Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll 130910 Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid: 18.15-20.00

Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll 130910 Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid: 18.15-20.00 Närvarande: Frånvarande: Styrelse: Övriga: Bengt Sjöstedt ordf Nicklas Anderberg Katarina Zambrell Hussein Darwiche Oskar Anneborg till 52 Erik Andersson Isabel Lindbom Helen Rasmussen Henrik Jaensson Pär Hansson Petra Sager 48 Mötet öppnas Ordförande för mötet är Bengt Sjöstedt, som hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 49 Föregående mötes protokoll, endast avvikelser Avtal för ombyggnation är ej ännu framtaget. Nya "Friskis&Svettis appen" från ny leverantör pausas, då bolaget gått i konkurs. Nicklas kollar upp angående hemsida, då gammal information och olika versioner finns. 50 Val av sekreterare och justerare Henrik Jaensson valdes till sekreterare. Pär Hansson valdes till justerare. 51 Status från Träningsansvarig Oskar berättade att om PT. Oskar och Nicklas arbetar just nu fram konceptet, detta är ej ännu klart. Oskar återkommer med underlag för beslut av att Friskis&Svettis Kalmar ska ta in PT. "Funktionärsinformation till ledare" som Oskar tagit fram godkändes av styrelsen. Se bilaga A. Arbetet med nya schemat kommer att köra igång under oktober. Svettisdagen kommer att genomföras 9 november. Alla våra funktionärer förväntas delta. Jönköping kommer denna dag på besök till Kalmar. Oskar lyfter frågan om att uppdatera och revidera funktionärskontrakt. Oskar och Nicklas tar fram förslag till styrelsen. 52 Status från Verksamhetschef & kansli Nicklas lyfter frågan om att se över 1, 3, 6 och 12månaders kort gällande kortpris. Nicklas får i uppdrag att tillsammans med Rune se över och lämna nytt förslag till styrelsen. Förslag av 2014 års budget hänskjuts till nästkommande möte då detta ej är klart. Marknadsplan med start januari 2014 är under bearbetning. Ett första utkast kommer att komma från Nicklas. Ombyggnation är snart klar i sin första etapp, konferensrum och indoorwalking. "Invigning" sker 11/9 av indoorwalking, styrelsen hade första mötet i det nya konferensrummet 10/9. -1-

Gymdelen är påbörjad, efter flytt av indoowalking kommer rivning av väggar att påbörjas för att skapa nya gymdelen. Nicklas får i uppdrag att kolla med snickarna om det går att återanvända isolering från gamla konferensrummet för att förbättra ljudisolering i andra utrymmen. Information rörande vår uteverksamhet är att atrio arkitekter har fått i uppdrag att se över planskiss av Kalmarsundsparken. Nicklas blev tillfrågad om att ingå i en fokusgrupp kring detta. Vaktmästartjänsten, Tommy, är sedan en dryg vecka på plats, tillsatt till 50%. Varmt välkommen! 30-årsfest för funktionärer med respektive, 19 oktober ca 60 anmälda i skrivande stund. Öppettider, meddelar Nicklas att Kristianstad just nu genomför en pilot att kunna optimera öppettiderna, Nicklas återkommer med mer information efter slutrapport. Gällande befattningsbeskrivningar och anställdas anställningsformer kommer Ordförande Bengt Sjöstedt och vice ordförande Henrik Jaensson att justera och revidera utkastet för att därefter lämna över till verksamhetschef. Se också bilaga B. 53 Verksamhetsplan i nytt utförande Bengt har tagit fram ett utkast av verksamhetsplan, som styrelsen får i uppgift att se över och komma med förslag för revidering. Se bilaga C. Dokumentet skall hållas levande. Pär får i uppgift att ta fram en ny organisationsbild. 54 Övriga frågor - Isabell lyfter frågan om "veckoinformation" Nicklas kollar med ansvarig, Tommy. Nicklas tar upp frågan om AU, datum kommer att sättas för kommande möten 8-10 dagar innan styrelsemöte kommer AU-möte att äga rum. - Isabell ställde frågan om att se över gymet och hur sprit och avtorkning fungerar, kan vi se över så detta används mer. - Pär tog upp frågan om inloggningsskärmarna, strul med "touch" Nicklas får i uppdrag att kolla med leverantör och service. - Bengt lyfte frågan om marknadsföring, hur filmklippet som Oskar och Tommy har tagit fram kommer att användas. - Förslag att styrelsen går tillsammans på pass. Cirkelfys tisdag den 24/9 kl 18.30. 55 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet. Nästa styrelsemöte 8/10 kl 18.15. Vid protokollet Justeras Justeras......... Henrik Jaensson Mötets sekreterare Bengt Sjöstedt Mötets ordförande Pär Hansson -2-

