Centrum för medicinsk teknik och IT Delårsrapport 04 Januari april Datum: -04-28 Diarienummer: [Fyll i] www.regionostergotland.se
Delårsrapport januari april Innehållsförteckning Medborgar-/kundperspektivet... 2 Bedömning av måluppfyllelse... 2 Väsentliga insatser och resultat... 3 nyckelindikatorer - medborgarperspektivet... 5 Processperspektivet... 7 Bedömning av måluppfyllelse... 7 Väsentliga insatser och resultat... 8 nyckelindikatorer - processperspektivet... 10 Medarbetarperspektivet... 13 Bedömning av måluppfyllelse... 13 Väsentliga insatser och resultat... 13 nyckelindikatorer medarbetarperspektivet... 15 Ekonomiperspektivet... 17 Bedömning av måluppfyllelse... 17 Väsentliga insatser och resultat... 18 nyckelindikatorer - ekonomiperspektivet... 20 Fördjupad ekonomisk analys... 22 Bilaga 1: Helårsbedömning. 23 www.regionostergotland.se 1
Produktionsenhetschefens reflektion CMIT är ett stödcentrum till verksamheten och fokuserar på att leverera lösningar som är bättre för vården helt enkelt! För att tydliggöra vägen framåt pågår nu arbetet med att ta fram en MT/IT-strategi för perioden 2016-2020 och en MT/IT-strategisk plan som sträcker sig fram till 2018. Arbete pågår inom flera stora förändringsområden tillsammans med verksamheten såsom Digital agenda för Östergötland, Framtidens vård, Standardiserade vårdprocesser och förbereder nya invånartjänster såsom Min journal på nätet. Arbetet med att fokusera på åtgärder och aktiviteter för att kunna leverera robust och effektiv infrastruktur samt säkra och tillgängliga tjänster fortgår. Vi ligger i framkant nationellt, exempelvis inom området Identitet och åtkomst, där nya behov möts med modern teknik. Syftet är att användaren ska uppleva det som lätt att göra rätt och svårt att göra fel. CMIT fortsätter fokusera på förmågan att arbeta tillsammans med och nära kunden inom området medicinsk teknik. Vi är representerade i flera forum och stöttar verksamheten på strategisk nivå och i det dagliga löpande arbetet. Dessutom pågår arbete för att kunder ska uppleva att det finns en väg in gällande frågor kopplat till medicinsk teknik och IT. Ledningen stödjer förbättringsarbetet i verksamheten och att beslutade processer och modeller ska tillämpas. Vi genomför insatser för att förbättra följsamheten till etablerade arbetssätt, men det har ännu inte gett önskad effekt och kommer att fortgå under året och kompletteras med ytterligare uppföljningar. En viktig framgångsfaktor för oss som kunskaps- och kompetensorganisation är ledare som uppmuntrar, vägleder och stödjer medarbetarna samt att medarbetare känner sig delaktiga och stolta över att vara en del av verksamheten. CMIT ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare som utvecklar och når resultat. Vår ambition är att öka transparensen samt medvetenheten i hur resurser används i leveransen av produkter och tjänster. CMIT uppvisar ett positivt resultat efter första kvartalet och bedömer att 6,2 mkr kommer att återbetalas till ledningsstaben vid årets slut. År 2014 hade IT-centrum ett stort tjänsteöverskott och även detta år har ett överskott för sålda tjänster uppstått inom vissa områden. Återbetalningen till ledningsstaben vid årets slut är prognostiserad att bli lägre än et t.o.m. april. Anledningen är att kostnader för tillsättning av vakanta tjänster kommer att belasta kvartal tre och fyra samt att kostnader för inköpta produkter beräknas öka under samma period. Centrum för medicinsk teknik och IT Håkan Klarin www.regionostergotland.se 1
Medborgar-/kundperspektivet Strategiskt mål Verksamhetsdriven IT Framgångsfaktorer God följsamhet till IT-strategin Ökad förståelse för vårdens behov och förmåga att omsätta dessa till värdehöjande tjänster Resultat Leverera säkra och tillgängliga Säkrade leveranser tjänster Tydlig bild av verksamhetens krav på tillgänglighet Kundrelation Förvaltningsstyrningsmodell för Våra kunder är nöjda med vårt ägda MTU tjänsteutbud och vår leverans Modern och homogeniserad utrustningspark Kundtjänst Bedömning av måluppfyllelse Strategiskt mål: Verksamhetsdriven IT CMIT är ett stödcentrum till verksamheten och fokuserar på att leverera lösningar som är bättre för vården helt enkelt! En del i detta arbete är att etablera tydliga strukturer som underlättar samverkan för att möta verksamhetens behov. För att tydliggöra vägen framåt pågår nu arbetet med att ta fram en MT/IT-strategi för perioden 2016-2020 och en MT/IT-strategisk plan som sträcker sig fram till 2018. Dessa dokument är styrande och kommer att beslutas under Q2. Arbete pågår inom flera stora förändringsområden tillsammans med verksamheten såsom Digital agenda för Östergötland, Framtidens vård, Standardiserade vårdprocesser och förbereder nya invånartjänster såsom Min journal på nätet. