Dokumentversion: 1.0
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund... 4 3 Modulbeskrivning... 5 4 Butiksförsäljning... 6 4.1 Inloggning... 6 4.2 Butiksbild... 7 4.2.1 Att ange kund... 8 4.2.2 Att ange artikel/diversekod... 8 4.2.3 Lämna rabatt... 8 4.2.4 Ändra artikelpris... 9 4.2.5 Avbryt köp... 9 4.2.6 Betala... 9 4.2.7 Söka butiksorder... 9 4.2.8 Logga ut/byt säljare... 9 4.2.9 Kassalåda... 9 4.2.10 Söka kvitto... 10 4.2.11 Till reservdelorder... 10 4.2.12 Kopia kvitto... 11 4.2.13 Lageromflyttning... 12 4.2.14 Kreditera... 12 4.2.15 Parkera order/köp... 12 4.2.16 Annullera order... 12 4.2.17 Insättning/Uttag från kassan... 12 4.2.18 Butiksrutinens fält... 13 4.3 Betalning... 16 4.3.1 Retur/Kreditering... 18 4.3.2 Fält för betalningsbilden... 18 5 Utskrift av X- och Z-dagrapport (dagavstämning)... 19 5.1.1 Exempel på Z-dagrapport:... 21 6 Förenklad Lageromflyttning... 23 7 A449 Journalminne... 26 8 Parametrar, dokumenttexter och utskriftsinställningar... 29 8.1 Avdelningsuppgifter... 29 8.2 Utskriftsstyrning, avdelning... 31 8.3 Avslutande dokumenttexter... 32 9 Praktikfall, frågor och svar... 33 9.1 Varför kan jag inte skriva ut mer än en kvittokopia?... 33 9.2 Min kassa får ej kontakt med kontrollenheten... 33 9.3 Hur hanterar jag presentkort och bonuscheck?... 33 9.4 Det går inte att göra en retur och försäljning på samma köp... 34 9.5 Hur hanterar jag betalning som ej har skett via... 34 9.6 Kunden vill bli fakturerad... 34 9.7 Anmälan av förändringar till Skattemyndigheten... 34 9.8 Jag har avslutat kassan men fått en ny kund... 34 Appendix 1: Listview... 36 FordonsData Nordic AB 2
1 Sammanfattning Detta specialavsnitt kan användas som manual och utbildningsmaterial för Kobra II Butik. är en fristående modul i Kobra II, dock i stark anknytning till lagermodulen. En butiksorder kan göras om till en reservdelorder. Specialavsnittet tar upp och beskriver de funktioner och bilder som berörs av modulen. Det inledande kapitlet ger en överblick över vilken funktionalitet och vilka fördelar ni kan dra med hjälp av modulen. De efterföljande kapitlen går sedan igenom varje funktion och bild i detalj. FordonsData Nordic AB 3
2 Bakgrund Kassasystemet har tagits fram för Er som har butiksförsäljning i större skala året runt eller för er som har säsongsbetonad försäljning och då har ett stort antal kunder under högsäsong som ni vill kunna betjäna snabbt och enkelt. Vi har också gjort anpassningar till kassalagen som gäller från den 1 januari 2010. Kassalagen ställer krav på att de kassaregister (kassasystem) där kontantförsäljning sker till okänd kund ska vara certifierade. Kassaregister som har en tillverkardeklaration och som är ansluten till en certifierad kontrollenhet uppfyller de lagstadgade kraven. FordonsData Nordic AB har lämnat in en tillverkardeklaration till Skatteverket för vår kassamodul - och finns nu på deras lista över godkända kassaregister. OBS! För att du som företagare ska anses ha en godkänd lösning finns det en mängd lagkrav som måste uppfyllas. Läs mer om detta vår skrift Installation av certifierat kassaregister. FordonsData Nordic AB 4
3 Modulbeskrivning Detta kapitel beskriver kortfattat vad som ingår i modulen och hur de kan utnyttjas. Tanken är att detta ska ge dig som användare överblick av modulen och en förståelse för dess funktionalitet. består av en butiksrutin där du snabbt och enkelt med en handscanner (eller manuellt) lägger in de artiklar du vill sälja. Saknar du streckkod eller artikelnummer söker du i enkelt artikelregistret. Du avslutar genom att välja Betala och får då välja betalningssätt (kontant, betalkort, presentkort, bonuscheck) och klickar sedan på Utskrift. Köpet registreras i den certifierade kontrollenheten ( svarta lådan ). Kvittot skrivs ut med den kontrollkod som genererats av kontrollenheten och den integrerade kassalådan öppnas. registrerar växelkassa och klarar kontanta insättningar och uttag ur kassan. Dessa redovisas sedan tydligt i dagavslutet (Z-dagrapport) som innehåller komplett information för ekonomiavdelningen. I kvittojournalen sparas alla gamla kvitton och du kan enkelt kontrollera tidigare försäljning t ex vid returer. I journalminnet lagras all information om försäljning, returer, uttag av Z-dagrapporter, prisändringar och annan löpande användning av butiksmodulen. Möjlighet finns att se och skriva ut journalminnet i pappersform. FordonsData Nordic AB 5
4 Butiksförsäljning Menyväg: Program -> Lager -> Butiksförsäljning A108 4.1 Inloggning För att starta butiksförsäljningsprogrammet måste du logga in i kassan. Du väljer aktuell kassa och din handläggarkod. Tryck sedan på knappen Logga in. Vid första inloggning per dag får du automatiskt upp ett fönster där du anger den ingående växelkassan. Har försäljning skett föregående dag och du missat att göra ett dagavslut (tagit ut Z- dagrapport och stängt kassan) kommer du till bilden för uttag av X- och Z-dagrapport. För mer info se kapitlet om dessa rapporter. Fält Avdelning Kassa Handläggare Logga in Växelkassa Dagsavslut Avsluta Hjälp Beskrivning Aktuell avdelning visas. Ange den kassa som du loggar in på Ange din handläggarekod Tryck Logga in för att komma till Butiksrutinen. Tryck Växelkassa för att ange ingående växelkassa. Detta görs normalt enbart första gången någon loggar in i kassan den aktuella dagen. Tryck Dagavslut för att komma till rutinen för dagsavslut. Här kan du göra dagavslut genom att ta ut en dagrapport (Z-dagrapport) över dagens försäljning. Kassan stängs för dagen. Tryck Avsluta för att lämna butiksrutinen Tryck Hjälp och hjälptext visas FordonsData Nordic AB 6
