Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-004927/2017 Sida 1 (9) 2017-06-16 SSA 2017:08 Hantering av allmänna handlingar hos SYVAB Närvarande från bolaget: Lars-Göran Zetterman Marianne Forsell Carl-Olof Zetterman ekonomichef, administrativ chef, arkivansvarig informations- och kommunikationsansvarig, arkivhandläggare, registrator VD (deltog inledningsvis) Närvarande från Stadsarkivet: Anna Ruthström Christina Moberg Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING SYVAB (Sydvästra stockholmsregionens va-verksaktiebolag) inspekterades av Stadsarkivet 2017-05-19. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt sett mycket god. Bolaget hanterar i det närmaste alla sina allmänna handlingar digitalt och arbetar enligt framtagna och förankrade rutiner. De brister som påtalades vid inspektionen rör främst informationsredovisningen, vars styrdokument behöver uppdateras och kompletteras. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SYVAB att: - Bevaka vilka konsekvenser kommande förändringar kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar (ändrad ägarstruktur samt byte av systemet NXW). - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Rätta till brister i arkivlokalen. Detta gäller tätning av dörrar samt plombering av nyckelhål. - Försäkra sig om att den digitala informationen (främst inom kärnverksamheten) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. SYVAB ska senast den 2017-12-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SYVAB att: - Slå ihop dokumenten Arkivpolicy och Arkivinstruktion till ett dokument. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.
Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler är antagna av styrelsen SYVAB har sedan tidigare antagit stadens arkivregler genom ett styrelsebeslut 2011-09-30. Ingen ändring har skett i ägarstrukturen sedan dess. Bolaget ägs av Stockholm Vatten AB, Nykvarns kommun, Botkyrka kommun och Salems kommun. Stockholms stadsarkiv är utsett till bolagets arkivmyndighet enligt ett avtal undertecknat i februari 1997 (SSA dnr 54-3013/96). Arkivansvaret har fastställts Bolaget har fastställt ansvaret i en skriftlig arkivinstruktion. Lars- Göran Zetterman, administrativ chef och ekonomichef, är arkivansvarig och Marianne Forsell, informations- och kommunikationsansvarig, är arkivhandläggare och registrator och sköter den dagliga hanteringen. Avdelningscheferna är utsedda till arkivombud. Under punkt 1.2 Arkivreglemente i arkivinstruktionen behöver bolaget ändra skrivelsen till Stockholms stads arkivregler (KFS 2015:27) samt förtydliga att det endast är de av Riksarkivets fastställda tekniska föreskrifter som anges i arkivreglerna (1 kap 5 ) som gäller för stadens verksamheter. Bolaget uppger att medarbetarna har god kännedom om hur arkivorganisationen ser ut och att ansvarsfördelningen fungerar väl i praktiken. Utöver arkivinstruktionen har bolaget även upprättat en arkivpolicy. Stadsarkivet rekommenderade att man slår ihop dessa två dokument till ett, då de innehåller liknande uppgifter och har samma syfte. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Bolaget meddelade att inga större verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntas. Däremot kommer ägarskapet inom Stockholm Vatten VA AB att flyttas över till Stockholm Vatten och Avfall AB. Skiftet handlar i första hand om ett namnbyte, men kan komma att ha konsekvenser för bolagets informationshantering. Man kommer även att byta ut verksamhetssystemet NXW som används inom kärnverksamheten och bytet behöver bevakas ur ett arkivhanteringsperspektiv. Bevaka vilka konsekvenser kommande förändringar kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar (ändrad ägarstruktur samt byte av systemet NXW).
