KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kommunstyrelsen Tid och plats: Kommunstyrelsen kallas till sammanträde 2019-09-04 kl. 08.30 i kommunhuset, rum Hävringe Catharina Fredriksson Ordförande Thomas Hermansson Sekreterare Sammanträdet är öppet för allmänheten från och med punkt nr 2 med planerad start 13.15 INFO Civilt försvar och krisberedskap Niklas Thelin 08,45-09,45 Information Ramdalen Sanering etapp 3 Sarah Heltborg 10,00-10,20 Oxelöskolan Pär Blom 10,20-10,40 Markområde Lokstall Kjell / Maria 10,40-10,50 Omförhandling bostadsarrenden Kjell / Maria 10,50-11,00 Elledning till SSAB Kjell / Maria 11,00-11,10 Ägardirektiv och avkastningsplan Magnus Petersson 11,20-12,00 KS Nr 1 KS.2019.30 Information och föredragningar 2019 Nr 2 KS.2019.100 Budget i balans 2019 Utbildningsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Mikael Wallström/Britta Bergström 13.20 Sid 5 Nr 3 KS.2019.103 Budget i balans 2019 Vård- och omsorgsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Titti Kendall/Katarina Haddon/Linus Fogel 13.40 7
KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kommunstyrelsen Nr 4 KS.2017.90 Samordning av grund-och dricksvattenfrågor i Nyköpings- och Oxelösunds kommuner Camilla Norrgård Sundberg 9 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 5 KS.2019.65 Utredning angående hantering av KAA, barn och elevpeng enligt beslut (KS.2019.28) Johan Persson 12 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 6 KS.2019.56 Investering stenviks förskola Sarah Heltborg 14 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Med tillägget att 2 miljoner finansieras genom planerat underhåll Nr 7 KS.2019.87 Utökning av ram för investeringsprojekt Sarah Heltborg 25 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 8 KS.2018.142 Solceller på Ramdalsanläggningen Magnus Petersson 27 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Dag Bergentoft deltar inte i beslutet Nr 9 KS.2019.7 Information från kommunalrådet och kommunchefen Thomas Hermansson Nr 10 KS.2019.7 Balanslista Thomas Hermansson 35
KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kommunstyrelsen Nr 11 KS.2019.3 Redovisning av delegationsbeslut Thomas Hermansson Nr 12 KS.2019.6 Delgivningar Thomas Hermansson KF Nr 13 KS.2019.105 Mål och budget 2020-2022 Begäran om anstånd att överlämna budgeten till kommunfullmäktige 40 43 Magnus Petersson 57 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 14 KS.2019.89 Sammanträdesdagar 2020 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Thomas Hermansson 58 Med tillägg att utreda huruvida KS strategi och informationsdag kan inrymmas inom ordinarie KS sammanträden. Nr 15 KS.2019.25 Utredning av en politisk organisation med kommunstyrelse och utskott Johan Persson 60 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 16 KS.2019.84 Förslag till revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun Camilla Norrgård Sundberg 123 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag
KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kommunstyrelsen Nr 17 KS.2019.79 Årsredovisning och ansvarsfrihet för samordningsförbundet RAR 2018 Thomas Hermansson 129 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 18 KS.2019.90 Redovisning av ej besvarade medborgarförslag och motioner Thomas Hermansson 155 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 19 KS.2019.85 Svar på motion om utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm Thomas Hermansson 156 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 20 KS.2018.166 Svar på motion om utredning angående oppositionsrådsfunktionen Thomas Hermansson 161 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag Nr 21 KS.2018.198 Svar på medborgarförslag om avgiftsfri tillträde till Ramdalsbadet för personer som fyllt 70 år Magnus Petersson 165 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Enligt framskrivet förslag
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-19 KS.2019.100 Kommunstyrelseförvaltningen Johan Persson 0155-381 01 Kommunstyrelsen Budget i balans 2019 Utbildningsnämnden 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Rapporten godkänns 2. Sammanfattning Vid Kommunstyrelsens sammanträde den 29:e maj behandlades ekonomisk uppföljning för kommunen till och med april 2019. I uppföljningen redovisades att Utbildningsnämnden prognostiserar ett underskott om 6 mkr för verksamhetsåret 2019. Enligt budgetregler ska varje nämnd vid budgetårets slut ha en budget i balans. Så snart en avvikelse befaras eller har konstaterats, ska förvaltningschefen till nämnden och kommunchefen samordna och rapportera uppföljningen och lämna förslag till åtgärder till förväntad budgetavvikelse. Nämnden ska inom sin egen verksamhet göra omprioriteringar för att hålla sig inom tilldelad budgetram. Underskottet, vidtagna åtgärder och eventuella avvikelser från kommunmålen ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen via kommunchefen. Vid Kommunstyrelsens sammanträde den 29:e maj beslutades därför att Utbildningsnämnden till Kommunstyrelsens sammanträde i september ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att nå en budget i balans. Utbildningsnämnden genomför sammanträde den 28:e augusti vid vilket beslut om åtgärder för att nå budget i balans förväntas tas. Inför sammanträdet har Utbildningsförvaltningen i särskild tjänsteskrivelse presenterat en rad olika förslag till åtgärder för att nå budget i balans. Förslagen har inriktats mot verksamheter som kommunen inte är skyldig att anordna via lag och författning. Förslag har tagits fram som omfattar minskning eller avveckling av verksamheterna musikskola, öppen förskola, dagbarnvårdare, Stenviks omsorg, vuxenutbildning inriktning vård samt vuxenutbildning inriktning svets/sprinkler. Utöver de förslag till åtgärder som kräver beslut av Utbildningsnämnden redovisar också Utbildningsförvaltningen de åtgärder som planeras genomföras på förvaltningsnivå inom sitt ansvarsområde. Då nämndens sammanträde inträffar efter att kallelsen till Kommunstyrelsen skickats kan det i denna tjänsteskrivelse inte redovisas vilka beslut om åtgärder som Utbildningsnämnden har fattat. De beslut som Utbildningsnämnden beslutar vid sitt augustisammanträde redovisas därför av nämndens ordförande och förvaltningschef för Utbildningsförvaltningen vid Kommunstyrelsens sammanträde. Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-19 KS.2019.100 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Johan Persson Kommunchef Beslut till: Utbildningsnämnden
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-19 KS.2019.103 Kommunstyrelseförvaltningen Johan Persson 0155-381 01 Kommunstyrelsen Budget i balans 2019 Vård- och omsorgsnämnden 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Rapporten godkänns 2. Sammanfattning Vid Kommunstyrelsens sammanträde den 29:e maj behandlades ekonomisk uppföljning för kommunen till och med april 2019. I uppföljningen redovisades att Vård och omsorgsnämnden prognostiserar ett underskott om 10,4 mkr för verksamhetsåret 2019. Enligt budgetregler ska varje nämnd vid budgetårets slut ha en budget i balans. Så snart en avvikelse befaras eller har konstaterats, ska förvaltningschefen till nämnden och kommunchefen samordna och rapportera uppföljningen och lämna förslag till åtgärder till förväntad budgetavvikelse. Nämnden ska inom sin egen verksamhet göra omprioriteringar för att hålla sig inom tilldelad budgetram. Underskottet, vidtagna åtgärder och eventuella avvikelser från kommunmålen ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen via kommunchefen. Vid Kommunstyrelsens sammanträde den 29:e maj beslutades därför att Utbildningsnämnden till Kommunstyrelsens sammanträde i september ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att nå en budget i balans. Vård och omsorgsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 27:e februari ge förvaltningschef för Social- och omsorgsförvaltningen och förvaltningschef för Äldreförvaltningen i uppdrag att genomföra besparingar inom respektive förvaltning utifrån principen om tillit som leder till en budget i balans. I beslutet fastställs återrapporteringstillfällen samt att förslag till besparingar som riskerar verksamheternas säkerhet ska underställas nämnd. Med anledning av detta uppdrag genomförs nu en rad åtgärder för att nå en budget i balans. Som underlag i detta arbete används resultatet av den genomlysning av Vård och omsorgsnämndens ansvarsområde som presenterades vid Kommunstyrelsens sammanträde den 29:e maj. Åtgärderna omfattar verksamheterna hemtjänst, Biståndsbedömning, Nattorganisation, Särskilt boende, LSS -Personlig assistans, Missbruksverksamhet Vuxna samt omorganisation inom Äldreomsorgsförvaltningen. Vid Kommunstyrelsens sammanträde redovisar ordförande i Vård och omsorgsnämnden och förvaltningschefer för Social- och omsorgsförvaltningen respektive Äldreomsorgsförvaltningen för de åtgärder som vidtagits för att Vård och omsorgsnämnden ska nå en budget i balans verksamhetsåret 2019. Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-19 KS.2019.103 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Johan Persson Kommunchef Beslut till: Vård och omsorgsnämnden
Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr 2019-08-08 KS.2017.90 Kommunstyrelseförvaltningen Camilla Norrgård Sundberg 0155-383 35 Kommunstyrelsen Samordning av grund-och dricksvattenfrågor i Nyköpings- och Oxelösunds kommuner 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Prioriteringar för nödvatten med tillhörande utställningstid fastställs. 2. Oxelö Energi ges i uppdrag att inventera behovet av nödvattentankar för att kunna leverera nödvatten till prioriterade verksamheter och hushåll upp till 10 dygn. 3. Oxelö Energi ges i uppdrag att utreda förslag till och kostnad för avsaltningsanläggning kopplad till Ramdalsanläggningen 4. För händelser/situationer som inte bedöms som extraordinära delegeras beslutanderätt till kommunchef och/eller kommunstyrelsens ordförande gällande begränsning av vattentillförsel till abonnenter i den utsträckning som krävs vid händelse av torka eller vattenbrist. 5. För händelser/situationer som bedöms som extraordinära beslutar krisledningsnämnden, eller nämndens ordförande om nämndens beslut inte kan avvaktas, gällande begränsning av vattentillförsel till abonnenter i den utsträckning som krävs vid händelse av torka eller vattenbrist 6. NOVF ges i uppdrag att arbeta vidare med att hitta en lösning för reservvattentäkt. 2. Sammanfattning Oxelösunds och Nyköpings kommuner har ett pågående gemensamt arbete att samordna grund- och dricksvattenfrågor. Som underlag för det fortsatta arbetet med nödvattenplanering och förmågan att hantera situationer där det råder vattenbrist föreslås en prioriteringsordning samt målbild med utställningstid för nödvatten. Det föreslås även ett förhållningssätt samt mandat vid torka/vattenbrist. I syfte att skapa en tillräcklig förmåga att leverera nödvatten finns det behov av att tilldela utpekade aktörer uppdrag för att öka uthålligheten vid nödvattenförsörjning samt vid situationer då det råder vattenbrist. Nödvatten definieras som dricksvatten som distribueras på annat sätt än genom ledningsnätet. Begreppet signalerar att det handlar om en situation som innebär någon form av samhällsstörning. Prioriteringen vid nödvatten avgränsas därmed till prioriteringar som görs i samband med utplacering av nödvattentankar. En central del av en kommuns nödvattenplanering är att fastställa prioriteringar gällande hur nödvattnet, i form av placering av nödvattentankar, ska fördelas inom kommunens geografiska område. Kommunen är vid planering och prioritering av nödvatten bunden av ett antal lagar och bestämmelser angående dricksvattenförsörjningen. I dagsläget finns det dock ingen lagstiftning som specifikt reglerar nödvatten eller prioritering av Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(3) Datum 2019-08-08 KS.2017.90 dricksvatten vid en nödsituation. På samma sätt finns det inte heller någon lag som förhindrar prioriteringar på ett generellt plan. 3. Ärendet Lagstiftning och utgångspunkter vid nödvattenplanering Vid nödvattenplanering och genomförande av prioriteringar vid nödvattensituationer är det främst Vattentjänstlagen (2006:412) och Lagen om extraordinära händelser (2006:544) som är av relevans. Även Kommunallagen (2017:275) är viktig att förhålla sig till då den ger de grundläggande reglerna för de kommunala befogenheterna. Slutligen utgör även kommunens allmänna bestämmelser för VA (ABVA) ytterligare ett underlag för att reglera vattendistribution. Prioriteringar vid nödvattenförsörjning Inriktningen för prioriteringen av nödvatten har sin utgångspunkt i rådande lagstiftning och bestämmelser och specifikt utgår prioriteringen från samhällets skyddsvärden. Samhällets skyddsvärden innebär värnandet och skyddet av: Människors liv och hälsa Samhällets funktionalitet Demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter Miljö och ekonomiska värden Nationell suveränitet Det som prioriteras högst i nödvattensituation är människors liv och hälsa samt samhällets funktionalitet. Vid en situation som kräver nödvatten är det de mest prioriterade verksamheterna och hushållen som måste få vatten för att inte oacceptabla konsekvenser ska uppstå. En viktig aspekt är tiden och prioriteringen avser främst den initiala fasen där vatten inte kan levereras på ordinarie sätt. Vid ett längre tidsperspektiv kan sannolikt andra skyddsvärden bli aktuella att ta hänsyn till men värnandet av liv och hälsa samt samhällets funktionalitet står i första rummet. För händelser/situationer som inte bedöms som extraordinära föreslås att beslutanderätt gällande begränsning av vattentillförsel till abonnenter i den utsträckning som krävs vid händelse av torka eller vattenbrist delegeras till kommunchef och/eller kommunstyrelsens ordförande. För händelser/situationer som bedöms som extraordinära vid händelse av torka eller vattenbrist förslås att krisledningsnämnden, eller nämndens ordförande om nämndens beslut inte kan avvaktas, beslutar om begränsning av vattentillförsel till abonnenter i den utsträckning som krävs. En ytterligare aspekt som inkluderats vid prioriteringen av verksamheter är att de verksamheter som prioriteras i dagsläget inte har någon egen teknisk lösning för nödvatten och därför är beroende av kommunens leveransförmåga. Oxelö Energi förslås därför ges i uppdrag att utreda förslag till och kostnad för avsaltningsanläggning kopplad till Ramdalsanläggningen 4. Underlag
Tjänsteskrivelse 3(3) Datum 2019-08-08 KS.2017.90 Oxelö Energi har tagit fram en Risk- och sårbarhetsanalys för VA-verksamheten, i den framgår bland annat att nödvattenförsörjning till konsumenter genomförs på följande sätt: Vid nödvattenförsörjning till konsumenter i fred ska följande mängder vatten kunna levereras: Inom några timmar, 3-5 liter/person och dygn, Inom högst tre dygn, 10-15 liter/person och dygn. Vid långvarig vattenbrist 50 liter/person och dygn, levererat till lägsta tappställe. I tätbebyggt område bör ingen ha längre än 500 meter till närmaste hämtningsställe. Detta innebär att följande mängder erfordras: Oxelösunds distributionsnät Antal personer Mängd vatten dygn 0-3 Erford. Mängd per dygn Mängd vatten dygn 3-21 Erford. Mängd per dygn Långvarigt bortfall 50 l/person och dygn Erford. Mängd per dygn 12 000 3 liter 36 000 10 liter 120 000 50 liter 600 000 Prioriterade grupper för nödvattenförsörjning: 1. Äldreboende 2. Storhushåll 3. Förskolor 4. Skolor Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Johan Persson Kommunchef Camilla Norrgård Sundberg Miljö- och samhällsbyggnadschef Beslut till: Oxelö Energi (FÅ) NOVF (FÅ) Sörmlandskustens räddningstjänst (FK)
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-19 KS.2019.65 Kommunstyrelseförvaltningen Johan Persson 0155-381 01 Kommunstyrelsen Utredning angående hantering av KAA, barn och elevpeng enligt beslut (KS.2019.28) 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Utbildningsnämndens begäran om medel för de elever som omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret och bedriver studier vid Campus verksamhetsåret 2019 avslås 2. Sammanfattning Utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 8:e april 2019 att (UN 16 2019-04-08) att söka medel från Kommunstyrelsen för 38 elever som läser på Campus enligt kommunalt aktivitetsansvar (KAA). Eleverna läser efter en individuell plan vilket gör att de uppnår viss gymnasiebehörighet. Eleverna är under 20 år gamla och av både svensk och utländsk härkomst. Eleverna fanns i verksamheten redan 2018. Utbildningsnämnden begärde att de skulle få en ersättning om 75 tkr/elev. Kommunstyrelsen behandlade vid sammanträdet den 24:e april Utbildningsnämndens begäran (KS 84 2019-04-24) och beslutade då att ge kommunchefen i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen om hur de 38 elever som idag omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret och går på Campus skall hanteras. Det kommunala aktivitetsansvaret regleras av Skollagen. Avsikten med det kommunala aktivitetsansvaret är att en ungdom som aldrig har påbörjat, har avbrutit eller inte fullföljt sin gymnasieutbildning inte ska hamna i en situation där vägen till vidare utbildning eller arbete begränsas. Enligt skollagen har man rätt att påbörja och fullfölja en gymnasieutbildning fram till det första kalenderhalvåret då man fyller 20 år. Det kommunala aktivitetsansvaret är avsett att säkerställa att ungdomar i första hand får och tar del av gymnasieutbildning. Enligt Utbildningsnämndens äskande finns nu 38 ungdomar som följer en eller flera gymnasiala kurser inom kommunens vuxenutbildning. Utbildningen leder inte till en gymnasieexamen utan leder till att de når viss gymnasiebehörighet. Enligt reglemente för Utbildningsnämnden ansvarar nämnden för all verksamhet som ingår för att fullgöra Skollagen. Här ingår det kommunala aktivitetsansvaret. Utbildningsnämndens ansvar för det kommunala aktivitetsansvaret är inte nytt. Tidigare år har nämnden inte fått en särskild ekonomisk tilldelning av medel för att fullgöra ansvaret för det kommunala aktivitetsansvaret. För de ungdomar omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret och som Utbildningsnämnd och Utbildningsförvaltning bedömt bäst ges gymnasial kompetens genom vuxenutbildningsstudier är alternativet att söka till och fullfölja gymnasiala studier Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-19 KS.2019.65 inom individuella programmet eller någon av de nationella gymnasieprogrammen. Sådana studier säkerställer att eleven har möjlighet att få gymnasial kompetens. Eftersom det kommunala aktivitetsansvaret regleras av Skollagen, Utbildningsnämndens reglemente reglerar att nämnden ansvarar för verksamhet enligt Skollagen, Utbildningsnämndens ansvar för verksamhet inte är nytt och nämnden inte tidigare år fått en särskild budgetmässig tilldelning för genomförandet av detta ansvar så föreslås Utbildningsnämndens begäran om medel avslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Protokolls KS 84 2019-04-24 Johan Persson Kommunchef Beslut till: Utbildningsnämnden.
Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr 2019-08-05 KS.2019.56 Kommunstyrelseförvaltningen Sarah Heltborg Kommunstyrelsen Anpassningar av gymnastikbyggnaden vid Stenviks förskola Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Startbesked för etapp 2 vid Stenviks förskola genom omställning av Ga. Omklädningsrummet i anslutning till gymnastiksal. 2. Ombyggnationen finansieras genom planerat underhåll 2019. 3. Attestant för projektet är Fastighetsekonom. 1. Sammanfattning Vid sammanträde för Kommunstyrelsen i april 2019 beslutades startbesked för etapp 1 vid Stenviks förskola. Investeringen innefattar en mindre ombyggnation för att effektivisera lokalytor för Stenviks omsorg på kvällar, nätter och helger. Genom åtgärden tillskapas ytterligare 30 förskoleplatser i befintlig byggnad. I samband med etapp 1 skapas möjlighet till en utomhusavdelning, med möjlighet att nyttja gymnastiksalen vid tuff väderlek. I samband med beslut för etapp 1 informerades kommunstyrelsen om att det finns möjlighet att tillskapa ytterligare platser i en andra etapp och att Utbildningsförvaltningen tillsammans med Kommunstyrelseförvaltningen återkommer med förslag till åtgärder och finansiering av dessa. Efter värdering och bedömning konstateras att en fullskalig avdelning för 20 barn inte ryms i gymnastikbyggnadens lokaler. En enklare omställning av lokalytorna i gymnastikhuset möjliggör dock en ökad flexibilitet och önskad lokalmässig utveckling för verksamheten. Förbindelsegång mellan förskolebyggnad och gymnastikbyggnad genomförs ej Kommunstyrelseförvaltningen tillsammans med utbildningsförvaltningen föreslår en mindre ombyggnation av outnyttjade ytor i anslutning till gymnastiksalen. Ombyggnationen innebär uppfräschning av ytskikt samt nedtagning av innervägg i omklädningsutrymme för att öppna upp yta mot den befintliga ateljén. Duschar demonteras och ytan ersätts med 2 wc. I samband med ombyggnaden planeras byte av ventilationsaggregatet som försörjer hela gymnastikbyggnaden. Omställningen skulle möjliggöra fler alternativ att nyttja ytorna till: Alternativ 1. En större utomhusavdelning med möjlighet till inomhusvistelse vid sämre väderlek. Utbildningsförvaltningen planerar att marknadsföra utomhusavdelningen som ska starta på Stenviks förskola för att få vårdnadshavare att se det stora värdet i att barnen vistas mycket utomhus Utbildningsförvaltningen bedömer att vårdnadshavaren känner sig mer trygg att placera sitt barn på en utomhusavdelning om det finns goda möjligheter till inomhusvistelse vid sämre väderlek, framförallt vinterhalvåret. En mindre omställning av Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(3) Datum 2019-08-05 KS.2019.56 det som en gång var omklädningsrum till gymnastiksalen skulle göra det möjlig för förskolan att ta emot fler barn på utomhusavdelningen. Dessa ytor kan samtidigt nyttjas av övriga avdelningar då det finns behov av att dela barngrupper och när utomhusavdelningen vistas utomhus hela dagar. Alternativ 2 Mindre barngrupper Omställning som sker i etapp 1 på Stenviks förskola möjliggör att fler barn kan vistas i huvudbyggnaden. Det ger också de minsta barnen en trygg start på förskolan i en mindre barngrupp. Förskolan har sökt statsbidrag för att finansiera en mindre barngrupp för de minsta barnen. Statsbidraget mindre barngrupper är avsett för åtgärder som minskar eller motverkar en ökning av barngruppernas storlek och det är tillåtet att använda statsbidraget till personalkostnader. Vid en omställning av gymnastiksalens omklädningsrum skulle även de lokalerna kunna användas till barn med behov av verksamhet i mindre barngrupp. Vid sidan av detta finns det ett antal barn i kommunen med handikapp som är i behov av att vistas i små lokaler med värme i golvet. I dagsläget är dessa barn placerade på två andra förskolor i kommunen. dagsläget är det inte aktuellt att flytta dessa barn till Stenviks förskola men om behovet uppstår så finns färdiga lokaler förberedda genom de åtgärder som föreslås i etapp 2. De lokalerna som då blir aktuella för de handikappade barnen är de lokaler som från hösten nyttjas till en mindre barngrupp för de minsta barnen. Skulle det vara så att barnen med handikapp plötsligt är i behov av att flytta från sin ordinarie förskola behöver befintlig småbarnsgrupp en ny hemvist. I det fallet kan lokalerna som tidigare varit omklädningsrum till gymnastiksalen nyttjas till den mindre barngruppen för de minsta barnen. Alternativ två kräver en större omställning av ytorna då det ställs andra krav på ytan när det ska vara en stadigvarande hemvist, exempelvis krävs då en RWC. Vi behöver idag inte besluta vilket av alternativen utbildningsförvaltningen går vidare med utan bara att omställningen som genomförs då det skapar flexibilitet i lokalerna för Utbildningsförvaltningen. I budget för planerat underhåll 2019 finns 2 000 tkr planerade för ventilationsbyte samt underhållsåtgärder vid Stenviks förskola. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att tänkta investeringsmedel för planerat underhåll täcker anpassningarna för etapp 2 inkluderat 200 tkr i reserv för oväntade kostnader. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår således att finansieringen sker via planerat underhåll 2019. Ombyggnationen beräknas kunna ske under hösten 2019. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 19-08-05 Projektplan daterad 19-08-02 Johan Persson Kommunchef Sarah Heltborg Fastighetsekonom Beslut till: Fastighetsekonom (FÅ)
Tjänsteskrivelse 3(3) Datum 2019-08-05 KS.2019.56 Utbildningsförvaltningen (FK) Controller (FK)
1 (8) 2019-08-02 KS.2019.56 Projektplan Ombyggnation Stenviks förskola Etapp 2, gymnastikbyggnad
2 (8) Innehållsförteckning 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Mål... 4 2.4 Avgränsningar... 4 2.5 Framgångsfaktorer... 4 2.6 Risker... 4 3 Organisation 5 3.1 Uppdragsgivare... 5 3.2 Styrgrupp... 5 3.3 Ansvarig beställare... 5 3.4 Projektledare... 5 3.5 Projektgrupp... 5 3.6 Referensgrupper... 6 3.7 Arbetsgrupper... 6 4 Resurser 6 5 Tidsplan 6 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 6 7 Projektarbetssätt 7 7.1 Metoder... 7 7.1.1 Möten... 7 7.1.2 Rapportering... 7 7.2 Verktyg... Fel! Bokmärket är inte definierat. 7.3 Tester... Fel! Bokmärket är inte definierat. 7.4 Projektavvikelser... 7 7.4.1 Ändring av projektorganisation... 7 7.4.2 Övriga avvikelser... 7 7.5 Nya projektidéer... 8 8 Överlämning 8 9 Uppföljning och kvalitetssäkring 8 10 Information, kommunikation och dokumentation 8 10.1 Information och kommunikation... 8 10.2 Dokumentation... 8 11 Referensdokument 8
3 (8) Dokumentets syfte Projektplanen är det övergripande sammanhållande projektdokumentet. Projektplanen redogör för vad som ska göras, vem som gör vad inom projektet samt hur det ska göras. Projektplanen omfattar alla moment från projektstart till avslut. Samtliga rubriker i dokumentet ska alltid finnas med, ledtexterna under kan dock tas bort. Versionshantering KS godkänner och fastslår projektplanen. Efter projektplanen är fastslagen görs inga ändringar om dessa inte faller under punkt. 7.4. I sådana fall skapas en ny version och detta dokumenteras i tabellen nedan. Version Ansvarig Datum Förändring Tillägg enligt KF 109/2009
4 (8) 1. Inledning 1.1 Projektets bakgrund Enligt Utbildningsförvaltningen har det under året inträffat ett flertal fall där vårdnadshavare väljer att bosätta sig i Nyköping när skolplats inte kan garanteras. Inom förskolan finns det enligt Utbildningsförvaltningen i dagsläget platsbrist och behovet av förskoleplatser bedöms öka de kommande åren Sammanfattning om nuläge och börläge? 2 Projektbeskrivning 2.1 Uppdragsbeskrivning På Stenviks förskola kan ytterligare förskoleplatser tillskapas i två etapper. Etapp 1 innefattar en ombyggnation av den fastighet som idag har plats för 80 förskolebarn. Efter ombyggnation av etapp 1 kan Stenviks förskola ta emot ytterligare 30 barn. I samband med den föreslagna ombyggnationen skapas möjligheter till en utomhusavdelning och en anpassning föreslås ske av lokalerna för Stenviks omsorg på kvällar, nätter och helger. Genom åtgärden åstadkoms ett bättre lokalutnyttjande. Ombyggnation i Etapp 2 skapar ett flexibelt nyttjande av lokalytan i gymnastikbyggnaden vilket möjliggör ytterligare förskoleplatser på Stenviks förskola. 2.2 Syfte Projektets syfte är att ge Utbildningsförvaltningen möjlighet till att uppfylla det utökade behovet av förskoleplatser genom ombyggnation som skapar bättre lokalutnyttjande av Stenviks förskola * Varför ska projektet genomföras? 2.3 Mål Anpassa lokalerna vid gymnastikbyggnaden för att öka flexibiliteten för verksamheten och skapa möjlighet till fler förskoleplatser * Mätbart resultat (när ska vad vara klart?) 2.4 Avgränsningar Enbart etapp 2 ombyggnation av gymnastikbyggnad samt uppdatering av ventilationssystem i gymnastikbyggnad. Etapp 1 är ett eget projekt. * Vad ingår inte i projektet? 2.5 Framgångsfaktorer Framtagande av gemensamma lösningar tillsammans med utbildningsförvaltningen * Faktorer som främjar projektet? 2.6 Risker Risker i projektet listas nedan. En riskanalys tas fram i separat dokument.
5 (8) Risker Sannolikhet Konsekvenser Åtgärder (L, M, H) Renovering i befintlig byggnad kan innebära byggnadstekniska överraskningar så som ritning stämmer ej med verklighet. M Ökade kostnader, längre produktionstid Informera verksamheten samt styrgrupp om förutsättningarna för projektet. God kommunikation med verksamheten genom hela projektet. Räkna upp riskerna som kan förekomma i projektet. Värdera dem utifrån sannolikhet att de inträffar (låg, medel eller hög risk). Ta fram åtgärder. (Kan även göra en åtgärdsplan i vilken det framgår vem som är ansvarig och datum då åtgärden ska vara genomförd.) 3 Organisation 3.1 Uppdragsgivare Kommunstyrelsen * Är kommunstyrelsen Godkänner och fastställer projektförslaget utser även styrgruppen. 3.2 Styrgrupp Magnus Petersson (ekonomichef, fastighetschef) Michael Wallström (Utbildningschef) * Beslutande. Fastställer direktivet. Ekonomiskt ansvarig. Initieras av uppdragsgivaren. Rapporterar till kommunstyrelsen 3.3 Ansvarig beställare Sarah Heltborg (Fastighetsekonom) * Ansvarig tjänsteman t.ex. kommunchef, ekonomichef. 3.4 Projektledare Andreas Trobeck (fastighetsförvaltare) * Styr och leder projektet inom fastslagna kostnads och tidsramar. Föredragande i styrgrupp. 3.5 Projektgrupp Sarah Heltborg (fastighetsekonom) Andreas Trobeck (fastighetsförvaltare) Hanna Kantokoski ( Projektledare utbildningsförvaltningen) Lovisa Bjurlin ( Förskolechef) * Utför arbetet i projektet. Rapporterar till projektledaren.
6 (8) 3.6 Referensgrupper *Berörda intressenter och specialister, fungerar som projektgruppens bollplank. Utses av projektledaren. 3.7 Arbetsgrupper 4 Resurser 4.1 Ekonomi Händelser Ombyggnation av byggnad samt ventilation. Osäkerhet och risk Belopp 1 600 tkr 400 tkr Totalsumma 2 000 tkr 5 Tidsplan Rumsfunktionsprogram, sep (oktober) Byggnation oktober-december 6 Huvudaktiviteter och milstolpar Detaljerad aktivitetsplan hanteras i separat aktivitetsplan. Datum Beslut KS 4 september 2019 Projektstart september 2019 Färdigställande december 2019 * Lista på avgörande aktiviteter och milstolpar. Milstolpe är en avstämningspunkt som används för att följa upp viktiga händelser i projektet.
7 (8) 7 Projektarbetssätt 7.1 Metoder Projektplanen och övriga styrande dokument är projektets riktlinjer mot vilka projektet ska följas upp och avrapporteras. 7.1.1 Möten Styrgrupp regelbundet, byggmöte regelbundet 7.1.2 Rapportering Kostnadsutveckling för projektet rapporteras till kommunstyrelsen av Controler enligt uppföljningsrutin. Styrgruppen rapporterar till KS. Uppföljningen görs under och efter projektet som rapporterar till Kommunstyrelsen 7.2 Projektavvikelser 7.2.1 Ändring av projektorganisation Alla organisatoriska förändringar som görs ska kommuniceras med projektledaren som dokumenterar och informerar samtliga i projektorganisationen. 7.2.2 Övriga avvikelser Om projektet ser ut att avvika från överenskommen tidplan, leveranstidpunkt och/eller ekonomiska ramar skall den projektmedlem som är närmast upptäckten snarast meddela detta till projektledaren som snarast sammankallar projektgruppen där den uppkomna situationen diskuteras. På mötet beslutas om vilket av de två följande alternativen som föreligger. 1. Avvikelsen är av sådan karaktär att det går att hantera inom de givna ramarna utan att den totala tidsåtgången eller ekonomiska ramarna ändras. I detta fall räcker det med protokollet som rapport till styrgruppen. 2. Avvikelsen är av sådan karaktär att de överenskomna ramarna för tid och/eller kostnad kommer att överskridas varför så mycket fakta som möjligt samlas in för en rapport till styrgruppen. KS får sedan avgöra vilka åtgärder som är lämpliga (t ex ändring av specifikation, tidplan eller ekonomiska ramar) och ge styrgruppen förändrade direktiv.
