Tid: Måndag 2018-05-28 och 2018-05-29 klockan 08:00 Plats: Slottet Justerare: Minoriteten Tid för justering: Tisdag 2018-05-29 Föredragningslista: Nr Ärende Diarienr Föredragande 1 Val av justerare (minoriteten) 2 Strategisk plan 2019, workshop KS 2018/146 Victoria Göthberg 3 Landsbygdsutvecklingsplan som en del i hållbarhetsstrategi för tillväxt KS 2015/206 Victoria Göthberg 4 Ombyggnad Grossbolsskolan: information KS 2017/306 Kent Nilsson, Maria Källström 5 Investeringsbudget: ombyggnad Fridhem KS 2018/143 Kent Nilsson 6 Budgetuppföljning per april 2018 KS 2018/61 Lena Backlund 7 Budget 2019 och flerårsplan för 2020 och 2021 KS 2017/304 Lena Backlund 8 Skattesats för budgetåret 2019 KS 2018/148 Lena Backlund 9 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun KS 2018/147 10 Liberalerna: motion angående minnesplats för Flora Gladh KS 2017/379 11 Internkontrollplan 2018 KS 2018/107 12 Regionbildningsprocessen: samverkansavtal mellan kommunerna i Värmland KS 2018/44 Madeleine Nyvall Maj-Britt Westlund
13 Inriktningsbeslut ungdomsverksamhet i Forshaga kommun KS 2018/131 Madeleine Nyvall 14 Deltagande i gemensam upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem KS 2017/27 15 Trafikverket: Remiss av Trafikverkets åtgärdsprogram för omgivningsbuller, 2019-2023 KS 2018/101 Morgan Häggbom 16 Information till nämnd vid anställningar KS 2017/256 Lena Backlund, Torbjörn Falk 17 Bibliotek Värmland KS 2018/109 Torbjörn Falk 18 Borgerliga vigselförrättare - ambassadörer för Forshaga kommun: diskussionsärende KS 2018/137 19 Klarälvdalens Samordningsförbund: samordningsförbundets revisorers granskning av årsredovisning 2017 och frågan om ansvarsfrihet KS 2018/140 Lena Backlund 20 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2018 KS 2018/10 21 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 22 Kurser, konferenser med mera 2018 KS 2017/371 23 Kommunchefen rapporterar KS 2018/11 Torbjörn Falk Per Lawén Ordförande Maj-Britt Westlund Sekreterare
1 Val av justerare (minoriteten) Arbetsutskottet föreslås besluta - till justerare välja XXX (X) - protokollet justeras 2018-05-29
2 Strategisk plan 2019, workshop KS 2018/146 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - anta Strategisk plan 2019 tillsammans med Budget 2019 Årligen sker revidering av mått, målvärden och åtaganden från kommunfullmäktige kopplat till våra övergripande mål. För att bättre förankra vår röda tråd och kunna diskutera ambitionsnivå på övergripande nivå sker den slutliga revideringen denna gång i form av en workshop i arbetsutskottet. Ytterligare mått, målvärden och åtaganden tillkommer sedan i förvaltningarnas verksamhetsplaner som antas i respektive nämnd senast den 30 november inför kommande år. Till stöd för detta arbete har vi styrsystemet Stratsys, där samtliga enheter också svarar på frågorna: Vem är vi till för och vad är vårt uppdrag? samt Hur vet vi att vi är framgångsrika i vårt uppdrag? Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse Underlag vid workshop med eventuella ändringar inför kommunstyrelsen.
