KOMMUNSTYRELSEN Kallelse

Transkript

1 Tid: Måndag klockan 14:00 Plats: Visten Justerare: Minoriteten Tid för justering: Måndag Gruppmöten Gruppmöten för S kallas till gruppmöte måndag 4 juni klockan i sammanträdesrummet Visten, kommunkontoret. Per Lawén. Alternativ Forshaga-Ullerud kallas till gruppmöte måndag 4 juni klockan i sammanträdesrummet Klarälven. Thomas Nilsson. Gruppmöten för C kallas till gruppmöte måndag 4 juni klockan i Pers kontor. Göran Adrian Föredragningslista: Nr Ärende Diarienr Föredragande 1 Val av justerare (minoriteten) 2 Strategisk plan 2019, workshop KS 2018/146 Victoria Göthberg 3 Landsbygdsutvecklingsplan som en del i hållbarhetsstrategi för tillväxt KS 2015/206 Victoria Göthberg 4 Inriktningsbeslut ungdomsverksamhet i Forshaga kommun KS 2018/131 Madeleine Nyvall 5 Organisationsutredning gällande kvarvarande verksamheter inom förvaltningen kultur, fritid och näringsliv KS 2017/363 6 Ombyggnad Grossbolsskolan KS 2017/306 7 Investeringsbudget: ombyggnad Fridhem KS 2018/143 Maj-Britt Westlund

2 8 Budgetuppföljning per april 2018 KS 2018/61 Lena Backlund 9 Budget 2019 och flerårsplan för 2020 och 2021 KS 2017/304 Lena Backlund 10 Skattesats för budgetåret 2019 KS 2018/ Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun KS 2018/ Borgen till fotbollsalliansen KS 2018/ Omfördelning investeringsbudget 2018 avseende maskiner till konstgräsplan KS 2018/ Omfördelning investeringsbudget 2018 avseende utbyggnad kommunförråd genom fastighetsköp KS 2018/ Internkontrollplan 2018 KS 2018/ Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen; reviderad KS 2018/ Bibliotek Värmland KS 2018/ Regionbildningsprocessen: samverkansavtal mellan kommunerna i Värmland KS 2018/44 19 Deltagande i gemensam upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem KS 2017/27 20 Trafikverket: Remiss av Trafikverkets åtgärdsprogram för omgivningsbuller, KS 2018/ Klarälvdalens Samordningsförbund: samordningsförbundets revisorers granskning av årsredovisning 2017 och frågan om ansvarsfrihet KS 2018/140

3 22 Granskning av samverkan kring missbruksvård KS 2018/77 23 Liberalerna: motion angående minnesplats för Flora Gladh KS 2017/ Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2018 KS 2018/10 25 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 26 Kommunchefen rapporterar KS 2018/11 Torbjörn Falk Per Lawén Ordförande Maj-Britt Westlund Sekreterare

4 1 Val av justerare (minoriteten) Kommunstyrelsen föreslås besluta - till justerare välja XX (X) - protokollet justeras

5 2 Strategisk plan 2019, workshop KS 2018/146 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - anta Strategisk plan 2019 tillsammans med Budget 2019 Årligen sker revidering av mått, målvärden och åtaganden från kommunfullmäktige kopplat till våra övergripande mål. För att bättre förankra vår röda tråd och kunna diskutera ambitionsnivå på övergripande nivå sker den slutliga revideringen denna gång i form av en workshop i arbetsutskottet. Ytterligare mått, målvärden och åtaganden tillkommer sedan i förvaltningarnas verksamhetsplaner som antas i respektive nämnd senast den 30 november inför kommande år. Till stöd för detta arbete har vi styrsystemet Stratsys, där samtliga enheter också svarar på frågorna: Vem är vi till för och vad är vårt uppdrag? samt Hur vet vi att vi är framgångsrika i vårt uppdrag? Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse, Uppdaterad Strategisk Plan 2019, workshopunderlag för dokumentation och KS Protokoll KsAu , 87

