Datum 2016-01-19 1 (2) KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kommunstyrelsen Tid: Måndagen den 25 januari 2016, kl. 14.00 Plats: Hjälmaren, kommunhuset, Vingåker Anneli Bengtsson Ordförande Marlene Mård Sekreterare Föredragningslista Godkännande av dagordning Val av justerare Ärenden med tjänstemän närvarande Föredragande Sidnr. 1. Workshop om varumärkesplattform 2. Information Leader Södermanland 3. Nämndplan för kommunstyrelsen 2016 och flerårsplan 2017-2018 4. Information från kommunledningsförvaltningen Ärenden till kommunstyrelsen 5. Fokusområden 2016 för Hälso- och trygghetsrådet 6. Revisionsrapport verkställighet av beslut 7. Statliga engångsmedel med anledning av flyktingsituationen Ärenden till kommunfullmäktige 8. Revidering av taxa för tjänster inom Västra Sörmlands Räddningstjänst verksamheter 9. Begäran om kommunal borgen Båsenberga Slalomklubb 10. Förslag till ändring av reglemente för Viadidaktnämnden 11. Svar på motion bidrag till enskilda vägar 12. Svar på medborgarförslag om att elever från Vingåkers kommun ska ha rätt att ta med sig elevpengen till skola utomlands på samma sätt som friskolor 13. Utökning av verksamhetsområde för vatten och avlopp i Forsby 14. Rapport angående ej verkställda beslut enligt SoL och LSS med rapporteringstillfälle 2015-09-30 15. Jämställdhet- och mångfaldsplan 16. Förslag till Medarbetar-, chef- och ledarpolicy Forts. Kommunikatör Verksamhetsledare Controller KLF/ Kommunchef 1 2 3 24 25 31 45 78 86 92 102 107 118 124 128 156 Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Parkvägen 8 Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 34 E-post: kommun@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371
Forts. 2 (2) Anmälningsärenden 17. Delegationsbeslut 18. Delgivningar Övrigt 19. Övriga frågor 175 177
1 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 2 Sida Ks Workshop om varumärkesplattform Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Ledamöterna deltar i en workshop om varumärkesplattformen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
2 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 3 Sida Ks Information Leader Södermanland Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Verksamhetsledare Birgit Andersson ger kommunstyrelsen en lägesrapport kring Leader Södermanlands verksamhet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 4 Sida Ks Dnr 13/2016 012 Nämndplan för kommunstyrelsen 2016 och flerårsplan 2017-2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar förslag till nämndplan för 2016 och flerårsplan 2017-2018. Beskrivning av ärendet Förvaltningen har tagit fram förslag på Nämndplan för kommunstyrelsen 2016 och flerårsplan 2017-2018. I nämndplanen behandlas bland annat kommunstyrelsens uppdrag, kommunstyrelsen som organsation, kommunledningsförvaltningens uppdrag, nämndplanens syfte, styrmodellen samt värdegrunden. Dessutom ingår kommunstyrelsens mål i nämndplanen, till att börja med fyra perspektiv och sedan ett antal övergripande mål, resultatmål samt indikatorer. Till detta år har förvaltningen börjat jobba med verksamhetsprogrammet Stratsys, där samtliga mål läggs in, tillsammans med målnivåer för olika år, utfall samt vilka som ansvarar för målen. I nämndplanen anges även prioriterade verksamheter och förändringar under 2016. Internkontrollplanen går även att finna i nämndplanen. Förvaltningen kommer utifrån denna ta fram en verksamhetsplan som har sin utgångspunkt i nämndplanen, i denna kommer det att anges aktiviteter kopplade till resultatmål och indikatorer. Beslutsunderlag Nämndplan för kommunstyrelsen i Vingåkers kommun år 2016 och planperiod 2017-2018 Justerandes sign Utdragsbestyrkande
4 Nämndplan för kommunstyrelsen i Vingåkers kommun år 2016 och planperiod 2017-2018
5 Innehållsförteckning 1 Organisation och ansvarsområde... 4 1.1 Kommunstyrelsens uppdrag... 4 1.2 Kommunstyrelsen som organisation... 4 1.3 Kommunledningsförvaltningens uppdrag... 5 1.3.1 Näringslivsansvarig... 5 1.3.2 Ekonomienheten... 5 1.3.3 Personalenheten... 5 1.3.4 Kommunikationsenheten... 6 1.3.5 Samhällsbyggnadsområdet... 6 1.3.6 Upplevelseområdet... 6 1.4 Nämndplanens syfte... 6 1.5 Vingåkers kommuns styrmodell... 7 1.6 Värdegrunden... 7 2 Kommunstyrelsens mål... 8 3 Prioriterade verksamheter/förändringar 2016... 15 3.1 Verksamhetsförändringar och förutsättningar för planperioden... 15 3.2 Organisationsförändring från 2016... 16 3.3 Kompetensförsörjning... 16 3.4 Driftbudget 2016 och flerårsplan 2017-2018... 16 4 Internkontrollplan... 17 2
6 Dokumentnamn Nämndplan för kommunstyrelsen 2016 Fastställd 2016-01-25 Senast reviderad 2016-01-13 Beslutande Kommunstyrelsen Giltighetstid 2016 Dokumenttyp Plan Detta dokument gäller för Kommunstyrelsen och dess förvaltning och enheter 3
7 1 Organisation och ansvarsområde 1.1 Kommunstyrelsens uppdrag Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har till uppgift att driva de strategiska utvecklings- och framtidsfrågorna för Vingåkers kommun. Med begreppet strategisk menas här att ha en helhetssyn och ett långsiktigt tänkande. Kommunstyrelsens verksamhet och uppdrag omfattas av såväl ett ansvar för lagstiftad verksamhet som frivillig sådan. Kommunfullmäktige är det högsta beslutade organet i kommunen som har beslutat om ett antal policydokument, planer och program. Tillsammans med andra styrande beslut av kommunfullmäktige är dessa dokument vägledande för hur kommunstyrelsen ska bedriva sin verksamhet. De kommunala styrdokumenten som anger färdriktningen gäller för hela den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen har i sin strategiska och ledande roll ett övergripande ansvar för att kontrollera att de kommunövergripande styrdokumenten följs. 