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer vara tillfredsställande. Strategiskt mål: Leverera säkra och tillgängliga tjänster CMIT fortsätter arbetet med att fokusera på åtgärder och aktiviteter för att kunna leverera robust och effektiv infrastruktur samt säkra och tillgängliga tjänster. En del i arbetet består av att möta verksamhetens behov och krav på ett strukturerat sätt där CMIT levererar enligt fastställda strategier och arkitektur. CMIT ligger också i framkant nationellt, exempelvis inom området Identitet och åtkomst, där nya behov möts med modern teknik. Syftet är att användaren ska www.regionostergotland.se 2
uppleva det som lätt att göra rätt och svårt att göra fel. Under året pågår arbetet med att utveckla uppföljningen av de system och tjänster som CMIT levererar. Exempel på detta är uppföljning av hur lång tid det tar från beställning till leverans av en produkt, hur hög tillgänglighet systemen har. Här mäts exempelvis planerade och oplanerade driftstörningar Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara tillfredsställande. Strategiskt mål: Våra kunder är nöjda med vårt tjänsteutbud och vår leverans CMIT fortsätter fokusera på förmågan att arbeta tillsammans med och nära kunden inom området medicinsk teknik. CMIT är representerat i flera forum och stöttar verksamheten på strategisk nivå och i det dagliga löpande arbetet. Arbete pågår med att ta över ägandet av flera typer av medicintekniska produkter med syfte att få en mer homogen, modern och högkvalitativ utrustningspark. Under perioden har intensivt arbete pågått för att uppnå ett av syftena med att bilda CMIT, dvs att kunden upplever att det finns en väg in gällande frågor kopplat till medicinsk teknik och IT. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara tillfredsställande. Väsentliga insatser och resultat Framgångsfaktorer som bidrar till Verksamhetsdriven IT God följsamhet till IT-strategin Under perioden har arbetet med att ta fram en MT/IT-strategi startat vilket är det övergripande styrdokumentet för informationsteknik (IT) och medicinsk teknik (MT) inom Region Östergötland. Dokumentet utgör grunden för prioriteringar och planer inom MT/IT-området inom regionen och är en revision och omarbetning av dokumentet IT-strategi för Landstinget i Östergötland 2012-. En MT/IT-strategisk plan håller också på att arbetas fram med syfte att vara regionens konkreta masterplan innehållande tidpunkter för stora förändringar. Under perioden har arbetet påbörjats med att ta fram struktur och innehåll till planen vilken ska presenteras för IT- och innovationsrådet i maj och HSLG i juni. Dokumentet har ett tidsperspektiv på tre år. Under Q2 förankras dessa dokument med bland annat CHV och objektägare för vidare spridning till förvaltningsledare för att säkra följsamheten till dokumenten. Nyckelindikatorer kopplade till denna framgångsfaktor följs inte upp vid delårsrapportering 04. Ökad förståelse för vårdens behov och förmåga att omsätta dessa till värdehöjande tjänster En viktig del i arbetet med att förstå vårdens behov är att genomföra IT-ronder. Under perioden har en IT-rond genomförts på enheten Dialys. Tre IT-ronder planeras under året. I projektet Framtidens sjukhus pågår flera initiativ som är kopplade till verksamhetsutveckling med hjälp av IT. Systemet Cosmic Nova Board som är ett av dessa initiativ har realiserats under www.regionostergotland.se 3