4.2 Butiksbild I denna bild kan du enkelt sälja varor genom att scanna varornas streckkod med handscanner eller mata in artikelnumret i artikelnummerfältet. Du kan också välja att söka fram en artikel genom att göra en artikelfråga. Registreringsarean för artiklar består av en listview (se Appendix 1 för mer information) och inmatningsfält under. För att lägga till en rad matar du in uppgifter i inmatningsfälten och trycker enter. För att ändra en befintlig rad, kan du dubbelklicka på den i listviewn alternativt klicka med höger musknapp på raden och välja Ändra. Du kan också skriva radnumret i inmatningsfältet Rad (under listviewn). Artikelraden öppnas då upp och visar de uppgifter som är registrerade. För att ta bort en rad klickar du med höger musknapp på raden och väljer makulera. Du kan också ta ner artikelraden i registreringsläge och välja knappen Makulera. När du har registrerat alla kundens artiklar trycker du på knappen Betala. Du får sedan ange belopp för de betalningsmedel som kunden betalar i. När du är klar skrivs kvitto ut, kassalådan öppnas och betalningstransaktion skickas till den certifierade kontrollenheten (den s k svarta lådan). Köpet är klar. FordonsData Nordic AB 7
4.2.1 Att ange kund Du behöver normalt inte ange något kundnummer - försäljning sker på det kundnummer för kontantkund som finns i systemet om inget annat anges. Vill du ange en kund för att t ex hämta in eventuella uppgifter om kundens rabatter eller spara uppgifter om köpet på kunden - gör du det genom att ange kundnummer i fältet för detta. Du kan också välja att ange ett registreringsnummer. Vill du söka fram en kund eller ett fordon gör du det genom knappen för kund- eller bilfråga. 4.2.2 Att ange artikel/diversekod Du säljer en vara genom att scanna en streckkod eller ange ett artikelnummer i fältet med samma namn. Saknar du streckkod på varan kan du ange artikelnumret manuellt eller söka efter den med knappen Artikelfråga. När ett artikelnummer angivits bekräftar du antalet (default är 1) med ENTER. Du kan scanna samma artikel flera gånger om du vill sälja flera exemplar. Artiklarna hamnar på samma rad. Du kan också ange antal artiklar manuellt. Förutom artiklar har du möjlighet att sälja via diversekoder. Du anger då nummer för diversekoden i artikelnummerfältet och markerar valboxen Diversekod. Observera att främmande artiklar så kallade X-artiklar ej kan hanteras i butiksrutinen. 4.2.3 Lämna rabatt Det finns flera olika sätt att lämna rabatt. Du kan lämna en generell rabatt på hela köpet genom att antingen ange rabatt i % eller ange en rabattkod i den övre delen av butiksbilden. Rabattkoden ger rabatt per artikel enligt de tabeller som finns upplagt i systemet. Du kan också ge rabatt i % per artikel genom att ange detta på artikelraden. De eventuella rabatter som lämnas loggas, både i kassaregistret journalminne och dels i Kobras standardrapport för dessa ändringar (A442). Hur mycket rabatt som lämnats varje dag visas i X- och Z-dagrapporten. FordonsData Nordic AB 8
4.2.4 Ändra artikelpris Priset för en artikel kan ändras i prisfältet (Ca-pris) för respektive artikelrad. Du måste ange om priset ska vara bruttopris inklusive moms eller nettopris exklusive moms genom att sätta I = Inklusive eller E= Exklusive i fältet för Momskod (M). De prisändringar som görs loggas, dels i kassaregistret journalminne och dels i Kobras standardrapport för dessa ändringar (A442). 4.2.5 Avbryt köp Om du vill avbryta pågående köp eller av annan anledning rensa bilden från information trycker du på knappen Avbryt köp. 4.2.6 Betala När du har gjort all registrering av varor trycker du på knappen Betala och kommer då till en betalningsbild för att registrera betalningsmedel. Se mer information om detta i kapitel 4.3. 4.2.7 Söka butiksorder För att söka fram tidigare gjorda försäljningar tryck på knappen Sökning.. Sökfunktion för butiksorder, fungerar enligt Kobra standard. Observera dock att när sökbilden hämtas från butiksbilden visas ordersumman inklusive moms till skillnad från motsvarande bild i reservdelsorderbilden (A100). Du kan också välja att söka fram ett köp via kvittosökningsbilden. Se 4.2.10. 4.2.8 Logga ut/byt säljare För att logga ut och eventuellt byta säljare tryck på knappen för att Logga ut. Du kommer då till nedanstående bild. För att avsluta helt tryck på knappen Avsluta alternativt låt annan säljare logga in genom att den nya säljaren anger sin handläggarkod och trycker på knappen Logga in. 4.2.9 Kassalåda Kassalådan öppnas alltid automatiskt vid försäljning och returer. Genom att trycka på knappen Kassalåda kan du öppna den integrerade kassalådan utan att en försäljning sker. FordonsData Nordic AB 9