6 3 Landsbygdsutvecklingsplan som en del i hållbarhetsstrategi för tillväxt KS 2015/206 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - upphäva tidigare beslut om separat landsbygdsutvecklingsplan och betrakta arbetet med översiktsplan och hållbarhetsstrategin för tillväxt med dess påföljande handlingsplaner som en bättre lösning kopplat till vår nya styrmodell - tillsätta referensgrupper i våra landsbygder, där syftet är att samla upp lokala behov kopplat till utveckling i området - handlingsplan för näringslivsutveckling i såväl tätorter som landsbygder stäms av i kommunstyrelsen I kommunstyrelsen beslutades att ge i uppdrag till förvaltningen för kultur, fritid och näringsliv att revidera strategin för tillväxt, ta fram en landsbygdsutvecklingsplan och en näringslivsplan. Strategin för tillväxt skulle ersätta tidigare Forshaga en attraktiv kommun som antogs i kommunfullmäktige Då vi antog en ny styrmodell inför 2016 beslutades att vi (med Karlstad som förebild för god mål- och resultatstyrning samt strategiskt utvecklingsarbete) successivt skulle införa tre så kallade hållbarhetsstrategier för att bättre samla utvecklingsarbetet i riktning mot kommunens vision, Forshaga barnkommun. Detta då vi pekar på ett tydligt hållbarhetsperspektiv. Hållbarhetsstrategin för tillväxt har tydlig koppling till målområden inom nationella, regionala och tidigare framtagna lokala utvecklingsplaner kring våra landsbygder i Övre Ullerud och Mölnbacka. Då vi önskar arbeta aktivt med innehållet i hållbarhetsstrategin för tillväxt, både inom våra tätorter och landsbygder, önskar tjänstemännen fokusera arbetet i en mängd olika handlingsplaner. Exempelvis inom områdena kultur, fritid och näringsliv. Via detta arbetssätt håller vi samman kommunens röda tråd, från vision till konkreta aktiviteter. Projektet landsbygdsutveckling i Forshaga kommun tillsammans med Hushållningssällskapet kommer framåt att innebära fokus på konkret stöd till våra företag på landsbygden. Här kan olika aktiviteter bli aktuella för den handlingsplan för näringslivsutveckling som tas fram i höst. Victoria Göthberg victoria.gothberg@forshaga.se Hållbarhetsstrategi för tillväxt - en del av strategisk plan i Forshaga kommun Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse, Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänstemannayttrande, Protokoll KsAu , 88

7 4 Inriktningsbeslut ungdomsverksamhet i Forshaga kommun KS 2018/131 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - uppdra åt kultur, fritid och näringsliv att utveckla en mötesplatsverksamhet för unga med fokus på mångsidighet, mobilitet och närvaro där unga finns. Inom ramen för uppdraget ingår att försöka hitta lösningar där vi kan samverka med föreningslivet och andra ideella aktörer för att skapa fler mötesplatser - uppdra åt lärande- och arbetsnämnden att utreda olika alternativ till en förebyggande fältverksamhet, i uppdraget ingår att belysa möjligheter till samverkan med andra eller genom projekt Kultur, fritid och näringsliv gav i oktober 2017 i uppdrag att se över ungdomsverksamheten i Forshaga kommun. I uppdraget ingick att ta fram förslag till beslut om fortsatt ungdomsverksamhet i Forshaga kommun. I april 2018 gjordes en delrapport i arbetet där förvaltningen rapporterade vad som gjorts i genomlysningen. I informationsunderlaget ges en nulägesbild av den ungdomsverksamhet som bedrivs i dagsläget samt en liten utblick till de närliggande kommunerna i liknande storlek. Samtidigt som denna genomlysning genomförts har det genom ett förvaltningsövergripande samarbete gjorts en inventering över de behov som olika verksamheter i kommunen som jobbar med barn- och unga. I inventeringen har personal som jobbar inom ungdomsenheten, elevhälsan, kommunalt aktivitetsansvar, socialtjänst, verksamhet för ensamkommande och integration deltagit. I översynen framkommer att det är viktigt att ungdomsverksamheten fokuserar på att utveckla fler mötesplatser, Utvecklingen bör om möjligt se över möjligheter där föreningslivet kan spela en roll. Viktigt är också att mötesplatserna erbjuder en mångsidighet, mobilitet och närvaro där unga finns. Utöver detta kvarstår frågan om en större fältverksamhet behöver utredas och att uppdraget bör vidgas till att också se över möjligheterna att samverka med andra aktörer. Utan större resursförstärkningar kan inga större förändringar i verksamheten ske, men det är viktigt att verksamheten får förutsättningar att fortsätta utveckla mötesplatser för unga. Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Utredare Madeleine Nyvalls tjänstemannayttrande Protokoll KsAu , 101

