KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Kallelse

Transkript

1 Tid: Måndag klockan 08:30 Plats: Klarälven Justerare: Tid för justering: Föredragningslista: Nr Ärende Diarienr Föredragande 1 Val av justerare (majoriteten) 2 Utredning om en alternativ politiskt organisation i Forshaga kommun KS 2019/66 3 Kommunrevisorerna: Revisionsrapport Granskning av äldreomsorgens lokalförsörjning KS 2018/389 Morgan Häggbom 4 Mänskliga rättigheter i styrning och ledning KS 2019/62 5 Sjukfrånvaro i Forshaga kommun 2018 KS 2019/56 6 Reviderade bidragsregler KS 2018/237 Claes Havimäki 7 Uppdragsersättning 2019 till Röda korset och Folkets hus. KS 2019/60 8 Budgetuppföljning 2019 KS 2019/59 Lena Backlund 9 Bokslut och årsredovisning för 2018 års verksamhet i Forshaga kommun KS 2019/53 10 Beslut om över- och underskott KS 2019/54 11 Ombudgetering från 2018 till 2019 års investeringsbudget KS 2019/55 12 Investeringar slutredovisningar KS 2019/52 13 Rapportering enligt finanspolicy 2018 KS 2019/58 Lena Backlund Cornelia Lundgren

2 14 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 15 Meddelanden och rapporter 2019 KS 2019/3 16 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2019 KS 2019/10 17 Kurser, konferenser med mera 2019 KS 2019/13 18 Information till nämnd vid anställningar 2019 KS 2019/16 19 Kommunchefen rapporterar 2019 KS 2019/11 Torbjörn Falk Per Lawén Ordförande Cornelia Lundgren Sekreterare

3 1 Val av justerare (majoriteten) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta - till justerare välja XXX (S) - protokollet justeras

4 2 Utredning om en alternativ politiskt organisation i Forshaga kommun KS 2019/66 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - inleda ett arbete med syfte att förändra den politiska organisationen i Forshaga kommun med inriktning på en alternativ politisk organisation där utskott ersätter facknämnder och att den nya organisationen ska gälla från och med uppdra åt kommunledningskontoret att ta fram förslag på en alternativ politisk organisation i Forshaga kommun med inriktning på en organisation där utskott ersätter facknämnder, uppdraget ska återrapporteras löpande - utse kommunstyrelsen presidium till representanter i referensgrupp för utredning av den alternativa politiska organisationen, då både majoritet och minoritet finns representerade Inför 2019 finns ett åtagande i kommunens strategiska plan om att utreda en så kallad KSorganisation. Det som avses kallas ofta för alternativ politisk organisation och syftar på en politisk organisation där utskott ersätter facknämnder. Modellen blir allt vanligare bland mindre kommuner och allt fler kommuner i Värmland går också över i en organisation med utskott i stället för facknämnder. Forshaga kommun har tidigare gjort organisationsförändringar i riktning mot en alternativ politisk organisation och frågan har beretts i omgångar. Den strategiska planen är sedan tidigare försett med ett åtagande i den aktuella frågan men då val till kommunfullmäktige genomfördes efter beslut om planen och en ny majoritet bildas bör ett tydligt inriktningsbeslut fattas. Arbetet med att utreda en alternativ politisk organisation bör genomföras på kommunledningskontoret med tydligt mandat att driva utredningarbetet framåt. För att säkerställa en god politisk koppling så ska ärendet avrapporteras löpande till kommunstyrelsen och kommunstyrelsens presidium föreslås utses till politisk referensgrupp för arbetet. Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse PM om alternativ politisk organisation för Forshaga kommun

