Webbaserat fastighetssystem för drift och underhåll

Webbaserat fastighetssystem för drift och underhåll

Senaste generationen fastighetssystem Varför ett webbaserat fastighetssystem? Det finns många fördelar med att välja ett helt webbaserat fastighetssystem. Det ger er tillgänglighet då ni kan logga in från vilken dator som helst. Det enda som krävs är egentligen bara en dator med internetanslutning och webbläsare. För webbaserade applikationer finns idag flera kraftfulla säkerhetslösningar att tillgå för att hindra intrång från obehöriga. I Pondus Pro finns det bra funktioner för att säkerställa den interna behörigheten ända ner på detaljnivå. Eftersom allt systemunderhåll sker på serversidan kan ni minimera kostnader för både support och underhåll samtidigt som det krävs färre serverlicenser. I Pondus Pro har det lagts mycket tid på att skapa ett anpassningsbart system, för flera typer av förvaltningsorganisationer, vilket minimerar dyra anpassningskostnader. Allt fler telefoner och handdatorer blir bättre på att hantera avancerade applikationer. Det blir effektivt att hämta och leverera information när man är ute i verksamheten. Mobilt är också miljövänligt! En drifttekniker behöver med andra ord inte göra extraresor till och från sin arbetsplats i onödan. Ni får ordning och reda på dokument. Undersökningar har visat att upp till 30 % av utförandetiden traditionellt går åt till informationssökning. Det kan vara svårt att hitta information då den ofta är utspridd lokalt hos användare eller ligger dubbellagrad med osäkerhet om version. Med Pondus Pro reducerar ni både denna tid och osäkerhet. Pondus Pro Ett webbaserat system Sida 1 (11)

Hållbart tänk bakom arkitektur och design Pondus Pro är utvecklat i Microsoft.NET / SQL-miljö och är fokuserat på funktionalitet med strukturerad uppbyggnad. Produkten är en treskiktslösning med ett datalager, ett affärslager och ett webbaserat användargränssnitt. Systemet är också moduluppbyggt, vilket innebär att det kan anpassas med valfria tilläggsmoduler. Utmärkande egenskaper för Pondus Pro är att planeringsfunktioner för de olika modulerna nu har sammanförts samt att händelser hanteras av en gemensam ärendemotor. Systemets kalenderfunktion sträcker sig i oändlighet med planerade åtgärder som kan aktiveras automatiskt efter uppsatt intervall. I basmodulen ingår: Fastighetsbas Dokumenthantering Rapportgenerator Analys och Sök Mobile Surf Administration Import och export Tilläggsmoduler: Tillsyn & skötsel Planerat underhåll Besiktningar Hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll Mediauppföljning Felavhjälpande underhåll PDA Sync Kontraktshantering Driftinstruktioner RAMVERK BAS (Säkerhet och behörighetssystem för användare) Fastighetsbas - Dokumenthantering - Rapportgenerator - Mobile surf Tillsyn & skötsel Planerat underhåll 21 Juni 3 September MODULER Besiktningar HLU Energi/media Felanmälan PLANERING ÄRENDEN RAPPORTER PDA-Sync Kontraktshantering BEVAKNING Driftinstruktioner Pondus Pro Ett hållbart system Sida 2 (11)

Senaste generationen fastighetssystem Ett anpassningsbart system för hela er verksamhet Flexibiliteten och funktionaliteten i Pondus Pro leder till ett helt nytt synsätt vid anskaffning och implementering av fastighetssystem. Ni ges möjlighet att själv anpassa systemet, begränsa behörighet och skräddarsy användargränssnitt. Med andra ord kan ni styra att rätt information visas för era användare. I Pondus Pro får ni bland annat friheten att lägga upp era egna egenskaper som tex fritt antal mängder, adresser, ansvarsområden, resurser och ekonomisk märkning utan att systemet behöver anpassas. Pondus Pro kan även i standardutförande täcka in olika verksamheters behov av anpassningar och på så sätt minska kostnaderna. Fortsätt jobba efter egna arbetsätt och processer Ni äger dem Pondus Pro använder dem Med det interaktiva verktyget för ärendehantering kan ni lägga upp er förvaltningsorganisations befintliga ärendeprocesser. I Pondus Pro kan ni själva bygga och koppla ihop händelsekedjor så att de överensstämmer med era befintliga eller önskade processer. Flexibel gränssnittshantering I Pondus Pro har målsättningen varit att skapa en programvara som är användarvänlig både till funktion och utseende. Eftersom användargränssnittet är webbaserat har det inspirerats av navigeringssätt som många är vana vid på nätet. Sidlayouten är dynamisk vilket gör att den snabbt anpassar sig efter användarens skärmupplösning. Är ni många som vill bestämma hur det ska se ut på skärmen? I Pondus Pro kan ni skräddarsy er bildskärmslayout. Allt från språk till ordval och färger kan ändras liksom visad information. Inställningarna görs via systemparametrar och kan styras mycket detaljerat. Hantering av felanmälningar, tillsyner, underhåll, besiktningar eller andra händelser kommer att hanteras lika tillförlitligt vid varje tillfälle enligt uppsatta processer. Läs mer under fastighetsdatabas och ärendehantering. Pondus Pro Ett anpassningsbart system Sida 3 (11)

