Ärende 7 Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor
1(6) -05-24 KS. -00013 Verksamhetsrapport till kommunstyrelsen den 11 juni Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor sammanfattar månadsvis viktiga händelser och aktuella arbetsuppgifter för respektive avdelning i Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor Beslutsunderlag Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor den 24 maj Ekonomisk rapport för KS ledningskontor per maj månad Driftsredovisning Redovisning (tkr) Utfall jan-maj Prognos Budget Avvikelse Kostnader 88 768 214 054 210 354-3 700 *Varav personal 55 017 125 993 122 293-3 700 Intäkter -33 517-76 567-76 567 0 Nettokostnader 55 251 137 487 133 787-3 700 Nettobudget 55 745 133 787 133 787 0 Eventuella avvikelser 494-3 700 0 3 700 Nettokostnader per verksamhet Nämder 3 170 6 593 6 593 0 KS oförutsedda 80 4 099 4 099 0 Kommundirektören 27 834 64 149 60 449-3 700 Utvecklingsenheten 1 206 4 375 4 375 0 IT-enheten 5 485 16 455 16 455 0 Kansliavdelningen 3 892 9 315 9 315 0 Ekonomiavdelningen 5 037 11 412 11 412 0 Personalenheten 5 720 14 719 14 719 0 Kommunikationsenheten 2 642 6 370 6 370 0 Bemanningsenheten 185 0 0 0 Summa nettokostnader 55 251 137 487 133 787-3 700
-05-24 2(6) KS -00013 Kommunstyrelsen redovisade per maj ett positivt resultat på 494 tkr i jämförelse med periodens budget. I kommundirektörens del av budgeten återfinns de största avvikelserna. Främsta anledningarna till det positiva resultatet är att vissa stora budgetposter kommer senare under året t.ex. utvecklingsprojekt, feriepraktik och civilt försvar. Den största posten som har kostnader över budgetramen är personalkostnader, detta på grund av avgångsvederlaget i uppgörelse med föregående kommundirektör då kostnaden för hela avtalsperioden är bokförd i februari. De poster som också ligger över sin budgetram förutom avgångsvederlaget är kostnader för försäkringar, färdtjänst, bevakning samt rekrytering. Del av anledningen till det positiva resultatet finns på Utvecklingsenheten som har eftersläpande intäkter för VAN-projektet som avser 2018. Även IT-enheten bidrar till det positiva resultatet på grund av att intäkterna för telefoni är högre än kostnaderna för perioden. Bemanningsenheten har ett negativt resultat detta beror på felaktiga rättningar som har gjorts avseende tidigare perioder, dessa kommer rättas till under juni. Kostnaderna för alla nämnders arvodeskostnader belastas för första året av Kommunstyrelsens budget, då överflyttning av befintlig budgetram gjordes inför. Arvodeskostnaderna ligger över budgetramen för perioden, detta beror på uppstartskonferenser i samband med ny mandatperiod. Prognosen för kommunstyrelsens driftsbudget sätts till ett underskott på 3 700 tkr, detta med anledning av avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. KS oförutsett Budget Stöd till Karlskoga Business week Återstår 4 099 tkr -80 tkr KS beslut -02-05 4 019 tkr Från kommunstyrelsens budget för oförutsedda medel har det fattats ett beslut på 80 tkr, således återstår 4 019 tkr av budgeten. Löneutfall Redovisat löneutfall (tkr) jämfört med 2018 Utfall jan-maj Utfall jan-maj 2018 55 017 49 824 Personalkostnaderna har ökat mellan 2018 och. Förklaringen till den stora förändringen härleds till avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. Utöver detta ligger ökningen av löner i linje med löneöversynen 2018. Treårsbudget Redovisning (tkr) Resultat i förhållande till budget Ingående Prognos Prognos 2017- balans 7 165-3 700 3 465
-05-24 3(6) KS -00013 Kommunstyrelsen har en positiv ingående balans på 7 165 tkr sedan tidigare år i treårsbudgeten, dessa kommer delvis användas för att täcka kostnader för kommundirektörens avgångsvederlag. Prognosen för driftsbudget sätts till ett underskott på 3 700 tkr, således sätts prognosen för treårsbudgeten till ett positivt resultat på 3 465 tkr. Hela överskottet från tidigare år i treårsbudgeten kommer inte användas p.g.a. befarat underskott i andra nämnder. Investeringskostnader Investeringar (tkr) Utfall janmaj Löpande IT- Investeringar Prognos Budget Avvikelse 70 1 300 1 300 0 Beslutsstödsystem 306 1 200 1 200 0 IT-byte av trådlöst 30 1 000 1 000 0 nätverk Personalsystem 0 2 000 2 000 Möbler & Inventarier 29 100 100 0 Digital reklam / 360 360 0 inf.skyltar Karlskoga-app 230 230 0 Webbplats 25 250 250 0 platsmarknadsföring Investering i 8 225 225 0 www.karlskoga.se Ny 1 800 1 800 0 säkerhetsplattform Licensavgifter MS Office 365 819 1 900 1 900 0 Varav överförs till nästa år Summa investeringsutgifter 1 287 8 365 10 365 2 000 0 Kommunstyrelsens investeringsbudget inklusive medel överförda från förra årets budget avseende digital reklam. Investeringarna kommer göras löpande under året och hela investeringsbudgeten prognostiseras att förbrukas under året förutom personalsystemet som inte kommer att bli en investering, den blir istället en driftskostnad i Administrativa nämnden. Ekonomiavdelningen Budget 2020-2022 har färdigställs under maj. Bristen på långsiktiga planeringsförutsättningar från statens håll gör ekonomistyrningen i kommunerna än mer komplicerad. Detta påverkar negativt möjligheterna att genomföra grundliga analyser och utredningar inför eventuella effektviseringar. Detta medför att snabba beslut måste tas utan att grundliga underlag finns, vilket förstås alltid är att föredra.