perioden. Andra initiativ som kommer driftsättas under hösten är ex vis patientsignalsystem och pilot av den mobila lösningen Cosmic Nova Tablet. Dessutom arbetas det fram en processmodell för flyttkoordinatorer i samband med de stora ombyggnationerna som pågår inom regionen. Ett annat intressant initiativ som realiseras är så kallade typrum med IT-utrustning som möjliggör förändrat arbetssätt. Framgångsfaktorer som bidrar till Leverera säkra och tillgängliga tjänster Säkrade leveranser Under året pågår ett arbete för att implementera ett nytt ärendehanteringssystem inom CMIT. I samband med detta tas metoder fram för att mäta leveranser och tjänsternas tillgänglighet. Under denna period har fokus legat på hur beställningar har hanterats där leveransen varit jämförbar mot föregående års leverans. Tydlig bild av verksamhetens krav på tillgänglighet En informationsklassningsmodell har beslutats och arbetet pågår nu med att tillämpa denna modell på de system som används i regionen. En första presentation av arbetet redovisas under Q2 av IT-säkerhetsansvarig och informationssäkerhetsansvarig i regionen. Framgångsfaktorer som bidrar till Våra kunder är nöjda med vårt tjänsteutbud och vår leverans Kundrelation MT fortsätter att vara nära kunderna även efter att CMIT bildats som ny organisation. CMIT är representerat på klinik- och centrumnivåer gällande strategi- och investeringsplanering för medicinteknisk utrustning. Förutom det dagliga arbetet inom förebyggande och avhjälpande underhåll fokuseras på att alla externa serviceavtal ska bli klara. Nyckelindikatorer kopplade till denna framgångsfaktor följs inte upp vid delårsrapportering 04. Förvaltningsstyrningsmodell för ägda MTU Från årsskiftet äger CMIT sju medicintekniska utrustningsgrupper: utrustning till apotekets läkemedelsberedning, vårdsängar, EKG, ambulans-ekg, defibrillatorer, disk- och spoldesinfektorer samt mobil röntgen (c-bågar). Planering för utökning av antalet utrustningsgrupper sker under. Nyckelindikatorer kopplade till denna framgångsfaktor följs inte upp vid delårsrapportering 04. Modern och homogeniserad utrustningspark CMIT har möjlighet att påverka den utrustning som ägs av CMIT. Ett arbete har startats för att modernisera denna utrustningspark med stöd av regionledningen. Exempelvis pågår ett projekt att byta ut 700 vårdsängar som är gamla och omoderna. www.regionostergotland.se 4
Gällande den utrustning som verksamheten själva äger pågår ett samarbete där CMIT stöttar verksamheten genom gemensamma investeringsmöten där produkterna klassas in i konditionskoder som visar i vilken takt utrustningen behöver bytas ut. I april är 50% av totalt 40 548 utrustningar, 7 år eller yngre. Nyckelindikatorer kopplade till denna framgångsfaktor följs inte upp vid delårsrapportering 04. Kundtjänst Under året pågår arbetet att införa en rutin gällande felanmälan av MT-utrustningar till IT-akuten. Just nu kan IT-akuten hantera MT-ärenden i begränsad omfattning och ett arbete pågår att under året säkerställa kapaciteten hos IT-akuten för att kommunicera ut detta till verksamheten. nyckelindikatorer - medborgarperspektivet Strategiskt mål Verksamhetsdriven IT Framgångsfaktor Nyckelindikator God följsamhet till ITstrategin Ökad förståelse för vårdens behov och förmåga att omsätta dessa till värdehöjande tjänster Andel driftsatta invånartjänster av de planlagda (%) Ej Aktuellt 100 Tre-årsplaner för varje förvaltningsobjekt som Ej Aktuellt 14 stödjer IT-strategin. (Antal) Antal genomförda IT-ronder med dokumenterade åtgärdsplaner inom 4 veckor. Ej aktuellt 4 Antal leveranser kopplat till programmet för IT och framtidens sjukhus ackumulerat över åren Antal driftsatta lösningar som stödjer mobilt arbetssätt för vården. Kunder som upplever att CMIT levererar värdehöjande tjänster. Ej aktuellt Ej aktuellt 10 1 79 70 Mäts vid DÅ 08 ÅR Mäts vid ÅR 1 3 0 Mäts vid ÅR Strategiskt mål Leverera säkra och tillgängliga tjänster Framgångsfaktor Nyckelindikator www.regionostergotland.se 5
