Uppförandekod Advania AB 2015

Uppförandekod Advania AB 2015

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING... 3 1.1. ADVANIA... 3 1.2. VÅRA VÄRDERINGAR... 3 1.3. VÅRT ANSVAR... 4 2.0 UPPFÖRANDEKOD... 4 2.1. KOMMUNIKATION OCH UPPFÖLJNING... 5 2.2. MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER... 5 2.3. ARBETSMILJÖ... 5 2.4. ANSTÄLLNINGSVILLKOR... 6 2.5. FÖRENINGSFRIHET... 7 2.6. TVÅNGSARBETE... 7 2.7. BARNARBETE... 7 2.8. DISKRIMINERING... 7 2.9. MILJÖSKYDD... 7 2.10. FÖRETAGETS PRODUKTER... 8 2.11. KORRUPTION OCH MUTOR... 8 2.12. KONFLIKTMINERALER... 8 3.0 VERSIONSHANTERING... 9 BILAGA 1 CHECKLISTA FÖR ETISKT BESLUTSFATTANDE... BILAGA 2 PROCESS FÖR VISSELBLÅSARFUNKTIONEN PÅ ADVANIA... BILAGA 3 VÄGLEDNING FÖR ATT TOLKA LAGSTIFTNINGEN OM KORRUPTION OCH MUTOR... Copyright Advania AB 2015 sidan (2) av 9 sidor 2015-12-02

1. Inledning 1.1. Advania Advania är en av de ledande och mest heltäckande systemintegratörerna i Norden. Med en uttalad målsättning att vara den mest flexibla och värdeadderande leverantören hjälper vi våra kunder inom områdena IT-outsourcing, affärssystem, processautomatisering, contact center, IT-infrastruktur och integrationslösningar samt datacenter. Vi är mycket stolta över att våra tjänster skapar mervärde för våra kunder och under 2014 har Advania rankats som en av de högsta av alla IT-leverantörer inom IT-infrastrukturområdet av Sveriges företag och organisationer. Även leverantörer som Microsoft och HP hyllar Advania och har utsett oss till Partner of the Year samt System Integrator of the Year. 1.2. Våra värderingar För att lyckas måste vi hela tiden utvecklas, både som individer och som företag. Våra kärnvärden bredd, flexibilitet, fokus och mervärde ligger till grund för att nå dessa mål. BREDA Vi tror på en mångsidig arbetsplats. Tillsammans strävar vi mot att medarbetarnas kompetenser och erfarenheter tas tillvara. Advania ska verka för en mångsidig arbetsplats gällande kön, ålder, etnicitet och utbildning. Jämställdhet ska råda i all verksamhet inom Advania. Jämställdhet är en förutsättning för en demokratisk och rättvis organisation och för att alla ska kunna bidra till verksamheten fullt ut. Jämställdhet är en kvalitetsfråga. Copyright Advania AB 2015 sidan (3) av 9 sidor 2015-12-02

