Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Redovisning av materiella anläggningstillgångar Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en granskning av redovisning av materiella anläggningstillgångar, se bifogad rapport. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 23 juni 2014. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För Ånge kommuns revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan 10 www.ange.se 0690-250 100 5274-3994 212000-2387
Ånge kommun Redovisning av materiella anläggningstillgångar Revisionsrapport Audit KPMG AB Antal sidor: 12
Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig styrelse 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Lagstiftning och god redovisningssed 10. Investeringsreglemente 11. Kontroll av anläggningstillgångarnas existens 12. Anskaffningsvärde och värdering 13. Investering eller driftskostnad 14. Konst 14.1 Styrande dokument 14.2 Organisation 14.3 Inköp av konst 14.4 Inventering och avstämning 14.5 Försäkring 14.6 Vid försäljning av fastigheter 1 2 2 3 3 3 3 3 4 4 5 5 6 7 7 8 8 8 9 9
1. Sammanfattning Vi har av Ånge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner för materiella anläggningstillgångar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Enligt årsredovisningen per 2012-12-31 uppgick värdet på kommunens fastigheter till 85 mkr och inventarier till 23 mkr samt pågående investeringar till 8 mkr. Marknadsvärdet på kommunens konstinnehav kan vara betydligt högre än anskaffningsvärdet. Tillsammans motsvarar kommunens materiella tillgångar ca 30 procent av kommunens totala tillgångar, d v s ett betydande värde. Ånge kommuns revisorer bedömer att det finns en risk för att kommunen inte har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att materiella anläggningstillgångar blir rätt redovisade. Det kan innebära att bokförda anläggningstillgångar inte existerar, att avskrivningarna är för höga eller för låga samt att kostnader för underhåll redovisas som investeringar och vise versa. Sammanfattning av våra slutsatser/iakttagelser/rekommendationer. Vi bedömer att kommunens investeringsreglemente inte fullt ut är ändamålsenligt. Reglementet behöver uppdateras med gällande lagstiftning samt rekommendationer/vägledningar som tillkommit efter dokumentets fastställande, exempelvis gällande avskrivningstider se vidare avsnitt 11-14. Styrande dokument bör enligt vår mening omprövas regelbundet, gärna årligen, se avsnitt 10. Vi konstaterar att några inventeringar av anläggningstillgångar inte sker, vilket enligt vår bedömning är en allvarlig brist eftersom det därigenom inte kan säkerställas att bokförda tillgångar existerar. För att stärka den interna kontrollen vad gäller anläggningstillgångarnas existens rekommenderar vi att dessa årligen inventeras och stäms av mot anläggningsreskontra, se avsnitt 11. Vi rekommenderar att kommunen regelbundet går igenom och bedömer det bokförda värdet på anläggningstillgångarna. Vidare ser vi gärna att även tidigare erhållna investeringsbidrag, åtminstone sådana som kvarstår med väsentliga belopp, bokförs i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendation, se avsnitt 12. Avseende konst ser vi gärna att kommunen överväger att fastställa särskilda riktlinjer beträffande konstinnehavet. Vi menar att det av den humanistiska nämndens reglemente, eller av annat styrdokument, bör framgå att konstinnehavet ska förvaltas av nämnden och vad det åtagandet innebär. Mot bakgrund av att inventering av konstinnehavet inte skett på flertalet år bedömer vi att kommunen inte har god intern kontroll beträffande innehavet. Vi rekommenderar att rutiner för att inventera konsten dokumenteras och att årlig inventering införs för att säkerställa kommunens kontroll över konsten, se avsnitt 14. 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Ånge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Vid bokslutet 2012-12-31 uppgick värdet på kommunens fastigheter till 85 mkr, inventarier till 23 mkr samt pågående investeringar till 8 mkr. Marknadsvärdet på kommunens konstinnehav kan vara betydligt högre än anskaffningsvärdet. Det kan vara äldre konstverk som enligt dåvarande regler inte bokförts som tillgång samt konstverk som förvärvats på annat sätt en genom köp, t ex genom donation, testamente eller gåva och därför inte har ett anskaffningsvärde. Tillsammans motsvarar kommunens materiella anläggningstillgångar ca 30 procent av kommunens totala tillgångar, d v s ett betydande värde. Ånge kommuns revisorer bedömer att det finns en risk för att kommunen inte har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att materiella anläggningstillgångar blir rätt redovisade. Det kan innebära att bokförda anläggningstillgångar inte existerar, att avskrivningarna är för höga eller för låga samt att kostnader för underhåll redovisas som investeringar och vise versa. