Ärende 8 Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor 2019

Transkript

1 Ärende 8 Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor 2019

2 Tjänsteskrivelse 1(4) KS Verksamhetsrapport till kommunstyrelsen den 27 augusti 2019 Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor sammanfattar månadsvis viktiga händelser och aktuella arbetsuppgifter för respektive avdelning i Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor Beslutsunderlag Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor den 9 augusti 2019 Ekonomisk månadsrapport för juli månad 2019 Befolkningsstatistik januari-maj 2019 Ekonomiavdelningen Under sommaren har ekonomiavdelningens redovisningsenhet som vanligt haft öppet och hanterat löpande fakturor och bokföring. Även upphandlingsenheten har haft bemanning hela sommaren. Förberedelser inför delårsrapporten per sista augusti har genomförts i beslutsstödsystemet Hypergene där rapporteringen sker. Arbetet med att utreda framtida organisation för Kultur- och föreningsförvaltningen har påbörjats. Uppdraget utförs av KPMG Örebro. Intervjuer med berörda nyckelpersoner är bokade i augusti. Rapportskrivningsfasen sker i september där risk- och konsekvensanalys ingår. Slutrapporten presenteras till kommunstyrelsen den 22 oktober Kansliavdelningen Våren har varit intensiv med anordnande av många utbildningstillfällen för nya förtroendevalda. Under hösten fortsätter avdelningen att gå ut till de olika nämnderna rörande finskt förvaltningsområde samt mutor och bestickning. Etiska riktlinjer för politiskt förtroendevalda ska också kommuniceras. Utbildning för styrelserna i våra kommunala bolag sker under hösten. Voteringsutrustning i fullmäktigesalen är under installation och utbildning av presidiet samt kanslipersonal sker under september. Förhoppningsvis är systemet i drift till fullmäktiges möte den 17 september. Ett antal brister och avvikelser har noterats kring utbetalningar av arvodet till vårens valarbetare. Det är mycket bekymmersamt då det redan i dag är svårt att hitta lämpliga personer som vill hjälpa till med valarbetet. En enkät för att inventera nationella minoriteter tas fram under sommaren. Upphandling av tolktjänster pågår, delvis med hjälp av kansliavdelningen.

3 Tjänsteskrivelse (4) KS Personal- och kommunikationsavdelningen Ny kommunikationschef börjar 15 augusti, Victoria Cassersten. Visstidsanställd personalavdelningen har avslutats per 21 juli. Inriktningen för personalavdelningen har ändrats till: Mer närvaro ute i verksamheterna för att fånga upp frågor tidigare i syfte att kunna ge support och därmed hantera risker bättre. 6 områden kommer prioriteras och projekt med verksamheterna har startas med målet att kunna göra förbättringar den 31/12 19: Attrahera öka attraktionskraften att vilja arbeta i kommunen och göra en fullständig kompetensförsörjningsplan. Rekrytera förändra och förbättra kvaliteten på rekrytering av chefer och nyckelpersoner. Personalavdelningen med i alla rekryteringar. Introducera med digitalisering av introduktionsprogram korta ledtiden nya medarbetare att lära sig system, rutiner och processer Utveckla utveckla ledarprogrammet med bättre anpassade utvecklingsprogram för chefer Behålla förändra feedback processen för chefer och medarbetare för att stärka ledarskapet Avveckla tydligare förväntningar på medarbetare i krav, ansvar, befogenheter och konsekvenser. Namnbyte för att markera förändringen från PA till HR. Sjukfrånvaron för kommunstyrelsens ledningskontor tom juni 2019 är 2,05 % vilket är 1,72 procentenheter lägre jämfört med samma period Kvinnornas sjukfrånvaro var 2,64 %. Jämfört med samma period 2018 så har den minskat med 2,42 procentenheter. Sjukfrånvaron för män var 0,76 %, samma period 2018 var sjukfrånvaron 0,6 %. Av sjukfallen är 43,19 % långtidssjukskrivningar (mer än 59 dagar) och det är 3,6 procentenheter högre jämfört med samma period Vi kommer fortsätta prioritera korttidsfrånvaro där vi ser störst risker att gå in i en längre sjukfrånvaro och där kostnaderna för kommunen är störst. Utvecklingsavdelningen Så gott som samtliga medarbetare på Utvecklingsavdelningen har nu kommit tillbaka till arbete efter semestern. Mycket tid har inledningsvis gått åt till att vara behjälplig med VM i dynamiskt skytte och Diggiloo, som båda äger rum i början av augusti. Både VM i dynamiskt skytte och Diggiloo har krävt en hel del samordning, planering och koordinering inom framförallt kommunens egen organisation men även med externa parter. Generellt har det varit ett väldigt bra samarbete där samtliga aktörer har jobbat mot samma mål. Avdelningen har även planerat och koordinerat kommunens vistelse under Almedalen, där även en representant från avdelningen deltog i arrangemanget. Samhällsplanering Program för område längs Timsälven- sträckan Alfred Nobels Björkborn till Möckeln Fortsatt utredningsarbetet för en eventuell utveckling av bostäder i området Hägnan/Tuggen. Bland annat har vi arbetat med miljöutredningen, där vi undersökt och kartlagt tidigare verksamheter, boende, mm för att kunna finna eller utesluta potentiellt