Senaste generationen fastighetssystem Pondus Pro är för dig som jobbar med fastigheter. Pondus Pro har utvecklats för proffs av proffs. Nu är det er tur. Att starta upp ett IT-stöd i verksamheten innebär en hel del arbete. Men med Pondus Pro kan ni fokusera på verkställa målsättningarna inom er förvaltning. Vi är era partners i ett verksamhetsperspektiv. Vi hjälper er att genomöra installationer eller implementering i linje med er målsättning. Vi inventerar byggnader och tekniska system, skapar tillsyner och underhållsplaner eller fastighetsdokumentation. Vi medverkar vid intergrationer mot andra system, eller överför befintlig data till Pondus Pro. Med hjälp av lång erfarenhet som teknikkonsulter och utvecklare får vi ert nya system i drift - på era vilkor. Bengt Dahlgren AB är ett av landets ledande konsultbolag inom VVS, Energi & Miljö, Styr & Övervakning, Brand & Risk samt Teknisk förvaltning. Kunskapen i våra verksamheter ger oss en unik helhetssyn. Bengt Dahlgren AB Göteborg 031-720 25 00 Stockholm 08-588 88 100 Linköping 013-37 40 50 Malmö 040-672 88 60 Skövde (IBA) 0500-49 58 00 www.bengtdahlgren.se Umefast AB har levererat systemlösningar för fastighetsbranschen sedan 1991. Våra kunder är statliga, kommunala, industriella och privata bolag runtom i Norden. Vi utvecklar programvaror för fastighetsförvaltning med den senaste IT-tekniken och de smartaste lösningarna Umefast AB Kylgränd 6B, 906 20 UMEÅ Tfn: 090-71 10 00, Fax: 090-71 10 11 www.umefast.se Pondus Pro Kontaktuppgifter Sida 12 (12)

Senaste generationen fastighetssystem Fastighetsdatabas I Pondus Pro bas finner ni den funktionalitet som behövs för att lagra fastighetsdata med dess dokument och behov av rapportuttag. I fastighetsdatabasen ingår alltså förutom registerhållning både en avancerad dokumenthantering och en kraftfull rapportgenerator. Dessutom finns det effektiva funktioner för både analys och sök samt för import och export av data. För att ytterligare förbättra systemets tillgänglighet har vi låtit anpassa gränssnittet för vissa funktioner så de kan nås via mobiltelefon - Pondus Mobile Surf. Givetvis omges allt av ett flexibelt säkerhetssystem med full funktionalitet för användare- och resurshantering. Med FI2 i basen effektiviserar ni både verksamhet och kundnytta Registrering av fastighetsrelaterad information sker i ett organisationsanpassat system enligt FI2 - En standard för att hantera alla former av information som rör fastigheter, så att olika system inom fastighetssektorn kan samverka. Objektsmodellen i Pondus Pro är FI2-strukturerad vilket gör det betydligt enklare att kommunicera med den nya standarden. För att kunna flytta data mellan IT-system har man i FI2 utgått från xml-standarden och skapat branschspecifika märkord för fastighetsinformation. Systemet stödjer import och export av data via FI2xml. Ni sparar således både tid och arbete för såväl interna som externa parter. Infrastrukturell enhet (område) Byggnadsverk Byggdel Utrymmessystem Komponent Utrymme Artikel Fastighet Pondus Pro Fastighetsdatabas Sida 6 (11)