Säkrade leveranser Tydlig bild av verksamhetens krav på tillgänglighet Andel definierade leveranser som når uppsatta mål för tillgänglighet (%) Ny informationsklassningsmodell implementerad. (Ja/Nej) Ej aktuellt 90 80 Ej aktuellt Ja Nej Strategiskt mål Våra kunder är nöjda med vårt tjänsteutbud och vår leverans Framgångsfaktor Nyckelindikator Kundrelation Antal budget- och investeringsplaneringsmöten där MT deltagit på PE-nivå 2014/12 1 2 Mäts vid ÅR Förvaltningsstyrningsmodell för ägda MTU Antalet MT-ägda produktbanker som drivs enligt förvaltningsmodellen 0 7 Mäts vid ÅR Modern och homogeniserad utrustningspark Andel utrustningar med inköpsdatum inom 7 år 42% 50% Mäts vid ÅR Kundtjänst Antal MT-enheter som är ansluten till central kundtjänst 0 7 7 www.regionostergotland.se 6
Processperspektivet Strategiskt mål Effektiva processer för verksamhetens uppdrag En aktiv och strategisk forskningsoch utvecklingsverksamhet Säker hälso- och sjukvård Effektiv hälso- och sjukvård Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Framgångsfaktorer styrd och koordinerad portfölj för verksamhetsutveckling Systematisk uppföljning och utveckling av arbetssätt Långsiktig FoU-verksamhet Ökad rapporteringsgrad vid avvikelser. Minskad förekomst av vårdrelaterade infektioner (VRI). Effektiv upphandlingsprocess Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen Tillgång till tekniska lösningar som bidrar till minskad miljö- och klimatpåverkan Resultat Bedömning av måluppfyllelse Strategiskt mål: Effektiva processer för verksamhetens uppdrag Ledningen stödjer förbättringsarbete i verksamheten och att beslutade processer och modeller ska tillämpas. Medarbetare visar engagemang och bidrar både i sitt dagliga arbete och i pågående förändringsarbeten. Det pågår insatser för att förbättra följsamheten till etablerade arbetssätt, t ex genom ytterligare förankring. Detta har dock ännu inte gett önskad effekt och kommer att fortgå under året och kompletteras med ytterligare uppföljningar. Under inledningen av ligger fokus på bildandet av centrumet, så den största delen av verksamhetsutvecklingsarbetet är relaterat till detta. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut inte kommer att vara helt tillfredsställande. www.regionostergotland.se 7
Strategiskt mål: En aktiv och strategisk forsknings- och utvecklingsverksamhet FoU-verksamheten inom CMIT har fått en tydlig hemvist i och med bildandet av verksamhetsområdet CMIT Strategi och utveckling som har ett särskilt ansvar för forskning och utveckling. Verksamhetsområdet ansvarar för att samordna och utveckla utbildningar inom medicinsk teknik och IT, underlätta för överförande av forskningsresultat till praktik samt att bevaka och vara uppdaterad om den nationella utvecklingen av medicinsk teknik och IT. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara god. Strategiskt mål: Säker hälso- och sjukvård Det pågår insatser för att ensa, förtydliga och följa upp arbetet med avvikelsehantering och rapportering inom centrumet. Kontinuerligt under året kommer initiativ med syfte att bidra till ett minskat antal vårdrelaterade infektioner att följas upp. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer vara tillfredsställande Strategiskt mål: Effektiv hälso- och sjukvård Det är svårt att i upphandlingar påverka hur många överprövningar som kommer att göras, så bedömningen av måluppfyllelsen bygger istället på att målet är att inga överprövningar ska bifallas i förvaltningsrätten. Inga överprövningar har bifallits under året. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara god. Strategiskt mål: Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Aktiviteter enligt centrumets handlingsplan för miljö pågår enligt plan och tillgång till teknik för minskad miljöpåverkan erbjuds verksamheten. Framförallt ses positiva trender gällande användningen av teknik för distansmöten vilket bidrar till ett minskat resande. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara tillfredsställande. Väsentliga insatser och resultat Framgångsfaktorer som bidrar till Effektiva processer för verksamhetens uppdrag styrd och koordinerad portfölj för verksamhetsutveckling Under har inga nya interna förändringsarbeten startat, men uppdraget att etablera CMIT fortgår under hela året. Det samlar och koordinerar de pågående interna förändringsarbetena. Systematisk uppföljning och utveckling av arbetssätt Fokus under årets första månader har varit att fortsätta spridningen av etablerade processer till nya områden, förbättra rutiner samt förbättra mätningar av processefterlevnad. Genomförd mätning av process- och modellefterlevnad innehåller nu fler processer och nya områden. Det innebär att et inte är helt jämförbart med tidigare mätningar, men mer heltäckande. Resultatet av mätningen är inte tillfredsställande och insatser för att förbättra resultatet kommer att genomföras. www.regionostergotland.se 8