8 (8) 7.3 Nya projektidéer Under ett projekt uppstår ofta nya idéer. Om dessa inte bedöms ingå i projektet ska en projektidé skapas (se dokumentmall: projektidé). Dessa hanteras inte vidare inom projektet. 8 Överlämning Då projektet avslutas ska resultatet lämnas till uppdragsgivaren eller den av uppdragsgivaren utsedd person för förvaltning. 9 Uppföljning och kvalitetssäkring Vilken organisation gör uppföljning och när görs den? Undvik att knyta till individ. Uppföljningen ska inte göras inom projektet. Uppföljning sker månadsvis av ekonom med ekonomichef och kommunchef. Kommunstyrelsen får vid varje sammanträde en rapport över ekonomin dels per ackumulerad månad och en prognos på projektet färdigställande * Nåddes målen, ekonomin, erfarenheter, vad ska återföras till verksamheterna. 10 Information, kommunikation och dokumentation 10.1 Information och kommunikation En detaljerad informations- och kommunikationsplan kan tas fram i separat dokument. I annat fall beskrivs kort om hur information och kommunikation i projektet genomförs nedan. Viktigt är att ha med vem som ansvarar för att informationsinsatserna genomförs. 10.2 Dokumentation Projektledaren ansvarar för skapande och lagring av projektdokument och mötesanteckningar. Dokument som rör projektet exempelvis teknisk dokumentation från leverantören lagras i kommunens dokumentlagringssystem på följande plats: 11 Referensdokument * Exempelvis riskanalys, informationsplan m.m.
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-06-26 KS.2019.87 Kommunstyrelseförvaltningen Sarah Heltborg Kommunstyrelsen Utökning av ram för investeringsprojekt Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Investering Ramdalsskolan sanering etapp 3 tilldelas ytterligare investeringsmedel om 87 tkr. Finansiering sker ur tidigare etapp Ramdalsskolan, sanering 1,2a,2b. 2. Investering Breviks moduler tilldelas ytterligare investeringsmedel om 58 tkr. Finansiering sker ur projekt Kombiugn Rational 2 st. 1.Sammanfattning Under 2018 har kommunchef infört uppföljning av investeringsprojekt för Kommunstyrelseförvaltning Ekonomi/Fastighet och Mark och exploatering samt Miljö och samhällsbyggnadsförvaltning. Syftet med dessa investeringsuppföljningar är att förbättra uppföljningar och kontroll av de större investeringarna samt ge möjlighet till Kommunstyrelsen och i förekommande fall Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att fatta beslut om tilldelning av ytterligare medel till enskilt investeringsprojekt om detta prognostiseras kosta mer än budgeterat. Att ett överskridande av en enskild investering prognostiseras är inte ovanligt, särskilt inte avseende fastighetsinvesteringar. Vid genomförande av investeringar kan oförutsedda händelser uppkomma som leder till fördyringar av projektet. Hanteringen av ett prognostiserat överskridande ska dock följa de budgetregler som fastställts för innevarande budget. Ramdalsskolan sanering etapp 3 Kommunstyrelsen informerades i sambandband med ärende KS.2018.96 vid kommunstyrelsens sammanträde i mars om att kommunstyrelseförvaltningen befarade ett överskridande i etapp 3. Etapp 3 visade sig ha annorlunda konstruktionslösningar i väggar i jämförelse med tidigare etapper, vilket givit ökade kostnader i projektet. Etapp 3 är nu slutfört och etappens överskridande medför att budgeten överskrids med 87 tkr Kommunstyrelsen föreslås besluta att överflytta budgeterade medel om 87 tkr från investering Ramdalsskolan, sanering 1,2a,2b. till investering Ramdalsskolan sanering etapp 3. Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-06-26 KS.2019.87 Breviksskolan moduler Projektet Brevikskolan moduler avslutades i slutet av 2018. Dessvärre har en slutfaktura för inkoppling av vatten och avlopp inkommit efter årsskiftet vilket resulterar i ett överskridande på 58 tkr. Kommunstyrelsen föreslås besluta att överflytta budgeterade medel om 58 tkr från investering Kombiugn Rational 2 st. till investering Breviks moduler då denna investering prognostiseras nå ett överskott. Investering Budget 2019 Överskridande Ramdalsskolan sanering etapp 3 1 700 tkr 87 tkr Breviks moduler - 58 tkr Investering Ramdalsskolan, sanering 1,2a,2b. Kombiugn Rational 2 st Överskott 258 tkr 276 tkr Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-06-26 Johan Persson Kommunchef Sarah Heltborg Fastighetsekonom Beslut till: CON (FÅ) Fastighetsekonom (FK) Ekonomichef (FK)
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-06-26 KS.2018.142 Kommunstyrelseförvaltningen Sarah Heltborg Kommunstyrelsen Solceller på Ramdalsanläggningen Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Godkänna investeringen i solceller och laddare på Ramdalsanläggningen trots avsaknad om beslut för solcellsbidrag från energimyndigheten. 2. Godkänna utökningen av investeringsbelopp på 279 tkr (tänkt bidragsbelopp) samt att finansiering sker ur KS investeringsreserv 3. Som attestant för projektet utses Fastighetsekonom. 1. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade vid kommunstyrelsens sammanträde 2018-09-05 137 om investering enligt erhåller offert från Oxelö energi i solceller och laddare på Ramdalsanläggningen till en investering på högst 576 tkr, förutsatt att ett bidrag på 279 tkr erhålls från energimyndigheten. Finansieringen om 576 tkr beslutades ske ur KS investeringsreserv. Då det vart stort tryck på ansökningar om solcellsbidrag så har tilldelning av medel från energimyndigheten inte skett ännu. Vi har avancerat från plats 700 till plats 65 i kön för bidrag. När nästa tilldelning sker kan inte energimyndigheten svara på. De kan i nuläget inte svara för om mer medel kommer att delas ut. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att kommunstyrelsen ger startbesked trots att bidrag inte beviljats ännu. Finansiering för det tänkta bidragsbeloppet om 279 tkr sker via investeringsreserven. Får vi bidrag så kommer dessa medel återföras till investeringsreserven. Beslutsunderlag Protokoll 2018-09-05 Ks 137 Offert 180803 Solceller.doc Solceller Placering.pdf Tjänsteskrivelse Ks Solceller på Ramdalsanläggningen Johan Persson Kommunchef Sarah Heltborg Fastighetsekonom Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-06-26 KS.2018.142 Beslut till: Fastighetsekonom (FÅ) Oxelöenergi (FÅ) CON (FK)
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2018-09-05 Ks 137 Dnr KS.2018.142 Solceller på Ramdalsanläggningen Kommunstyrelsens beslut 1. Godkänna investering i solceller och laddare på ramdalsanläggningen till en investering på högst 576 tkr, förutsatt att ett bidrag på 279 tkr erhålls från energimyndigheten. 2. Investeringen på 576 tkr finansieras ur KS investeringsreserv. 3. Som attestant för projektet utses Fastighetsekonom Sammanfattning Ett långsiktigt arbete för att bli energisnålare och sänka våra kostnader är viktigt inför framtiden. En energikälla som kan komma att bli viktig i samhället, för miljön och även för kommunens fastigheter är solceller. Ett led/test i att minska våra kostnader och vara i framkant kring energiutveckling och miljötänkande är att göra en energiinstallation av solceller på Ramdalsanläggningen. Anledningen till att förslaget avser Ramdalsanläggningen är att det är den anläggning som förbrukar mesta el bland kommunens fastigheter vilket gör att här finns störst besparingspotential. Oxelösund är den kommun i Södermanland som har minst installerad solcellskapacitet per invånare och kommun i Södermanland och Oxelösund ligger på plats 190 i riket. Kommunen har erhållit en offert från Oxelö Energi (Bilaga 1) på en solcellsanläggning. En investering (inkl. installationskostnad) enligt denna offert i solceller och laddare blir 576 tkr inklusive ett bidrag från energimyndigheten på 279 tkr. Detta sparar kostnader för el på ca 70 tkr per år, investeringen är återbetald på ca 11 år vid en elprishöjning på 3 %. Utsikterna att erhålla bidraget från energimyndigheten är mycket goda. Till detta kommer kapitalkostnader på 36 tkr första året efter att investeringen är genomförd. Kustbostäder ansvarar för drift och underhåll av solcellsanläggningen. Drift och underhållskostnader är uppskattade till 5 tkr/år utifrån Kustbostäders egna anläggningar. Dessutom är anläggningen flyttbar om kommunen i framtiden skulle bestämma sig för att vilja flytta anläggningen till en annan fastighet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ks Offert 180803 Solceller.doc Solceller Placering.pdf Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2018-09-05 Dagens sammanträde Förslag 1. Björn Johansson (MP), Patrik Renfors (V) samt Britta Bergström (S) yrkar bifall till framskrivet förslag. 2. Dag Bergentoft (M), med stöd av Klas Lundbergh (L), yrkar på återremiss för komplettering av beslutsunderlaget. Beslutsgång 1. Ordförande ställer frågan om ärendet ska återremitteras eller avgöras på dagens sammanträde. Ordförande finner att ärendet ska avgöras i dag. 2. Ordförande ställer frågan om framskrivet förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar som framskrivet. Reservation Dag Bergentoft (M) samt Klas Lundberh (L) reserverar sig mot beslutet enligt nedan. "Vi är positiva till initiativet att bygga solcellsanläggningen vid Ramdalen. Dock är det viktigt vid beslut att alla underlag finns med. Investeringskalkylen saknades liksom en skriftligt dokument om avskrivningstid. Vi begärde därför en återremiss för att alla ledamöter skulle få fullständigt underlag. Ärendet var heller inte brådskande då beslutet förutsätter ett bidrag från energimyndigheten om 279 tkr. Föredragande informerade om att bidragen var slut för 2018 varför ärendet kunde ha beslutats vid nästa sammanträde. En fråga som inte ställdes men borde ha gjorts: Effekt på 64 KWp låter mycket för att ge energi när toppen är sommartid till en skolbyggnad samt ett antal elstolpar. Att inte i kalkylen beräkna överskott och försäljning låter märkligt. Men vi tar för givet att expertis räknat noggrant i kalkylen och därför ser vi fram emot att ta del av den totala kalkylen. Vi förordar ordning och reda vid beslut i kommunstyrelsen." Dag Bergentoft (M) Klas Lundbergh (L)" Beslut till: Ekonomichef (FÅ) Utdragsbestyrkande
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2018-08-17 KS.2018.142 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson 0155-382 24 Kommunstyrelsen Solceller på Ramdalsanläggningen 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Godkänna investering i solceller och laddare på ramdalsanläggningen till en investering på högst 576 tkr, förutsatt att ett bidrag på 279 tkr erhålls från energimyndigheten. 2. Investeringen på 576 tkr finansieras ur KS investeringsreserv. 3. Som attestant för projektet utses Fastighetsekonom 2. Sammanfattning Ett långsiktigt arbete för att bli energisnålare och sänka våra kostnader är viktigt inför framtiden. En energikälla som kan komma att bli viktig i samhället, för miljön och även för kommunens fastigheter är solceller. Ett led/test i att minska våra kostnader och vara i framkant kring energiutveckling och miljötänkande är att göra en energiinstallation av solceller på Ramdalsanläggningen. Anledningen till att förslaget avser Ramdalsanläggningen är att det är den anläggning som förbrukar mesta el bland kommunens fastigheter vilket gör att här finns störst besparingspotential. Oxelösund är den kommun i Södermanland som har minst installerad solcellskapacitet per invånare och kommun i Södermanland och Oxelösund ligger på plats 190 i riket. Kommunen har erhållit en offert från Oxelö Energi (Bilaga 1) på en solcellsanläggning. En investering (inkl. installationskostnad) enligt denna offert i solceller och laddare blir 576 tkr inklusive ett bidrag från energimyndigheten på 279 tkr. Detta sparar kostnader för el på ca 70 tkr per år, investeringen är återbetald på ca 11 år vid en elprishöjning på 3 %. Utsikterna att erhålla bidraget från energimyndigheten är mycket goda. Till detta kommer kapitalkostnader på 36 tkr första året efter att investeringen är genomförd. Kustbostäder ansvarar för drift och underhåll av solcellsanläggningen. Drift och underhållskostnader är uppskattade till 5 tkr/år utifrån Kustbostäders egna anläggningar. Dessutom är anläggningen flyttbar om kommunen i framtiden skulle bestämma sig för att vilja flytta anläggningen till en annan fastighet. Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2018-08-17 KS.2018.142 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-08-17 Offert från Oxelö Energi AB (Bilaga 1) Placering solceller (Bilaga 2) Johan Persson Kommunchef Magnus Petersson Ekonomichef Beslut till: Fastighetsekonom (FÅ) Kustbostäder (FÅ)
1 (1) Datum 2018-08-03 OXB1 00 v 1.0 2006-11-14 Per Koman Alm Offert solceller Ramdalens sporthall Oxelö Energi AB offererar härmed installation av solceller på sporthallstaket. Fakta enligt nedan: Solceller: Placering tak sporthall se dok. Investering 740 tkr (exklusive moms) Investering med bidrag 518 tkr Effekt 64 kwp Solcellsyta 468 kvm Produktion 57 600 kwh/år Återbetalning 11 år med bidrag 8 år.se dok Investeringskalkyl. 2 st laddare: Placering se dok. 4 st ladduttag Kapacitet 32 Ampere Investering utan bidrag 115 tkr Investering med bidrag 57,5 tkr upp till 50% (går att söka klimatklivet) Leveranstid: Efter överenskommelse Betalningsvillkor: 30 dagar netto efter färdig installation Med vänlig hälsning Per Koman Alm Oxelö Energi AB Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelö Energi AB Sjögatan 28 0155-380 00 (vx) www.oxeloenergi.se 556070-9429 613 81 Oxelösund 0155-325 75 (fax) kundcenter@oxelosund.se
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2019-09-04 (10) Dnr KS.2019.7 Balanslista Dagens sammanträde Balanslistan gås igenom och läggs till handlingarna. Utdragsbestyrkande
Beskrivning ÄrendeNr Uppdrag Uppdrag klart Framtidens förskola och skola KS.2012.133 Informera om aktuellt läge Löpande Översyn av samarbetsavtalet för Oxelösund och Nyköpings gemensamma löneadministration KS.2016.86 Ks 124 2016-09-07 Uppdra till kommunchefen att göra en översyn av samarbetsavtalet för Oxelösund och Nyköpings gemensamma löneadministration. Dec 2019 Samordning av grund-och dricksvattenfrågor i Nyköpings- och Oxelösunds kommuner KS.2017.90 Ks 100 Kommunchefen ges i uppdrag att återrapportera resultatet av arbetsgruppensarbete minst en gång per halvår. 29 Maj 2019 Utvecklingsåtgärder i småbåtshamnarna och gästhamnen Ks.2015.116 Ks 204 2017-11-29 Kommunchefen ges i uppdrag att genomföra de förslag till utvecklingsåtgärder enligt de ställningstaganden som förs fram i utredningens slutsatser November 2019 Utredning om organisation med kommunstyrelse och utskott KS.2018.44 Kf 8 2018-02-14 6. Ge kommunstyrelsen i uppdrag att närmare utreda en organisation med kommunstyrelse och utskott för att klargöra ansvar och ekonomi. Utredningen ska vara klar i juni 2019 med ett förslag till beslut. September 2019 Förvaltarprocessen KS.2018.101 Ks 112 2018-05-30 1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom utredningens förslag daterad 2018-05-16 om framtagande av målsättning för kommunens förvaltning av verksamhetsfastigheter och inrättande av fastighetsorganisation underställd kommunchef. 2. Kommunchefen ges i uppdrag att utarbeta förslag till målsättning för kommunens förvaltning av sina verksamhetsfastigheter och återkomma med förslag till Mål och budgetberedning och Kommunstyrelse inom ramen för budget 2019 21 3. Kommunchefen ges i uppdrag att genomföra konsekvensbeskrivning av införande av fastighetsorganisation enligt utredningsförslaget bestående av förvaltare, driftcontroller och projektledare. Konsekvensbeskrivning ska rymma förslag till finansiering av utökad orga- September 2019 29 sep
