Arbetslivskontoret För Arbetslivsnämnden Maria Hjernerth Koordinator Staben Telefon (direkt): 08-523 049 39 E-post: maria.hjernerth@sodertalje.se
dnr 2014/009 2014-04-03 Södertälje kommun Arbetslivskontoret 2 (6) Bakgrund Tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 konstaterar att till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Arkivlagens 2 kap. 1 anger att myndigheter ska organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas Av arkivlagen framgår också att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, och Forskningens behov I Södertälje kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och stadsarkivet är det beredande och verkställande organet. Varje myndighet inom kommunen ska, i samråd med stadsarkivarien, upprätta och besluta om dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning. Stadsarkivet meddelar närmare anvisningar om hur dessa ska föras. En dokumenthanteringsplan redovisar vilka allmänna handlingar som finns vid en myndighet. en är ett hjälpmedel för både allmänhet och den egna förvaltningen att veta vilka allmänna handlingar som förekommer. en anger även vilka handlingar som kan gallras och vilka som ska bevaras. Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Förstöring av handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar,
dnr 2014/009 2014-04-03 Södertälje kommun Arbetslivskontoret 3 (6) förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet görs av ekonomiska skäl, av utrymmesskäl och för att lättare hålla ordning på det material som är av historiskt intresse. Giltighet Denna dokumenthanteringsplan börjar gälla i samband med att beslut tas i Arbetslivsnämnden. en får användas retroaktivt på handlingar som har hanterats inom Arbetslivsnämnden och handlingar som tidigare ingått inom motsvarande verksamheter inom Social- och arbetsmarknadskontoret. Verifikationer får dock gallras retroaktivt till och med 1951 (efter att gallringsfrist på 10 år har passerats). En handling är ett begrepp som är teknikoberoende, en handling är något som bär ett riktat budskap. Vanligast är att handlingen finns på papper eller i digital form men handlingen kan även finnas som bild eller ljud m.m. Planens uppdelning Planen består av rubriker som anger vilken typ av handlingar eller verksamhet som avses. I kolumnen finns angivet vilka rubriker som generellt berör alla inom nämndens verksamheter. Planen är uppdelad i sex stycken kolumner. Handling Beskriver vilken handlingstyp som avses. Handlingsbegreppet är teknikoberoende. Här anges om en handling ska registreras eller diarieföras. De handlingar som diarieförs är de handlingar som ingår i ärenden som ska tas upp i nämnden eller är av större vikt. För övriga
dnr 2014/009 2014-04-03 Södertälje kommun Arbetslivskontoret 4 (6) handlingar räcker det med registrering på postlista. Om handlingen hålls i ordning på ett lättöverskådligt sätt, exempelvis protokoll i kronologisk ordning, behöver den inte registreras. Handlingar som berörs av sekretess måste alltid registreras med undantag för patientjournaler inom hälso- och sjukvården och handlingar som ingår i personakter inom socialtjänsten. Om handlingen har en liten betydelse för verksamheten, är av s.k. ringa vikt, behöver den inte registreras, det kan exempelvis vara erbjudanden om utbildningar, reklam m.m. Handlingar som läggs in i verksamhetssystem kan ofta anses vara registrerade. I denna kolumn anges hur handlingarna ska vara sorterade, det kan vara i kronologisk, alfabetisk m.m. Denna kolumn talar om var och hur handlingarna förvaras för att du snabbt ska kunna hitta handlingen. För att inte kolumnen ska bli inaktuell så förekommer inga personnamn eller namn på utrymmen. I denna kolumn anges om en handling ska bevaras för alltid eller gallras vid någon tidpunkt. sfristerna anger hur lång tid som ska gå innan en handling kan gallras och de kan variera efter hur förvaltningens, allmänhetens eller forskningens behov ser ut. Att en handling gallras vid inaktualitet betyder att handlingens betydelse försvinner relativt snart eller att en viss händelse inträffat som gör handlingen ointressant. Ett exempel på det kan vara att uppgifterna i handlingen läggs in i ett verksamhetssystem och därmed blir själva handlingen ointressant. sfristen vid inaktualitet är därför ofta beroende av vad som anges i anmärkningsfältet. Verifikationer ska enligt bokföringslagen behållas i 10 år. En gallringsfrist på 10 år innebär att en faktura som upprättats 1999 får gallras när 10 år passerat i sin helhet och därför får gallras tidigast i januari 2010. sfristerna är minimitiden för bevarandet och handlingarna får sparas längre ute på förvaltningen men ska inte skickas till arkivet för långtidsförvaring. Detta gäller inte personakter som måste gallras i enlighet med Socialtjänstlagen.