Processeffektiviteten har bedömts utifrån ett fåtal genomförda mätningar. Dessa kommer byggas ut under året och ge ett mer tillförlitligt resultat kring hur väl processerna stödjer CMITs leverans. Ett projekt- och förvaltningskontor, som hanterar MT- och IT-projekt i en gemensam projektportfölj samt förvaltningsportföljen, har etablerats inom centrumet. Några mätningar bygger på resultat av medarbetarenkäten och kan inte följas upp ännu. Framgångsfaktorer som bidrar till En aktiv och strategisk forsknings- och utvecklingsverksamhet Långsiktig FoU-verksamhet Förutsättningarna för en långsiktig FoU-verksamhet är goda i och med bildandet av verksamheten Strategi och utveckling inom CMIT. Framgångsfaktorer som bidrar till Säker hälso- och sjukvård Ökad rapporteringsgrad vid avvikelser Rapporteringen syftar till att MT-verksamheten ska öka avvikelserapportering mot Synergi och Reidar för avvikelser där det varit någon medicinteknisk produkt inblandad inom Region Östergötland. Mätning av antal har ännu inte genomförts. Minskad förekomst av vårdrelaterade infektioner (VRI) Det pågår ett uppdrag som handlar om ny rengöringsmetod med hjälp av ozon. Förhoppningen är att tekniken ska minska risken för smittspridning inom ex hemsjukvården då det blir lättare att rengöra en hemventilator från en patient innan den lämnas ut till nästa. Framgångsfaktorer som bidrar till Effektiv hälso- och sjukvård Effektiv upphandlingsprocess Det har hittills i år gjorts två överprövningar av genomförda upphandlingar inom CMIT, men ingen har bifallits i förvaltningsrätten. Att mäta tid för upphandlingen i förhållande till upphandlingens värde ger inte en tillräcklig nytta och kommer inte följas upp. Antalet överprövningar under året följs upp, men mätningen av nyckelindikatorn gäller antalet överprövningar som bifallits i förvaltningsrätten. Dessa ska vara noll till antalet. Varje upphandling innebär en stor arbetsinsats och så tydliga mätbara krav som möjligt formuleras för att minimera antalet överprövningar. Framgångsfaktorer som bidrar till Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen En handlingsplan för CMIT finns framtagen och aktiviteterna genomförs enligt plan. Konceptet Vårda miljön har börjat tillämpas och kommer fortgå under året. Tillgång till tekniska lösningar som bidrar till minskad miljö- och klimatpåverkan Användandet av klientbaserade distansmöten har ökat markant (dvs möten som hålls vid arbetsplatsen och inte i konferensrum). Under året kommer insatser göras tillsammans med miljöstrateg och kommunikationsenheten för att öka användningen av distansmöte. www.regionostergotland.se 9
Utbyggnad av tillgång till skrivare för säkra utskrifter pågår och fortsätter under året. Alla nätverksskrivare är förberedda för säkra utskrifter och det pågår löpande utbyte av lokala skrivare mot nätverksskrivare. I mätningen finns viss osäkerhet pga att insamlingen av data från lokala skrivare inte bedöms vara heltäckande. Därför kan det angivna et vara för högt. värdet på 40% kommer vara svårt att uppnå. Mätning av energiförbrukning i serverhallar pågår kontinuerligt. nyckelindikatorer - processperspektivet Strategiskt mål Effektiva processer för verksamhetens uppdrag Framgångsfaktor Nyckelindikator styrd och koordinerad portfölj för verksamhetsutveckling Andel startade interna förändringsarbeten som föregåtts av ett beslut baserat på förväntade effekter och genomförbarhet. (%) Saknas, ny mätning 80 Inga nya har startats i år. Systematisk uppföljning och utveckling av arbetssätt Andel etablerade processer och modeller där följsamheten vid utvärdering bedömts som god (%) 63 85 22 Andel uppnådda målvärden vid genomförda processeffektivitetsmätningar (%) Saknas, ny mätning 80 33 (litet underlag) Andel processer, enheter och förvaltningsobjekt inom CMIT med aktiv förbättring av arbetssätt. (%) Saknas, ny mätning 100 76 Osäker, underlag från medarbetarenkät saknas Resultat på frågan Min närmaste chef skapar förutsättningar för förbättrings- och utvecklingsarbete på min arbetsplats i medarbetarenkäten. (Värde) Ej mätt 70 Ej mätt, bygger på medarbetarenkät www.regionostergotland.se 10