nisation och effekt för Kustbostäder i Oxelösund AB. 4. Kommunchefen ges i uppdrag att säkerställa att redovisningsprincip K3 används som standard för kostnadsredovisning av samtliga som är verksamma i förvaltning av kommunens verksamhetsfastigheter 5. Kommunchefen ges i uppdrag att ta fram förslag till genomförande av och finansiering av statusbesiktningar/förädlingsrapporter för kommunens verksamhetsfastigheter 6. Kommunchefen ges i uppdrag att återkomma till Kommunstyrelsen med förslag om genomförande och finansiering av reinvesteringsprojekt i kommunens verksamhetsfastigheter baserade på statusbesiktning/förädlingsrapport för kommunens verksamhetsfastigheter Revidering av näringslivsprogram för Oxelösunds kommun 2019 KS.2019.29 KS 2019-03-06 41 1. Kommunchefen ges i uppdrag att presentera förslag till reviderat näringslinsprogram för Oxelösunds kommun Oktober 2019 Ansökan om ökade anslag för utbildningsnämnden 2019 Förstudie LSS KS.2018.167 KS 2019-05-29 92 1. Kommunchefen uppdras att utvärdera köp av tjänst för näringslivsansvarig från Onyx näringslivsbolag KS.2019.18 KS 2019-03-06 43 Kommunchefen får i uppdrag att genomföra en utredning kring finansieringsansvar för de kostnader som uppstår där nämnd själv inte kan påverka orsak till brukarens ökade behov med inriktning på central finansiering eller fortsatt finansieringsansvar hos verksamhetsnämnd. Oktober 2019 Oktober 2019 1.Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att till Kommunstyrelsens sammanträde i oktober jämföra alternativen. Byggnationslösning av ny gruppbostad för LSS genom ombyggnation av Kustbostäders lokaler vid Sjögatan 30 med de nya för-
utsättningarna. Annan extern fastighetsägare bygger ny gruppbostad för LSS. Kommunen bygger i egen regi ny gruppbostad för LSS. Ev. annat övrigt alternativ. Investering stenviks förskola KS.2019.56 KS 2019-04-24 66 September Kommunchef ges i uppdrag att till majsammanträdet återkomma med förslag till fortsatt utbyggnad av Stenviks förskola i en andra etapp. Avtal med kommunala bolagen KS.2019.58 KS.2019-04-24 67 Ny punkt tillförs balanslistan med uppdrag till kommunchefen att utveckla avtal för de uppdrag som Kustbostäder AB fullgör avseende drift och förvaltning av verksamhetsfastigheter och underhåll och skötsel av gata/park på med återrapporteringstidpunkt december 2019. Avräkning Barn- och elevpeng 2019 KS.2019.28 KS.2019-04-24 84 December 2019 September Att ge kommunchefen i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen om hur de 38 elever som idag omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret och går på Campus skall hanteras. Kommunstyrelsens balanslista reviderad 2019-07-03
Balanslista gällande motioner och medborgarförslag och e-förslag Beskrivning Ärende nr Registrerat Status Motion om utred ägarstyrningen i Oxelösunds kommuns bolag KS.2019.53 2019-04-03 Inte berett av KSF Medborgarförslag om avgiftsfri tillgång till kommunens badanläggning r Ramdalen för personer som fyllt 70 år Medborgarförslag att förse kommunens byggnader med Solcellspaneler Motion om att utreda möjligheten att installera solceller på kommunala byggnader Motion om utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden med mera. KS.2018.198 2018-11-06 Inte berett av KSF 4 September KS.2018.202 2018-11-14 Inte berett av KSF Maj KS.2019.83 2019-05-15 Inte berett av KSF KS.2019.85 2019-06-12 Inte berett av KSF 4 September Motion om utredning angående oppositionsrådsfunktionen KS.2018.166 2018-09-25 Inte berett av KSF Reviderad 2019-07-03 4 September
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (3) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2019-09-04 (11) Dnr KS.2019.3 Redovisning av delegationsbeslut Kommunstyrelsens beslut Godkänner redovisningen. Sammanfattning Kommunstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av kommunstyrelsen antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det kommunstyrelsen fritt att återkalla lämnad delegation. Redovisning av delegationsbeslut Kommunstyrelsen 2019-09-04 Beslutsfattare Beslutsdatu m Punkt i del. Ordn Beslutets innehåll i korthet Beslutet hittas Maria Malmberg 2019-05-16 B.1 Avtal förmedlingsuppdrag, försäljning av fastighet Västra Femöre 1 Utdragsbestyrkande Castor Johan Persson 2019-05-23 C.13 Attestantförteckning Castor Mikael Wallström 2019-04-02 D.3 Tv- anst, rektor Stenvik Personalakt Mikael Wallström 2019-04-30 D.3 Tv-anst, biträdande utbildningschef Personakt Johan Persson 2019-05-24 C.13 Attestantförteckning Ekonomi Johan Persson 2019-05-29 A.2 Fullmakt för advokat, tvist om jordbruksarrende Johan Persson Catharina Fredriksson Henny Larsson 2019-05-01-2019-05-31 Sara Littorin/Malin 2019-05-01- Linden 2019-07-31 2019-05-24 A.1 Avtal om markanvisning, projekt Sjögatan Castor Castor D.3 Nyanställda i maj månad 2019 Castor B.12 BAB bifall/preliminärt bifall/delvis bifall/avslag Castor/BAB Johan Persson 2019-06-03 A.2 Fullmakt Castor Johan Persson 2019-05-24 C.1 Investering i skyltar vid E4 Ekonomi Johan Persson 2019-05-29 KS 2019, 5 Taxa för sotning och brandskyddskontroll 2019 Castor KS.2018.28
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2019-09-04 Johan Persson Catharina Fredriksson 2019-06-10 A.1 Avtal om skötsel Vivesta havsbad Castor Maria Malmberg 2019-05-29 B.11 Nya arrendatorer Lövskär 139 Castor Richard Andersson 2019-06-12 F.3 Tilldelning Myndighetsbesiktning Castor Maria Malmberg 2019-06-07 B.4 Försäljning av Västra Femöre 1 Castor Johan Persson Catharina Fredriksson 2019-06-11 Markupplåtelseavtal för valedning och el-ledning, Oxelö 7:50 Castor Kjell Andersson 2019-05-27 B.8 Markupplåtelseavtal för elektrisk starkströmsanläggning, Ullevi 2:5 Johan Persson Catharina Fredriksson 2019-06-12 A.1 Avtalsservitut för elledningar mellan Oxelö 7:68, 7:71 m.fl. Catharina Fredriksson 2019-06-20 A.6 Yttrande från kommunstyrelsen i Oxelösunds kommun gällande föreskriven kraftledning med tillhörande ledningsgata Hanna Sundqvist 2019-06-19 D.3 Visstid vik, omsorgsassistent, heltid, MMK Castor Castor Castor Personakt Magnus Petersson 2019-07-05 D5 Förordnande tf. ekonomichef : V29-V32 Johan Persson 2019-07-05 Samverkan och medfinansiering kring Visor vid vattnet 2019 Johan Persson 2019-07-08 Samverkan och medfinansiering kring Tillväxtdagen 2019 Utdragsbestyrkande Personakt Castor Castor Johan Persson 2019-07-15 A.1 Rättegångsfullmakt Marginalen Castor Pia Adler 2019-08-01 D.3 Tv-avtal, socialsekreterare, UY, barn och unga Susanne Sjögren 2019-07-24 D.3 Tv-avtal, socialsekreterare, IF, heltid, vuxenenheten Personakt Personakt Johan Persson 2019-07-29 C.13 Attestantförteckning Personakt Johan Persson 2019-07-29 A.1 Rättegångsfullmakt Marginalen Castor Richard Andersson 2019-08-02 F.4 Avtal Myndighetsbesiktningar Avtalsdatab as Maria Malmberg 2019-07-11 B.11 Ny arrendator Furön 93 Castor Maria Malmberg 2019-07-01 B.11 Ny arrendator V Femöre 24 Castor Henny Larsson 2019-06-01 D.3 Nyanställda i juni månad Castor 2019-06-30 Henny Larsson 2019-07-01 D.3 Nyanställda i juli månad Castor
Sammanträdesprotokoll Blad 3 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2019-09-04 2019-07-31 Mikael Wallström 2019-08-21 C.13 Attestantförteckning Personakt Chatarina Fredriksson 2019-08-13 D.16 Medgivande för ledamot i Vårdoch omsorgsnämnden att resa utanför Sverige i tjänsten Chatarina Fredriksson 2019-08-13 D.16 Medgivande för kommunchef att resa utanför Sverige i tjänsten AU 2019-08-26 D.17 Medgivande för kommunstyrelsens ordförande att resa utanför Sverige i tjänsten Castor Castor Castor protokoll Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 2019-09-04 (12) Dnr KS.2019.6 Delgivningar Kommunstyrelsens beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Delgivningar Protokoll 2019-04-09 gemensam växelnämnd Utdragsbestyrkande
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2019-08-22 KS.2019.105 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Mål och budget 2020-2022 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Bevilja anstånd för överlämnade av budget 2020 2022 till kommunfullmäktiges sammanträde i oktober 2. Sammanfattning Enligt Oxelösunds kommuns budgetregler ska kommunfullmäktige besluta om budgeten för kommande år på kommunfullmäktiges sammanträde i september. Då resursfördelningen gällande barn- och elevpeng inte hunnit färdigställas har budgetarbetet blivit fördröjt och en budget kommer inte kunna presenterats till kommunfullmäktiges sammanträde i september. Kommunstyrelsen begär därför anstånd för budget 2020 2022 till kommunfullmäktiges sammanträde i oktober. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS Begäran om anstånd att överlämna budgeten till kommunfullmäktige Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: Kommunstyrelsen (FÅ) Budgetberedningen (FK) Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-08 KS.2019.89 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Sammanträdesdagar 2020 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut för egen del Följande sammanträdesdagar 2020 för kommunstyrelsen fastställs: 29 januari, 4 mars, 22 april, 27 maj, 2 september, 23 september, 21 oktober 25 november. Kommunstyrelsens sammanträden inleds med informationsärenden under förmiddagen och efterföljs av behandling av beslutsärenden på eftermiddagen de aktuella sammanträdesdagarna. 15 april KS strategidag, 7 oktober KS informationsdag. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Följande sammanträdesdagar 2020 för kommunfullmäktige fastställs: 12 februari, 1 april, 13 maj, 10 juni, 16 september, 14 oktober, 11 november, 9 december. 2. Sammanfattning Kommunstyrelseförvaltningen har utarbetat ett förslag till sammanträdesdagar 2020. Förslaget är anpassat till mål- och budgetprocessen samt ekonomiska uppföljningar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS Sammanträdesdagar 2020 Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: Kansliet (FÅ) Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-08 KS.2019.89
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-18 KS.2019.25 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson 0155-38515 Kommunstyrelsen Utredning av en politisk organisation med kommunstyrelse och utskott 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Utredningen godkänns. 2. Ärendet tas upp på kommunfullmäktige på kommande sammanträde för ställningstagande kring omorganisation eller ej. 3. Sammanfattning November 2016 tillsattes en fullmäktigeberedning med direktivet att ta fram ett förslag till ny politisk organisation. Beredningen valde att gå fram med två förslag till beslut i kommunfullmäktige. Alternativ A att behålla nuvarande organisation och alternativ B att avskaffa facknämnderna och ha enbart en kommunstyrelse med utskott eller beredningar. Beredningens rapport finns med som bilaga 1. Kommunfullmäktige beslutade 2018-02-14, 8 att behålla nuvarande organisation och gav samtidigt kommunstyrelsen i uppdrag att utreda alternativ B vidare. Det föreligger en utredning med förslag till ny politisk organisation utifrån fullmäktiges beslut i februari 2018 samt vägledningsdebatt i februari 2019. Kommunstyrelsen gavs vid sitt majsammanträde en information om utredning med förslag till ny politisk organisation och utredningen med tillhörande underlag har efter Kommunstyrelsens majsammanträde sänts till respektive parti i Kommunfullmäktige inför kommande behandling och beredning av ärendet. Syftet med den nya organisationen är att rusta för de samhällsutmaningar som redan idag påverkar kommunen och som vi vet kommer att bli en allt större fråga i den politiska debatten. De kommande åren kommer att kräva stora förändringar i kommunens verksamheter och en rad tuffa beslut kommer behöva fattas. Prioriteringar inom och mellan kommunens verksamheter kommer att behövas göras såväl avseende ekonomi för som omfattning av olika kommunens verksamheter. Befolkningens sammansättning gör att vi de kommande åren kommer att ha fler barn, ungdomar och äldre i kommunens verksamheter samtidigt som de ekonomiska förutsättningarna för kommunen bedöms bli kärvare. För att hantera detta krävs en organisation som möjliggör helhetssyn och fokuserar på framtid och utveckling. Som ny organisation föreslås en nämndstruktur med endast kommunstyrelse och två myndighetsnämnder. En för bygg- och miljöärenden och en för sociala ärenden. Fem stycken utskott med beslutsmandat inom respektive område samt två beredningar till kommunfullmäktige med strategisk inriktning. För beredning av frågor till Kommunstyrelsen förslås utskott tillsättas med en annan Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-18 KS.2019.25 ansvarsfördelning än den som råder i de nuvarande nämnderna. Syftet med den ändrade ansvarsfördelningen är att nå större helhetssyn i frågor som idag ansvarsmässigt är delta mellan olika nämnder. En analys har gjorts av vilka arvodeskostnader som den föreslagna politiska organisationen skulle innebära jämfört med de arvodeskostnader som finns för dagens politiska organisation. Vid analysen konstateras att arvodeskostnaderna i stort blir detsamma. Uppskattningarna av arvodeskostnaderna har då baserats på att Kommunstyrelsen har sammanträde var tredje vecka med heldagssammanträde samt att Kommunstyrelsen utskott har en mötesfrekvens som motsvarar det antal sammanträden som nämnderna har i nuvarande politisk organisation. Det finns en osäkerhet i kostnadsuppskattningen som baserar sig på osäkerhet kring antalet sammanträden för de föreslagna utskott och myndighetsnämnderna samt arvodering av presidierna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Presentation Alternativ politisk organisation Utredning alternativ politisk organisation Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kanslichef Beslut till: Kommunfullmäktiges gruppledare Nämndernas presidier
Utredning av en politisk organisation med kommunstyrelse och utskott
Utredning 2 (12) Datum 2019-02-07 Innehåll Sammanfattning... 3 Disposition... 3 Bakgrund... 3 Kommunfullmäktiges vägledningsdebatt... 3 Utblick... 4 Demografi och högre krav på service och tillgänglighet... 4 Tillitsreformen... 4 Kommunallagen... 5 Omorganisationer... 5 Alternativa organisationer... 6 Gnosjö 6 Finspång... 7 Gnesta 7 Demokrati... 8 Ansvar och tydlighet... 8 Ekonomi och effektivitet... 9 Förslag... 9 Kommunfullmäktige... 10 Kommunstyrelsen... 10 Bygg och miljönämnd... 11 Social myndighetsnämnd... 11 Mål- och budget... 11 Bilaga 1: Beredningens rapport - förslag till ny politisk organisation Bilaga 2: Dokumentation från Kommunfullmäktiges vägledningsdebatt
Utredning 3 (12) Datum 2019-02-07 Sammanfattning Syftet med den nya organisationen är att rusta för de samhällsutmaningar som redan idag påverkar kommunen och som vi vet kommer att bli en allt större fråga i den politiska debatten. De kommande åren kommer att kräva stora förändringar i kommunens verksamheter och en rad tuffa beslut kommer behöva fattas. För att hantera det krävs en organisation som möjliggör helhetssyn och fokuserar på framtid och utveckling. Som ny organisation föreslås en nämndstruktur med endast kommunstyrelse och två myndighetsnämnder. En för bygg- och miljöärenden och en för sociala ärenden. Fem stycken utskott med beslutsmandat inom respektive område samt två beredningar till kommunfullmäktige med strategisk inriktning. Disposition Avsnitten i utredningen bygger på de medskick som kommunfullmäktiges vägledningsdebatt gett. Utöver det finns bakgrund och ett avsnitt där vi tittar på omvärldsfaktorer som påverkar det politiska arbetet i Oxelösund. Slutligen presenteras ett förslag till ny politisk organisation. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 11 maj 2016 (KF 49) att bifalla motionen om att optimera den politiska nämndorganisationen. Motionens huvudsakliga utgångspunkt var att utreda organisationsformen för att hitta positiva effekter ur ett barn- och ungdomsperspektiv och att även belysa andra delar som kan optimeras som mellan utbildning och arbetsmarknadsinsatserna. Fullmäktige valde att ge ett bredare uppdrag där hela den politiska nämndorganisationen ska ses över. De delar som motionen tar upp inkluderas också i det bredare uppdraget. November 2016 tillsattes en fullmäktigeberedning med direktivet att ta fram ett förslag till ny politisk organisation. Beredningen valde att gå fram med två förslag till beslut i kommunfullmäktige. Alternativ A att behålla nuvarande organisation och alternativ B att avskaffa facknämnderna och ha enbart en kommunstyrelse med utskott eller beredningar. Beredningens rapport finns med som bilaga 1. Kommunfullmäktige beslutade 2018-02-14, 8 att behålla nuvarande organisation och gav samtidigt kommunstyrelsen i uppdrag att utreda alternativ B vidare. Kommunfullmäktiges vägledningsdebatt Med anledning av utredningsuppdraget så var ämnet på kommunfullmäktiges vägledningsdebatt 13 februari 2019 alternativ politisk organisation. Fullständig dokumentation från debatten finns med som bilaga 2. Ledamöterna diskuterade hur kommunfullmäktiges roll kan stärkas som uppdragsgivare och ansvarsprövare. Delaktighet, två talarstolar och öppenhet var saker som lyftes. I övrigt handlade inläggen mycket om de enskilda ledamöternas ansvar och engagemang.