1.2 Kommunstyrelsen som organisation Enligt kommunstyrelsens reglemente ska kommunstyrelsen i sin ledningsfunktion leda, samordna, utveckla och styra övergripande kommunala frågor. I uppdraget ligger också att med uppmärksamhet följa den kommunala verksamheten och tillse att rapportering sker från samtliga nämnder till kommunfullmäktige gällande verksamheternas utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsens verksamhetsområden är följande: Styra genom uppsikt över nämnder och bolag (KL 6:1) Kommunal demokrati Utvecklings- och näringslivsfrågor Marknadsföring och information Strategisk turism- och besöksnäring Ekonomi och budgetprocess Personal och utformning av kommunens arbetsgivarpolitik Administrativ verksamhet, folkhälsa, energiplanering och energihushållning IT-verksamhet, kris, beredskap och säkerhetsarbete Samhällsbyggnadsområdet: teknisk verksamhet, kost, översiktsplanering, mark- och bostadsfrågor, trafikfrågor, landsbygdsutveckling med fiber och bredband samt säkerhetsfrågor Upplevelseområdet: marknadsföring och information, turism och besöksnäring Kommunstyrelsen har 11 ledamöter och 11 ersättare. Det finns två utskott under kommunstyrelsen, arbetsutskottet (KSAU) och personalutskottet (PU). 4
8 1.3 Kommunledningsförvaltningens uppdrag Till sitt stöd har kommunstyrelsen kommunledningsförvaltningen som också är stöd åt övriga nämnder och förvaltningar. Kommunledningsförvaltningen har en samlad specialistkompetens för ledningsstöd inom ekonomi, personal, kommunikation, administration, lön, nämndservice och IT, samhällsbyggnad med viss teknisk service. Förvaltningen ska också initiera frågor som är av betydelse för kommunens utveckling, marknadsföring, turism/besöksnäring och näringsliv. Kommunledningsförvaltningen leds av kommunchef som till sin hjälp har två områdeschefer och tre enhetschefer. Område upplevelse och samhällsbyggnad samt enheterna ekonomi, personal och kommunikation. Till förvaltningsledningens stöd finns en kommunjurist tillika överförmyndare samt en näringslivsansvarig. 1.3.1 Näringslivsansvarig Uppdraget är brett och bland annat ska ansvarig initiera frågor som är av betydelse för kommunens tillväxt- och utvecklingsarbete tillsammans med olika interna och externa samarbetspartners. Hit hör näringslivsfrågor, implementera det tagna näringslivspolitiska programmet, få fler företagsetableringar, arbeta med befintliga företag, företagslots, strategiskt arbete med besöksnäring, marknadsföring, företagsmässor, landsbygds- och EU-frågor mm. 1.3.2 Ekonomienheten Ekonomienhetens huvudsakliga uppgifter är att ansvara för, utveckla och samordna det kommunövergripande arbetet med budget- och bokslutsprocesserna. Vidare ansvarar enheten för ekonomiska analyser, månadsuppföljning, arbete med delårsrapport och årsredovisning, långsiktig ekonomisk planering samt finansiell förvaltning. Ekonomerna på enheten fungerar som kontaktekonomer till de olika nämnderna/förvaltningarna och bidrar med ekonomiskt stöd och analys. Kommunens löpande ekonomiadministration avseende bokföring, fakturahantering och momsfrågor hanteras inom enheten. Ekonomienheten har även det övergripande ansvaret för kommunens upphandlings- och försäkringsfrågor samt ansvarar även för den ekonomiska administrationen åt kommunalförbundet Västra Sörmlands Räddningstjänst och åt kommunens stiftelser. 1.3.3 Personalenheten Personalenheten bedriver sitt arbete på uppdrag av kommunstyrelsen. Det är personalenhetens huvudsakliga uppgift att utveckla, samordna och följa upp Vingåkers kommuns arbetsgivarpolitik och strategiska kompetensförsörjning, att implementera kommunens policydokument inom det arbetsgivarpolitiska området samt att samordna förvaltningarna i det strategiska arbetet för att främja hälsa eller förebygga ohälsa hos medborgarna. Personalenhetens uppgifter består bland annat av strategiskt personalarbete, chefsstöd, personaladministration, rehabilitering, arbetsmiljöarbete, jämställdhetsarbete, löneadministration, förhandlingsverksamhet, friskvård, grupp och ledarutveckling samt strategiskt folkhälsoarbete. 5
9 1.3.4 Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten består av tre områden: kommunikation, nämndservice och IT. Kommunikationsenheten arbetar för en ökad kommunikativ och transparent kommunal organisation, arbetar aktivt för att nå ut med organisationens budskap både internt som externt. Nämndservice ger service till samtliga kommunens nämnder. Enhetens huvudsakliga uppgifter är ärendeberedning, posthantering, diarieföring, kallelser till nämndsammanträden, protokollshantering, arkivering och reception. Växeltjänst köps in av Katrineholms kommun. Enheten hanterar bland annat förtroendemannaregistret, uppdatering av kommunens författningssamling och ansvarar för utveckling av kommunens ärendehantering. Inom IT ansvarar enheten för att arbeta med ITutveckling samt upprätthålla en god och säker IT-drift för hela kommunens organisation. Dessutom har enheten ansvaret för beredskapssamordningen där tjänst köps in från VSR. 1.3.5 Samhällsbyggnadsområdet Samhällsbyggnad ansvarar primärt för frågor som rör fysisk planering, översiktsplanering, bygglov, mark- och exploateringsfrågor, kart- och mätärenden kopplat till myndighetsutövning inom miljöområdet och energi- och klimatrådgivning. Myndighetsfrågor hanteras av samhällsbyggnadsnämnden. Viss service och underhåll av gator och parker, en del har lagts på entreprenad och till Vingåkers Kommunfastigheter AB. Verksamhetens roll blir att följa upp kommunens uppdrag till bolagen inom vatten- och avlopp samt fastighetsfrågor. Inom verksamheten finns också vaktmästeri, bil-pool och trafik/trafiksäkerhetsfrågor samt kost. Kostverksamhet ingår i ett samverkansavtal med Katrineholm kommun och omfattar tillagning och distribution av mat till förskolor, skolor, fritids och helinackorderade i äldreboende samt till boende med biståndsbeslut. 