Yttrande: Genomlysning folkhälsonämnden

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (7) FHN Handläggare Ulrika Lundgren Folkhälsonämnden Yttrande: Genomlysning folkhälsonämnden Sammanfattning Kommunfullmäktige i Karlskoga kommun har beslutat att ge kommunstyrelsen i uppdrag att arbeta fram direktiv, tidplan, budget för en successiv genomlysning av samtliga verksamheter samt att genomföra denna. (KF ). Konsultföretaget Effect Management genomförde en förstudie under våren Syftet var att precisera frågeställningar inför kommande upphandling av konslutföretag som skulle genomföra genomlysningen. Konsultföretaget KPMG har under januari-februari 2015, på uppdrag av kommunstyrelsen i Karlskoga genomfört genomlysningen av folkhälsonämnden. Genomlysningen presenteras i form av en slutrapport. Kommunstyrelsen beslutade den 5 maj 2015 (KS 128) att ge folkhälsonämnden i uppdrag att före den 30 november 2015 yttra sig över vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta med anledning av KPMG:s förslag på åtgärder/vidare arbete, som framgår av slutrapporten Genomlysning Folkhälsonämnden. Folkhälsonämnden ger sitt yttrande över vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta samt har vidtagit, med anledning av KPMG:s förslag på åtgärder/vidare arbete, som framgår av slutrapporten Genomlysning Folkhälsonämnden. Yttrandet har tagits fram i samråd med kommunstyrelsens ledningskontor. Avstämning har skett med styrgrupp för genomlysningen. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 29 oktober 2015 Kommunstyrelsens protokoll den 5 maj 2015 Genomlysning Folkhälsonämnden konsultrapport från KPMG den 2 februari 2015 Bakgrund Kommunfullmäktige i Karlskoga kommun har beslutat att ge kommunstyrelsen i uppdrag att arbeta fram direktiv, tidplan, budget för en successiv genomlysning av samtliga verksamheter samt att genomföra denna. (KF ). Detta innebär även genomlysning av den gemensamma folkhälsonämnden med Degerfors kommun. En erfarenhet från tidigare översyner var att kommunstyrelsen på ett tydligare sätt än tidigare ville precisera vilka områden som ska värderas och genomlysas när kommande nämnder som ska genomlysas.

2 Tjänsteskrivelse 2 (7) Konsultföretaget Effect Management genomförde därför en förstudie av folkhälsonämndens verksamheter under våren Förstudien handlade om att få fram vilka frågeställningar som skall besvaras vid genomförandet av det kommande granskningsuppdraget. Inom ramen för förstudien presenterade förvaltningen ett omfattande skriftligt underlag som begärdes in samt att ett flertal intervjuer genomfördes. Resultatet av förstudien användes som plattform för ett gemensamt seminarium den 24 april 2014, med kommunstyrelsen, kommundirektör samt personalchef. Folkhälsonämndens presidie samt förvaltningschef var inbjudna att lyssna. Workshopen resulterade i ett antal frågeställningar och påståenden som skulle ligga till grund förkommande genomlysning. En upphandling om genomlysning av folkhälsonämnden genomfördes hösten Konsultföretaget KPMG genomförde den slutliga genomlysningen. Granskningen startade i januari 2015 till den 28 februari 2015 och genomfördes utifrån fyra perspektiv. Perspektiv 1 Styrning och ledning Perspektiv 2 kvalitet och kostnadseffektivitet Perspektiv 3 Personalförsörjning Perspektiv 4 Den kommunala kompetensen Slutrapporten är daterad och redovisades muntligt för kommunstyrelsen samt för folkhälsnämnden. Kommunstyrelsen beslutade den 5 maj 2015 (KS 128) att ge folkhälsonämnden i uppdrag att före den 30 november 2015 yttra sig över vilka åtgärder som nämnden kommer att vidta med anledning av KPMG:s förslag på åtgärder/vidare arbete, som framgår av slutrapporten Genomlysning Folkhälsonämnden. I framtagandet av yttrandet har Folkhälsoförvaltningen samarbetat med kommunstyrelsens ledningskontor avseende delar som rör ekonomi- och personalhantering inklusive bemanningsenhet. Avstämning har skett med styrgruppen för genomlysningen. Beskrivning av ärendet KPMG rekommenderade följande punkter för fördjupning och utveckling: Se över köp sälj systemet och renodla dessa till att bli resultatenheter med krav på anpassning där konsekvenserna av marginaleffekter hanteras inom säljarens organisation för ökad effektivitet och minskad risk för felaktiga kostnader i de kommunala verksamheterna. Fortsätt arbetet med att minska trappstegseffekterna inom kostorganisationen så att flexibiliteten mellan de olika köken ökar och resursnyttjandet blir effektivare. För att kommunen ska få ett helhetsgrepp på de överanställningar som finns i kommunen anser vi att kommunen bör överväga att hanteringen av överanställningar i Folkhälsoförvaltningen sker på samma sätt som i övriga förvaltningar.