Utredning 4 (12) Datum 2019-02-07 Den andra frågan handlade om hur vi kan stärka helhetssynen på verksamhet och ekonomi. Här låg tonvikten på utbildning, kunskap, information och uppföljning. Några få lyfte alternativ organisation och nämndövergripande arbete som ett sätt att stärka helhetssynen. Sista frågan var: Vad tycker du är viktigt att utredningen belyser? Här följer en sammanfattning av de 62 olika medskicken som lämnades till utredningen. Utreda olika alternativa organisationer o o Demokrati o o o o o Fördelar och nackdelar Vilka utskott och beredningar kan bli aktuella Representation och insyn från små partier Motverka maktkoncentration och toppstyrning Demokratiska konsekvenser av en omorganisering Möjlighet till inskolning och återväxt i partierna Invånarnas påverkansmöjligheter Ansvar och tydlighet o o o o o Hur ska internkontrollen fungera Tydlig ekonomisk delegering Beslutsvägar Myndighetsbeslut Hur beslutande är beredningar och utskott? Ekonomi och effektivitet Utblick Demografi och högre krav på service och tillgänglighet Fler äldre och barn och färre i arbetsför ålder leder till ett ökat tryck på kommunens verksamheter samtidigt som skatteunderlaget minskar. Krav på kommunens tillgänglighet och service ökar också både med nya lagkrav och ökade förväntningar från medborgare och brukare. Tillitsreformen Regeringen genomför en tillitsreform som syftar till att utveckla formerna för den statliga styrningen genom att balansera behovet av kontroll med förtroende för medarbetarnas verksamhetsnära kunskap och erfarenhet. Reformen är ett led i regeringens arbete för att skapa mer effektiva offentliga verksamheter samt större nytta för medborgarna. I Tillitsdelegationens huvudbetänkande har de identifierat en rad problem som skapar hinder för att mötet mellan medarbetaren och medborgaren ska bli så bra som möjligt:
Utredning 5 (12) Datum 2019-02-07 Bristande medborgarfokus. Frånvaro av helhetsperspektiv. Detaljstyrning och administrativa tidstjuvar. Frånvarande ledarskap och bristande stöd till medarbetarna. Bristande kompetensförsörjning och kunskapsutveckling. Bristande öppenhet. En grundläggande utgångspunkt är att ett mycket starkare inslag av tillitsbaserad styrning och ledning kan utgöra en viktig dellösning på de olika problem och hinder som i dag begränsar medarbetarens handlingsutrymme och verksamheternas utveckling och därmed också kvaliteten på välfärdstjänsterna. Delegationen syftar både på kontroll från staten när det gäller tillsyn och statsbidrag och kommunernas egen styrning i form av mål, regler och kontroll. Kommunallagen Kommunallagen (2017:725) reglerar arbetet i kommunfullmäktige och nämnder. Grundtanken är att Kommunfullmäktige som är direktvalt av medborgarna beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. Styrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över nämndernas verksamhet. Fullmäktige ska besluta om nämndernas verksamhetsområden och inbördes förhållanden. Kommunfullmäktige ges stor frihet att utforma den egna politiska organisationen men det finns några undantag i andra lagar. Kommunen måste ha en valnämnd, revision och en överförmyndarnämnd eller överförmyndare. I viss speciallagstiftning finns också bestämmelser om att fullmäktige ska bestämma vilken nämnd som ska fullgöra en viss uppgift. De begränsningar som anges i övrigt är att en nämnd får inte bestämma om rättigheter eller skyldigheter för kommunen eller i ärenden där nämnden företräder kommunen som part. Till exempel så får inte en nämnd söka bygglov hos sig själv. En nämnd får heller inte utöva tillsyn över sådan verksamhet som nämnden själv bedriver. Till exempel kan inte samma nämnd utöva brandtillsyn och förvalta en fastighet. Kommunfullmäktige får utöver de nämnda begränsningarna i lag besluta om vilka nämnder som ska finnas, vilka uppgifter de ska göra, hur stora de ska vara och om det ska finnas utskott eller inte. Omorganisationer Det saknas en aktuell kartläggning av dagens politiska organisationer. I en studie från Sveriges kommuner och landsting (SKL) 2009 hade fler än trettio svenska kommuner en alternativ politisk organisation. Trenden sedan kommunsammanslagningen har varit färre förtroendeuppdrag och även högre uppdragskoncentration (dvs samma person sitter på flera stolar) hos de förtroendevalda. En avskaffning av facknämnderna kan enligt SKL ses som en naturlig fortsättning på utvecklingen.
Utredning 6 (12) Datum 2019-02-07 Alternativa organisationer Gnosjö Kommunfullmäktige i Gnosjö kommun beslutade att införa en ny politisk organisation från och med januari 2011. Den nya organisationen har utvärderats 2014. I utvärderingen som genomfördes genom en enkät till samtliga förtroendevalda samt intervjuer av presidiemedlemmar och förvaltningschefer. I utvärderingen framkom att det fanns ett missnöje med beredningarnas sammansättning, hanteringen av individärenden, personalfrågor och kultur- och fritidsfrågor. Vidare sågs en vitalisering av kommunfullmäktige med fler motioner, mer debatt och fler åhörare.
Utredning 7 (12) Datum 2019-02-07 Finspång Finspång införde en ny politisk organisation 2009. Syftet med omorganisationen var att stärka kommunfullmäktige som den viktigaste politiska arenan. De har inrättat beredningar under kommunfullmäktige samtidigt som facknämnderna avskaffats. Kommunstyrelseledamöterna får inte ta plats i beredningarna och kommunfullmäktiges ordförande har insynsplats. En politisk skapades med representanter från majoriteten. De två myndighetsnämnderna har endast 3+2 ledamöter. Gnesta 2013 tillsattes en fullmäktigeberedning i Gnesta för att se över den politiska organisationen. Beredningen tittade på olika alternativ och utredde bland annat en organisation med endast kommunstyrelse och utskott. Beredningens förslag som sedan blev kommunfullmäktiges beslut bestod i en förändring i nämndsorganisationen från fem till fyra nämnder. De nämnder som finns är: Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnd Vuxen- och omsorgsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Beredningen ansåg att alternativet med en nämndlös organisation var intressant men att den stora förändring det skulle innebära kunde orsaka problem i en övergångsfas. Fortsatt diskussion i frågan uppmuntrades av beredningen.
Utredning 8 (12) Datum 2019-02-07 Demokrati Det är svårt att urskilja vilka demokratiska effekter en alternativ politisk organisation har. Troligtvis så har kommunens storlek större betydelse för det demokratiska arbetet än antalet nämnder. Jämförelsen mellan kommuner med alternativ politisk organisation och traditionellt organiserade kommuner försvåras av att de flesta kommuner med alternativ organisation är mindre kommuner. SKL har gjort en analys utifrån en enkät riktad till fullmäktigeledamöter 2007-2008 och kommit fram till följande skillnader: Kommunstyrelseledamöter tycker sig ha något större inflytande i reformkommuner men skillnaden är inte stor. När övriga fullmäktigeledamöter bedömer styrelsens inflytande finns heller ingen skillnad mellan reformkommuner och andra på denna punkt. Fullmäktigeledamöter som saknar nämnduppdrag ägnar något mindre och Kommunstyrelseledamöter något mer tid åt möten än vad man gör i traditionella kommuner. Detta tyder på en relativt sett högre arbetsbörda för styrelsen. Även här är skillnaderna små. Fullmäktigeledamöter bedömer att ordförandena i de nämnder som finns kvar har lägre inflytande än vad kollegor i traditionella kommuner anser att deras nämndordförandehar. Detta är knappast förvånande eftersom det i de flesta fallen handlar om renodlade myndighetsnämnder. Fullmäktigeledamöterna i reformkommuner bedömer också att kommunchefen/direktören har större inflytande än vad man gör i traditionella kommuner. Ansvar och tydlighet I en utskottsorganisation har kommunstyrelsen att ha hand om all verksamhet förutom då myndighetsutövningen emot enskild. På detta sätt kommer kommunstyrelsen ha ett helhetsperspektiv på kommunen och kunna prioritera på ett annat sätt. En myndighetsnämnd måste finnas, kommunstyrelsen kan inte ansöka om bygglov av sig själv av förklarliga skäl. Då kommunstyrelsen får ett ansvar för hela verksamheten föreslås att inrätta mer eller mindre permanenta fullmäktigeberedningar för att arbeta med långsiktiga strategiska frågor. Utskotten som finns under kommunstyrelsen kommer att ha en del egna beslut att fatta och kommer att fungera som beredande organ åt kommunstyrelsen. Fullmäktige får tillsätta en eller flera permanenta eller tillfälliga beredningar för att bereda ärenden som ska fattas av kommunfullmäktige. Beredningen kan ansvara för att bereda ett ärende eller en grupp av ärenden. Kommunfullmäktige bestämmer arbetsformer och uppgifter för sina beredningar. När det gäller nämndutskott så får kommunfullmäktige besluta om det ska finnas eller ej. Om Fullmäktige inte beslutat om något utskott och inte heller bestämt att det inte ska finnas så får nämnden besluta om inrättandet av utskott. Nämndberedningar tillsätts av nämnderna själva och får till skillnad från utskotten inte besluta utan endast bereda ärenden.
Utredning 9 (12) Datum 2019-02-07 Vid en organisationsförändring är det viktigt att se över och följa reglementen, delegationsordningar samt direktiv för fullmäktigeberedningar. Samt att det finns en helhetsbild kring ansvarsfördelning, mandat och beredningsprocessen. Ekonomi och effektivitet När det gäller arvoden för förtroendevalda så är förslaget till ny politisk organisation i princip kostnadsneutralt. En viktig ekonomiska aspekt är dock de utmaningar vi ser med ökat tryck på kommunens verksamheter och minskat skatteunderlag. Det kommer bli nödvändigt med en förstärkt helhetssyn för att möjliggöra strategiska beslut om satsningar på, och nedrustning av olika verksamheterna. Idag ser vi tendenser till nämndspartier i den ekonomiska debatten i kommunen. Många av de frågor som lyftes på vägledningsdebatten handlar om ökad uppföljning, information och detaljkunskap genom mer utbildning i politiken. Det går i motsatt riktning mot tillitsreformen och den rådande trenden kring minskad detaljstyrning och tillitsbaserat ledarskap. Mer uppföljning och mer detaljer leder också till ökad administration och långsammare beslutsprocesser. Förslag Syftet med den nya organisationen är att rusta för de samhällsutmaningar som vi ser redan idag och som vi vet kommer att bli en allt större fråga i den politiska debatten. För att kunna möta behovet av förändring i kommunens verksamheter krävs en organisation som möjliggör helhetssyn och fokuserar på framtid och utveckling. Som ny organisation föreslås en nämndstruktur med endast kommunstyrelse och två myndighetsnämnder. En för bygg- och miljöärenden och en för sociala ärenden. Fem stycken utskott med beslutsmandat inom respektive område samt två beredningar till kommunfullmäktige med strategisk inriktning. De gemensamma nämnderna behålls samt givetvis de obligatoriska nämnderna.
Utredning 10 (12) Datum 2019-02-07 Kommunfullmäktige I kommunfullmäktige ska principiella ärenden beslutas. Den nya organisationens underlättar presidiets dialog med nämnderna för att identifiera de ärende som bör komma upp. Möjligheten till vägledningsdebatt i principiella ärenden behålls och den nya organisationen bör även underlätta dialog med kommunstyrelsen så att den möjligheten nyttjas bättre. Innovations- och digitaliseringsberedningen Beredningen har en parlamentarisk sammansättning med en ordförande från majoriteten. Beredningens uppgift är att framtids- och omvärldsspana för att hitta utvecklingsmöjligheter för kommunens verksamheter. Beredningen yttrar sig om mål- och budget. Demografi beredningen Beredningen har en parlamentarisk sammansättning med en ordförande från majoriteten. Beredningens uppgift är att arbeta med befolkningsprognos och scenarier för att förutspå konsekvenser för kommunens verksamheter. Beredningen yttrar sig om mål- och budget. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare. Kommunstyrelsen ansvarar för all verksamhet i kommunen utöver myndighetsutövning. Kommunstyrelsen blir huvudman i skolfrågor och har så långt lagen tillåter lämnat en långtgående delegation till utskotten. Utskotten Utskotten hanterar frågor inom respektive område och fattar beslut på delegation. Ansvarsfördelningen motsvarar dagens nämnder med några skillnader som
Utredning 11 (12) Datum 2019-02-07 beskrivs här. Vård- och omsorgsnämnden är uppdelad i två utskott äldreutskottet och stöd- och arbetsmarknadsutskottet som har motsvarande arbetsfördelning som äldreomsorgsförvaltningen och social- och omsorgsförvaltningen. Utöver vård- och omsorgsnämndens tidigare ansvarsområden ligger näringslivsfrågor och vuxenutbildning under stöd och arbetsmarknadsutskottet och bostadsanpassning under äldreutskottet. Samhällsbyggnadsutskottet ansvarar för fysisk planering och markägarfrågor. Utskotten har 5 ledamöter och 5 ersättare. Bygg och miljönämnd Hanterar myndighetsutövning inom miljö- och byggområdet. Nämnden har 3 ledamöter och 2 ersättare. Social myndighetsnämnd Hanterar ärenden som idag hanteras av vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott samt de individärenden som ska beslutas av nämnd. Nämnden har 3 ledamöter och 2 ersättare. Mål- och budget Mål och budgetarbetet sker i hela Kommunstyrelsen med deluppdrag i utskotten. Fullmäktigeberedningarna ansvarar för omvärldsanalysen och sätter tema för vägledningsdebatten.
Utredning 12 (12) Datum 2019-02-07 Källor Vem styr egentligen, SKL 2018 Med tillit växer handlingsutrymmet tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn, SOU 2018:47 Kommunallagen en kommentar, Patrik Kastberg 2017 Alternativa politiska organisationer, SKL 2009 Material från Gnosjö, Finspång och Gnesta kommuner.