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att bokförda materiella anläggningstillgångar redovisas korrekt. Vi har därför granskat om det finns ändamålsenliga och dokumenterade redovisningsrutiner för materiella anläggningstillgångar med tillhörande konto för drift och underhåll. Vi har granskat om rutinerna säkerställer att: bokförda anläggningstillgångar existerar. bokförda anläggningstillgångar är rätt värderade och att avskrivningstiden bestäms utifrån respektive tillgångs nyttjandeperiod. kostnader för investeringar respektive drift och underhåll blir rätt redovisade. Vi har i vår granskning särskilt fokuserat på kommunens rutiner för att säkerställa kontrollen över konsten. Vi har därför granskat att: ändamålsenliga rutiner finns avseende kommunens konstinnehav. inventering sker regelbundet. kommunens konstförteckning är uppdaterad. avstämning sker mellan kommunens konstförteckning och redovisningen. konsten är försäkrad. 2
4. Avgränsning Granskningen är översiktlig och avser 2013 års räkenskaper. I vår granskning har vi inte kunnat ta del av uppdaterade anläggningsregister då dessa inte var färdigställda vid granskningstillfället. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 11.4 avseende materiella anläggningstillgångar samt rekommendation 19 avseende nedskrivningar. Kommunens investeringsreglemente 6. Ansvarig styrelse 7. Metod Granskningen har avsett kommunstyrelsen som ansvarar för kommunens årsredovisning. Rapporten är saklighetsgranskad av Catharina Norberg, ekonomichef. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprov 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Frida Andersson under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 3
9. Lagstiftning och god redovisningssed En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav, 6 kap 1 KRL 1. Anläggningstillgångarna, ska enligt 4 6 kap KRL, skrivas av systematiskt över den bedömda ekonomiska livslängden. Det normgivande organet för redovisning på det kommunala området, RKR 2, har publicerat rekommendation 11.4 gällande materiella anläggningstillgångar. RKR har även givit ut en idéskrift för att tydliggöra gällande normering och reglering vad gäller aktivering, värdering samt uppskattningar och bedömningar av avskrivningstider 3. Huvudbudskapet i idéskriften är att kostnaden ska återspegla resursförbrukningen. I september 2011 har RKR även publicerat rekommendation 19 avseende nedskrivningar. 10. Investeringsreglemente Ånge kommuns investeringsreglemente Regler för investeringar i Ånge kommunkoncern (fortsättningsvis investeringsreglemente) fastställdes 2001-05-02 av dåvarande ekonomichef Frank Sällström. Av dokumentet framgår bl a vilka krav som måste uppfyllas för att en tillgång ska klassas som en investering, beslutsregler vid investeringar samt regler för koncernövergripande investeringar. För avskrivningstider används Svenska Kommunförbundets skrift Avskrivningstider från 2001-02-21. Vi bedömer att kommunens befintliga investeringsreglemente inte fullt ut är ändamålsenligt. Reglementet behöver uppdateras med den gällande lagstiftningen och de rekommendationer/vägledningar som tillkommit efter dokumentets fastställande. Enligt uppgift kommer investeringsreglementet att uppdateras, vilket vi ser positivt på. Vi rekommenderar att styrande dokument såsom investeringsreglementet uppdateras regelbundet, gärna årligen. 1 Lag (1997:614) om kommunal redovisning 2 Rådet för Kommunal Redovisning 3 Från december 2009 4
11. Kontroll av anläggningstillgångarnas existens Enligt nuvarande investeringsreglemente finns inga riktlinjer för hur kommunens innehav och placering av inventarier skall dokumenteras. Det saknas även instruktioner för inventering. Anläggningsregistret uppdateras årligen i samband med bokslutsarbetet. Ekonomiavdelningen går då igenom de fakturor som förvaltningarna bokat som projekt för att kontrollera att de avser investeringar. Avslutas projekt under räkenskapsåret uppdateras anläggningsregistret även under löpande året, men enligt uppgift är det dock relativt ovanligt att projekt avslutas annat än vid bokslut. Utrangeringar görs när förvaltningarna anmäler det till ekonomiavdelningen, exempelvis vid försäljning eller skada. Enligt uppgift sker i nuläget ingen årlig inventering. Eventuellt kan det enligt uppgift finnas förteckningar över anläggningstillgångarna ute hos förvaltningarna men huruvida dessa är möjliga att stämma av mot anläggningsregistret har inte framgått. Endast IT-utrustning är märkta