1.3.6 Upplevelseområdet Kommunens centrala informationsverksamhet med marknadsföring av kommunen som ska utveckla sitt allra bästa jag ingår i upplevelseområdet. För att vara en attraktiv kommun med god tillväxt behöver kreativa verksamheter och besöksnäring gå hand i hand. 1.4 Nämndplanens syfte Kommunstyrelsen har ett antal styrdokument att förhålla sig till. Den strategiska inriktningen utgör den politiska majoritetens prioriteringar för mandatperioden och kommunfullmäktiges sju övergripande mål är styrande tillsammans med de resultatmål som kommunfullmäktige fastställt att gälla från och med 2016. Kommunstyrelsen har även sina egna planer, policyer och regler att förhålla sig till. Kommunstyrelsen har som andra nämnder också att förhålla sig till av Sveriges riksdag fastställda lagar och förordningar. Nämndplanens syfte är att utifrån de olika styrdokumenten konkretisera uppdragen samt att tjäna som vägledning inom nämndens verksamhetsområde. Nämndplanen anger vilka prioriteringar som kommer göras under kommande året. Planen anger vad som ska göras och när i tiden det ska uppnås. Kommunstyrelsens nämndplan ska innehålla kommunstyrelsens egna resultatmål för 2016. 6
10 Med utgångspunkt i nämndplanen blir det sedan verksamhetens uppgift att genom en verksamhetsplan beskriva vem som ska gör vad och hur det ska göras. Den planerade verksamheten består dels i åtgärder för att uppfylla kommunfullmäktiges övergripande mål och dels verksamhet kopplad till de policydokument och planer som kommunstyrelsen har att ta hänsyn till i sin verksamhet. Verksamhetsplanen är ett förvaltningsdokument som mer i detalj beskriver förvaltningens uppdrag under det kommande året. Verksamhetsplanen bilägges nämndplanen och ska åtföljas av en detaljbudget för verksamheten det kommande året. I kommunstyrelsens ansvar ligger också att tillse att planer och policyer hålls uppdaterade och aktuella. Som en del av nämndplanen ingår också kommunstyrelsens internkontrollplan. Den redovisar hur kommunstyrelsen arbetar med att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet genom egenkontroll. Bilagt till nämndplanen finns en riskbedömning och en förteckning över inbyggda kontroller. 1.5 Vingåkers kommuns styrmodell Med kommunens vision och värdegrund har en strategisk inriktning tagits fram av majoriteten. Styrmodellen synliggör kommunens ledning och styrning utifrån perspektiven; medborgare, hållbarhet, medarbetare och ekonomi. 1.6 Värdegrunden Den gemensamma värdegrunden ska genomsyra hela organisationen från den politiska nivån till medarbetarna i alla kommunens verksamheter. Värdegrunden sammanfattas av orden Våga, Ansvar, Respekt och Stolt. 7
11 2 Kommunstyrelsens mål Nedan framgår de av kommunfullmäktige fastställda sju övergripande målen utifrån de fyra perspektiven medborgare, hållbarhet, medarbetare och ekonomi. Till varje övergripande mål har kommunfullmäktige fastställt ett antal resultatmål. Dessa tabeller är tagna från verksamhetssystemet Stratsys. Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 MEDBORGARE 1. Vingåkers kommun ska ha god tillgänglighet, inbjuda till delaktighet och bemöta medborgarna respektfullt Invånare ska få ett gott bemötande i sina kontakter med kommunen och dess personal Hur stor andel av medborgarna som skickar in en enkel fråga via e- post får svar inom två arbetsdagar Hur stor andel av medborgarna som tar kontakt med kommunen via telefon får ett direkt svar på en enkel fråga. 80% 90% 100% 40% 50% 60% 70% Hur stor andel av medborgarna uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställt en enkel fråga till kommunen. 85% 90% 95% 100% Informationen och servicen på kommunens hemsida ska förbättras. 80% 85% 90% 100%
12 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 2. Kommunen ska erbjuda barn och ungdomar goda skoloch uppväxtvillko r samt för alla invånare förutsättning ar för bra levnadsvillko r och en god folkhälsa Andelen studerande som klarar målen i gymnasial vuxenutbildning ska öka Andelen studerande som klarar målen i utbildning i svenska för invandrare ska öka 100% 100% Andelen invånare med eftergymnasial utbildning ska öka Försörjningsmåttet ska minska för personer i arbetsför ålder. Sjukpenningtalet bland kommunens invånare ska minska. 8,5% 8% 7,5% 7% Den öppna arbetslösheten ska minska. Ungdomsarbetslö sheten ska minska. Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Den öppna arbetslösheten för utrikesfödda ska minska. Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket 9
13 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Andelen invånare som upplever oro att utsättas för brott ska minska 80% Andel ungdomar som röker i åk 9 ska minska Andel pojkar i åk 9 som röker i stort sett dagligen ska minska Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Andel flickor i åk 9 som röker i stort sett dagligen ska minska Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Andel ungdomar som dricker alkohol i åk 9 ska minska Andel pojkar i åk 9 som har druckit alkohol det senaste året ska minska Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Andel flickor i åk 9 som har druckit alkohol det senaste året ska minska Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket Under medelvärdet för riket 3. Kommunen ska erbjuda ett rikt kulturoch fritidsliv som kännetecknas av såväl professionalism som bredd och integration. 10