Antalet öppningar av kassalådan som ej varit i samband med försäljning/returer loggas i kassaregistrets journalminne och kan även ses i dagavslut (Z-dagrapport).. 4.2.10 Söka kvitto Om du vill söka fram underlaget för ett kvitto eller skriva ut en kopia på ett kvitto kan du använda dig av denna sökfunktion. Sökfunktionen innehåller en listview (Se Appendix 1 för mer information om denna funktion). Du kan söka kvitton inom ett visst datumintervall. Du kan också söka på kvittonummer. Om du dubbelklickar på en kvittorad så avslutas rutinen och det ursprungliga underlaget för valt kvitto visas i butiksbilden. Om du vill ta ut en kopia utan att se underlaget i butiksbilden först kan du göra det genom att markera aktuell kvittorad i listviewn och sedan trycka på knappen Kopia kvitto. Kvittokopian skrivs då ut på kvittoskrivaren. Observera att kopior på returkvitton måste skrivas ut via denna bild. 4.2.11 Till reservdelorder Du har möjlighet att göra om din butiksorder till en reservdelorder om du har behov av de mer avancerade funktioner som finns i reservdelorderrutinen t ex fakturering, beställning och försäljning av X-artiklar.. FordonsData Nordic AB 10
När du trycker på knappen Till reservdelorder kommer du till reservdelorderrutinen och den butiksorder du påbörjat har nu omvandlats till en reservdelsorder. Reservdelordern kommer att vara skapad på det kundnummer (normalt kontantkundnummer) som är angivet i butiksbilden. Detta kundnummer kan ej ändras när du kommer till reservdelorderrutinen eventuella ändringar görs innan köpet överförs mellan rutinerna. Observera att reservdelorderrutinen i nuläget inte omfattas av det certifierade kassaregistret och därmed kräver att en kontantfaktura (innehåller namn och adress på kunden) upprättas. Observera också att de betalningar som sker från reservdelorderrutinen skall hållas åtskilda från de som erhålls vid försäljning i butiksmodulen. Detta innebär att de skall läggas i en separat kassalåda. En reservdelorder kan vidare ej göras om till en butiksorder. 4.2.12 Kopia kvitto För att ta en kopia på ett kvitto tar du fram underlaget genom funktionen för kvittosök (knappen Sök kvitto ) eller genom att använda funktionen för butiksordersökning. När du hittat det köpet så dubbelklickar du på aktuell rad. Då avslutas rutinen och det ursprungliga underlaget för valt köp visas i butiksbilden. Du kan sedan välja knappen Kopia kvitto för att skriva ut kvittot. FordonsData Nordic AB 11
Observera att kopia på kreditköp endast kan göras från kvittosökningsbilden Vidare tillåter kassalagen inte att mer än en kopia på ett kvitto skrivs ut - möjligheten till fler kopior är därför spärrad. 4.2.13 Lageromflyttning Om man i rutin X020- avdelningsuppgifter angett att en annan lageravdelning finns kopplad till butiken så får man en fråga om att hämta varorna därifrån om ditt eget lagersaldo visar 0. En lageromflyttningsorder läggs upp, plocklista skrivs ut hos den andra lageravdelningen och på kvittot skrivs att varorna hämtas från annat lager. Kunden betalar varorna i affären och tar sedan med sig kvittot till lagret, där varorna lämnas ut. För mer information se separat kapitel om Lageromflyttning. 4.2.14 Kreditera För att kreditera ett helt köp söker du först fram underlaget genom funktionen för kvittosök eller genom att använda funktionen för butiksordersökning. Sedan trycker du på knappen Kreditera. Du får ange med vilka betalningsmedel köpet ska krediteras och ett returkvitto skrivs ut. Se även kapitel om Betalning. För att kreditera en enstaka artikel kan du också göra en försäljning av artikeln med minus i antal. Observera dock att möjligheten att blanda vanlig försäljning med retur på samma köp är spärrat p g a kassalagen. 4.2.15 Parkera order/köp Om du vill parkera ett pågående köp för att t ex expediera en annan kund kan du parkera köpet genom att trycka på knappen Parkera order. Då skapas en temporär order som du sedan kan söka fram genom ordersökningsknappen. Eventuella parkerade köp som inte tas upp igen, tas sedan bort automatiskt när du avslutar dagen genom dagavslut (Uttag av Z-dagrapport). Hur många oavslutade köp som gjorts syns i X och Z-dagrapporterna. 4.2.16 Annullera order För att ta bort parkerade order/köp så kan du använda dig av knappen Annullera order. Om du bara vill rensa bilden se funktion Avbryt köp. Om du vill ta bort order som redan är fakturerad måste denna krediteras. 4.2.17 Insättning/Uttag från kassan Om du under dagen behöver öka eller minska din växelkassa trycker du på knappen för Insättning kassa respektive Uttag kassa. Du har möjlighet att ange en orsak till förändringen. FordonsData Nordic AB 12