Bilaga A

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Innehållsförteckning Ny ledare?... 2 Nygammal ledare?... 2 Till alla ledare, ny som gammal... 2 Historia och snabba fakta... 3... 3 Organisation, vem gör vad i vår förening?... 4 Vägar till information i vår förening... 5 För dig som ny ledare i F&S Kalmar... 6 2-årsregeln... 6 För dig som vidareutbildar dig inom F&S Kalmar... 7 Detta får som du ledare i F&S Kalmar... 8 Detta förväntas av dig som ledare i F&S Kalmar... 9 Musik och Mixmeister... 11 Schemarutiner och policys... 11 Vilande funktionär, ta en paus... 12 Dopning... 13 Att leda pass i konkurrerande verksamhet... 13 Att avsluta ditt funktionärsskap... 13 1

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Ny ledare? Nu är det dags, utbildningarna är avklarade och ditt första pass eller instruktion närmar sig med stormsteg. För att du ska känna dig trygg med vad som gäller för dig som ledare i Friskis&Svettis Kalmar, så har du nu fått detta dokument. Här finns information om vår förening fungerar, vad som förväntas av dig som ledare och vad du kan förvänta dig från föreningen. Har du frågor eller funderingar som du inte hittar i detta dokument, så kan du alltid vända dig till gruppansvarig för din träningsform, eller till träningsansvarig. Hur du hittar kontaktuppgifter till dom kan du läsa om längre ner i detta dokument. Välkommen i gänget! Nygammal ledare? Har du frågetecken över vad som faktiskt gäller för dig som ideell ledare i F&S Kalmar, så hittar du den mesta informationen i detta dokument. Håll dig uppdaterad. Hittar du inte det du söker? Vänd dig till den som ansvarar för det du undrar över. Du hittar en ansvarsfördelning i detta dokument. Till alla ledare, ny som gammal Ibland kan det vara väldigt nyttigt att kika lite i den vita boken, och påminna sig själv om varför man faktiskt gör detta. Vad är det som motiverar dig till att ge så mycket av din kraft, tid och liv till vår förening? Du är otroligt viktig. Alla funktionärer är med och bildar ett vackert och stort pussel som är sydöstra Sveriges största idrottsförening. Vi är stolta över dig, hoppas du är lika stolt över Friskis&Svettis Kalmar. På Funknet och Riks hemsida, så hittar du massor av inspiration och information. Du hittar värdegrunder, filosofier, fakta-akut, historia, statistik och tusen saker till. Istället för att vi ska rabbla upp allt här, uppmanas alla ledare att någon gång då och då titta in på Friskis Riks hemsida och på funknet. Det ger inspiration. Ta även tid att då och då titta igenom Vita boken. Det är nyttigt att då och då påminna sig själv om vad vi står för och vad vi vill förmedla. 2

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Historia och snabba fakta 3

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Organisation, vem gör vad i vår förening? Här hittar du information om vem som gör vad i vår förening. Aktuella kontaktuppgifter hittar du på vår hemsida. Ta kontakt med den person som ansvarar för det du vill ha hjälp med. Verksamhetsledaren Ansvar för den dagliga driften Skriver och hanterar vårt interna veckobrev Utfärdar Riks-kort så att du som ledare inom F&S kan träna fritt hos andra föreningar Ansvar för utrustning, lokaler, personal Träningsansvarig Ansvar för ledare och värdar Utbildningsfrågor Rekryteringsfrågor LUF-frågor Schemafrågor Inspirationsfrågor Dopningsfrågor ABC-frågor (ätstörning, etc) Ansvar för lånedatorer Ekonomiansvarig Frågor kring föreningens ekonomi Ledararvodesfrågor Träningsutvecklare Ansvar för vårt engagemang i Träna på recept. Klädansvarig Funktionärskläder Kläder för försäljning Gruppansvariga Gym Spin - Instruktiva pass Gruppträning IW Uteträning Reception - Värdar Ansvar för specifika frågor som gäller dom olika träningsformerna och värdarna. Kontakta träningsansvarig för att få uppgifter om vilka som är gruppansvariga Styrelsen Styrelsen är ideellt engagerade medlemmar som har det yttersta ansvaret för vår förening och arbetar med verksamhetsplan, visioner och föreningsfrågor. Styrelsen består av 1 ordförande och 8 ledamöter. Styrelseordföranden ska vara föreningens ansikte utåt. 4