14 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 HÅLLBARHET 4. I Vingåker ska det finnas hållbara och attraktiva livsmiljöer. Andelen av kommunens fordon som är miljögodkända ska öka. Hanteringen och återvinningen av hushållsavfall ska öka. Över medelvär de i KKIK 70% 80% 90% 100% Andelen ekologiska råvaror ska öka av kommunens totala inköp av livsmedel. 40% (månatlig uppföljnin g Andelen inköp av närproducerade livsmedel ska öka av kommunens totala inköp av livsmedel. 10% (månatlig uppföljnin g) Kommuninvånarnas tillgång till bredband (fiber) ska öka. 70% 85% Hanteringen och återvinning av hushållsavfall i kommunen ska effektiviseras Över medelvär de för riket Över medelvär de för riket Över medelvärd e för riket Över medelvärd e för riket 11
15 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Under mandatperioden ska minst en ny park skapas Antal servicepunkter ska öka 2 5 Antal nyproducerade bostäder ska öka i Vingåkers kommun 50 5.Vingåker ska ha ett hållbart och konkurrenskr aftigt näringsliv samt effektiva och säkra kommunikati oner. Besöksnäringen ska fördubblas på 10 år. Nystartade företag per 1000 invånare ska öka. Antalet svenska besökare, främst från Stockholm och Mälardalen ska öka året runt. Antalet utländska besökare ska öka året runt. 3% 3,3% Antal nystartade företag per 1000 invånare 238 140st 256 458st 274 776st 293 094st 24 501st 26 386st 28 271st 30 155st 2,95 3,05 3,15 3,3 Vingåker kommuns index i Sveriges Näringslivs ranking ska öka. Vingåker kommuns index i Svenskt Näringslivs ranking ska öka. 3,5 3,7 3,9 4 Kommunikationen mellan företag och kommunen som myndighet ska underlättas. Kommunen ska aktivt arbeta för god service till alla företag. 63 65 66 67 12
16 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 MEDARBETARE 6. Vingåkers kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare med goda, effektiva och stolta medarbetare och ledare. Vingåkers kommun ska öka betyget som en attraktiv arbetsgivare. Sjukfrånvaron ska minska. Möjlighet till önskad sysselsättningsgrad ska öka. Över medel Över medel Över medel Över medel 7% 6% 100% Antalet årsarbeten som utförs av timavlönade ska minska. 85st 70st 70st 65st Antalet delade turer ska minska. 27st 23st Mångfalden bland kommunens medarbetare ska öka. Ökat JÄMIXindex Ökat JÄMIXindex Ökat JÄMIXindex Ökat JÄMIXindex Sjukfrånvaron inom KLF ska minska 3,7% 3,6% 13
17 Perspektiv Övergripan de mål Resultatmål Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 Indikatorer Målnivå 2016 Målnivå 2017 Målnivå 2018 Målnivå 2019 EKONOMI 7. Vingåkers kommun ska känneteckna s av god ekonomisk hushållning. Kommunens resultat ska årligen uppgå till minst 1 % av skatteintäkter och generella statsbidrag. Minst 1 %, motsvarar minst 5,1 mkr 2016 Minst 1 %, motsvarar minst 5,1 mkr 2016 Minst 1 %, motsvarar minst 5,1 mkr 2016 Minst 1 %, motsvarar minst 5,1 mkr 2016 Investeringar ska till 100% finansieras med egna medel. 100%, undantag vid synnerliga skäl som KF beslutar om. Ökad köptrohet (ramavtal, upphandling) 14
18 3 Prioriterade verksamheter/förändringar 2016 Nedan anges de viktigaste prioriteringarna som kommunstyrelsen gör inom kommunledningsförvaltningens verksamhetsområde främst i relation till den strategiska inriktningen och de kommunövergripande målen under 2016. 3.1 Verksamhetsförändringar och förutsättningar för planperioden Det ställs högre krav på kommunala organisationer. I en värld av snabba förändringar och trender arbetar allt fler kommuner med kontinuerlig omvärldsbevakning och effektiv kommunikation med varumärke. Olika expertfunktioner och utredningskompetens behövs och då måste vi samverka mer med andra kommuner. Initialt kostar det att göra översyner för att kunna gå in i en konkret tillitsfull samverkan. 2016 anlitar kommunen en extern alkoholhandläggare för att frigöra mer tid till överförmynderi som ökat med behov av fler gode män. Det finns fler områden att hitta samverkan kring som konsumentvägledning, överförmynderi, bilpoolverksamhet, energi - och klimatrådgivning, på sikt löner, ekonomisystem och personalutbildningar m.m. För att möta kommuninvånarnas, företagens och kundernas skiftande behov och önskemål krävs det att kommunen arbetar med att ständigt förbättra processer och höja kvaliteten i sin service. Kommunen har blivit mer digital. Det innebär inte längre att det bara är att investera i teknik utan att leasa och utbilda. Detta ställer stora krav på kommunens it-system, e-tjänster, intranät och externa webbplats när det gäller användbarhet och tillgänglighet. I och med sociala mediers intåg finns också snabbare kontaktvägar som är viktiga att kunna hantera vid olika sammanhang och kriser. Alla inköp av teknik är en central fråga men ansvar och betalning ligger hos respektive förvaltning. Kommunen kommer att arbeta med att utveckla en varumärkesplattform som ska leda till en bättre marknadsföring av kommunen, fortsätta utveckla praktiska tillämpningar av IT-miljöer inom alla kommunala verksamheter tillsammans med IT. Det kommer att medföra ökade kostnader för detta under 2016-2017. Vingåker ska tydligt på ett positivt sätt, sättas på kartan och vi bör sikta på någon typ av utmärkelse 2018. För att effektivisera målstyrning av verksamheterna så börjar kommunen använda sig av verksamhetssystemet Stratsys och kommunen kommer att påbörja upphandling av ett effektivare ekonomisystem samt se över ekonomistyrningsprinciperna, kostnader kommer under 2017-2018. Upphandling är en stor och viktig fråga och från 2016 går vi helt in i en samverkan tillsammans med Katrineholm och avtal med Telge Inköp AB. Kommunen måste arbeta på att bli bättre på att göra beställningar och ställa krav på vad det är vi vill ha. Det kommande samarbetet ställer hårdare krav på god efterlevnad av de ramavtal som finns. Att arbeta fram rutiner och förståelse för upphandling behöver göras via medvetna utbildningsinsatser som kommer att kosta tid och pengar, men som betalar sig på sikt. Det arbetet kommer att som mest intensivt under 2016-2017.