med id-nummer och ska enligt uppgift vara teoretiskt möjliga att stämma av mot anläggningsregistret. Vi konstaterar att inventering inte sker, vilket vi anser är en allvarlig brist eftersom det därigenom inte kan säkerställas att samtliga bokförda anläggningstillgångar existerar. Vi rekommenderar för att stärka den interna kontrollen vad gäller anläggningstillgångarnas existens, att dessa årligen inventeras och förtecknas. Kan inte eventuella befintliga förteckningar historiskt stämmas av mot anläggningsregistret, vilket naturligtvis är en brist, måste detta säkerställas i varje fall med de anskaffningar som görs framöver. Det bör noteras att det kan finnas behov av att i en separat förteckning registrera sådana inventarier som enligt investeringsreglementet har bokförts som driftskostnader men som kommunen av andra orsaker behöver ha kontroll över, t ex att objektet är stöldbegärligt. 12. Anskaffningsvärde och värdering De allra flesta anläggningstillgångar ska redovisas till anskaffningsvärdet med avdrag för avskrivningar. Avskrivningstakten bestäms av den ekonomiska livslängden (nyttjandeperioden enligt RKR 11.4) för anläggningstillgången. Enligt 6 kap 5 KRL ska värdet på en anläggningstillgång skrivas ner om det verkliga värdet är lägre än det bokförda. Om värdenedgången inte bedöms vara bestående behöver ingen nedskrivning göras. Finns inte längre skäl till nedskrivningen får den återföras. RKR har gett ut en idéskrift som bl a behandlar frågan om avskrivningstider. RKR har i bilaga till idéskriften lämnat exempel på olika avskrivningstider för ett antal anläggningstillgångar RKR framhåller att dessa är exempel och eftersom avskrivningstiden ska återspegla den faktiska resursförbrukningen måste varje kommun och verksamhet göra en egen bedömning av nyttjandetiden. Bedömningen ska även omprövas löpande. 5
RKRs rekommendation 19 behandlar nedskrivningar och framhåller att en prövning av en tillgångs återvinningsvärde ska ske när tillgången inte längre används, inte kan användas eller då det finns fysiska skador som sänker tillgångens värde eller årliga servicepotential. Återvinningsvärdet, som ska jämföras med det bokförda värdet, kan bl a beräknas som nettoförsäljningsvärdet eller anpassat användningsvärde. Om återvinningsvärdet är lägre än det bokförda ska tillgången skrivas ned till detta. Enligt RKRs rekommendation 18 ska investeringsbidrag inte minska tillgångens värde utan redovisas som en skuld vilken periodiseras som en intäkt över tillgångens livslängd. I Ånge har investeringsbidrag redovisats som en reducering av anskaffningsvärdet. Investeringsbidrag erhållna under år 2013 har enligt uppgift redovisats enligt den rekommenderade metoden. Investeringsreglementet har som framgår av avsnitt 10 inte uppdaterats med den nya normgivningen från RKR. I dagsläget används istället SKLs 4 tidigare rekommendationer om avskrivningstider. Enligt uppgift görs ingen individuell bedömning av avskrivningstiden för varje enskilt objekt, istället tillämpas SKLs rekommendationer till fullo. Avskrivningar påbörjas i samband med att investeringen aktiveras, d v s i samband med årsbokslut. Rutiner för att systematiskt gå igenom värderingen av anläggningstillgångarna saknas. Vi anser att investeringsreglementet behöver uppdateras utifrån RKRs idéskrift. Vidare rekommenderar vi att kommunen regelbundet går igenom och bedömer det bokförda värdet på anläggningstillgångarna. Vi ser gärna att även tidigare erhållna investeringsbidrag, åtminstone sådana som kvarstår med väsentliga belopp, bokförs i enlighet med RKRs rekommendation. 13. Investering eller driftskostnad Av KRL framgår att tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav ska bokföras som anläggningstillgångar. Stadigvarande bruk i dessa sammanhang definieras som mer än tre år. I praktiken så tillämpas även en beloppsgräns som innebär att tillgångar av mindre värden kostnadsförs. RKR har i sin information om inventarier angett som rimlig beloppsgräns högst ½ prisbasbelopp 5 exklusive mervärdesskatt för inventarier som kan kostnadsföras med motiveringen mindre värde. Ånge kommun tillämpar enligt investeringsreglemente en beloppsgräns om 10 tkr och livslängd om fem år (med undantag för IT-inventarier där en livslängd om 3 år tillämpas). 4 Sveriges kommuner och landsting 5 Ett prisbasbelopp för år 2013 motsvarar 22 250 kr 6
