Handledning för att skapa egen länkad enkät i QA 4.6 Version 190303 Inför varje termins avslutning har man möjlighet att koppla ett skolspecifikt frågebatteri till den allmänna studerandeenkäten. Det kallar vi för egen länkad enkät. Enkäten i dessa frågor syns och besvaras bara av de elever som man på skolan har bestämt ska delta i utvärderingen. På skolan kan man bestämma att alla eller vissa utvalda kurser ska besvara den egna länkade enkäten. Den egna enkätens svar kan bara läsas och bearbetas av den egna skolan. Den allmänna studerandeenkätens svar kan läsas och bearbetas av alla ingående skolor. Det här betyder att varje enskilds enkäts svar härbärgeras av sin egna databas och det finns ingen koppling mellan dessa databaser Den egna länkade enkäten baseras alltid på en förlaga (mall) som innehåller inhämtade bakgrundssvar från den allmänna studerandeenkäten. På så vis behöver man inte i den egna länkade enkäten upprepa bakgrundsfrågor som kön, ålder, studieform, funktionshandikapp och utbildningsbakgrund. Svaren på dessa frågor i studerandeenkäten skickas automatiskt till den länkade enkäten. Det här beror på att den länkade enkäten bygger på en förlaga (mall) som dolt mottar svar om dessa frågor. Därför är det mycket viktigt att den egna enkäten alltid utgår från rätt mall. Mallen kan ändras från år till år eller från termin till termin. FBkvalitet meddelar alltid i god tid vilken mall som ska användas. Innehåll Handledning för att skapa egen länkad enkät i QA 4.6...1 Mallens konstruktion...2 Enkätens huvudelement...4 Förändra befintlig sida, grupptext och frågor...5 Bakgrundsuppgifter som skickas från huvudenkäten... 10 Skapa frågor... 13 Skapa ny fråga... 20 Annan skala... 20 Skapa ny sida... 21 Villkorad sida, logik och förhandsgranskning... 23 Villkorad sida på kursnivå... 23 SeQF-nivåer i enkäter... 25 Villkorad sida på kurstypnivå... 28 Enkätens länk samt några inställningar... 31 Loggor... 35 Radera testsvar... 39 Fortsatt redigering vid annat tillfälle... 41 1
Mallens konstruktion Den enkät som du konstruerar ska alltid utgå från en mall som beskrivits ovan. Vissa av dessa sidor innehåller frågor som vid kommande mätning kommer att erhålla svar som skickats från studerandeenkäten. För denna handledning utgår vi från Mall EGEN vt 2019. Man ändrar inte i denna mall. Man gör en kopia av mallen och gör sedan ändringar i kopian. Kopian ska ha ett passande namn som associerar till enkätens innehåll. Vi tar oss först fram till QA, http://www.fbkvalitet.se, klickar på knappen Administrera enkäter och loggar in på skolans eget konto. Inloggad har vi bestämt att vi gör kopia av Mall EGEN vt 2019: Klicka på Du ska här välja en Generell mall som i detta exempel heter MALL EGEN vt 2019, men kan heta något annat och som meddelats av FBkvalitet. Klicka på blädderpilen längst till höger på raden Välj en generell enkätmall och välj MALL EGEN vt 2019. Det resulterar i att din skärmbild blir snarlik bilden nedan: 2
Ge den nya enkäten ett passande namn. Här i exemplet får den namnet Testskolan vt 2014. Skrolla sedan ned på sidan och klicka på Skapa den nya enkäten Den vänstra delen visar enkätens frågor. Frågorna ligger på numrerade sidor. En enkät innehåller alltid minst två sidor. Sidan 10, ingångssidan och sista sidan som har det högsta numret. Sidnumreringens funktion är att bestämma den ordning som frågorna ska presenteras för den som svarar (respondenten). Sidornas funktion är att gruppera och härbärgera enskilda frågor eller grupper av frågor. 3