Alla förändringar av växelkassa loggas i kassaregistrets journalminne och syns vid dagavslut (Z-dagrapport). 4.2.18 Butiksrutinens fält Fält Kundnr Regnr Order Namn Rabgrupp Eller rabatt % TOTALT Rad Id Art.nr Antal Ca-pris Rabatt % Beskrivning Ange aktuellt kundnummer om du vill identifiera kunden. Om inget kundnummer anges sker försäljning på kontantkundnummer. Om kundnummer anges hämtas information om kunden från kundregistret t ex eventuella angivna rabatter. Information om kundens köp sparas. Ange aktuellt registreringsnummer. Om kundnummer ej är angivet tidigare hämtas kundnummer för fordonets ägare. Information om kunden t ex eventuella rabatter hämtas från kundregistret och.information om kundens köp sparas. För skapade order (köp) visas ordernumret. Order skapas då man väljer att parkera order eller att betala. Kundens namn visas om man angett kundnummer. Ange aktuell rabattgrupp för hela köpet. Rabattgruppen styr rabatten vid artikelförsäljning enligt de rabattkodstabeller som finns, vilket kan ge olika rabatter på olika artiklar. Om kundnummer anges och kunden har uppgift om rabattgrupp i kundregistret visas informationen här och kan ändrasr. Ange aktuell rabatt för hela köpet (%). Om kundnummer anges och kunden har uppgift om rabatt i kundregistret visas informationen här och kan ändras. Totalt belopp inklusive moms för aktuell försäljning visas. Ange radnummer om du vill ta ner en befintlig rad för redigering. Ange artikelns artikelidentitet. Här scannar du in streckkod, anger artikelnummer eller diversekod. Vid diversekod måste du även markera valrutan för Diversekod. Ange antal av artikeln som säljs, om inget anges blir det automatiskt en i antal. Priset visas. Beroende på parameter i A575, egna avdelningar Pris som visas på reservdelsorder är inkl. moms (ca-pris) visas pris inklusive eller exkl. moms. Normalt är priser inklusive moms att föredra i butikssammanhang. Ange rabatt i % för aktuell artikel. Om rabatt anges här gäller det FordonsData Nordic AB 13
Fält Beskrivning oavsett eventuell kundrabatt. Diversekod Markera om det är diversekod, är det vanlig artikelförsäljning ska fältet vara tomt. M Momskod: Anges vid prisändring. Normalt används I och E. I: Inklusive. E: Exklusive. Rab.kod Här visar artikelns rabattkod från artikelregister A510. Annan avd Markera om artikeln ska hämtas från den lageravdelning som i X020 är knuten till butiksavdelningen. Om du i popup-fråga vid brist, väljer att hämta från annan avdelning, sätts automatiskt annan avd på artikelraden. Knappar Logga ut/byt säljare Kassalåda Sök kvitto Till reservdelsorder Kopia kvitto Beskrivning Tryck på knappen Logga ut för att logga ut från kassan. Tryck på knappen Kassalåda för att öppna integrerad kassalåda. Vid försäljning och retur öppnas kassalådan automatiskt. Hur många gånger som kassalådan öppnas utan att försäljning sker loggas i journalminne och kan ses vid dagavslut (Z-dagrapport). Tryck på knappen Sök kvitto när du vill söka fram kundens köp via kvittonummer och/eller datumintervall. Tryck på knappen Till reservdelorder om du vill att det du har registrerat skall flyttas till reservdelorderrutin A100 och bilda en reservdelorder. I reservdelorderbilden går det att fakturera kunden, lägga beställning på artiklar som saknas, hantera främmande artiklar (X-artiklar) mm. När en order flyttat till A100 kan den inte tas upp i butiksförsäljningsrutinen igen. Observera att köp som sker från reservdelorderrutinen ej ingår i den certifierade butiksrutinen och därmed skall en kontantfaktura med namn och adress på kunden upprättas. Betalningsmedel skall hanteras separat från butikskassan. Tryck på knappen för att skriva ut en kopia på det köp som du hämtat till butiksrutinen antingen via kvittosökning eller ordersökning. För att det ska gå att skriva ut en kvittokopia måste ordern vara fakturerad. Kassalagen medger endast att en kopia skrivs ut funktion för utskrift av fler kopior är därför spärrad. Lageromflyttning Kreditera kvitto Loggning av utskrift av kvittokopia sker och antalet kopior kan ses i dagavslut (Z-dagrapport). Rutinen för lageromflyttning anropas Tryck på knappen för att kreditera det köp som du hämtat till FordonsData Nordic AB 14
Knappar Beskrivning butiksrutinen antingen via kvittosökning eller ordersökning. För att det ska gå att kreditera köpet måste ordern vara fakturerad. Annullera order Parkera order Insättning kassa Uttag kassa Avbryt köp Betala Loggning av kreditering sker och information om returer ses i dagavslut (Z-dagrapport). Tryck på knappen Annullera om du vill ta bort ordern som visas i butiksbilden. Detta kan endast göras på order som ännu ej är fakturerarde (parkerade order). Är ordern fakturerad måste den krediteras. Tryck på knappen Parkera order om du vill parkera köpet och t ex kunna återuppta försäljningen senare. Det skapas en order av din försäljning och du kan senare under dagen söka fram din order genom ordersöknings funktionen. Observera att rutinen för dagavslut (Z-dagrapport) tar bort alla öppna butiksorder. Loggning av antalet oavslutade köp (parkerade order) loggas i journalminnet och kan ses vid dagavslut (Z-dagrapport). Tryck på knappen Insättning kassa om du behöver göra en insättning och öka växelkassan. Du har möjlighet att ange en orsak till insättningen. Insättningarna i kassan loggas i journalminnet och kan ses vid dagavslut (Z-dagrapport). Tryck på knappen Uttag kassa om du behöver göra ett uttag och minska växelkassan. Du har möjlighet att ange en orsak till uttaget. Uttaget i kassan loggas i journalminnet och kan ses vid dagavslut (Z-dagrapport). Tryck på knappen Avbryt Köp om du vill att köpet ska avbrytas. Skärmen töms och inget av det som registrerats sparas. Tryck på knappen betala för att genomföra köpet..butiksorder skapas, betalningsbild och bild för eventuell växel visas:kvitto skrivs ut, kassalådan öppnas och den certifierade kontrollenheten (svarta lådan) uppdateras med betalningen. FordonsData Nordic AB 15