Senaste generationen fastighetssystem Struktur och ordning med egna klassificeringar och mängder Lättare att hitta i ett system där allt data är indexerat och sökbart Aldrig tidigare har det varit möjligt med sådan strukturering av data som i Pondus Pro. Ni tillåts att fritt märka era basdatauppgifter och dokument med egna klassificeringar, vilket ger möjligheten till automatisk sammanlänkning av information och presentation i systemet. Stora mängder data kan på detta sätt hanteras för att upprätta planering av underhåll. Som ett exempel kan material klassificerade med AFF-koder matchas med AFF-kodade åtgärder och dokument osv. Dessutom har ni möjlighet att sätta upp era egna definitioner för mängder. Förutom ett antal standardmängder som tex BRA och NTA så är det fritt fram att lägga upp oändligt många mängder. Kanske kan gräsyta eller städyta osv. passa just din verksamhet? En mycket användbar funktion i Pondus Pro är analys och sök. I princip alla poster i Pondus Pro är sökbara tack vare att databasen är indexerad. Ni har möjlighet att fritextsöka i systemet som sedan genererar en träfflista efter aktuell sökning. Sökningen går att begränsa med olika urvalsfilter. Det är till exempel möjligt att låta sökningen ske mot en viss del av systemet. Träfflistan består av ett antal listposter som var och en länkar till ett unikt och överskådligt objektskort eller funktioner i systemet. Smarta objektskort sammanställer prydligt all väsentlig information En mycket användbar funktion i Pondus Pro är de smarta objektskorten som kan sammanställa och visa relaterad information för ett aktuellt objekt. Det kan vara allt från foton och ritningar till energiuppgifter och underhållsplaner. Informationen presenteras överskådligt med kategoriserade flikar. För basobjekten finns även flikar för mängder och klassificeringar vilka bland annat visar summeringar av mängder och klassificeringar för underliggande basobjekt. Objektskort finns för fastighet, registerbyggnad, byggnadsverk, byggdel, platsutrustning, artikel, utrymmes-system, utrymme, resurs, dokument och ärende. Pondus Pro Fastighetsdatabas Sida 7 (11)

Pålitlig dokumenthantering med ut- och incheckning samt versionshantering Att snabbt hitta rätt dokument och upprätthålla god ordning på dokumentversioner och uppdateringar skapar stora rationaliseringsvinster och minskar onödiga störningar. För att uppnå dessa vinster krävs ett bra dokumentsystem samtidigt som det är lika viktigt med bra manuella rutiner och ansvarsfördelning. Pondus Pro dokumenthantering är ett utomordentligt verktyg för arkivansvariga likväl som för dem som i sitt dagliga arbete behöver stöd och tillgång till nyttiga verksamhetsdokument. Ni sparar tid genom att Pondus Pro automatiskt skapar mappar för dokument när ni lägger in information i databasen. Ni har även möjligheten att bygga egna dokumentstrukturer. e-post eller SMS vilka filer användaren har utcheckade. Alla tidigare versioner sparas varför det är möjligt att kontrollera ursprungsdokument. Alla dokument kan även klassificeras med en mängd olika klassningar, vilket gör att dokument kan kopplas samman med andra funktioner med samma klassning, vilket också underlättar sökning. Ni kan checka ut och in dokument med automatisk versionshantering. Det loggas vem som gjort ändring och varför. Systemet vet hela tiden vem som checkat ut filen och kan påminna användaren varje vecka via Pondus Pro Fastighetsdatabas Sida 8 (11)

