Delårsrapport jan-mars 2008 Försörjningscentrum

Delårsrapport jan-mars 2008 Försörjningscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 2 av 13 Innehållsförteckning Produktionsenhetschefens reflektion 3 Styrkorts, verksamhet och resultat 5 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 5 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 7 PROCESSPERSPEKTIVET... 9 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 10 EKONOMIPERSPEKTIVET... 12 Bilagor HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM 2

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 3 av 13 Till Landstingsstyrelsen PRODUKTIONSENHETSCHEFENS REFLEKTION Utmanande, stimulerande och svindlande snabbt, så sammanfattade jag år 2007. 2008 har börjat i samma tempo och vi har många utmaningar framför oss. Att komma till rätta med vårt landstings dåliga ekonomi är en uppgift som berör oss alla. Inom Försörjningscentrum arbetar vi kontinuerligt med att följa upp våra tjänster för att finna det mest kostnadseffektiva sättet till produktion, detta för att skapa utrymme för vården. De kostnadsbesparande åtgärder som vi föreslagit är redan påbörjade. Planering av flytt i samband med samlokalisering av Försörjningscentrums verksamhet och flytt till nya lokaler tillsammans med övriga administrativa produktionsenheter pågår. EPC-projektet pågår vilket innebär att vi kommer att minska energianvändningen med 17 % vilket motsvarar 1 100 villors årsförbrukning och vattenförbrukning motsvarande 58 000 badkar/år. Vi minskar också koldioxid utsläppet med 2 300 ton per år. Inom IT-områden arbetar vi med att förbereda för övergång till det nya nätverket och anpassa driftrutiner för att skapa de bästa förutsättningarna för det nya journalsystemet och dess kringsystem. Avtalsenheten arbetar tillsammans med Upphandlingscentrum med flera omfattande upphandlingar. Under 2008 kommer kosten att stå i fokus. Försörjningscentrum har tagit initiativ till att en kostpolicy för landstinget arbetats fram. Denna ska ligga till grund för den kostupphandling som ska ske under hösten. Policyn ska fastställas i landstingsfullmäktige i juni 2008. Vi planerar att tillsätta en tjänst som kostcontroller som är behjälplig i upphandlingen men som också ska följa upp landstingets kostförsörjning samt stödja verksamheten i deras hantering av kost. Landstingsarkivet som är organiserat inom Försörjningscentrum har under de senaste åren fått en extremt ökad belastning på grund av alla omorganisationer och privatiseringar. Landstingsarkivet ska enligt lag ta emot arkiv från upphörd verksamhet och också besvara förfrågningar. Den höga ökningen av förfrågningar utifrån och mottagna leveranser utan tillräckligt lokal- och personaltillskott, gör att verksamheten nu inte kan fullgöra sina åtaganden enligt de krav som ställs enligt lag. De inlämnade arkiven är i undermålig ordning vilket gör att arkivbestånden är i oordning. Vid ny- och ombyggnationer byggs inga eller små arkivlokaler varför verksamheten önskar att landstingsarkivet ska ta emot det som inte ryms. Dessutom förväntas landstingsarkivet ta emot alla pappershandlingar när vårdverksamheten övergår till digitala patientjournaler. Under 2008 ställs Landstingsarkivet inför ytterligare påfrestningar i och med övergången till PJ08, då ansvaret för besvarande ur ett flertal databaser ska ske. Privatiseringen av bl.a. delar av Motala lasarett innebär att all dokumentation ska överlämnas till arkivmyndigheten. Med nuvarande bemanning och tillgång på godkända arkivlokaler finns ingen möjlighet att kunna utföra arbetet på ett tillfredställande sätt. Min bedömning är att Försörjningscentrum 3

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 4 av 13 tillsammans med landstingsledningen under året måste ta ett strategiskt beslut angående hur vi löser arkivfrågorna, för såväl pappers- som digitala handlingar, för vårt landsting i framtiden. Med ett väl fungerande landstingsarkiv kan vården avlastas och forskningen befrämjas genom att erbjuda forskarplatser och service. Försörjningscentrum Elisabeth Törnqvist Försörjningschef 4