dnr 2014/009 2014-04-03 Södertälje kommun Arbetslivskontoret 5 (6) Ändringar i gallringskolumnen som innebär att handlingar ska gallras måste beslutas av nämnden eller av den som nämnden har delegerat beslutsrätten till. (Stadsarkivet) Stadsarkivet tar hand om handlingar som ska bevaras för alltid. Som en service till förvaltningarna förvaras även material som på sikt ska gallras, exempelvis verifikationer med 10 års gallringsfrist. en görs sedan i samband med en årsgallring på arkivet. Handlingar som har en gallringsfrist på 5 år eller kortare skickas inte till stadsarkivet för förvaring och gallring. I vissa fall står angivet hur många år som bör ha förflutit innan handlingarna skickas till arkivet. Handlingar som det är en hög återsökningsfrekvens på bör inte skickas till arkivet förrän intresset har avklingat. Kontakta alltid stadsarkivet före leverans. I denna kolumn anges upplysningar som kan vara till hjälp för läsaren. Vid gallringsfristen vid inaktualitet står ofta även en anmärkning om när handlingen blir inaktuell. Datasystem De allmänna handlingarna kan finnas som digitala handlingar eller som uppgifter i digitala handlingar och samma regler gäller för dem som för pappershandlingar. De allmänna handlingarna i denna plan kan ingå i något av de följande verksamhetssystemen: Ägare System Beskrivning AK GW-Arbetsmarknad Register för arbetsmarknadsutbildning AK Alvis Elevhanteringssystem UK Pro Capita BoU Elevhanteringssystem ALLA Diabas Ärendehanteringssystem, avtalshantering ALLA Episerver Webbpubliceringsverktyg
dnr 2014/009 2014-04-03 Södertälje kommun Arbetslivskontoret 6 (6) ALLA Office XP standard Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Mediaspelaren, Photo Editor I ovanstående system får handlingar gallras i enlighet med denna dokumenthanteringsplan om gallring kan göras utan att möjligheter till sökningar och sammanställningar av andra handlingar förstörs. Annan gallring måste föregås av en gallringsutredning i samråd med stadsarkivet och IT-enheten. Revidering av dokumenthanteringsplanen Får löpande göras av arkivredogörare i samråd med stadsarkivarien. Ändringar eller tillägg i planen som innebär gallring av handlingar måste beslutas av nämnden eller den som nämnden delegerat beslutsrätten till.
Generellt förekommande handlingar Alla Avtal med utförare Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Avtal med enskilda Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Avtal med kommuner Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Avtal, av vikt Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Avtal, rutinartade rörande tjänster och service utanför ramavtal Sorteras Alfabetisk, Kronologisk Papper 2 år efter inaktualitet Nej När avtalet löpt ut. Gäller avtal som inte blir räkenskapshandling Cirkulär och meddelanden, externa Nej Kronologisk E-post, server, papper, sociala medier Vid inaktualitet Nej Ex.vis från Sveriges kommuner och landsting Enkäter egna, formulär och sammanställningar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Enkäter och kundundersökningar, inkomna av enklare slag, samt svar Sorteras Kronologisk server, papper, webb Vid inaktualitet Nej Enkäter, inkomna med svar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Enkätsvar till egna enkäter Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Vid inaktualitet Nej Under förutsättning att en sammanställning gjorts. E-post Se även korrespondens E-post av betydelse eller sekretess Diarienummer/Nummer/ Kronologisk E-postsystem Bevaras 5 år Diarieförs om handläggning/åtgärd behövs, se diarieförda ärenden. Handlingar som tillför ärende sakuppgift läggs till i ärendet. Om ingen handläggning behövs registreras handlingen om den är av vikt eller berörs av sekretess. I övriga fall räcker sortering i pärm eller gemensam mapp. E- postmeddelanden kan gallras om de har skrivits ut på papper eller förts över till annat format eller databärare. E-postmeddelanden som innehåller sekretess skrivs ut och gallras ur e-postlådan. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 7
forts. Generellt förekommande handlingar E-post som är av tillfällig eller liten betydelse Sorteras Kronologisk E-postsystem Vid inaktualitet Nej Cirkulär, rutinkorrespondens, reklam, kursinbjudningar, interna meddelanden m.m. Felaktiga uppgifter i digitala register som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel Nej Server Vid inaktualitet Nej Under förutsättning att rättning skett. Fotografier, filmer och ljud som dokumenterar den egna verksamheten Sorteras Kronologisk server, papper, band, CD/DVD-skiva, minne mm. Bevaras 5 år Motiv, fotograf/upphovsman, plats och årtal anges. Fotografier, filmer och ljud som är snarlika andra bevarade exemplar eller saknar intresse för verksamheten. Nej server, papper, band, CD/DVD-skiva, minne mm. Vid inaktualitet Nej Gäller exempelvis där handlingen har massproducerats, exempelvis många fotografier av samma objekt med minimala skillnader. Ett eller ett par exemplar bevaras. Förfrågningar av enklare art som besvaras utan handläggning, samt svar Nej Kronologisk Handlingar inkomna för kännedom Nej Kronologisk E-post, server, papper, sociala medier, sms/mms m.m. Vid inaktualitet Nej E-post, server, papper, sociala medier, sms/mms m.m. Vid inaktualitet Nej Om de inte föranleder åtgärd Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran Nej Server, papper Vid inaktualitet Nej Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium Nej Server, databärare Vid inaktualitet Ja Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av digitala upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, och att kontroll har gjorts. Arkivuttag ska vara i godkänt format. Handlingar som inkommit eller expedierats ifrån myndigheten i elektronisk form och förts över till papper, annat format eller databärare Diarienummer/Nummer/ Kronologisk E-post, server, sociala medier, sms/mms m.m. Vid inaktualitet Nej Under förutsättning att överföringen endast innebär ringa förlust. Se även korrespondens och e-post. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 8
