Hantering av MCSS, Medication Care Support System Bakgrund Digitala signeringslistor består av två delar, ett webbverktyg och en app. Legitimerad personal använder MCSS Webb och baspersonalen arbetar i MCSS App. Legitimerad personal har även tillgång till MCSS App för att kunna signera HSL uppgifter om de utför det istället för baspersonalen och för att kontrollräkna narkotika när de är ute hos patienten. Företaget som levererar Medication Care Support System förkortas MCSS heter Appva. Detta rutindokument gäller för samtliga patienter inskrivna i hemsjukvården, både privat utförare och egen regi. Införandet sker på vård- och omsorgsboende i VÄF 1/4, hemtjänst och SOF införs under hösten 2019. I rutinen används ordet baspersonal vilket innefattar undersköterskor, omvårdnadspersonal, habilitetspersonal, stödpersoner och personliga assistenter. Legitimerad personal innefattar arbetsterapeuter, fysioterapeuter och sjuksköterskor. I det administrativa gränssnittet kommer du in i ett startläge valt. Vill du ändra startläge tex till din egen enhet kontakta IT vård och omsorg. Signeringslistor Signeringslistor används där vi överlåter hälso- och sjukvårdsuppgifter till annan personal. Det finns behandlingslistor, läkemedelslistor, narkotikalistor, kontrollräkning och övriga HSL-uppgifter i nuläget. Vid insättning av ny insats tex näringsdrycker, förflyttningsinstruktion, ordinationer från tandläkare så som tandkräm, mun skölj så tar ansvarig legitimerad personal ställning till om signeringslista krävs för att insatsen ska kunna följas upp och säkerställa att insatsen utförs. Signeringslistan används då under kortare tid. Insats Det du skriver i rubriken insats är det som baspersonalen ser i sin MCSS app. Insatsen skrivs manuellt, Använd endast begrepp som är kända i verksamheten se exempel. Ex SSK: Apodos, Dosett, Movicol, Insulin NovoRapid (skall alltid stå Insulin förre insulin sorten så att baspersonal förstår att det är insulin), aldrig någon mängd detta skall baspersonalen utläsa från ordinationshandlingen. Vid läkemedelsplåster och vid behovs läkemedel skrivs alltid preparat och styrkan ex T. Sobril 5 mg, Fentanylplåster 10 mikrogram. Bytte av stomi, koppla sondvälling, omläggning höger underben mm. Vid två olika sorters ögondroppar ska det vara två olika insatser. Har patienten två olika styrker på läkemedelsplåster så skall det också vara två olika insatser. 1
Byter man namn på en insats i MCSS Web där det är förbrukningsjournal och/eller om det är beställningsbart så ändras inte namnet automatiskt på alla ställen. Vid byte av insatsnamn när det gäller läkemedel får detta endast göras när det är likvärdigt läkemedel enligt FASS. Till exempel patienten har T. Panocod 500 mg/30 mg vid behov. Vid nästa uttag har det ändrats till Citodon 500 mg/30mg då måste namnet ändras på insatsen. OBS glöm inte att ändra namnet på förbrukningsjournalen först om insatsen är kopplad till den. När man ändrar insatsnamn så ser baspersonalen det nya namnet i MCSS app vid signering, uttag och begär påfyllnad. Däremot så ändras inte namnet till det nya i MCSS web där sjuksköteran ser påfyllning av artiklar. Vill man att det även där skall vara rätt läkemedelsnamn och inte synonym så måste man ta bort krysset i rutan Beställningsbar, spara och därefter kryssa i rutan igen och spara då aktiveras det nya namnet. När det gäller förbrukningsjournalen så måste man gå in på denna och ändra namn även där om man inte vill att det skall vara synonym. Vid andra tillfällen skall insatsen avslutas och ny insats skapas. Exempel om patienten har Norspan depotplåster och detta ändras till Fentanyl depotplåster då är inte detta likvärdigt enligt FASS vilket innebär att insatsen Norspan depotplåster måste avslutas och en ny skapas med Fentanyl depotplåster. Ex Rehab: Gångträning, handträning, TENS behandling mm Instruktion Skriv en kort instruktion till den insats som baspersonal skall utföra. Exempel: Insats Instruktion Omläggning höger underben Se omvårdnadsplan Dosett Läs ordinationshandling Läkemedelsplåster Borttagna plåster fästs på signeringslista i patientens pärm Blodtryck Värdet registreras i Viva Handträning Enligt program Gångträning Enligt instruktion, alltid två personal Instruktionsrutan får aldrig ersätta vårdplanen/rehab planen utan man hänvisar till den. Vill du att baspersonal ska kontakta dig vid utebliven insats skrivs detta i instruktionen. 2