-05-24 4(6) KS -00013 Under en tid har upphandlingsenhetens arbetssituation varit ansträngd pga. ökat antal upphandlingar än tidigare år. Detta beror främst på att Karlskoga expanderara och växer. Investeringsbudgeterna förra året och i år ökar kraftigt. För att bättre illustrera upphandlingsenhetens status kommer nedan en nykomponerad rapport. 50 40 30 20 10 0 Rapporten visar utvecklingen från 2018-01-01 till och med -03-31. Antal upphandlingar att göra under kvartal (Q) (överförda + nya) 2018 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Förklarande text till bild Bilden visar det efterfrågade behovet av antalet upphandlingar som behöver genomföras vid en viss avstämningspunkt. I siffran ingår dels nyanmälda upphandlingar samt de upphandlingar som ej hunnits avslutas under föregående kvartal. Upphandlingschefens sammanfattning Diagrammet visar att upphandlingsenheten under perioden från Q1 Q4 2018 inte har resurser att klara efterfrågan av upphandlingar. Från och med Q4 2018 ökar dessutom antalet upphandlingar att genomföra. Upphandlingsenheten levererar i medel mellan 10 till 15 genomförda upphandlingar per kvartal. Vilket är väl i snitt med de kommuner vi jämfört oss med. Kansliavdelningen Eu-valet pågår; dock med lägre valdeltagande än till RKL-val. Valperioden avslutas med den sk onsdagsräkningen den 28 maj. Webbversion av Troman (förtroendemannaregistret) har införts. Arbete kring arvodeshanteringen pågår. Utbildning för samtliga presidier i kommunen har genomförts. Gallring av arkivet pågår med hjälp av avdelningens praktikant. Sverigefinska rådet har haft sitt första möte för mandatperioden och kansliavdelningen kommer att bistå med sekreterare. Personal- och kommunikationsavdelningen Rekrytering av ny kommunikationschef inledd och kommer preliminärt vara klar 1 juni. Översyn av avdelningens ansvar och roller kommer inledas med syfte att öka kompetens och tydlighet. Förändring av personalavdelningen har påbörjats; mer närvaro i förvaltningarna, personalansvar till personalchef, tydligare uppföljning av effekter av aktiviteter m m. Klart och förhandlad 1 juni. Fokus ligger på att stödja verksamheter i förändringsarbetet, löneöversyn Vårdförbundet, heltidsprojektet och schemaläggning (mer information och stöd till chefer.
