1 Mellan Post- och telestyrelsen org. nr 202100-4359 (nedan kallad PTS) och xxxx org. nr xxxxxx xxxx (nedan kallad Leverantören) har träffats AVTALSUTKAST FÖR LOKALVÅRDTJÄNSTER 1 Uppdragets omfattning och utförande Leverantören ska för PTS räkning utföra lokalvårdtjänster i PTS lokaler på Valhallavägen 117, Stockholm och Bogårdsvägen 45A, Sköndal. Uppdraget ska utföras i enlighet med avsnitt 3 Krav på uppdraget i Förfrågningsunderlaget samt förfrågningsunderlagets bilagor 1 a-d, samt i enlighet med offererat arbetsschema, om inte annat överenskommits skriftligen. För uppdraget gäller de särskilda villkoren i detta avtal, villkoren i Förfrågningsunderlaget inklusive förfrågningsunderlagets bilagor 1a-d, Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS samt Leverantörens anbud, i nu nämnd prioriteringsordning. Parterna ska kontinuerligt lämna information till varandra om samtliga förhållanden och förändringar som är av betydelse för uppdragets genomförande. 2 Ikraftträdande och avtalsperiod Avtalet är giltigt från och med att båda parter har undertecknat det, dock tidigast den 1 november 2011, och gäller i två år därefter. Avtalet kan förlängas ett år i taget vid maximalt två tillfällen om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Maximal avtalstid är således fyra år. Arbetet ska påbörjas i samband med avtalets start. 3 Ändring av uppdragets omfattning och utförande Samråd ska ske kontinuerligt mellan arbetsledaren och PTS kontaktperson för att fånga upp eventuella ändrade behov. Leverantören ska då PTS har behov av detta, vara beredd att ändra såväl uppdragets omfattning som dagar för lokalvård och arbetstider. Sådant behov kan t.ex. uppstå vid längre helger eller förändringar av lokalbeståndet vid myndigheten. Kontoret i Sköndal kan under avtalsperioden komma att avvecklas. Det kan också förekomma oförutsedda behov som kan leda till extrabeställningar av särskilda städuppdrag. PTS ska tillfälligt kunna byta en typ av lokalvårdstjänst mot en annan genom en överenskommelse med arbetsledaren. Detta ska ske utan prisjustering. Bestående ändringar samt tilläggsarbeten ska vara skriftligen beställda av PTS innan de får påbörjas.
2 4 Lönekostnader och arbetskraft Leverantören ska fullgöra sina åtaganden avseende arbetsgivaravgifter och skatter. Leverantören ska under hela avtalsperioden ha en arbetskraftskostnad på 65 % av årsomsättningen. PTS kommer att kontrollera detta kontinuerligt och Leverantören ska på begäran inkomma med begärda uppgifter. Kravet gäller även underleverantörer av arbetskraft. Om Leverantören alternativt underleverantören inte uppnår 65 % i arbetskraftskostnad och inte har en godtagbar förklaring utgör detta grund för hävning av avtalet enligt 16. 5 Personal Leverantören förbinder sig att vid genomförande av uppdraget använda för arbetet erforderligt antal personer med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens. Den personal som utför uppdrag ska vara anställd av Leverantören eller underleverantör som har godkänts av PTS i enlighet med vad som anges i 6 nedan. Leverantören har i egenskap av arbetsgivare arbetsgivaransvaret för personalen. Personalen ska vara uppsatt på Leverantörens lönelista och ska på PTS begäran uppvisa legitimation. Uppdraget ska normalt utföras av samma personal under hela avtalsperioden. Byte av ordinarie personal får ske om PTS godkänner det eller om det finns särskilda skäl såsom att den ordinarie personalen byter arbetsgivare, har semester eller blir sjukskriven under en längre tidsperiod. Leverantören ska upplysa PTS kontaktperson om frånvaro bland personalen. Vid byte av personal ska introduktion av arbetet ske. Introduktionen ombesörjs av arbetsledaren och ska inte på ett negativt sätt påverka det ordinarie arbetet. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal som PTS anser saknar erforderlig kompetens eller som av annan anledning inte anses vara lämplig för uppdraget. 6 Underleverantör Leverantören äger rätt att anlita underleverantör av arbetskraft efter PTS skriftliga medgivande. Byte av underleverantör av arbetskraft ska skriftligt godkännas av PTS. Leverantören svarar för underleverantörers handlingar såsom för egen del och egen personal enligt detta avtal. 7 Miljöhänsyn Leverantören ska målmedvetet verka för att uppdraget bedrivs på bästa miljövänliga sätt med hänsyn till lokaler, utrustning samt kemiskt tekniska produkter. Lokalvård ska ske med miljömärkta rengöringsmedel. Produkter, utrustning och redskap ska uppfylla lagens krav på miljö, arbetsskydd och ergonomi. Leverantören ska hålla sig uppdaterad vad gäller lagar, förordningar, tillstånd, anmälningsplikter och branschspecifika regler inom miljöområdet. Leverantören ska använda dammsugare försedda med HEPA-filter (High efficiency particulate air) eller partikelfilter/microfilter med motsvarande funktion.