3 Tjänsteskrivelse 3 (7) Nämndens personalbudget behöver specificeras med samtliga anställda så att även överanställningarna synliggörs som en ekonomisk faktor även om de inte prognostiseras vara en faktisk kostnad. Folkhälsonämndens arbete med folkhälsa och barnkonventionen behöver i högre grad utgå från andra nämnders kärnuppdrag och stödja detta. Vi ser risker med att projekt där berörda verksamheter inte är involverade i ansökningarna av projektmedlen, inte får avsedda effekter utan blir en belastning för verksamheten. Yttrande utifrån respektive område KPMGs rekommendation köp sälj Se över köp sälj systemet och renodla dessa till att bli resultatenheter med krav på anpassning där konsekvenserna av marginaleffekter hanteras inom säljarens organisation för ökad effektivitet och minskad risk för felaktiga kostnader i de kommunala verksamheterna. Yttrande kring åtgärd översyn av köp sälj Karlskoga och Degerfors politiska samråd för gemensamma nämnder, har diskuterat frågan kring översyn av köp sälj systemet som folkhälsonämnden har att hantera. Det finns en politisk samstämmighet mellan kommunerna att det är dags för en översyn av köp sälj systemet. Den kommunala kompetensen samt eventuella trappstegseffekter ska beaktas i översynen. I samråd mellan förvaltningschef för folkhälsoförvaltningen, kommunens ekonomichef och kommundirektör har beslutat att kommunens ekonomicontroller får uppdrag att genomföra översynen. KPMGs rekommendation trappstegeffekter Fortsätt arbetet med att minska trappstegseffekterna inom kostorganisationen så att flexibiliteten mellan de olika köken ökar och resursnyttjandet blir effektivare. Yttrande kring åtgärder avseende trappstegeffekter KPMG lyfter fram att ett arbete är påbörjat med större rörlighet och planering såväl mellan olika enheter som över tid på dygnet. 1 Detta arbete fortsätter och stöds av kompletterande beslut och uppdrag för att se över personalorganisationen inom köks- och städområden i Karlskoga och Degerfors under 2015 och Barn och elever har ökat inom förskolans och skolans produktion medan personaltätheten har varit oförändrad. Personaltätheten justeras för att stämma överens med aktuell produktion och öka flexibiliteten. 1 Se sid 5 första stycket Genomlysning Folkhälsonämnden konsultrapport från KPMG 2 Folkhälsonämndens beslut den 15 april 2015 (FHN 41)

