuppkoppling) vara en miljövänlig stad Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 3 (7)
pappersförbrukning 1.2 Projektmål Projektmål och förväntat resultat är att ta fram en digital ansökan om särskilt boende samt öka informationen kring stadens utbud av äldreboenden. En första utgångspunkt är att ta fram en pilot som produktionssätts under hösten 2014 och som sedan utvärderas efter sex månader i drift. 1.3 Målgrupp och intressenter Den färdiga e-tjänsten ska vända sig till seniorer inom Göteborgs Stad som är i behov av särskilt boende samt deras anhöriga som i vissa fall bistår i processen. Tjänsten är även till för seniorer boende i andra kommuner som önskar ansöka om särskilt boende i Göteborgs Stad. Viktiga intressenter till projektet är sektorschefer, områdeschefer inom äldreomsorgen, strategiskt och operativt forum samt enhetschefer och handläggare på biståndsenheterna. En särskild intressentanalys kommer att tas fram inom projektet 1.4 Projektets leveranser Projektmål och förväntat resultat är att ta fram en digital ansökan om särskilt boende samt öka informationen kring stadens utbud av äldreboenden/särskilda boenden. En första utgångspunkt är att ta fram en pilot som produktionssätts under hösten 2014 och som sedan utvärderas efter sex månader i drift. I utvärderingen följs målgruppen upp, vem som ansöker, hur ser mognadsgraden ut etc - för att ge underlag till fortsatt utveckling. Projektet bör om möjligt analysera hur införande av jämförelsetjänst kan integreras med en e-tjänst. 2. Förutsättningar 2.1 Omfattning och avgränsningar Inom projektet ingår att ta fram och införa en pilot av en e-tjänst för särskilt boende med koppling till verksamhetssystemet i Treserva. Piloten beräknas vara i drift under 6 månader innan utvärdering görs av införandet. Inom projektet ingå införande i form av information samt utvärdering efter 6 månader i drift 2.2 Tidsram Produktionssättning 1 november och utvärdering efter sex månader i drift. Planeringsarbetet påbörjas under våren 2014. Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 4 (7)
2.3 Resurser Arbetet genomförs av resurser från Konsument- och medborgarservice, stadsledningskontoret samt Intraservice. Även resurser från stadsdelarna kommer att medverka i arbetet. 2.4 Kostnader Kostnaden i projektet består främst av arbetat tid. Arbetsgruppen beräknas sätta in cirka 2 möten/månad om 3 timmar vardera under projekttiden. Förutsättningen för projektet är av API för e-ansökan tillhandahålls av leverantören under testperioden. Integrationskostnader beräknas uppgå till cirka 250 000 kronor. Kostnader tillkommer eventuellt rörande målgruppsanalys samt analys kring integration av jämförelsetjänst i e-tjänsten. Den totala kostnaden beräknas uppgå till 500 000 kronor. 3. Relationer till andra projekt och aktiviteter Projekt och aktiviteter som påverkar projektet är följande: Välfärdsprocessen som dessutom är en huvudintressent Gemensam boendesamordningen politiskt uppdrag som ger förutsättningar för projektet Arbetet med E-hälsoplan Handlingsplan för e-samhälle 4. Genomförande 4.1 Övergripande tidplan Milstolpe 1: Formulär testat och klart för publicering Milstolpe 2: Kommunikationsinsats till verksamhet genomförd Milstolpe 3: Kommunikationsinsats till brukare genomförd samt publicering på goteborg.se Milstolpe 4: Utvärdering genomförd efter en pilotperiod om 6 månader 4.2 Resursplan Thomas Renås, utsedd teknisk projektledare, Intraservice Mona Grönberg, systemförvaltare, Intraservice Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 5 (7)
Linda Andersson, systemförvaltare, Intraservice 5. Projektorganisation Organisationen består av en styrgrupp samt en arbetsgrupp. Styrgruppen består av planeringsledare, systemansvarig, verksamhetsutvecklare samt sektorschefer äldreomsorgen. Arbetsgruppen består av handläggare från verksamheten samt representanter från Intraservice och Konsument- och medborgarservice 5.1 Roller Uppdragsgivare/beställare är strategiskt forum Ansvar: Har det yttersta ansvaret för projektets resultat Ansvarar för att godkänna projektets mål, ekonomiska ramar samt att resurser tillförs projektet. Befogenheter: Godkänner och avslutar projektet och dess delleveranser Att utse och byta ut projektledaren Godkänner projektdirektiv Styrgrupp Ansvar: Säkerställer att projektets resultat fortlöpande är i linje med målsättningarna Aktivt stödja projektledaren Kontinuerligt hålla sig informerad om projektets status och delta på styrgruppsmöten Stödjer och verkar aktivt för förslag från projektledaren om sådana åtgärder som behövs för att projektet skall bli framgångsrikt Initierar förändring av projektets ramar/mål/inriktning Aktivt stödja och marknadsföra projektet och dess resultat i den mottagande verksamheten och övrig verksamhet som kan beröras av projektet. Befogenheter: Besluta om eventuell projektgranskning inom de ekonomiska ramarna för projektet Godkänner förändringar av och tillägg till projektplanen Fattar beslut avseende projektledarens förslag till projektets fortsatta framskridande Projektledare/Koordinator Ansvar: Leder projektet och ansvarar för projektets struktur, planering och kommunikation Planerar, samordnar och följer upp projektet och rapporterar till styrgrupp och beställare Säkerställer att projektet når överenskomna mål vilket också innefattar att leverera resultat med avseende på tidpunkt och kostnad. Resultat ansvar inför styrgrupp och beställaren Befogenheter: Att leda projektet mot överenskomna mål inom tilldelade ramar Utse eller byta ut projektmedlemmar efter samråd med styrgrupp Anskaffa andra resurser till projektet inom tilldelade kostnadsramar Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 6 (7)
Vara projektets kontakt internt och externt Förankrar projektresultat inom Göteborgs stad Arbetsgrupp Arbetsgrupp består av ett antal fasta medlemmar med specialistkompetens som representerar olika verksamheter. Arbetsgruppen kan vid behov adjungera särskild kompetens antingen av orienterings karaktär eller för mer specifika operativa insatser. 6. Projektprocesser 6.1 Rapportering inom projektet Styrgruppsmöten planeras in månadsvis för avstämningar. Dokumentationen samlas i en projektdatabas där även övrigt arbetsmaterial publiceras. 6.1.1 Styrgruppsmöten Till varje styrgruppsmöte ska en statusrapport överlämnas. 6.2 Projektmodell Intraservice projektmodell ska följas, projektet ska använda en projektdatabas för hantering av projektets dokumentation. Konsument- och medborgarservice samlar dokumentation i databas för pågående projekt. 7. Projektavslut och överlämningsprocedur Uppdraget är avslutat när: all projektdokumentation finns uppdaterad i projektdatabasen när överlämnad leverans är godkänd av uppdragsgivaren 8. Bilagor och referenser Direktiv Intressentanalys Mallversion 1.1 2014-09-16 Sida 7 (7)