Enkätens huvudelement Vid konstruktion och förändring av enkäter finns det fyra huvudelement i QA. Dessa är: Enkät, Sidor, Grupper och Frågor Benämning Referens i QA Enkät Sidor Grupper Frågor Återkommande för dessa element är symbolerna: betyder radera eller ta bort betyder skapa ny betyder förändra/redigera Funktionen i sammanhanget Fråga öppnar alltså för att redigera/förändra frågan och Funktionen att man raderar frågan. Funktionen i sammanhanget Enkät betyder att man raderar hela enkäten (man blir dock varnad) Funktionen betyder i sammanhanget Grupper att man skapar en ny grupp 4
Förändra befintlig sida, grupptext och frågor Mallens sida 101 innehåller kursuppgifter för X folkhögskola. Dessa uppgifter ska förändras så att de överensstämmer med din egen skola (Testskolan vt 2014). Sidan 101 kan behålla sitt sidnummer. Den har nummer 101 och kan fortsätta att ha det sidnumret. Den är för närvarande andra sidan i enkäten efter ingångssidan som är nummer 10 i denna enkät. Däremot behöver vi ändra grupptexten i Gruppen Klicka på pilen på samma rad som Det resulterar i bilden: 5
Vi behöver bara ändra från X Folkhögskola till Testskolan. Lägg märke till att när du klickar i fältet Gruppens namn så får du en redigeringssymbol: Klicka på symbolen så kommer det fram ett redigeringsverktyg: Här har du stora möjligheter att förändra layout och funktion. Det ligger dock utanför målsättningen med denna handledning. Men prova gärna detta redigeringsverktyg. Det följer gängse normer för redigering av webbsidor. Verktyget är inte tillgängligt i alla fält men när du ser symbolen använda verktyget. efter att ha klickat i fältet kan du Klicka på knappen högst upp i fönstrets högra hörn så stängs redigeringsverktyget. 6
Klicka i fältet Gruppens namn. Ta bort X Folkhögskola och skriv in Testskolan Klicka sedan på knappen som sparar förändringen och sedan förhandsvisar. Vi kan nu se att numera har vi texten Klicka på så kommer vi tillbaka till redigeringsläget. Grupptexten är nu ändrad. Dags att gå vidare till att ändra frågan. 7
Klicka därför på frågans redigeringssymbol Du får då:, dvs på samma rad som. Här ska vi ändra på frågan och på svarsalternativen. Vår exempelfråga ska lyda Välj kurs på Testskolan och svarsalternativen, dvs. kursutbudet ska vara: Allmänna grund Allmänna gym Musiker Fjärrfilosofer Allmänna grunddistansen När du ändrar kursutbudet raderar du först allt som står i listrutan och sedan skriver eller klistrar du in det nya kursutbudet. I ditt fall skall du skriva in exakt samma kursnamn som du har angett i excelfilen för studerandeenkäten. Du behöver inte lägga in 3# före kursnamnet. Det gör QA när du har sparat de nya svarsalternativen. När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. 8
Så här ska det se ut om allt är ändrat som var sagt. Klicka på så kommer vi tillbaka till redigeringsläget. Förändring av grupptext, frågans text och svarsalternativ är nu klara. 9
Bakgrundsuppgifter som skickas från huvudenkäten Sidorna 6001 till och med 6020 får inte förändras på något vis. De kommer under mätningen att motta svar från huvudenkäten. Det innebär att du inte behöver fråga ytterligare en gång om kön, ålder, internat eller externat, funktionshinder, etniskt ursprung, hur många terminer du studerat på folkhögskolan, utbildningsbakgrund samt typ av kurs. Eftersom du har med dessa uppgifter i din enkät kan du konstruera följdfrågor som bygger på dem och deras svar. Du kan t.ex. skriva frågor som bara kommer att synas av dem som svarat att de har något funktionshinder. Detta gör man genom villkorsstyrda sidor eller frågor. Nästa sida som du ska förändra är sidan 9100. Skrolla ned till sidan 9100 Sidans nummer är 9100. Det behöver vi inte förändra. Däremot är grupptexten nödvändig att skriva om. Vi ska på denna sida lägga frågor om maten på skolan. Klicka på pilen för grupptexten på sidan 9100. 10