Strategiskt mål En aktiv och strategisk forsknings- och utvecklingsverksamhet Framgångsfaktor Nyckelindikator Långsiktig FoUverksamhet Implementerad verksamhet inom det nya centrumet för Forskning och Innovation samt testmiljöer (Testbädd). Nej FoU styrs gemensamt inom det nya PE Ja Strategiskt mål Säker hälso- och sjukvård Framgångsfaktor Nyckelindikator Ökad rapporteringsgrad vid avvikelser. Mäts genom antalet rapporter per år från MT. Ej mätt 10 Ännu ej uppmätt Minskad förekomst av vårdrelaterade infektioner (VRI). Antal projekt/uppdrag som syftar till att förhindra vårdrelaterade infektioner inom CMIT är mätt.. (Ja/Nej) Nej Ja Aggregeras under året. Nu pågår 1 uppdrag. Strategiskt mål Effektiv hälso- och sjukvård Framgångsfaktor Nyckelindikator Ny formulering: Antal överprövningar som bifallits i förvaltningsrätten. Effektiv upphandlingsprocess Tidigare formulering: Mäts genom antalet överprövningar och tid (kalendertid) för genomförande i förhållande till upphandlingens värde. Ej uppmätt 0 0 har bifallits. (Av 18 upphandlingar har 2 överprövats.) Strategiskt mål Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Framgångsfaktor Nyckelindikator www.regionostergotland.se 11
Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen Aktiviteter enligt handlingsplan för CMIT:s miljöarbete genomförda. (ja/nej) Ja för 2014 Ja Följer plan Tillgång till tekniska lösningar som bidrar till minskad miljö- och klimatpåverkan Antal timmar som rumsplacerade och individuella system för videomöten nyttjas inom regionen (genomsnittligt antal timmar per månad) 375 450 404 Antal utskrivna/kopierade sidor på papper per månad inom regionen (genomsnittligt antal per månad under året) 1,7 miljoner 1,35 miljoner 1,7 miljoner Andel papper som använts för utskrift/kopiering via skrivare anslutna till säker utskrift (% av total pappersförbrukning inom regionen) 28 40 31 www.regionostergotland.se 12
Medarbetarperspektivet Strategiskt mål Framgångsfaktorer Resultat Aktivt medarbetarskap Delaktighet Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Gott chefs- och ledarskap Strukturerat, långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Bedömning av måluppfyllelse I samband med regionbildningen bildades även CMIT som är en sammanslagning av IT-centrum och MTÖ (Medicinsk Teknik i Östergötland). Verksamhetsplanen är inte genomarbetad inom centrumet utan består av en sammanslagning av verksamhetsplanerna för de tidigare verksamheterna. En bedömning av måluppfyllelser kan inte fullt ut göras i denna delårsrapport då flertalet nyckeltal följs upp i medarbetaruppföljningen som pågår under april månad. Dock pågår ett kontinuerligt arbete för att målen ska uppnås under året. Bedömningen i nuläget är att samtliga strategiska mål är uppfyllda vid årets slut. Förutsättningar för en framgångsrik kunskaps- och kompetensorganisation är ledare som uppmuntrar, vägleder och stödjer medarbetarna samt medarbetare som känner sig delaktiga och stolta över att vara en del av verksamheten, som har ett gott bemötande mot såväl kollegor som kunder och som ansvarar för sin egen och verksamhetens utveckling. Fokus är att Centrum för medicinsk teknik och IT upplevs som en attraktiv arbetsgivare som utvecklar och når resultat. Väsentliga insatser och resultat De insatser som har genomförts och följs upp under april återfinns inom framgångsfaktorerna Strukturerat, långsiktigt arbete med kompetensförsörjning och Ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat vilka ska leda till att de strategiska målen nås. Framgångsfaktorer som bidrar till Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Kompetensförsörjning och introduktion www.regionostergotland.se 13