8 5 Organisationsutredning gällande kvarvarande verksamheter inom förvaltningen kultur, fritid och näringsliv KS 2017/363 Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta - xxxx Inför årsskiftet 2016/2017 beslutade kommunstyrelsen i Forshaga att utreda kvarvarande verksamheter inom förvaltningen kultur, fritid och näringsliv. Vid kommunstyrelsens sammanträde beslutades om direktiv för utredningen. Utredningens uppdrag var att ta fram en organisationsförändring för verksamheterna inom kultur, fritid och näringsliv. Förvaltningslösningen ska vara långsiktig och ha de ledningsresurser som krävs. I en utredning gjord av kommunledningskontoret togs tre alternativ fram, varav ett läggs fram för beslut. Förslaget innebär att kvarvarande verksamheter inom kultur, fritid och näringsliv övergår till förvaltningen lärande och arbete. Detta innebär att ansvaret för frågorna inom den tidigare förvaltningen övergår från kommunstyrelsen till lärande- och arbetsnämnden. På kommunfullmäktiges sammanträde den 22 maj 2018 återremitterades ärendet för att utreda konsekvenserna av att överflytta verksamheten till en nämnd med myndighetsutövning. Kommunchef Torbjörn Falks tjänstemannayttrande, Protokoll KF , 63 Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse, Utredare Madeleine Nyvalls tjänstemannayttrande, Utredning om organisation av kultur, fritid- och näringsliv, Presentation av ny organisation till kommunstyrelsen Protokoll CESAM 11 om omorganisation kultur, fritid och näringsliv, Riskbedömning, bilaga till protokoll CESAM,

9 6 Ombyggnad Grossbolsskolan KS 2017/306 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - bygga om Grossbolsskolans matsal samt lokaler för skolsköterska och kurator - hänskjuta kostnaden på 7,3 mkr till budgetberedningen för 2019, varav 1,5 mkr läggs till kommunstyrelsens förfogande i avvaktan på utredningen - uppdra till Kommunteknik och service att se över bemanning, maskinell utrustning och logistik samt att se över samordningen inom kommunen Kent Nilsson och Maria Källström informerar vid arbetsutskottets sammanträde om ombyggnad av Grossbolsskolan. Det finns två alternativ, det är att rusta upp Grossbolsskolans kök som mottagningskök eller kanske istället bygga om köket till ett tillagningskök för att bättre kunna klara av ett utökat protonsantal. Oavsett om Grossbolsskolans kök byggs som ett modernt mottagningskök eller tillagningskök, medför det stora kostnader. Forshaga kommun har som mål att växa. Det bör vara angeläget att inte underdimensionera, då utbyggnad eller ombyggnad i ett senare skede medför stora kostnader. Protokoll KsAu , 89

10 7 Investeringsbudget: ombyggnad Fridhem KS 2018/143 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - investeringen i tidigare Fridhem på 1,25 mnkr finansieras via kontot kommunstyrelsens förfogande Klarälvsgården har tidigare presenterat sin verksamhet samt att dom vill hyra FD Fridhem i Deje till utslussningsboende Detta har kommunstyrelsen tidigare ställt sig positivt till. Kommunteknik har presenterat ett förslag till hyresavtal med en hyra på kronor och år samma hyresnivå som det då var ett HBV-hem. Vissa ombyggnads arbeten vill man göra så Kommunteknik har i samråd med Statens institutionsstyrelse HK tagit fram ett förslag och fått det kostnadsberäknat till kronor. Denna kostnad kommer att återbetalas samt ränta i ett tilläggsavtal med en förhöjd hyra med kronor under hyrestiden som är på fem år. Avdelningschef Kent Nilssons tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 90