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Vägar till information i vår förening Funknet Funknet är Riks databas för oss funktionärer. Funknet är ett otroligt användbart redskap för din roll som ledare i F&S. På funknet hittar du bland annat: Din utbildningshistorik, kommande bokade utbildningar och komplettering för dina bokningar Pass.nu Nyheter och uppdateringar i pass och utbildningar Information om LUF, Licensiering och Diplomering Ledarsupport Inspiration Kontaktinformation för Riks Musikrecensioner Och mycket mer. Ta dig tid att utforska funknet, och ha som vana att vara uppdaterad om vad som händer där. Om du glömt bort dina inloggningsuppgifter så kontaktar du träningsansvarig Intranät F&S Kalmar Här finns information om stängningsrutiner, mötesprotokoll med mera. Du hittar även mailadress och telefonnummer till alla våra funktionärer. Du loggar in via www.friskissvettis.se/kalmar. Längst ner till höger under rubriken Funksidorna loggar du in med: Användarnamn: funkis Lösenord: funkis Facebook Vi har en Facebooksida där du hittar information om inställda pass, kan få inspiration och följa med vad som händer i föreningen. Här får du gärna göra lite reklam för dina pass om du vill det, men tänk på språk, stavning och innehåll på dina inlägg. Veckobrev Varje vecka skickas ett veckobrev med aktuell information ut till alla funktionärer. Det är viktigt att du är med i sändlistan för detta mail. Anmälan gör du till verksamhetsledaren. Kontaktuppgifter hittar du på vår hemsida. Möten och träffar Några gånger per termin kommer du att bli kallad till gruppmöten inom din träningsform, där vi diskuterar aktuella ärenden. Dessa möten förväntas du vara med på. Under året arrangerar vi även pubkvällar, kickoffer och inspirationstillfällen. Det är mycket viktigt att du är med på så många av dessa tillfällen som möjligt, både för din egen skull och för föreningen. 5

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 För dig som ny ledare i F&S Kalmar Vad händer efter utbildningen? När du kommer hem från din Steg 2, ska du börja göra ditt första pass eller träna på att ge din första instruktion. Om du ännu inte har blivit tilldelad en fadder, prata med träningsansvarig, så löser vi detta tillsammans. Nu när du är färdigutbildad, så kontaktar du ekonomiansvarig, som ser till att du får ett fullvärdigt funktionärsskap med allträningskort. Du kan nu boka hallar för att träna på ditt pass. Bjud gärna in dina vänner och familj att delta på dessa pass, ju fler desto bättre. Bokning av hallar gör du i receptionen. Om du ska bli instruktör för individuell träning, är det bara att du tar med dina vänner på provinstruktioner, så ofta du vill. Även andra ledare brukar vara väldigt generösa med att ställa upp och vara med på träningspass. Behöver du maillistor till andra ledare så kontaktar du gruppansvarig eller träningsansvarig. Tillsammans med träningsansvarig stämmer ni av och känner efter när det är dags för licensiering/diplomering. Ett tips är att göra det så fort du bara kan, när utbildningen är i färskt minne. Vissa träningsformer kan vi diplomera inom föreningen, för andra behöver vi ta in externa licensierare. Ibland kan vi behöva filma passet och skicka till licensiering. Licensiering/diplomering sker med riktiga motionärer. Passet/instruktionen läggs in i bokningssystemet i god tid innan. Vi synkar allt med licensieraren och du laddar. Första gången är läskig och fantastisk på samma gång. Det finns ingen som inte är nervös inför sin licensiering. Du kommer att leda passet i privata kläder, eftersom du ännu inte är godkänd ledare. Efter licensiering/diplomering och när du blivit godkänd, vänta inte för länge med att leda pass. Ju tidigare desto bättre. Du får gärna lägga in extrapass. Synka hela tiden med träningsansvarig. 2-årsregeln F&S Kalmar har investerat mycket i dig som ny ledare i vår förening. Detta gör naturligtvis att föreningen ställer motkrav på dig som ledare. Under 2 år ska du kunna leda 2 ordinarie pass/vecka. Behöver du avsluta ditt funktionärsskap tidigare, sker detta i en dialog med träningansvarig och verksamhetsledare. Om detta sker på grund av t.ex. flytt till annan ort där det finns en F&S-förening, undersöker vi om det är möjligt med ett överköp. Om detta inte är möjligt, blir du återbetalningsskyldig med den totala utbildningskostnaden. 6