Senaste generationen fastighetssystem Full kontroll och uppföljning med Pondus Pro rapportgenerator Med rapportgeneratorn i Pondus Pro får ni ett kraftfullt verktyg för uppföljning och kontroll av er verksamhet. Med hjälp av fördefinierade mallar och stor frihet i att skapa egna, kan ni med enkelhet generera önskvärda rapporter för hela organisationen. En stor nyhet är att det nu är möjligt att abonnera dagligen, veckovis, månadsvis eller årsvis på rapporter till en eller flera e-postadresser. Ni sätter upp ramarna Pondus sköter resten. Det finns flera format att presentera rapporter på: HTML, MHTML, Excel XLS, PDF och Image. Idag har fastighetsinformation i mobiltelefonen blivit basalt Pondus Pro fastighetssystem har blivit ännu mer tillgängligt med den nya funktionen Mobile Surf som en fast del i baspaketet. Mobile Surf är en surfingång där vissa funktioner i systemet kan nås mobilt via mobiltelefoner och handdatorer. Funktionen är i första hand designat för att snabbt och enkelt hitta och komma åt information. Via sökfunktionen kommer man via en träfflista åt grundinformation och sedan vidare till objektskorten för ytterligare information. Start Bas Fel Sök Felanmälan F000000000033, Aktiv Grunddata Status Aktiv Beskrivning Felanmälan utrymmessystem; 05003 Ansvarig Roland Josefsson Resurs Prominensen AB Aviseringsdatum 2008-01-10 Klar senast Avrapporterat datum Kund Ansgar Bjarnaursson (K0FB00-005) Position Utrymmessystem: 05003 Information Kontaktperson Ansgar Bjarnaursson Kontaktperson (tel) 011-112233, 090-711111, 070-12345678 Kontaktperson (e-post) ans@bj.is Fakturanamn Ansgar Bjarnaursson Fakturaadress Huvudnyckel Ja Anmält av Ansgar Bjarnaursson Anmält av (tel) 011-112233, 090-711111, 070-12345678 Anmält av (e-post) ans@bj.is Ärendetext Problem med luftpump. Kommentar Registrerade användare har även möjlighet att titta på sin egen ärendelista. Ärenden eller annan data kan inte ändras via surfingången men däremot är det enkelt att mejla vidare dokument eller annan information från ett objektskort. För att kunna redigera information mobilt, till exempel att kvittera arbetsorder etc., krävs tilläggs-modulen PDA Sync för handdatorer. Pondus Pro Fastighetsdatabas Sida 9 (11)

Skapa egna ärendeprocesser och minska behovet av kostsamma systemanpassningar En av Pondus Pro s kraftfullaste funktioner är det interaktiva verktyget för att bygga och påverka ärendehantering. Nu kan ni göra anpassningar själva och föra in era egna arbetsprocesser i systemet. I ett interaktivt gränssnitt släpar ni in block med steg och händelser och kopplar samman er önskade process (se ovan). Hantering av felanmälningar, tillsyner, underhåll, besiktningar eller andra händelser hanteras lika tillförlitligt vid varje tillfälle enligt uppsatt process. Systemet har oanade möjligheter och ni sätter själva gränsen för hur omfattande era processer ska vara. Med enkelhet kan man mellan varje steg lägga händelser som återrapportering via e-post till felanmälare, tekniker eller driftansvariga. I processen kan ni också lägga in tidskontroller som t.ex. styr bevakning av ärendeprocessens vägval. Med andra ord får ni full kontroll på era ärenden och därmed kvalitetssäkrar er förvaltning. Genom ärendetavlan kan sedan användare smidigt titta på sina jobb och utläsa status. Tavlan är filtrerbar och kan till och med styras av behörighet så att endast de egna jobben visas. Ärenden kan markeras för specialbevakning vilket ger användaren signaler om vad om senast hänt med det aktuella ärendet. Pondus Pro Fastighetsdatabas Sida 10 (11)

Pondus Pro är för dig som jobbar med fastigheter Pondus Pro har utvecklats för proffs av proffs. Nu är det er tur. Att starta upp ett IT-stöd i verksamheten innebär en hel del arbete. Men med Pondus Pro kan ni fokusera på att verkställa målsättningarna inom er förvaltning. Vi är era partners i ett verksamhetsperspektiv. Vi hjälper er att genomföra installationer eller implementering i linje med er målsättning. Vi inventerar byggnader och tekniska system, skapar tillsyner och underhållsplaner eller fastighetsdokumentation. Vi medverkar vid integrationer mot andra system, eller överför befintlig data till Pondus Pro. Med hjälp av lång erfarenhet som teknikkonsulter och utvecklare får vi ert nya system i drift - på era villkor. Bengt Dahlgren AB är ett av landets ledande konsultbolag inom VVS, Energi & Miljö, Styr & Övervakning, Brand & Risk samt Teknisk förvaltning. Kunskapen i våra verksamheter ger oss en unik helhetssyn. Bengt Dahlgren AB Göteborg 031-720 25 00 Stockholm 08-588 88 100 Linköping 013-37 40 50 Malmö 040-672 88 60 Skövde (IBA) 0500-49 58 00 www.bengtdahlgren.se Umefast AB har levererat systemlösningar för fastighetsbranschen sedan 1991. Våra kunder är statliga, kommunala, industriella och privata bolag runtom i Norden. Vi utvecklar programvaror för fastighetsförvaltning med den senaste IT-tekniken och de smartaste lösningarna. Umefast AB Kylgränd 6B, 906 20 UMEÅ Tfn: 090-71 10 00, Fax: 090-71 10 11 www.umefast.se Sida 11 (11)