4 Tjänsteskrivelse (4) KS förorenade områden eller områden som på annat vis kan förorsaka skada på människa eller egendom. Förberet för en arkeologisk undersökning där vi bland annat har undersökt fornminnen och kulturminnen inom hela programområdet. Materialet kommer i nästa steg att analyseras av Länsstyrelsen som kommer bedöma om det är nödvändigt med en mer fördjupad utredning. Vidare har vi tagit fram volymskisser och gestaltningsillustrationer för bostäder, infarter och vägar inom området Hägnan/Tuggen. Via volymskisserna har vi kommit fram till att området kan inrymma mellan bostadsenheter. Vi har även tagit fram material för en utredning för ras- och skredrisk inom Hägnan och Tuggen som fortsättningsvis kommer analyseras av en konsult, som inledningsvis skall bedöma om det är nödvändigt med vidare utredning. Integration Länsstyrelsen i Örebro Län har beviljat kommunen som projektägare projektmedel á 450,000 kr, inom ramen för 37-medel för insatsen Grön i naturen- språka mellan tallarna 2, under tidsperioden Projektets fokus är att underlätta etablering för nyanlända genom olika aktiviteter, främst genom att upptäcka natur/miljö med språkträning, vägar till och in i ett föreningsliv, etc. Insatserna sker i samverkan med Naturskyddsföreningen i Karlskoga, Naturskyddsföreningen Örebro län och Studiefrämjandet Örebro/Värmland. T.o.m. 1/8-19 har 40 personer med uppehållstillstånd bosatt sig i kommunen. Av dessa är 21 barn/ungdomar och 19 vuxna. T.o.m. 1/8-19 bor det 150 asylsökande i kommen, enligt Migrationsverkets siffror. Av dessa är 69 kvinnor och 81 män. IT Det finns inget av större vikt att rapportera från verksamheten under sommaren. Det har varit normal sommar med få störningar i verksamheten. Ny teleoperatör har dock fått tilldelning efter upphandling, vilket blev Telia. Semesterperioden är uppstartad vilket innebär att vi är reducerad personalstyrka på IT. Miljöstrateg Under sommaren har många skrivande insatser genomförts. Ett första utkast på miljöprogrammet är klart och kommer att tas i den politiska referensgruppen i slutet på augusti. Under arbetet med miljöprogrammet har workshops med både politiker och berörda tjänstemän genomförts och efter en sista avstämning med den politiska referensgruppen kommer programmet att skickas ut på remiss inom kommunens organisation. De sista justeringarna på vattenplanen är klara och planeras för beslut om samråd under hösten tillsammans med grönstrukturplanen. Inför semestern har de sista avstämningarna för både flextrafiken och arbetsskyttelns sommartider och budget genomförts. Detta är första sommaren vi har flextrafik och

5 Tjänsteskrivelse (4) KS arbetsskyttel och vi försöker hela tiden hitta bra lösningarna för att utnyttja resurserna på bästa sätt som möter medborgarnas/pendlarnas behov. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner rapporten

6 Upprättad av: Diarienummer: Marina Wesström Diarienummer Ekonomisk månadsrapport Kommunstyrelsen Utgåva: Ekonomisk månadsrapport januari-juli Rapportperiod: Organisation: Kommunstyrelsen