Instruktion vid behovs lista Vid Vid behovs lista så används instruktionsrutan till att informera baspersonal till vilket ändamål läkemedlet får användas, dosering samt max dosen under dygnet. Skriv alltid vid behovsläkemedlets namn och styrka under insats. När signeringslistan Narkotika används Vid behov läkemedel ska ALLTID något av följande text anges i instruktionsrutan: Kontakta sjuksköterskan innan givandet Får ges utan kontakt med sjuksköterskan Baspersonalen ansvar för kännedom till legitimerad personal Vid läkemedelsinsatser som inte kan utföras enligt ordination och/eller vårdplan kontaktar baspersonalen sjuksköterska. Övriga insatser som inte kan utföras enligt vårdplan och/eller rehabplan dokumenterar baspersonalen i Viva. I dokumentationen ska det framgå vad som inte kunde utföras samt varför. Vid upprepade tillfällen kontaktas legitimerad personal. Är beställningsbar Kommer endast upp vid signeringslista läkemedel och narkotika. Kryssas i av baspersonalen för att informera sjuksköterska om att läkemedlet snart är slut och behöver fyllas på. Under instruktion kan man ange när man önskar att baspersonalen skall trycka på knappen påfyllnad ex när det är 5 Morfin tabletter kvar. Kräver delegering Om insatsen kräver att baspersonal har en delegering för att kunna utföra insatsen så väljer man vilken delegering det är här. Om det inte krävs någon delegering så lämnar man detta fält tomt. Enhet Här anges om baspersonal ska uppge given mängd vid ex läkemedel eller antal minuter ex vid träning. Syftet med enheter är du som legitimerad ska få underlag att följa upp. Raden lämnas tom om detta inte är aktuellt. Enhet ska alltid användas vid insulin och vid behovs läkemedel där baspersonal har alternativ hur mycket de kan ge. Tänk på tex ögondroppar där det ska ges 1 droppe i varje öga, välj då inte enhet då blir det svårt för baspersonalen att ange enhet. Ska ges (frekvens) Vid insatser som är var 3.e dag, exempel vid läkemedelsplåster, byte av stomi platta och det inträffar något som gör att personal måste byta tidigare än planerad dag, måste personal informera OAS att detta har gjorts så att OAS kan ändra insatsdagarna i MCSS Webb. Systemet kan inte själv ändra om frekvensen. Vid insatser som endast är en viss veckodag ex omläggning måndag, torsdag måste insatsen skapas för varje dag. Man väljer då frekvens varje vecka sedan sätter man datumet from när första måndagen inträffar ex 1/4-2019. Därefter gör man samma sak för torsdagen. Vill man säkerställa att insatsen verkligen kommer upp i MCSS App varje måndag och torsdag kan man göra detta genom att skapa PDF fil. 3
Ges inom Ges inom är tidsramen för när baspersonal kan utföra insatsen. Läkemedel; Det är upp till varje sjuksköterska att bestämma tidsramen utifrån patienten och läkemedel, men en generell tid är +/- 30 minuter eller +/- 60 minuter. Läkemedel som ges två gånger per dag skall vara Väl fördelat på vaken tid. Vid flera medicintider under dagen är det viktigt att tänka på att givandet inte krockar inom tidsramen. Ex om du sätter +/- 120 minuter så kan 08.00 och 12.00 medicinen ges vid samma tidpunkt klockan 10.00. Man kan därför tänka att man sätter olika tidsramar ex 30 minuter innan kl 08.00 men att läkemedlet kan ges 60 minuter efter. Övriga HSL-beställningar/behandlingar; Det är upp till legitimerad personal att bestämma tidsramen. Exempel omläggning av ett sår kan kanske göras under hela förmiddagen