5 3 Kommunrevisorerna: Revisionsrapport Granskning av äldreomsorgens lokalförsörjning KS 2018/389 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera Kommunteknik och service kommentarer till revisionsrapporten PwC har genomfört en revisionsgranskning av vård- och omsorgsnämndens och kommunstyrelsens arbete med lokalförsörjning för äldreomsorgens behov. Syftet med granskningen är att undersöka om vård- och omsorgsnämnden och kommunstyrelsen säkerställer att arbetet med lokalförsörjning för äldreomsorgen sker på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. Efter genomförd granskning lämnar PwC följande rekommendationer som Kommunteknik och service kommenterar efter varje rekommendation: 1. Uppdra åt Kommunteknik och service att utarbeta en formell beskrivning av hur lokalförsörjningsprocessen ska gå till, både i fråga om vilken nämnd som ansvarar för respektive process samt vilken tjänstefunktion inom förvaltningen som är ansvarig. SVAR: En lokalutredning för vård- och omsorgsförvaltningens lokaler togs fram I den anges vård och omsorgs verksamheter med ansvarfördelning till varje fastighet. Nuläget avser 2015 och planerade förändringar och underhållsbehov anges. Med den rapporten som bakgrund kan en ny lokalförsörjningsprocess startas upp där varje byggnad anges och dess underhållsbehov/nybyggnad ses över. Kommunteknik och service blir huvudansvarig för det tekniska medan vård- och omsorg utreder behoven. Fastighetschef är Kommuntekniks representant i processen. 2. Anta en tydligare tidplan för när samtliga underhållsplaner ska vara färdigställda, och tillse att de är utformade så att underhållsplanerna kan kategoriseras per nämnd och verksamhetsområde. SVAR: Arbetet med underhållsplaners framtagande pågår under En underhållsplan kan aldrig färdigställas då det är ett levande dokument som uppdateras efter färdigställande av punkter eller att det läggs in nya uppgifter. Underhållsplanen följer fastighetens behov och det finns ingen vinst i att kategorisera per nämnd eller verksamhetsområde. Varje verksamhet ska däremot jobba med de ansvarsbitar som följer i gränsdragningen mellan hyresvärd och hyresgäst. 3. Uppdra åt Kommunteknik att arbeta fram en gemensam mall och instruktion för hur bedömning av respektive fastighet ska utföras. SVAR: Uppdraget med gemensam mall förutsätter vi att det avser standardiserade statuskontroller som gäller för byggnader. Grundmaterialet till en underhållsplan baseras till stor del på statuskontroller ex. fasader, ventilation, värme, konstruktion, ytskikt, belysning osv. 4. Uppdra åt Kommunteknik att beräkna nuvarande underhållsskuld för att kunna lägga en

6 framtida budget för planerat underhåll som är rimlig och baserad på faktiskt behov. SVAR: Nuvarande budget för planerat underhåll är på 57 kr/m2 och år. Rekommendationen för vårdlokaler är på 160 kr/m2 och år. Detta innebär att för de c:a m2 lokaler vi har ska ett tillskott på kr budgeteras årligen för att uppnå ett fullgott underhåll. 5. Anta en lista över prioriterade underhållsinsatser och lägsta acceptabla standardnivå för fastighetsbeståndet. SVAR: Underhållsplanen är den prioriterade listan över underhållsinsatser och lägsta standard baseras på budgeterade medel. 6. Tillse att kännedomen om och tillämpningen av gränsdragningslistan förstärks. SVAR: Alla uppdaterade gränsdragningslistor kommer att skickas ut till förvaltningschef som får i uppdrag att implementera dessa i respektive verksamhet. Färdigställs för utskick våren Se över möjligheten att beställa fler statistiska rapporter och därigenom bidra till att analysarbetet och prognossäkerheten för samtliga förvaltningar stärks. SVAR: Rapporter som erfordras till framtida lokalförsörjning får vård- och omsorgsförvaltningen avgöra vilka som behövs och ta ställning till kostnadsmässigt. Revisionsrapport äldreomsorgens lokalförsörjning, PwC. Teknisk chef, Morgan Häggboms tjänsteskrivelse

7 4 Mänskliga rättigheter i styrning och ledning KS 2019/62 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - påbörja införande av mänskliga rättigheter i styrning och ledning i syfte att bli en MRkommun. - ta fram en plan för invånardialog kring mänskliga rättigheter för genomförande under ta fram en plan för utbildning av anställda och förtroendevalda kring mänskliga rättigheter för genomförande under Med nytt politiskt styre följer nya inspel kring övergripande lednings- och styrningsfrågor. I och med det behöver också den vägledande framtidsbilden, visionen, ses över. Forshaga kommun har sedan 2016 arbetat efter visionen Forshaga barnkommun, där ett övergripande hållbarhetsperspektiv och att långsiktigt bygga en kommun för nuvarande och kommande generationer varit i fokus. Tidigare kopplades visionen Barnkommun i Värmland främst till en kommun där vi utvecklas till trygga, nyfikna och kreativa invånare. Socialdemokraterna och Centerpartiet önskar nu ta ett större grepp om, och sätta fokus på, mänskliga rättigheter (nedan kallat MR) och den sociala dimensionen av hållbar utveckling. Sveriges kommuner och landsting (nedan kallat SKL) har byggt en MR-plattform där mycket information och stöd kan hämtas. Här finns till exempel möjligheter till nätverk och utbildningar. Man pekar ut fyra aktörsskap där kommunen utifrån olika perspektiv behöver ta sig an MR-frågorna: samhällsaktör, demokratiaktör, välfärdsaktör och arbetsgivare. MR bygger på principer om icke-diskriminering, jämlikhet, delaktighet, inkludering, transparens och ansvar. Dessa principer handlar inte bara om vad som ska uppnås utan även hur det ska uppnås. Vi utgår därför ifrån MR som både mål och medel. Här blir vår kommungemensamma värdegrund ytterligare en del i styrmodellen som behöver ses över, liksom påföljande dokument som medarbetar- och ledarpolicy samt underlag för medarbetarsamtal. SKL har också tagit fram ett antal indikatorer på hur man kan följa upp utvecklingen av MR i styrningen. Det handlar om rätten till: - politiskt deltagande - bästa möjliga uppnåeliga hälsa - arbete - utbildning - bostad - kultur och fritid - personlig säkerhet - social trygghet och skälig levnadsstandard - information och delaktighet Arbetet med att se över nuläget kring styrande dokument och hur verksamheterna arbetar med mänskliga rättigheter idag kommer att påbörjas under 2019, exempelvis genom höstens ledardagar för kommunens alla chefer, arbetsledare och fackliga företrädare. Vi startar också upp arbetet i kommunstyrelsen med att sätta mänskliga rättigheter i sammanhanget Agenda 2030 och de 17 globala målen. Att säker ställa de mänskliga rättigheterna kräver ett långsiktigt politiskt åtagande över

