NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN Om kvalitetssäkring och rollfördelning mellan registrator och handläggaren Therese Eriksson Annika Gattberg T A arkiv- och informationskonsulter AB
Vilka är vi? Therese Eriksson Arkivarie sedan 2007 Kommunalt/Privat/Statligt Processkartläggningar Verksamhetsutveckling Digital ärendehantering Anslutning E-arkiv Annika Gattberg Researcher i 10 år Arkivarie sedan 2006 Registrator Kommunalt/Privat/Statligt Verksamhetsutveckling E-arkiv
Innehåll Trend Genomföra förändring Rollfördelning Kvalitetssäkring
Trend Dagens snabba samhälle tvingar/låter oss att göra mer själva Det handlar om förändring även på arbetsplatsen
Genomföra förändring ledningens roll Mandat för förändring Har ett genuint intresse för att driva frågan Fattar beslut Förstår konsekvenserna av besluten
Genomföra förändring - generellt Bedöm mognaden och förutsättningarna i organisationen Visa att tekniken/nya arbetssätt förenklar Få handläggare att förstå att registreringen är en naturlig del av handläggningen Motsträviga handläggare
Handläggarens roll Skapar ärenden när hen behöver det Handlägger ärendet Registrerar in- och utgående handlingar i befintliga ärenden Avslutar ärenden efter kontroll Utlämnande av allmän handling Hjälper till att ta fram rutiner
Konsekvenser för handläggaren Får mer kontroll över sina ärenden Snabbare hantering Blir en bromskloss om man är okunnig Kan bli stressad Tappar fokus från handläggningen
Registratorns roll Skapar allmänna ärenden som inte rör kärnverksamheten Fördelar ärenden Registrerar in- och utgående handlingar i befintliga ärenden Avslutar ärenden
Registratorns roll fortsättning Utlämnande av allmän handling Kvalitetskontroller i systemet Rättningar i systemet Tar fram/samordnar framtagande av rutiner Utbildning av handläggare
Konsekvenser för registratorn Expert Måste ha ett självförtroende och kunskap Jobba mer med verksamhetsutveckling Kravspecifikationen för registratorer förändras Måste ut i organisationen Ifrågasättande av registratorns roll/jobb
Möjligheter och risker för organisationen Möjligheter Risker Snabbare hantering Handläggarna bättre koll Samordna och dra nytta av olika processer Kvalitet Att handlingar inte blir diarieförda Vi uppfyller inte lagkraven Organisationen tappar i förtroende
Kvalitetssäkra med rutiner Alla gör likadant Kunskap försvinner inte och är inte personberoende Lätt att introducera nyanställda
Rutiner fortsättning Organisationsövergripande rutiner Lokala rutiner/handledningar Rutiner och handledningar måste överensstämma Utbilda och informera
Kvalitetssäkra med systemstöd Rätt programvara och kringutrustning Ett system som underlättar för handläggaren att diarieföra Gamla system
Kvalitetssäkra med introduktion av nyanställda Viktigt att få tag i nya tidigt Hur gör man för att få fatt i nyanställda? Digitala utbildningar
Registratorn som kvalitetssäkrare Kvalitetskontroller Kontroller för att säkerställa informationens kvalitet och möjlighet till arkivering Ständiga utbildningar i diarieföring för nya såväl som gamla
Sista ord på vägen Jobba tillsammans - ensam är inte stark Fokusera på nyttan för organisationen Förändring tar tid!
Våra kontaktuppgifter Therese Eriksson 070-6489773 therese.eriksson@takonsult.se Annika Gattberg 070-4934913 annika.gattberg@takonsult.se