Årlig redovisning av rutiner internkontroll 2015

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (8) FHN Handläggare Ulrika Lundgren Folkhälsonämnden Årlig redovisning av rutiner internkontroll 2015 Sammanfattning Syftet med internkontroll är att säkerställa att fastställda rutiner fungerar i enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Förvaltningschefen har, enligt 4, reglementet för intern kontroll (27/1 2005, KF 7) ansvar för att årligen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Den samlade bedömningen för år 2015 är att det finns rutiner och att flera av dem behöver uppdateras och en del nya rutiner behöver skapas. Åtgärder i form av rutinbeskrivningar, fortbildningsinsatser, planering av strategier etcetera har genomförts alternativt påbörjats. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige i värdkommunen Karlskoga, antog reglemente för internkontroll den 27 januari 2005, KF 7. Reglementets syfte är att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande internkontroll. Följande mål ska uppnås med rimlig grad av säkerhet: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Rimlig grad av säkerhet innebär att en avvägning ska göras av kontrollkostnad och kontrollnytta. Ekonomiska faktorer ska inte enbart vägas in utan vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet. Säkerställa att fattade beslut verkställs och följa upp i förhållande till fastställda mål. Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten innebär att man ska tillgång till rättvisande räkenskaper. En ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvalitet och kvantitet samt resursanvändning ska ske.

2 Tjänsteskrivelse 2 (8) Efterlevnad av lag, föreskrift, riktlinje etcetera innebär även att interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter ska kontrolleras. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom nämndens respektive verksamhetsområden. Den enskilda nämnden har ansvar för att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Internkontroll samlad bedömning av förvaltningens rutiner. Förvaltningschefen har enligt 4, reglementet för intern kontroll, ansvar för att minst årligen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Nämnden ska i samband med den årliga analysen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Internkontrollplan - utvalda rutiner beslutas i årlig i plan Folkhälsonämnden har antagit en internkontrollplan för 2015, med följande internkontrollmål: Sjukfrånvaro Kontanthantering uppföljande granskning Beställaransvar kost Förflyttningstider städ De specifika internkontrollmålen har redovisats till nämnden i särskilda ärenden under året. Beskrivning av ärendet Syftet med internkontroll är att säkerställa att fastställda rutiner fungerar i enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Förutom de specifika rutinerna, enligt beslutad interkontrollplan, ska därför en samlad bedömning av rutiner inom förvaltningen göras årligen. Genomlysning har skett av förvaltningens rutiner 2015 avseende; Kvalitetsrutiner Ökad samverkan inom folkhälsa Förebyggande arbete är generella eller riktade insatser till individer eller grupper med syfte att främja halsa och förhindra att problem uppstår eller förvärras. Främjandearbetets fokus ligger på att få människor att växa och utvecklas som människor. Folkhälsoarbetet handlar om generella och specifika processer som är inriktade på samhällsnivå eller gruppnivå för att skapa samhälleliga förutsättningar för god och jämlik hälsa. Det finns vinster i att öka samverkan för att stödja det främjande och förebyggande arbetet även på individnivå. Detta håller på att ses över. Tvärsektoriellt arbete

