SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1[11] Plats och tid Kommunalhuset i Tumba, plan 10, rum 1067 kl. 18:00 19:40 ande Lars Nyberg (S), ordförande Ulf Hjalmarsson (M) Leif Glad (S) Lars-Göran Liljedahl (S), tjg ers. för Barbro Hillblom (S) Bo Claesson (KD) från 14 Tobias Ginman (S), tjg. ers. på vakant plats (V) Göran Pelarhagen (FP), tjg ers. på vakant plats (M) t o m 13 Christina Lundgren (M), tjg ers på vakant plats (M) fr o m 14 Ersättare Göran Pelarhagen (FP) fr.o.m 14 Övriga deltagande Håkan Hultgren, sekreterare Utses att justera Ulf Hjalmarsson (M) Plats och tid för justering Kommunalhuset i Tumba den 20 september kl. 08:00 Sekreterare Paragrafer 10-19 Håkan Hultgren Ordförande Lars Nyberg (S) Justerare Ulf Hjalmarsson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd Sammanträdesdatum Anslaget den Nedtas den 2012-09-21 2012-10-15 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Underskrift Håkan Hultgren
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2[11] 10 Antagande av dagordning Dagordningen fastställs Följande dagordning föreslås: 1. Antagande av dagordning 2. Föregående protokoll 2012-02-09 (bifogas) 3. Namninsamlingen om folkomröstning 4. Ny nämndsekreterare 5. Övriga handläggare för 6. Rekrytering av röstmottagare 7. Prognos för röstberättigade 2014 Utökning av antalet valdistrikt (förnärvarande 44) 8. Inköp av strandfanor 9. Utveckling av datastödet (främst för arbetet med röstmottagare) 10. Extra sammanträde för beredning av fullmäktiges beslut om folkomröstning:
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3[11] 11 Föregående protokoll 2012-02-09 Protokoll 2012-02-09 läggs till handlingarna. Föregående protokoll från valnämndens sammanträde 2012-02-09 föreligger.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4[11] 12 Namninsamling om folkomröstning (KS/2012:377) konstaterar att ett tillräckligt antal (10 procent av de röstberättigade) namnunderskrifter, enligt kommunallagens punkter om folkinitiativ, den 31 juli 2012 lämnades till kommunen med förslag om en kommunal folkomröstning om delning av Botkyrka kommun. föreslår att detta konstaterande överlämnas till kommunfullmäktige som ett anmälningsärende vid fullmäktiges septembersammanträde 2012. kommer att föreslå kommunfullmäktige att övriga nödvändiga beslut i ärendet delas upp i två etapper: 11. I ett första beslut tar kommunfullmäktige ställning till om och i så fall när en folkomröstning ska hållas 12. Om kommunfullmäktige beslutat att folkomröstning ska hållas utarbetar valnämnden ett förslag till beslut för övriga delbeslut som tillställs kommunfullmäktige för slutligt avgörande senast vid fullmäktiges sammanträde i december 2012. s ordförande redogör för arbetet med den namninsamling - folkinitiativ som lämnats till kommunen 2012-07-31. Cirka 7380 namnunderskrifter har lämnats in. Av dessa har sedan en stickprovskontroll genomförts där 3324 namn kontrollerats mot kommunens befolkningsregister. Av resultatet av kontrollen kan slutsatsen dras att antalet inlämnade namn är tillräckligt. Minimiantalet var vid inlämningstillfället 6510, dvs. 10 procent av antalet röstberättigade. s ordförande redogör vidare för de regler och rutiner som gäller för kommunala folkomröstningar.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5[11] 13 Ny nämndsekreterare antecknar informationen till protokollet. s ordförande informerar om att kommunsekreterare Håkan Hultgren framgent kommer att fungera som valnämndens sekreterare.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6[11] 14 Övriga handläggare för valnämnden noterar informationen till protokollet. s ordförande informerar om att diskussioner förs med kommunledningsförvaltningen om resurser i form av två handläggare i anslutning till allmänna val. Ny lägesrapport lämnas vid valnämndens nästa sammanträde.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7[11] 15 Rekrytering av röstmottagare Ordföranden Lars Nyberg (S) tillsammans med Christina Lundgren (M), som tillika ingår i utbildningsnämndens presidium, får i uppdrag att föra samtal med utbildningsförvaltningen om att engagera gymnasieungdomar som röstmottagare. s ordförande redogör för antal vallokaler och bemanningen i dessa vid senaste valet. Då fanns 44 vallokaler med 6 funktionärer per lokal. diskuterar olika sätt att få fler att vilja tjänstgöra som röstmottagare m.m.: 1. Brev från exempelvis kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande till anställda i kommunen 2. Höjning av arvodet 3. Komplettera med rösträknare efter vallokalernas stängning 4. Annonsera på kommunens hemsida 5. Engagera föreningslivet 6. Engagera gymnasieelever i årskurs 3 genom lärarna 7. Gå via Arbetsförmedlingen 8. Gå via högskolan och studentkåren En avstämning bör ske med Valmyndigheten av vilka eventuella centrala informationsinsatser som planeras i riket. Vidare föreslås att ordföranden Lars Nyberg (S) tillsammans med Christina Lundgren (M), som tillika ingår i utbildningsnämndens presidium, får i uppdrag att föra samtal med utbildningsförvaltningen om att engagera gymnasieungdomar som röstmottagare.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8[11] 16 Prognos för röstberättigade 2014 noterar informationen till protokollet. s ordförande redogör för prognos över röstberättigade per valdistrikt 2014. Prognosen ger vid handen att följande distrikt bör delas då de kommer överstiga eller vara helt nära den tillåtna gränsen 2000 röstberättigade per distrikt: 08 S Lanthem/Riksten 11 Nackdala/Kulturen 28 Malmtorp/Grödinge 58 Norsborg C Ny prognos väntas under våren 2013. Slutligt beslut måste tas av kommunfullmäktige senast i november 2013.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9[11] 17 Inköp av "Strandfanor" noterar informationen till protokollet. ordförande fick av valnämnden 2012-02-09 6 i uppdrag att föra diskussioner om inköp av 50 stycken strandfanor med texten Vallokal. Kostnaden beräknades till 68 000 kronor En leverantör kan leverera önskad produkt till en kostnad av 42 000 kronor.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10[11] 18 Utveckling av datastödet noterar informationen till protokollet. s ordförande redogör för ärendet. Utveckling av datastödet kan inte genomföras förrän leverantören kan arbeta tillsammans med de handläggare som ska arbeta med valet.
BOTKYRKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11[11] 19 Extra sammanträden för beredning av fullmäktiges beslut om folkomröstning beslutar att extra sammanträde ska hållas: Måndagen den 15 oktober 2012 kl. 18:00 Måndagen den 12 november 2012 kl. 18:00 (preliminärt) s ordförande föreslår att valnämnden kallas till extra sammanträde under hösten med anledning av namninsamlingen om folkomröstning: Måndagen den 15 oktober 2012 kl. 18:00 Måndagen den 12 november 2012 kl. 18:00 (preliminärt)