4.3 Betalning När du har registrerat alla kundens artiklar trycker du på knappen Betala. Du kommer då till en bild för att registrera betalningsmedel. Överst i betalningsbilden ser du totala beloppet kunden skall betala och du ska ange belopp för de olika betalningsmedel som kunden betalar i (Kontant, Betalkort,. Bonuscheck och presentkort). Enligt kassalagen är detta ett måste. Du kan dela belopp mellan de olika betalningsmedlen. För att enkelt ange hela beloppet när det gäller betalkort kan du välja att kryssa i valet för Hela beloppet. Vill du beräkna hur mycket som totalt är inmatat i fälten för betalningsmedel kan du trycka Enter eller trycka på knappen Beräkna. Du ser då hur mycket som är inmatat i fältet Totalt betalt. Du avslutar betalningen genom att trycka på knappen Utskrift. Ovanstående bild visar sedan den eventuella växel som skall lämnas till kunden. Tryck OK om allt stämmer. FordonsData Nordic AB 16
Betalningstransaktionen med kvittodata sänds till kontrollenheten. (svarta lådan). Kontrollenheten skickar tillbaka kontrollkod och kvitto skrivs ut med kontrollkod på. Den integrerade kassalådan öppnas. 4.3.1 Exempel på kvitto Uppgifter om kassaregistret Uppgift om belopp fördelat på olika betalningsmedel Kontrollkod från kontrollenheten Eftersom kassamodulen är kopplat till en kontrollenhet skrivs Skatteverkets kontrollkod ut på kvittot. Kontrollkoden ger kunden ett bevis på att kvittot är korrekt hanterat och du som näringsidkare får en äkthetsstämpel. Kontrollkoden består av två delar. Först en signeringskod på 32 tecken och därefter en krypteringskod på 26 tecken, avgränsade med tecknet semikolon (;). Kontrollenhetens identitet skrivs också ut på kvittot tillsammans med kassans identitet. FordonsData Nordic AB 17
4.3.2 Retur/Kreditering Vid kreditering visas betalningsbilden med den ursprungliga betalningen ifylld. Detta ändrar du om du vill betala tillbaka med annat betalningsmedel än kunden betalat med. 4.3.3 Fält för betalningsbilden Fält Beskrivning Belopp att erhålla Visar totalt belopp inklusive moms. Totalt utbetalt Summa av beloppen nedan räknas fram och visas vid Enter alternativt efter att du tryckt på knappen Beräkna. Kontant Belopp som betalas med kontanter. Betalkort Belopp som skall betalas med betalkort. Hela beloppet. Ja/Nej. Ikryssad ruta betyder att hela beloppet skall betalas med betalkort. Belopp ovan skall inte anges. Bonuscheck Belopp som betalas med bonuscheck.. Presentkort Belopp som betalas med presentkort. Knappar Beskrivning Beräkna Tryck på knappen för att räkna fram totalt betalt belopp. Avbryt Tryck på knappen för att avbryta betalning och återgå till butiksbilden. Utskrift Tryck på knappen för att visa växelbelopp och skriva ut kvitto. Hjälp Tryck på knappen för att visa hjälptext för bilden. FordonsData Nordic AB 18
5 Utskrift av X- och Z-dagrapport (dagavstämning) Dagsavstämningsrapporterna i kallas X-dagrapport och Z-dagrapport. Z-dagrapporten innehåller komplett information för ekonomiavdelningen över försäljningen i kassan och motsvarar den kassaavstämning som du använder för den försäljning som sker t ex via reservdelorder i Kobra II. Skillnaden mellan X- och Z-dagrapport är att en X-dagrapport kan tas ut när som helst under dagen för att se status i kassan. Du kan också göra urval för att t ex se försäljningen för en viss säljare. Z-dagrapporten däremot visar alltid samtliga registreringar sedan sist uttagna rapport och stänger även kassan för dagen (tar t ex bort parkerade order). Enligt kassalagen skall vid varje försäljningsdags slut en Z-dagrapport tas ut och sparas i 10 år. För att skriva ut rapporten går du via inloggning/utloggningsbilden i butiksrutinen och väljer knappen Dagavslut. Du kommer då till bilden för utskrift av X- och Z-dagrapport FordonsData Nordic AB 19
X- och Z-dagrapporten skrivs ut på samma skrivare som kassaavstämningen (styrs i rutin A002). Har försäljning skett föregående dag och du missat att stänga göra ett dagavslut (tagit ut Z-dagrapport) kommer du vid inloggning i automatiskt till ovanstående bild. Du kan ej genomföra en försäljning förrän detta är gjort. Fält Kassaid Beskrivning De kassor som finns på aktuell avdelning visas i vallistan.ange den kassa som du vill ta ut en X-dagrapport eller Z-dagrapport för. RAPPORT X-dag rapport Z-dagrapport och stäng kassan DATUM SIGNATUR Skillnaden mellan X- och Z-dagrapport är att en X-dagrapport kan tas ut när som helst under dagen medan Z-dagrapporten tas ut när man stänger kassan för dagen. Enligt kassalagen skall vid varje försäljningsdags slut en Z-dagrapport tas ut och sparas. Om X-rapport beställs kan nedanstående uppgifter väljas Ange för vilket datum du vill ta ut din X-dagrapport Ange signatur om du bara vill se registreringar för en viss säljare. FordonsData Nordic AB 20