8 parti- och blockgränser. Viktigt för den lokala demokratin är därför att skapa processer som bidrar till tillit till den representativa demokratin och dess utövare. Men också att tilliten i samhället bygger på en horisontell tillit människor och grupper emellan. Ett tydligt och långsiktigt arbete med de mänskliga rättigheterna kan öka engagemang och deltagande i utform ningen av samhället. För att möjliggöra ett större engagemang kring MR-frågorna på platsen Forshaga kommun bör även de vi är till för kopplas in tidigt i processen. Vi har ett antal kommunala råd för invånardialog som kan användas initialt och det är önskvärt med ökad grad av både medarbetar- och invånardialog för att visa på viljan kring delaktighet och inkludering även i ett visionsarbete. Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse

9 5 Sjukfrånvaro i Forshaga kommun 2018 KS 2019/56 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta - notera informationen Ewa-Lotta Ericsson, HR-specialist, redovisar sjukfrånvarostatistik för helår Forshaga kommuns sjukfrånvaro har höjts under 2018 och ligger på 6,28 %. Motsvarande period 2017 var sjukfrånvaron 5,96 %. Sjukfrånvaron skiljer sig mycket mellan olika yrkesgrupper i kommunen. Ewa-Lotta presenterar även statistik för hur Forshaga kommuns medarbetare har nyttjat våra friskvårdsförmåner friskvårdstimmen och friskvårdsbidraget. Susanne Gustafssons tjänsteskrivelse

10 6 Reviderade bidragsregler KS 2018/237 Kommunstyrelsens arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför fullmäktige tillstryka beslut - anta de reviderade bidragsreglerna som börjar att gälla från kommunledningsstaben ska minst en gång per år informera om fördelningen av stöden enligt bidragsreglerna - kultur-och fritidschefen eller ersättare för kultur- och fritidschef får i uppdrag att fördela stöden i enlighet med bidragsreglerna och att det inkluderas i kommunstyrelsens delegationsordning - uppdra åt kultur- och fritidsförvaltningen att se över hur arbetet med kommunens hållbarhetsmål kan inkluderas i arbetet med bidragsreglerna Den 23 oktober 2018 fick kultur-och fritidsförvaltningen i uppdrag att revidera befintliga bidragsregler (KS 2016/338). Anledningen till uppdraget var att underlätta för föreningslivet i linje med föreningsplanen (KS 2017/148). De tänkta förändringarna var följande - De kommunala aktivitetsstödet harmonisera med statens riktlinjer med LOK-stödet. - Reglarna kommer att ses över under året Större fokus på barn- och ungdomsverksamhet - Utbildningsstödet har ingen åldersgräns. - Lönebidrag för föreningar kommer att tas bort för möjliggöra mötesplatsstöd så som projektstöd, stöd till öppen aktivitet, stöd till öppen anläggning och uppdragstöd, där verksamhet riktad till allmänheten med fokus på ungdom. - Nya stöd är också arrangemangsstöd och grundstöd. - Trossamfund inkluderas inte i stöd till kultur- och fritidsföreningarna Underlätta: Tidigare har varje stöd varit kopplade till de allmänna bestämmelserna för att underlätta nu så har varje stöd eget regelverk. Det kommer även att finnas en beredningsgrupp som gemensamt handlägger alla typer av stöd. För att söka stöd från kultur- och fritidsförvaltningen ska sökande förening vara stödberättigad, om inget annat anges. Att vara en stödberättigad förening innebär att föreningen uppfyller vissa krav. En stödberättigad förening synliggörs även i Forshaga kommuns kanaler mot invånarna. Återremiss Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 12 februari 2019 återremitterades ärendet om bidragsregler. Ärendet återremitterades med motiveringen att dokumentet tydligt måste genomsyras av krav på jämställdhet och mänskliga rättigheter. Därutöver motiverades återremissen också mot bakgrund av att verksamheter som i grunden är politiska eller religiösa ska kunna söka bidrag för verksamhet som inte har politiska eller religiösa inslag. Kultur- och fritidsenheten har berett frågan och bedömer att kraven på jämställdhet och beaktande av mänskliga rättigheter uppfylls. Det finns krav i dokumentet på att verksamhet ska vara öppen för alla. Forshaga kommun arbetar utifrån Riksidrottsförbundets styrdokument, idrotten vill. Detta gäller alla föreningar oavsett verksamhetsinriktning. Kravet på att verksamhet ska vara öppen för alla gör att kultur- och fritid bedömer att det inte är möjligt eller lämpligt att ge ekonomiskt stöd till föreningar som inte är politiskt eller religiöst obundna. Enligt tidigare yrkanden kommer kultur- och fritidsenheten också se över