3 8 Inpassering och tillgång till lokaler Leverantörens personal ska ha namnskylt med fotografi. PTS tillhandahåller personliga inpasseringskort och nycklar till städutrymmen åt Leverantörens personal. Inpasseringskort och nycklar får inte lämnas till eller överlåtas till andra. Endast personer som är anlitade av Leverantören för att utföra arbete i enlighet med detta avtal får släppas in i PTS lokaler. Vid förändringar i personalstyrkan ska Leverantören informera PTS kontaktperson som gör nödvändiga justeringar i inpasseringssystemet och ändringar i nyckeltilldelningen. Vid avtalets upphörande ska inpasseringskort och nycklar återlämnas till PTS kontaktperson. PTS åtar sig vidare att tillhandahålla: Låsbara städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt uttömningsmöjligheter i enlighet med förfrågningsunderlaget med bilagor 1a-d Låsbar lagerlokal för lokalvårdsmateriel Tillgång till sopkärl/soprum i tillräcklig omfattning Pausrum för Leverantörens personal 9 Kvalitetsuppföljning En gång per år ska kvalitetsuppföljning utföras. Deltagande ska vara Leverantörens arbetsledning och PTS representant eller av PTS anlitad expertis. Vid problem eller oenighet om resultatet av en uppföljning kan en andra uppföljning ske. En sådan andra uppföljning kan ske oanmäld och utförs av PTS. PTS kommer därefter att delge Leverantören resultatet av uppföljningen. Kvalitetsuppföljningen ska utföras på särskild avsedd kvalitetsuppföljningsblankett. För varje moment i kvalitetsuppföljningen bedöms om städresultatet är godkänt eller underkänt. Godkänt markeras med 1 (etta) och underkänt med 0 (nolla). Efter att uppföljning där representanter för båda parterna är närvarande är utförd ska Leverantören dokumentera städresultatet i avsedd blankett/fil som Leverantören erhåller från PTS när avtalet är undertecknat. Leverantören kompletterar och undertecknar blanketten/filen. I blanketten/filen räknas automatiskt en procentsats fram avseende antal godkända moment i förhållande till antalet bedömda moment. Kvalitetsnivån är acceptabel om de godkända bedömningarna utgör minst 90 procent av det totala antalet bedömda kontrollpunkter. Uppföljningen sker enligt stickprovsprincipen och det är Leverantörens ansvar att löpande kontrollera resterande lokaler som inte har kontrollerats vid det aktuella tillfället. I det fall Leverantören inte kontinuerligt kan leverera avtalad städkvalitet har PTS rätt att kräva kreditering på ordinarie fakturering minst motsvarande den kvalitetsbrist som uppstått under perioden. Kvalitetsbristerna beräknas genom den bedömning av de brister som dokumenteras i samband med kvalitetsuppföljningarna och/eller andra brister som dokumenteras särskilt i den löpande dagliga städverksamheten. Om mätresultatet ger en kvalitetsnivå under 90 procent ska Leverantören omedelbart åtgärda kvalitetsbristerna och inom en vecka utföra en ny kvalitetsuppföljning, på samma mätområde, för
4 att styrka att kvalitetsnivån ligger över 90 procent. Skulle resultatet efter den förnyade mätningen understiga 90 procent ska den procentsats som understiger 90 procent multiplicerat med 2 krediteras PTS i månadsfakturan. Exempel: Om mätresultatet blir 85 procent ska Leverantören kreditera 5 procent x 2 = 10 procent av aktuell månadsfaktura för den dagliga lokalvården. PTS kan därutöver även komma att genomföra kvalitetsmätningar, såväl löpande inför en kvalitetsuppföljning som på förekommen anledning. PTS utför dessa kvalitetsmätningar självständigt och Leverantören kontaktas endast vid behov. 