och då kan man sätta tiden 10.00 och då med +/- 120 minuter vilket innebär att baspersonal kan utföra insatsen någon gång mellan 08.00 12.00. Gångträning utföras någon gång under dagen och då kan tiden vara 10.30 men tidsramen +/- 150 minuter vilket innebär att insatsen kan utförs mellan 08.00 14.00. Utförs inte insatsen inom tidsramen så får baspersonalen ett larm om att insatsen inte är utförd. Tänk på att lägga tidsramen så att larmen kommer till rätt personal dvs dag/kväll/natt personal. Ut insatsen istället för baspersonal så ska detta signeras i MCSS App av legitimerad personal. Ångra en insats Det finns möjlighet att ångra en signerad insats i MCSS app. Denna funktion får endast användas i direkt anslutning till signeringen, om man har råkat välja fel val, eller om den signerade insatsen skall ändras till Given eller Utförd. Ex Anna ville inte ha alla sina mediciner endast 5 av 8 tabletter man signerade då Delvis given sedan ångrar Anna sig och vill ha de resterande 3 tabletterna då får man ångra den signerade insatsen och därefter välja Given Det samma gäller om Anna inte vill träna och man har signerat Erbjuden tackat nej. En timme senare vill Anna träna då får man ändra den signerade insatsen till Utförd Är det inte i direkt anslutning eller att det skall ändras till Given / Utförd då skall en åtgärdsregistrering i HSL-journalen göras där man dokumenterar orsaken till att man ångrat signeringen samt en avvikelse när felet upptäcktes göras. En ångrad signering syns i översikten MCSS web som en överstruken insats. OBS Signeringslistor och insatser som inte är aktuella skall raderas. 4
Narkotika, signeringslista Viktigt att man skapar en förbrukningsjournal först innan du skapar signeringslistan för narkotika detta för att man skall ange förbrukningsjournalens enhet. Kontrollräkning, signeringslista Signeringslista kontrollräkning av narkotikaklassade läkemedel skapas när baspersonalen skall kontrollräkna utan att man ger läkemedlet till patienten. Vid insats skriver man vilket läkemedel samt styrka på det läkemedel som kontrollräkning gäller. Det krävs delegering för att få utföra kontrollräkning. Man kopplar insatsen till den förbrukningsjournal som läkemedlet gäller, man skapar inte någon ny. Baspersonal signerar insatsen vilket innebär att kollegor kan se i MCSS app om insatsen är utförd eller inte. Skulle insatsen missas så skapas det dock inte några larm under denna signeringslista. Kontrollräkning sjuksköterska Kontrollräkning av narkotikaklassade läkemedel skall göras regelbundet, minst var 30.e dag eller vid behov. Systemet håller koll på nedräkningen när kontrollräkning senast måste utföras. Du ser i översiktsbilden hur många dagar det är kvar. Sjuksköterskan använder MCSS App ute hos patienten för att kontrollräkna narkotikaklassade läkemedel. När det gäller flytande läkemedel så får baspersonal/sjuksköterska göra en rimlighetsbedömning vid kontrollräkning. Kontrollräkning görs alltid efter patienten fått sitt läkemedel. Vid kontrollräkning i MCSS web så kan man inte använda kommatecken om det ex är halva tabletter kvar, man får då upp felmeddelandet Man måste använda punkt tillexempel 3.5 då fungerar det. Vid kontrollräkning av narkotikaklassade läkemedel utan att man ger patienten något läs under Kontrollräkning, signeringslista. Beställningslista Här ser man de som baspersonal kan begära påfyllnad på. Påfyllnad skapas vid signeringslistan läkemedel/narkotika men man kan även skapa påfyllnad här för andra förbrukningsartiklar LMM-produkter (läkemedelsnära produkter). Det kan ex vara insulinnålar, lansetter, omläggningsmaterial. Det är upp till varje legitimerad personal att skapa beställningslista här på de LMNprodukter som man önskar. Under beskrivning kan man ange när man önskar att baspersonal trycker på påfyllnad, ex när det finns 10 stycken lansetter kvar, när det finns 3 stycken kvar av Mepilex border 7.5 x 7.5. 5