11 hur kommunens hållbarhetsmål kan inkluderas i arbetat med bidragsreglerna nu och framåt. Kultur-och fritidschef Claes Havimäkis tjänsteskrivelse Protokollsutdrag KF , 8 Fritidsutvecklare Elin Janssons tjänsteskrivelse Förslag till reviderade bidragsregler

12 7 Uppdragsersättning 2019 till Röda korset och Folkets hus. KS 2019/60 Kommunstyrelsens arbetsutskottet föreslås besluta - Röda korset får kr i uppdragsersättning Folkets hus får kr i uppdragsersättning 2019 Uppdragsersättningen är avsedd för förening som enligt uppgjort avtal med Forshaga kommun verkar för upprätthålla en specifik mötesplats, åtar sig genomföra ett arrangemang eller driver ett utpekat projekt. Röda korset föreslås få mer pengar än tidigare år eftersom deras uppdrag har utökats. Fritidsutvecklare Elin Janssons tjänsteskrivelse

13 8 Budgetuppföljning 2019 KS 2019/59 Kommunstyrelsens arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - notera övergripande budgetuppföljning per januari/februari 2019 Övergripande budgetuppföljning och prognos per januari/februari 2019 har tagits fram av ekonomikontoret. Övergripande budgetuppföljning och prognos per januari/februari 2019 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse,

14 9 Bokslut och årsredovisning för 2018 års verksamhet i Forshaga kommun KS 2019/53 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - godkänna upprättat förslag till årsredovisning 2018, innehållande förvaltningsberättelse för Forshaga kommun, kommunens redovisning, kommunens samlade verksamhet i sammanställd redovisning av kommunkoncernen (Kommunen, Kommunala bostadsföretaget Forshagabostäder AB, Forshaga Energi AB och Forshaga Fibernät AB) och verksamhetsberättelser för Årsredovisning 2018 har tagits fram till arbetsutskottets sammanträde. Det är också kommunstyrelsens rapport till kommunfullmäktige över verksamhetsåret Den har utarbetats av ekonomikontoret och kommunledningskontoret i samarbete med kommunens förvaltningar, som själva svarar för sina verksamhetsberättelser. Årsredovisning 2018 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse,

15 10 Beslut om över- och underskott KS 2019/54 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - godkänna att underskott 2018 för barn- och utbildningsnämnden, lärande- och arbetsnämnden, vård- och omsorgsnämnden och miljö- och byggnämnden inte överförs till 2019 års budget - godkänna överföring av överskott 2018 till 2019 års driftbudget med xx mnkr till kommunstyrelsen (varav xx mnkr ekonomikontoret, xx mnkr kultur- och fritid) - summan finansieras via rörelsekapitalet Kommunens mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning 2018 gäller. Forshaga kommuns budgetmodell bygger på treåriga rullande budgetar. Treårsbudgeten revideras varje år. Beslut om budget inkl. skattesats ska tas av kommunfullmäktige senast i juni månad. Om de politiska, finansiella eller verksamhetsmässiga förutsättningarna förändrats väsentligt kan justeringar ske under hösten genom att ett nytt fullmäktigebeslut tas. Något höstbeslut behöver dock inte tas. Över- och underskott ska i normalfallet föras med till nästkommande år. Om förutsättningarna för anslagen förändrats väsentligt eller om verksamheten inte genomförts i enlighet med mål och planer ska över- och underskott revideras. Förändrade förutsättningar som medför att en nämnd bedömer att man inte klarar av att hålla sig inom givna anslag ska så fort som möjligt redovisas till kommunstyrelsen. Över- och underskott 2018 bidrar till det totala resultatet på 0,6 mnkr När kommunfullmäktige beslutar om över- och underskott, så fördelas pengarna på nytt och tas ur 2019 års budgetutrymme. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Underlag begäran om ombudgetering driftbudget