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 5 av 13 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Inom Administrationen har arbetet med kundvårdsmöten fortsatt. Målet är att genomföra två möten per år vilket tros uppnås. Utifrån kundenkätens resultat behöver informationen om vilket tjänsteutbud Administrationen har och vilka tjänster som skulle kunna bli bättre. IT-enheten utvecklar kontinuerligt IT-samordnarmöten och övriga strukturerade kontakter för att informera och svara upp mot kunder på bästa sätt. Servicecenter fokuserar under 2008 på marknadsföring av sina tjänster och kundnyttan med dessa. I slutet av mars påbörjade Servicecenters medarbetare tillsammans med SKILL ett arbete med att ta fram en verksamhetsplan för Servicecenter. Uppdraget är bl.a. att beskriva Servicecenters verksamhetsidé, marknad och tjänsteutbud. Servicecenter arbetar även vidare med att utveckla och marknadsföra kunddisken med ett telefonnummer, 61-9500, in till Försörjningscentrum. Ansvaret för driften och en av städavtalet ligger från 1 januari på Fastighetsförvaltningen. Byggavdelningen har fortsatt arbetet med erfarenhetsåterföring vid byggprojekt. På åtta projekt är det hittills beslutat att möten med hyresgästerna ska ske. Mötet genomförs 3-6 månader efter inflyttning vilket innebär att inget möte ännu har genomförts. Controllergruppen har arbetat med utbildning av ombuden. Säkerhet har genomfört en säkerhetsdag för säkerhets- och brandombud, 290 av 400 ombud var anmälda till dagen. Miljöenheten har genomfört grundutbildningar av miljöombud samt en utbildning om säker kemikaliehantering. 5

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 6 av 13 Strategi 2: Kunna erbjuda god kundkommunikation Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Kunna erbjuda effektiva lösningar med högt kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Attraktiva tjänster/ NKI 90 % - 58,9 % Nov 2007 produkter Professionalism NKI 90 % - 72,1 % Nov 2007 Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Tillgänglighet NKI 90 % - 69,0 % Nov 2007 Enkla och tydliga kontaktvägar NKI 90 % - 47,7 % Nov 2007 6

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 7 av 13 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Implementering av nytt ekonomisystem, Agresso, genomfördes vid årsskiftet och har för Administrationen inneburit hårt arbete. Inom IT-enheten är arbetet igång med att förbereda för övergång till nytt IPnät. Sammankopplingen mellan det gamla och det nya pågår för fullt, i väster är sammankopplingen klar. Under året kommer alla datorer och utrustning flyttas över till det nya nätet manuellt. Ny tjänst med tillgång till Office, Outlook samt hem- och gemensamkatalog via Internet är satt i drift. Servicecenter har haft studiebesök från Nyköping inför uppstart av deras kundtjänst. För att vara uppdaterad om förändringar och utvecklingsområden är det viktigt att upparbeta kontaktvägar och nätverk. Arbetet med att paketera tjänster och genomföra benchmarking hos serviceföretag kommer att fortsätta. Arbetet inom Byggavdelningen inför kvalitets- och miljöcertifiering ISO9001:2000 och ISO14001 pågår enligt plan. På projektportalen på Lisa är målet att handlingar och dokument för samtliga beslutade projekt ska publiceras. Efter byte av systemleverantör som möjliggör en hög nyttjandegrad är tron att målet ska kunna uppfyllas under resten av året. Säkerhet har planerat in en händelsanalysutbildning för Försörjningscentrum 15-16 september med deltagare främst från Fastighetsförvaltningen, IT och Controllergruppen. Användningen av desinfektionsmedel inom landstinget har ökat. Desinfektionsmedel klassas som brandfarlig vara och till följd av detta måste rutiner för hanteringen kompletteras för att undvika olyckor. Brandskyddscontrollern har arbetat med att ta fram riktlinjer för Systematiskt brandskyddsarbete. För att bedriva arbetet effektivt krävs ett enkelt verktyg och beslut har tagits att nyttja en brandskyddsmodul som är integrerad i Fastighetsförvaltningens dataprogram Landlord. Inom avtalsenheten pågår arbete med utveckling av av avvikelser från våra externa leverantörer. Vårdnära service, där extern leverantör handhar tvätt- och förrådshantering, införs löpande på fler och fler enheter inom landstinget. 7