Vi har analyserat större kostnader bokförda som förbrukningsinventarier. Några av de inköp som är kostnadsförda är: Oljemålning 15 000 kr Koordinatbord/aggregat 89 000 kr Torktumlare 60 060 kr Servrar kartsystem (GIS) 73 307 kr Klippare 43 264 kr Vi konstaterar vid genomgång av konton för förbrukningsinventarier att ca 60 procent (motsvarande 496 tkr) av stickproven är felklassificerade, vilket innebär att investeringar bokförts som driftskostnader. Enligt uppgift utför ekonomikontoret en årlig genomgång av vad som bokförts som förbrukningsinventarier och rättar felaktigt bokförda tillgångar. Denna genomgång hade inte genomförts vid vår granskning vilket kan förklara en del av felklassificeringarna. Vi rekommenderar att investeringsreglementet uppdateras avseende vilken beloppsgräns som ska gälla för s k inventarier av mindre värde. 14. Konst 14.1 Styrande dokument Investeringsreglementet innehåller inga specifika riktlinjer vad gäller konst och finns inte heller reglerat i något annat dokument vad gäller konstinnehavet. Eftersom ett konstverk vanligtvis innehas för stadigvarande bruk bör det redovisas som en inventarie, se KRL. RKR kan möjligen ett konstverk till ett lägre värde än ½ prisbasbelopp kostnadsföras. Såsom framgår av avsnitt 13 avviker Ånge kommuns investeringsreglemente från dessa gränsvärden. Utifrån de brister vi funnit, se 14.3, anser vi att kommunen måste överväga att fastställa särskilda riktlinjer beträffande konstinnehavet. Riklinjerna kan med fördel inarbetas i ett investeringsreglemente eller liknande. Vi rekommenderar även att kontroller införs för att säkerställa att anvisningarna följs. 7
14.2 Organisation Konstinnehavet förvaltas av humanistiska nämnden då denna ansvarar för kulturverksamheten. Vi har översiktligt granskat humanistiska nämndens reglemente. Av reglementet framgår inte att konstinnehavet ska finnas under nämndens verksamhet. Enligt uppgift från ansvarig tjänsteman finns ingen budget för att förvalta konsten. Vi anser att det av humanistiska nämndens reglemente, eller av annat styrdokument, bör framgå att konstinnehavet ska förvaltas av nämnden. Det bör även fastställas ramar och uppdragsbeskrivning om vilka åtaganden konstförvaltningen innebär. 14.3 Inköp av konst Humanistiska nämnden har enligt uppgift genomfört två konstinköp de två senaste åren. Nedan redovisas de konstinköp som kommunen gjort de senaste 4 åren. År 2013 År 2012 År2011 År 2010 15 000 kr 48 000 kr 58 800 kr 12 068 kr Samtliga konstinköp har redovisats som driftskostnader. Överhuvudtaget finns inga konstverk upptagna i anläggningsregistret. Fyra av inköpen (totalt 93 tkr) överstiger den i investeringsreglementet fastställda beloppsgränsen. Vi konstaterar att fastställda rutiner inte efterlevs. 14.4 Inventering och avstämning Det har inte varit möjligt att fastställa när senaste kommunövergripande inventeringen av konst genomförts. Enligt uppgift bedöms den ha skett i början av 2000-talet. Enligt uppgift från nämnden har inventering inte skett på flera år, utöver uppmaning till de som innehar konst att rapportera så att den kan föras in i konstförteckningen. Av konstförteckningen framgår bl a id-nummer, konstnär, konstverkets namn, diarienummer, negativnummer, placering, teknik, anskaffningsår, inköpspris och sätt för förvärv. Dock saknas uppgifter för flertalet konstverk i förteckningen. Innehavet uppgår till ca 970 konstverk till ett värde av ca 766 tkr. Inköpspriset för konstverken har varit mellan 10 kr och 30 tkr. Vi har uppmärksammat att det i konstförteckningen noterats att det saknas 89 konstverk, vara av två rapporterats som stulna. Värdet av saknade verk uppges vara 28 tkr. 8
Mot bakgrund av att inventering inte skett sedan flertalet år tillbaka bedömer vi att kommunen inte har god intern kontroll beträffande konstinnehavet. Vi anser att rutiner för att inventera konsten bör dokumenteras. Vidare anser vi att det är viktigt att inventering sker årligen för att säkerställa att kommunen har kontroll över innehavet. 14.5 Försäkring Konsten är enligt uppgift försäkrad till fullvärde genom kommunens försäkringar. Vi har tagit del av försäkringsbrev där det framgår att lös egendom är försäkrad till fullvärde. Det finns även en utställningsförsäkring med försäkringsbeloppet 4 mkr. er Vi har inga kommentarer. 14.6 Vid försäljning av fastigheter Såvida vi kan bedöma är det inte klarlagt hur konstverk har behandlats vid tidigare fastighetsförsäljningar. Vi kan inte utesluta att det finns en risk för att konstverk kan ha försvunnit eller övergått i köparens ägo i samband med överlåtelser. Revisionens bedömning är generellt att flytt/byte av lokaler för hela eller delar av verksamheten utgör en stor risk för att kontrollen över konstverk förloras. Detta behöver dock inte betyda att verken försvinner ur kommunens ägo, men är en anledning till att detta bör regleras i köpeavtal. Vi bedömer även av denna anledning så bör inventering ske årligen. KPMG, dag som ovan Frida Andersson Lena Medin Certifierad kommunal revisor 9