16 11 Ombudgetering från 2018 till 2019 års investeringsbudget KS 2019/55 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - godkänna ombudgeteringar från 2018 till 2019 (se bilaga) - summan tkr tas från eget kapital Beslut om ombudgeteringar investeringsbudget tas varje år i samband med behandling av bokslut och årsredovisning. Ekonomikontorets underlag för ombudgetering 2018 till 2019 års investeringsbudget Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse,

17 12 Investeringar slutredovisningar KS 2019/52 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - godkänna slutredovisningen av investeringsprojekt slutförda under år 2018 motsvarande 4.734,5 tkr med en total avvikelse om ,5 tkr. Beslut om slutredovisade investeringsprojekt tas varje år i samband med behandling av bokslut och årsredovisning. Ekonomikontorets sammanställning av slutredovisning av fleråriga investeringsprojekt Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse

18 13 Rapportering enligt finanspolicy 2018 KS 2019/58 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta -Notera rapporteringen enligt finanspolicy per Enligt finanspolicy ska rapporteringen ske i samband med delår och årsbokslut. Ekonomichefens tjänsteskrivelse

19 14 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 Kommunstyrelsen föreslås besluta - notera Länsstyrelsen i Dalarnas inspektion av överförmyndarnämnd i samverkan Länsstyrelsen i Dalarnas inspektion av överförmyndarnämnd i samverkan redovisas Länsstyrelsen i Dalarnas inspektion av överförmyndarnämnd i samverkan

20 15 Meddelanden och rapporter 2019 KS 2019/3 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta - notera meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m Inkomna meddelanden och rapporter under perioden t.o.m redovisas

21 16 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2019 KS 2019/10 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta - notera delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m Delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m redovisas. Av delegeringsordningen för kommunstyrelsen (KS 2016/44:13) framgår följande. Delegering betyder att flytta över rätten att fatta beslut från en instans till en annan instans eller person, eller från en person till en annan. Grunden i en kommun är att det är det direktvalda fullmäktige som är den beslutande församlingen. Av praktiska skäl väljer fullmäktige att flytta över stora delar av beslutanderätten till nämnderna. Nämnderna kan sedan i sin tur ofta delegera beslutanderätt till sina utskott, till ordföranden eller till en tjänsteman. Nämnderna beslutar också i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller andra författningar ska ha hand om. Delegaten ska lämna det skriftliga beslutet till registratorn som för in det på en förteckning som anmäls till kommunstyrelsens nästa sammanträde. På förteckningen ska följande uppgifter anges: 1. Nummer i delegeringsordningen 2. Ärendegruppen 3. Datum för beslutet 4. Beslutets innebör i korthet 5. Delegat 6. Diarienummer Samtliga delegeringsbeslut inom en kommunstyrelsens verksamhetsområde ska samlas i en förteckning. Detta gäller även de beslut som är fattade med stöd av vidaredelegering från förvaltningschefen. På föredragningslistan till varje sammanträde med kommunstyrelsen ska ett stående ärende med rubriken Anmälan av delegeringsbeslut finnas med. Själva besluten ska finnas tillgängliga vid sammanträdet och därefter förvaras samlat bland övriga ärenden.

22 17 Kurser, konferenser med mera 2019 KS 2019/13 kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta - notera informationen Inbjudningar till kurser, konferenser med mera som inkommit mellan och redovisas

23 18 Information till nämnd vid anställningar 2019 KS 2019/16 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta - notera att några anställningar i enlighet med nedan inte har gjorts Information om ingångna visstidsanställningar längre tid än tre månader och tillsvidareanställningar sker till kommunstyrelsen, som delegerar uppgiften vidare till kommunstyrelsens arbetsutskott.

24 19 Kommunchefen rapporterar 2019 KS 2019/11 kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta -notera informationen Kommunchef Torbjörn Falk informerar vid arbetsutskottets sammanträde om följande