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 8 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Synkronisera och utveckla befintliga tjänster Framgångsfaktor Tydliga och effektiva tjänstepaket Strategi 2: Ligga före i tjänsteutveckling Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt NKI 90 % - 56,1 % Nov 2007 Mättidpunkt Omvärldskunskap Benchmarking 2/år 3 18 Mars 2008 Produktutveckling Antal utvecklade produkter/tjänster 3/år 1 4 Mars 2008 8

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 9 av 13 PROCESSPERSPEKTIVET Försörjningscentrums olika kontor kommer under hösten att samlokaliseras till ett gemensamt kontor. Detta kommer att underlätta arbetet med att förbättra rutiner mellan och inom affärsområdena samt göra det lättare att få till standardiserade lösningar. Nytt ekonomisystem har införts och utmaningen under året, framförallt för Administrationen, är att lösa de problem som uppstår i och med nytt ekonomisystem. Affärsområdet ska arbeta med att utveckla nya effektivare arbetssätt samt få nya rutiner att fungera. Samlokaliseringen av lokaler är en förutsättning för att få detta att fungera. IT-enheten har påbörjat arbetet med att utveckla övervakningen av servrar och olika system för det testas. Tjänsten LiÖ via Internet är paketerad till 85 % och kommer att justeras efter feedback från kunder. Arbetet med processkartläggning har fortsatt inom Servicecenter. Säkerhetssamordnarnas ansvarsområden ska processkartläggas. Detta ska resultera i ett länsövergripande arbetssätt För ökad kvalitet och reducering av kostnader ska verktyg utvecklas för ärendehantering och utvärdering. Inom Byggavdelningen pågår arbete med implementering av Agressos projektmodul för att kunna förenkla en och göra säkrare slutkostnadsprognoser för byggprojekt. Arbete pågår för att få kontroll på de ekonomiska delarna vid projektavslut och målet är att projekten ska kunna avslutas inom en vecka efter godkänd slutbesiktning jämfört med dagens mål som är en månad. Avtalsenheten kommer under året att anställa en kostcontroller för att kunna utveckla en av kostproduktionen samt stödja verksamheten i deras hantering av kosten. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Utveckla effektiva interna processer som skapar kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Väldefinierade och Antal 5/år - 7 Dec 2007 kända processer processkartläggningar Standardiserade arbetssätt Nya gemensamma rutiner 10/år - 5 Dec 2007 9

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 10 av 13 MEDARBETARPERSPEKTIVET I medarbetarskapsarbetet 2007 arbetades rollbeskrivningar, kompetensmodeller och lönekriterier fram. I 2008 års löneöversyn har dessa börjat tillämpas. Arbetet med kompetensinventering och att fastställa kompetenskrav vid rekrytering fortsätter. Hittills har alla nyrekryterade fastställd kompetensnivå. Två utbildningstillfällen har genomförts för Försörjningscentrums chefer. Ett med inriktning på Lagen om anställningsskydd och ett för att ge förberedande kunskapsuppbyggnad inför kommande lagändringar inom rehabiliteringsområdet. Ett forum har byggts upp inom Försörjningscentrum inför samlokaliseringen, dels för att medarbetare ska få inflytande men också för förankring i samband med planering och genomförande. Inom Byggavdelningen och Fastighetsförvaltningen har utbildnings- /utvecklingsprogrammet från Utförare till professionell aktör påbörjats. Controllergruppen har påbörjat arbete med befattningsutveckling enligt Olivia-modellen. Inom IT-enheten har flera medarbetarsamtal genomförts med inriktning på att minska risken för sjukfrånvaro. 10

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 11 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare* * motsvarande mått fanns ej i 2007 års medarbetarenkät Strategi 2: Säkerställa och utveckla kompetens Framgångsfaktor Rekrytering Nyckelindikator/annan Utbildning/ utvecklingstid Andel nyrekryterade som har fastställd kompetensnivå Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Gemensam värdegrund Medarbetarenkät 90 % - - - Nöjda medarbetare Medarbetarenkät 80 % - - - Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt 40 tim/år i 5 tim 23 tim Mars 2008 snitt per pers. 100 % 100 % 100 % Mars 2008 Kompetensutveckling Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 6 % 3,8 % 4,4 % Mars 2008 11