Under årets första fyra månader har arbetet med att säkra upp kompetensförsörjningen inom CMIT fortsatt. Ett flertal rekryteringar pågår. Översyn av hur introduktionen för nya medarbetare inom centrumet ska fungera på bästa sätt och beräknas vara klart innan sommaren. Bland annat ska det säkerställas att alla nya medarbetare får ta del av CMIT ledstjärna, mål, uppdrag och ekonomiska styrning samt vad det innebär att vara medarbetare inom Region Östergötland och CMIT, dvs ta del av medarbetarinformation som finns på Lisa och information om Lean, kvalitetssäkring, ledarskap och medarbetarskap. Kompetensportalen Arbetet med Kompetensportalen pågår under. Verksamhetsområde CMIT kompetens är först ut med införandet av befattningsutveckling på centrumet. Arbetet kommer drivas under våren. I samband med årets utvecklingssamtal har flera chefer börjat registrera sina medarbetares utvecklingsplaner i kompetensportalen. Hela CMIT ska, under hösten, få introduktion i hur man lägger in handlingsplaner, bisysslor samt närmast anhörig i kompetensportalen. I och med att CMIT är ett nytt centrum nås ännu inte målet att alla utvecklingsplaner har registrerats, men det beräknas vara uppfyllt under. Framöver behöver det tydliggöras vilka utbildningar som ska läggas in i kompetensportalen och som är av vikt att följa utifrån de kompetenskrav som finns på olika befattningar inom CMIT. Framgångsfaktorer som bidrar till Gott chefs- och ledarskap Ett gott ledarskap förutsätter att chefer och ledare upplever att uppdraget är tydligt vad gäller uppgifter och roll samt att det finns ett samband mellan ansvar och befogenhet. I förutsättningar för goda resultat ligger också att chefer och ledare tydliggör styrning, ledning och leveransorganisationens mål och resultat. Många är nya i sina chef- och ledarroller och därför är det extra viktigt att alla chefer och berörda medarbetare vet vad som förväntas av var och en i sina roller och att alla får en bra och tydlig introduktion. Ett mål är att alla chefs-och ledarroller ska förtydligas och kommuniceras/förankras fullt ut inom CMITs verksamhet. Fram till denna delårsrapport är ledningsgruppen och CMIT kompetens på CMIT helt klara med sina befattningsbeskrivningar och de tillgängliggörs via CMIT samarbetsportal. Ett flertal övriga enhetschefer och förvaltningsledare arbetar i nuläget med sina befattningsbeskrivningar. sättningen vid årets slut är att alla chefer och ledarroller har tydliga förankrade befattningsbeskrivningar. Ledord för CMIT ledarlag Ett sätt att skapa ETT ledarlag inom centrumet har varit att ta fram gemensamma ledord för alla chefer och ledare som alla är enade om att förhålla sig till i sitt ledaruppdrag. I samband med att CMIT ledning arbetade fram CMIT ledstjärna, övergripande mål och strategier under våren, togs även ledorden Lagspel, Engagemang och Tydlighet för CMIT ledarlag (t ex chefer, förvaltningsledare, projektledare) fram. Ledorden har förankrats och arbetats med genom olika workshopsövningar på två ledarforum under våren. Definitionen av ledorden beräknas vara klara inom kort. Ett fortsatt arbete med att utveckla CMIT ledarlag kommer att pågå under hösten. www.regionostergotland.se 14
Det kvarstår att skapa en gemensam värdegrund för centrumet. Arbetet med detta avvaktar resultatet av pågående diskussioner angående en eventuell gemensam värdegrund för alla stödcentrum. nyckelindikatorer medarbetarperspektivet Strategiskt mål Aktivt medarbetarskap Framgångsfaktor Nyckelindikator Delaktighet Andel medarbetare som medverkar aktivt till att utveckla verksamheten Ny fråga 70 /08: Andel medarbetare som känner stolthet över att vara en del av verksamheten 2014/05: 81 81 /08: Strategiskt mål Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Framgångsfaktor Nyckelindikator Strukturerat, långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Andel medarbetare som kan rekommendera andra att arbeta inom Region Östergötland 2014/05: 75 75 /08: Andel medarbetare som har en individuell utvecklingsplan 2014/05: 90% 92 % /08: Andel utvecklingsplaner som registreras i Kompetensportalen 2014: 0 100 % 52% Strategiskt mål Gott chefs- och ledarskap Framgångsfaktor Nyckelindikator Ledarskap som skapar förutsättningar för goda Ledarindex 2014/05: 74 75 /08: www.regionostergotland.se 15