3 Landsbygdsutvecklingsplan som en del i hållbarhetsstrategi för tillväxt KS 2015/206 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - upphäva tidigare beslut om separat landsbygdsutvecklingsplan och betrakta arbetet med översiktsplan och hållbarhetsstrategin för tillväxt med dess påföljande handlingsplaner som en bättre lösning kopplat till vår nya styrmodell - inspel i föreliggande workshop kring vad som saknas i den övergripande hållbarhetsstrategin för tillväxt beaktas i arbetet med kommande handlingsplan för näringslivsutveckling I kommunstyrelsen beslutades 2015-08-03 att ge i uppdrag till förvaltningen för kultur, fritid och näringsliv att revidera strategin för tillväxt, ta fram en landsbygdsutvecklingsplan och en näringslivsplan. Strategin för tillväxt skulle ersätta tidigare Forshaga en attraktiv kommun som antogs i kommunfullmäktige 2013-08-27. Då vi antog en ny styrmodell inför 2016 beslutades att vi (med Karlstad som förebild för god mål- och resultatstyrning samt strategiskt utvecklingsarbete) successivt skulle införa tre så kallade hållbarhetsstrategier för att bättre samla utvecklingsarbetet i riktning mot kommunens vision, Forshaga barnkommun. Detta då vi pekar på ett tydligt hållbarhetsperspektiv. Hållbarhetsstrategin för tillväxt har tydlig koppling till målområden inom nationella, regionala och tidigare framtagna lokala utvecklingsplaner kring våra landsbygder i Övre Ullerud och Mölnbacka. Då vi önskar arbeta aktivt med innehållet i hållbarhetsstrategin för tillväxt, både inom våra tätorter och landsbygder, önskar tjänstemännen fokusera arbetet i en mängd olika handlingsplaner. Exempelvis inom områdena kultur, fritid och näringsliv. Via detta arbetssätt håller vi samman kommunens röda tråd, från vision till konkreta aktiviteter. Projektet landsbygdsutveckling i Forshaga kommun tillsammans med Hushållningssällskapet kommer framåt att innebära fokus på konkret stöd till våra företag på landsbygden. Här kan olika aktiviteter bli aktuella för den handlingsplan för näringslivsutveckling som tas fram i höst. Victoria Göthberg 054-17 20 87 victoria.gothberg@forshaga.se Hållbarhetsstrategi för tillväxt - en del av strategisk plan i Forshaga kommun Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse, 2018-05-18 Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänstemannayttrande, 2018-05-18
4 Ombyggnad Grossbolsskolan: information KS 2017/306 Arbetsutskottet föreslås besluta - xxx Kent Nilsson och Maria Källström informerar vid arbetsutskottets sammanträde om ombyggnad av Grossbolsskolan.
5 Investeringsbudget: ombyggnad Fridhem KS 2018/143 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - investeringen i tidigare Fridhem på 1,25 mnkr finansieras via kontot kommunstyrelsens förfogande Klarälvsgården har tidigare presenterat sin verksamhet samt att dom vill hyra FD Fridhem i Deje till utslussningsboende Detta har kommunstyrelsen tidigare ställt sig positivt till. Kommunteknik har presenterat ett förslag till hyresavtal med en hyra på 727.200 kronor och år samma hyresnivå som det då var ett HBV-hem. Vissa ombyggnads arbeten vill man göra så Kommunteknik har i samråd med Statens institutionsstyrelse HK tagit fram ett förslag och fått det kostnadsberäknat till 1.250.000 kronor. Denna kostnad kommer att återbetalas samt ränta i ett tilläggsavtal med en förhöjd hyra med 265.000 kronor under hyrestiden som är på fem år. Avdelningschef Kent Nilssons tjänsteskrivelse, 2018-05-16
6 Budgetuppföljning per april 2018 KS 2018/61 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta - notera övergripande budgetuppföljning per april 2018 Övergripande budgetuppföljning och prognos per april 2018 har tagits fram av ekonomikontoret. Övergripande budgetuppföljning och prognos per april 2018 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2018-05-14
7 Budget 2019 och flerårsplan för 2020 och 2021 KS 2017/304 Arbetsutskottet tillika budgetberedning föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige besluta - fastställa budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 Kommunstyrelsen beslutade 2018-01-29 om planerings- och budgetförutsättningar för budget 2019 och flerårsplan 2020-2021. Styrelsen beslutade att barn- och utbildningsnämnden uppdras göra en konsekvensbeskrivning av beslutet att behålla Ekelund och Gula villan. Vidare beslutades att nya åtaganden delegeras till ledningsgruppen för presentation i KsAu samtidigt som förslag till samtliga mått och beskrivning av övergripande mål presenteras. Ärendet budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 återupptas på arbetsutskottets möte den 28 maj. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse 2018-05-14 Planerings- och budgetförutsättningar för budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 Underlag budget 2019 och flerårsplan 2020-2021