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Mixa ditt första pass i Mixmeister Om du ska bygga ett pass i Mixmeister så kontaktar du musikansvarig eller träningsansvarig för mer information om hur det går till. Hos träningsansvarig kan du hämta ut en grundläggande snabbguide för att skapa din första mix. Brännbara CD-skivor och USB-minne finns i receptionen. Föreningen har 2 st bärbara datorer med Mixmeister installerat och med ett stort musikbibliotek. Du har möjlighet att låna hem en dator under 3 dygn för att jobba med din mix. Kontakta träningsansvarig för att låna. För dig som vidareutbildar dig inom F&S Kalmar Den nya investeringen i dig som ledare, innebär att du binder upp dig på att leda minst två pass/vecka totalt under ett års tid. Behöver du avsluta ditt funktionärsskap tidigare, sker detta i en dialog med träningansvarig och verksamhetsledare. Om detta sker på grund av t.ex. flytt till annan ort där det finns en F&S-förening, undersöker vi om det är möjligt med ett överköp. Om detta inte är möjligt, blir du återbetalningsskyldig med den totala utbildningskostnaden.. 7

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Detta får som du ledare i F&S Kalmar Arvode Föreningen betalar ut 100: - per pass som du leder. För dig som är gyminstruktör räknas 1 arvode per instruktion/tmi/ti. Arvodet betalas ut i början av sommaren och i slutet av året. Du ansvarar själv för att hålla reda på hur många pass du leder. Ekonomiansvarig meddelar när ersättningen börjar betalas ut, då kan du hämta en blankett för detta i receptionen. Du kan välja själv om du vill att föreningen drar skatt på beloppet, eller om du vill cleara det själv med skatteverket. För företagspass och externa pass är arvodet 200:- Skokvällar En gång per termin får du köpa ett par skor till halva priset under våra skokvällar på Team Sportia. Funktionärskläder En gång per år kan du hämta ut 2 överdelar och 2 underdelar. Önskar du köpa kläder utöver detta betalar du själv för dessa Träningskort och rikskort Som ledare i vår förening får du ett allträningskort. Du kan även få ut ett rikskort, som ger dig gratis träning på alla andra F&S. Dessa utfärdas av verksamhetsledaren. Interna inspirationstillfällen och fester Som ledare i vår förening får du inbjudningar till inspirationstillfällen, kickoffer, julfester, pubkvällar med mera. Ofta är det en aktivitet kopplad till fest eller samling. Ju fler vi är, desto starkare är vi tillsammans, så du förväntas att delta på så många sammankomster du bara kan. Lokala motionslopp I vissa av våra lokala motionslopp betalar föreningen din anmälningsavgift. Information om detta kommer löpande i veckobrevet. Tillgång till våra lokaler Vill du ha tillgång till våra lokaler för egen träning utanför våra ordinarie öppettider kan du ta kontakt med vårt kansli. Då får du en personlig kod på ditt träningskort och i och med får du tillgång till våra lokaler när vi har stängt. Observera att den möjligheten endast gäller dig som är funktionär, du kan inte ta med dig familj eller kompisar och träna när våra lokaler är stängda. Om du tränar utanför öppettid är du ansvarig för att larma av och på våra lokaler.samtidigt som du får ditt kort kodat får du också uppgift om koden till entrédörren och information om larmet. När du tränar på ditt pass inför din diplomering så kan du bjuda in dina vänner till passet utan någon kostnad. 8