11 8 Budgetuppföljning per april 2018 KS 2018/61 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - notera övergripande budgetuppföljning per april 2018 Övergripande budgetuppföljning och prognos per april 2018 har tagits fram av ekonomikontoret. Övergripande budgetuppföljning och prognos per april 2018 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 91

12 9 Budget 2019 och flerårsplan för 2020 och 2021 KS 2017/304 Arbetsutskottet tillika budgetberedning föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige besluta - fastställa budget 2019 och flerårsplan Kommunstyrelsen beslutade om planerings- och budgetförutsättningar för budget 2019 och flerårsplan Styrelsen beslutade att barn- och utbildningsnämnden uppdras göra en konsekvensbeskrivning av beslutet att behålla Ekelund och Gula villan. Vidare beslutades att nya åtaganden delegeras till ledningsgruppen för presentation i KsAu samtidigt som förslag till samtliga mått och beskrivning av övergripande mål presenteras. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse Planerings- och budgetförutsättningar för budget 2019 och flerårsplan Protokoll KsAu , 92

13 10 Skattesats för budgetåret 2019 KS 2018/148 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - Forshaga kommuns skattesats för budgetåret 2019 är 21:87 kronor/skattekrona under förutsättning att erforderlige beslut om regionkommun med tillhörande skattreväxling fattas Forshaga kommuns budgetmodell bygger på treåriga rullande budgetar. Treårsbudgeten revideras varje år. Beslut inklusive skattesats ska tas av kommunfullmäktige senast i juni månad. Skattesatsen i Forshaga kommun är 22:35 kronor/skattekrona (100 kronor) Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 93

14 11 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun KS 2018/147 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - anta mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommun budget 2019 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning ska fastställas i samband med fastställande av budget. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Forshaga kommuns budget 2019 Protokoll KsAu , 94

15 12 Borgen till fotbollsalliansen KS 2018/151 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - bevilja borgen på lån upp till högst kronor Fotbollsalliansen, som består av fotbollsföreningarna Forshaga IF, Östra Deje IK, Deje IK samt Olsäters SK, har tillsammans byggt en konstgräsplan på Ängevi IP. Projektets ursprungliga budget låg på kronor inklusive moms och har till stor del finansierats via externa bidrag på kronor som föreningen sökt varav allmänna arvsfonden är största bidragsgivare med kronor. Kommunen har i tidigare beslut beslutat om att finansiera med kronor. Nu är projektet i slutskedet och under resans gång har fördyringar samt kompletteringar uppstått, främst för miljöåtgärder och ökad eurokurs samt ytor för att ta hand om granulatet efter plogning. Totalt fattas kronor för att färdigställa projektet. Det har nu öppnats för en möjlighet att erhålla bidrag från Jordbruksverket med kronor. Det enda kravet som återstår är att jordbruksverket kräver privat finansiering med 10 % av hela summan, det vill säga cirka kronor. Det enda i dag som räknas som privat är bidraget från Svenska Fotbollsförbundet på kronor, alltså fattas kronor i privat finansiering. Enda möjligheten nu är att ta upp ett lån, vilket alliansen redan har ett lånelöfte på, med max kronor. Då krävs kommunal borgen, vilket detta ärende föreslår att bevilja. Sammanfattning Beviljas kommunal borgen på ett lån med max kronor till fotbollsalliansen kommer alliansen att erhålla ett bidrag från Jordbruksverket på kronor och ekonomi finns för att färdigställa projektet. Resultatbeskrivning Återbetalning av lånet med kommunal borgen kan komma att återkomma i fotbollsalliansens framtida bidragsansökningar, men i första hand ska alliansen söka finansiering på annat sätt. Teknisk chef Morgan Häggboms och ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 95