Du får då: Ta bort all text som står i fältet Gruppens namn och ersätt det med Påståenden om maten på skolan. När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. Och så här ska det se ut. Klicka på så kommer du tillbaka till redigeringsläget. 11
12
Skapa frågor Nästa steg blir att förändra och skapa de frågor som ska ligga på sidan 9100 och som ska handla om maten på skolan. Klicka på den översta frågans redigeringspil Dialogrutan ovan har flera flikar. Den flik som visas är Allmänt. Här bestämmer man frågans text, typ av fråga samt svarsalternativ. Frågetypen som visas är en så kallad åsiktsfråga (Åsikt, likert skala). Vår fråga, eller snarare påstående, ska bli: Maten på skolan är vällagad Vi väljer svarsalternativen: 1 Håller inte alls med 2 3 4 Håller helt med Det är en skala på 1-4, dvs 4 svarsalternativ Titta på bilden på nästa sida. 13
Vi behåller skalan 1-4. Svarsalternativen har vi förtydligat layoutmässigt med så kallade html-taggar eftersom redigeringsverktyget inte är tillgängligt i detta fält. På den övre raden står det: 1 <br><b>håller inte med 1 är värdet för det första svarsalternativet <br> är den sk html-taggen (kod) för radbrytning <b> är html-taggen för fetstil Håller inte med är svarsalternativ 1 Den fullständiga utformningen av svarsalternativen syns inte på bilden. Men den innehåller så kallade sluttaggar </b>. En starttagg <b> ska alltid följas av en sluttagg </b> <b>håller inte alls med</b><br>1 <br>2 <br>3 <b>håller helt med</b><br>4 När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. 14
Så här ser frågan ut för respondenten: Efter att du granskat frågan klickar du på redigeringsläget. så kommer du tillbaka till 15
Förändra andra och tredje frågorna till: Maten är varierad Det finns oftast vegetariska alternativ När frågetexterna är ändrade ska det se ut så här: 16
..och för respondenten så här: 17
Vi ska skapa fler frågor som anknyter till maten Klicka på symbolen ny fråga på raden Det finns ofta vegetariska alternativ Lägg märke till att du fick en ny fråga. Det enda som skiljer från den tidigare frågan är frågetexten Ny fråga. Svarsalternativen är desamma som i de tidigare frågorna i denna grupp. Se bild nedan Byt ut texten Ny fråga mot: Matdrycker finns i tillräckliga alternativ. Klicka sedan på Granska och spara. 18
Så här ska det då se ut: Alla frågorna ligger prydligt ihop. De tillhör samma grupp av frågor om maten på skolan och delar då samma skalindelning. Grupperade frågor underlättar den efterföljande analysen och möjliggör en samlad värdering av t.ex. maten på skolan. Återvänd till redigeringsläget. 19
Skapa ny fråga Vill du ha fler frågor av samma slag klickar du bara på,i raden för skriver in frågan text, sparar och granskar frågan genom att klicka på. Frågorna som vi skapat på sidan 9100 ligger i en och samma grupp. Om en ny fråga skapas inom gruppen (som vi gjorde tidigare) förutsätter QA att den nya frågan ska ingå i gruppen. Därför blev den nya frågan tilldelad samma frågetyp och med samma skala på svarsalternativen. Annan skala Vill man ha en annan skala än 1-4, dvs med fler eller färre svarsalternativ klickar man på Skalans definitioner och skriver tex 1-6 för 6 stycken svarsalternativ. Se nedan. Svarsalternativen måste också utökas till 6 om skalan är 1-6 Frågor som inte är av samma typ eller har samma antal svarsalternativ (samma skala) kan inte ingå i samma grupp. 20