5.1.1 Exempel på Z-dagrapport: Nedan visas exempel på Z-dagrapport. X-dagrapporten är snarlik men saknar löpnummer och information om utgående kassa. ========================================= Z-DAGRAPPORT ========================================= FORDONSDATA UTVECKLING AB Nr 22 Org.nr 0556030188 KASSA 1 Datum 2010-05-27 Tid 17:38:35 ----------------------------------------- Antal Belopp ----------------------------------------- FÖRSÄLJNING 37.0 5,250.40 RETURER 4.0-1,735.00- RABATT 54.60 MOMS 0.00% MOMS 25.00% 878.86 KVITTO 27.0 4,391.00 BONUSCHECK 1.0 300.00 BETALKORT 2.0 4,000.00 KONTANT 24.0 6,572.00 KVITTOKOPIA 1.0 2,133.00 LÅDÖPPNING 1.0 OAVSLUTADE FÖRSÄLJN 1.0 VÄXELKASSA 1.0 1,500.00 INSÄTTN/UTTAG KASSA 1.0 400.00- UTGÅENDE KASSA 7672.00 ----------------------------------------- GRAND TOTAL FÖRSÄLJNING 195,143.66 GRAND TOTAL RETURER 6,940.00 GRAND TOTAL NETTO 188,203.66 FordonsData Nordic AB 21
Fält Beskrivning Försäljning Antal sålda artiklar och totalbelopp exklusive moms Returer Antal returnerade artiklar och totalbelopp exklusive moms Rabatt Total lämnad rabatt Moms 0% Fältet använd ej för närvarande Moms 25% Moms på försäljning (där momssats är 25%) Kvitto Antal kvitton och totalbelopp inklusive moms Bonuscheck Antal köp med bonuscheck och totalbelopp ink moms Betalkort Antal köp med betakort och totalbelopp ink moms Kontant Antal köp med kontanta medel och totalbelopp ink moms Kvittokopia Antal uttagna kvittokopior Lådöppning Förutsätter integrerad kassalåda. Antal lådöppningar som ej varit i samband med köp. Oavslutad Antal parkerade order vid dagavslut. försäljning Växelkassa Dagens ingående växelkassa Insättning/uttag Antal insättningar/uttag och totalbelopp kassa Utgående kassa Utgående kontanta medel. Utgående växelkassa + kontanta betalningsmedel.detta är det belopp som skall konteras manuellt i redovisningen. Grand total försäljning Ackumulerat summerat belopp för försäljning. Ökas för varje försäljningsdag med dagens försäljning+ moms Grand total retur Ackumulerat summerat belopp för returer. Minskas för varje försäljningsdag med dagens returer+ moms Grand total Netto Grand Total försäljning Grand total retur FordonsData Nordic AB 22
6 Förenklad Lageromflyttning Funktion som kan användas av er som har ett annat lager där ni ibland hämtar varor som är slut i butikslagret. Om en artikel är slut i butiken men finns på lagret så kan man genom att knyta en lageravdelning till butiken få en plocklista på varor som kunden kan hämta från lagret utskriven med automatik.. I X020 anges vilken lageravdelning som tillhör butiken. FordonsData Nordic AB 23
Om disponibelt antal saknas i butiken, men finns på lagret så får man då denna fråga. Du har också möjlighet att själv ange på artikelraden att artikeln skall hämtas från annan avdelning. De artiklar som man angett att de skall hämtas från lagret skrivs ut på en lageromflyttningsbeställning på lagret när kvitto skrivs ut. På kvittot står vilka varor som skall hämtas ut och på vilket beställningsnummer dessa finns på. FordonsData Nordic AB 24
Samtidigt läggs en lageromflyttning upp i A700 som lagerpersonalen skall boka när artiklarna lämnas ut. Ingen följesedel skrivs ut eftersom kunden hämtar varorna själv. På butiksavdelning sker automatiskt omkontering av inköpspriset från lageravdelningen. Inköpspris hämtas från order. Lagerkonto på lageravdelning krediteras, lagerkonto på mottagande avdelning debiteras. Eventuell differens konteras på självkostnadskonto; kostnadsställe butiksavdelning. Efter detta är lageromflyttningen klar, butiksavdelningen behöver inte göra något mer. FordonsData Nordic AB 25
7 A449 Journalminne Menyväg: Utskrift -> Lager -> Kontrollistor -> Butiksförsäljning -> Utskrift journalminne A449. Här kan du göra en utskrift av kassaregistrets journalminne. Här finns all information om t ex utskrivna kvitton, uttagna X- och Z-dagrapporter, information om löpande användning mm som Skattemyndigheten ställer krav på. Informationen lagras i minst 10 år. Du anger den kassa du vill skriva ut journalminnet för och anger datumintervall för detta. Observera att uttag av stora intervall kan ta lång tid. FordonsData Nordic AB 26
Exempel på utskrift av journalminnet ======================================== LÖPANDE ANVÄNDNING ======================================== TESTFÖRETAGET AB SKOGSVÄGEN 10 123 45 STORSTADEN Org.nr 5561886234 KassaId 55641840901 Kassa KASSA TEST Kontr RIHTT093400006107 ---------------------------------------- DATUM TID TYP BELOPP FAKTURANR URSPR SIGN ANM ---------------------------------------- 101115 10:27 14 1000.00 KLA108 KOBRA REG. VÄXELKASSA 101115 10:32 5 606.00 100676 KLA130 KOBRA UTSKRIFT KVITTO ======================================== KONTANTKVITTO K O P I A ======================================== TESTFÖRETAGET AB Nr 206 SKOGSVÄGEN 10 123 45 STORSTADEN Org.nr 5561886234 Kassa KASSA TEST Kontr RIHTT093400006107 Datum 2010-11-15 Tid 10:32 ---------------------------------------- Artikelnummer Antal Belopp ---------------------------------------- 4000046000 KONTROLLPANEL TEB 2 1.0 606.25 HÄMTAS PÅ LAGRET BESTÄLLNINGSNR: 32 Belopp 606.25 Öresutjämning 0.25- ========================== Totalt 606.00 Moms% Momsbelopp Momsgrund.belopp 25.00 121.25 485.00 ======================================== KONTANT SEK 606.00 ÖPPET KÖP I 30 DAGAR. SPARA KVITTOT! TACK OCH VÄLKOMMEN ÅTER! WWW.UTBILDNINGBOLAGET.SE FordonsData Nordic AB 27