Sida 4 (9) Rekommendationer Slå ihop dokumenten Arkivpolicy och Arkivinstruktion till ett dokument. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR SYVAB upplever att kunskapsnivån gällande hantering av allmänna handlingar är god hos verksamheten, om än varierande. De som arbetar med frågorna dagligen har en hög kunskapsnivå. Ledningen anordnar regelbundna informationstillfällen, där man tar upp t ex offentlighet och sekretess. Introduktion av nyanställda Bolaget erbjuder nyanställda en introduktionsutbildning med genomgång av verksamheten. I denna ingår hantering av allmän handling, olika hanteringsrutiner och arkivfrågor. Marianne har också en timmes genomgång kring diarieföring och dokumenthantering med varje nyanställd medarbetare. Handläggare får extra introduktion. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Den inkommande posten (både analog och digital) öppnas och sorteras och vid behov skannas av receptionen. Här passerar även alla utgående handlingar. Rutinen fungerar bra och bolaget upplever att alla handlingar som ska diarieföras tas om hand på rätt sätt och enligt bolagets rutiner. Marianne Forsell diarieföra alla handlingar. Back-up funktion finns för receptionen, men inte för diarieföringen. Bolaget upplever dock att detta ändå fungerar tillfredsställande, då handlingarna ändå tas om hand och är sökbara av andra. Handlingarna diarieförs i systemstödet Alfresco, som är bolagets mest centrala verktyg för dokumenthanteringen och ett stöd man är mycket nöjd med. Diariet har digitala akter, men ett fåtal handlingstyper förvaras även på papper. Alfresco hanterar även information som ligger utanför diariet och man kan söka handlingar utifrån flera olika sökkriterier. Projektakter rensas på arbetshandlingar innan de stängs i systemet. Fullmakt för postöppning finns och dessa inkluderar även e-posten. Man har fungerande rutiner för att bevaka varandras e-postlådor vid frånvaro. Merparten av den externa kommunikationen sker via funktionsbrevlådor, vilket också säkerställer att e-postlådor bevakas vid frånvaro.
Sida 5 (9) Hanteringsanvisningarna behöver förtydligas SYVAB har med hjälp av Stadsarkivets uppdragsverksamhet tagit fram hanteringsanvisningar för verksamhetens allmänna handlingar. Hanteringsanvisningarna täcker in bolagets samtliga verksamhetsområden och är uppställda enligt processerna i klassificeringsstrukturen. Hanteringsanvisningarna har spridits till bolagets avdelningar via e-post. Hanteringsanvisningarna är bra och innehåller relevanta uppgifter, exempelvis kring förvaring, gallring och sekretess, om de olika handlingstyper som hanteras. Däremot finns det en del oklarheter som behöver förtydligas och vissa kompletteringar som behöver göras: Se över kommentarer så som Vad är det?, Vad menar vi?, Fråga Bertil (se t ex process 1.3 handlingstyperna Tertialrapport, Prognoser m.fl samt process 1.4.4 handlingstypen Inpasserings, larm- och anläggningsdokumentation) Se över vilka gallringsbeslut som det hänvisas till. I flera fall hänvisas till beslut SSA 2016:01, trots att handlingarna inte är av tillfällig eller ringa betydelse (se t ex process 1.4.4 handlingstyperna Ritningar, maskinell utrustning samt Skötselanvisningar, maskinell utrustning). Här kan istället hänvisas till beslut SSA 2015:10. Komplettera uppgifter om förvaring och registrering/förvaringsordning (se t ex process 2.1.4 under avsnittet Verksamhetsupphandling) Se över att alla handlingstyper är relevanta och används i verksamheten. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.
Sida 6 (9) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Generella gallringsbeslut Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av bolaget. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt den stödjande verksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Gallringsbeslut finns SYVAB har ett så kallat myndighetsspecifikt gallringsbeslut, som reglerar den egna verksamheten, SSA 2015:01. Det finns i nuläget inget behov av ytterligare gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget uppger att man har goda och tydliga rutiner kring gallringen och att man ligger i fas med att verkställa gallring enligt fattade beslut. Gallring av både digital och analog information genomförs årligen under kontrollerade former. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokal Bolaget har en arkivlokal i huvudbyggnaden (rum A 028) där bolaget förvarar samtliga av arkivets analoga handlingar, inklusive ritningar i ritningsskåp. Lokalen är uppförd i brandklass EI120 (två timmars skydd) och inreddes i samråd med Stadsarkivet och godkändes enligt beslut SSA 2007:17. Vid inspektionen upptäcktes att arkivlokalens båda dörrar ut till korridoren inte var helt täta i stängt läge. Båda dörrarna behöver därför tätas, exempelvis med lämplig list runt dörrfodret, för att minska risken för spridning av brand från angränsande utrymmen. I den ena dörren fanns dessutom ett nyckelhål med en öppning direkt in till arkivlokalen. Hålet behöver plomberas med ett material som håller brandklass EI120. Alternativt kan hela dörren byggas igen, då den inte används. Rätta till brister i arkivlokalen. Detta gäller tätning av dörrar samt plombering av nyckelhål.