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 12 av 13 EKONOMIPERSPEKTIVET Årets resultat beräknas bli -3 000 tkr d v s en resultatförsämring mot budget med 4 200 tkr. Försämringen mot budget beror bl.a. på att beslut tagits om att flyttkostnaderna för samlokaliseringen för samtliga PE kommer att tas av Försörjningscentrum, vilka beräknas belasta resultatet med 3 870 tkr. Landstingsarkivet har fått en kostnad för digital arkivering på 1 000 tkr för 2008 som inte var känd när budgeten lades. Kostnaderna för ekonomisystemsprojektet har också blivit högre än budgeterat detta täcks dock upp av höga debiteringsgrader och intäkter inom Administrationen, där de ökade intäkterna kommer från ekonomisystemsprojektet d v s har inte belastat kunderna. Försämringen av resultatet som beror på ekonomisystemsprojektet uppgår netto till 300 tkr. Totala kostnader för ekonomisystemsprojektet från starten 2006 till mars 2008 uppgår till 5,3 Mkr och har under åren belastat Försörjningscentrums egna kapital. Patientadministrationen inom Administrationen har fått ökade kostnader för porto 550 tkr jämfört med budget. Det beror på att verksamheterna har övergått från inbetalningskort till fakturor. Det finns ingen täckning för det i det fasta pris som debiteras kund för patientadministration. Resultatet för Fastighetsförvaltningen är beräknat att bli 600 tkr bättre än budget, vilket beror på upplösning av garanti- och intrimningsreserv. IT-enheten beräknar göra ett 0-resultat i år. Svårighet finns att i detta läge på året göra några andra bedömningar, vilket gäller både IT-infrastruktur och övrig IT-verksamhet. Viss osäkerhet finns dock när det gäller kostnader för licensköp och kostnader för fastighetsnät. Lönekostnadsutvecklingen första kvartalet 2008 är 4,1 % jämfört med första kvartalet 2007 vilket bland annat har sin förklaring i att lönekostnaderna för Administrationen är hög i enlighet med avtal. Även IT har haft en hög lönekostnadsutveckling då en anpassning mot marknaden har skett för att kunna behålla kompetens inom landstinget. Avkastningskrav och beläggningsgrader är höga efter första kvartalet. Det affärsområde som mäts är Administrationen och beror bl.a. på hög arbetsbelastning och därmed höga intäkter till följd av ekonomisystemsprojektet samtidigt som det varit en period där det normalt är högt tryck på grund av bokslutsarbete. Löneavdelningen inom Administrationen deltar i ett benchmarkingprogram, tillsammans med stora svenska företag, statliga verk och landsting, som anordnas av Cap Gemini. Syftet med programmet är att identifiera best practice för ett antal utvalda processer vad avser kostnad och effektivitet samt att ge deltagarna god förståelse för vad som ligger bakom. Cap Gemini kommer att rapportera resultatet i slutet av maj och det kommer att följas av s- och nätverksträffar för deltagarna. 12

2008-04-29 Dnr FC-2008-592 sidan 13 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: En ekonomi i balans för att skapa handlingsfrihet Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Resultatutrymme för framtida utvecklingskostnad er Lönekostnadsutveckling en i procent jmf med motsvarande period föregående år Avkastningskrav på intäktsfinansierade verksamheter 2 % av intäkterna 4,1 % 4,3 % Mars 2008 7,1 % 3,2 % Mars 2008 Strategi 2: Skapa en stabil ekonomi genom ett effektivare arbetssätt Framgångsfaktor Optimalt resursutnyttjande Konkurrenskraftiga priser Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Kostnadskontroll Ekonomisk 1 g/mån 1 1 Mars 2008 Landstingsindex Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Beläggningsgrad 80 % 85,3 % 83,9 % Mars 2008 Benchmarking 1 g/år 1 4 Mars 2008 13