8 Skattesats för budgetåret 2019 KS 2018/148 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - Forshaga kommuns skattesats för budgetåret 2019 är xx kronor Forshaga kommuns budgetmodell bygger på treåriga rullande budgetar. Treårsbudgeten revideras varje år. Beslut inklusive skattesats ska tas av kommunfullmäktige senast i juni månad. Skattesatsen i Forshaga kommun är 22:35 kronor/skattekrona (100 kronor) Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2018-05-21
9 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun KS 2018/147 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - anta mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun budget 2019 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning ska fastställas i samband med fastställande av budget. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2018-05-21 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommuns budget 2019
10 Liberalerna: motion angående minnesplats för Flora Gladh KS 2017/379 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - motionen anses besvarad I december 2017 inkom motion från Liberalerna i Forshaga-Ullerud angående minnesplats för Flora Gladh. Motionen innehöll flera olika förslag på åtgärder: - att en minnestext skrivs och placeras utomhus på utvalda ställen i kommunen - att kommunen utreder möjligheten att hedra henne och påminna oss alla med en plats för eftertanke. Det kan vara en fontän, en park, en permanent utställning, en byggnad eller ett konstverk - att vi årligen uppmärksammar förintelsens minnesdag i vår kommun, till exempel med fackeltåg Det huvudsakliga syftet är att få fler i vår kommun bry sig om sina medmänniskor oavsett ursprung, bakgrund, religion eller sexuell läggning. Svar på motionen bifogas ärendet i form av tjänstemannayttrande. Fredrik Erlandsson har tagit del av samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänsteskrivelse och tjänstemannayttrande och bjudits in till arbetsutskottets sammanträde tisdag den 29 maj klockan 13:15. Fredrik Erlandssons motion, 2017-12-27 Samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänstemannayttrande, 2018-05-14 Samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänsteskrivelse, 2018-05-15
11 Internkontrollplan 2018 KS 2018/107 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsens besluta - godkänna internkontrollplaner 2018 för kommunstyrelsens förvaltningar Internkontrollplaner ska årligen upprättas för samtliga förvaltningar Ekonomichefens tjänsteskrivelse 2018-05-14 Internkontrollplaner kommunstyrelsen 2018
12 Regionbildningsprocessen: samverkansavtal mellan kommunerna i Värmland KS 2018/44 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför fullmäktige tillstyrka beslut - godkänna förslaget till samverkansavtal mellan länets kommuner och regionen Landstingsfullmäktige beslutade 2017-08-29 att ansöka hos regeringen om att få överta det regionala utvecklingsansvaret, enligt Lag om regionaltutvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630), från 2019-01-01. En väl fungerande samverkan mellan kommunerna och den blivanderegionen är en förutsättning för ett framgångsrikt strategiskt regionalt utvecklingsarbete. Ett samverkansavtal mellan parterna skapar en grund för denna samverkan. Syftet med avtalet är att beskriva ansvarsfördelningen mellan parterna samt formerna för samverkan. Samverkansavtalet ska godkännas av alla Värmlands kommuner under juni månad enligt tidsplanen. Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse 2018-05-11 Samverkansavtal 2018-04-24 Missiv till kommunerna 2018-05-02
13 Inriktningsbeslut ungdomsverksamhet i Forshaga kommun KS 2018/131 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - xxx