3 Tjänsteskrivelse 3 (8) Det finns ett pågående uppdrag i folkhälsonämnden/förvaltningen att se över och utveckla det tvärsektoriella arbetet för att mer formalisera uppdagen. Syftet är att den kunskaps- och informationsöverföring som sker via de olika nätverk som finns ska stärkas och ges mandat. En beskrivning har tagits fram för tvärsektoriella nätverk. Detta kan ses som en grund för ett fortsatt arbete av att förtydliga deltagarnas funktion, roll och mandat samt antal möten. Arbetet fortsätter utvecklas under 2015 för att dels syfta till insatser och prioriteringar som kommunen själv kan påverka och ett forum där frågor tas som berör kommunerna som geografiskt område. Detta kommer att infatta både politisk- och tjänstemannanivå. Presidieträffar Folkhälsonämnden har tagit initiativ till träffar med de olika nämndernas ordförande och förvaltningschef och ibland även med presidier, för att tydliggöra uppdrag och arbeta för utveckling. Detta utvecklingsarbete kommer att fortsätta under mandatperioden. Kvalitet som utgångspunkt för målstyrning - Jämförelsenätverk Jämförelsenätverk har bedrivits under 2015 inom områdena folkhälsa och barnkonventionen. I november 2015 ska en nationell återkopplingskonferens genomföras för att beskriva processen hittills och för att lyfta fram resultar. Dagen ska även fungera som inspiration till fortsatt utvecklingsarbete för att jobba vidare med indikatorer inom folkhälsa och barnkonvention, vilka har påverkan på styrning. Förvaltningens ledningssystem Förvaltningens ledningsgrupp har genomlyst det ledningssystem som finns och konstaterat att det behöver förtydligas och i vissa fall omarbetas. Detta arbete är pågående. Uppföljning av verksamhet enlig fullmäktiges mål Folkhälsoenheten har en verksamhetsplan som tydliggör kopplingen till beslutade styrmått och verksamhetens insatser. I planen tydliggörs även kopplingen till avtal om lokalt folkhälsoarbete och nivåerna i Gör Jämlikt gör skillnad. Vägledande samspel Folkhälsoenheten är samordnare för Degerfors arbete med vägledande samspel. Detta är ett förhållningssätt som ligger i linje med ett professionellt bemötande. Tavelmöten Sedan 2014 har folkhälsoförvaltningens stab och kansli haft korta informationsmöten, så kallade tavelmöten. Syftet med mötet är att delge närvarande vad som är på gång inom det egna arbetet och det som kan vara viktigt för andra att veta. Mötet ämnar förhindra missförstånd, felkommunikation, bristande information och ge möjligheter till korrigering, samarbete och informationsutbyte.

4 Tjänsteskrivelse 4 (8) Deltagandet är frivilligt och de som har möjlighet att delta gör det. Mötet formas och anpassas efter just de personer som deltar, vilket gör att deltagarna och innehållet för mötet förändras vid varje tillfälle. Aktuellt arbete skrivs på tavlan så att alla kan se och innebär arbetsuppgifter som bedrivs just nu, och som exempelvis är i planering, genomförande eller uppföljningsstadiet. Alla på kontoret ansvarar för att revidera tavlan löpande. Tavelmötena innebär korta och koncentrerade möten, med korta intervaller mellan mötestillfällena. De som har kunnat närvara vid dessa möten har samlats vid stora tavlan i korridoren och tagit tur att berätta om sitt aktuella arbete. Rutiner för bemötande av allmänheten Förvaltningen har sedan 2014 haft interna råd och rutiner vid kontakt med allmänheten för att säkerställa ett gott bemötande. Rutinerna ämnar säkerställa att förvaltningen ger ett enhetligt intryck och representerar kommunen på tillbörligt sätt. Vid kontakt med allmänheten ska korrekt information lämnas och ett trevligt bemötande ska ges. Exempel där rutinen används är vid möten med pensionärsråd både i Karlskoga och Degerfors som genomförs två gånger per år. Under 2015 har Karlskoga kommun arbetat med framtagandet av en policy för bemötande. Rutiner för nämndprocessen För att säkerställa att nämndprocessen sker på ett rättsäkert och enhetligt sätt har förvaltningen tagit fram interna rutiner för nämndprocessen. Rutinerna skapar ett likartat arbetssätt som är personobundet och förbättras kontinuerlig. Villkor för användande av mobila enheter För att säkerställa att Karlskoga kommuns regler för IT efterlevs på alla enheter som tillhör kommunen och att information hanteras på ett säkert sätt har villkor för användandet av mobila enheter tagits fram. Villkoren tydliggör användarens ansvar, kommunens ansvar samt på vilket sätt enheten får användas. I januari 2015 införde Karlskoga kommun kommunövergripande riktlinje för användande av surfplattor för förtroendevalda och riktlinje för användande av mobila enheter för anställda. Rutiner vid utlämning och inlämning av mobila enheter Säkerställer att kommunens egendom hanteras på ett adekvat och säkert sätt. Enheter ska lämnas ut och lämnas tillbaka på ett korrekt sätt. Personalrutiner Rörlighet och planering mellan och inom enheter kost/städ Folkhälsonämnden beslutade den 15 april 2015 (FHN 41) att uppdra till förvaltningen att se över personalorganisationen inom köks- och städområden i Karlskoga och Degerfors under 2015 och Ett arbete är påbörjat med större rörlighet och planering såväl mellan olika enheter som över tid på dygnet. De senaste två åren har antal barn och elever ökat inom förskolans och skolans produktion medan