16 13 Omfördelning investeringsbudget 2018 avseende maskiner till konstgräsplan KS 2018/156 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - tillföra kronor i 2018 års investeringsbudget till inköp av traktor, snöplog samt harv inklusive borstar - omföring sker från investeringskonto 1303, vatten och avloppsnät Konstgräsalliansen (fotbollsföreningarna i kommunen) har tillsammans byggt en konstgräsplan på Ängevi. Planen har till stor del finansieras med hjälp av bidrag från externt håll, cirka 6,2 Mkr. Kommunen har tidigare beslutat om att finansiera planen med max 2,3 miljoner kronor. Nu i slutskedet av bygget har kostnaderna ökat, dels för eurotillägg, miljöåtgärder samt större ytor för att ta hand om granulatet. Återstående kostnad för investeringen, som nu saknas, är den maskinpark som krävs för att sköta planen kontinuerligt. Det handlar om en mindre traktor med anpassade däck, en specialplog för snö samt en harv med borste för gräset och granulatet. En investering på cirka kronor. Traktorn med utrustning kan med fördel även användas på kommunens två övriga konstgräsplaner på multisportanläggningarna samt även vid behov i parkverksamheten. Teknisk chef Morgan Häggboms tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 96

17 14 Omfördelning investeringsbudget 2018 avseende utbyggnad kommunförråd genom fastighetsköp KS 2018/157 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - uppdra till kommunchef Torjörn Falk att förvärva fastigheten Forshaga 1:194, Industrileden 28 - omfördelas från investeringsbudgeten för vatten och avlopp till köp av fastigheten Forshaga 1:194 Kommunförrådet i Forshaga byggdes under år Verksamheten har växt och det har varit diskussioner i flera år om att kommunrådet blivit för litet, personalrum är för litet, omklädningsrum är för litet, finns inte tillräckligt med lager lokaler, man har diskuterat att bygga tält med mera. Det stora problemet som har varit är hur vi lösa kan en utbyggnad av omklädningsrum och personalrum då det inte går att bygga ut i nuvarande läge på grund av tomtgränser. Nu är vi i ett annat läge där vi kontaktats av grannen Gunnar Helsing som har LIVAB FASTIGHETER AB, Industrileden 28, , Forshaga. Han ska avveckla verksamheten och sälja fastigheten. Driftchefen Joakim Bååth har varit och tittat på fastigheten och säger att priset är ganska rätt och det skulle lösa de mesta problem med utrymmen som nämns ovan. Vissa ombyggnader måste göras och det har vi räknat på och det skulle kosta 400 tkr. Omfördelning investeringsbudget 2018 Kommunteknik har ett förslag i att fastigheten köps genom att omfördela budget från investeringsbudgeten för vatten och avloppsnät. Varför vi föreslår detta beror på att vi inte kommer att hinna att utföra arbeten i egen regi under år Det andra alternativet är att gå ut på entreprenad, men då måste vi skapa resurser för att utföra dessa entreprenader. Marknaden är för tillfälligt överhettad och då får vi inga bra priser, så förslaget är att omfördela budgeten i stället. Tillträdesdag Tidigaste tillträdes dag är Besiktning Fastigheten kommer att besiktas och om fel och brister påträffas kommer Kommunteknik att göra avdrag i kommande köpeskiljning för att kunna åtgärda felen Avdelningschef Kent Nilssons tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 97

18 15 Internkontrollplan 2018 KS 2018/107 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsens besluta - godkänna internkontrollplaner 2018 för kommunstyrelsens förvaltningar Internkontrollplaner ska årligen upprättas för samtliga förvaltningar Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse Internkontrollplaner kommunstyrelsen 2018 Protokoll KsAu , 99