7 Driftsredovisning Redovisning (tkr) Utfall 2019 jan-jul Prognos 2019 Budget 2019 Avvikelse 2019 Kostnader *Varav personal Intäkter Nettokostnader Nettobudget Eventuella avvikelser Nettokostnader per verksamhet Nämder KS oförutsedda Kommundirektören Utvecklingsenheten IT-enheten Kansliavdelningen Ekonomiavdelningen Personalenheten Kommunikationsenheten Bemanningsenheten Summa nettokostnader Kommunstyrelsen redovisade per juli ett positivt resultat på 776 tkr i jämförelse med periodens budget. Främsta anledningen till det positiva resultatet härleds till att kostnaderna för Kommunstyrelsens oförutsedda medel är långt under periodens budget. I kommundirektörens del av budgeten återfinns flera stora avvikelser. Den största posten som har kostnader över budgetramen är personalkostnader, detta på grund av avgångsvederlaget i uppgörelse med föregående kommundirektör då kostnaden för hela avtalsperioden är bokförd. De poster som också ligger över sin budgetram förutom avgångsvederlaget är kostnader för försäkringar, färdtjänst, :44 2

8 bevakning samt rekrytering. Att resultatet trots detta inte avviker mer beror på att kostnader för utvecklingsprojekt och civilt försvar kommer senare under året. Övriga enheter ligger i stort sätt i linje med budget förutom IT-enheten som bidrar till det positiva resultatet på grund av att intäkterna för telefoni är högre än kostnaderna för perioden. Prognosen för kommunstyrelsens driftsbudget 2019 sätts till ett underskott på tkr, detta med anledning av avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. KS oförutsett Budget tkr Stöd till Karlskoga Business week -80 tkr KS beslut Återstår tkr Från kommunstyrelsens budget för oförutsedda medel har det 2019 fattats ett beslut på 80 tkr, således återstår tkr av budgeten. Löneutfall Redovisat löneutfall (tkr) jämfört med 2018 Utfall jan-jul 2019 Utfall jan-jul Personalkostnaderna har ökat mellan 2018 och Förklaringen till den stora förändringen härleds till avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. Utöver detta ligger ökningen av löner i linje med löneöversynen Treårsbudget Redovisning (tkr) Ingående balans 2019 Prognos 2019 Prognos Resultat i förhållande till budget Kommunstyrelsen har en positiv ingående balans på tkr sedan tidigare år i treårsbudgeten, dessa kommer delvis användas för att täcka kostnader för kommundirektörens avgångsvederlag. Prognosen för 2019 driftsbudget sätts till ett underskott på tkr, således sätts prognosen för treårsbudgeten till ett positivt resultat på tkr. Hela överskottet från tidigare år i treårsbudgeten kommer inte användas p.g.a. befarat underskott i andra nämnder :44 3

9 Investeringskostnader Investeringar (tkr) Utfall 2019 jan-jul Prognos 2019 Budget 2019 Avvikelse 2019 Varav överförs till nästa år Löpande IT-Investeringar Beslutsstödsystem IT-byte av trådlöst nätverk Personalsystem Möbler & Inventarier Digital reklam / inf.skyltar Karlskoga-app Webbplats platsmarknadsföring Investering i Ny säkerhetsplattform Licensavgifter MS Office Summa investeringsutgifter Kommunstyrelsens investeringsbudget 2019 inklusive medel överförda från förra årets budget avseende digital reklam. Investeringarna kommer göras löpande under året och hela investeringsbudgeten prognostiseras att förbrukas under året förutom personalsystemet som inte kommer att bli en investering, den blir istället en driftskostnad i Administrativa nämnden :44 4

10 Befolkningsstatistik per månad Kommun: 1883 Karlskoga Månad Folkmängd vid Folk- Levande Död- Döda Födelse- Invand- Utvand- Invand- Inrikes Inrikes Inrikes Nyblivna Nyblivna Änklingar Justeperiodens slut ökning födda födda överskott ringar ringar rings- inflyttningar utflyttningar flyttnings- gifta skilda och änkor ringar överskott överskott Januari Februari Mars April Maj Summa Kommentar: Statistiken under året är preliminär på grund av eftersläpning av inrapportering. Först när uppgifter för december ingår i materialet är statistiken slutlig. Folkökningen definieras som skillnaden mellan folkmängden vid två perioders slut. Folkökning kan också definieras som födda - döda + inflyttade - utflyttade + justeringar Fr.o.m. maj 2009 ingår enkönade äktenskap i statistiken över gifta, skilda, änklingar och änkor. Uppgifterna om nyblivna gifta och nyblivna skilda avser par t.o.m. år 2010 men personer fr.o.m. år 2011.

11 Preliminär befolkning fördelad på ålder och kön år 2019 från SCB Popdatum: Kommun: 1883 Karlskoga Ålder årets slut Män Kvinnor Totalt

12

13 Summa

14 Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 1 (3) Förändring från 31/

15 Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 2 (3) Förändring från 31/

16 Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 3 (3) Förändring från 31/ Åldersgrupp Summa