forts. Generellt förekommande handlingar Handlingar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, där ett autentiserat exemplar inkommer senare Diarienummer/Nummer/ Kronologisk Server, papper, ärendeakt Vid inaktualitet Nej Endast om det inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts datumstämpel bör den bevaras tills ärendet har avslutats om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras tills dess att överklagandetiden löpt ut. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Informationsskrifter, broschyrer och trycksaker (egna) Sorteras Kronologisk Papper Bevaras 5 år 1-2 exemplar bevaras. När sammanställning eller annan bearbetning gjorts under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. Inkomna handlingar med obegripligt eller meningslöst innehåll Nej E-post, server, papper, sociala medier Vid inaktualitet Nej Om de inte innehåller hot mot tjänsteman eller politiker då de bevaras i ärende. Inkomna handlingar som inte rör kommunens verksamhetsområde Nej E-post, server, papper, sociala medier Vid inaktualitet Nej Om det inte krävs att de vidarebefordras till annan myndighet. Inventarieförteckning Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Juridiska ärenden Diarieförs Ärendenummer Server, papper Bevaras 5 år Finns hos respektive chef Kallelser, föredragningslistor, dagordningar etc. till sammanträden Sorteras Server, papper Vid inaktualitet Nej Kallelser till nämnden bevaras, se nedan. Klagomål och synpunkter av allmän karaktär Registreras Nummer E-post, server, papper, sociala medier 2 år Nej Eventuella sammanställningar bevaras. Klagomål och synpunkter i särskilda frågor Registreras Ärendenummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Förutsatt att registrering har gjorts i system för synpunktshantering. Kopior och dubbletter Nej E-post, server, papper, sociala medier, webb, intranät m.m. Vid inaktualitet Nej Om ett arkivexemplar av handlingen finns kvar inom kommunen. Kopior i ärendeakt tillhör ärendet och gallras ej, endast i det fall det finns dubbletter inom samma akt. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 9
forts. Generellt förekommande handlingar Korrespondens av betydelse Diarienummer/Alfabetisk/ Kronologisk E-post, papper, server, sociala medier, sms/mms m.m. Bevaras 5 år Diarieförs om handläggning/åtgärd behövs, se diarieförda ärenden. Handlingar som tillför ärende sakuppgift läggs till i ärendet. Om ingen handläggning behövs registreras handlingen om den är av vikt eller berörs Korrespondens, rutinmässig eller av liten betydelse Sorteras Kronologisk/Alfabetisk E-post, server, papper, sociala medier, sms/mms m.m. Vid inaktualitet Nej Kurser, seminarier och utbildningar i egen regi, handlingar ifrån Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Loggar från internettrafik Sorteras Kronologisk Server 2 månader Nej Cirkulär, rutinkorrespondens, reklam, kursinbjudningar, interna meddelanden m.m. Program, deltagarlistor, ev. unikt studiematerial samt kopior av ev. kursintyg bevaras. Övriga handlingar som inte ingår i ekonomisk redovisning kan gallras vid inaktualitet. Loggar för e-post och fax Sorteras Kronologisk Server 1 månad Nej Mottagnings- och delgivningsbevis Sorteras Kronologisk papper Vid inaktualitet Nej Om de inte tillfört ärende sakuppgift. Planer för systematiskt kvalitetsarbete Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Projekthandlingar ifrån EU-finansierade projekt, av vikt Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Gäller förstudie, projektdirektiv, avtal, projektplan, projektorganisation, tidsplan, protokoll, delrapport, korrespondens av betydelse, slutrapport, uppdragshandlingar, utvärdering m.m. Projekthandlingar ifrån EU-finansierade projekt, enklare dokumentation och verifikationer Diarieförs och Diarienummer, Kronologisk Ärendeakt Vid inaktualitet enligt EU-regler 5 år Kan gallras när tiden för revision har gått ut enligt de villkor som gäller för den aktuella fonden. OBS! Lång förvaringstid. Gäller statistikunderlag till exempelvis SCB, deltagarredovisningar, timredovisningar och avstämningar. Projekthandlingar, av tillfällig betydelse Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Rutinmässig korrespondens, m.m. Projekthandlingar, av vikt Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Gäller förstudie, projektdirektiv, avtal, projektplan, projektorganisation, tidsplan, protokoll, delrapport, korrespondens av betydelse, slutrapport, uppdragshandlingar, utvärdering m.m. Register, liggare eller andra tillfälliga förteckningar som tillkommit för att underlätta arbetet och inte behövs för återsökning Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 10
forts. Generellt förekommande handlingar Remisser och remissvar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Röstmeddelanden på röstbrevlåda eller telefonsvarare som tillför ett ärende sakuppgift Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Vid inaktualitet Nej Under förutsättning att meddelande som tillför ett ärende sakuppgift dokumenteras i en tjänsteanteckning. Sammanställningar av allmänna handlingar, tillfälliga Nej Server, papper Vid inaktualitet Nej Gäller vid utlämnande av allmänna handlingar Spontanofferter och leverantörsinformation Nej Papper, e-post Vid inaktualitet Nej Systembeskrivningar/-dokumentation Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Webbplatser och sociala medier, kränkande inlägg Sorteras Kronologisk Server Vid inaktualitet Nej Webbplatser, intranät och sociala medier, exempel på Sorteras Årsvis Server Bevaras 5 år För system som gallras i sin helhet krävs endast en enklare beskrivning. av hela system måste föregås av ett gallringsbeslut. Gäller kommunens egna webbplatser och de sociala medier där Södertälje kommun har egen profil. Inläggen kan gallras direkt om det inte leder till ett ärende inom kommunen. Om ärende skapas skrivs inlägget ut och diarieförs. Skärmdumpar av olika webbsidor skrivs ut på papper eller sparas digitalt (pdf/a) av Epi-serverredaktören. Webbplatser, intranät och sociala medier, information och handlingar av betydelse Diarienummer/Nummer/ Kronologisk Server, papper, ärendeakt Bevaras 5 år Gäller egen utlagd information och för sidan unika handlingar och uppgifter som är av vikt. Även inkomna handlingar bevaras om det leder till ett ärende eller belyser ett viktigt skeende. Webbplatser, intranät och sociala medier, information och handlingar av tillfällig karaktär och duplicerad information. Sorteras Kronologisk Server Vid inaktualitet Nej Handlingar om exempelvis öppettider, adresser, telefonnummer m.m. Information som är duplicerad gäller handlingar som redan finns inom kommunen och bevaras på annat sätt. Verifikationer Verifikationsnummer Server, papper 10 år 5 år Överklaganden, beslut och handlingar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 11