19 16 Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen; reviderad KS 2018/153 Kommunstyrelsen föreslås besluta - reviderad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen antas Den 28 mars 2006, 20, antogs dokumenthanteringsplaner för verksamheten inom kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden, barn- och utbildningsnämnden, social- och omsorgsnämnden samt revisorerna och överförmyndaren. Dokumenthanteringsplanerna ska nu ses över och revideras av varje nämnd. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ansvarar för kommunarkivet samt utövar tillsyn över hur kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildning och bedriver sin arkivvård. Varje nämnd ska ha en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen redovisar vilka handlingar som förekommer inom en nämnd samt hur de ska hanteras. I denna finns bland annat föreskrifter för bevarande och gallring av handlingar samt ger en överblick av informationsflödet och underlättar planeringen av administrativa rutiner. Med anledning av att ny förvaltningsorganisation infördes fr.o.m pågår arbetet med att revidera/upprätta dokumenthanteringsplaner inom samtliga nämnder. Dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen har nu reviderats och ska antas. Reviderad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Kommunsekreterare Maj-Britt Westlunds tjänsteskrivelse,

20 17 Bibliotek Värmland KS 2018/109 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - Forshaga kommun står bakom att flytta driften av databasen från Karlstad kommun till drifts- och servicenämnden - Forshaga kommun bekräftar att frågan är förankrad i kommunen Dagens möjligheter att låna en bok i en kommun och återlämna den i en annan kommun kräver såväl databas som hantering av personuppgifter. Idag hanteras gällande avtal av Region Värmland som i och med detta är rättslig aktör. Region Värmland ska upplösas/upphöra från årsskiftet. Ett beslut måste fattas om ny ansvarig part från 2019, som möjliggör en fortsatt legal grund för delning av information mellan biblioteksmyndigheter. Den enda rimliga alternativet är att drifts- och servicenämnden tillfrågas om ansvar för uppdraget. Förslaget har diskuterats tidigare, redan 2016, i bibliotekschefsnätverket. Frågan och förslaget är diskuterad mellan kommuncheferna i Värmland och därefter förankrad med såväl kommunstyrelsens ordförande som bibliotekschef i kommunen. Det finns ingen intressekonflikt i frågan. Nya krav gällande nya dataskyddsförordningen GDPR är beaktat. Protokoll från drifts- och servicenämnden, Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 105

21 18 Regionbildningsprocessen: samverkansavtal mellan kommunerna i Värmland KS 2018/44 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - godkänna förslaget till samverkansavtal mellan länets kommuner och regionen Landstingsfullmäktige beslutade att ansöka hos regeringen om att få överta det regionala utvecklingsansvaret, enligt Lag om regionaltutvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630), från En väl fungerande samverkan mellan kommunerna och den blivanderegionen är en förutsättning för ett framgångsrikt strategiskt regionalt utvecklingsarbete. Ett samverkansavtal mellan parterna skapar en grund för denna samverkan. Syftet med avtalet är att beskriva ansvarsfördelningen mellan parterna samt formerna för samverkan. Samverkansavtalet ska godkännas av alla Värmlands kommuner under juni månad enligt tidsplanen. Utredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse, Samverkansavtal Missiv till kommunerna Protokoll KsAu , 100