10 Försening Vid försening, eller förväntad försening, ska Leverantören snarast kontakta PTS med besked om när den försenade åtgärden förväntas utföras i enl. med 9 Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS. Försenad åtgärd ska utföras så snart som möjligt, dock senast inom en arbetsvecka. Vid försening som ej beror på PTS överstigande en arbetsvecka, har PTS rätt att tillgodose sitt behov av lokalvårdstjänster på annat sätt. Detta gäller till dess att Leverantören fullgör sina åtaganden eller avtalet hävs. 11 Pris Som ersättning för nedanstående deluppdrag betalas i enlighet med prisbilaga; Pris per månad för regelbundet återkommande lokalvård, Valhallavägen 117 Pris per månad för regelbundet återkommande lokalvård, Bogårdsvägen 45A Pris per år för storstädning, Valhallavägen 117 varav rengöring av textilklädda golv enligt HOST-metoden eller liknande varav 4-sidig fönsterputs i fasad varav dammsugning av textila stolar Pris per år för storstädning, Bogårdsvägen 45A varav rengöring av textilklädda golv enligt HOST-metoden eller liknande varav 4-sidig fönsterputs i fasad varav dammsugning av textila stolar Pris per timme för extra städning vid specifika behov Pris för optionstjänster enligt Leverantörens prisbilaga Arbete som enligt Leverantören medför kostnader utöver kontraktstumman ska skriftligen anmälas till PTS för godkännande. Har Leverantören ej gjort sådan anmälan och arbetet ändå utförs ska kostnaderna för arbetet anses ingå i kontraktssumman. Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader exempelvis för resor, löne- och bilkostnader, semester, lokalvård, städutrustning med tillbehör. Dock ej förbrukningsmaterial
5 såsom, men inte uteslutande, toalettpapper, hushållspapper, pappershanddukar, tvål, handsprit, toalettborstar, avfallspåsar, diskmedel/maskindiskmedel, diskborstar m.m. samt eventuellt ytterligare förbrukningsmaterial för lokalvårdens utförande, som av Leverantören avropas via det statliga ramavtalet Hygien och städprodukter. Inköp via detta ramavtal sker via fullmakt från PTS och ramavtalsleverantören fakturerar PTS separat och någon kostnad för detta ska ej belasta Leverantören. Priserna gäller exklusive moms. 12 Prisjustering Priserna ska vara fasta under avtalsperioden. Vid en eventuell förlängning av avtalet kan part kalla till maximalt en prisförhandling. Eventuellt förslag till prisjustering ska vara väl motiverat med uppdelning på t.ex. materiel, arbetskostnad, valutaförändringar m.m. Justering av priset kan endast ske om SCB städindex har ändrats med mer än 5 %. Eventuell justering ska följa nämnda prisindex. Basmånad ska vara november 2011. Prisjustering träder i kraft först efter skriftlig överenskommelse mellan parterna och kan ej ske retroaktivt. Under pågående prisförhandling ska uppdraget bedrivas i normal omfattning till det ursprungligt avtalade priset. För det fall att uppdragets omfattning förändras i enlighet med 3 ska parterna överenskomma om en justering av priset. Prisjusteringen ska stå i relation till omfattningen av förändringen. 13 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Fakturan ska innehålla uppgifter om senaste betalningsdag, fakturabelopp samt mervärdesskattebelopp. Till fakturan ska fogas de verifikationer som PTS begär. PTS har rätt att själv eller genom revisor ta del av fakturaunderlag för en korrekt bedömning av Leverantörens fakturering. Betalning ska ske senast trettio (30) dagar efter av PTS mottagen faktura. Inledningsvis får Leverantören skicka traditionell pappersfaktura till: Post- och telestyrelsen FE 187 838 80 Hackås Leverantören bör så snart som möjligt efter avtalstecknande övergå till att skicka fakturor i elektronisk form (e-faktura) E-faktura ska skickas som Svefaktura, vilket är det standardformat som statliga myndigheter använder. Delfakturering eller förskott accepteras inte. Ej heller accepteras fakturerings- eller andra administrativa avgifter.