Blankett 1 PE 505, Försörjningscentrum Resultaträkning (tkr) 10-08 08-08 03-08 Budget 2008 Bokslut 2007 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag 1 880 Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning 580 565 377 Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster 1 181 694 1 142 816 1 022 813 Statsbidrag Bidrag för personal 446 362 565 Övriga bidrag 13 384 13 113 10 132 Sålt material varor övr intäkter 26 181 23 496 8 158 Summa intäkter 0 0 1 222 285 1 180 352 1 043 925 Kostnader Lönekostnader -89 926-84 618-78 488 Arbetsgivaravgifter -40 500-38 539-35 624 Övriga personalkostnader -6 818-5 947-791 Summa personalkostnader 0 0-137 244-129 104-114 903 Kostnader för köpt verksamhet -992-1 032-652 Verksamhetsnära material och varor -2 141 Lämnade bidrag -3 650-3 450-3 608 Övriga verksamhetskostnader -706 072-668 700-588 913 Summa övriga kostnader 0 0-710 714-673 182-595 314 Summa verksamhetens kostnader 0 0-847 958-802 286-710 217 Avskrivningar -221 103-220 642-185 318 Netto 0 0 153 224 157 424 148 390 Finansiella intäkter 0 0 65 Finansiella kostnader -156 224-156 224-145 679 Resultat före extraord poster 0 0-3 000 1 200 2 776 Årets resultat 0 0-3 000 1 200 2 776 Noter till resultaträkning:

Bilaga 1 PE nr Namn Finansieringsanalys 10-08 08-08 03-08 Tillförda medel Årets resultat -3 000 Justering för avskrivningar 221 103 Försäljning av anläggningstillg (bokfört värde) Minskning av långfristiga fordringar Nya långfristiga lån 724 705 Minskning av förråd 23 Minskning av kortfristiga fordringar 616 Ökning av kortfristiga skulder 1 378 Övrigt Summa tillförda medel 0 0 944 825 Använda medel Nettoinvesteringar 951 888 Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder Övrigt Summa använda medel 0 0 951 888 Förändring av likvida medel 0 0-7 063 Noter till finansieringsanalysen: Investeringsredovisning Nettoinvestering 10-08 08-08 03-08 Budget 2008 Bokslut 2007 Immateriella tillgångar Byggnader 629 725 620 796 278 748 Mark Pågående nyanläggningar Inventarier 3 440 3 440 1 614 Datorutrustning 40 000 40 000 28 389 Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier 277 123 316 633 82 898 Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst 1600 1600 962 Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 0 0 951 888 982 469 392 611 Noter till Investeringsredovisning:

Bilaga 1 PE nr Namn Balansräkning (tkr) 10-08 08-08 03-08 Bokslut 2007 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader 2 326 612 1 647 549 Mark 54 865 54 865 Pågående investeringar maskiner och invent 182 578 Inventarier 13 957 13 789 Datorutrustning 47 740 41 828 Medicinskteknisk apparatur Byggnadsinventarier 612 479 385 833 Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Konst 44 165 42 591 Aktier, andelar, bostadsrätter 10 10 Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 0 0 3 099 828 2 369 043 Omsättningstillgångar Förråd och lager 2 200 2 223 Kundfordringar 21 000 21 291 Övriga kortfristiga fordringar 29 000 29 464 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 34 000 33 861 Kassa och bank 67 412 74 475 Summa omsättningstillgångar 0 0 153 612 161 314 Summa tillgångar 0 0 3 253 440 2 530 357 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital 17 899 15 123 17 899 15 123 Årets förändring -3 000 2 776 Summa eget kapital 17 899 15 123 14 899 17 899 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 3 038 541 2 313 836 Summa långfristiga skulder 0 0 3 038 541 2 313 836 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 146 000 145 578 Personalens skatter, avgifter o övr löneavdrag 0 4 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 6 000 5 869 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 33 000 32 423 Övriga kortfristiga skulder 15 000 14 748 Summa kortfristiga skulder 0 0 200 000 198 622 Summa skulder 0 0 3 238 541 2 512 458 Summa skulder och eget kapital 17 899 15 123 3 253 440 2 530 357 Noter till balansräkningen