Rapport Förslag till politisk organisation för Oxelösunds kommun
Rapport 2 (17) Datum 2018-01-24 Inledning Denna rapport är resultatet av fullmäktigeberedningens diskussioner och tankar som förts under lite över ett år (november 2017- januari 2018). Beredningens arbete har varit brett och många idéer och organisationsformer har diskuterats. Uppdraget som beredningen har haft har varit övergripande och förslagen till beslut som beredningen lägger fram ska ses som inriktningsbeslut. Efter att kommunfullmäktige tar ett beslut den 14 februari fortsätter arbetet med att ta fram detaljerna, konsekvenserna och förslag till styrdokuments ändringar i linje med fattat beslut. På detta sätt hinner förvaltningarna och nämnderna förbereda sig inför eventuella förändringar. Kommunfullmäktige kommer sedan att anta styrdokumenten som arbetats fram. Beredningen har valt att gå fram med två förslag till beslut i kommunfullmäktige. Alternativ A att behålla nuvarande organisation och alternativ B att avskaffa facknämnderna och ha enbart en kommunstyrelse med utskott eller beredningar. I rapporten redogörs skälen för detta. Mayvor Lundberg (S) ordförande, Dag Bergentoft (M), Ingela Wahlstam (V), Björn Johansson (MP), Bo Höglander (C) och Klas Lundbergh (L) Direktiven Kommunfullmäktige beslutade den 11 maj 2016 (KF 49) att bifalla motionen om att optimera den politiska nämndorganisationen. Motionens huvudsakliga utgångspunkt var att utreda organisationsformen för att hitta positiva effekter ur ett barn- och ungdomsperspektiv och att även belysa andra delar som kan optimeras som mellan utbildning och arbetsmarknadsinsatserna. Fullmäktige valde att ge ett bredare uppdrag där hela den politiska nämndorganisationen ska ses över. De delar som motionen tar upp inkluderas också i det bredare uppdraget. Förslaget till ny politisk organisation får inte medföra ökade utgifter för kommunen. Rapporten ska enligt direktiven belysa: - En analys av nuvarande politiska organisationen. - Omvärldsanalys - Ge förslag till en politisk organisation med syftet att främja den lokala demokratin, tydliggöra ansvarsfördelning för kommunens verksamheter och sätter brukaren/medborgaren i fokus.
Rapport 3 (17) Datum 2018-01-24 - Hänsyn ska tas till Oxelösunds kommuns storlek och kapacitet att bemanna den politiska organisationen. Beredningens arbete Beredningen har bestått av de sju partier som är representerade i kommunfullmäktige: ordförande Mayvor Lundberg (S), Dag Bergentoft (M), Ingela Wahlstam (V), Björn Johansson (MP), Klas Lundbergh (L), Bo Höglander (C), Mikael Miulus (SD). Tjänstemannastöd har varit kommunsekreterare Kristina Sköld. Beredningen har haft 11 sammanträden och haft besök ifrån Johan Rocklind kommunalråd i Gnesta kommun. Studiebesök har inte gjorts i beredningens regi då många av ledamöterna sedan tidigare varit på besök i Finspångs kommun. Beredningen lämnade in en skriftlig delrapport till kommunfullmäktige i juni 2017 helt enligt de fastställda direktiven. Den 13 december anordnade beredningen en överläggning kring de tre förslag som presenterades i denna rapport för att få vägledning. De inbjudna var nämnderna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Denna rapport är beredningens underlag till beslut i kommunfullmäktige den 14 februari.
Rapport 4 (17) Datum 2018-01-24 Nulägesbeskrivning av den politiska organisationen i Oxelösund Oxelösunds kommun har i nuläget en så kallad sektorsbaserad organisation, det vill säga att det finns en nämnd och en förvaltning för respektive sektor. (Montin s. 39) Två av nämnderna överförmyndarnämnden och den gemensamma servicenämnden har Oxelösund tillsammans med Nyköpings kommun. Oxelösund har även en gemensam växelnämnd med Trosa och Gnesta från och med september 2017. Den politiska organisationen har tidigare utvärderats och vid beslut i fullmäktige (KF 24 2010-04-07) valde man att inte ändra i den organisationen som Oxelösund har idag mer än att kommunstyrelsen placerades direkt under kommunfullmäktige. Nämnderna och styrelsen i siffror För att få en överblick om hur arbetet, kostnaden och effektiviteten har sett ut för styrelsen och nämnderna har beredningen tagit fram nyckeltal för att belysa detta.
Rapport 5 (17) Datum 2018-01-24 Kostnaderna för nämnderna Nämnd Totalkos tnad för nämnde n 2016 * Totalkos tnad för nämnde n 2015* 490 tkr (1,8 %) 590 tkr (2,4 %) 695 tkr (0,3 %) 754 tkr (0,3 %) Arvod en (rörlig a + fasta) 2016 Arvode n (rörliga + fasta) 2015 Förlorad arbetsförtj änst 2016 Förlorad arbetsförtjä nst 2015 KFN 475 tkr (1,7 %) 343 tkr 329 tkr 9 tkr 14 tkr MSN 579 tkr 381 tkr 363 tkr 56 tkr 64 tkr (2,1 %) UN 655 tkr 414 tkr 393 tkr 55 tkr 79 tkr (0,3 %) VON 656 tkr 464 tkr 449 tkr 24 tkr 92 tkr (0,3 %) Po-tillägg som generellt är på 31, 42 % är inte medräknad i arvodeskostnaderna. *Procentsatsen som anges är hur många procent av nämndens totala kostnad som gick till nämndverksamheten (bruttokostnaden-bruttointäkten) Arvodena för både sammanträdena och ordförandeposterna regleras av arvodesreglementet. Arvodena höjs varje år i november utifrån hur mycket riksdagen väljer att höja sina arvoden. Kostnaderna för förlorad arbetsförtjänst var något högre för 2015 än 2016. Den kostnaden beror på hur många timmar en förtroendevald som förvärvsarbetar begär för sammanträdena. Kommunstyrelsen redovisas inte i samma detalj som nämnderna och anledningen till detta är kommunstyrelsen förutom sina sammanträden även har kostnaderna för KSAU, Mål-och budgetberedningen, kommunalrådet och oppositionsrådet samt att kommunstyrelsen är en obligatorisk instans precis som kommunfullmäktige. Kostnaden för kommunstyrelsen 2016 var 2,8 miljoner kronor. Antal sammanträden Organ KF Ks Un Von Msn Kfn 2014 8 (8) 10 (8) 8 (6) 8 (8) 11 (11) 6 (6) 2015 8 (8) 10 (9) 6 (6) 9 (9) 11 (11) 7 (6) 2016 8 (8) 10 (8) 7 (6) 8 (8) 12 (11) 8 (7) Inom parantes hur många sammanträden som var planerade från början. KS har inte med sina strategidagar i denna planering.
Rapport 6 (17) Datum 2018-01-24 Det är enbart kommunfullmäktige och vård-och omsorgsnämnden som har hållit sina sammanträdesplaner. Värt att notera är att kommunstyrelsen under 3 års tid alltid har haft sammanlagt 10 sammanträden. Oftast har det varit brådskande ärenden som har bidragit till att extra sammanträden varit nödvändiga. Kulturoch fritidsnämnden och utbildningsnämnden har inte heller hållit sig till sina sammanträdesplaner. Ärendemängd per nämnd 2016 Organ Alla ärenden Beslut Yttrande till KF Tid KS 208 61 75 29:47 tim KFN 66 34 1 19:45 tim MSN 121 87 4 15:50 tim UN 78 42 2 18:12 tim VON 95 49 5 20:45 tim Denna sammanställning är ifrån 2016 års styrelse och nämndarbete. Att kommunstyrelsen har flest ärenden är inget uppseendeväckande då styrelsen även har ansvaret för att bereda ärenden till kommunfullmäktige. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som fattar beslut som inbegriper myndighetsutövning emot enskild har också många beslut. Det är värt att notera att ju fler beslut en nämnd har desto effektivare blir också nämnden i sammanträdestiden. I den statistiken som finns om antal beslut som nämnderna/styrelsen har fattat per år ingår de ärenden som samtliga nämnder ska hantera. Dessa ärenden är till exempel ekonomisk uppföljning, mål- och budget och internkontroll för att nämna några. Vad beslutar då de enskilda nämnderna om? Här är ett litet urval på vad som fanns på respektive nämnds bord 2016: Kommunstyrelsen: Mark-och exploateringsfrågor, Nya och revidering av riktlinjer och planer som berör verksamheten, investeringar Kultur-och fritidsnämnden: Föreningsbidrag, stipendier, Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden: Bygglov, detaljplaner och miljöärenden Utbildningsnämnden: Nya och revidering av riktlinjer som berör verksamheten, behov av fler förskoleplatser Vård-och omsorgsnämnden: Nya och revidering av riktlinjer och planer som
Rapport 7 (17) Datum 2018-01-24 berör verksamheten en del individärenden. Hur många platser finns det att fördela på dagens förtroendevalda? I ett av direktiven finns det angivit att hänsyn ska tas till kapaciteten att bemanna den politiska organisationen det vill säga att organisationen inte får bli för stor att de politiska partierna har svårt att fylla de platser som finns. Det finns sammanlagt 242 platser att fördela på de förtroendevalda i Oxelösund. I denna uträkning är inte arbetsutskotten, råden eller ombuden för bolagstämmorna med. I Oxelösunds kommun finns det efter kommunfullmäktige den 18 oktober 112 förtroendevalda som innehar någon av dessa platser. 57 av dessa sitter enbart på en plats. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder utom kultur-och fritidsnämnden har 9 ledamöter och 9 ersättare. Kultur- och fritidsnämnden har idag 7 ledamöter och 7 ersättare. Hur många har lämnat sedan början på mandatperioden till kommunfullmäktiges sammanträde 2017-10-18? Organ Ledamöter Ersättare Totalt KF 5 11 16 KS 1 1 2 KFN 3 3 MSN 4 6 10 UN 2 6 8 Von 4 8 12 Totalt 16 35 51 Det är framförallt i kommunfullmäktige och vård-och omsorgsnämndens som avhoppen sker. Det är fler ersättare än ledamöter som hoppar av sina uppdrag.
Rapport 8 (17) Datum 2018-01-24 Omvärldsanalys Beredningens arbete har förutom de förslag till ny politisk organisation också valt att diskutera brett hur samverkan ser ut mellan olika kommuner. Beredningen har även undersökt om den nya kommunallagen kommer påverka förslaget till en ny organisation och konstraterat att den nya kommunallagen inte kommer inverka på de förslag som beredningen presenterar i någon större utsträckning. Diskussion kring hur de politiska partierna ska locka till sig unga väljare har också berörts av beredningen. I samband med detta har beredningen valt att delta i en studie kring förstagångsväljare. Avskaffa kultur-och fritidsnämnden Beredningen hade initialt ett förslag på att lägga ned kultur-och fritidsnämnden. Beredningen bjöd in Gnestas kommunalråd Johan Rocklind för att diskutera bakgrunden till varför de valt att lägga ned nämnden samt om hur det fungerade idag. Gnesta hade en kultur-och tekniknämnd som man då upplevde inte fungerade optimalt. Att lägga ned nämnden i Gnesta innebar inte att kulturfrågorna fick mindre utrymme utan de fick en mer strategisk roll när de hamnade under kommunstyrelsen. Beredningens skäl till att inte gå vidare med detta alternativ är att nedläggningen skulle innebära marginella skillnader när det gäller utgifterna för nämndsorganisationen. Beredningen anser också att nämnden är välfungerande och tror att medborgarna och föreningarna har närmare kontaktvägar till kultur-och fritidsnämnden än till exempel om kommunstyrelsen skulle ta över ansvaret. Vid överläggningen kom det också fram att det inte fanns direkt något stöd för detta förslag och beredningen är av samma uppfattning. Det finns dock ansvarsområden som ligger på kultur-och fritidsnämnden som eventuellt skulle kunna läggas över på en annan nämnd. Synpunkter efter överläggningen Den 13 december anordnade beredningen en överläggning kring de tre förslagen. Inbjudna var nämnderna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Att lägga ned kultur-och fritidsnämnden var det inte många som förespråkade. Många ansåg att den nuvarande organisationen var bra som den var idag. Men också att det fanns de som var intresserade av att införa en utskottsmodell men att det fanns oklarheter kring hur en sådan modell skulle bli för Oxelösund. Frågan kring politikens förmåga att fylla platserna till de olika organen diskuterades. Frågan kring de mindre partiernas inflytande vid en utskottsorganisation lyftes. Svårigheterna kring att fylla alla platser kontra att det var partiernas uppdrag att rekrytera framfördes. Flertalet ansåg dock att det borde göras någon översyn av antalet platser i nämnderna. Farhågor om att kommunstyrelsen skulle få för stort ansvarsområde vid en
Rapport 9 (17) Datum 2018-01-24 nedläggning av kultur-och fritidsnämnden och vid en utskottsorganisation framkom. Att det skulle vara värt att se över och tydliggöra vissa ansvarsområden mellan nämnderna var en annan synpunkt som framkom. De områden som föreslogs var bland annat arbetsmarknad, besöksnäring med mera. Skottslandsmodellen 1 skulle kunna gå att titta på och kanske att miljö-och hälsoutskottets uppdrag skulle kunna sorteras in under nämnderna Förslag till ny politisk organisation Beredningen har valt att gå fram med två förslag till en ny organisation. De två förslagen är - Behålla nuvarande organisation - Kommunstyrelsen med en utskottsorganisation Behålla nuvarande politiska organisation Den nuvarande organisationen finns beskriven utförligt i nulägesanalysen. I den tidigare översynen av den politiska organisationen valde man att behålla denna organisation med lite finjusteringar. Fördelarna med att behålla nuvarande organisation är att det inte kommer kräva ett stort förändringsarbete och förvaltningarna kommer ha en nämnd över sig som har ansvar för förvaltningarnas områden. Tydliggöra ansvarsfördelningen
Rapport 10 (17) Datum 2018-01-24 En av anledningarna till att beredningen fick sitt uppdrag var att kommunfullmäktige ansåg att det fanns en otydlig ansvarsfördelning mellan nämnderna. Områden som har kommit upp i beredningen är till exempel turism, besöksnäringen och vissa områden mellan Kustbostäder och miljö-och samhällsbyggnadsnämnden, som idag kan göra att vissa frågor hamnar mellan stolarna. Eller att området ligger under en nämnd där det inte finns samma synergieffekter som om det skulle få om ett annat organ hade ansvaret och budgeten. Om kommunfullmäktige väljer att fortsätta med nuvarande organisation kommer beredningen att föreslå att kommunstyrelsen ser över samtliga reglementen för att tydliggöra ansvarsfördelningen. Inga utökade utgifter Om nuvarande arvodesregler ligger till grund kommer inga utökade utgifter ske med nuvarande organisation. Arvodena höjs varje år efter hur mycket riksdagen höjer sina. Samverkan mellan Utbildningsnämnden (UN) och Vård-och omsorgsnämnden (VON) I motionen som låg till grund för fullmäktiges beslut var det barn och utbildningsfrågorna som stod i centrum. Beredningen har inte analyserat vad att det skulle innebära att behålla nuvarande organisation för att öka samverkan mellan UN och VON men noterar att nämnderna har flera samarbetsområden och verkar vara måna om att hitta fler. Som exempel kan nämnas Drivhuset som är samverkan mellan bland annat två av kommunens enheter arbetsmarknadsenheten (VON) och vuxenutbildningen (UN) för att hjälpa ungdomar och vuxna mot studier och arbete. Vård-och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden har en gemensam riktlinje för samverkan mellan utbildnings-och vård och omsorgsförvaltningen. Denna riktlinje är till för barn och unga i förskoleåldern, skolåldern och gymnasiet. I riktlinjen listas vilka områden som nämnderna samverkar kring som placering av barn och unga, oroande frånvaro, orosanmälan och aktivitetsansvaret. Det finns fler områden än dessa men då är det tillsammans med en utomstående aktör. Även fast Von och UN har ett intensifierat samarbete kommer beredningen föreslå kommunfullmäktige att se över hur samarbetet fungerar för att hitta den bästa lösningen för barn-och unga. Områden som kommit upp i beredningen är bland annat arbetsmarknadsfrågan, skottlandsmodellen och om en möjlig väg skulle vara att skapa en humanistisk nämnd likt den i Trosa där socialtjänsten för barn-och unga finns under samma nämnd som skolan. Demokrati De fördelarna som finns med nuvarande politiska organisationen är att antalet platser att tillsätta för de politiska partierna kommer att vara i stort sätt oförändrat. Det finns utrymme att för de som vill testa på att sitta i en politisk nämnd att börja som ersättare och lära sig hur den kommunala demokratin fungerar och hur en nämnd arbetar, innan steget att bli ledamot. Beredningen har diskuterat kring denna fråga och anser att det är viktigt att det finns utrymme för nya förtroendevalda att växa in i demokratiuppdraget genom att erbjuda