14 Deltagande i gemensam upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem KS 2017/27 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - Forshaga kommun godkänner, som samverkande part i den gemensamma drifts- och servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem och, är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell - Forshaga kommun förordar att drifts- och servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden - Forshaga kommun anser att det är rimligt att man kan avstå medverkan efter upphandling om kostnader överstiger nuvarande kostnader per år som är cirka 275.000 kronor plus 10%, då det inte finns budgeterade medel för en sådan fördyring - Karlstads kommun ska förbinda sig att löpande uppgradera systemet för att inte ligga mer än max två versioner bakom av systemleverantören senast levererad version. Nya versioner ska finnas först i en testmiljö, som därför ska ingå i upphandlingen Karlstads kommun har genom drifts- och servicenämnden erbjudit övriga samverkande parter i nämnden att delta i upphandling inför nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Genom att upphandla i den gemensamma nämndens namn finns möjlighet att samverka kring andra tjänster som drift och förvaltning. Samtliga parter utom Hammarö har tidigare sagt ja till att delta i sådan samverkan under förutsättning att man får ta ställning till de drifts- och förvaltningskostnader som presenteras av Karlstads kommun och att upphandlingsunderlag godkänns. Syftet med Karlstads kommuns underlag för beslut om fortsatt deltagande i upphandlingen, är att presentera en sammanställning inför slutligt beslut om Forshaga kommun ska delta eller inte. Karlstads kommun vill ha svar senast den 15 juni 2018. En förutsättning för att samverka på angivet sätt är att en tillräckligt stor andel av nämndens parter säger ja till förslaget och att drifts- och servicenämnden sedan också formellt accepterar att åta sig uppdraget. Om inte tillräckligt stor andel deltar, faller möjligheten att samverka kring tillhörande tjänster som drift och förvaltning. Resultatet blir då istället att de som vill kan genomföra upphandlingen gemensamt, men varje part får sedan ta eget ansvar för tillhörande tjänster. Underlag slutligt beslut samverkande parter 2018-04-27 Ska-krav inför upphandling Utvärderingsmodell inför upphandling Designdokument som beskriver teknisk miljö Finansieringsmodell inför upphandling Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse, 2018-05-18
15 Trafikverket: Remiss av Trafikverkets åtgärdsprogram för omgivningsbuller, 2019-2023 KS 2018/101 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - svara på Trafikverkets remiss enligt Kommuntekniks förslag Trafikverket har översänt ett förslag till åtgärdsprogram som är upprättat i enlighet med Förordning (2004:675) om omgivningsbuller. Åtgärdsprogrammet behandlar även vibrationsstörningar. Förslaget är nu ute på remissrunda till alla kommuner och länsstyrelser i Sverige. Forshaga kommuns synpunkter: Kommunen tycker att åtgärdsprogrammet är väl genomarbetat och har en bra ambition att underlätta för bostäder längs de trafikerade vägarna och järnvägarna. Forshaga kommun berörs mest av den järnväg (Bergslagsbanan) som passerar genom Deje tätort och vidare mot Molkom. Det är viktigt att möjligheter finns för de mest utsatta fastigheterna att kunna få hjälp med buller- och vibrationsåtgärder. I åtgärdsprogrammet pekas denna inriktning ut vilket är bra. Där anges också att kommunerna fortsatt kan ansöka om statlig medfinansiering för bulleråtgärder längs kommunala gator vilket också är mycket bra. Fasadåtgärder som montering av tilläggsruta är åtgärder som kommunen har utfört till exempel längs Storgatan. Kommunens förhoppning är att åtgärder prioriteras även utanför de större städerna dvs även på de lite mindre stråken. Trafikverkets remiss Teknisk chef Morgan Häggboms tjänsteskrivelse, 2018-05-18
16 Information till nämnd vid anställningar KS 2017/256 Arbetsutskottet föreslås besluta - notera informationen Information om ingångna visstidsanställningar längre tid än tre månader och tillsvidareanställningar sker till kommunstyrelsen, som delegerar uppgiften vidare till kommunstyrelsens arbetsutskott. Ekonomikontoret informerar att ekonom för bolagen och ekonom för lärande- och arbetsnämnden har tillsvidareanställts. Ekonomikontoret informerar vidare om att vikarierande ekonom har anställts för perioden 2018-05-21--2018-10-31. Vikarie för kultur- och fritidschef kommer att anställas under perioden 2018-06-01 till och med 2019-04-30 på grund av föräldraledighet. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2018-05-14 Ekonomikontorets skrivelser om ingångna anställningar, 2018-05-14 Kommunschef Torbjörn Falks information till nämnd, 2018-05-17