Politik och nämndhantering Anmälda skrivelser till nämnd Diarieförs Diarienummer Anmälda skrivelser till nämnd, protokollskopior från kommunens nämnder Sorteras Kronologisk Ärendeakt hos nämndsekreterare Bevaras 5 år I samlingsakt eller i eget ärende om skrivelsen hör till särskilt ärende. Papper hos nämndsekreterare Vid inaktualitet Nej Ett original inom kommunen räcker. Anslag, kommunens anslagstavla Sorteras Kronologisk Ersättningsrapporter för förtroendevalda Sorteras Kronologisk Papper hos nämndsekreterare Vid inaktualitet Nej Server, papper hos nämndsekreterare Efter anslagstiden eller när tiden för överklagande löpt ut. Endast om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet. Överlämnas till KSK/Löner. Ersättningsrapporter, underlag Sorteras Kronologisk Närvarolistor från sammanträden Sorteras Kronologisk Kallelser, föredragningslistor, dagordningar etc. till sammanträden Sorteras Kronologisk Protokoll Sorteras Kronologisk Protokollsbilagor Sorteras Kronologisk Sammanträdeshandlingar till ledamöterna i styrelsen samt andra mötesgrupper Sorteras Kronologisk Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Sorteras Kronologisk Ärendebalans Sorteras Kronologisk Server, papper hos nämndsekreterare Vid inaktualitet Nej Exempelvis placerings- och uppropslistor. Server, papper hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Ingår ofta i protokollen Server, papper hos nämndsekreterare Bevaras Nej Papper (Arkiv 80) hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Gäller protokoll ifrån nämnd/styrelse, utskott, beredningar, presidier, politiska arbetsgrupper, kommittéer, styrgrupper och samarbetsorgan. Papper hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Ingår ofta i diarieförda handlingar. Server, papper hos nämndsekreterare Vid inaktualitet Nej Originalet finns i akt Papper hos nämndsekreterare Server, papper hos Bevaras 5 år Om inte anteckning om påminnelse istället görs i protokollet. registrator eller nämndsekreterare Vid inaktualitet Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 12
Styrning och utveckling Alla Avtal om entreprenader och utbildningar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Avtal/ramavtal/kontrakt med bilagor Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Förvaras under upphandlingen hos Telge Inköp AB för att sen återföras till akten. Ramavtalen ska registreras hos kommunens huvudregistrator. Budget Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Budget, underlag Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Budgetuppföljning Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Budgetuppföljning, underlag Sorteras Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej /Registreras/ Delegationsbeslut/-protokoll Diarieförs Nummer Papper Bevaras 5 år Återrapporteras till den som vidaredelegerat beslutsrätten. Delegationsordning Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år er Diarieförs Diarienummer Ärendeakt, arkivredogörare Bevaras 5 år Kvalitetsredovisning Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Mötesanteckningar ifrån interna möten, av betydelse Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Mötesanteckningar ifrån interna möten, av liten betydelse Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Möteshandlingar som innehåller beslut eller är av betydelse för verksamheten bevaras. Organisationsplaner och organisationsscheman Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Policyers, planer och riktlinjer Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 13
forts. Styrning och utveckling Protokoll och handlingar från samverkansgrupper Sorteras Kronologisk Papper (Arkiv 80), server Bevaras 5 år A-samverkan, K-samverkan, CEM, samverkan med frivilligorganisationer/socialtjänst/arbetsförmedling/polis osv. Protokoll, personalkonferenser Sorteras Kronologisk Papper, server Bevaras 5 år Rutinbeskrivningar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Statistik till andra myndigheter Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.m. Statistik, egen upprättad Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år syns- och tillståndsärenden, handlingar/rapporter som inkommit eller upprättats Diarieförs Diarienummer Server, papper Bevaras 5 år Uppföljning av undervisning och analyser av resultat Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Underlag gallras vid inaktualitet. Uppföljningsrapporter Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Månads-, kvartals- och/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse. Uppföljningsrapporter, underlag Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Underlag till månads-, kvartals- och/eller delårsrapporter med bokslut. Uppdragshandlingar vid beställar- /utförarorganisation Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Utredningar och studier Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Verksamhetsplaner Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Års-/verksamhetsberättelser, årsrapporter Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Diarieföring, registrering och arkivering Alla Adresslistor Sorteras Alfabetisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 14