-05-24 5(6) KS -00013 Sjukfrånvaron för kommunstyrelsens ledningskontor för hela april är 1,80 % vilket är 1,7 % lägre jämfört med samma period 2018. Kvinnornas sjukfrånvaro var 2,17 %. Jämfört med samma period 2018 så har den minskat med 2,48 %. Sjukfrånvaron för män var 0,95% samma period 2018 var sjukfrånvaron 0,63 %. Av sjukfallen är 37,19% långtidssjukskrivningar (mer än 59 dagar) och det är 0,3 % högre jämfört med samma period 2018. Utvecklingsavdelningen En stor del av arbetsinsatsen under gällande period har kretsat kring näringslivsfrågor. Bland annat har representant från avdelningen planerat och deltagit i frukostmöte med KSO, där ett antal lokala företag får möjlighet att berätta om sin verksamhet och träffa representant från politiken samt tjänsteman inom kommunen under lättsamma former. Arrangerat och deltagit i workshop med anledning av kommunens Näringslivsstrategi, med flera representanter från näringslivet samt deltagit i Industrirådet. Deltagit på möte med Örebro Region Län gällande diskussion om en kartläggning av industrins behov i Karlskoga. Möte med Örebro universitet om ett utökat samarbete gällande näringslivsutveckling och forskning. Vi har dessutom haft löpande kontakt med flera verksamma lokala näringsidkare med anledning av utökning av deras verksamhet. Vi har även träffat näringsidkare utför Karlskoga och regionen som är intresserade av att etablera sig i staden. Utvecklingsavdelningen har i samarbete med representanter från andra avdelningar på Kommunstyrelsens ledningskontor fortsatt arbetet med kommunens nya vision, då vi bland annat har sammanställt responsen vi fick från workshopsen vi utförde under hösten och vintern. Inbjudan/information till kommunens förvaltningar om möjlighet att delta i Almedalsveckan. Deltagit och arrangerat ett förvaltningsövergripande planeringsmöte med arrangörer gällande Diggilo och VM i dynamiskt skytte som båda kommer hållas i Karlskoga under sommaren. Dessutom deltagit i möte med BRO. Samhällsplanering En stor del av arbetsmödan under perioden har gått åt till att avsluta fas 1 i projektet Vårdboende/bostäder. Arbetet med programmet för Lunnedet är inne i ett slutskede och kommer gå upp som förslag på program till Kommunstyrelsen i slutet av maj. Haft förvaltningsövergripande samtal om ledningsfrågor gällande ombyggnation av Ekebykorset, diskussionen håller på att avslutas. Fortsatt arbete med kommunens Risk- och sårbarhetsanalys, med bland annat bedömning av risker av kommunens förvaltningar. Fortsatt löpande arbete med bostadsplanering vid områdena Hägnan och Tuggen. Förberedelser för långsiktigt regionalt och lokalt utvecklingsprojekt baserat på personen Alfred Nobel. Ombesörjning av iläggning av Hoppilandbrygga vid Labbsand. Deltagande i Arena RÖP med inriktning på regional och lokal bostadsmarknad, rumslig segregation, Tobins Q-studie i Örebro län m.m. Informerat PRO och Frimurarna om Flextrafiken i Karlskoga. Integration Integrationsprogrammet är ute på remiss under våren, har skickats ut till samtliga nämnder/förvaltningar samt de helägda bolagen för kommentarer, justeringar, etc.
-05-24 6(6) KS -00013 Genomfört ett antal seminarier/infoträffar inom integrationsområdet på länsnivå under maj månad. Inga nya siffror från Migrationsverket har tillkommit i nuläget gällande personer med uppehållstillstånd samt asylsökande i kommunen. IT IT-enheten har deltagit i en hel del möten, mässor och utbildningar under gällande period, bland annat ett möte med Nethouse och skolförvaltningen angående fjärrutbildning för elever och betygsättning. CPX IT-säkerhetsmässa i Stockholm, uppdatering om säkerhetstrender inom IT och framtida hotbilder mot moln-tjänster. Avdelningen har även deltagit i Atea Bootcamp. Upphandling av telefoni är utskickad. Förberedning av upphandling av E-Arkiv och Licenser. Karlskoga har fått tilldelning av 15000 för EU4WIFI i EU-bidrag, som tidigare sökts under april månad. Riktlinjer för återanskaffning IT-produkter, ett förslag har arbetats fram. Startat ett samarbete med KEMAB gällande uppstartat Bredbandsuppbyggnad. En Incident har inträffat i en datorhall vid kabelbyte, då en ljusbåge uppstod, ingen kom till skadad. Miljöstrateg Kommunen är deltagare i Regionens EU projekt för hållbart resande. Detta projekt är nu i slutfasen och ska följas upp och slutrapporteras innan hösten. Ett av delprojekten är reserådgivning där miljöstrategen varit ute på olika avdelningarna för att se över deras resande samt ge medarbetarna möjlighet att själva komma med idéer över hur de kan börja resa mera hållbart. De flesta av dessa avdelningar har tagit detta på stort allvar och faktiskt minskat sina bilresor och ökat resor med kollektivt och cykel. Detta bidrar till en bättre hälsa, sparad tid och sparade pengar. Det är otroligt glädjande att en mindre insats som reserådgivning kan ge en effekt och visar också på potentialen att kommunen kan bli ännu bättre när det kommer till hållbart resande. Ett annat delprojekt är cykelvänlig arbetsplats som kommunen deltar i. Här ser vi över kommunens arbetsplatser och bedömer hur cykelvänlig de är. Förra året var alla förvaltningar förutom två med och alla arbetsplatser som granskades höjde sina nivåer och kom på bästa eller nästbästa placering. Det var med stolthet vi gick upp och tog emot alla diplom och var den kommun som hade flesta arbetsplatser som deltog. Detta år är alla utom en förvaltning med, vilket gör att vi kan bli ännu bättre och förbättra möjligheten för cykling till arbetsplatsen för våra anställda. Kommunen deltar också i det regionala projektet REDI (digitala möte i offentlig sektor), där vi ska bli bättre på att använda oss av digital mötesteknik för att kunna minska ner antalet resor. Alla förvaltningar har minst en deltagare och uppstarten för detta skedde i veckan. Projektet pågår i två år. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner rapporten