FLEXIBLA Vår målsättning är att varje enskild medarbetare ska få sina önskemål och behov tillgodosedda. Förhållandena på arbetsplatsen ska ge den anställde möjligheter till utveckling på både det personliga och det yrkesmässiga planet. Som arbetstagare ska man få medverka vid utformningen av sin arbetssituation i förändrings- och utvecklingsarbete som rör dennes arbete. Den anställde ska ges möjlighet till variation i arbetet, social kontakt och samarbete med andra anställda inom bolaget. Det ska vara möjligt att förena yrkesliv och föräldraskap genom flexibla arbetstider. FOKUSERADE Vi arbetar på ett strukturerat sätt. Tillsammans arbetar vi för en arbetsplats där medarbetarnas hälsa och välmående är en prioriterad fråga. Advania ska bedriva verksamheten på ett sådant sätt att man förebygger ohälsosam inverkan på medarbetares och andra människors hälsa. Ingen anställd ska utsättas för sexuella trakasserier eller någon annan form av särbehandling. MERVÄRDE Genom att vara breda, flexibla och fokuserade vill vi skapa mervärde för medarbetaren med målsättningen att stärka medarbetarens personliga utveckling. 1.3. Vårt ansvar Det åligger var och en av oss att på ett konsekvent och lämpligt sätt följa Advanias uppförandekod och övriga policys, och också hjälpa andra att göra det. Om uppförandekoden inte efterlevs, eller om det finns en misstanke om dito, kommer åtgärder att vidtas för att utreda och vid behov stävja situationen. Vi uppmanas att anmäla och förklara vår oro och göra det rättvist, ärligt och respektfullt. Advania är förpliktigad att skydda individer mot vedergällning. Advanias linjechefer har ansvar för att hantera frågor som har kommit till deras kännedom. De som bryter mot uppförandekoden eller Advanias riktlinjer och rutiner kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder, till och med avsked. Disciplinära åtgärder kommer också att vidtas mot de som driver, godkänner eller har kännedom om förseelser och inte omedelbart rättar till dem. Som ett komplement till uppförandekoden har en cheklista för etiskt beslutsfattande tagits fram, se bilaga 1. Den är tänkt att underlätta för medarbetarna att i sin dagliga situation förstå och fatta rätt beslut baserat på uppförandekoden. 2.0 Uppförandekod Denna uppförandekod bygger på våra värderingar och avser att klargöra Advania AB s ställningstagande för och arbete med grundläggande sociala, etiska och miljömässiga standarder. Koden baseras på principerna som finns beskrivna i det internationella samarbetet FN:s Global Compact, som i sin tur baseras på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, ILO:s grundläggande konventioner runt rättigheter i arbetslivet, Rio- deklarationen om Hållbar Utveckling samt FN:s konvention mot korruption. Copyright Advania AB 2015 sidan (4) av 9 sidor 2015-12-02

Uppförandekoden uppfyller alla de 10 principer som Global Compact beskriver och i framtiden är även ambitionen att Advania blir en fullvärdig medlem i Global Compact och därmed årligen rapporterar hur arbetet med att uppfylla principerna fortskrider. Ett tillägg i koden har också gjorts för att klargöra Advanias ställningstagande runt användande av konfliktmineraler. 2.1. Kommunikation och uppföljning Uppförandekoden kommuniceras både internt och externt. Internt inom Advania för att klargöra att det förväntas att alla medarbetare och underkonsulter känner till och ställer sig bakom uppförandekoden och vet hur man ska agera i relationen till leverantörer och kunder till företaget. Koden kommuniceras också externt till våra leverantörer och används för att utvärdera deras arbete med sociala, etiska och miljömässiga frågor. Advania uppmanar alla våra leverantörer att aktivt arbeta med principerna i FN:s Global Compact som riktlinje och de viktigaste leverantörer Advania har partnerskap med ska också signera uppförandekoden, eller på annat sätt visa sitt medgivande, för att säkerställa att de ställer sig bakom den. Uppförandekoden är också tillgänglig för de kunder och andra intressenter som efterfrågar den. Advania lägger stor vikt vid att säkerställa att medarbetare fritt ska kunna uttrycka sina åsikter och ge feedback till företaget. För att garantera anonymitet har Advania upprättat en kontaktpunkt för "whistleblowers", s k visselblåsarfunktion, för att säkerställa att information kan lämnas direkt till VD utan att företaget kan känna till avsändarens identitet. En beskrivning av processen för visselblåsarfunktionen finns beskriven i bilaga 2. 2.2. Mänskliga rättigheter Advania respekterar och ställer sig bakom de grundläggande mänskliga rättigheter som beskrivs i FN:s deklaration om mänskliga rättigheter från 1948. 2.3. Arbetsmiljö Advania tillhandahåller en säker och hälsosam arbetsmiljö och vi bedriver ett proaktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete på alla våra arbetsplatser som främst baseras på regler och intentioner i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöavtalet samt olika föreskrifter från arbetsmiljöverket. Genom vårt ledningssystem säkerställer vi uppfyllnad av relevanta lagar och förordningar på området. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en integrerad och naturlig del i företagets totala verksamhet, d.v.s. arbetsmiljöfrågorna ska behandlas i direkt anslutning till de vardagliga frågorna. Grundläggande i verksamheten är att förebygga ohälsa och olycksfall på grund av arbetet. Advania har tillsammans med arbetstagarrepresentanter och skyddsombud tagit fram rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöarbetet på Advania ska bedrivas utifrån våra medarbetares egna erfarenheter och synpunkter beträffande risker för ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen. Copyright Advania AB 2015 sidan (5) av 9 sidor 2015-12-02