17 Bibliotek Värmland KS 2018/109 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - Forshaga kommun står bakom att flytta driften av databasen från Karlstad kommun till drifts- och servicenämnden - Forshaga kommun bekräftar att frågan är förankrad i kommunen Dagens möjligheter att låna en bok i en kommun och återlämna den i en annan kommun kräver såväl databas som hantering av personuppgifter. Idag hanteras gällande avtal av Region Värmland som i och med detta är rättslig aktör. Region Värmland ska upplösas/upphöra från årsskiftet. Ett beslut måste fattas om ny ansvarig part från 2019, som möjliggör en fortsatt legal grund för delning av information mellan biblioteksmyndigheter. Den enda rimliga alternativet är att drifts- och servicenämnden tillfrågas om ansvar för uppdraget. Förslaget har diskuterats tidigare, redan 2016, i bibliotekschefsnätverket. Frågan och förslaget är diskuterad mellan kommuncheferna i Värmland och därefter förankrad med såväl kommunstyrelsens ordförande som bibliotekschef i kommunen. Det finns ingen intressekonflikt i frågan. Nya krav gällande nya dataskyddsförordningen GDPR är beaktat. Protokoll från drifts- och servicenämnden, 2018-03-23 Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse, 2018-05-18
18 Borgerliga vigselförrättare - ambassadörer för Forshaga kommun: diskussionsärende KS 2018/137 Arbetsutskottet föreslås besluta - xxx
19 Klarälvdalens Samordningsförbund: samordningsförbundets revisorers granskning av årsredovisning 2017 och frågan om ansvarsfrihet KS 2018/140 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - notera Klarälvdalens Samordningsförbunds årsredovisning 2017 - notera granskning av årsredovisning för 2017 och revisionsberättelse för år 2017 - Forshaga kommuns ledamöter i Klarälvdalens Samordningsförbunds styrelse beviljas ansvarsfrihet 2017 På uppdrag av revisorerna i Klarälvdalens Samordningsförbund har PWC genomfört en granskning av förbundets verksamhet och räkenskaper för 2017. Granskningen har genomförts i enlighet med god redovisningssed i kommunal verksamhet. Granskningen avser räkenskaperna, årsredovisningen och förbundsstyrelsens förvaltning i Klarälvdalens Samordningsförbund, organisationsnummer 222000-2337, för verksamhetsåret 2017. Revisorerna bedömer sammantaget att styrelsen i Klarälvdalens Samordningsförbund har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Revisorerna bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen har upprättats i enlighet med tillämpliga delar av lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. Revisorerna bedömer sammantaget att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhete som är uppsatta. Revisorerna tillstyrker att styrelsen och dess ledamöter beviljas ansvarsfrihet. Klarälvdalens Samordningsförbunds årsredovisning för 2017 Revisionsberättelse för år 2017 PWCs revisionsrapport avseende granskning av årsredovisning Klarälvdalens Samordningsförbund Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, 2018-05-09
20 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2018 KS 2018/10 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera delegeringsbeslut som inkommit under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20 Inkomna delegeringsbeslut under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20 redovisas. Delegeringsbeslut inkomna under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20 KS 2018/138: Delegats beslut att tidigare lån konverterats till nytt upptagande av lån hos Kommuninvest
21 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera meddelanden och rapporter som inkommit under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20 Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20 redovisas. Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden 2018-04-24 t.o.m. 2018-05-20
22 Kurser, konferenser med mera 2018 KS 2017/371 Arbetsutskottet föreslås besluta - notera inkomna inbjudningar Inbjudan har kommit från SKL till webbinar om hot, hat och våld mot förtroendevalda, som anordnas den 16 maj. Inbjudan har även kommit från Länsstyrelsen Värmland till nätverksfrukost den 28 maj - Vad skulle du göra om din vardag vändes upp och ner? Dessa datum passar inte att delta. Inbjudningar från SKL och Länsstyrelsen Värmland
23 Kommunchefen rapporterar KS 2018/11 Arbetsutskottet föreslås besluta - notera informationen Kommunchef Torbjörn Falk informerar vid arbetsutskottets sammanträde om följande: -