Rapport 11 (17) Datum 2018-01-24 ersättare platser. När det gäller att sätta fokus på medborgaren/brukaren finns det riktlinjer för hur medborgardialog kan användas. Kommunfullmäktige beslutade (KF 59 2014-06-11) att medborgardialogen skulle införas som en del i styrningen. I utvärderingen av demokratberedningens rapport och de beslut som kommunfullmäktige antog i och med rapporten konstaterades det att riktlinjerna för medborgardialog inte använts. (Rapport daterad 2016-04-27). I rapporten angavs skälet till detta att Det krävs bättre samordning både på tjänstemannaoch politisk nivå för att komma vidare. Inte förr än vi frågar efter medborgarperspektivet kan vi se nyttan av gällande riktlinjer för medborgardialog. Om fullmäktige beslutar om nuvarande organisation kommer beredningen föreslå att fullmäktige rekommenderar nämnderna och styrelsen att använda sig av riktlinjen för medborgardialog i större frågor som berör medborgarna och om inte redovisa det i beslutsunderlaget kring varför nämnden/styrelsen inte ansåg att det var lämpligt med en medborgardialog. Kapacitet Under demokrati avsnittet diskuterade beredningen att det var bra med platser för ersättare för att nya förtroendevalda skulle kunna växa in i sin roll och prova på att arbeta i en nämnd innan den förtroendevalda eventuellt skulle vilja bli en ledamot, vilket skulle tala emot att göra en översyn av antalet platser i nämnderna. Beredningen vill ändå föreslå fullmäktige att göra en översyn av antalet platser i nämnderna detta för att det i vissa nämnder som vård-och omsorgsnämnden och miljö-och samhällsbyggnadsnämnden har varit många avhopp. Överlag har det varit flest ersättare som valt att avsäga sig sina uppdrag. Ett annat skäl till att göra en översyn är partiernas förmåga att rekrytera nya förtroendevalda till uppdragen, vilket upplevs olika svårt av partierna. Kommunstyrelsen med utskott I det andra förslaget till politisk organisation kommer kommunstyrelsen med undantag av en myndighetsnämnd att vara de enda nämnderna som finns (förutom de obligatoriska nämnderna). De kommuner som beredningen tittat närmare på är Finspång och Gnosjö. Fördelarna med en sådan här organisation är att kommunstyrelsen får ett helhetsansvar för hela kommunen och en effekt kan tänkas vara att man undviker så kallade nämndpartier. Om arbetet med att ta fram nya delegationsordningar, reglementen och internkontroller lyckas finns alla möjligheter för en sådan här organisation att lyckas. Nackdelen med att inrätta en sådan här organisation är att det kommer att kräva ett stort tålamod och förändringsarbete hos både de förtroendevalda och tjänstemännen. Tydliggöra ansvarsfördelningen I en utskottsorganisation kommer kommunstyrelsen att ha hand om all verksamhet förutom då myndighetsutövningen emot enskild. På detta sätt kommer kommunstyrelsen ha ett helhetsperspektiv på kommunen och kunna
Rapport 12 (17) Datum 2018-01-24 prioritera på ett annat sätt. En myndighetsnämnd måste finnas, kommunstyrelsen kan inte ansöka om bygglov av sig själv av förklarliga skäl. Då kommunstyrelsen får ett ansvar för hela verksamheten har en del utskottsorganisationer valt att inrätta mer eller mindre permanenta fullmäktigeberedningar för att arbeta med långsiktiga strategiska frågor. Utskotten som finns under kommunstyrelsen kommer att ha en del egna beslut att fatta och kommer att fungera som beredande organ åt kommunstyrelsen. Om kommunfullmäktige beslutar om en utskottsorganisation kommer beredningen föreslå att kommunstyrelsen får i uppdrag att föreslå indelningen av utskotten och förslag på eventuella permanenta beredningar. Inga utökade utgifter Beroende på hur sammansättningen ser ut, det kan tänkas att kommunstyrelsen skulle behöva utöka antalet ledamöter med några fler platser för att fler skulle ha chansen att styra, skulle antagligen en utskottsorganisation göra att kostnaderna minskade. Detta beror helt på om hur många utskott som man kommer lägga under kommunstyrelsen och hur mycket beslutanderätt som delegeras till dessa utskott. Gnosjö konstaterade att deras utskottsorganisation inte hade blivit billigare utan detta snarare hade gått plus minus noll. En osäkerhetsfaktor med att räkna på en utskottsmodell är hur många sammanträden det skulle behövas för en sådan här typ av organisation och hur många ordförandeposter det skulle kunna bli. Samverkan mellan UN och VON Eftersom dagens nämndorganisation upphör skulle vid utformandet av en utskottsorganisation kunna bidra till att samverkan blir bättre eller att frågorna organiseras under till exempel ett gemensamt utskott. Demokrati När det gäller demokratiaspekterna av detta förslag finns det risk för att det är färre som får mer att säga till om i och med att kommunstyrelsen får hand om hela den kommunala verksamheten. En annan risk är att det kommer bli ett stort ansvar för de förtroendevalda som väljer att sitta i kommunstyrelsen då det är många frågor som de förtroendevalda måste sätta sig in och fler områden. I SKL:s rapport alternativa politiska organisationer nämner de två olika scenarior som en utskottsorganisation kan uppnå när det gäller demokratiaspekten. Det första scenariot är det bästa där makten flyttas till de direkt förtroendevalda i kommunfullmäktige, där debatten blir mer livaktig och visionär på grund av ett bra beredningsarbete. Det blir tydligt för medborgarna vem som bär ansvaret för besluten. Styrelsen får mer handlingsfrihet och samordningen mellan verksamheterna ökar förvaltningarnas effektivitet. Sektorsintressen och revirpolitik har eliminerats till förmån för helhetssyn och politik för kommunens bästa.(s.47)
Rapport 13 (17) Datum 2018-01-24 Det andra scenariot är inte lika positivt; i det bidrar utskottsorganisationen till att i och med att det blir färre förtroendevalda har medborgarna svårt att komma i kontakt med de förtroendevalda. Arbetsbördan för de förtroendevalda som är kvar kan bli orealistisk. Beslutsfattandet kan bli decentraliserat och mer beslut hamna på tjänstemännen. Fullmäktigeberedningarna kan bli verkningslösa och förlorar kopplingen till verksamheterna. (s.47) Kapacitet Med en utskottsorganisation kommer det sannolikt bli färre platser att bemanna, beroende på hur strukturen ser ut. Vid en utskotts-och beredningsorganisation får den fortsatta utredningen ta fram förslag på antalet platser och hur utskotten ska vara organiserade för att det ska passa Oxelösunds kommuns kapacitet och behov bäst. Exempelen nedan illusterar hur man valt att organisera sig i Gnosjö och Finspång kommun. Exemplet är hämtat ifrån Gnosjö kommun Kommunstyrelsen i Gnosjö har 15 ledamöter och dessa sitter fördelade i de tre utskotten som finns som alla tre har 5 ledamöter var. I samhällsbyggnadsnämnden sitter det 7 ledamöter.
Rapport 14 (17) Datum 2018-01-24 Exemplet är hämtat ifrån Finspångs kommun. Kommunstyrelsen i Finspång består av 11 ledamöter. Bygg-och miljönämnden har 5 ledamöter och den sociala myndighetsnämnden har också 5 ledamöter. De permanenta beredningarna har sammanlagt 9 ledamöter var men inga ersättare. Fördelar: - Kommunstyrelsen får ett helhetsansvar för kommunen, där det kan bli lättare att få samverkan. - Genom fullmäktigeberedningar kan strategiska frågor hanteras på ett mer långsiktigt sätt. - Blir färre platser för de politiska partierna att fylla. Lättare att rekrytera - Organisationen blir inte det viktigaste utan resultatet Nackdelar - Inte säkert att den politiska organisationen blir billigare. - Maktkoncentration till kommunstyrelsen - Tyngre uppdrag för ledamöterna i kommunstyrelsen - Verksamhetsområden kan glömmas bort - Kommer kräva en lång omställningstid - Färre förtroendevalda för medborgare att kontakta
Rapport 15 (17) Datum 2018-01-24 Frågan om ungdomsråd I ett tillägg som gjordes till utvärderingen av demokratiberedningens rapport fick nuvarande beredning uppdraget att utreda om ungdomsråd var aktuellt för Oxelösunds kommun. Beredningens bedömning är att ett ungdomsråd inte är aktuellt för Oxelösunds kommun. En av anledningarna är att beredningen bedömer att det skulle vara svårt att rekrytera ungdomar till rådet på grund av att Oxelösunds kommun inte har något eget gymnasium. Det skulle också vara bra att kunna få till en levande medborgardialog för att se hur det arbetssättet mottags innan ytterligare ett råd etableras. Beredningens förslag till beslut
Rapport 16 (17) Datum 2018-01-24 Alternativ A: Fullmäktigeberedningen föreslår kommunfullmäktige: 1. Behålla nuvarande organisation. 2. Se över antalet platser i nämnderna 3. Utreda om vård-och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden ansvar ska ändras för att sätta barnet i fokus. 4. Utredningen ska vara klar med förslag till förändringar i styrdokumenten och reglementen till hösten 2019 5. Ungdomsråd införs inte. Alternativ B: Fullmäktigeberedningen föreslår kommunfullmäktige: 1. Inrätta en organisation med en kommunstyrelse och utskott. 2. Utredningen ska vara klar med förslag till förändringar i styrdokumenten och reglementen till hösten 2019 3. Ungdomsråd införs inte. Bilagor Direktiven Motionen
Rapport 17 (17) Datum 2018-01-24 Referenser Karlsson, David, Rommel, Olof & Svensson Johan SKL: Alternativa politiska organisationer, (2009) Montin, Stig, Moderna kommuner, (2011,) Stigendahl Lars, Liedholm Siv, Rapport avseende Skottlandsmodellen, (2017) Gnosjö kommun, Utvärdering av ny politisk organisation
Reflektioner politisk organisation Kommunstyrelsen 2019-05-29
Tankar kring organisation Val av organisation är en metod aldrig ett medel Val av organisation är därmed en metod för att nå ett högre mål/syfte
Demokratins utveckling. Mitt vårt Det jag gör det vi gör tillsammans Minskat antal politiskt aktiva färre politiskt aktiva ska fylla samma funktioner som idag Minskande engagemang i samhälle, politik, föreningar som kräver helhetsperspektiv och -syn Ökande engagemang i enskilda frågor/objekt/ verksamheter
Oxelösunds och kommunernas ekonomiska utveckling.. Vargen kommer, vargen kommer.. Vargen är här!!! Den demografiska påverkan har slagit igenom budget 2019 20 25 % av kommunerna underskott 2018 Finansiell analys koncernen 2019--30 Verksamhetsuppföljning april 2019 Prioriteringar blir nödvändiga Prioriteringar inom verksamhet Prioriteringar mellan verksamheter Prioriteringar av investeringar
Oxelösunds och kommunernas ekonomiska utveckling.. Stora behov av investeringar i samhällsinfrastruktur och i bolag (bostäder/fv/va) Ökad upplåning lånetak Hård prioritering inom investeringsutrymme redan i budget 2020 22 och därmed också 2019
Oxelösunds och kommunernas ekonomiska utveckling.. Verksamheternas kvalitet och kostnad påverkan Styr förväntningarna på kommunal verksamhet eller styr vi genom att uttrycka vilka förväntningar som kan ställas på en kommunal verksamhet (förväntansstyrning) Brukarfokus utgångspunkt för prioriteringar
Styrningens utveckling. Tillitsdelegationens huvudbetänkande Hög grad av kontroll från staten när det gäller tillsyn och statsbidrag. Kommunernas egen styrning genom mål, regler och kontroll.. Hinder för mötet mellan medarbetaren och medborgaren: Bristande medborgarfokus. Frånvaro av helhetsperspektiv. Detaljstyrning och administrativa tidstjuvar. Frånvarande ledarskap och bristande stöd till medarbetarna. Bristande kompetensförsörjning och kunskapsutveckling. Bristande öppenhet.
Kompetensförsörjningens utveckling.. Kompetensförsörjningen en utmaning Allt fler behov ska slåss om allt färre utbildade (behålla, utveckla, anställa) Arbetsgivarfrågorna kommer i fokus Arbetsmiljöfrågorna (behålla) blir strategiskt viktiga för att behålla personal Sjukfrånvaron måste ned
Nya arbetssätt och tillgänglig teknik.. Vi måste lösa nya problem på nya sätt.annars är vi enligt Einstein xxxxxxx Digitaliseringen leder till att vi transformerar verksamhet det vi gör idag kommer vi inte göra om något år Tekniska hjälpmedel och verktyg hjälper oss att se till att vi har människor där människor behöver vara Medborgarnas förväntningar på att vi är digitala Effektivitet i teknisk tjänst utvecklas en digital tjänst måste den nyttjas
Vilken organisation underlättar att få en politisk och samhällelig diskussion om de strategiskt viktiga visionerna och målen för Oxelösund att få medborgarna mer engagerade att få fler att vilja ta ansvar för vår gemensamma utveckling och våra gemensamma verksamheter att med helhetssyn prioritera inom och mellan verksamheter att med helhetssyn prioritera vilka investeringar vi ska göra inom ramen för vad vi kan göra att kommunicera de prioriteringar vi behöver göra och som påverkar medborgarna
Vilken organisation underlättar att med helhetssyn ha ett grepp om framtiden (ekonomiskt, resultatmässigt och verksamhetsutvecklingsmässigt) att vara en attraktiv arbetsgivare där man får utvecklas och vill arbeta att nå en bättre arbetsmiljö så att sjukfrånvaron minskar och vi upplevs attraktiva
Alternativ politisk organisation KS 2019-05-29
Bakgrund Vår 2016 motion om att optimera nämndorganisationen Höst 2016 fullmäktigeberedning tillsätts Uppdrag att ta fram en ny politisk organisation Feb 2018 beslut att behålla nuvarande organisation Utreda en organisation med KS och utskott vidare
Utredningen Bygger på det arbete som fullmäktigeberedningen lämnade rapport för och som behandlades vid Kf 2018-02-14 Vägledningsdebatt 2019-02-13 frågeställningar och resultat har beaktats i utredningen Behandlar kortfattat utblickar: Demografi och högre krav på service och tillgänglighet Tillitsreformen Kommunallagen Omorganisationer i andra kommuner och trender i dessa
Utredningen Behandlar erfarenheter från liknande organisation i Gnosjö, Finspång och Gnesta Lämnar förslag på politisk organisation med Kommunstyrelse, utskott, myndighetsnämnder samt Kommunfullmäktigeberedningar Tjänstemannaorganisation eventuella följdjusteringar av tjänstemannaorganisation behandlas ej i förslaget. Utredningen har genomförts av Susanna Shaibu
Kommunfullmäktige Beslut om mål- och budget samt principiella ärenden Möjligheten till vägledningsdebatt bör nyttjas oftare i större frågor Innovations- och digitaliseringsberedningen Framtids- och omvärldsspaning Yttrar sig om mål- och budget Demografiberedningen Befolkningsprognos och scenarier Yttrar sig om mål- och budget
Kommunstyrelsen 15 ledamöter och 15 ersättare Ansvarar för all verksamhet i kommunen utöver myndighetsutövning Långtgående delegation till utskotten
Utskotten Kultur- fritid och turismutskott - (5 ledamöter och 5 ersättare) Barn- och utbildningsutskott - (5 ledamöter och 5 ersättare) Äldreutskott - (5 ledamöter och 5 ersättare) Bostadsanpassning Stöd och arbetsmarknadsutskott - (5 ledamöter och 5 ersättare) Näringsliv Vuxenutbildning Samhällsbyggnadsutskott - (5 ledamöter och 5 ersättare) Även översiktlig planering Markägarfrågor
Ansvar och tydlighet Fullmäktigeberedningar inrättas för att arbeta med långsiktiga strategiska frågor. Innovations och digitaliseringsberedningen Demografiberedning I utskottsorganisation tar kommunstyrelsen hand om all verksamhet förutom myndighetsutövningen emot enskild. kommunstyrelsen kommer ha ett helhetsperspektiv på kommunen Förenklar möjlighet till prioriteringar Utskotten bereder ärenden till kommunstyrelsen
Ansvar och tydlighet Myndighetsnämnder Bygg och miljönämnd (KS kan inte ansöka om bygglov av sig själv) Social myndighetsnämnd (myndighetsutövning mot enskild) Nämnden föreslås få en egen budget för finansiering av de myndighetsbeslut nämnden fattar Nämndberedningar tillsätts av nämnderna själva endast beredning av ärenden
Ekonomi och effektivitet Förstärkt helhetssyn är nödvändigt för att möjliggöra strategiska beslut om satsningar på, och nedrustning av olika verksamheterna. Prioritering inom verksamheter Prioritering mellan verksamheter Tendenser till nämndspartier i den ekonomiska debatten Har vi råd och tid med det imorgon?