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Svettisdagarna Nästan varje år arrangerar vår riksorganisation något som heter Svettisdagarna. Det är tänkt att fungera som en inspirationskälla för dig som ledare. Vi åker till Stockholm och tillbringar två fartfyllda dagar med massor av spännande träningspass och föreläsningar tillsammans med över 1000 andra funktionärer från hela världen. De år som Svettisdagarna arrangeras, avsätter vår förening en post för detta i årets budget. Du som ledare får sedan anmäla intresse om du vill följa med. Vi fördelar sedan ut vår budget på alla de som vill åka. Skulle det totala beloppet för våra ledare överstiga budget, fördelas den kostnad på de funktionärer som åker. Denna kostnad dras på ledararvodet.. Detta förväntas av dig som ledare i F&S Kalmar Rutiner för ditt ordinarie pass Du ska vara på plats i god tid innan instruktionens/passets utsatta tid, detta för att tillsammans med värden välkomna motionärerna och stämma av med din passvärd (om det finns en värd på ditt pass). Du ska även ha tid att kontrollera så att musikanläggning och mikrofon fungerar. Värden skall vara på plats 30 min innan passet tar sin början. Du ska bära Friskiskollektionen, underdel och överdel. Avvikelser från detta får inte förekomma. Efter passet har ni ett gemensamt ansvar att torka av golvet och tömma papperskorgar på våningsplanets toaletter. I omklädningsrummen ska ni tömma papperskorgar och spola av i duschutrymmet. Soporna slängs sedan i soprummet, till höger om entrén. Samarbetet mellan dig som ledare och din värd är oerhört viktig. Värden har en stor del i att förstärka tryggheten för motionärerna på passet. Att ni samarbetar, hjälps åt och fungerar som ett team gör dig ännu bättre som ledare och är en självklarhet. Du ska göra ett nytt pass per träningsform två gånger varje år. Rullande pass För vissa intensiteter har vi rullande pass, detta främst på helger. I god tid innan terminen startar får du information om vilka datum du blivit uppsatt på rullande pass. Ansvaret för de rullande passen ligger på alla ledare/instruktörer i föreningen, här hjälps vi alla åt. 9

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Vikarie, om du blir sjuk eller inte kan leda ditt pass och att vikariera för andra Om du inte kan leda ditt pass/instruktion, pga. sjukdom, semester eller liknande, ligger ansvaret på dig som ledare/instruktör att hitta en vikare. Detta gör du genom att du skickar mail till dina kollegor. Ring sedan till de som inte svarat på mailen. Därefter mailar/ringer du intensiteten som är närmast din egen. Först när detta är gjort får du ringa receptionen och be om hjälp/rådfråga/ställa in. Tänk på att om du får en förfrågan om att vikariera via mail måste du svara, oavsett om du kan eller inte. Detta för att funktionären som söker en vikarie ska slippa ringa alla som inte svarat. Om du kan ta passet väljer du svara alla. Om du inte kan ta passet så svarar du bara ledaren som söker vikarie. Detta för att undvika mailstormar. Det är alltså inte tillåtet att ringa receptionen och ställa in sitt pass om du inte gått den väg som beskrivs här ovan. Det enda undantaget från detta är vid akut sjukdom då man har svårt att maila/prata i telefonen, då hjälper receptionen till att hitta vikarie. Detta låter som hårda regler och bestämmelser. Men vi måste ha grundtanken att vi inte ska ställa in några pass och att vi ställer upp för varandra. Om vi alla har filosofin att vi hjälps åt för att ge våra motionärer möjlighet till motion, kommer det att gå lätt att hitta en ersättare. Åtaganden under sommar och juluppehållet Se under rubriken Schema Gruppmöten Du förväntas att delta på gruppmöten som respektive gruppledare sammankallar till. Detta för att ta del av viktig information och för att ha möjlighet att påverka och utveckla din träningsform. Ledaruppföljning (LUF) LUF är vårt sätt att kvalitetssäkra våra pass och en möjlighet för dig som ledare att få hjälp med att utvecklas som ledare. Vårt mål är att varje ledare ska genomgå en uppföljning en gång per år. Detta sker på ett av dina ordinarie pass. Det ligger på ditt ansvar som ledare att boka in en LUF. Har du frågor kring detta kontaktar du någon av LUF-arna i föreningen, eller Träningsansvarig. Pass.nu updateringar Ibland sker det förändringar av det befintliga träningsutbudet. Vid en sådan uppdatering, är det obligatoriskt att alla ledare ska genomgå en passuppdatering, en så kallad pass.nu för att kunna fortsätta leda pass. 10

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Musik och Mixmeister Föreningen har 2 st bärbara datorer med Mixmeister installerat och med ett stort musikbibliotek. r. Du har möjlighet att låna hem en dator under 3 dygn för att jobba med din mix. Kontakta träningsansvarig för att låna. Schemarutiner och policys Grundschemat, ordinarie pass Som ledare förväntas du kunna leda 2 ordinarie pass varje vecka. I realiteten handlar det dock oftast om 1 pass i veckan per träningsform som du leder när du har varit ledare i 2 år. Schemaåret F&S Kalmar Här ser du en tidslinje över hur schemaarbetet i vår förening är upplagt över ett år. 11