19 Vingåkers kommun är en landsbygdskommun som ska leva. Hela kommunen ska utvecklas utifrån sina förutsättningar och särdrag. Kommunen har många fördelar och närheten till både natur och storstad är en sådan. Ett aktivt och välmående näringsliv är målet och det sker genom strategiskt arbete tillsammans med näringslivsrådet och näringslivspolitiska programmet. Total utbyggnad av bredband och fiber ger goda förutsättningar för både företag och invånare att vilja bo kvar och flytta hit. Det synliggörs genom att det budgeteras för både tjänst och utvecklingspengar 2016-2018. Centrumutveckling med Tennispark, en park för rekreation, lek och möten med tryggare gång- och cykelbanor som länkar ihop centrumhandel med Slottsskolan och Säfstaholms slott. Investering av park och bostäder kommer att ske under 2016-2020. Parallellt kommer Slottsskolan att renoveras för att bli en skola i framkant. I det kommande projektet kan även kultur- och sportcentra inkluderas. Ett ökat bostadsbyggande kommer att starta under 2016 likaså kommer en revidering av översiktliga planer att göras under 2016-2017. 3.2 Organisationsförändring från 2016 Kultur- och fritidsförvaltningen är den minsta förvaltningen av de fyra som finns i Vingåkers kommun och från 2016 upphör den och går in under kommunledningsförvaltningen. Funktionen förvaltningschef tas bort och ersätts med funktionen områdeschef. På samma sätt blir enhetschef för samhällsbyggnad, områdeschef. Båda dessa områdeschefer kommer att arbeta på liknande sätt. Båda dessa chefer kommer att ha en egen nämnd och KS att rapportera till. Viktig fråga blir att än mer arbeta med att marknadsföra Vingåkers positiva möjligheter inom rekreation- turist- och besöksnäring. Det kommer att behövas utvecklingsmedel och uppväxlingspengar för olika sådana projekt under 2016-2019. 3.3 Kompetensförsörjning En annan stor utmaning har vi i att säkerställa god kompetensförsörjning. Vi står inför en generationsväxling där många medarbetare gå i pension. Dessutom är rörligheten inom vissa yrkesgrupper hög. De yrkesgrupper Vingåkers kommun behöver behålla och rekrytera är förskollärare, lärare inom grundskola, socialsekreterare och vård- omsorgspersonal. För att klara kompentensförsörjningen måste Vingåkers kommun uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder en god och utvecklande arbetsmiljö. Ett tydligt medarbetar-och chefsprogram arbetas fram med start under 2016-2018. 3.4 Driftbudget 2016 och flerårsplan 2017-2018 Budget Plan Plan (Belopp i tusental kronor) 2016 2017 2018 Kommunstyrelsen Externa nettokostnader -98 374-98 784-99 291 Interna nettokostnader 12 612 12 612 12 612 Summa budgeterade nettokostnader -85 762-86 172-86 679 16
20 4 Internkontrollplan Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Fakturahantering Bilagor/följesedlar finns till leverantörsfakturor där det krävs för fullständig verifikation. Kontroll av att bilagor/följesedlar finns till de fakturor där det krävs för att härleda inköpet. Stickprov Årsvis Ekonomiassistent Ekonomichef 9 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Facklig representation Samverkan med de fackliga organisationerna Anställning och lönehantering Arbetsskadeanmälan Kontroll av att tjänstgöringsrapporte n stämmer överens med tidigare rapporterade avvikelser vid inrapportering i systemet Verka för att riskanalys och handlingsplan har upprättats för varje nämnd Verka för att Rehabrutinen efterföljs Kontroll av att samverkan har skett enligt avtal Kontroll om inskickat till Försäkringskassan Kontroll av att lönelistan stämmer överens med rapporterade avvikelser Kontroll av att riskanalys och handlingsplan finns för varje nämnd Uppföljningen av inkomna/efterfrågade rehabiliteringsutredningar Stickprov Årligen Enhetschef Kommunchef 9 Totalundersökning Årligen Personalstrateg Enhetschef 6 Stickprov Månatligen Löneassistent Enhetschef 6 Totalundersökning (sammanställning gällande nämndernas arbetsmiljöarbete) Årligen Personalstrateg/enhet schef Kommunchef 12 Stickprov Månatligen Personalstrateg Enhetschef 9
21 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Kostverksamheten Efterlevnad av livsmedelslagstiftning en Kontroll av att verksamhetens egenkontrollprogram & HACCP-plan är Totalundersökning Årligen Livsmedelshygienansvarig Platschef 12 Efterlevnad av livsmedelslagstiftning en aktuell. Kontroll av att rutinerna i egenkontrollprogram met efterlevs. Stickprov Årligen Livsmedelshygienansvarig Platschef 12 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Information Rutiner för bildhantering Kontrollera om publicerade bilder följer de rutiner som Stickprov Kvartalsvis Informationssekreterare Enhetschef 12 Rutiner för sociala medier är uppsatta. Kontrollera att behöriga gör inlägg för kommunens räkning samt att upprättade rutiner följs. Kvartalsvis Totalundersökning genom skärmdumpar av kommunens samtliga Facebooksidor Informationssekreterare Enhetschef 9 18
22 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning IT Backup Återläsning av backup Stickprov Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 6 Skalskydd för serverrum Användarkonton avslutas när anställningen upphör Skydd mot virusangrepp och skadlig kod Kontroll av skalskydd (lås och miljö) avseende serverrum Kontroll i Active Directory av användare som inte varit inloggade i systemet under de senaste 3 månaderna. Uttagning av rapporter avseende virusangrepp och skadlig kod. Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 9 Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 12 Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 12 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Ärendehantering Uppföljning av beslut (att uppdrag till förvaltningen från KS verkställs) Genomgång av öppna ärenden där förvaltningen har ett uppdrag Totalundersökning Kvartalsvis Kommunsekreterare Kommunstyrelsens arbetsutskott 7 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Snöröjning För att undvika olyckor och säkerställa framkomligheten på våra vägar prioriteras röjning och sandning Dokumenterad status dagligen under vintern. Stickprov Månadsvis Arbetsledare Enhetschef 12 19
23 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Risk-bedömning Larm Uppföljning av antalet Statistik från SOS Stickprov Månadsvis Arbetsledare Enhetschef 8 larm på våra kontrolleras fastigheter 20
24 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 5 Sida Ks Information från kommunledningsförvaltningen Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen tar del av information från kommunledningsförvaltningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