5 Tjänsteskrivelse 5 (8) personaltätheten har varit nästintill den samma, vilket håller på att ses över. Arbetstidsmodeller för heltid Modeller prövas där medarbetarna själva styr när på dagen olika uppdrag i yrket ska göras, inom ramen för uppdraget och över tid på dygnet. Syftet är att skapa förutsättningar som arbetsgivare att planera arbetet så att heltid är möjligt. Modellerna syftar även till att, i och med detta, minska behovet av vikarier. Modellerna ska prövas hösten 2015 (städ) och våren 2016 (kost). Översyn chefsområden kost Verksamhetschefen för kost fått ett särskilt uppdrag av förvaltningschef att se över chefsområdena. Uppdraget startade den 3 augusti och avslutas den 30 november Personalplanering och delegation Ansvar och hantering av personalfrågor, personalplanering och delegation att fatta beslut om anställningar, inom linjeorganisationen på folkhälsoförvaltningen. Vikarierutiner Bemanningsenheten och folkhälsoförvaltningen har sedan 2014, kontinuerligt avstämningsmöten med verksamhetschefer och enhetschefer avseende vikarieförmedling, rekrytering och övrig hantering av timvikarier. Förvaltningsinterna rutiner för vikariebokning och rekrytering ses över i samband med folkhälsonämndens beslut (FHN 41). Samtliga rekryteringar av vikarier och vikariebokningar upp till 3 månader sköts fullt ut av bemanningsenheten för folkhälsoförvaltningen sedan Telefontiden på Bem har plockats bort och man prövar i 6 månader om det fungerar och ger effekt. Inkonverteringar Bevakning av inkonverteringar enligt lagen om anställningsskydd (LAS) sker med hjälp av bemanningsenheten och den statistik som tillhandahålls. För folkhälsoförvaltningen placeras i dagsläget, de inkonverteringar som sker, av cheferna inom ramen för förvaltningens personalplanering. Under 2014 uppgick dessa till 12 personer, under 2015 har 8 personer konverterats in med anledning av LAS. Bevakningen kan utvecklas och ingår i den översyn av interna rutiner som är under arbete. Rutiner för personal i mottagningskök Har följts upp under hösten och som reviderats För personal inom mottagningsköken har timplan vad som ingår i tjänst tagits fram och implementerats för både kombinationstjänstpersonal och även för pedagoger på förskolan.