forts. Diarieföring, registrering och arkivering Aktförvaring, handlingar för Sorteras Kronologisk Papper hos registrator Vid inaktualitet Nej Förvaras på uppdrag. Server, papper hos Arkivbeskrivningar Sorteras Kronologisk arkivredogöraren Bevaras 5 år Diarier Sorteras Nummerordning Ärendehanteringssystem, registrator Bevaras 5 år Gäller diarielistor, skrivs ut en gång per år. Levereras tillsammans med de diarieförda handlingarna. Diarieförda handlingar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Ärendehanteringssystem, Diarieplan Sorteras Ämnesvis papper hos registrator Bevaras 5 år Ett exemplar skrivs ut vid förändring av diarieplan Fullmakter för postöppning Sorteras Kronologisk Papper hos registrator Vid inaktualitet Nej Innehållsförteckning till diariefört ärende Sorteras Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Skrivs ut och läggs i akten av registratorn. Används istället för att skriva på aktomslaget. Korrespondens Postlistor Sorteras Kronologisk Papper hos registrator 2 år Nej Se korrespondens under generellt förekommande handlingar. Gäller endast postlista på papper, digital postlista bevaras i ärendehanteringssystem. Reversaler, leveranser till stadsarkivet Sorteras Kronologisk Papper hos registrator Vid inaktualitet Nej Kopian kan gallras då ett exemplar bevaras på stadsarkivet. PuL-hantering Alla Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Sorteras Kronologisk Server, papper hos PuLombudet Vid inaktualitet Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 15
forts. PuL-hantering Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Sorteras Kronologisk Blankett för skriftligt samtycke, PuL Sorteras Kronologisk Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Sorteras Kronologisk Server, papper hos PuLombudet Vid inaktualitet Nej Papper hos respektive registerförare 2 år Nej 2 år efter avslutad behandling eller publicering av uppgifterna Server, papper hos PuLombudet Vid inaktualitet Nej Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Informationsmaterial till personuppgiftsombudet ifrån Datainspektionen Sorteras Kronologisk Server, papper hos PuLombudet Vid inaktualitet Nej Nämndens /styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Personuppgiftsbiträde, avtal med Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Personuppgiftsbiträde, instruktion för Diarieförs Diarienummer Ärendeakt hos registrator Bevaras 5 år Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet Sorteras Kronologisk Registerförteckningar Sorteras Kronologisk Server, papper hos PuLombudet Vid inaktualitet Nej Server, papper hos PuLombudet Bevaras 5 år Förteckning över register hos nämndens PuL-ombud. Registerutdrag, begäran om samt svar Sorteras Kronologisk Server, papper 1 år Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 16
Ekonomi Alla Avtal som bildar underlag till räkenskapsinformation Sorteras Kronologisk Server, papper 10 år Nej Kopior och dubbletter av handlingar som redan finns hos den centrala ekonomiavdelningen Nej Vid inaktualitet Nej Körjournaler Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Hos respektive chef Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare Sorteras Kronologisk Server, papper 3 år Nej Behöriga elever studietid, frånvaro, resultat Redovisningshandlingar rörande undervisningen Sorteras Kronologisk Server, papper Vid inaktualitet Nej Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment. Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Rättelse av uppgift på debiteringslistor Sorteras Kronologisk Server, papper 10 år Nej Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Sorteras Kronologisk Server, papper 10 år Nej Stadsbidragsansökningar, underlag Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Styrelsen/nämndens budgetförslag till fullmäktige Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Underlag för avbetalningsplaner Sorteras Kronologisk Server, papper 10 år Nej Underlag för fakturering Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 17
forts. Ekonomi Underlag för utbetalning till enskilda verksamheter Sorteras Kronologisk Server, papper 10 år Nej Underlag för avtalsberäkning, övrigt Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Uppgifter om bidragskriterier Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Sorteras Nummer Server, papper 10 år Yttranden om utbildningsplats i annan kommun Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Överenskommelser om interkommunal ersättning Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Särskilda regler gäller för verifikationer inom EU-projekt, se projekthandlingar Bevaras om inte uppgifterna finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen. Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Sorteras Kronologisk Server, papper 2 år Nej Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. Personal Alkoholkontrakt Registreras Personnummerordning Personalakten (sekretesskuvert) Bevaras Alla Efter avslutad anställnin Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell g utlämning. Anmälningar om arbetsskador och tillbud Registreras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Annons via rekryteringssystem Registreras Annonsnummer Server Bevaras Efter 2,5 år Registreras av HR avdelningen i rekryteringssystem. Anställningsavtal och anställningskontrakt Registreras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 18
forts. Personal Anställningsavtal tillfällig personal Registreras Personnummerordning Pärm Bevaras 2 år Anställningsstöd Arbetsförmedlingen, beslut Registreras Personnummerordning 2 år Nej Gallras 2 år efter att beslutet upphört gälla. Ansökan direkt via rekryteringssystem Registreras Annonsnummer Server 2,5 år Nej Efter Registreras av sökande i rekryteringssystem. Ansökan från den som fått anställningen avslutad anställnin (inklusive utbildningsbevis, betyg och intyg) Registreras Personnummerordning Personalakten Bevaras g Skrivs ut bifogas anställningsavtal Ansökan om bidrag från AFA Försäkring Registreras Personnummerordning Personalakten Vid inaktualitet Nej Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Ansökan till Arbetsförmedlingen om bidrag till arbetshjälpmedel Registreras Personnummerordning Personalakten Vid inaktualitet Nej Ansökningshandlingar till annonserade tjänster, via post eller e-post Registreras Annonsnummer E-post, papper 2,5 år Nej Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Scannas och läggs in i ärendet i IT stöd. Originalet förvaras på HRavdelningen. Ansökningshandlingar, spontant inskickade via post eller e-post (ej annonserade tjänster) Sorteras Alfabetiskt årsvis E-post, papper 2,5 år Nej Kopia på svarsbrev biläggs Arbetsmiljö, Årlig utredning Sorteras Kronologisk Server 5 år Nej Efter Arbetstillstånd Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Efter Avstående från konvertering till tillsvidareanställning Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Beslut från Arbetsförmedlingen om bidrag till arbetshjälpmedel Registreras Personnummerordning Personalakten Bevaras Registreras i rapportsystem Efter avslutad anställnin Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell g utlämning. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 19