Arbetsmiljöuppgifterna är fördelade mellan chefer och skyddsombud. Varje chef ansvarar därmed för att arbetsuppgifter och arbetsplatser utformas och vidareutvecklas så att de anställda skyddas mot ohälsa och olycksrisker i arbetet. Advanias företagsledning är ytterst ansvarig för att arbetsmiljölagen, arbetsmiljöavtalet samt olika föreskrifter från arbetsmiljöverket följs och att arbetsmiljöuppgifterna löpande utförs, följs upp och att åtgärder vidtas vid behov. I företagsledningen är arbetsmiljöarbetet delegerat till personalchefen. Anställda är skyldiga att följa regler och föreskrifter samt enligt ovan i övrigt samverka för att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Samtliga chefer/ansvariga inom Advania AB ska ha kompetens, resurser och befogenhet att lösa arbetsuppgifter på ett, ur arbetsmiljöhänseende, riktigt sätt. 2.4. Anställningsvillkor Advania har sedan 1992 kollektivavtal och är anslutna till Almega (Tjänsteföretagens Arbetsgivarorganisation), avtalsområde IT. På företaget finns också en aktiv fackklubb, Unionen, med vilken företaget har träffat ett antal lokala överenskommelser. Vidare finns det ett antal företagsspecifika policys och regelverk. Tjänstepension och övriga försäkringar Medarbetarna på Advania omfattas av Alecta-ITP och erbjuds löneväxling. Företaget har/erbjuder också Tjänstegrupplivförsäkring, Gruppförsäkring, Arbetsskadeförsäkring, Ansvarsförsäkring och Reseförsäkring. Friskvård Advania satsar mycket på att hålla sina medarbetare friska och samtliga medarbetare erbjuds friskvårdsersättning samt rabattavtal på flera träningsinstitut. Advania gör också riktade insatser i förebyggande syfte, exempelvis stresshantering. Företaget har ett samarbetsavtal med Previa avseende företagshälsovård och, förutom genomförandet av hälsoundersökningar, använder man sig av dem inom i princip samtliga arbetsmiljöområden. Medarbetarsamtal och kompetensutveckling Advania genomför årligen medarbetarsamtal och löpande sker uppföljningssamtal i syfte att säkerställa medarbetarnas trivsel, kompetens och utveckling. Med utgångspunkt från detta uppdateras en utbildningsplan som används för att säkerställa att samtliga medarbetare har rätt kompetens. Våra medarbetares kompetens dokumenteras i en kompetensdatabas som är ett verktyg för att säkerställa att rätt kompetens finns inom Advania för olika uppdrag. Vad gäller kontinuitet av medarbetare och kompetens har vi både proaktiva och reaktiva rutiner för att hantera detta. Advanias kompetensmodell omfattar sju områden; Teknisk kompetens, Affärsmannaskap, Leveranskvalitét, Administrativ förmåga, Kunskapsspridning (inkl. förmågan att dokumentera), Motivation och Attityd. Medarbetarundersökningar Advania genomför årligen två medarbetarundersökningar (april och oktober). Undersökningarna är koncerngemensamma och sker i samarbete med det isländska undersökningsföretaget Capacent (Gallup). Undersökningen baseras på en omfattande forskning som utförts vid Gallup Organization och som relaterar till Copyright Advania AB 2015 sidan (6) av 9 sidor 2015-12-02