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Schemarutiner och åtagande för grundschemat Från oktober till slutet på april har vi som absolut mest tryck i våra lokaler och på våra pass (undantaget jul och nyår). Då kör vi därför ett fullspäckat schema, med fler sena pass och utökade helgpass. Efter påsk reducerar vi bort många av dom sena passen, ett antal helgpass och de pass där vi ser ett minskat deltagande på. I mitten av maj gör vi ytterligare en ganska stor reducering och kör på med ett litet men effektivt schema fram till midsommar. De ledare som kör fram till midsommar har sedan möjligheten att vänta till en bit in i september innan dom drar igång med sina pass på höstschemat om dom önskar detta. Ett något reducerat grundschema börjar i slutet av augusti. Vi startar fullt grundschema igen i början av oktober Sommarschema Under de veckor som vi har ett sommarschema ska alla ledare kunna ställa upp och leda minst 5 pass, varav minst 1 pass ska ske i juli. Alla ledare har först möjlighet att sätta upp sig på sommarschemat. De pass som inte har fyllts i fördelas sedan ut på alla ledare av träningsansvarig. Vi måste alla hjälpas åt att få till ett sommarschema som täcker våra motionärers behov. Julschema Under juluppehållet har vi alla ett gemensamt ansvar att täcka upp på schemat så att det finns ett gruppträningsutbud för våra motionärer. Påsk och övriga röda dagar Under påsk och övriga röda dagar under året, så har man sitt ordinarie pass som vanligt, om det inte försvinner på grund av reducerade öppettider. Har man ett pass på grundschemat och under den tid som F&S är öppet, så har ledaren ansvar att hitta en vikarie till passet. Lyckas ledaren inte hitta en ersättare så ska detta meddelas till träningsansvarig i god tid före det aktuella datumet. Utejympa Som jympaledare har du ett ansvar att tillsammans med övriga jympaledare täcka upp våra utejympapass i Kalmarsundsparken. Vilande funktionär, ta en paus Funktionärer som på grund av någon anledning vill vara vilande kan vara det i en termin. Därefter tar funktionären beslut om han/hon vill komma tillbaka och leda pass eller avsluta sitt funktionärskap i föreningen. Den vilande funktionären håller löpande kontakten med träningsansvarig. Under tiden som funktionären är vilande så har han/hon full tillgång till alla funktionärskapets förmåner, så som fri träning, inbjudningar till fester och möten, etc. Om ledaren sedan väljer att kliva av, så är han/hon självklart alltid välkommen tillbaka att starta upp sitt funktionärskap igen vid ett senare tillfälle. Om detta blir aktuellt ska ledaren/instruktören alltid LUF:as och genomföra eventuella obligatoriska pass.nu innan denne får starta upp sitt ledarskap igen. Undantag för en terminsregeln gäller för gravida och den följande föräldraledigheten samt vid sjukdom. 12

Bilaga A Funktionärsinformation F&S Kalmar Uppdaterad: 2013-05-30 Dopning F&S Kalmar arbetar aktivt mot dopning. Ledare som bevisligen använt prestationshöjande illegala medel blir naturligtvis avstängda med omedelbar verkan. Att vägra genomföra ett dopningstest medför även det en omedelbar avstängning. Att leda pass i konkurrerande verksamhet Det är inte tillåtet att leda pass/ha instruktioner hos en konkurrerande verksamhet. Som konkurrerande verksamhet ses andra gymkedjor eller motsvarande, som bedriver liknande verksamhet som oss. Det vill säga gruppträning och gym. Det är dock tillåtet att vara ledare i andra idrottsföreningar som bedriver annan ej konkurrerande träning och tävling för ungdomar eller vuxna. Detta är för att du som ledare hos oss ska ha Friskis grundtankar och värdegrunder i ditt ledarskap, instruktioner och pass. Att ta med andra influenser in i föreningen, eller att förmedla dessa värdegrunder någon annanstans är inte förenligt med Friskis&Svettis Riks regler. Att avsluta ditt funktionärsskap Om du vill avsluta ditt funktionärskap i vår förening ska du ta kontakt med träningsansvarig i god tid innan tidpunkten som du vill sluta. 13