Kvitton, returkvitton, X- och Z-dagrapporter som har skrivits ut,visas i sin helhet vid utskrift av journalminnet. Kvittona är dock märkta med KOPIA då detta ej är orginalkvitton. Vidare visas den löpande användning som gjorts för aktuell period. Informationen kring löpande användning beskrivs nedan: Beskrivning av innehåll: Fält Beskrivning Datum Datum för loggning Tid Tidpunkt för loggning Typ Typ av löpande användning (förekommande händelser) 5 = Utskrift kvitto 7 = Utskrift kvittokopia 8 = Utskrift av proforma 9 = Övningskvitto 10 = Prisändring 11 = Ändring av rabatt 12 = Lådöppning 13 = Parkerad order 14 = Reg. Växelkassa (Ingående växelkassa0 15 = Reg. Kontrollkod (från kontrollenhet) 16 = Utskrift X-rapport 17 = Utskrift Z-rapport 18 = Insättning kassa 19 = Kontantuttag kassa Belopp Eventuellt belopp Fakturanr Eventuellt fakturanummer Urspr Ursprung. I vilken rutin i Kobra II händelsen har ägt rum. Sign Signatur på användaren som gjort förändringen Anm Anmärkning När det gäller typ 10 - prisändringar så loggas alla prisändringar som sker i butiksrutinen (A108), i artikelregistret (A510), generell prisuppdatering av artikelregistret i % ( A490) samt generell prisuppdatering från prisregister (A496). De generella prisuppdateringarna där många artiklar uppdateras samtidigt i systemet visas i journalminnet med antal uppdaterade poster - ej artikelnummer. Vill du se mer detaljerad information om prisuppdateringarna kan dessa ses i rutin Signallista prisändringar (A442) FordonsData Nordic AB 28
8 Parametrar, dokumenttexter och utskriftsinställningar 8.1 Avdelningsuppgifter Menyväg: Register -> Gemensamma rutiner -> Avdelningsuppgifter X020. Kryssa i checkboxen Butiksavdelning för den avdelning som skall vara butiksavdelning. Kontrollera/Ange fullständiga adressuppgifter för avdelningen (Skattelagen kräver att fullständiga adressuppgifter för försäljningsstället skrivs ut på kvittot) Om denna adress inte skall skrivas ut på fakturor så kryssa i ruta: Skriv inte ut adressuppgifter på faktura. FordonsData Nordic AB 29
Om kunden vill att funktionen för förenklad lageromflyttning skall aktiveras så skall du här ange vilken lageravdelning som tillhör butiken (härifrån kan artiklarna hämtas om de inte finns på butiksavdelningen). FordonsData Nordic AB 30
8.2 Utskriftsstyrning, avdelning Menyväg: Register -> Gemensamma rutiner -> Skrivare -> Dokumentskrivare/ moduler -> Lager (A002) Verifiera att skrivaren för kassaavstämning är upplagd. X- och Z-rapport skrivs ut på denna skrivare. När du gjort detta klickar du med höger musknapp och väljer Byta dokumentsida. Detta öppnar sidan där utskriftsstyrningen för kontantkvittot finns. Ange kvittoskrivare för kontantkvittot. Önskas personlig utskriftsstyrning kan detta göras i B003. FordonsData Nordic AB 31
8.3 Avslutande dokumenttexter Menyväg: Menyväg: Register -> Gemensamma rutiner -> Texter -> Dokument avslut övr. moduler (X130) Här skapar du de avslutande dokumenttexter du vill ha på kontantkvittot.texten som anges visas i nedkant på utskriften. Dokumenttyp skall vara KV Kontantkvitto. Avdelningstyp skall normalt vara 2 Lager och Textkod Debet. Registrera den text du önskar på dokumentet. Du lagrar uppgifterna genom att ange handläggarkod och trycka enter. FordonsData Nordic AB 32
9 Praktikfall, frågor och svar Här presenteras ett antal tänkbara frågor och fall som du som användare kan ställas inför i samband med butiksförsäljning. För varje fråga och fall presenteras ett svar för hur det hanteras i. Varför kan jag inte skriva ut mer än en kvittokopia? Kassalagen medger endast att en kvittokopia på ett köp skrivs ut. Därför är möjligheten till utskrift av fler kvittokopior spärrad i. Om du p g a problem med kvittoskrivare eller liknande inte fått ut något kvitto - får du kreditera köpet och göra en ny försäljning. 9.1 Min kassa får ej kontakt med kontrollenheten För att genomföra ett köp måste kontrollenheten vara inkopplad. När lysdioden blinkar grönt signalerar detta att kontrollenheten är igång och bör fungera. Om felmeddelanden rapporteras från kassaregistret kan det bero på någon av följande orsaker: Kabeln mellan kassaregister och kontrollenheten är inte ansluten i bägge ändar. Kabeln mellan kassaregister och kontrollenheten är ansluten till fel port på kassaregistret. Kabeln mellan kassaregister och kontrollenheten är felaktig. Kommunikationsinställningar i kassaregistret och kontrollenheten stämmer inte överrens. Kontrollenhet har anslutits till ett annat kassaregister än det installerades mot (*). Kassans beteckning har ändrats (*). * Första gången ett kvitto skickas från kassaregistret till kontrollenheten så "låser" den sig mot den beteckning som kassan anger. Kontrollenheten kommer inte att acceptera några kvitton från andra kassaregister / andra beteckningar i efterhand. Om beteckningen har ändrats av legitima skäl, kontakta FordonsData för hjälp. 9.2 Hur hanterar jag presentkort och bonuscheck? Vid betalning av artiklarna klarar av blandade betalningssätt t ex presentkort och kontant. Det finns dock inget presentkort eller bonuschecksreskontra i kobra II Butik. Hanteringen av register med alla sålda presentkort får ske manuellt. Om kunden vill betala med ett presentkort med högre belopp än vad han har köpt för får du antingen sälja ett presentkort på resterande belopp eller lämna resterande belopp i växel. FordonsData Nordic AB 33