25 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 6 Sida Ks Dnr 14/2016 003 Fokusområden 2016 för Hälso- och trygghetsrådet Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att medverka i arbetet att revidera Handlingsplan för barn och ungdomars hälsa 2013-2015, vilken tillhör fokusområdet Barnoch ungas uppväxtvillkor tillsammans med barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Kommunstyrelsen beslutar att utse folkhälsosamordnaren till representant för kommunstyrelsen i arbetsgruppen som ska inrättas för framtagandet av planen. Folkhälsosamordnaren är sammankallande i arbetsgruppen. Kommunstyrelsen beslutar att i samverkan med barn- och utbildningsnämnden att ta fram en handlingsplan för Barn- och ungdomars kostvanor, vilken tillhör fokusområdet Matvanor och livsmedel. Planen ska utgå från resultaten i Liv & hälsa ung 2014. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Kommunstyrelsen beslutar att utse kostchefen till representant för kommunstyrelsen i arbetsgruppen som ska inrättas för framtagandet av planen. Kostchefen är sammankallande för gruppen. Kommunstyrelsen beslutar att i samverkan med barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden att revidera Drogförebyggande policy och plan för Vingåkers kommun 2009-2010, vilken tillhör fokusområdet Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Kommunstyrelsen beslutar att utse folkhälsosamordaren till representant för kommunstyrelsen i arbetsgruppen som ska inrättas för framtagandet av planen. Folkhälsosamordnaren är sammankallande i arbetsgruppen. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
26 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 7 Sida Forts. Ks Beskrivning av ärendet 2015-11-10 beslutade Hälso- och trygghetsrådet att under 2016 fortsatt fokusera på nedan områden: Barn- och ungas uppväxtvillkor Matvanor och livsmedel Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel Dessutom togs en rad beslut där de föreslog kommunstyrelsen och övriga nämnder att gemensamt ska jobba fram eller revidera handlingsplaner och/eller policys. Beslutsunderlag Hälso- och trygghetsrådet 2015-11-10, 9 Justerandes sign Utdragsbestyrkande
27 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Hälso- och trygghetsrådet 2015-11-10 Plats och tid Hjälmaren, kommunhuset Vingåker, den 10 november 2015, kl. 10:00 12.30. Beslutande Anneli Bengtsson (S), ordf. 7-8 Helena Edrenius (S) ledamot 7-8 och ordf 9-11 Caisa Sävheden Larsson (S) Robert Skoglund (S) Sari Thorén (M), tjänstg ers Övriga deltagande Karin Pramlid, folkhälsosamordnare och sekreterare Utses att justera Robert Skoglund Sekreterare... Paragrafer 7-11 Karin Pramlid Ordförande... Anneli Bengtsson 7-8 Helena Edrenius 9-11 Justerande... Robert Skoglund Justerandes sign Utdragsbestyrkande
28 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Hälso- och trygghetsrådet 2015-11-10 9 Dnr 391/2015 003 Fokusområden 2016 för Hälso- och trygghetsrådet Hälso- och trygghetsrådets beslut Hälso- och trygghetsrådet beslutar att fortsatt fokusera på följande områden under 2016: Barn- och ungas uppväxtvillkor Matvanor och livsmedel Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel Hälso- och trygghetsrådet föreslår till barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden att i samverkan med kultur- och fritidsnämnden och kommunstyrelsen revidera Handlingsplan för barn och ungdomars hälsa 2013-2015, vilken tillhör fokusområdet Barn- och ungas uppväxtvillkor. Hälsooch trygghetsrådet föreslår att en arbetsgrupp med representanter från varje nämnd inrättas för framtagandet av planen. Folkhälsosamordnaren föreslås vara sammankallande i arbetsgruppen. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Hälso- och trygghetsrådet föreslår till barn- och utbildningsnämnden samt kommunstyrelsen att ta fram en handlingsplan för Barn- och ungdomars kostvanor, vilken tillhör fokusområdet Matvanor och livsmedel. Planen ska utgå från resultaten i Liv & hälsa ung 2014. Hälso- och trygghetsrådet föreslår att en arbetsgrupp med representanter från båda nämnderna inrättas för framtagandet av planen. Kostchefen föreslås vara sammankallande för gruppen. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
29 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Hälso- och trygghetsrådet 2015-11-10 Forts. 9 Hälso- och trygghetsrådet föreslår till barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, kommunstyrelsen samt samhällsbyggnadsnämnden att revidera Drogförebyggande policy och plan för Vingåkers kommun 2009-2010, vilken tillhör fokusområdet Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel. Hälso- och trygghetsrådet föreslår att en arbetsgrupp med representanter från varje nämnd inrättas för framtagandet av planen. Folkhälsosamordnaren föreslås vara sammankallande i arbetsgruppen. Ett förslag till handlingsplan ska redovisas på Hälso- och trygghetsrådet den 7 juni 2016. Beskrivning av ärendet Med bland annat Kommunprofil för folkhälsa och Liv & hälsa ung som grund beslutade Hälso- och trygghetsrådet år 2013, 2014 samt 2015 att prioritera tre mål utifrån Sveriges 11 folkhälsomål som man skulle fokusera extra på det kommande året: Barn- och ungas uppväxtvillkor Matvanor och livsmedel Tobak, alkohol, narkotiska, dopning och spel Med grund i statistiken och i att arbetet med handlingsplanerna inte har fungerat tillfredsställande beslutar ledamöterna att dessa områden ska vara prioriterade även för 2016. Inom området Barn och ungas uppväxtvillkor anser ledamöterna att Handlingsplan för barn och ungdomars hälsa ska gälla som handlingsplan. En arbetsgrupp för att revidera denna behöver därför tillsättas. Gruppen föreslås vara gemensam över nämnderna och innehålla representanter från BoU, Soc, KoF samt KS. Inom området Matvanor och Livsmedel ska Handlingsplan för barn och ungas kostvanor gälla. Då den tidigare handlingsplanen är 2 år gammal anser ledamöterna att en ny plan ska tas fram som bland annat kan ta hänsyn till den nya skolorganisationen och Liv & hälsa ung 2014. En arbetsgrupp föreslås tillsättas för att ta fram handlingsplanen. Denna föreslås innehålla representanter från BoU och KS. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
30 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Hälso- och trygghetsrådet 2015-11-10 Forts. 9 Inom området Tobak, alkohol, narkotika, dopning och spel anser ledamöterna att en revidering av kommunens Drogförebyggande policy och plan 2009-2010 ska ske. En arbetsgrupp föreslås tillsättas med representanter från BoU, Soc, KoF samt KS. Expediering Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