Kalendern Ska användas för frånvaro, viktkontroll och övrigt. Övrigt kan vara en tillfällig insats som text. vätskekontroll, matregistrering. Uppgifter som inte sker så ofta text. var tredje månad exempel inventering av inkontinensskydd. Kan även användas som information/påminnelse till baspersonal att inte ta upp patienten på morgonen då ADL bedömning skall utföras, eller inte lägga om ett sår då sjuksköterskan skall göra detta den aktuella dagen. Insatser i kalender får inte vara någon uppgift där det krävs en delegering för att få utföra den. Kalendern får inte bli en slasktratt för allt möjligt. Frånvaro Är patienten inte på sin enhet, bortrest, inlagd på sjukhuset så måste man lägga patienten frånvarande. Detta görs i Kalender Skapa ny aktivitet. Det är den legitimerade personal som får kännedom om patientens frånvaro som gör detta. Till sjukhus är sjuksköterskan ansvar att lägga frånvaro. Sänds patienten till akuten så läggs frånvaro även om patienten inte läggs in på sjukhuset, frånvaro skall skapas så fort patienten inte är på sin enhet. Viktigt att man kryssar i rutan pausa alla stående ordinationer detta för att det inte skall skapas larm hos baspersonalen. Vid Anteckning anger man kort varför patienten är borta. Lägg in en påminnelse i TES HSV om när frånvaron tar slut. Är det kväll/natt sjuksköterska som lägger in frånvaro skrivs en påminnelse i omvårdnadsansvarig sjuksköterskas TES HSV. När patienten kommer åter till sin enhet är det viktigt att komma ihåg att avsluta frånvaron. Detta görs genom att ändra slutdatumet, ta inte bort frånvaron för då skapas det larm på alla insatser som inte har blivit utförda under frånvaron. Den legitimerade personal som får kännedom att patienten är åter på enheten tar bort frånvaron. Allmänt, Avsluta, Flyttar, Avliden Vid utskrivning från hemsjukvården så avslutas patienten i MCSS Webb. Den legitimerad personal som har varit ansvarig för patienten avslutar, vanligtvis sjuksköterskan. Flyttar patienten ändras detta av legitimerad personal under adresser. Det är mottagande sjuksköterska som skall säkerställa att adressen stämmer. Är inte sjuksköterska inkopplad så är det arbetsterapeut/fysioterapeut som ändrar adressen Legitimerad personal som först får kännedom om att patienten har avlidit går in och markerar detta på patienten. Ny patient Det är legitimerad personal som genom lägg till boende skapar patienten i MCSS Webb. Patienter kan endast finnas en gång i systemet vilket innebär att en patient som tidigare har varit inskriven i hemsjukvården får man inte upp när man väljer lägg till boende utan då får patienten hämtas upp från Borttagna. 6
RFID etiketten RFID etiketten som är till TES skall även kopplas till MCSS. Detta görs genom att kopiera RFID numret i TES under kontrollpanelen på patienten, det är 20 tecken men endast de 16 första tecken skall kopieras. I MCSS Webb läggs dessa 16 tecken in under information/tagg-id på patienten. Profiluppgifter Är varningsinformation genom symboler som baspersonalen får upp i MCSS App. Idag finns det diabetes, fall, munhälsa, näring och trycksår. Det är legitimerad personal som lägger in profiluppgifter på respektive patient. Diabetes patienten skall ha diagnosen fastställd innan symbolen får läggas in Fall, munhälsa, näring och trycksår måste föregås av en riskbedömning innan symbolen får läggas in. Larm Kvittering av larmen ska göras av legitimerad personal för sitt område minst 1 gång/vecka. Kvitteras inte larmen bort så ligger de kvar i baspersonalens telefoner vilket är missvisande om det är larm för insatser som är mer än en vecka gamla. Har det varit händelser som har utsatt patienten för risk för vårdskada eller vårdskada så skall avvikelse har skrivits i anslutningen till händelsen, det är alltid den som upptäcker händelsen som skriver avvikelsen. Noterar legitimerad personal att detta inte har gjorts när man kvitterar larmen så får legitimerad personal