6 14 Myndighetskrav Leverantörens personal ska anpassa sig till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller i PTS lokaler och i övrigt följa lagar och förordningar tillämpliga för uppdragets utförande. 15 Vite Annan försening än sådan som avses i 9 första stycket i Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS berättigar PTS till vite. Om försening i utförande av uppdrag pågår mer än en arbetsvecka är PTS berättigat till vite från och med den sjätte (6:e) försenade arbetsdagen. Vite utgår med två gånger det belopp som motsvarar den uteblivna åtgärdens ersättning, beräknat enligt prisbilaga och leverantörens arbetsschema. PTS äger rätt att kvitta denna ersättning mot Leverantörens rätt till ersättning vid närmaste förfallodag. Denna 15 ersätter 10 Vite i Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS. 16 Hävning PTS har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören inte utför eller har utfört sina åligganden och rättelse inte skett inom två veckor efter skriftlig erinran och meddelande att PTS på denna grund kan komma att häva avtalet. Om Leverantören inte följer diskrimineringslagen (2008:567) under avtalstiden har PTS rätt att omedelbart häva avtalet. Om Leverantören inte uppnår 65 % i arbetskraftskostnad och inte har en godtagbar förklaring till detta utgör det grund för hävning av avtalet. Visar det sig att Leverantören för sin personal inte inbetalar källskatt eller arbetsgivaravgifter enligt gällande lag utgör det grund för hävning av avtalet. Om Leverantören eller företrädare för denne (person i bolagets styrelse eller företagsledningen, dock inte enskild arbetstagare) under avtalstiden döms för något av de brott som specificeras i 10 kap 1 och 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling utgör detta grund för hävning av avtalet. I övrigt se 11 Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS. 17 Försäkring Leverantören ska under hela avtalsperioden inneha för branschen gällande ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar samt företagsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets art och omfattning. Leverantören ska på begäran av PTS lämna bevis om att sådan ansvarförsäkring finns.
7 18 Skadeståndsansvar Leverantören ansvarar för samtliga direkta skador som orsakats genom fel eller försummelse av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör av arbetskraft vid eller i samband med uppdragets genomförande. PTS ansvarar för samtliga direkta skador som PTS genom fel eller försummelse orsakar Leverantören. Denna paragraf ersätter 17 i Allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS. 19 Kontaktpersoner Leverantören ska ha en kontaktperson som är tillgänglig antigen via e-post eller per telefon under normal kontorstid måndag - fredag mellan klockan 08.00-17.00. Avrop, beställning och andra kontakter med anledning av uppdraget ska ske genom nedan angivna kontaktpersoner. Kontaktpersoner är för: PTS: Leverantören: Linda Synnerfors Tommy Wahlgren NN 20 Jäv Vid genomförande av uppdraget ska Leverantören tillvarata och företräda PTS intressen. Leverantören och dennes personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet i något som gäller det avtalade uppdraget. 21 Överlåtelse Leverantören får inte vare sig överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan PTS skriftliga godkännande. 22 Tvist Tvist angående tillämpningen av avtalet ska avgöras av Stockholms tingsrätt enligt vid var tid gällande svensk lag. Detta avtal har upprättats i två exemplar, av vilka parterna har tagit var sitt. Stockholm den 1 november 2011 Post- och telestyrelsen Leverantören...... Göran Marby NN Generaldirektör