31 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2016-01-25 8 Sida Ks Dnr 427/2015 007 Revisionsrapport verkställighet av beslut Förslag till beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att till kommunstyrelsens sammanträde 2016-04-04 lämna ett svar på åtgärder som har vidtagits med anledning av rapporten. Beskrivning av ärendet Revisorerna i Vingåkers kommun har låtit granska hur kommunstyrelsen säkerställer att fattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens och fullmäktiges intentioner. Granskningen visar att det finns brister vad avser förekomst av metoder och systern samt avseende följsamhet till rutiner, vilket framgår av bilagda rapport. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att: Implementera enhetliga rutiner för återrapportering och verkställighet av beslut Säkerställa följsamhet till beslutade metoder och arbetssätt Klargöra när och hur avslut av ärenden ska ske Säkerställa uppföljning av verkställighet till politiken. Rapporten överlämnas härmed för yttrande och åtgärder. Ett arbete har påbörjats och revisorerna önskar svar senast 2016-04-30 angående vilka åtgärder som har vidtagits. Beslutsunderlag Skrivelse från revisorerna, 2015-12-16 Revisionsrapport verkställighet och återrapportering av beslut Justerandes sign Utdragsbestyrkande
32 VINGÅKERS KOMMUN Kommunstyrelsen VINGÅKERs KOMMUN Revism ema 2015-12-16 D nr J [! ] ~ -12-1 6 IDnrpl Kommunstyrelsen Kornmunfullmäktiges presidium För kännedom till: Kommunchef Revisionsrapport - "Verkställighet av beslut" Revisorema i Vingåkers kommun har låtit granska hur kommunstyrelsen säkerställer att fattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens och fullmäktiges intentioner. Granskningen visar att det finns brister vad avser förekomst av metoder och systern samt avseende följsamhet till rutiner, vilket framgår av bilagda rappoti. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Implementera enhetliga rutiner för åtenappmiering och verkställighet av beslut Säkerställa följsamhet till beslutade metoder och arbetssätt Klargöra när och hur avslut av ärenden ska ske Säkerställa uppföljning av verkställighet till politiken. Rappmien överlämnas hä1med för yttrande och åtgärder. Ett arbete har påbö1jats och revisorema önskar svar senast 2016-04-30 angående vilka åtgärder som har vidtagits. 1 / FÖR VINGÅKERs KOMMUNS REVISORER / ~AA l Sören Ericsson,. Ordförande ~v/'- Peter Vagt
33 www.pwc.se VJNGÅKERS KOMMUN Kommunstyrelsen 101 ~ -12- 'l 6 Revisionsrapport o nr IDnrpl ~......... Kerstin Svensson Fontus Hagman December 2015 p wc
34 Innehåll Sarmnanfattnillg... 2 ~. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfråga... 3 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Avgränsning och metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Administrativa system och metoder används i den omfattning som säkerställer att beslut verkställs och återrapporteras till beslutsfattarna... 5 2.1.1. Iakttagelser... 5 2.1.2. Bedömning... 6 2.2. Det finns enhetliga metoder och arbetssätt i kommunen... 6 2.2.1. Iakttagelser... 7 2.2.2. Bedömning... 7 2.3. Rutinerna omfattas av en intern kontroll... 7 2.3.1. Iakttagelser... S 2.3.2. Bedömning... 8 24 Verkställighetsåtgärder har genomförts med anledning av tidigare beslut... 8 2.4.1. Iakttagelser... 9 2.4.2. Bedömning... 9 g. Revisioneli bedömnffig... 10 3.1. Bedömningar mot kontrollmål..... lo 3.2. Revisioneli bedömning... 10 3.3. Rekommendationer... lo December 2015 Vingåker kommun P wc 1 av 11
35 Sammanfattning Kommunens revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor inom PwC att granska verkställighet av beslut. Granskningen syftar till att se om kommunstyrelsen har en systematisk uppföljning eller en helhetsbild över hur fattade beslut verkställs. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning och återrapportering sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. En förstudie har visat att det finns ej avslutade ärenden hos kommunstyrelsen, samt att det inte finns ett gemensamt arbetssätt för att följa upp ärenden i kommunen. Projektet har prioriterats utifrån ovanstående bakgrund och en bedömning av väsentlighet och risk. Granskningsobjekt är Kommunstyrelsen och granskningen ska besvara revisionsfrågan om kommunstyrelsen säkerställer attfattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens ochfullmäktiges intentioner? Efter genomförd gransirning är vår sammanfattade bedömning att kommunstyrelsen i Vingål{ers kommun inte helt säkerställer att fattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens och fullmäktiges intentioner. Den sammanfattade bedömningen är baserad på följande kontrollmål: Administrativa system och metoder används i den omfattningen som säteerställer att beslut verlcställs och återrapporteras till beslutsfattarna Kontrollmålet är ej uppfyllt. Rutin finns för posthantering och diarieföring men saknas för närvarande för återrapportering och verkställighet. Detfinns enhetliga metoder och arbetssätt i lwmmunen Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Metod och arbetssätt finns beskrivet i ett aktuellt dolmment men granskningen visar att följsamheten behöver förbättras. Dessa rutiner omfattas av ett internt lcontrollsystem Kontrollmålet är uppfyllt. Det ingår en rutin för uppföljning i kommunstyrelsens internkontrollplan. Verlcställighetsåtgärder har genomförts med anledning av tidigare beslut Kontrollmålet är ej uppfyllt. Det finns en större mängd öppna ärenden. Det salmas även för närvarande en rutin eller metod för att säkerställa att verkställighetsåtgärder har genomförts med anledning av tidigare beslut, vilket riskerar att beslut "tappas bort". Vi rekommenderar kommunstyrelsen att Implementera enhetliga rutiner för återrapportering och verkställighet av beslut. Arbeta med förbättrad följsamheten till beslutade metoder och arbetssätt. Klargöra kring när, och hur, avslut av ärenden ska ske. säkerställa uppföljning av verkställighet till politiken. December 2015 Vingåker kommun P wc 2 av 11