4 Tjänsteskrivelse 4 (7) Inom ramen för folkhälsonämndens beslut har verksamhetschef kost uppdrag av förvaltningschef att se över chefsområdena. Uppdraget startade den 3 augusti och avslutas den 30 november Resultat redovisas till folkhälsonämnden i december Modeller prövas med utgångspunkt från ett tydligt medarbetarskap där medarbetarna själva, genom dialogmöten, gör processen. Medarbetarna styr själva när på dagen olika uppdrag i yrket ska göras, inom ramen för uppdraget och över tid på dygnet. Syftet är att skapa förutsättningar för ökad flexibilitet att planera arbetet och att heltid blir möjligt. Modellerna prövas hösten 2015 (städ) och våren 2016 (kost). Resultaten redovisas i samband med slutredovisning av heltidsprojektet. KPMGs rekommendation överanställningar 3) För att kommunen ska få ett helhetsgrepp på de överanställningar som finns i kommunen anser vi att kommunen bör överväga att hanteringen av överanställningar i Folkhälsoförvaltningen sker på samma sätt som i övriga förvaltningar. Yttrande kring åtgärder avseende överanställningar Ansvar och hantering av personalfrågor, personalplanering och delegation att fatta beslut om anställningar, ligger inom linjeorganisationen på folkhälsoförvaltningen. Delegationsordning har justerats i enlighet med detta. 3 Stöd finns från kommunens personalavdelning och används flitigt. Kontaktperson från personalavdelningen ingår i förvaltningens chefsledningsgrupp. Samråd sker med bemanningsenhetens chef och förvaltningschef kring hantering av överanställda och vikariehantering. Bemanningsenheten och folkhälsoförvaltningen har sedan 2014, kontinuerligt avstämningsmöten med verksamhetschefer och enhetschefer avseende vikarieförmedling, rekrytering och övrig hantering av timvikarier. Samtliga rekryteringar av vikarier och vikariebokningar upp till 3 månader sköts fullt ut av bemanningsenheten för folkhälsoförvaltningen sedan Bevakning av inkonverteringar enligt lagen om anställningsskydd (LAS) sker med hjälp av bemanningsenheten och den statistik som tillhandahålls. När vikarier blir anställda enligt lagen om anställningsskydd, i Karlskoga kommun, blir de anställda på den förvaltning där de har sin kompetens och där de är vikariatsplacerade. För socialförvaltningen administreras denna personal av bemanningsenheten. För övriga förvaltningar sker hanteringen på olika sätt beroende på vilka interna rutiner som arbetats fram. 3 Folkhälsonämndens beslut den 10 juni 2015 (FHN 80)

5 Tjänsteskrivelse 5 (7) Folkhälsoförvaltningens rutin är att de inkonverteringar som sker placeras av cheferna inom ramen för förvaltningens personalplanering. De placeras på befintliga vikariat inom förvaltningen inom ramen för personalplanering och budget. I dagsläget utgör inte överanställningar ett problem. Frågan ingår i det utvecklingsarbete tillsammans med bemanningsenheten som pågår. En mer effektiv schemaplanering har arbetats fram under 2014/2015 då folkhälsoförvaltingen lägger sina scheman i schemasystemet Time Care planering. Ytterligare kontakter kring schemaplanering har tagits med bemanningsenheten i samband med prövande av modeller för heltid. KPMGs rekommendation personalbudget 4) Nämndens personalbudget behöver specificeras med samtliga anställda så att även överanställningarna synliggörs som en ekonomisk faktor även om de inte prognostiseras vara en faktisk kostnad. Yttrande kring åtgärder avseende personalbudget Personalbudgeten har genomlysts sedan januari 2015 i samband med att förvaltningen gjorde ett underskott för verksamheten under Samtliga anställda, kommande anställda (inkonverteringar enligt LAS) tjänstledigheter, sjukfrånvaro samt kommande pensionsavgångar finns i en särskild matris för förvaltningen, enligt nedan. Samtliga anställdas månadslöner och lönetillägg finns specificerade vilket möjliggör kostnadsberäkningar för förvaltningens totala personalkostnader i budget- och prognosarbetet. Det finns också en plan för placeringen av inkonverterade personer under det kommande året. 4 Person nummer Efter namn För namn Anställnings form Ansvarig chef Arbets ställe Löne tillägg Månads lön Uppehålls faktor Ssg grundtjänst Önskad ssg grund tjänst Utökad ssg Kommentar Datum senaste ändring Ett system finns där första linjens chefer uppdaterar matrisen kontinuerligt efter eventuella förändringar. Avstämningar sker med ekonom och verksamhetschefer i samband med chefsledningsmötena. KPMGs rekommendation är genomförd. KPMGs rekommendation folkhälsa och barnkonvention 5) Folkhälsonämndens arbete med folkhälsa och barnkonventionen behöver i högre grad utgå från andra nämnders kärnuppdrag och stödja detta. Vi ser risker med att projekt där berörda verksamheter inte är involverade i ansökningarna av projektmedlen, inte får avsedda effekter utan blir en belastning för verksamheten. 4 Förkortningen ssg i tabellen = sysselsättningsgrad.