Skapa ny sida Nästa frågeuppsättning ska handla om lokalerna på skolan. Vi använder oss av samma frågeteknik som på sidan 9100. Vi gör alltså påståenden och vi behåller samma frågetyp (åsiktsfråga) med skalan 1-4. Vi bör lägga frågorna om lokalerna på en annan sida än matfrågorna. Vi kanske av någon anledning vill kunna villkorsstyra vilka som ska besvara olika frågor och då är det bekvämt att sidorientera frågorna. Vi ska alltså skapa en ny sida med påståenden som svararna ska ta ställning till på en skala från 1 till 4. Enklast blir att vi kopierar sidan 9100 och ger den nummer 9110. Sedan redigerar vi sidans grupp- och frågetext så att det stämmer med vad vi tänkt, nämligen lokalernas beskaffenhet. Klicka på sidans redigeringspil på raden Din högra del ser då ut enligt nedan Klicka på för att kopiera sidan. Du får då enligt nedan Skriv in 9110 som det nya sidnumret och klicka på OK. 21
Som du ser på din vänstra sida har du nu två sidor som är identiska så när som på sidnumret. Du måste ändra på grupptexten till Påståenden om lokalerna på skolan Ändra på frågornas text så att de blir relevanta. Följ anvisningarna som börjar på sidan 5. Här i exemplet ändrar vi frågorna på sidan 9110 till: Lokalerna är väl ventilerade Lokalerna har god pedagogisk teknik Lokalerna har lagom temperatur Grupparbetsrum finns i tillräcklig utsträckning Så här ska det se ut efter redigering av sidan 9110 22
Villkorad sida, logik och förhandsgranskning Om man vill villkora visningen av en hel sida så tar man fram sidan i redigeringsläge. Klicka på sidans redigeringspil på raden Villkoret för visning av sidan 9100 definieras under Visa denna sida om. Villkorad sida på kursnivå Kursen Fjärrfilosofer är en distanskurs som aldrig äter på skolan. De kan ha genomgångar vid några tillfällen på skolan och använder då skolans lokaler. Eftersom de inte äter på skolan ska de inte besvara frågorna som finns på sidan 9100, dvs frågor om mat. Här sätts villkoret att sidan inte skall visas om man på kursfrågan svarat att man går Fjärrfilosofer Villkoret <> betyder skilt från eller uteslut. Sidan ska alltså visas för alla kurser utom Fjärrfilosofer 23
När en sida är villkorad visas denna symbol till höger om sidnumret När man lägger in olika villkor i en enkät, d.v.s. använder sig av logik finns en särskild förhandsgranskning som visar enkäten, sidan eller frågan som den kommer att se ut för respondenten. Knappen heter Förhandsgranska med logik Den andra förhandsgranskningsknappen layout på objektet tar inte hänsyn till någon logik. Den är mer för att granska När man arbetar med logik är det viktigt att noga testa enkäten för alla möjliga svarsalternativ. Tänk på att de frågor vars svar skickas från studerandeenkäten inte kan testas innan länkningen till studerandeenkäten är klar. Det slutgilltiga testerna ska alltid göras när hängenkäten är länkad till studerandeenkäten med den länk som FBkvalitet skickat. Kom ihåg att du inte kan testa länken om du samtidigt är inloggad på QA. Logiken åsidosätts i sådana fall och testerna får felaktiga resultat. 24
SeQF-nivåer i enkäter Kutsutbudet som vi använder är enligt nedan Och kurserna indelningen är Allmänna grund = Allmän kurs SeQF 2 Allmänna gym = Allmän kurs SeQF 4 Musiker = Särskild kurs Fjärrfilosofer = Särskild kurs distans Allmänna grunddistansen = Allmän kurs distans SeQF 2 Vi har tidigare sagt att sidorna 6001 till och med 6020 inte får förändras på något vis. De kommer under mätningen att motta svar från huvudenkäten. Det innebär att du inte behöver fråga ytterligare en gång om kön, ålder, internat eller externat, funktionshinder, etniskt ursprung, hur många terminer du studerat på folkhögskolan, utbildningsbakgrund samt typ av kurs. Alltså, dessa svar är inte tillgängliga innan hängenkät och studerandeenkät är länkade och respondenterna har svarat. Just i detta exempel är dock kurstyp redan registrerat, dvs vi har simulerat registreringen av kurstyp. Det skulle annars inte vara möjligt att