6 Tjänsteskrivelse 6 (8) Personaldimensionering utifrån produktion Kontinuerlig uppföljning hur många portioner som är fördelade på respektive enhet inom varje köksområde. Därefter görs en uppföljning av dimensioneringen för varje halvår. Uppföljning av alla städobjekt med respektive chef minst en gång per termin, vid förändring sker uppföljning för att får rätt dimensionering, även förflyttningstid ses över vid varje förändring. Schemasystem Förvaltningen använder Time care planering i schemaläggning av personal som har oregelbunden schemaläggning Ekonomirutiner Personalbudget Personalbudgeten har genomlysts sedan januari 2015 i samband med att förvaltningen gjorde ett underskott för verksamheten under Samtliga anställda, kommande anställda (inkonverteringar enligt LAS) tjänstledigheter, sjukfrånvaro samt kommande pensionsavgångar finns i en särskild matris för förvaltningen, enligt nedan. Samtliga anställdas månadslöner och lönetillägg finns specificerade vilket möjliggör kostnadsberäkningar för förvaltningens totala personalkostnader i budget- och prognosarbetet. Det finns också en plan för placeringen av inkonverterade personer under det kommande året. Person nummer Efter namn För namn Anställnings form Ansvarig chef Arbets ställe Löne tillägg Månads lön Uppehålls faktor Ssg grundtjänst Önskad ssg grund tjänst Utökad ssg Kommentar Datum senaste ändring Ytterligare dokument finns för att ha kontroll över framtida pensionsavgångar samt inkonverteringar enl LAS. Dokumenten används för att ha full kontroll över samtliga anställningar, inkonverteringar enl LAS, vikariat, sjukskrivningar, pensionsavgångar, tjänstledigheter i förvaltningen. Dokumentet "FHF Personal" kan sorteras enligt samtliga rubriker ovan och används även för att beräkna prognos för personalkostnader samt internbudgetarbete. Kostnader för vikarier Frågan lyfts på varje ledningsgrupp för chefsstöd och på varje möte med 1: a linjens chefer samt att alla förändringar inom personalbemanningen på kost och städ rapporteras in till en matris som bokför alla personalförändringar och sjukdomstillfällen. Återhållsamhet vid vikarietillsättning gäller för all verksamhet.

7 Tjänsteskrivelse 7 (8) Uppföljning av rehabiliteringsåtgärder Frågan lyfts på ledningsgrupp för chefsstöd och på varje möte med 1: a linjens chefer samt att alla förändringar inom personalbemanningen på kost och städ rapporteras in till en matris som bokför alla personalförändringar och sjukdomstillfällen. Kontakt tagen med personalavdelning, FK, läkare och medarbetare vid långtidssjukskrivningar för att bedöma fortsatta läget. Löneutbetalningar Följs upp av 1:a linjens chefer att det blir rätt i alla utbetalningar av lön till alla tillsvidare anställda samt att vikarie har blivit bokförda på rätt verksamhet. Uppföljning av ekonomi och kontanthantering hos attestansvariga Uppföljning sker tillsammans med cheferna i samband med de ekonomiska rapporterna som tas upp i nämnden. Uppföljande granskning har gjorts för kontanthanteringen i samtliga verksamheter, löneavdrag har införts där det är möjligt. Kontanthantering Rutinen som beslutades 2014 har setts över och gäller fortfarande. Rutinen följs. Översyn och minimering av internfakturor. Så långt det är möjligt görs bokföringsorder mellan förvaltningarna i stället för internfakturering. Kontering av fakturor och rätt konto vid beställningar Gås igenom i samband med träffarna ekonom/chef. Rutiner för intern/extern information Intern kommunikation Säkerställa att alla informationskanaler fungerar, att kommunikatören har rätt befogenheter för att uppdatera på sociala medier, hemsidor och intranät i båda kommunerna Karlskoga och Degerfors. Extern kommunikation En väl fungerande intern kommunikation lägger grunden till att kommunicera ett sanningsenligt och intressant budskap externt. Överväganden Samlad bedömning - internkontroll Den samlade bedömningen för år 2015 är att det finns rutiner och att flera av dem behöver uppdateras och en del nya rutiner behöver skapas. Åtgärder i form av rutinbeskrivningar, fortbildningsinsatser, planering av strategier etcetera har genomförts alternativt påbörjats.

8 Tjänsteskrivelse 8 (8) Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna rapporteringen av förvaltningens samlade internkontroll Överlämna rapporten till kommunstyrelsen i Karlskoga och kommunstyrelsen i Degerfors i enlighet med reglementet för intern kontroll. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Karlskoga Kommunstyrelsen Degerfors Revisorer Karlskoga Revisorer Degerfors