forts. Personal Beslut om bidrag från AFA Försäkring Registreras Personnummerordning Personalakten Bevaras Betyg Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras Efter avslutad anställnin g Efter avslutad anställnin g Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Bisyssla, anmälan av Sorteras Personnummerordning 5 år Nej Efter Chefsavtal Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Efter Disciplinåtgärd - varning Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Efter Funktionsbeskrivning för gruppchefer/gruppledare/arbetslagsledare Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Efter avslutad Föreläggande om förstadagsintyg, Registreras Personnummerordning Personalakten Bevaras anställnin g Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Företrädesrätt, anställdes begäran om Registreras Personnummerordning 2 år Nej Begäran registreras i IT-stöd, förvaras i HR-avdelningens närarkiv Företrädesrätt, besked enligt 15 LAS Sorteras Personnummerordning Pärm på enheten 2 år Nej Kopior och dubbletter av handlingar som redan finns hos den centrala personalavdelningen Vid inaktualitet Nej Kursintyg Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Ledighetsansökningar Sorteras personnummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Uppgifter läggs in och godkänns i personalsystem. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 20
forts. Personal Läkarintyg Registreras Personnummerordning Pärm/mapp på enheten 2 år Nej Sekretessprövas före eventuell utlämning. Lönebidrag, beslut Personnummerordning 2 år Nej Gallras 2 år efter att beslutet upphört gälla MBL-förhandlingsframställan 11-14 Sorteras Kronologisk Pärm/mapp Vid inaktualitet Nej När förhandlingsprotokollet är justerat. Förvaras hos förhandlande chef MBL-förhandlingsprotokoll 11-14 (i ej individrelaterat ärende som ej ska diarieföras) Sorteras Kronologisk Pärm/mapp 2 år Nej Hos förhandlande chef MBL-förhandlingsprotokoll 11-14 (i individärende som ej ska diarieföras) Sorteras Personnummerordning Personalakten Vid inaktualitet Nej Gallras vid avgång från anställning i kommunen MBL-förhandlingsprotokoll 11-14 (i ärende som ska diarieföras) Diarieförs Diarienummerordning Ärendemapp Bevaras Följer ärendet Olycksfall, anmälan och utredningar Registreras Kronologisk Server Bevaras 10 år Registreras i IT-stöd för arbetsskador. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Organisationsförändringar, handlingar om Diarieförs Diarienummerordning Ärendemapp Bevaras 5 år Gäller indelning i resultatenheter, resultatområden och motsvarande Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Rapport tillfällig personal Sorteras Personnummerordning Bevaras 2 år Rehabiliteringsplan med uppföljning Registreras Personnummerordning Server Bevaras 10 år Rehabiliteringsutredning Registreras Personnummerordning Server Bevaras 10 år Rekvisition av ersättning för kostnader för särskilt högriskskydd Sorteras Personnummerordning 2 år Nej Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Registreras i IT-stöd för rehabilitering. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 21
forts. Personal Riskbedömning vid förändring i verksamheten Sorteras Kronologisk Pärm/mapp/server Bevaras 5 år Biläggs A- och K-samverkansprotokollen. Sekretessförbindelse Sorteras Personnummerordning Personalakten Vid inaktualitet Nej Gäller tystnadsplikt. Bevaras vid uppsägning pga. sekretessbrott. avslutad anställnin Sjukersättning, beslut från försäkringskassan Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras g Skyddsrond Sorteras Kronologisk Server 5 år Nej Tidrapporter Kronologisk Papper - Nej Skickas vidare till personalavdelningen bud, anmälan och utredning Registreras Kronologisk Server Bevaras 10 år Efter Registreras i IT-stöd för arbetsskador. Sekretessprövas före eventuell utlämning. Tjänstgöringsbetyg med omdömen Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras avslutad anställnin g Kopia Original till berörd Tjänstgöringsintyg utan omdömen Sorteras Personnummerordning Pärm/server hos löneenheten 2 år Nej Efter Kopia Original till berörd avslutad anställnin Uppsägning/avgångsanmälan Sorteras Personnummerordning Personalakten Bevaras g Utbildning och annan kompetensutveckling - kursprogram, deltagarlistor, deltagarmaterial, kursintyg Sorteras Ämnesvis i kronologisk ordning alternativt databas Pärm/mapp, server Bevaras 5 år Utdrag ur polisens belastningsregister Registreras personnummer Personalakten Bevaras Nej Vidarefördelning av arbetsuppgift - arbetsmiljö Sorteras Kronologisk Pärm/mapp 2 år Nej Gäller den som fått anställningen. Se även Skollagen 2 kap 33 om återlämnande. Förvaras hos respektive chef. Gallras 2 år efter att vidarefördelningen upphört Årsarbetstidsblankett, månadsblad Sorteras Personnummerordning Pärm/mapp, server 2 år Nej Förvaras hos respektive chef Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 22