verksamhetsresultat Förtydligade och kommunicerade chefs-och ledarroller 2014: 0 100% 51% www.regionostergotland.se 16
Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Kostnadseffektiv verksamhet Ekonomi som ger handlingsfrihet Förenklad administration och förbättrad internkontroll för kunderna Minska komplexiteten för MT:s ekonomiska styrmodell Framgångsfaktorer Tydliga pris och kostnadssatta leveranser och tjänster Produktionsredovisning används för styrning och uppföljning. Balans mellan intäkter och kostnader Alla externa kostnader ska hanteras i Agresso. Öka andelen utrustningar som förvaltas i bank. Ta bort den ekonomiska styrmodellen timmar inkl. externa kostnader Resultat Bedömning av måluppfyllelse Strategiskt mål: Kostnadseffektiv verksamhet För att kunna redogöra vilka kostnader som tillhör en viss tjänst och uppnå kostnadseffektiva leveranser och tjänster har CMIT valt tre nyckelindikatorer. CMITs ambition är att öka transparensen samt medvetenheten i hur resurser används i leveransen av produkter och tjänster. Detta skall utmynna i bättre beslutsunderlag som ger ytterligare grund till effektiva och kvalitativa beslut. et är ej uppnått då överensstämmelse mellan produktionsredovisning och överrenskommen resursallokering enbart mäter till 40% samt att kalkylverktyget Cost Perform inte har använts i vårt prognos- och budgetarbete. Strategiskt mål: Ekonomi som ger handlingsfrihet www.regionostergotland.se 17
Den debiterbara tiden uppnår det uppsatta målet på 86 %. Det är däremot fler förvaltningsobjekt och funktioner som avviker väsentligt från budget än vad målvärdet tillåter. Resultatet för perioden visar en försämring jämfört med helåret 2014. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut inte kommer att vara helt tillfredsställande. Strategiskt mål: Förenklad administration och förbättrad internkontroll för kunderna Efter önskemål från våra kunder att hantera sina egna externa kostnader via Agresso, beslutades att Medicinsk Teknik inte vidarefakturerar externa kostnader via Medusa from. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara tillfredsställande. Strategiskt mål: Minska komplexiteten för MT:s ekonomiska styrmodell I samband med ovanstående angående externa kostnader beslutades att de kunder som har fullfunktionsåtagande inklusive externa kostnader ska från och med 2016 hantera sina egna externa kostnader via Agresso. Som helhet bedöms att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara tillfredsställande. Väsentliga insatser och resultat Framgångsfaktorer som bidrar till Kostnadseffektiv verksamhet Då CMIT är ett nybildat centrum så kommer arbetet med att sammanfoga rutiner, arbetssätt och system fortgå under hela år. Fokus är dock fortfarande kvalitativa leveranser. Tydliga pris och kostnadssatta leveranser och tjänster CMITs ambition i kalkylprojektet som pågick under 2013 och 2014 var att använda kalkylverktyget Cost Perform vid prognos och budgetarbete för att förbättra precisionen i våra bedömningar för år och framåt. Då kalkylverktyget inte har uppfyllt CMITs behov vid prognos och budgetarbete har det inte använts. et är därmed inte uppnått och kommer inte uppnås under år. Produktionsredovisning används för styrning och uppföljning Produktionsredovisningsstrukturen efterlevs och används för styrning och uppföljning. Samtliga chefer och förvaltningsledare använder produktionsredovisningen som stöd vid uppföljning. et är därmed uppnått. Nedlagd tid per person samt debiteringsgrad per verksamhetsenhet följs upp varje månad för de personalintensiva verksamhetsenheter som använder Agresso. Rapporter finns tillgänglig för förvaltningsledare, chefer och projektledare för dem som önskar följa upp den nedlagda tiden utöver månadsuppföljningen. Rapporterna är ett verktyg för att kunna mäta nedlagd tid per mål i förvaltningsplanen samt nedlagd tid per tjänst etc. För de verksamhetsenheter som använder Medusa så finns det information tillgänglig för uppföljning av nedlagd tid och debiteringsgrad. www.regionostergotland.se 18