AU 30/9-2013 Bilaga B 1. Marknadsplan, se bifogat dokument 2. Omsättningsfrågan, ny prissättning, förslag på budgetförändringar 2014 och nytt tänk runt våra priser. Allt startar med våra utgifter. Idag är de större än våra intäkter och det är inte hållbart i längden. När vi har jämfört oss med föreningar i vår storlek (medlemsantal och kommunens storlek) har vi funnit två saker där vi sticker ut. 1. Samtliga våra kortpriser är lägre än andra Friskisföreningars. 2. Vårt utbud är bland de absolut största. Slutsats är att vår prissättning är skev i förhållande till det vi levererar. Vi måste våga ta betalt. Prisgenomgång 11 föreningar all år gym år grupp år all 6 m gym 6 m grupp 6 m 3 mån månad Borås 3000 2300 1900 2350 1800 1400 nej 400 Eskilstuna 2860 2200 1650 nej nej nej 1073 500 Gävle 2800 2500 1600 nej nej nej 1100 450 Järfälla 2800 2400 nej 2000 1700 nej 1150 600 Karlskrona 3200 2800 1900 2400 2100 1400 700 Karlstad 2950 2600 1800 nej nej nej 1106 440 Kristianstad 2800 2400 2100 nej nej nej 1050 450 Kungsbacka 2995 2695 2195 2245 2045 1645 1495 595 Lund 3100 2600 2250 2550 2200 1800 nej nej Norrtälje 2700 nej nej 2200 nej nej nej 450 Ängelholm 2750 2250 2250 nej nej nej 1031 375 snitt 2905 2475 1961 2291 1969 1561 1144 496 Kalmar 2570 1955 1680 1790 1365 1155 1150 575 skillnad kr 335 520 281 501 604 406 224 36 skillnad % 13% 27% 17% 28% 44% 35% 24% 8% Förslag på ny prislista som jag och Rune har diskuterat. Alt (6 månadkortet kostar 75% av årskortet) höjning procent år 6 mån 3 mån 1 mån år 6 mån 3 mån 1 mån Grupp 1995 1495 tas bort tas bort 19% 29% Gym 2295 1695 tas bort tas bort 17% 24% All 2795 2095 1195 595 9% 17% 3% 3% Autogiropris år 6 mån Grupp 188 271 Gym 213 305 All 255 371 Student & + 65 20 % rabatt på priserna som tidigare. Den här prislistan skulle rent teoretiskt öka intäkterna med 1,7 miljoner om vi säljer samma antal kort med samma löptider som tidigare. Så kommer det ju självklart inte att bli utan antalet personer som köper tremånads- och enmånadskort kommer att minska. Frågan är vad dessa väljer; att köpa kort för längre period eller att inte köpa något kort alls?

Bilaga B 3. Omsättningsfrågan, ny prissättning, förslag på budgetförändringar 2014 och nytt tänk runt våra priser. Poster som förändras i kommande budget: Intäktssidan 1. Träningsavgifter ökar 2. Extern träning ökar - Ta in alla projekt i denna post. Golffys, smallgroup etc. 3. Engångs 10 kort ökar med prisökning 4. Intäkter från PT, ny post Utgiftssidan 1. Löner -PT, löneökningar, fler extratimmar 2. Arbetsgivaravgift följer med fler betalda personaltimmar 3. Pensionskostnader följer med ökningen 4. Utbildskostnader ökar - skicka fler ledare på utbildning, säkra vårt utbud samt kvalité och uppdatering 5. Personalutbildning ökar göra fler utbildningsinsatser/studieresor och annat. 6. Kläder ökar med fler funktionärer viktigt att det alltid finns tillräckligt med kläder till alla. 7. Funktionärsaktiviteter öka inte snåla på dessa tillfällen. Guld värt för sammanhållningen. 8. Ny post Medlemsaktiviteter 100 000. Kan vara allt från en sommarfest till att göra jippon gentemot medlemmar för att öka på även deras vi-känsla samt lojalitet för att stanna kvar i föreningen. 9. Städkostnader ökar, ta in någon mer på städ. Känns som vi är underbemannade på städsidan. Nu blir det ännu fler ytor att städa dessutom 10. Data ökar, börja jobba med ipads i träningen, fler tekniska kommunikationskanaler., inköp av ny typ av data etc. 11. Marknadsföring dubblas måste synas bättre och mer riktat än tidigare Extra kostnad 2014 1. sociala ytorna. Nere, utanför IW och Spinn samt ytan borta vid massagen. 65 000 kr 2. Kyla i gymmet? Vårt förslag när vi kommunicerar våra priser är att från 2014 alltid kommunicera våra autogiropriser först och vår prislista sist. Tvärtom mot idag. Vi anser att omsättningen kan öka positivt genom att göra detta och tryggheten i ekonomin är avgörande om våra medlemmar i större utsträckning väljer kort med långa löptider (autogiro). Våra idag låga priser kan upplevas som att vi är ett budgetställe, även att vi inte är det. Vi tror att ett högre pris också hjälper oss att signalera att vi är ett premiummärke på träningsmarknaden. En träninigsanläggning man väljer på grund av kvaliten och inte priset. 4. Byggnation Går enligt tidsplanen. Invigning 11 okt.