Flykting- och invandrarverksamhet Akter enligt LBA och LMA Registreras Alfabetiskt Bevaras 5 år LMA=Lagen om mottagande av asylsökande m.fl. LBA=Lagen om bistånd åt asylsökande m.fl. Gäller ärendeblad/journalblad, ansökan om dagbidrag/dagersättning, beslut i enskilt ärende, utredningar i särskilt ärende, inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet, upprättade handlingar av betydelse i ärendet, överenskommelser. Akter enligt LBA och LMA, gallringsbara handlingar: Registreras Personnummer Vid inaktualitet Nej Underlag till ansökan om dagbidrag (t.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtanden från läkare m.m.), korrespondens och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd, beslut från invandrarmyndighet, förordnanden om offentligt biträde, underlag för återsökning av utgivet bistånd, anmälan till hälsoundersökning. Akter enligt LIF Registreras Alfabetiskt Bevaras 5 år LIF=Lagen om introduktionsersättning för flyktingar. Gäller inkvarteringsansökan från flyktingförläggning, ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor, introduktionsplan, praktikplatsformulär, utredningar i enskilt ärende, beslut i enskilt ärende, ekonomiska beräkningar, förbindelser att följa reglerna för introduktionsersättning, yttranden till åklagare och allmän domstol, överklaganden med bilagor, korrespondens av betydelse i ärendet. Akter enligt LIF, gallringsbara handlingar: Registreras Personnummer Vid inaktualitet Nej Underlag till ansökan om introduktionsersättning (närvarorapporter över svenskundervisning och praktik, kvitton, ersättningsbesked från försäkringskassan om föräldrapenning, intyg från skola om lexikonbehov, kostnadsförslag för tandvård, glasögon m.m., kopior av hyresavier), korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av kommunen), kopior av hyreskontrakt, beslut om hemutrustningslån från CSN, beslut från invandrarmyndighet Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 23
forts. Flykting- och invandrarverksamhet Ansökan om schablonersättningar Registreras Kronologiskt 10 år Nej Avtal mellan Migrationsverket/Integrationsverket och kommunen om mottagande av flyktingar Diarieförs Nummerordning. Bevaras 5 år Besiktningsprotokoll Sorteras Objektsnr 2 år efter det att kontraktet upphört att gälla Nej Beställning av utbildningar Sorteras Kronologiskt 2 år Nej Under förutsättning att ingen utestående fordran finns. Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi Sorteras Kronologiskt Bevaras 5 år Protokoll från möten med frivilligorganisationer Sorteras Kronologiskt Bevaras 5 år Organisationer som deltar i flyktingmottagandet Register över flyktingar Registreras Alfabetiskt Procapita Bevaras 5 år Statsbidragsansökningar Sorteras Kronologiskt 10 år Nej Underlag till stadsbidragsansökningar Sorteras Kronologiskt 2 år Nej Utbetalningslistor över stadsbidrag Sorteras Kronologiskt 10 år Nej Utvärdering av flyktingverksamheten Diarieförs Diarienummer Bevaras 5 år Årlig statistik över kommuninvånare med utländsk härkomst Diarieförs Diarienummer Bevaras 5 år Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 24
Arbetsmarknad Anställningsbeslut Registreras Personnummer Förslag Förvaras på HRavdelningen Bevaras 5 år Kopia i "slaskpärm" kan gallras. Ansökningar till utbildningar, projekt eller program Registreras Kronologisk 2 år Nej Efter ansökningsdatum Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Registreras Personnummer Hos respektive handläggare 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Arbetsintyg, skriftliga omdömen Registreras Personnummer Bevaras 5 år Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Registreras Personnummer Hos respektive handläggare 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Registreras Personnummer Bevaras 5 år Förstadagsintyg Registreras Personnummer Hos handläggare, O + HR 2 år Nej Efter avslutad åtgärd. O = Offentligt skyddad anställning. Handlingsplan/studieplaner Registreras Personnummer I GW och ev. personakt hos handläggare fram till gallring 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Registreras Personnummer Hos respektive handläggare 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Projekthandlingar Bevaras Se projekthandlingar under generellt förekommande handlingar. Statistik och rapporter ur verksamhetssystem Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Statsbidrag för olika åtgärdsformer, underlag, ansökningar, utbetalning, avstämning etc. Registreras Kronologisk 10 år Nej Gäller räkenskapsmaterial Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 25
forts. Arbetsmarknad Uppföljning Registreras Personnummer I GW och ev. personakt hos handläggare fram till gallring 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Uppgifter och personuppgifter i verksamhetssystem Registreras Personnummer Verksamhetssystem GW 2 år Nej Efter avslutade åtgärder och efter att statistik/rapporter skrivits ut. Känsliga uppgifter som inte får behandlas enligt PuL gallras direkt. Utredningar, kartläggning Registreras Personnummer I GW och ev. personakt samt viss del i Procapita för SK s del av FIA 2 år Nej Efter avslutad åtgärd. FIA = Fler i arbete. Verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Verksamhetsuppföljningar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare, kostnader etc. Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Ärendeblad/journalblad Registreras Personnummer I GW och ev. personakt hos handläggare fram till gallring 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Överenskommelser med deltagare Registreras Personnummer I personakt hos handläggare fram till gallring 2 år Nej Efter avslutad åtgärd Vuxenutbildning Övergripande planering Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Se även fotografier m.m. under generellt förekommande handlingar. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 26