22 19 Deltagande i gemensam upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem KS 2017/27 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - Forshaga kommun godkänner, som samverkande part i den gemensamma drifts- och servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem och, är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell - Forshaga kommun förordar att drifts- och servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden - Forshaga kommun anser att det är rimligt att man kan avstå medverkan efter upphandling om kostnader överstiger nuvarande kostnader per år som är cirka kronor plus 10%, då det inte finns budgeterade medel för en sådan fördyring - Karlstads kommun ska förbinda sig att löpande uppgradera systemet för att inte ligga mer än max två versioner bakom av systemleverantören senast levererad version. Nya versioner ska finnas först i en testmiljö, som därför ska ingå i upphandlingen Karlstads kommun har genom drifts- och servicenämnden erbjudit övriga samverkande parter i nämnden att delta i upphandling inför nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Genom att upphandla i den gemensamma nämndens namn finns möjlighet att samverka kring andra tjänster som drift och förvaltning. Samtliga parter utom Hammarö har tidigare sagt ja till att delta i sådan samverkan under förutsättning att man får ta ställning till de drifts- och förvaltningskostnader som presenteras av Karlstads kommun och att upphandlingsunderlag godkänns. Syftet med Karlstads kommuns underlag för beslut om fortsatt deltagande i upphandlingen, är att presentera en sammanställning inför slutligt beslut om Forshaga kommun ska delta eller inte. Karlstads kommun vill ha svar senast den 15 juni En förutsättning för att samverka på angivet sätt är att en tillräckligt stor andel av nämndens parter säger ja till förslaget och att drifts- och servicenämnden sedan också formellt accepterar att åta sig uppdraget. Om inte tillräckligt stor andel deltar, faller möjligheten att samverka kring tillhörande tjänster som drift och förvaltning. Resultatet blir då istället att de som vill kan genomföra upphandlingen gemensamt, men varje part får sedan ta eget ansvar för tillhörande tjänster. Underlag slutligt beslut samverkande parter Ska-krav inför upphandling Utvärderingsmodell inför upphandling Designdokument som beskriver teknisk miljö Finansieringsmodell inför upphandling Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 102

23 20 Trafikverket: Remiss av Trafikverkets åtgärdsprogram för omgivningsbuller, KS 2018/101 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - svara på Trafikverkets remiss enligt Kommuntekniks förslag Trafikverket har översänt ett förslag till åtgärdsprogram som är upprättat i enlighet med Förordning (2004:675) om omgivningsbuller. Åtgärdsprogrammet behandlar även vibrationsstörningar. Förslaget är nu ute på remissrunda till alla kommuner och länsstyrelser i Sverige. Forshaga kommuns synpunkter: Kommunen tycker att åtgärdsprogrammet är väl genomarbetat och har en bra ambition att underlätta för bostäder längs de trafikerade vägarna och järnvägarna. Forshaga kommun berörs mest av den järnväg (Bergslagsbanan) som passerar genom Deje tätort och vidare mot Molkom. Det är viktigt att möjligheter finns för de mest utsatta fastigheterna att kunna få hjälp med buller- och vibrationsåtgärder. I åtgärdsprogrammet pekas denna inriktning ut vilket är bra. Där anges också att kommunerna fortsatt kan ansöka om statlig medfinansiering för bulleråtgärder längs kommunala gator vilket också är mycket bra. Fasadåtgärder som montering av tilläggsruta är åtgärder som kommunen har utfört till exempel längs Storgatan. Kommunens förhoppning är att åtgärder prioriteras även utanför de större städerna dvs även på de lite mindre stråken. Trafikverkets remiss Teknisk chef Morgan Häggboms tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 103

24 21 Klarälvdalens Samordningsförbund: samordningsförbundets revisorers granskning av årsredovisning 2017 och frågan om ansvarsfrihet KS 2018/140 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - notera Klarälvdalens Samordningsförbunds årsredovisning notera granskning av årsredovisning för 2017 och revisionsberättelse för år Forshaga kommuns ledamöter i Klarälvdalens Samordningsförbunds styrelse beviljas ansvarsfrihet 2017 På uppdrag av revisorerna i Klarälvdalens Samordningsförbund har PWC genomfört en granskning av förbundets verksamhet och räkenskaper för Granskningen har genomförts i enlighet med god redovisningssed i kommunal verksamhet. Granskningen avser räkenskaperna, årsredovisningen och förbundsstyrelsens förvaltning i Klarälvdalens Samordningsförbund, organisationsnummer , för verksamhetsåret Revisorerna bedömer sammantaget att styrelsen i Klarälvdalens Samordningsförbund har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Revisorerna bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen har upprättats i enlighet med tillämpliga delar av lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. Revisorerna bedömer sammantaget att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamheter som är uppsatta. Revisorerna tillstyrker att styrelsen och dess ledamöter beviljas ansvarsfrihet. Klarälvdalens Samordningsförbunds årsredovisning för 2017 Revisionsberättelse för år 2017 PWCs revisionsrapport avseende granskning av årsredovisning Klarälvdalens Samordningsförbund Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 107