Sida 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Information i digital form SYVAB använder ett flertal systemstöd för sin hantering av digital Information: Alfresco (diarieföring och dokumenthantering), Hogia (personal/lön och ekonomi), NXW, Infor och Redmine (kärnverksamhet). Man har flera serverhallar, inklusive en för spegling av serverinnehåll som en sorts säkerhetskopia. Man lagrar arbetsdokument på serveryta i mycket liten utsträckning, utan använder istället en mappstruktur i Alfresco för detta. Mappsystemet är behörighetsstyrt, vilket säkerställer att åtkomst och delning av dokument sker på rätt sätt. Alfresco innehåller även fotografier och ritningar som används inom verksamheten. Ritningar i olika projekt begärs in i två filformat: dwg och pdf/a. Bolagets webbplats levererades till stadens gemensamma e-arkiv 2016 och ska levereras två gånger till enligt nuvarande avtal med e-arkivskonsult. Eftersom bolaget hanterar sin information i egna system (dvs system som inte är stadsgemensamma), behöver man upprätta en plan/strategi för sitt digitala långtidsbevarande. Genom att ha en strategi för sitt digitala bevarande, så säkerställer man att informationen kan tas om hand för arkivering längre fram. Detta gäller främst för de systemstöd som används inom kärnverksamheten, eftersom systemen för personal och ekonomi redan finns uppsatta på anslutningsplanen till e-arkivet. Strategin ska beskriva dels vilka system man har som hanterar information som ska bevaras digitalt, dels vilka metadata som behövs för att kunna återsöka informationen och i vilka bevarandeformat informationen ska arkiveras framöver. Strategin ska även ta sikte på lämplig tidpunkt för när arkivering i e-arkiv Stockholm ska ske. Stadsarkivet rekommenderar att dessa uppgifter kan ingå i och komplettera bolagets dokument Systemöversikt, där man beskriver sina IT-stöd. Godkända produkter Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är från Konica Minolta och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (främst inom kärnverksamheten) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar.
Sida 8 (9) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivbeskrivning som är uppdaterad 2016-09-01. Beskrivningen är till sitt innehåll mycket bra och ger en överskådlig bild av arkivbildningen, men den behöver kompletteras med en del uppgifter: I arkivbeskrivningen behöver det tydligare framgå att arkivet är redovisat enligt två olika principer och att det finns två olika sökregister/förteckningar till arkivet; enligt allmänna arkivschemat under perioden 1999-2011 och enligt processer (PIR) perioden från 2012 och framåt. Information om vad som har levererats till Stadsarkivet, än så länge bolagets webbplats som har levererats till e-arkiv Stockholm. Vidare behöver brytpunkten för när bolaget går över till att förteckna arkivet enligt verksamhetens processer tydliggöras. Idag står det att klassificeringsstrukturen godkändes 2012, men det framgår inte vilket år den togs i bruk. Arkivförteckningen behöver avslutas SYVAB har en arkivförteckning som utgår ifrån allmänna arkivschemat med vissa anpassningar och som gäller för perioden 1999-2011. Förteckningen är färdigställd, men behöver justeras då serien Diarieförda handlingar sträcker sig ända till år 2015. Hela förteckningen ska avslutas år 2011 och arkivbildningen brytas vid årsskiftet 2011/2012. Detta innebär att de analoga diarieförda handlingarna från 2012-2015 ska flyttas över till en ny förteckning, få nya volymsigna och etiketteras om. Bevarandeförteckning saknas SYVAB saknar i dagsläget en bevarandeförteckning som utgår ifrån verksamhetens processer i klassificeringsstrukturen och behöver därför upprätta en sådan. Förteckningen ska redovisa samtliga processers bevarandehandlingar från år 2012 och framåt och ange var dessa är sökbara och åtkomliga. Bevarandeförteckningen är en sökingång till arkivet och ska omfatta alla bevarandehandlingar oavsett vilket systemstöd de hanteras och förvaras i, dvs även de bevarandehandlingar som hanteras utanför Alfresco.
Sida 9 (9) Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. 2017-06-16 Anna Ruthström Inspektionsförrättare