forts. Vuxenutbildning Informationsmaterial, t.ex. handlingar som presenterar kurser och ämnen Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Kvalitetsredovisningar Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år Läromedel, egenproducerat. Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Kan innehålla bedömningar av dels vilken mån målen för utbildningen har nåtts och dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial protokollen. Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. Protokoll eller andra besluthandlingar ifrån styrelse, linjenämnd eller motsvarande organ för utbildning eller forskning, med bilagor. Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Protokoll eller mötesanteckningar, lokala samverkansgrupper, t.ex. skola-statliga myndigheter, skola-kommunala myndigheter, skola-fritid, skola näringsliv Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Protokoll från sammanträden och möten, personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser kring undervisning eller elevhälsa. Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Redovisning av statsbidrag Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 27
forts. Vuxenutbildning Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Sorteras Kronologisk Server, papper Bevaras 5 år Statistik/rapporter ifrån CSN och SCB Sorteras Kronologiskt Vid inaktualitet Nej Gäller statistik på nationell nivå Tjänstefördelningar, handlingar rörande Sorteras Kronologiskt Vid inaktualitet Nej Tjänstgöringsscheman Sorteras Kronologiskt Vid inaktualitet Nej Elevregistrering Anmälningar/ansökningshandlingar Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Gäller även inskickade betygskopior. Gallras tidigast efter att eleven har avslutat sin utbildning. Antagningslistor Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Elevhistorik (elevkort/studerandekort) Sorteras Personnummer Server, papper Bevaras Särskilda leveranser ur system. Grupplistor-, kurs- Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Av tillfällig betydelse Handlingar av rutinkaraktär rörande elever Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Underlag för planering, redovisning och kontroll. Handlingar rörande samtycken enligt PuL Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven har avslutat sin skolgång. Klass/studerandelistor Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Skolkataloger Sorteras Kronologiskt Papper Bevaras 5 år Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 28
forts. Vuxenutbildning Läkarintyg från elev Registreras Personnummer Papper inlåst hos kurator, server 2 år Nej Registrering sker i anslutning till förvaringen. Skydd av personuppgift i verksamhetssystem Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. Övriga register över eleven som har upprättats i syfte att underlätta intern kontroll och redovisning Sorteras Kronologiskt Server, papper 2 år Nej T.ex. för debitering av interkommunala avgifter. Studieorganisation Anmälningar till prövning Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej När prövningen är genomförd. Ansökningar, kursbyten Sorteras Personnummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Sorteras Personnummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Kan gallras då anteckning gjorts på elevkort eller motsvarande. Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Då elev slutat skolan. Disciplinära åtgärder, handlingar rörande Diarieförs Diarienummer Ärendeakt Bevaras 5 år T.ex. varning, avstängning/förvisning av elev. Individuella studieplaner Sorteras Personnummer Server, papper Då elev slutat skolan Nej Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. Ledighetsansökningar Sorteras Personnummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Meddelande om genomförd prövning Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej När uppgiften är dokumenterad. Närvaro- och frånvarouppgifter Sorteras Personnummer Server, papper Vid inaktualitet Nej Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 29
Prövning, resultat med anteckning om givet betyg. Sorteras Personnummer Papper Bevaras 5 år Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. forts. Vuxenutbildning Överenskommelse om studiegång Sorteras Personnummer Papper Bevaras 5 år Särskild överenskommelse för enskild elev. Undervisningsplanering Arbetsplaner, lokala Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Läromedel, egenproducerat. Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. Läsårsdata Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Orienteringskurser, lokal Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Protokoll ifrån ämneskonferenser m.m. Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Schema, lärar-, kurs- Sorteras Kronologiskt Server, papper 3 år Nej Timplaner, lokala Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Elevutveckling och lärande Betygsdokument, samlat Sorteras Personnummer Server, papper Bevaras 5 år Utbildningsbevis. Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själva bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet. Betygskatalog Sorteras Kronologiskt Papper Bevaras 5 år Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 30
Betygskopior av slutbetyg Sorteras Personnummer Server, papper Bevaras 5 år Underskriven papperskopia ska finnas. forts. Vuxenutbildning Betygskriterier, lokalt utarbetade Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Diagnostiska prov, elevlösningar Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Handingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Intyg, kopior Sorteras Personnummer Server, papper Bevaras 5 år Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser. Korrespondens med elev med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Sorteras /Registreras/ Diarieförs Personnummer/Nummer/ Diarienummer Server, papper Bevaras 5 år Registreras eller diarieförs om det berörs av sekretess. E-post med sekretess skrivs ut och raderas ur e-posten. Kunskapsprofiler Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Samtliga ämnen Nationella prov i samtliga ämnen utom svenska Sorteras Kronologiskt Server, papper 5 år Nej Gallras 5 år efter provtillfället. Nationella prov i svenska, elevlösningar Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i samtliga ämnen utom svenska Sorteras Kronologiskt Server, papper 5 år Nej Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Sorteras Kronologiskt Server, papper Bevaras 5 år Skriftliga tester och prov, elevlösningar Sorteras Kronologiskt Server, papper Vid inaktualitet Nej Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg har löpt ut. Arkivansvarig: kontorschefen, arkivredogörare: registrator 31