9.3 Det går inte att göra en retur och försäljning på samma köp Kassalagen medger ej att du vid samma försäljningstillfälle gör både retur och vanlig försäljning - därför är denna möjlighet spärrad i kobra II Butik. Om en kund både vill lämna tillbaka en vara och köpa en får du göra två försäljningar/returer. 9.4 Hur hanterar jag betalning som ej har skett via Om du i butikskassan tar emot betalning avseende försäljning för någon annan del av organisationen än butiken t ex bilförsäljningen, verkstaden eller reservdelsförsäljningen skall dessa betalningsmedel ej förvaras i butikskassan utan på normalt avsett ställe. Endast den försäljning som sker via skall hanteras i butikskassan då betalningsmedel i denna skall överensstämma med de försäljningstransaktioner som skickas till kontrollenheten. 9.5 Kunden vill bli fakturerad Om du påbörjat försäljningen och kunden uppger att han vill bli fakturerad så ange kundnummer på butiksordern (t ex genom att söka fram kunden). Välj sedan knappen Till reservdelsorder. Butiksordern görs om till en reservdelorder och kan nu fakturas i reservdelorderrutinen på sedvanligt sätt. Du kan föra över butiksordern till reservdelorderrutinen utan att ange kundnummer men då kommer reservdelordern vara skapad på kontantkundnummer och kan ej ändras. 9.6 Anmälan av förändringar till Skattemyndigheten Ändras ditt innehav av kassaregister/kontrollenheter, till exempel om din kontrollenhet har gått sönder, du installerar en ny version, köper ny kontrollenhet, säljer eller skrotar måste du anmäla detta till Skatteverket. Du måste även anmäla ägarbyte och eventuella fel t ex vid strömavbrott. 9.7 Jag har gjort dagavslut men vill betjäna ytterligare en kund Du kan genomföra ytterligare försäljning men måste då göra ett nytt dagavslut genom att ta ut ytterligare en Z-dagrapport. 9.8 Min kontrollenhet har gått sönder Meddela detta till Skattemyndigheten och beställ en ny via FordonsData. Du kommer inte att kunna genomföra försäljning via förrän en fungerande kontrollenhet är korrekt installerad. 9.9 Kan minnet i kontrollenheten ta slut? Kontrollenheten CleanCash Typ A klarar ett minimum av 1,5 miljoner försäljningskvitton under fem år. Efter fem år kan den börja skriva över kvitton äldre än fem år så det ska inte finnas någon anledning att behöva byta kontrollenhet på grund av att den blir full. Rekommendationen från tillverkaren, Retail Innovation, är dock att byta CleanCash kontrollenhet vart 7 år för att säkerställa att batterier, minnen etc fungerar. Kontrollenhet beställs och installeras av FordonsData Nordic AB. FordonsData Nordic AB 34
9.10 Hur fungerar kontrollenheten (den sk Svarta lådan). Kassaregistret skickar information om varje kvitto till kontrollenheten som krypterar och lagrar informationen i en intern databas. Sedan genereras en kontrollkod som skickas tillbaka till kassaregistret. Denna kontrollkod skrivs sedan ut på kvittot och lagras i kassans journalminne. Kontrollkoden ger kunden ett bevis på att kvittot är korrekt hanterat och du som näringsidkare får en äkthetsstämpel. FordonsData Nordic AB 35
Appendix 1: Listview Detta avsnitt beskriver den generella funktionaliteten i klientkomponenten som kallas listview. En listview är som komponent visar information från exempelvis ett register. Visningen sker i listform. Listan kan sorteras per kolumn i stigande eller fallande ordning. Detta åstadkommer du genom att du klickar på kolumnen du önskar sortera efter. Ett klick ger stigande orden, ytterligare ett klick ger fallande ordning. I vissa bilder kan dock sortering vara spärrad. Genom att dubbelklicka på en rad i listan kan exempelvis raden öppnas för ändring i ett redigeringsfält eller så kan ett hopp till en annan rutin/bild ske. Funktionaliteten vid dubbelklick är beroende av vilket rutin som listviewn återfinns i. Om du klickar med höger musknapp på en rad i listviewn öppnas en meny med ytterligare funktioner som kan utföras på vald rad. Menyalternativen är beroende av i vilken rutin som listviewn finns. Det kan även finnas menyalternativ som inte är specifika för raden du står på, exempelvis infoga ny rad. Det är möjligt att navigera i listan med hjälp av tangentbordet. Pil ner flyttar markeringen en rad nedåt. Pil upp flyttar markeringen en rad uppåt. Page Down flyttar markeringen en sida nedåt. Page Up flyttar markeringen en sida uppåt. Home flyttar markeringen till första raden i listan. End flyttar markeringen till sista raden i listan. FordonsData Nordic AB 36