Malmö stad Revisorskollegiet PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2009-12-15 Närvarande Kl Kl 15.00 18.00 Plats Paragrafnr Stadshuset, Rum S 5054 139-157 Ledamöter Dahlvid Sten, ordförande Lilja Per, vice ordförande Lindkvist Britt-Marie Söderholm Berit Taeri Robabeh Hellberg Göran Carlén Sven-Åke Nordin Tomas Langerbeck Peter Bojesson Anneli Larsson Gösta Frånvarande ledamöter Olofsson Per-Olof Sjövall Berit Tjänstemän Håkansson Lennart, stadsrevisor Menander Christin, sekreterare Jägerhök Gun 145 Åsa le Clair 146 Hans Mandl 147 139 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna till dagens sammanträde. 140 Godkännande av dagordning Utsänt förslag till dagordning föreligger. att godkänna dagordningen. Bilaga 140 141 Notering av frånvarande ledamöter Noteras att Per-Olof Olofsson och Berit Sjövall har anmält förhinder att närvara vid dagens sammanträde. 142 Utseende av justerare att utse Peter Langerbeck till att jämte ordföranden justera dagens protokoll och att justering äger rum måndagen den 21 december kl 13.00 på revisionskontoret. 143 Föregående sammanträdesprotokoll Föreligger sammanträdesprotokoll från revisorskollegiets sammanträde 2009-11-24 och ej justerat protokoll från arbetsutskottets sammanträde 2009-12-09. att lägga protokollen till handlingarna. 144 Rapport Policy och riktlinjer mot mutor Jakob Smith från Ernst & Young redogör för granskningen avseende policy och riktlinjer mot mutor. RK Protokoll 091215.doc 1 (6)
Granskningen visar bl a att: Det finns ett uttalat behov av kommungemensamma riktlinjer Det finns brister vid genomförandet av riskanalyser som ska ligga till grund för internkontrollarbetet, som bl a borde omfatta risk för mutor Det finns inslag av riskutsatta områden inom de flesta av de granskade förvaltningarna. I många fall har områdena identifierats, men inte tagits med i internkontrollrutinen Den interna kontrollen inom fritidsförvaltningen vad avser mutor behöver förstärkas Inom gatukontoret saknas formella riktlinjer vad gäller mutor att översända rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden, stadsbyggnadsnämnden, servicenämnden, fritidsnämnden, miljönämnden, kulturnämnden, SDF Södra innerstaden och SDF Fosie för yttrande senast 2010-02-26. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnd/styrelse avser att vidta utifrån noterade brister. att översända rapporten till övriga nämnder för kännedom. Bilaga 144 a-b 145 Rapport Föreningsbidrag Gun Jägerhök redogör för granskningen av föreningsbidrag från fritidsnämnden, kulturnämnden, stadsdelsfullmäktige, kommunstyrelsen och sociala resursnämnden. Revisionskontoret har granskat beviljade föreningsbidrag utifrån: omfattning, nämndens uppdrag, regelsystem, samordning, styrning och uppföljning. Granskningen visar generellt att samordningen mellan nämnderna behöver förstärkas, ett kommungemensamt digitalt stödsystem behöver tas fram och att uppföljningar bör förbättras. Kontroll bör göras av att mottagande föreningar/organisationer inte har oreglerade skatteskulder. Möjligheterna till specificering av kontot för bidrag till föreningar, företag mm bör utnyttjas, för att underlätta uppföljning av föreningsbidrag. att översända rapporten till kommunstyrelsen, fritidsnämnden och kulturnämnden för yttrande senast 2010-02-26. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta vad avser generella brister och/eller brister inom den egna nämndens ansvarsområde. att översända rapporten till Sociala resursnämnden, SDF Södra Innerstaden, Fosie, Hyllie och Rosengård för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. Bilaga 145 a-b 146 Rapport Information till äldre och deras rättigheter Åsa le Clair redogör för granskningen avseende hur stadens information till äldre personer om deras rättigheter till olika stödinsatser sker, hur de äldre bemöts och hur det säkerställs att de får sina önskemål och rättigheter tillgodosedda när de ansöker om olika stödinsatser. Granskningen visar att de äldres kunskap om äldreomsorgen varierar. Stadsdelarna har en bra information om vad som kan erbjudas äldre människor, men frågan är om den är tillräcklig och vilken effekt den har. RK Protokoll 091215.doc 2 (6)
I granskningen har också konstaterats att den uppsökande verksamheten i form av hembesök är en viktig del av stadsdelarnas information till äldre, men att det i SDF Södra Innerstaden för tillfället inte bedrivs någon uppsökande verksamhet och att verksamheten eventuellt kommer att förändras i SDF Limhamn-Bunkeflo. SDF Södra Innerstaden är den enda av de granskade stadsdelarna som har en systematisk uppföljning av biståndsbesluten. att översända rapporten till stadsdelsfullmäktige Kirseberg, Limhamn-Bunkeflo, Södra Innerstaden samt kommunstyrelsen för yttrande senast 2010-02-26 och att översända rapporten till övriga stadsdelsfullmäktige för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. Bilaga 146 a-b 147 Rapport Anlagda bränder och skadegörelser i skolorna Hans Mandl redogör för granskningen avseende hur utvecklingen av anlagda bränder och skadegörelsen i skolorna har varit de senaste åren, om Malmös utveckling är jämförbar med andra storstäder, om det finns skillnader inom olika skoltyper samt om det finns ett samarbete/ansvarsfördelning mellan olika nämnder/förvaltningar