villkorsstyra med ledning av kurstyp innan länkning av hängenkäten till studerandeenkäten. Eftersom vi har med dessa uppgifter i denna övning kan vi konstruera följdfrågor som bygger på dem och dess svar. Du kan t.ex. skriva frågor som bara kommer att synas av de som svarat att de går en viss kurstyp. Detta gör man genom att villkorsstyra sidor eller frågor. Det gjorde vi tidigare när det gällde mat och lokaler. Här kan vi välja att kurser som har SeQF nivå 2 (SeQF 2) eller SeQF nivå 4 (SeQF 4) ska besvara en viss fråga eller en viss grupp av frågor. För kursutbudet i denna övning har vi två kurser som är på SeQF nivå 2 nämligen Allmänna grund och Allmänna grunddistans. Vi har en kurs som har nivån SeQF nivå 4, Allmänna gym. Vi gör som tidigare med Mat och Lokaler. Vi lägger frågor som ska besvaras av SeQF nivå 2 på en sida och för kurser på nivå SeQF nivå 4 på en annan sida. 25
Vi skapar en sida som innehåller frågor för kurstypen SeQF nivå 2 genom att kopiera sidan 9110 Klicka på sidans redigeringspil på raden Klicka på för att kopiera sidan. Du får då enligt nedan Skriv in 9120 som det nya sidnumret och klicka på OK. Du har nu två sidor som är identiska förutom sidnumren 9110 och 9120 26
Förändra på sidan 9120: Grupptexten till: Påståenden om kunskaper och färdigheter på SeQF-nivå 2 Frågorna till: Jag har fått kunskaper om hur fakta kan samlas, sammanställas och redovisas.jag har fått kunskaper om att söka och bearbeta fakta inom flera arbets- eller studieomsåden. Jag kan värdera hur de egna uppgifterna utförs. Den sista frågan: Grupparbetsrum finns i tillräcklig utsträckning tar vi bort Efter ändringarna ska det se ut så här 27
Kopiera sidan 9120 och ge den nya sidan numret 9130. Förändra grupptexten till: Påståenden om kunskaper och färdigheter på SeQF-nivå 4 Frågorna till: Jag har fått fördjupade kunskaper inom ett arbets eller studieområde Jag kan kommunicera på minst ett främmande språk inom aktuellt arbets- eller studieområde Jag kan ta ansvar i samarbete med andra och I begränsad utsträckning leda och utvärdera andras arbeten Så här ska det se ut när redigeringen är klar Villkorad sida på kurstypnivå Nu har vi två sidor som består av utvärderingsfrågor för SeQF på nivå 2 och 4. Sidan 9120 för nivå 2 och sidan 9130 för nivå 4. Vi villkorar först sidan 9120 att bara visas för kurser av typ SeQF nivå 2 Klicka på den gröna pilen på raden Du får då: Klicka på Visa denna sida om 28
Du får då: Klicka på blädderfältet för Ändra sidans visa om Klicka sedan på raden Kursindelning Du får då: 29
Klicka på Allmän kurs SeQF 2 (1) Skriv sedan i fältet under = ;3 Det ska då se ut enligt bilden nedan. Uttrycket 1;3 betyder 1 och 3. Resultatet blir att sidan kommer att visas för kurstypen 1 och 3, dvs Alla kurser som är av typen Allmän kurs SeQF 2 eller Allmän kurs Distans SeQF 2. Tryck på spara Upprepa för sidan 9030 och se till att villkoret för att visa sidan blir 2;4 Testa därefter att sidorna visas eller inte visas beroende på kursvalet Du testar genom att klicka på 30
Enkätens länk samt några inställningar Din enkät har en länk som du ska skicka till administrationen för FBkvalitet. Du hittar länken om du klickar på fliken högst upp i enkäten. Så här blir det då: Ingången till flera inställningar i enkäten visas. Klicka på: Länken Öppen enkät länk är den länk som du ska skicka till FBkvalitet. Försök inte skiva av länken, det blir nästan oundvikligen något fel. Kopiera länken och klistra sedan in den i ett e-postmeddelande. Knappen språk.klicka på knappen när du kar kopierat länken. används om man vill skapa enkättexter med andra 31