6 Tjänsteskrivelse 6 (7) Yttrande kring åtgärder folkhälsa och barnkonvention Folkhälsonämnden arbetar för förverkligandet av kommunernas politiska mål inom folkhälsa och barnkonvention. 5 Kommunernas egna mål för uppdragen, formulerade i policys och planer, är framtagna i samråd med övriga nämnder och förvaltningar i kommunerna. Folkhälsoarbetet bygger på resultat av lokala mätningar så som Liv och Hälsa ung och elevhälsosamtalen. Målgrupp för folkhälsoarbetet är enligt KF:s beslut ur ett invånarperspektiv. Det innebär att det stundtals skiljer sig från andra nämnders kärnuppdrag som till större del berör brukare. Processerna hänger dock samman genom att arbetet kan kopplas till kommunernas övergripande mål. Arbetet tillsammans med andra nämnders kärnuppdrag ska utvecklas för att stödja detta. Folkhälsonämndens ordförande har initierat till träffar med de olika nämndernas ordförande och förvaltningschef och ibland presidier, för att tydliggöra uppdrag och arbeta för utveckling. Det finns en tydlig informationsbrist då berörda verksamheter enligt de KPMG intervjuat, upplever att de inte är involverade i ansökningarna av projektmedlen. Att utvecklingsprocesserna inte då får avsedda effekter utan blir en belastning för verksamheten, vilket självklart inte är syftet. De ansökningar som görs bygger på uttalade behov utifrån ett invånarperspektiv, alternativt från en/flera förvaltningar inom kommunerna. Folkhälsonämnden prioriterar inte projekt som ligger utanför ordinarie uppdrag och som inte bygger på kommunernas mål och folkhälsoavtal. I de nätverk och utskott som finns diskuteras fram för allt långsiktiga processer och utvecklingsarbeten och därmed även eventuella ansökningar om projektmedel som folkhälsonämnden kan söka för att förstärka sitt uppdrag. Kommundirektören har därför beslutat att eventuella ansökningar även ska presenteras för den kommunövergripande ledningsgruppen. Det finns även ett pågående uppdrag från folkhälsonämnden att se över och utveckla det tvärsektoriella arbetet för att mer formalisera uppdagen. Syftet är att den kunskaps- och informationsöverföring som sker via de olika nätverk som finns ska stärkas och ges mandat. Den politiska samrådsgruppen mellan Karlskoga och Degerfors har utvecklat sin roll och funktion under de två senaste åren för folkhälsonämndens del. KPMG menar att detta samråd kan ur ett kommunalt demokratiskt perspektiv, användas för att utöva kommunstyrelsernas uppsikt och samordning av den gemensamma folkhälsonämnden. KPMG menar även att samrådsgruppen med fördel kan fungera som ett forum där information om nämndens pågående arbete ges samtidigt, på samma sätt till båda kommunernas kommunstyrelser. 5 KF Karlskoga 2015: , 136, KF Degerfors 2015: samt avtal med Region Örebro om stöd till lokalt folkhälsoarbete (Region Örebro 2015: 31, KS Karlskoga , FHN ).

7 Tjänsteskrivelse 7 (7) KPMG konstaterar att utveckling och fokusering av samrådsgruppens uppdrag bygger på tydliga uppdrag från, och löpande rapportering tillbaka till, respektive kommunstyrelse. I samband med detta kan även förutsättningarna för ökad samverkan mellan nämnder/förvaltningar/verksamheter ökas på ett konstruktivt sätt. Överväganden Folkhälsonämndens ansvar kring folkhälsa omfattar alla politikområden och går inte att tilldela till något enskilt område. Detsamma gäller även arbetet med barnkonventionen och barnrättsfrågor. Kost- och städverksamheterna finns i samtliga andra kommunala verksamheter i två kommuner. Det gör att samverkan och samråd är bärande för att arbetet ska utvecklas och lyckas. En ökad tydlighet i folkhälsonämnden ekonomistyrning är nödvändig. KPMGs bedömning, att nämnden och dess förvaltning bedriver ett folkhälsoarbete och barnrättighetsarbetet med hög kompetens och utifrån aktuellt kunskapsläge i de områden man ansvarar för, ger styrka inför fortsatt utvecklingsarbete. Ett kommande utvecklingsområde är att kunna tydliggöra kommunernas strävande genom ett fullmäktigemål kring jämlikhet. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden antar föreliggande skrivelse som sitt eget yttrande och överlämnar yttrandet till kommunstyrelsen. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Expedieras till Kommunstyrelsen Karlskoga Kommunstyrelsen Degerfors