Revisionsprotokoll Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm Revisionsteam Uppdragsledare: Uppdragsmedlem: Annicca J Andersson Yvonne Hellsén Revisionens omfattning Systemdokumentation: Ledningssystem april 2016 Åtgärdade avvikelser: Kvarstående avvikelser: ISO 14001:2004 Typ av revision: Samtliga Inga Uppföljande revisioner Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 Resultat Mycket allvarliga avvikelser (F): 0 Allvarliga avvikelser (C): 0 Mindre allvarliga avvikelser (B): 7 Revisionsgruppens rekommendation Oförändrad certifieringsstatus efter presentation av skriftliga bevis på korrigerande åtgärder inom 3 månader. Annicca J Andersson / Uppdragsledare Sida 1 av 8
Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm Användning av certifikatsdokumentation Inga oklarheter har identifierats. Avvikelser - multi site Samordnad hantering av avvikelser och informationsspridning. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Väl känd rutin, få avvikelser (relevant avseende miljö). Fortlöpande uppmuntran ges. Eventuella avsteg, signifikanta områden och anledning till förändringar i revisionsplan Inga avsteg eller förändringar i revisionsplanen. Interna revisioner Mycket väl fungerande interna revisioner, till nytta för verksamheten. Korrespondens med myndigheter Inga oklarheter föreligger. Sen ansökan om förnyat tillstånd joniserande strålning (internt identifierad avvikelse vid lagefterlevnadskontroll). Svar inväntas. Ledningens genomgång Väl fungerande. Protokoll i god ordning. Ledningens representant Birgitta Westin är ledningens representant. Ledningssystemets effektivitet, prestanda och bidrag till att uppfylla policy och mål. Tydlig förbättring av miljöprestanda kan visas. Väl integrerat och fortlöpande miljöarbete. Fortlöpande arbete med hållbarhet mm. Områden nästa revision Specifika fokusområden bestäms i samband med detaljplaneringen av revisionen. Ständiga förbättringar Fortlöpande arbete, utan anmärkning. Uppfyllelse av mål och handlingsplaner Mål och målprogram fastställs och utvärderas samt kommenteras. Ett bra arbete inklusive ständig förbättring kan visas. Vilka orter som besökts vid revisionstillfället Sida 2 av 8
Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm Brinellvägen 8, Stockholm: Ledning och stabsfunktioner KTH Sustainability Office Nödlägesberedskap Upphandling och inköp Universitetsförvaltningen (UF) ECE-skolan Osquarsbacke 31, Stockholm ITM-skolan Teknikringen 30, Stockholm ABE-skolan Teknikringen 74 D, Stockholm SCI-skolan Teknikringen 8, Stockholm BIO Albanova, Roslagstullsbacken 21, Stockholm STH-skolan, Alfred Nobels Allé 10, Flemingsberg Positiva iakttagelser Övergripande: + Tillstånd finns inlagda under "MiljöGuiden" + Inga oklarheter med myndigheter + Skriftliga delegeringar och uppdrag, är funna i god ordning + God ordning på lagar och andra krav + Lagefterlevnadskontroll genomförd på olika nivåer, inklusive kommentarer och därefter beslut + Årlig rapport till Naturvårdsverket (Resultat 20 poäng av 23 möjliga) + Förbättrad indelning av intranätet + Tydliga snabblänkar från centrala och lokala miljösidor/intranät + Policys finns fastställda + Miljöaspekter är uppdaterade + Koppling mellan miljöaspekter och lagkrav kan visas + God måluppföljning av mål 2013-2015 + Mål och program finns framtagna för mål 2016-2020 (visst lokalt arbete pågår) + Tydlig instruktion finns avseende detaljerade mål (lokala verksamheter) + God ordning på dokumenthantering + Väl fungerande mötesformer + Tydlig fördelning av ansvar (delegering och uppdrag) Tillräckliga befogenheter för att kunna ta ansvaret? + Väl fungerande ledningsgrupp samt ledningens genomgång (övergripande och lokalt) + Väl fungerande miljögrupp + Veckomöten och månadsmöten KTH Sustainability Office + Månadsvisa möten miljö och byggnadsavdelningen (MBA-möten) + Web-utbildning miljö, är en del av introduktionen för nya medarbetare + Fortlöpande utbildningsinsatser (kemikalier, brand mm) + Årlig översyn av brandskydd tillsammans med fastighetsägare (kompletterat med lokala översyner) + Brandutbildningstillfällen hålls ett par gånger per år + God ordning på rutiner för upphandling och inköp + Miljökravslista (exempel) finns att tillgå (förbättring pågår) + Årlig genomgång av upphandlingsplan inklusive miljökrav + God samverkan mellan upphandlingsgruppen och KTH Sustainability Office + Upphandlingar redovisas till Naturvårdsverket + God följsamhet mot rutiner (centralt-lokalt) + God ordning på avfallshantering (lokala rutiner per plats) + Väl fungerande kemikaliehantering + Alla har tillgång till säkerhetsdatablad via KLARA programvara + Fortlöpande arbete med hållbarhet (olika nivåer) + Hållbarhetskrav har fått ett större utrymme vid upphandling + Hållbar utveckling ska integreras i KTH:s samtliga program (2016-2020) Sida 3 av 8
Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm + Integreringen av hållbar utveckling i KTH:s forskningsbas ska öka (2016-2020) + Hållbar förvaltning av KTH Campus (2016-2020) + Hållbara transportslag premieras genom att underlätta för de som cyklar, går eller åker kollektivtrafik + Miljö- och hållbarhetsfrågor ska integreras i all ordinarie verksamhet och vara en del i alla relevanta processer, planer och beslut (2016-2020) + Fortlöpande arbete med samverkan och kommunikation (internt-externt) + Gapanalys ISO 14001:2004 mot ISO 14001:2015 är genomförd + Utbildningar genomförda samt inplanerade avseende ISO 14001:2015 (inkl. samtliga miljöombud våren 2016) + Mycket gott engagemang på samtliga nivåer + Väl känd rutin för avvikelsehantering samt fortlöpande uppmuntran av dokumentra avvikelser i syfte att förbättra + Väl fungerande aktiviteter kring förbättringsförslag + Mycket väl fungerande interna revisioner, utförliga rapporter inklusive goda exempel + Öppenhet präglar verksamheterna + Ständig förbättring kan visas ITM-skolan Mycket god ordning och reda genom verksamheten. Lokala mål finns framtagna. Ledningens genomgång 160216, protokoll i god ordning. Mer miljöfarliga kemikalier har riskbedömts, arbete pågår med resterande. Tydligt förbättrad inventering av kemikalier. God ordning på destruering av kemikalier. Utmärkt engagemang! Förbättringsmöjlighet: Komplettera rutin MR-ITM-174 med information om årliga utrymningsövningar (nytt beslut) SCI-skolan: Mycket god ordning och reda genom verksamheten. Kraftfullt förbättrad miljömedvetenhet de senaste två åren. Miljöarbetet är väl integrerat i vardagen. Lokala mål finns framtagna. Ledningens genomgång 160329, protokoll i god ordning. Riskbedömningar är genomförda (fortlöpande arbete). Intern utvärdering av lagefterlevnad är genomförd. Utmärkt engagemang! Förbättringsmöjlighet: Komplettera rutin MR-SCI-069 Rutin miljölagar och andra krav, med information om hur miljöombud och infrastrukturansvarig hålls uppdaterade på förändringar i lagar och andra krav information om årlig utvärdering av lagkrav. Universitetsförvaltningen: Tydligt miljömedvetenhet och ett väl fungerande upplägg för fortlöpande arbete. Kommunikationsvägar finns förankrade genom verksamheten samt kompletteras med att miljöombud besöker respektive lokal plats för information och uppdatering. Säkerhetsdatablad i KLARA datasystem, har gjorts lätt tillgängliga för lokalvårdare vilket underlättar för dem. Ledningsmöte hålls två gånger per månad, Miljöråd två gånger per år. Arbetet är funnet i god ordning. Inga specfika förbättringsmöjligheter har identifierats. Övergripande: +Bra med miljögrupper då man fångar upp information, förbättringar och har bra kommunikationsvägar till respektive enhet. ABE: +Bra framtagna miljömål. Samtliga som ska tillträda labb ska ha tagit del av säkerhetsföreskrifter. Har satt mål att 100 % ska genomföra detta. +Ny tillträdd labbchef, god ordning, förbättrat rutiner och bra information gällande skyddsutrustning, utrymning osv. +Tagit fram bra dokument gällande miljötips. En bra lathund för samtliga i verksamheten. ECE: +Hållbar utveckling i program där man även fortsatt med måltal inom området Sida 4 av 8
Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm +Samtliga som berörs av kemikalier har acess till Klara. BIO Albanova: +Bra ordning i labb och kontroll på säkerhetsdatablad +Vissa rutiner speciellt inom labb finns på engelska då många är engelsktalande. STH Flemingsberg: +Precis tillsatt nytt miljöombud som kommer underlätta framtida arbete +Presenterade resultat från mätbara mål och tankar kring framtida mål. Förbättringsförslag Övergripande: -När ni får in förändringar i rutiner bekräfta gärna att ni tagit emot dem och beräknat datum för publicering. (Vid dagens revision hos ECE diskuterades rutin gällande nödlägesberedskap som togs fram i maj 2015 som ännu ej blivit publicerad) -Ska KTH ha en övergripande rutin gällande behörighet för att få tillträde till labb. Gäller både studenter och medarbetare. -Ska KTH ha en övergripande rutin gällande introduktion inom miljö och nödlägesberedskap för tillfälligt anställda medarbetare såsom gästlärare och projektanställda. ABE: Säkerställ så samtliga kemikalier i labblokaler har aktuella säkerhetsdatablad (gäller även sådant som vid dagens revision konstaterades endast används vid kalibrering av instrument) -På era APT kan ni ha med en punkt gällande miljö, förbättringar och även kommunicera delresultat av era uppsatta mål. -Stäm av era miljömål, förslagsvis 1 ggr/halvår ECE: Några avvikelser från internrevision där deadline gått ut är ännu ej släckta. Saknas bifogade word dokument, pdf dokument osv. (se generell avvikelse) -Sätt gärna mätbara mål som ni förslagsvis stämmer av 1 ggr/halvår och kommunicera status på dessa vid APT -Kan vara bra med ett årshjul för att säkerställa att samtliga områden gås igenom -Tornrummet kan kompletteras med repstege för att förenkla ev. utrymning BIO Albanova: -Ett antal observationer noterade vid lagefterlevnadskontroll. Komplettera gärna med ansvarig och senaste tid för åtgärd. Lägg till punkt på APT gällande förbättringar för att öka frekvensen på inflöde -Lyft vikten av rapportering i ert avvikelse/förbättringssystem så att även andra på KTH kan ha nytta av era förbättrings förslag. STH Flemingsberg: -Kan vara bra med ett årshjul för att säkerställa att samtliga områden gås igenom -På era APT kan ni ha med en punkt gällande miljö, förbättringar och även kommunicera delresultat av era uppsatta mål. -Säkerställ så säkerhetsdatablad vid behov uppdateras som i dag ligger i pärm i labbet vi besökte vid dagens revision. Övergripande: - Bevaka möjlighet att via programvara (MiljöGuiden) eller på annat sätt, bevaka när tillstånd löper ut. - I ärenden där miljöombud inte har mandat och i vissa fall "inte blir lyssnade på", mer omgående lyfta frågan Sida 5 av 8
Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm till chefsnivå för verkställighet i verksamheten. (Detta för att inte trötta ut verksamheten, till ingen nytta.) - Se över att fastställt ansvar har relevanta befogenheter (för att kunna ta ansvaret) Övriga kommentarer Nästa revision: Uppföljande revision 4,0 dagar 2017-04-25 -- 2017-04-26 (tisdag-onsdag vecka 17) Revisorer: Annicca J Andersson och Yvonne Hellsén Sida 6 av 8
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm AR 1 Delkrav: 4.3.2 Lagar och andra krav Rubrik: Laglista SRV (transportör farligt avfall) Plats: STH Transportören är ej längre aktuell som leverantör AR 2 Delkrav: 4.3.2 Lagar och andra krav Rubrik: Tillstånd joniserande strålning Plats: Övergripande KTH Tillstånd för joniserande strålning är utgånget. *ny ansökan insänd AR 3 Delkrav: 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Lokala mål Plats: SCI- skolan SCI skolan: Målprogram är inte uppdaterade, till fastställda mål. AR 4 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Säkerhetsdatablad labb mark och vatten Plats: ABE vid stickprov gällande kemikalie Spectascan copper saknades säkerhetsdatablad i Klara. AR 5 Delkrav: 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Rubrik: Slutförande av avvikelser från intern revision Plats: Övergripande KTH Svarstid för avvikelsehantering vid intern revision, innehålls inte alltid från lokal plats. En månads svarstid gäller och bedöms skälig. Notering: Om specifika skäl kan anges i specifikt fall, ges mer tid. Revisor Annicca JSida Andersson 7 av 8
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Revisionsperiod: 2016-04-18 till Ort: Stockholm AR 6 Delkrav: 4.5.5 Interna revisioner Rubrik: Internrevision öppna avvikelser Plats: STH Ej sänt in svar gällande åtgärder på avvikelser uppkomna vid senaste internrevisionen. (ej följt rutin) AR 7 Delkrav: 4.6 Ledningens genomgång Rubrik: Ledningens genomgång för 2016 Plats: STH Enligt rutin ej lämnat protokoll ifrån senaste ledningens genomgång till Sustainability Office Sida 8 av 8