och andra aktörer för att förebygga och följa upp skadegörelse och anlagda bränder. I granskningen ingick också att undersöka om det finns en kommungemensam policy för skadeprevention. Revisionskontoret konstaterar sammanfattningsvis följande: Bränder utgör bara en mindre del av den totala skadegörelsen i skolorna. De mest skadeutsatta skolorna finns i stadsdelarna Fosie och Rosengård. Cirka 85 procent av all skadegörelse sker i grundskolorna. Malmö hade beträffande skadekostnaderna de senaste tre åren en liknande utveckling som Stockholm, fastän i mindre skala och med lägre minskningstakt. att översända rapporten till servicenämnden för yttrande senast 2010-02-26 och att översända rapporten till kommunstyrelsen, samtliga stadsdelsfullmäktige och Räddningstjänsten Syd för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. Bilaga 147 a-b 148 Rapportering från styrgrupperna Återrapporteras yttrande från tekniska nämnden över granskningen Anläggningsredovisning inom gatukontoret och från fritidsnämnden över skrivelsen gällande en felaktig utbetalning. att godkänna rapporteringen, att TSSM styrgruppen följer upp anläggningsredovisningen inom gatukontoret i samband med bokslutsöverläggningen med tekniska nämnden samt att lägga inkomna yttranden till handlingarna. Bilaga 148 RK Protokoll 091215.doc 3 (6)
149 Rapportering från lekmannarevisorerna Informeras från lekmannarevisorerna och de förtroendevalda revisorerna i SYSAV AB och Räddningstjänsten Syd. 150 Revisionsplan 2010 Stadsrevisorn redogör för slutligt förslag till revisionsplan för år 2010. Planen har utarbetats med beaktande av den risk- och väsentlighetsanalys som genomfördes på planeringskonferensen i november samt diskussionerna på föregående sammanträde. att godkänna upprättat förslag till revisionsplan för år 2010, att uppdra åt stadsrevisorn att fördela projekten på handläggarna inom revisionskontoret, till revisorskollegiets styrgrupper och för upphandling samt att uppdra åt stadsrevisorn att komma med förslag på hur uppföljningen av granskningen Policy och riktlinjer mot mutor kan inarbetas i planen. Bilaga 150 a-b 151 Internbudget 2010 Revisorskollegiet ska enligt kommunens riktlinjer för ekonomisk styrning upprätta en detaljerad internbudget för sin verksamhet utifrån kommunfullmäktiges beslut om tilldelning av kommunbidrag. Kommunfullmäktiges beslöt i juni 2009 att tilldela Stadsrevisionen 8998 tkr i kommunbidrag för 2010. att godkänna upprättat förslag till internbudget för 2010 och att godkänna upprättat förslag till periodisering av kommunbidraget för 2010. Bilaga 151 a-b 152 Uppföljning Internkontrollplan 2009 Stadsrevisorn informerar om uppföljningen av internkontrollplanen för år 2009. Uppföljningen visar att: Arbetet med jämställdhets- och mångfaldsfrågor behöver lyftas fram ytterligare Ersättare för miljösamordnaren behöver bättre information/utbildning Arbeta för att fler projekt redovisas för kollegiet före årsskiftet Överväga om grundakterna i papperspärmar behövs. Information finns på intranätet Komin. Vikten av att använda rätt namnstandard när man sparar elektroniska dokument bör påtalas ytterligare Skriftliga rutiner för momshanteringen bör upprättas. att godkänna redovisningen av uppföljningen av internkontrollplanen för år 2009 och att internkontrollplanen skall framöver följas upp, i större utsträckning, kontinuerligt under löpande år. Bilaga 152 RK Protokoll 091215.doc 4 (6)
153 Attestförteckning 2010 Revisionskontoret har upprättat förslag till besluts- och behörighetsattester inom Stadsrevisionen under 2010. att godkänna Stadsrevisionens attestförteckningen för 2010. Bilaga 153 154 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2010 Stadsrevisorn presenterar förslag till jämställdhets- och mångfaldsplan för år 2010. att godkänna Revisionskontorets jämställdhets- och mångfaldsplan för år 2010. Bilaga 154 a-b 155 Starevs erfarenhetsutbyte i Göteborg Föreligger inbjudan från Starevs styrelsen och Göteborgs revisionskontor till Starevs vinterkonferens den 28-29 januari 2010 på Hotel Gothia Towers i Göteborg. att anmäla Tomas Nordin, Berit Sjövall, Berit Söderholm, Sven-Åke Carlén, Per-Olof Olofsson och Sten Dahlvid till Starevs vinterkonferens i Göteborg. Bilaga 155 156 Stadsrevisorns rapportering Stadsrevisorn informerar om Starevs checklista för kvalitetssäkring av revisionen ur de förtroendevalda revisorernas perspektiv, med utgångspunkt från god revisionssed. Avsikten är att checklistan ska kunna användas för såväl egenutvärdering som kvalitetssäkring mellan Starevs medlemmar Slutligt program för Starevs årskonferens den 20-21 maj på Börshuset i Malmö Rapport om gynnande beslut enligt 4 kap 1 SoL och enligt 9 LSS som inte verkställts att godkänna informationen och att Starevs checklista för kvalitetssäkring av revisionen behandlas under våren. 157 Sammanträdets avslutande Per Lilja önskar ordföranden en God Jul och ett Gott Nytt År och tackar honom för ett gott samarbete och en trevlig gemenskap under året. Ordförande framför ett tack till samtliga revisorer samt tillönskar alla en God Jul och ett Gott Nytt År. RK Protokoll 091215.doc 5 (6)
Sammanträdet avslutas kl 18.00. Vid protokollet Christin Menander Justeras Sten Dahlvid Ordförande Peter Langerbeck RK Protokoll 091215.doc 6 (6)