36 1. Inledning 1.1. Bakgrund Den kommunala demokratin är beroende av att fattade politiska beslut också genomförs. Ett beslut innebär att någon form av aktiv åtgärd ska utföras, vilket i sin tur förutsätter att besluten måste vara tydligt formulerade. I beslutet bör bland annat anges när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning och återrapportering sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Det senare förutsätter att det finns ändamålsenliga rutiner och arbetssätt för uppföljning och kontroll. Revisorerna har genomfört en förstudie som visar att: Det finns icke avslutade ärenden hos kommunstyrelsen från slutet av go-talet. Handläggare och chefer med ansvar för beslutet har i många fall slutat sin anställning och efterträtts av andra befattningshavare. Styrmodellen anger att och hur uppföljning av fullmäktiges beslut ska ske. Fullmäktigebeslut finns angående att obesvarade medborgarförslag och motioner ska återrapporteras 2 gånger per år. Processbeskrivning finns med rutin och mallar för ärendehantering. Det finns inte ett gemensamt arbetssätt för att följa upp ärenden i kommunen. Revisorerna har utifrån sin riskbedömning funnit det angeläget att granska system och rutiner för verkställighet och återrapportering av beslut. 1.2. Revisionsfråga säkerställer kommunstyrelsen attfattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens och fullmäktiges intentioner? För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande kontrollmål: Administrativa system och metoder används i den omfattning som säkerställer att beslut verkställs och återrapporteras till beslutsfattarna. Det finns enhetliga metoder och arbetssätt i kommunen. Dessa rutiner omfattas av ett internt kontrollsystem. Verkställighetsåtgärder har genomförts med anledning av tidigare beslut. 1.3. Revisionskriterier Granskningen har utgått ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Kommunens reglemente och styrmodell December 2015 Vingåker kommun P wc 3 av 11
37 Avgränsning och metod Granskningsobjekt är kommunstyrelsen. Granskningen har genomförts genom en genomgång av ej avslutade ärenden. Intervjuer på plats i Vingåker har även genomförts med kommunchef och kommunsekreterare, för att belysa arbetssätt och följsamhet till styrande dokument och fattade beslut. Rapporten har varit föremål för sakavstämning. December 2015 Vingåker kommun P wc 4 av 11
38 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Administrativa system och metoder används i den omfattning som säkerställer att beslut verkställs och återrappol teras till beslutsfattarna Av kommunallagens 3 kap 14 framgår att "nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för attfullmäktiges besluts verkställs". I 6 kap 4 stadgas bland annat att "det åligger styrelsen särskilt att... verkställafullmäktiges beslut...". Konsekvensen av ovanstående paragrafer är att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs, medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. Det är av vikt att beslutsfattarna får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställs på det sätt som avsågs vid beslutstillfållet. Ett beslut om utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återrapportering ska ske. Utdelade uppdrag bör noteras särskilt i förslagsvis diariet så att fullmäktige eller kommunstyrelsen kan få redovisat vilka uppdrag som är utdelade och när dessa ska återrapporteras. Av KL s kap 33 framgår att en motion eller ett medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om detta inte är möjligt ska detta och vad som kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. Enligt KL kap 27 framgår att frågor som väckts genom medborgarförslag ska om möjligt handläggas av nämnden så att ärendet kan avgöras inom ett år från det att det väcktes i fullmäktige. En nämnd som handlägger sådana ärenden ska minst en gång om året informera fullmäktige om de beslut som fattats i ärendena. Nämnden ska även informera om de ärenden som inte avgjorts inom den tid som anges i första stycket. I KL regleras även styrelsen och nämndernas ansvar för den interna kontrollen ( delavsnitt 3.3.) 2.1.1. Iakttagelser I Vingåkers kommuns rutin för posthantering och diarieföring framgår att inkomna och upprättade handlingar registreras i ärendehanteringsprogrammet W3D3. Handlingen kopplas därefter till ett nytt eller befintligt ärende. Vid varje nytt ärende framgår det att följande uppgifter ska fyllas i: JK-balans ska kryssas i Motpart Avdelning Planbeteckning December 2015 Vingåker kommun P wc 5 av 11
39 " Handläggare (om det är känt) I vissa fall ärendetyp (t.ex. motioner, interpellationer, medborgarförslag m.m.) Bevakningsdatum om det är t. ex. en remiss som ska besvaras en viss tid När det finns en handläggare på ärendet ska registratorn skicka ett meddelande till handläggaren med information om att han/hon är handläggare på ärendet. stickprovet som har genomförts under granskningen visar dock att det finns oldarheter gällande ett antal för närvarande öppna ärenden. Exempelvis är det inte alltid känt vem som är ansvarig handläggare. Det är inte heller tydliggjort vad avser återrapportering och verkställighet. Se vidare avsnitt 2-4. Under intervjun framkommer att inkommen post hanteras genom att registratorn och kommunsekreteraren går igenom den, och stämmer av med kommunchef vid osäker heter. I bästa mån möjligt fördelas därefter ärenden ut på handläggare, även om det inte alltid är möjligt att direkt utse en handläggare som ansvarig för ärendet. Hittills har registratorn därefter valt att skicka ut en lista till handläggarna, 2 gånger per år, innehållande icke avslutade ärenden. Det finns dock ingen fastställd rutin för detta och upplevs som en risk då registratorn nu går i pension. Det framgick även att bevakningsdatum inte alltid läggs in, utan att detta förmedlas muntligt. Under intervjun framkom att återrapportering gällande öppna ärenden sker kvartalsvis till kommunstyrelsens arbetsutskott. Det framgår dock ej om en enhetlig återrapportering sker även i övriga nämnder. Formen av återrapportering beskrivs vara en följd av att kommunchefen har haft det som en punkt på kommunstyrelsemöten. Det poängteras att möjligheten att säkerställa verkställigheten skiljer sig åt mellan olika beslut. Stor vikt ges betydelsen av tydliga beslut för att förhindra att ärenden faller mellan stolarna. 2.1.2. Bedömning Kontrollmålet bedöms ej vara uppfyllt. Rutin finns för posthantering och diarieföring men saknas förnärvarande för återrapportering och verkställighet. Granskningen visar även att rutiner inte alltid följs. 2.2. Detfinns enhetliga metoder och arbetssätt i kommunen Metoder och arbetssätt i Vingåkers kommun finns beskriva i dokumentet' Ärendehantering- processbeskrivning samt tillhörande rutinbeskrivningar och mallar', daterat 2014-08-27. Dokumentet syftar till att skapa en enhetlig ärendehantering och är tillgängligt för medarbetarna genom intranätet, under nämndservice. Dokumentet innehåller bland annat följande delar: Processbeskrivning vid hantering av allmänna ärenden Rutin för posthantering och diarieföring Mall för tjänsteutlåtande December 2015 Vingåker kommun P wc 6 av 11