skriva den. Larm skall INTE kvitteras samma dag som de dyker upp. Kvitteras larmet så ser baspersonal det inte längre i MCSS App. Baspersonal måste få chansen att komma ihåg och göra insatsen även om det blir för sent utförd. Minst 1 gång/månad se vilka larm det är, mängden, är det ofta larm hos en och samma person mm. Anledningen till att vi kontrollerar signeringslistor/larmen är för att följa upp hur ordinationen utförs. Kontroll av signeringslistorna görs genom att söka på sitt område och kontrollera vilka larm som gått hos patienten, alltså vilka insatser som inte utförs alls eller inte utförs i tid. Det är både legitimerad Personal och enhetschefen för enheten som skall göra detta. Legitimerads ansvar vid larm Legitimerad personal ska inte åka ut akut och exempelvis ge medicinen istället för baspersonalen när det uppstår larm. Insatsen är beställd av legitimerad personal och det förutsätts att baspersonal utför allt till 100%. 7
Delegering Giltiga delegeringar förs över från Viva till MCSS Webb. Giltiga delegeringar innebär att delegeringen skall vara signerad av legitimerad personal och den delegerande (baspersonalen) samt att delegeringen har en aktuell tidsperiod. Slutdatumet för delegeringen skall vara samma i MCSS Webb som delegeringen har i Viva. OBS delegeringen får INTE föras över eller skrivas i MCSS Webb förrän den är signerad av båda partner (legitimerad personal och baspersonal, undantag är naturligtvis de enheter som inte har Viva vilket framför allt är personliga assistenter och daglig verksamhet, där delegeringen skrivs i Viva och skrivs sedan ut för att baspersonal skall kunna skriva på delegeringen efter underskrift av baspersonal skrivs delegeringen i MCSS Webb). När man lägger in delegeringar är det viktigt att kolla så att personen ifråga inte redan har den aktuella delegeringen. Baspersonal skall endast ha en delegeringsbar uppgift en gång under samma förvaltning. Undantag kan finnas om det är patientbunden uppgift, ex dialys kan man ha flera gånger men oss olika patienter. Tidsperioden I MCSS läggs samma slutdatum på de delegeringsbara insatserna i delegeringen. Det är alltid den första delegeringen som baspersonalen får som styr slutdatumet. Detta för att förnyelse (omdelegering) skall ske vid samma tidpunkt för samtliga delegeringar per profession. Gäller för Delegeringar gäller inom hela förvaltningen VÄF och/eller SOF man går inte längre ner. Undantag kan vara om baspersonal vill att delegeringen endast skall gälla på deras arbetsplats. Baspersonal måste i så fall själva informera om detta. Generellt är att delegeringen gäller inom hela förvaltningen. Personliga delegeringar Viktigt att man i översikten står så långt man kan innan man går in på delegeringar Väljer sedan Boende (istället för adress) rullista kommer upp och då samtliga som tillhör den enhet som du valde i översikten. Man kan inte söka och det finns inga personnummer utan endast för och efternamn där av viktigt att man tar rätt patient. Genomgången kunskapstester Skriv vilka kunskapstester baspersonalen har utfört samt ditt namn exempel Läkemedelstest steg 1/Anna Andersson 8
Aktivera Det är först när man har aktiverat delegeringen som den blir giltig och baspersonal kan utföra insatsen. Aktivering ska ske i anslutning till att man skriver delegeringen. Man får absolut inte förbereda en delegering och sedan invänta svar från kunskapstestet och därefter ev. aktivera delegeringen. Avsluta/ta bort Delegeringar försvinner inte automatiskt från aktuella delegeringar när tidsperioden har gått ut. Detta innebär att legitimerad personal måste aktivt gå in och ta bort dessa genom att trycka Ta bort och sedan ange orsak till varför innan man igen trycker på Ta bort. Det skall endast finnas giltiga under aktuella delegeringar Baspersonalen får en påminnelse i MCSS App att delegeringen är på väg att gå ut 50 dagar innan slutdatum Driftstörningar se separat rutin 9