arbetstillfredsställelse och produktivitet hos anställda. Syftet med medarbetarundersökningen är att tillhandahålla ett verktyg för förbättringar: Agera på svagheter. Hålla fast vid styrkor. Skapa medvetenhet kring anställdas behov och förväntningar. 2.5. Föreningsfrihet Advania har en lokal fackklubb ansluten till Unionen. Samtliga anställda har rätt att fritt bilda, ingå i och organisera fackföreningar eller liknande arbetstagarorganisationer, samt att kollektivt förhandla med företaget. Advania ser positivt på närvaron av den lokala fackklubben och uppmuntrar till deltagande för att säkerställa en kompetent och aktiv motpart vid förhandlingar om t.ex. arbetsvillkor. 2.6. Tvångsarbete Tvångsarbete eller straffarbete accepteras inte och alla former av sanktioner för att tvinga personal att arbeta kvar för företaget är otillåtna. Alla anställda är fria att avsluta sin anställning och en skälig uppsägningstid från båda parter är reglerat i kollektivavtalet. 2.7. Barnarbete Barnarbete är under inga omständigheter tillåtet. Definitionen på barnarbetare är en person yngre än 15 år (i vissa utvecklingsländer med ej fullt utvecklat skolsystem kan istället 14 år vara en gällande definition). 2.8. Diskriminering All form av diskriminering som baseras på kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder är förbjuden och ska aktivt motarbetas. Alla medarbetare har lika värde och ska ges förutsättningar att utvecklas utifrån sina egna förutsättningar. 2.9. Miljöskydd Advania uppfyller alla gällande lagar på miljöområdet och arbetar proaktivt med ett integrerat ledningssystem för miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet. Vi har beslutat om långsiktiga- och kortsiktiga miljömål för företagets verksamhet och ställer oss bakom användandet av försiktighetsprincipen för att minimera risker och förebygga skadlig miljöpåverkan från vår verksamhet. Vi har i vår miljöpolicy tydliggjort ambitionsnivån på miljöarbetet och det är både riktat internt för att minska på vår egen miljöpåverkan men även mot våra kunder där vi agerar proaktivt och vägleder dem till en mer hållbar IT-användning. Vi agerar rådgivare till våra kunder för att hjälpa dem att ta tillvara den potential till resurseffektivisering som användande av IT- produkter och tjänster har. Ansvaret för att driva miljöarbetet är delegerat till företagets Miljöchef som rapporterar direkt till Copyright Advania AB 2015 sidan (7) av 9 sidor 2015-12-02

ledningsgruppen. Det yttersta ansvaret för att Advania uppfyller gällande lagar på miljöområdet ligger hos VD. 2.10. Företagets produkter Advania har ett livscykelperspektiv på de IT- produkter vi säljer och uppmuntrar våra produktleverantörer att utveckla mer hållbara produkter. Samtidigt erbjuder vi återtagning av uttjänta produkter för att rekonditionera och sälja vidare för återanvändning i andra verksamheter. De produkter som inte går att återanvända återvinns på ett ansvarsfullt och miljösäkert sätt genom vårt partnerskap med etablerade aktörer på marknaden. IT har också en viktig roll i omställningen mot ett hållbart samhälle genom den möjlighet till ett mer resurseffektivt samhälle som användande av IT skapar. Vi erbjuder därför genomlysningar och rådgivning åt våra kunder för att hjälpa dem ta tillvara potentialen till en mer hållbar IT-användning. 2.11. Korruption och mutor All form av korruption inklusive utpressning, mutor eller andra sätt att utnyttja vår ställning för att uppnå otillbörlig fördel för vår egen eller annans vinning är förbjuden. Gåvor och andra förmåner till affärsförbindelser ska följa gällande lagstiftning och ske enligt god affärsetik. En vägledning över hur aktuell lagstiftning för korruption och mutor kan appliceras i den dagliga verksamheten finns beskriven i bilaga 3. 2.12. Konfliktmineraler I nästan all elektronik finns ett stort antal olika metaller varav många framställs ur mineraler från konfliktområden som Kongo. Brytningen av mineraler i konfliktområden riskerar att finansiera de väpnade konflikter som finns i området. Metallerna tenn, tantal, wolfram och guld benämns därför konfliktmetaller och är föremål för restriktioner både i USA och snart också inom EU. Inom IT-industrin arbetas gemensamt i initativet CFSI (Conflict Free Sourcing Initiative) med att spåra och minska användningen av konfliktmineraler genom att certifiera smältverken där metaller utvinns. Advania ställer sig bakom det initiativ som pågår inom CFSI och tar aktivt ställning för att minska användningen av konfliktmineraler i de produkter som Advania levererar till våra kunder. Stockholm 2015-12-02 Mikael Noaksson VD Advania AB Copyright Advania AB 2015 sidan (8) av 9 sidor 2015-12-02

3.0 Versionshantering Version Ändring Författare Datum 1.0 Dokument framtaget Helena Nordin, Magnus 2015-01-12 Wemby 1.1 Uppdaterad med bilaga 2 och 3 Copyright Advania AB 2015 sidan (9) av 9 sidor 2015-12-02