Bilaga B 2013-09- 25 Nedan följer mina tankar och idéer för hur F&S Kalmar skulle kunna marknadsföra sig under 2014. Detta ska alltså inte ses som ett slutgiltigt förslag utan som idéer. Arbetet är in progress och i mitten av oktober kommer en konkret plan att presenteras. Utkast marknadsföringsidéer 2014 för Friskis&Svettis Kalmar Målsättning: F&S Kalmar ska under 2014 marknadsföra sig mer lokalt och nå både nya medlemmar och behålla de befintliga medlemmarna i större utsträckning. Man ska även rikta sig mot prioriterade grupper som småbarnsföräldrar och 55+ med syfte att skapa en mer jämn beläggning på anläggningen under icke Prime- time. Det övergripande målet är att behålla befintliga medlemmar (minska exit), värva nya medlemmar samt skapa ett jämnare flöde på föreningens anläggning. Föreningen ska även sträva efter att öka insikten om träningens betydelse för välbefinnande och en god hälsa. Metod: Genom att kombinera marknadsföring i traditionell- och digital media, gerilla samt specialframtagna erbjudanden ska vi nå så många som möjligt och så nära som möjligt. Allt ska andas lokalt, nära och folkligt och det gäller att nå mottagaren på mottagarens villkor. Några budskap, utkast: 36 träningsformer ett stenkast bort! 36 träningsformer nära dig! Träna nära! Folkrörelse! På F&S Kalmar kan du komma som du är och träna på ett sätt som passar dig. 36 olika träningsformer! På F&S Kalmar tränar du nära dig, en träningsform som du gillar och på tider när det passar dig. Din lokala träningsanläggning! Välkommen till ett gym och en förening som låter dig träna på dina villkor.

Bilaga B Personligare träning! F&S Kalmar erbjuder 36 olika träningsformer och generösa öppettider. Träning när du kan, vill och har lust, helt enkelt. Kanaler: Traditionella medier: F&S Kalmar ska annonsera i lokalpress och där understryka det lokala, nära och bredden i träningen. Visa alla i länet att de kan träna i en fräsch anläggning nära hemmet eller jobbet och på ett sätt som passar de individuella målen och behovet. Här vänder vi oss till lokalpressen. Sociala medier: Sociala medier handlar inte om att lära sig en teknisk plattform eller om att tweeta ut alla sina nyheter till världen. Det handlar om att utgå från varumärket och dess fans och tillsammans med dem bygga långvariga, hållbara relationer. Sociala medier handlar om mänskliga relationer! F&S Kalmar kan i sociala medier skapa en kanal för snabb spridning av information där pass, information och träningsformer kan kommuniceras ut till många på kort tid. En bonuskanal för information helt enkelt. Genom digitala medier kan föreningen skapa evenemang och lokalt engagemang genom att till exempel dela medlemmarnas egna bilder och mål. Specialerbjudanden: För att kunna skapa ett jämnare flöde på föreningens anläggning tar vi fram lokala erbjudanden som riktar sig mot de prioriterade grupperna småbarnsföräldrar och 55+. Dessa erbjudanden kan exempelvis öka tillgängligheten till att träna på vissa tider och ha en undermening om att det är lugnare att träna på vissa tider En stund för dig själv. Gerillakampanj: Vi bör göra en gerillakampanj som understryker det lokala och får alla som bor på specifika platser i staden att haja till. Kan göras som en väldigt lokal posterkampanj där vi riktar oss mot specifika gator eller till och med personer. God morgon Sparregatan! Visste du att det finns en träningsanläggning alldeles nära dig, en anläggning som har öppet när du har lust att träna? Välkommen till din lokala F&S- anläggning på Borgmästargatan. Här kan du välja mellan 36 träningsformer. Välkommen in! In progress//staffan marmolin