Beslutsprocess Information om utredning KS 29 maj Behandling och beslut vid KS 2019-09-02 Beslut KF 2019-09-18 Eventuellt beslut förutsätter tid för omorganisationsprocess Arbetsordningar och reglementen Beredningsprocesser Delegations- och verkställighetsordningar Styrdokument
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-13 KS.2019.84 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Förslag till revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun daterad 2019-05-13 2. Sammanfattning I kommunens författningssamling ingår lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Föreskrifterna är meddelade med stöd av miljöbalken (1998:808) samt förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. De nuvarande lokala föreskrifterna för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun antogs av Kommunfullmäktige 2008-11-10. Då det är mer än 10 år sedan föreskrifterna antogs ser Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ett behov av att dessa revideras. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutade därför att föreslå ändringar avseende i huvudsak avloppsanordning och annan toalett än WC, djurhållning samt eldning. Förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön finns med som beslutsunderlag. Kommunstyrelseförvaltningen har inget ytterligare att tillägga och föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS - Förslag till revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun. Protokoll 20190522 Msn 44 Bilaga Ändringar som Milj och samhällsbyggnads förvaltningen föreslår Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: MSF (FÅ) MSN (FK) Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-13 KS.2019.84
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 2019-05-22 Msn 44 Dnr MOV.2019.216 Förslag till revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige Anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun. Sammanfattning I kommunens författningssamling ingår lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Föreskrifterna är meddelade med stöd av miljöbalken (1998:808) samt förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. De nuvarande lokala föreskrifterna för att skydda människors hälsa och miljön inom Oxelösunds kommun antogs av Kommunfullmäktige 2008-11-10. Då det är mer än 10 år sedan föreskrifterna antogs ser Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen ett behov av att dessa revideras. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår ändringar avseende i huvudsak avloppsanordning och annan toalett än WC, djurhållning samt eldning. Förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön finns med som beslutsunderlag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 2019-05-07. Förslag till revidering av lokala ordningsföreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö inom Oxelösunds kommun. Beslut till: Ks/Kf (för åtgärd) Utdragsbestyrkande
Bilaga 2 1 (3) Datum Diarienummer 2019-05-13 MOV.2019.216 LOKALA FÖRESKRIFTER FÖR ATT SKYDDA MÄNNISKORS HÄLSA OCH MILJÖN INOM OXELÖSUNDS KOMMUN Med stöd av 9 kap. 7-8 och 10-13 miljöbalken (1998:808), samt 13, 17, 39-40 och 42 43-44 förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd, meddelar Kommunfullmäktige följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Inledande bestämmelser 1 Utöver bestämmelserna i miljöbalken (1998:808), förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd gäller följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden är ansvarig nämnd för dessa lokala föreskrifter. Avloppsanordning och annan toalett än WC 2 Utöver kraven i 13 förordning 1998:899 om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs tillstånd inom hela kommunen även för inrättande av annan avloppsanordning än till vilken vattentoalett är ansluten. 3 Det krävs anmälan till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för inrättande av annat slag av toalett än vattentoalett, t.ex förmultningstoalett, eltoalett och torrtoalett. Djurhållning 4 Det krävs tillstånd av Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för att inom område med detaljplan eller områdesbestämmelser hålla 1. nötkreatur, häst, get, får eller svin, 2. pälsdjur eller fjäderfä som inte är sällskapsdjur, 3. orm, 4. tupp, Tillagd, mer specifikt än fjäderfä. Fler klagomål och ansökningar har inkommit. 5. mer än 5 höns. Tillagd, mer specifikt än fjäderfä. Fler klagomål och ansökningar har inkommit. Tomgångskörning 5 En förbränningsmotor i stillastående motordrivet fordon får hållas igång utomhus i högst en minut. Inom Oxelösunds kommun får en förbränningsmotor i stillastående motordrivet fordon hållas igång utomhus i högst en minut. Text som ersätter. Detta gäller inte: 1. om trafikförhållanden föranlett fordonet att stanna, t.ex. i trafikkö, 2. om motorn hålls igång för att - i den mån det behövs för fordonets ändamålsenliga brukande - driva annan anordning (på fordonet) än sådan som avser uppvärmning. Spridning av gödsel 6 Vid spridning av stallgödsel eller andra organiska gödselmedel gäller utöver vad som Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND miljo@oxelosund.se
Bilaga 2 2 (3) Datum Diarienummer 2019-05-13 MOV.2019.216 följer av Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2004:62) om miljöhänsyn i jordbruket vad avser växtnäring följande: 1. Tidpunkten för spridning ska anpassas till sådana väder- och vindförhållanden som minskar risken för luktolägenheter. 2. Organisk gödsel skall nedbrukas omedelbart efter spridningen, dock senast inom 10 timmar. Detta gäller dock inte för spridning på bevuxen mark. Med spridning på bevuxen mark menas t.ex. spridning på mark efter vallskörd, efter avbetning på betesmark eller då gröda efter sådd nått en höjd av ca 10 cm. 3. Spridning får inte ske närmare än 15 meter från sjö eller annat vattendrag. Skydd av enskilda grundvattentäkter 7 Anmälan till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden krävs för att inrätta och använda en ny anläggning för grundvattentäkt på öar i skärgården samt på fastlandet inom en zon 100 meter mätt från Östersjöns strandlinje vid normalt medelvattenstånd. Eldning 8 För skötsel och tillsyn av eldningsanordning för fasta bränslen gäller att lufttillförseln ska vara god och att bränslet ska vara torrt med en högsta fukthalt av 25%. Pannan får endast eldas med det bränsle som pannan enligt tillverkaren är avsedd för. Saknas sådan anvisning får bränslet endast bestå av rent trä som inte är förorenat. Dokumentation över genomförd sotning och underhåll av eldningsanordningen ska finnas hos ägaren av anläggningen under minst fem år. Vid eldning i anläggning för fasta bränslen i Oxelösunds kommun gäller att lufttillförseln ska vara god och att bränslet ska förvaras torrt. Som bränsle får endast ved, pellets, briketter och liknande bränslen användas. Plast, spånskivor, målat eller tryckimpregnerat virke, eller annat liknande material samt avfall får inte eldas. Text som ersätter. 9 Eldning av löv, kvistar och annat trädgårdsavfall inom områden med detaljplan eller områdesbestämmelser är förbjuden under tiden 1 maj - 30 september. Eldning får aldrig ske i strid med gällande brandföreskrifter och endast om det kan ske utan att väsentlig olägenhet för människors hälsa eller miljön uppstår. Ansökan och anmälan 10 Enligt 46 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd ska en ansökan eller anmälan till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden enligt lokala föreskrifter meddelade med stöd av 39, 40 och 42 i förordningen vara skriftlig och innehålla de uppgifter som behövs för ärendet samt de ritningar och tekniska beskrivningar som behövs för att bedöma de anordningar, lokaler eller anläggningar som avses i ansökan eller anmälan. Straffbestämmelser 11 I 29 kap miljöbalken finns bestämmelser om straff och förverkande. Dispens 2
Bilaga 2 3 (3) Datum Diarienummer 2019-05-13 MOV.2019.216 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden får medge dispens från dessa föreskrifter om det kan ske utan väsentlig olägenhet för människors hälsa eller miljön. Avgifter 13 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden får ta ut avgift för prövning av ansökningar om tillstånd eller dispens, för handläggning av anmälan samt för tillsyn i övrigt enligt dessa föreskrifter enligt den taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område som Kommunfullmäktige antagit. Dessa lokala föreskrifter träder i kraft när Kommunfullmäktiges beslut vunnit laga kraft. Äldre lokala föreskrifter ska tillämpas på ärenden som har inletts dessförinnan.
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2019-08-07 KS.2019.79 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Årsredovisning och ansvarsfrihet för samordningsförbundet RAR 2018 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Årsredovisningen godkänns Styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2018 2. Sammanfattning Revisorerna har granskat årsredovisningen 2018 för samordningsförbundet RAR. Revisorerna tillstyrker att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2018 Beslutsunderlag Granskningsrapport samordningsförbundet RAR Årsredovisning samordningsförbundet RAR Revisionsberättelse 2018 för samordningsförbundet RAR Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: Samordningsförbundet RAR (FK) Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2019-08-05 KS.2019.90 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Redovisning av ej besvarade medborgarförslag och motioner 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Redovisningen Godkänns 2. Sammanfattning Ej besvarade motioner och medborgarförslag ska redovisas för kommunfullmäktige två gånger per år. Följande ärenden är under beredning: Beskrivning Registrerat Motion om utredning angående oppositionsrådsfunktionen 2018-09-25 Medborgarförslag om avgiftsfri tillgång till kommunens badanläggning Ramdalen för personer som fyllt 70 år 2018-11-06 Medborgarförslag att förse kommunens byggnader med Solcellspaneler 2018-11-14 Motion om utred ägarstyrningen i Oxelösunds kommuns bolag 2019-04-03 Motion om att utreda möjligheten att installera solceller på kommunala byggnader 2019-05-15 Motion om utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden med mera. 2019-06-12 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS Redovisning av ej besvarade medborgarförslag och motioner Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: Kansliet (FK) Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2019-08-01 KS.2019.85 Kommunstyrelseförvaltningen Thomas Hermansson Kommunstyrelsen Motion om att Utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Motionen avslås 2. Sammanfattning På kommunfullmäktige 2019-06-12 86 lämnades en motion in av Björn Johansson (MP). I motionen föreslås att förutsättningarna för gruppledare att genomföra uppdraget och uppfylla sitt ansvar i enlighet med kommunfullmäktiges arbetsordning snabbt utreds och anpassas till uppdragets innehåll. Gruppledare får utses av varje parti i kommunfullmäktige med undantag för de partier som utsett kommunalråd, oppositionsråd eller ordförande i nämnd. Gruppledare har ett ansvar att hålla sig allmänt informerade om den kommunala verksamheten inklusive de kommunala bolagen. Genom att läsa de protokoll som upprättas vid dessa sammanträden borde gruppledaren kunna skapa sig just den allmänna insynen som kan tänkas behövas för att fullfölja uppdraget. Att gruppledaren är kontaktperson gentemot kommunens förvaltningsorganisation medför att förvaltarorganisationen har en tydligt vald partirepresentant att vända sig till i allmänna frågor och med sådan information som är av vikt att komma samtliga partier till godo. Dessa kontakter sker företrädelsevis genom mail och telefon, Vilket inte hindrar att även personliga möten med tjänstepersoner eller partiföreträdare bokas in. Då det under perioder funnits hotbild mot medarbetare i kommunhuset togs beslutet att begränsa möjligheten till inpassering i kommunhusets kontorsdel för att på sätt säkra arbetsmiljön för de personer som arbetar innanför skalskyddet. Samtidigt säkerställdes att de politiker som återkommande har sammanträden i kommunhuset fick behörighet till kommunhusets entré samt de sammanträdesrum som är belagda utanför skalskyddet. Kommunen har ett oppositionsråd på heltid som enligt kommunstyrelsens reglemente ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Det är då nödvändigt att denna funktion har ett eget tjänsterum varpå det rum som tidigare verkat som oppositionsrum gjordes om till tjänsterum för heltidsarvoderat oppositionsråd. Gruppledarens ansvar att säkerställa att det finns tjänstgörande politiker vid fullmäktige och kontakten med kommunsekreterare löses även den smidigast genom mail, telefon eller genom personlig kontakt vid sammanträden eller överenskomna mötestider. Med grund i detta och att kommunfullmäktiges reglemente nyligen har uppdaterats med Postadress Besöksadress Telefon Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2019-08-01 KS.2019.85 ett förtydligande av gruppledarens roll föreslår kommunstyrelsen att motionen avslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS Svar på Motion om att Utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm Motion om att Utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm Johan Persson Kommunchef Thomas Hermansson Kommunsekreterare/kanslichef Beslut till: Motionären (FK)
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2019-06-12 Kf 86 Dnr KS.2019.85 Motion om Utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm Kommunfullmäktiges beslut Motionen överlämnas till kommunstyrelsen för beredning. Dagens sammanträde Björn Johansson (MP) inkommer med följande motion: Motion till Kommunfullmäktige 2019-06-12 Utredning av gruppledares närvarorätt vid sammanträden mm I den reviderade arbetsordningen för kommunfullmäktige som antogs 2018-09-19 infördes bl a viktiga förtydliganden av gruppledarnas uppdrag och ansvar. Dels under Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare i 12, men framför allt under Gruppledarnas uppdrag och ansvar, 42 Gruppledare: a) Gruppledare utses för varje parti representerat i fullmäktige med undantag för de partier som utsett antingen kommunalråd, oppositionsråd eller ordförande i nämnd. b) Gruppledare ansvarar för att hålla sig allmänt informerade om den kommunala verksamheten, inklusive de kommunala bolagen, och ansvarar för att informationen vidarebefordras till egna representanter i nämnder och styrelser samt den egna partiorganisationen. Gruppledaren är kontaktperson gentemot kommunens förvaltningsorganisation. Möjligheterna att uppfylla ansvaret under 42 b) begränsas emellertid till väsentlig del av att en gruppledare som inte är vald till ledamot eller ersättare i kommunstyrelsen endast har närvarorätt i egenskap av allmänhet vid den öppna delen av styrelsens sammanträden men saknar rätten att närvara vid de delar av sammanträdena som innehåller just informationsärenden. I dagsläget drabbar detta enbart en gruppledare och ett parti eftersom samtliga övriga fullmäktigepartier är representerade i kommunstyrelsen genom antingen gruppledare, nämndordförande, oppositionsråd eller ett kommunalråd. Men frågan är då hur denna enda återstående gruppledare ska få tillgång till den information hen har ansvar för att vidarebefordra till egna representanter i nämnder och styrelser samt den egna partiorganisationen? Uppdraget att vara kontaktperson gentemot kommunens förvaltningsorganisation underlättas samtidigt inte av ett nyligen fattat tjänstemannabeslut som enligt uppgift begränsar rätten till inpassering genom skalskyddet i kommunhuset att gälla endast för de politiker som har tillgång till någon form av kontor innanför skalskyddet, dvs kommunalråd, oppositionsråd och presidieledamöter i nämnderna. Aktuell status på det Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2019-06-12 kontor som tidigare inrättades i kommunhuset som oppositionsrum är i det sammanhanget för oss oklar. Med hänvisning till ovanstående anser vi att förutsättningarna för gruppledare att genomföra uppdraget och uppfylla sitt ansvar enligt kommunfullmäktiges arbetsordning snabbt måste ses över och anpassas. Vårt yrkande: Att förutsättningarna för gruppledare att genomföra uppdraget och uppfylla sitt gruppledaransvar i enlighet med kommunfullmäktiges arbetsordning snabbt utreds och anpassas till uppdragets innehåll. Oxelösund 2019-06-12 Miljöpartiet de gröna i Oxelösund Björn Johansson Beslut till: Kansliet (FÅ) Utdragsbestyrkande