Övriga knappar i bilden ovan innehåller olika inställningar med funktioner som inte används i detta exempel. Dock med undantag för Enkäten är öppen mellan. Klicka på knappen: Enkäten ska vara stängd för inmatning efter det som mätperioden avslutas så att du inte får in svar oavsiktligt. Om mätperioden sista dag är 10 maj så sätter man att enkäten är öppen till 11 maj. Det betyder att inmatningar kan göras tom 10 maj. Skriv därför in: 2014-05-11 i fältet Lämna fältet Öppen från datum, tomt. Det innebär att enkäten är öppen. Du behöver ha enkäten öppen för att göra testinmatningar. Dessa matningar skall du sedan rensa innan mätningen startar (se sid 29). När du har fyllt i enligt ovan och klickat på knappen Spara och sedan på för att stänga rutan. Klicka på högst upp på sidan. 32
På din högra sida har du då: Klicka på knappen Logik. Här finns en del inställningar. Se till att bockrutan är bockad. Klicka på fliken Allmänt 33
Här byter man bland annat namn på enkäten Gå till fliken Utseende 34
Loggor Under fliken Utseende finns inställningar som förändrar enkätens layout. Vi ska i detta moment koncentrera oss på att lägga in skolans logga i enkäten. Klicka på knappen Här kan man lägga in skolans logga så att den syns i enkäten. Formuläret är förinställt för de vanligaste placeringarna och tillämpningar. Befintlig logga syns i bilden på platsen för Logo1. Antingen har du loggan 35
lagrad någon stans och kan ladda upp den till QA eller så kan du antagligen hämta den från skolans hemsida. Vi förutsätter här att loggan finns lagrad på din dator. Innan du laddar upp en logga måste den ha vissa betingelser för att passa i QA. De flesta filformat passar t.ex. jpg, png eller gif. Loggan får dock inte vara större än 400 Kbytes. Betydligt mindre är att föredra om inte loggan helt ska dominera enkäten. Det fysiska formatet bredd/längd har också betydelse. Man får prova sig fram till önskad storlek. Klicka på Leta reda på loggan som du vill använda 36
. Filen ligger klar att laddas upp. Klicka på Förhandsgranska och spara Loggan finns nu i enkätens övre vänstra hörn Klicka på så kommer du tillbaka till Loggor. 37
Observera att befintlig logga ersattes av den du valt att använda. Klicka på så kommer du tillbaka till fliken Utseende Din länkade enkät är klar och länken ska skickas till FBkvalitet. Du kan göra ändringar i enkäten från och med nu fram till startdatum för mätningen. Därefter får inga ändringar göras utan samråd med FBkvalitet. 38
Radera testsvar Det är viktigt att du testar din enkät utifrån olika svarsmöjligheter. Speciellt viktigt är det då du använder villkorade sidor eller frågor, så att du är säker på att enkäten följer den tänkta logiken. Du skall även testa enkäten när den har kopplats samman med huvudenkäten. Innan mätperioden startar måste du själv radera alla testsvar som skapats i den egna enkäten. Detta sker under fliken Data i huvudmenyn. Klicka på. Där får du fram följande bild: För denna enkät finns det just nu formulären 2 och 4 inmatade. Klicka på knappen. Du får då: Listan innehåller de svar som hitintills har registrerats och som du ska radera. 39
Klicka på fliken Fyll i fältet: Så här ska fältet se ut när du fyll i att du vill radera alla formulär i denna enkät: Klicka sedan på det röda krysset: Du får då en varning: Om allt är i sin ordning så klickar du på OK. Nu är alla testsvar raderade. 40
Fortsatt redigering vid annat tillfälle Om du avbryter skapandet av enkäten och vill fortsätta vid något annat tillfälle går det bra. Du loggar in på ditt konto och klickar på enkäten du vill jobba med, i detta fall Testskolan vt 2014. Klicka sedan på rubriken Definitioner i den övre rubrikraden. Du kommer då till redigeringsläget och kan fortsätta med bearbetningen av enkäten. Se bild nedan Ver 190303_SL 41