25 22 Granskning av samverkan kring missbruksvård KS 2018/77 Kommunstyrelsen föreslås besluta - notera revisionsrapporten gällande granskning av samverkan kring missbruksvård - notera lärande- och arbetsnämndens beslut Revisorerna inom landstinget och samtliga värmländska kommuner har genomfört en gemensam granskning av samverkan kring missbruksvård. Granskningen har utförts av PwC. Syftet med granskningen var att klarlägga om landstinget i Värmland och kommunerna utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Inom nämnden för Lärande och arbete sker idag ett uppföljningsarbete på individnivå. För 2019 kommer mål och mått tas fram för att förbättra nämndens styrning och uppföljning inom området. Inom verksamhetens kvalitetsarbete kommer mätning ske av antalet upprättade samordnade individuella planer samt en sammanställning av avvikelser och rapporter i samband med bokslutsarbete. När det gäller arbete med samordnad individuell plan(sip) har Forshaga en genomarbetad rutin för detta arbete. Samverkansdagar och kommungemensam utbildning finns också i verksamheterna. Användande av standardiserade bedömningsinstrument i verksamheten behöver förbättras, vilket det finns en upprättad plan för. Lärande- och arbetsnämnden beslutade godkänna upprättat svar till kommunens revisorer, samt ge förvaltningen i uppdrag att verkställa de förbättringsförslag som förvaltningen identifierat. Kommunchef Torbjörn Falks tjänsteskrivelse, Protokoll LAN , 46 Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, Förvaltningschef Monica Hammars tjänstemannayttrande, Skrivelse från kommunens revisorer, Forshaga kommun Revisionsrapport PwC samt missiv

26 23 Liberalerna: motion angående minnesplats för Flora Gladh KS 2017/379 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - motionen anses besvarad I december 2017 inkom motion från Liberalerna i Forshaga-Ullerud angående minnesplats för Flora Gladh. Motionen innehöll flera olika förslag på åtgärder: - att en minnestext skrivs och placeras utomhus på utvalda ställen i kommunen - att kommunen utreder möjligheten att hedra henne och påminna oss alla med en plats för eftertanke. Det kan vara en fontän, en park, en permanent utställning, en byggnad eller ett konstverk - att vi årligen uppmärksammar förintelsens minnesdag i vår kommun, till exempel med fackeltåg Det huvudsakliga syftet är att få fler i vår kommun bry sig om sina medmänniskor oavsett ursprung, bakgrund, religion eller sexuell läggning. Svar på motionen bifogas ärendet i form av tjänstemannayttrande. Fredrik Erlandsson har tagit del av samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänsteskrivelse och tjänstemannayttrande och bjudits in till arbetsutskottets sammanträde tisdag den 29 maj klockan 13:15. Fredrik Erlandssons motion, Samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänstemannayttrande, Samhällsplanerare Nicole Nelson Nyréns tjänsteskrivelse, Protokoll KsAu , 98

27 24 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2018 KS 2018/10 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m Inkomna delegeringsbeslut under perioden t.o.m redovisas. Delegeringsbeslut inkomna under perioden t.o.m KS 2018/138: Delegats beslut att tidigare lån konverterats till nytt upptagande av lån hos Kommuninvest KS 2017/276: dataskyddsombud för FABO, FEAB, FFAB, BUN, KS, ÖFN, VON, LAN och MBN Protokoll KsAu , 108

28 25 Meddelanden och rapporter 2018 KS 2018/3 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m redovisas. Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m Protokoll KsAu , 109

29 26 Kommunchefen rapporterar KS 2018/11 Kommunstyrelsen föreslås besluta - notera informationen Kommunchef Torbjörn Falk informerar vid kommunstyrelsens sammanträde om följande: -